e. Comunicación en la ENL

GUÍA PARA PREPARAR UN PLAN DE
ENTIDADES NO LUCRATIVAS
Nota técnica del departamento de formación de ITAE.
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Preparada por ITAE. 2012
Escuela de Negocios de Extremadura
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Escuela de Negocios de Extremadura
Contenido
Contenido .............................................................................................................................................. 3
1.
LA ORGANIZACIÓN Y ESTRATÉGIA DE LA ENTIDAD NO LUCRATIVA ............................................. 5
a.
La ENL: Resumen Ejecutivo ....................................................................................................... 5
b.
Misión y Visión de la ENL .......................................................................................................... 5
c.
Objetivos de la ENL.................................................................................................................... 6
d.
Valores de la ENL ....................................................................................................................... 7
e.
Análisis de la situación .............................................................................................................. 7
f.
Estrategia elegida por la ENL ..................................................................................................... 8
g.
Plan de contingencia ................................................................................................................. 8
2.
EL MARKETING Y LA COMUNICACIÓN........................................................................................... 9
a.
Servicios de la ENL ..................................................................................................................... 9
b.
El mercado: público objetivo..................................................................................................... 9
c.
El cliente de la ENL .................................................................................................................... 9
d.
Identidad Corporativa de la entidad ......................................................................................... 9
e.
Comunicación en la ENL ............................................................................................................ 9
3.
LA GESTIÓN DE LAS PERSONAS EN LA ENL .................................................................................. 10
a.
Gestión de Recursos Humanos –Personal asalariado de la ENL ............................................. 10
b.
Relaciones laborales ................................................................................................................ 10
c.
Asociacionismo y voluntariado ............................................................................................... 10
5.
PROCESOS Y PROYECTOS ............................................................................................................ 11
a.
Procesos de la ENL................................................................................................................... 11
b.
Proyectos en los que se ha trabajado. .................................................................................... 11
c.
Proyectos futuros .................................................................................................................... 11
d.
Instalaciones, maquinarias, vehículos y otros equipos de la ENL. .......................................... 11
LA ADMINISTRACIÓN Y FINANCIACIÓN ....................................................................................... 12
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4.
a.
Presupuesto anual de la ENL ................................................................................................... 12
b.
Fuentes de financiación .......................................................................................................... 12
c.
Gastos de las ENL .................................................................................................................... 12
d.
Balance y cuenta de resultados de la ENL ............................................................................... 12
e.
Distribución de los resultados de la ENL ................................................................................. 13
6.
ENTORNO Y COYUNTURA ............................................................................................................ 14
Constitución legal de la ENL .................................................................................................... 14
b.
Aspectos legales de la ENL ...................................................................................................... 14
c.
Aspectos fiscales de la ENL ...................................................................................................... 14
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a.
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1. LA ORGANIZACIÓN Y ESTRATÉGIA DE LA ENTIDAD NO
LUCRATIVA
a. La ENL: Resumen Ejecutivo
Nombre del proyecto, calendario del proyecto, descripción de ENL, origen de la idea, domicilio
social o a efectos de notificaciones, país, provincia, localidad, código postal, teléfonos, fax, código
CNAE, IAE, fecha de inicio de actividad, etc.
b. Misión y Visión de la ENL
Utilizar las fichas entregadas por el profesor Antonio García Salas para enumerar la misión de
nuestra ENL y la visión de la misma.
Misión:
•
Es la razón de ser de una organización, la razón que justifica nuestra existencia como
entidad y que nos diferencia de las otras entidades existentes, incluso de aquellas que posé
los mismos destinatarios.
•
Debe responder a las preguntas:
–
¿Qué necesidad cubrimos como organización?
–
¿A quién satisfacemos?
–
¿Cómo realizamos nuestro trabajo?
Debe responder de manera singular y evidente a la pregunta de porque debemos seguir existiendo.
Debe orientar el rumbo y el comportamiento de todos los niveles de la organización
El propósito de una misión no es definir fines concretos sino dar una dirección general, una filosofía
que motive y sirve de guía.
•
Imagen o situación deseada que la organización proyecta en el futuro. Describe las
expectativas, es decir, adónde se quiere llegar.
•
Es la descripción de cómo se vería la organización si se lleva a cabo con éxito sus estrategias
de desarrollo y alcanza su mayor potencial.
•
La visión debe ser compartida por la organización.
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Visión:
c. Objetivos de la ENL
Utilizar las fichas entregadas por el profesor Antonio García Salas para enumerar los objetivos de
nuestra ENL.
•
Objetivos económicos ligados a la creación y captura de valor para los accionistas.
•
Objetivos económicos ligados a la creación y captura de valor para un determinado grupo
de personas o población.
