Nueva ventana:Pliego de Prescripciones Tecnicas (pdf, 47 Kbytes)

SECRETARÍA GENERAL DE EMPLEO
MINISTERIO
DE TRABAJO
E INMIGRACIÓN
INSTITUTO NACIONAL DE
SEGURIDAD E HIGIENE
EN EL TRABAJO
PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS QUE HA DE REGIR LA
CONTRATACIÓN DEL SERVICIO INTEGRAL PARA ORGANIZAR EL
CONFERENCIA DE PREVENCIÓN DE RIESGOS LABORALES QUE SE
CELEBRARÁ EN BARCELONA LOS DÍAS 22 Y 23 DE ABRIL DE 2010
El presente pliego de prescripciones técnicas tiene por objeto definir el
contrato que comprende los servicios detallados en el mismo, encaminados a
la celebración de la Conferencia de Prevención de Riesgos Laborales que se
celebrará en Barcelona los días 22 y 23 de abril de 2010.
Está prevista la asistencia de 400 invitados y de otros 100 participantes
adicionales
Los servicios a que se refiere el presente contrato se dividen en 3 lotes,
atendiendo a la naturaleza de las prestaciones que lo integran.
Los licitadores podrán presentar oferta por uno o más lotes. Las
empresas que resulten adjudicatarias de cada lote se comprometerán a
garantizar en todo momento la coordinación precisa con las empresas que
resulten adjudicatarias de los restantes lotes, a través de la empresa que
resulte adjudicataria del lote 2 correspondiente al Project Manager.
LOTE 1: SEDE DE LA CONFERENCIA, ALOJAMIENTO Y CATERING
1.
La empresa que resulte adjudicataria gestionará la contratación del
Palau de Congresos del Hotel Juan Carlos I de Barcelona, durante los días 22
y 23 de abril de 2010 desde las 09:00 hasta las 20:00 horas.
Estoy incluye asimismo la disponibilidad del local el día anterior para realizar el
montaje y equipamiento de las instalaciones.
Dicho servicio incluirá el uso, incluido el montaje correspondiente de:
1.1. Stands en sala polivalente de al menos 1.000m².
1.2. Sala de conferencias: una sala de al menos 650 m² con capacidad para
500 personas.
1.3. Auditorio con al menos 350 butacas y cabinas de traducción simultánea.
1.4. Sala de prensa equipada con 5 líneas adsl, impresora, ordenador personal,
teléfono y fax
1.5. Sala con una superficie mínima de 100m² para posibles reuniones.
1.6. Salas destinadas para las pausas para café o almuerzos.
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CORREO ELECTRÓNICO:
[email protected]
C/ TORRELAGUNA, 73
28027-MADRID
TEL: 91363.41.19
FAX: 91363.43.27
1.7. Sala de organización para el personal al servicio de la empresa que resulte
adjudicataria con una superficie mínima de 60m² y equipada con ordenador
personal, impresora, fax, línea adsl y fotocopiadora.
1.8. Servicio de guardarropa y de seguridad y ornamentación floral adecuada.
1.9 Equipo audiovisual adecuado.
1.10. Todos los espacios de la sede de la Conferencia deberán poseer los
elementos de rotulación necesarios para su identificación y mejor orientación
del congresista.
2. Alojamiento:
En un establecimiento de 4-5 estrellas para un máximo de 200 invitados
y en otro de 3-4 estrellas para otro máximo de 200 invitados, en régimen de
alojamiento y desayuno. Incluirán servicio de autobuses para traslado de
dichos invitados desde los hoteles al Palacio de Congresos y viceversa, a las
horas de inicio y fin de las sesiones.
Estancia los días 21 y 22 de abril de 2010 con entrada el día 21 de abril
a partir de las 16:00 horas y facilitando la salida el día 23 de abril hasta las
16.00 horas.
La empresa que resulte adjudicataria deberá garantizar dichas plazas
hasta al menos 15 días antes de la fecha de inicio de la conferencia y tramitará
la gestión del alojamiento de los invitados en los hoteles, elaborando la lista
final de los mismos en cada hotel.
Como contrapartida al citado compromiso de reserva de dichas plazas,
el INSHT garantizará el pago al menos 100 plazas de cada uno de los tipos
antes citados, aún en el supuesto de que no se ocuparan.
Se adjuntará escrito, en vigor hasta la adjudicación definitiva. de los
hoteles a favor del licitador, garantizando la disponibilidad y reserva de las 400
plazas antes indicadas, al menos, para las fechas citadas.
En el sobre de la oferta económica, los licitadores ofertarán el precio
de la habitación individual y de la habitación doble, con desayuno incluido y se
comprometerán a hacer este precio extensible también a otros asistentes
adicionales a los invitados, a indicación del INSHT.
