SUPERVISION

SUPERVISION
1.
Diseño de factores y medio ambiente de la oficina.
 FACTORES Intrínsecos.
Factores motivacionales o factores intrínsecos, están relacionados con la
satisfacción en el cargo y con la naturaleza de las tareas que el individuo ejecuta.
Por esta razón, los factores motivacionales están bajo el control del individuo,
pues se relacionan con aquello que él hace y desempeña. Los factores
motivacionales involucran los sentimientos relacionados con el crecimiento y
desarrollo personal, el reconocimiento profesional, las necesidades de
autorrealización, la mayor responsabilidad y dependen de las tareas que el
individuo realiza en su trabajo.
-

Naturaleza del trabajo de oficina.
Distribución del trabajo.
Enriquecimiento del puesto.
Actitud hacia el trabajo.
Sentimiento del logro.
FACTORES Extrínsecos.
1. Factores higiénicos o factores extrínsecos, están relacionados con la
insatisfacción, pues se localizan en el ambiente que rodean a las personas
y abarcan las condiciones en que desempeñan su trabajo. Como esas
condiciones son administradas y decididas por la empresa, los factores
higiénicos están fuera del control de las personas. Los principales factores
higiénicos son: el salario, los beneficios sociales, el tipo de dirección o
supervisión que las personas reciben de sus superiores, las condiciones
físicas y ambientales de trabajo, las políticas y directrices de la empresa, el
clima de relaciones entre la empresa y las personas que en ella trabajan,
los reglamentos internos, el estatus y el prestigio, y la seguridad personal,
etc.
Son factores de contexto y se sitúan en el ambiente externo que circunda al
individuo.
- Relaciones superior subordinado.
- Relaciones formales e informales.
- Relaciones externas.
- Espacio disponible.
- Mobiliario y equipo.
- Instalaciones.
Condiciones físicas.

Realizará un cuadro sinóptico acerca de ambos factores intrínsecos y extrínsecos.


Analizará herramientas administrativas dentro de la supervisión de los sistemas de
administración para el desarrollo de operaciones dentro del área de trabajo.
Incorporará técnicas y conocimientos para poder tener un ambiente agradable dentro del área
de trabajo y en su vida laboral.
2.
DEFINE QUE ES UNA OFICINA.
3.
1.1.2
sistemas de control de oficinas.
Supervisión
de
los
Definicion de supervisión es un proceso mediante el cual una persona procesadora de
un caudal de conocimientos y experiencias, asume la responsabilidad de dirigir a otras
para obtener con ellos resultados
La supervisión es una actividad técnica y especializada que tiene como fin
fundamental utilizar racionalmente los factores que le hacen posible la realización
de los procesos de trabajo: el hombre, la materia prima, los equipos, maquinarias,
herramientas, dinero, entre otros elementos que en forma directa o indirecta
intervienen en la consecución de bienes, servicios y productos destinados a la
satisfacción de necesidades de un mercado de consumidores, cada día más
exigente, y que mediante su gestión puede contribuir al éxito de la empresa.
OBJETIVOS DE LA SUPERVISIÓN
 Mejorar la productividad de los empleados
 Desarrollar un uso óptimo de los recursos
 Obtener una adecuada rentabilidad de cada actividad realizada
 Desarrollar constantemente a los empleados de manera integral
 Monitorear las actitudes de los subordinados
 Contribuir a mejorar las condiciones laborales
CARACTERÍSTICAS DEL SUPERVISOR


Conocimiento del Trabajo: Esto implica que debe conocer la tecnología de la
función que supervisa, las características de los materiales, la calidad deseada, losa
costos esperados, los procesos necesarios, etc.
Conocimiento de sus Responsabilidades: Esta característica es de gran
importancia, ya que ella implica que el supervisor debe conocer las políticas,
reglamentos y costumbres de la empresa, su grado de autoridad, sus relaciones con
otros departamentos, las normas de seguridad, producción, calidad, etc.