•
Otros:
•
Económicos pero no basados directamente en el concepto de valor, por ejemplo, el
incremento de la cuota de mercado, del volumen, etc,…
•
Evitar riesgos de algún tipo, por ejemplo, el riesgo tecnológico.
•
Objetivos basados en una misión, por ejemplo, las asociaciones sin ánimo de lucro.
•
Resultados que esperamos que produzcan nuestros programas y actividades. Los objetivos
son efectos esperados en un periodo de tiempo. Se construyen con base en la misión
establecida:
•
Han de ser:
•
Medibles y cuantificables
•
Claros y fácilmente comprensibles
•
Concretos, alcanzables, compatibles entre si.
•
Tener fechas, es decir, definidos temporalmente y priorizados.
•
Tener un punto de partida y un punto de llegada.
•
Relevantes, contribuir al logro de la misión.
•
Ser factible y realistas.
•
Construir un desafío.
Formular bien los objetivos es una parte esencial para el éxito de la estrategia.
•
CREMA: Todo objetivo correctamente formulado tiene las siguientes cinco características:
•
Con fecha de cumplimiento
•
Relevante
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•
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•
Específico
•
Medible
•
Alcanzable
d. Valores de la ENL
Utilizar las fichas entregadas por el profesor Antonio García Salas para enumerar los valores de
nuestra ENL.
Son una convicción o creencia estable en el tiempo de que un determinado modo de conducta o
una finalidad existencial es personal o socialmente preferente a su modo opuesto de conducta o a
su finalidad existencial contraria.
Los valores constituyen el núcleo de la libertad humana en cuanto que constituyen elecciones
deliberadas o preferencias estratégicas (a medio-largo plazo) por unos modos de actuación frente a
otros de cara a la supervivencia o vida buena de un determinado sistema.
e. Análisis de la situación
Utilizar las fichas entregadas por el profesor Antonio García Salas para el análisis de nuestra ENL.
Análisis Externo:
-
Aspectos políticos-legales
-
Económicos
-
Socio-culturales
-
Tecnológicos
Análisis Interno:
-
Recursos y capacidades
-
Competencia
-
Clientes
-
Cliente interno (empleados)
-
Debilidades
-
Amenazas
-
Fortalezas
-
Oportunidades
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DAFO
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f. Estrategia elegida por la ENL
Definir cuál va a ser la estrategia que la entidad va a seguir para cumplir con sus objetivos, misión,
visión y valores definidos previamente.
-
Estrategia de crecimiento
-
Estrategia de competencia
-
…
g. Plan de contingencia
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Identificar principales riesgos de la ENL y errores que se puedan cometer para elaborar un plan de
soluciones a esos errores y riesgos.
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2. EL MARKETING Y LA COMUNICACIÓN
En este apartado informaremos de cuáles son los servicios que nuestra organización presta a los
usuarios, quienes son nuestros usuarios y qué podemos hacer para que las personas se asocien.
a. Servicios de la ENL
Servicios que presta mi ENL. Definir dichos servicios de manera detallada y que sean atractivos para
nuestros futuros usuarios.
b. El mercado: público objetivo
Conjunto de usuarios reales y potenciales de nuestros servicios. Definir a quién beneficia nuestra
asociación.
En el caso de organizaciones relacionadas con enfermedades o sectores muy concretos, es difícil
que dispongan de competencia, pero aún así deben esforzarse por conseguir asociados. Pero los
esfuerzos se multiplican cuando hablamos de entidades cuyos objetivos son muy similares a los de
otras organizaciones, por eso debemos definir muy bien a la competencia para seleccionar la
estrategia más adecuada a la hora de captar asociados.
c. El cliente de la ENL
Definir a mis socios. Número de socios, cuota de cada socio, distribución geográfica, media de
inscripciones nuevas por año,…
Todos aquellos datos que creamos pueden ser interesantes de conocer de los socios.
d. Identidad Corporativa de la entidad
Nombre de la entidad (Marca), logo, colores, mensaje que transmitimos,…
e. Comunicación en la ENL
Medios que utilizamos para comunicarnos y darnos a conocer:
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Medios de comunicación y sus características (prensa, radio, televisión, internet,…, formatos,
apariciones, cobertura,…), soportes de comunicación (tarjetas de presentación, sobres, carpetas
corporativas, documentos, invitaciones, facturas, vestimenta e indumentaria, …) y publicitarios
(enaras, trípticos, calendarios, banderolas, bolígrafos, camisetas,…), coste total de la publicidad,
estrategia de relaciones con socios, colaboradores,…aprovechando por ejemplo la filosofía WEB 2.0
en lo que se refiere a nuevas herramientas de comunicación y publicidad, etc.
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3. LA GESTIÓN DE LAS PERSONAS EN LA ENL
a. Gestión de Recursos Humanos –Personal asalariado de la ENL
-
Organización funcional: estructurar sus áreas, relaciones, jerarquía y dependencia.