3. Catering en la sede de la Conferencia. La empresa que resulte adjudicataria
deberá gestionar el servicio de catering en salas adecuadamente preparadas
para:
- a) las pausas de café de los asistentes, hasta un máximo de 500
personas, que están previstas para las fechas y horarios siguientes: día
22 de abril, de 11:00 a 11:30 horas y de 16:30 a 17:00 horas y día 23 de
abril de 11:00 a 11:30 horas.
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-- b) las pausas de café, en sala de prensa hasta un máximo de 25
personas) que están previstas para las fechas y horarios siguientes: día
22 de abril, de 11:00 a 11:30 horas y de 16:30 a 17:00 horas y día 23 de
abril de 11:00 a 11:30 horas.
- c) el almuerzo, previsto para los días 22 de abril de 14.00 a 16:00
horas y un almuerzo cocktail para el día 23, ambos para un máximo de
500 personas.
El número de personas participantes en las pausas café y almuerzos
será concretado a la empresa adjudicataria de este lote por la empresa
adjudicataria del lote 2, con la supervisión del INSHT, precisando asimismo los
horarios de pausas-café y almuerzos, de acuerdo con el programa final de la
Conferencia.
Las empresas deberán presentar una oferta de tres tipos de menús los cafés,
por el mismo precio unitario, y otra para los almuerzos, 3 tipos de menús, agua
y vino incluidos, por un mismo precio unitario. Se recuerda que dichos precio
unitarios sólo deberán aparecer en el sobre de la oferta económica y no
en la oferta técnica.
LOTE 2: PROJECT MANAGER
La empresa que resulte adjudicataria de este lote se encargará de la
coordinación general de todas las actividades del evento, a cuyo efecto
coordinará a las dos empresas que resulten adjudicatarias de los lotes 1 y 3
descritos en el presente pliego de prescripciones técnicas (reservas de
alojamiento, traslados de asistentes, catering, etc.).
El INSHT entregará a la empresa adjudicataria de este lote una lista
básica inicial de invitados previstos, que se irá reajustando, para que la
empresa pueda iniciar las gestiones que le corresponden. La empresa
adjudicataria de este lote será la responsable de la actualización de dicho
listado así como de gestionar la preparación y envío de las invitaciones.
El Project manager se encargará de la gestión on line de las
inscripciones así como de realizar las siguientes funciones:
1. Control y asistencia en las llegadas y salidas de los participantes, ponentes e
invitados, a Barcelona. Entrega de credenciales, documentación y materiales a
los asistentes. Gestión de solicitudes de stands. Gestión y seguimiento del
montaje de salas de conferencia y stands, en su caso. Tramitación de listas de
inscripción de asistentes a la Conferencia y de su participación en las distintas
actividades que se organicen. Recopilación del material presentado en la
conferencia (ponencias, power point, etc) en formato electrónico.
2. Servicio de autocares para el desplazamiento de los invitados desde la
estación o aeropuerto hasta el hotel el día de llegada y desde el hotel hasta la
estación o aeropuerto el día de salida en función de los horarios previstos para
la llegada y la salida, respectivamente. En todo caso se procurará garantizar un
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tiempo de espera máximo para los asistentes de 30 minutos en las
mencionadas estaciones.
3. Servicio de autocares para el desplazamiento de los asistentes a la
Conferencia (500 personas como máximo) al Museo Nacional de Arte de
Cataluña y en los horarios previstos en el punto siguiente.
4. Catering cena-cocktail, para 500 personas como máximo, el día 22 de abril
desde las 20:00 hasta las 02:00 horas en el mencionado Museo Nacional de
Arte de Cataluña. (Será el Instituto Nacional de Seguridad e Higiene en el
Trabajo quien gestione la reserva, alquiler y pago del Museo)
Los licitadores deberán ofertar al menos tres menús/cocktail, incluyendo
la copa de cava a la llegada, todos con el mismo precio de 80 euros por
persona, IVA incluido. Por tanto este precio no será objeto de valoración para la
adjudicación sino tan sólo la calidad de los menús/cocktail.
Se habilitará, si el tiempo lo permite, una zona al aire libre, en la terraza
de acceso al MNAC, para ofrecer una copa de cava a la llegada de los
asistentes. Corresponderá a la empresa que resulte adjudicataria atender
también todos los aspectos y costes relacionados con el catering, servicio,
ambientación, decoración, iluminación, distribución de espacios, música en vivo
durante la cena, servicio de guardarropía, etc así como la instalación de mesas
y sillas donde, en su caso, puedan ubicarse las personas que lo deseen.