Habilidad Para Instruir: El supervisor necesita adiestrar a su personal para
poder obtener resultados óptimos. Las informaciones, al igual que las instrucciones
que imparte a sus colaboradores, deben ser claras y precisas.
Habilidad Para Mejorar Métodos: El supervisor debe aprovechar de la mejor
forma posible los recursos humanos, materiales, técnicos y todos los que la empresa
facilite, siendo crítico en toda su gestión para que de esta manera se realice de la
mejor forma posible, es decir, mejorando continuamente todos los procesos del
trabajo.
Habilidad para Dirigir: El supervisor debe liderizar a su personal, dirigiéndolo
con la confianza y convicción necesaria para lograr credibilidad y colaboración de
sus trabajos.
FUNCIONES DEL SUPERVISOR
De manera muy general se puede decir que todo supervisor tiene cuatro (4) grandes
funciones:




PROYECTAR: Se debe programar o planificar el trabajo del día, establecer la
prioridad y el orden, tomando en cuenta los recursos y el tiempo para hacerlo, de
igual forma el grado de efectividad de sus colaboradores, así como la forma de
desarrollar dicho trabajo dentro de su departamento. Proyectar en el corto,
mediano y largo plazo. es uno de los pilares fundamentales para el éxito de
cualquier supervisor.
DIRIGIR: Esta función comprende la delegación de autoridad y la toma de
decisiones, lo que implica que el supervisor debe empezar las buenas relaciones
humanas, procurando que sus instrucciones claras, específicas, concisas y
completas, sin olvidar el nivel general de habilidad de sus colaboradores.
DESARROLLAR: Esta función le impone al supervisor la responsabilidad de
mejorar constantemente a su personal, desarrollando sus aptitudes en el trabajo,
estudiando y analizando métodos de trabajo y elaborando planes de adiestramiento
para el personal nuevo y antiguo, así elevará los niveles de eficiencia de sus
colaboradores, motivará hacia el trabajo, aumentará la satisfacción laboral y se
lograra un trabajo de alta calidad y productividad.
CONTROLAR: Significa crear conciencia en sus colaboradores para que sea cada
uno de ellos los propios controladores de su gestión, actuando luego el supervisor
como conciliador de todos los objetivos planteados. Supervisar implica controlar. El
supervisor debe evaluar constantemente para detectar en que grado los planes se
están obteniendo por él o por la dirección de la empresa.
SUPERVISIÓN Y CONTROL DENTRO DE LA ORGANIZACIÓN
Son todas las actividades que se realicen para operar y controlar el esfuerzo de los
hombres, con el objeto de que éstos, en grupo o individualmente cumplan con las
funciones o tareas que le han sido asignadas.
Los supervisores actúan como jueces y como solucionadores de problemas en el
proceso de control en una organización. Los supervisores cumplen 2 funciones: en el
primer rol, actúan como un juez observando lo que sucede en el departamento para ver
si las actitudes, condiciones y resultados se llevan a cabo como se esperaba. En el
segundo rol, actúan al solucionar problemas y tomar decisiones. Esto se hace con el fin
de averiguar porque no salió bien algo y luego decidir que hacer al respecto.
En su rol de juez, los supervisores observan lo que sucede a través del proceso de
conversión y luego compara estas observaciones con los estándares de lo esperado.
Estos estándares se derivan de las metas que se establecieron durante el proceso de
planeación o puedo ser las mismas metas.
 En el rol de solucionadores de problemas y de tomadores de decisiones, los
supervisores no solo no deben averiguar porque las condiciones o resultados están
por debajo de los estándares, sino también corregir esas condiciones y lograr los
resultados esperados.
LA OFICINA ES UN CENTRO DE TRABAJO FACILITADOR DE LOS NEGOCIOS ,
CUALQUIERA QUE SEA LA ACTIVIDAD DE LA EMPRESA. PARA LOGRARLO ,
LA OFICINA CUMPLE UNA LABOR DE SERVICIO GENERAL , O
ESPECIALIZADO.
LA OFICINA ES UN ELEMENTO DE LA EMPRESA QUE PROPORCIONA
SERVICIOS A SUS OTRAS DEPENDENCIAS, ES EL SITIO EN QUE OPERAN
SUS MECANISMOS DE CONTROL.
La oficina tiene 2 funciones.UNA DIRECTIVA Y SUPERV ISORA Y LA OTRA ES
UNA PRODUCTORA DE SERVICIOS Y DOCUMENTOS.
ESTRUCTURA MATERIAL DE LA OFICINA
EL MEDIO AMBIENTE ESTA INTEGRADO POR DIFERENTES FACTORES,
TODOS ELLOS IMPORTANTES : LA FORMA LA ILUMINACION EL COLOR LAS
PAREDES , TECHIOS Y PISOS LA VENTILACION LA TEMPERATURA LA
CLASE DE AIRE QUE SE RESPIRA EL RUIDO ETC, SE HA DEMOSTRADO
QUE HAY UNA ESTRACHA RELACION ENTRE ASPECTOS FISICOS DE LA
OFICINA Y LA PRODUCTIVIDAD , ESPIRITU DE GRUPO Y DE TRABAJO DEL
PERSONAL , ASI COMO TAMBIEN HAY INFLUENCIA DE eSTOS ELEMENTOS
EN LOS VISITANTES .
4.
MENCIONA QUE ES UN MODELO DE SUPERVISION
1.2.1 Proceso para la elaboración de la normatividad para el control de la oficina.