-
Descripción de puestos de trabajos y funciones de cada empleado.
-
Definir el nivel de conocimientos técnicos requerido, así como la capacitación profesional.
-
Los costes de personal.
b. Relaciones laborales
-
El salario.
-
La jornada de trabajo.
-
Los tipos de contrato.
-
Vacaciones.
-
Captación de voluntarios.
-
Descripción de perfiles de voluntarios.
-
Descripción de funciones de voluntarios.
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c. Asociacionismo y voluntariado
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4. PROCESOS Y PROYECTOS
a. Procesos de la ENL
Definir las secuencias de actividades que hay que llevar a cabo para producir el servicio: atención,
limpieza, facturación, información, ejecución de un proyecto,…
Nuestro trabajo diario en la entidad estará formado por diferentes procesos que a su vez estarán
compuestos por diferentes actividades, que todo unido será el servicio final que mi entidad
proporciona al socio.
b. Proyectos en los que se ha trabajado.
Definir proyectos en los que nuestra entidad haya trabajado o se encuentre realizando. Definir
tiempos de ejecución, si es interno o externo, recursos necesarios, metodología aplicada,…
c. Proyectos futuros
Definir proyectos en los que vamos a trabajar en un futuro. Ámbito de actuación, tiempo de
ejecución, requisitos necesarios para la ejecución del mismo tanto de materiales como de
personales,…
d. Instalaciones, maquinarias, vehículos y otros equipos de la ENL.
Recursos o activos fijos necesarios para que la entidad funcione, haremos una lista ahora del
conjunto de estos equipamientos y útiles idóneos que permitan a los distintos flujos de la empresa
(información y materiales principalmente) fluir como deben en los procesos o proyectos que
requieran su uso.
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Características de las instalaciones físicas (naves, oficinas, almacenes,…) indicando el tipo, medidas,
ubicación,…, listados de maquinaría y equipamiento, vehículos, herramientas, basculas,…, Sistemas
de voz y de datos (servidores, ordenadores, PDAs, firewalls, routers, switches, centralitas de
telefonía, terminales telefónicos, móviles de empresa,…), autómatas, Pizarras Táctiles,… y en
general cualquier equipamiento necesario para la actividad de la empresa, etc.
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5. LA ADMINISTRACIÓN Y FINANCIACIÓN
a. Presupuesto anual de la ENL
Dinero con el que nuestra organización cuenta para desarrollara sus servicios y proyectos a lo largo
del año.
b. Fuentes de financiación
Definir el lugar de procedencia del dinero que nos va a ayudar a desarrollar la actividad:
-
Fondos de particulares: cuota de asociados, donaciones puntuales,…
-
Fondos de administraciones públicas: subvenciones, contratos y convenios, subsidios de
demanda, deducciones impositivas, exenciones tributarias,…
-
Fondos procedentes de empresas: mecenazgo, patrocinio,…
-
Fondos de otras ENL
-
Fondos de los bancos
c. Gastos de las ENL
Definir los principales gastos de una ENL: salarios, alquileres, materiales,…
d. Balance y cuenta de resultados de la ENL
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Definir activos, pasivos, gastos e ingresos para obtener los resultados económicos que nuestra
entidad ha generado a lo largo de un año.
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BALANCE
(Activo y Pasivo es lo mismo visto desde dos enfoques: “El volumen de recursos que
maneja la empresa”
ACTIVO
PASIVO
(Inversiones decididas)
(financiación decididas)
“ A dónde van los fondos”
“De dónde proceden los fondos”
ACTIVO
CORRIENTE
(Circulante)
ACTIVO NO
CORRIENTE
(Fijo)
Bancos y Caja
Proveedores
Clientes
Gastos a pagar
PASIVO
Existencias
Deuda a corto
CORRIENTE
…
…
Inmovilizado
Deudas a largo
PASIVO NO
Inversiones
…
CORRIENTE
a largo
Fondos Propios
…
…
PATRIMONIO
NETO
e. Distribución de los resultados de la ENL
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En caso de obtener unos resultados positivos en nuestra cuenta de resultado, definir el destino de
estos beneficios. En caso de obtener un resultado negativo, identificaremos como solventar la
pérdida.
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6. ENTORNO Y COYUNTURA
a. Constitución legal de la ENL
Definir la forma de constitución legal de la entidad.
b. Aspectos legales de la ENL
Definir todos aquellos aspectos legales que influyen en el desarrollo normal de la actividad de la
entidad: protección de datos, subvenciones, destino del patrimonio en caso de disolución de la
entidad,…
c. Aspectos fiscales de la ENL
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Definir los aspectos fiscales característicos de las ENL y que afecten a nuestra organización:
exención de rentas, determinación de bases imponibles, normas de valoración, tipo de gravamen
del impuesto de sociedad, obligaciones fiscales,…
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