5. Servicio de 6 azafatas bilingües (español-inglés), cada uno de los días 22 y
23 de abril de 2010, de 09:00 a 20:00 horas a distribuir en las salas de
conferencias y zona de exposición y recepción y apoyo en los hoteles, en su
caso. Se garantizará la ampliación de este servicio si el INSHT lo estimara
necesario.
6. Servicio de traducción simultánea, en los idiomas ingles, francés, alemán,
castellano y catalán, el día 22 de abril de 2010 de 09:00 a 20:00 horas, y el 23
de abril de 9.00 a 16.00 el día 23 de abril, garantizando una dotación de medios
técnicos (receptores, cabinas, etc.) y humanos suficientes para el adecuado
funcionamiento del servicio de traducción simultánea
Debe ofrecerse asimismo la posibilidad de ampliación del número de
intérpretes, en caso de ser necesario (por ejemplo en el caso en que se
crearan otros grupos de trabajo, que necesitaran interpretación simultánea
paralela a la de la conferencia principal. En este caso la empresa adjudicataria
de este lote debería ser informada con al menos 1 semana de antelación y
abonándose, en su caso, ese servicio adicional como extra con cargo a
imprevistos.
7. Material y documentación para los asistentes a la Conferencia (500 personas
como máximo):
- Diseño y producción de 500 tarjetas de identificación para los
asistentes.
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- 500 fundas de plástico con cintas para el cuello para las tarjetas de
identificación.
- 500 memorias USB, de al menos 1Gb, con el logo de la Conferencia o
del INSHT.
- Diseño y producción de 500 carteras y 500 bolígrafos para los
asistentes, con el logo de la Conferencia o del INSHT.
- Edición e impresión de 500 programas de la Conferencia.
- 25 obsequios por importe unitario de 200€ para los ponentes de la
Conferencia. La empresa adjudicataria deberá presentar al menos dos
opciones en su oferta.
- 100 obsequios por importe unitario de 100€ para los invitados A. La
empresa que resulte adjudicataria deberá presentar al menos dos
opciones en su oferta.
- 500 obsequios por importe de hasta 10 € para el resto de asistentes a
la Conferencia. La empresa que resulte adjudicataria deberá presentar al
menos dos opciones.
En los obsequios el coste de los mismos, al estar fijado el coste
unitario, no será objeto de valoración sino tan sólo la calidad de los
mismos.
La empresa se compromete adecuar en más o en menos el número
de obsequios de cada tipo, siempre que el INSHT, se lo comunique al
menos con un mes de antelación a la celebración de la Conferencia.
8. Imagen, adaptación e impresión de soportes gráficos: incluirá reportaje
fotográfico de la Conferencia, con entrega de 100 fotografías. Se deberán
instalar, al menos, soportes gráficos de gran tamaño en las salas donde se
celebren las conferencias y a la entrada de la sede de la Conferencia. Dichos
soportes incluirán el logo de la Conferencia, lema y fecha en que se celebra.
La sede del Congreso se dotará con una pancarta de 1,5 m. de ancho y
8 m. de largo; dos pancartas de 2 m. de ancho y 10 m. de largo y 10 carteles
con soporte de 1 m. de ancho y 2 m. de altura.
9. Plan de comunicación con el fin de conseguir una notoriedad adecuada a los
objetivos de la Conferencia y su repercusión mediática. La empresa
adjudicataria deberá:
- Elaborar un de listado de medios objetivo para la Conferencia (medios
de información general, revistas sectoriales, informativos de radio y
televisión).
- Preparar y emitir comunicados de prensa para la presentación del
evento.
- Preparar y emitir de notas de prensa
En todo caso, el Instituto Nacional de Seguridad e Higiene en el Trabajo
supervisará y autorizará con carácter previo la remisión de cualquier tipo de
comunicado o similar a los medios de comunicación.
10. Contratación de una póliza de seguros de accidentes, enfermedad para
participantes en la conferencia que incluya también en traslado en caso de
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fallecimiento. Sería para un máximo de 500 personas para los tres días de la
conferencia 21, 22 y 23 de abril 2010. (Se estima que tendrá un coste de 3,50 €
por persona).
LOTE 3: VIAJES
La empresa que resulte adjudicataria se encargará de tramitar el
desplazamiento de los 400 invitados desde el aeropuerto o estación de su lugar
de residencia hasta Barcelona y regreso, teniendo en cuenta lo siguiente:
a) Hasta 200 desplazamientos de invitados y ponentes a la
Conferencia provendrán de la Unión Europea: se realizará el
traslado en avión clase turista, billete con fecha cerrada.
b) Hasta 200 desplazamientos de invitados y ponentes a la
Conferencia provendrán del territorio nacional en avión clase
turista y trenes de alta velocidad clase turista, billetes con fecha
cerrada. También podrá hacerse en trenes convencionales,
cuando no hubiera ninguno de los medios anteriores.