Objetivo.

Metología.

Modelos de supervisión.

Aplicación.
5.
FACTORES AMBIENTALES DE LA OFICINA.
6.
INDICA CUAL ES LA NORMATIVIDAD INTERNA DE LAS CARGAS DE TRABAJO.
7.
COMO PUEDO INCREMENTAR LA PRODUCTIVIDAD EN LA ORGANIZACIÓN.
8.
EXPLICA QUE ES PRODUCTIVIDAD.
9.
MENCIONA QUE ES ORGANIZACIÓN.
LA ORGANIZACIÓN TIENE POR OBJETO LA COORDINACIÓN ARMÓNICA DE LAS ACTIVIDADES
HUMANAS Y DE LOS RECURSOS MATERIALES, PARA QUE TRABAJEN EN LA CONSECUCIÓN DE UN
FIN.
LA IDEA DE ORGANIZACIÓN PRESUPONE LA DETERMINACIÓN Y EL ESTUDIO DE LAS METAS EL
ANÁLISIS DE LAS PO0SIBILIDADES Y DE LOS PROBLEMAS QUE REPRESENTAN ALCANZARLOS PARA
DE UNA FORMA INTELIGENTE DETERMINAR EL PLAN DE ACCION, LA POLÍTICA, A SEGUIR Y CON
BASE EN ELLO CREAR LA ESTRUCTURA QUE PERMITA APRECIAR EN QUE FORMA SE APRIVECHAN Y
COORDINAN MEJOR LOS RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES.
EN SU MAS AMPLIA ACEPCIÓN ORGANIZAR SIGNIFICA ARMONIZAR TODOS LOS RECURSOS CON
QUE CUENTE : HUMANOS . MATERIALES O INTANGIBLES., PARA QUE TRABAJEN Y SE APROVECHEN
EFICAZMENTE EN LA CONSECUCIÓN DE UN OBJETIVO
LA ORGANIZACION FUNCIONAL ES EN LA QUE CADA GRUPO O SECCION
DE EMPLEADOS U OBREROS ESPECIALIZADOS SE ACTUA BAJO LAS
ORDENES DIRECTAS DE UN SUPERVISOR O JEFE TAMBIEN ALTA MENTE
ESPECIALIZADO.
DIVISION DEL TRABAJO
TODA
DIVISION DE TRABAJO SUPONE LA DIVISION DEL MISMO .LA
ESPECIALIZACION REQUIERE UN ANALISIS PREVIO DE LAS DIFERENTES
OPERACIONES A QUIENES SE LES ADIESTRA
ENSEÑANDOLES UN METODO
CIENTIFICAMENTE DETERMINADO COMO EL MEJOR PARA ESA OPERACIÓN
Es la organización basada en una división del trabajo racional, en la diferenciación e
integración de los participantes de acuerdo con algún criterio establecido por aquellos
que manejan el proceso decisorios la organización planeada; la que está en el papel. Es
generalmente aprobada por la dirección y comunicada a todos a través de manuales de
organización, de descripción de cargos, de organigramas, de reglas y procedimientos,
etc. En otros términos, es la organización formalmente oficializada.
DIVISION DEL TRABAJO
Coordinación: Es la sincronización de los recursos y de los esfuerzos de un
grupo social, con el fin de lograr oportunidad, unidad, armonía y rapidez, en el
desarrollo y la consecución de los objetivos.
División del trabajo
Es la separación y delimitación de las actividades, con el fin de
realizar una función con la mayor precisión, eficiencia y el mínimo de
esfuerzo, dando lugar a la especialización y perfeccionamiento en el
trabajo.
Jerarquización:
Es la disposición de las funciones de una organización por orden de rango, grado
o importancia, agrupados de acuerdo con el grado de autoridad y responsabilidad
que posean, independientemente de la función que realicen.
La Jerarquización implica la definición de la estructura de la empresa por medio
del establecimiento de centros de autoridad que se relacionen entre si con
precisión.
departamentalizacion.Es
la división y el agrupamiento de
las funciones y actividades en unidades específicas, con base
en su similitud.
Al departamentalizar, es conveniente observar la siguiente
secuencia:
1º Listar todas las funciones de la empresa.
2º Clasificarlas.
3º Agruparlas según un orden jerárquico.
4º Asignar actividades a cada una de las áreas agrupadas.
5º Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad,
y
obligación entre las funciones y los puestos.
6º Establecer líneas de comunicación e interrelación entre
los
departamentos.
7º El tamaño, la existencia y el tipo de organización de
un
departamento deberán relacionarse con el tamaño y
las
necesidades específicas de la empresa y las
funciones
involucradas.
Para Herzberg, la estrategia de desarrollo organizacional más adecuada y el
medio para proporcionar motivación continua en el trabajo, es la reorganización
que el denomina "enriquecimiento de tareas", también llamado "enriquecimiento
del cargo" (job enrichment), el cual consiste en la constante sustitución de las
tareas más simples y elementales del cargo por tareas más complejas, que
ofrezcan condiciones de desafío y de satisfacción profesional, para que de esta
manera el empleado pueda continuar con su crecimiento individual. Así, el
enriquecimiento de tareas depende del desarrollo de cada individuo y debe
hacerse de acuerdo con sus características personales.
Según Herzberg, el enriquecimiento de tareas trae efectos altamente deseables,
como el aumento de la motivación y de la productividad, la reducción del
ausentismo (fallas y atrasos en el servicio) y la reducción de la rotación del
personal (retiros de empleados). No obstante, algunos críticos de ese sistema
anotan una serie de efectos indeseables, como el aumento de la ansiedad por el
constante enfrentamiento con tareas nuevas y diferentes, principalmente cuando
no son exitosas las primeras experiencias; aumento del conflicto entre las
expectativas personales y los resultados de su trabajo en las nuevas tareas
enriquecidas; sentimientos de explotación cuando la empresa no acompaña el
enriquecimiento de tareas con el aumento de la remuneración; reducción de las
relaciones interpersonales, dada la mayor dedicación a las tareas enriquecidas.
Las teorías de la motivación – desarrolladas por Maslow y por Herzberg –
presentan puntos de coincidencia que permiten elaborar un cuadro más amplio y
rico sobre el comportamiento humano. Los factores higiénicos de Herzberg se
refieren a las necesidades primarias de Maslow (necesidades fisiológicas y
necesidades de seguridad, principalmente, aunque incluyen algunas de tipo de
social), mientras que los factores motivacionales se refieren a las llamadas
necesidades secundarias (necesidades de estima y de autorrealización).
1.2.2 Control de normas de la oficina.