En la oferta económica, no en la oferta técnica, las empresas
licitadoras indicarán el precio medio que ofertan por billete europeo y por
billete en territorio nacional, comprometiéndose a emitir billetes por esos
precios hasta 15 días antes de la realización del evento.
El listado nominativo así como el origen y destino de los invitados lo
recibirán de la empresa adjudicataria del lote 2, la cual lo entregará a
medida que vaya teniendo confirmaciones con la mayor antelación posible y
en todo caso al menos un mes antes de la celebración del evento. También
podrá la empresa adjudicataria del lote 3 establecer un sistema on line, del
que se informará a los invitados, al tiempo del envío de las invitaciones,
para que directamente los invitados que acepten la invitación puedan
concretar a la empresa adjudicataria de este lote, los lugares, fechas y
horarios que solicitan, para que se les emitan los billetes correspondientes.
La empresa adjudicataria del lote 3, efectuará las reservas de billetes
concretos y su posterior emisión y remisión a cada invitado.
En el momento del pago se le abonará en función del número de billetes
realmente emitidos, acompañados del listado nominativo de invitados, y
multiplicado por el precio medio de adjudicación para caso de billetes
europeos y billetes nacionales. En todo caso, siempre que la demora en la
tramitación y emisión no fuera imputable a la empresa adjudicataria del lote
2 ni del lote 3, el INSHT garantiza el abono de 100 billetes de cada uno de
los tipos (europeo y nacional), como contrapartida al esfuerzo de la
empresa de ofertar y mantener los precios medios hasta 15 días antes de la
realización de la Conferencia.
IMPREVISTOS
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Se habilitará en las ofertas, de los lotes 1 y 3, una partida adicional para
eventuales gastos no previstos del 5% del total del importe de la oferta
presentada y en el lote 2 una partida del 10%. Estos porcentajes se aplicarán
sobre la ofertas presentadas, excluido la partida de imprevistos, sin IVA.
A esa partida adicional para imprevistos se le aplicará un IVA estimado del
16%, a efectos de que se puedan preparar las ofertas económicas (sobre 3) en
la licitación.
Los gastos no previstos, en el caso de que se realicen, serán aquellos
adicionales relacionados con la realización de la Conferencia, que se efectúen
a propuesta y con la aprobación del INSHT.
Por tanto, sólo se abonarán, en su caso, con cargo a imprevistos,
aquellos gastos que cumplan dicho requisito, los cuales deberán venir en una
factura o facturas específicas, y acompañados de una memoria justificativa
detallada, firmada por el INSHT.
PROPIEDAD INTELECTUAL, SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD
La propiedad intelectual de todas las imágenes, publicaciones y
documentos realizados para la Conferencia de Prevención de Riesgos
Laborales corresponde al Instituto Nacional de Seguridad e Higiene en el
Trabajo, que podrá reproducirlos o divulgarlos total o parcialmente.
Las empresas que resulten adjudicatarias, se comprometen
expresamente al cumplimiento de lo dispuesto en la Ley Orgánica 15/1999, de
13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal y en el Real
Decreto 994/1999, de 11 de junio, por el que aprueba el Reglamento de
Medidas de Seguridad de los ficheros automatizados que contengan datos de
carácter personal.
Las empresas que resulten adjudicatarias estarán obligadas a poner en
conocimiento de los responsables designados por el Órgano de Contratación,
inmediatamente después de ser detectada, cualquier sospecha de errores
eventuales que pudieran producirse en el sistema de seguridad de la
información.
PLAZO DE EJECUCIÓN
Para todos los lotes, desde la firma del contrato hasta la finalización de
la celebración de la Conferencia.
PRECIO
El precio máximo de licitación de cada lote es el siguiente:
Lote 1: 226.314,47 €, IVA incluido.
Lote 2: 211.950 €, IVA incluido.
Lote 3: 129.108 €, IVA incluido.
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PAGO DEL PRECIO
Con carácter general el pago del precio se hará a la finalización del
evento, si bien podrán hacerse pagos anticipados para abonar partidas que se
pudieran, en su caso, recepcionar con anterioridad.
Madrid, …….. de …………….. de 2009
ENRIQUE MIGUEL SANCHEZ MOTOS
EL SECRETARIO GENERAL
CONCEPCION PASCUAL LIZANA
LA DIRECTORA
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