La información como materia prima del control.

Identificación del control.

Las políticas y el reglamento interno de trabajo.

El control y las relaciones humanas.

La administración por objetivos y el control.
2. Establecimiento de estándares para la medición del trabajo.
2.1.1 Estándares de medición.

Definición

Objetivos

Ventajas

Diseño
-
Metodología
-
Aplicación
-
Seguimiento
2.1.2 Medición del trabajo de oficina.
 Prácticas y normas de trabajo.
 Unidades de medición.
 Parámetros de medición.
 Criterios de medición.
2.1 Estandarizar las unidades de medición del trabajo de oficina, mediante la selección de factores de
evaluación y las medidas empleadas, para ejercer un control más efectivo sobre la ejecución de las labores
encomendadas a la unidad organizacional.
2.2.1
Estandarización.

Concepto

Beneficios

Medición del Trabajo.

Factores de evaluación.

Aplicación.

Seguimiento.
2.2.2 El control y los estándares.
 Medios para expresar los estándares.
 Cambios y estándares.
 Registro de estadísticas.
REACTIVOS
1.
¿Qué es supervisión?
2.
¿Los factores externos ejercen alguna influencia en la productividad?
3.
¿Cuáles son los elementos físicos que pueden influir en los resultados de la oficina?
4.
¿Qué es el reglamento interno de trabajo?
5.
¿Cuáles son los objetivos del reglamento interno de trabajo?
6.
¿Cuáles son las de normas de la oficina?
7.
¿Cómo afectan las relaciones humanas a la productividad de la oficina?
8.
¿Qué es la administración por objetivos y su relación con el control?
9.
¿Qué factores determinan la efectividad del desempeño del trabajo de oficina?
10. ¿Cuáles es la diferencia entre las unidades de medición cuantitativa y cualitativa?
11. ¿Cuál es la función de las estadísticas de la oficina?
12. ¿Cuáles son algunos mecanismos para garantizar la seguridad en la oficina?
13. ¿Cuál es la función de los reportes?
14. ¿Qué instrumentos administrativos se emplean para controlar la oficina?
15. ¿Cuál es la utilidad del control de los materiales de oficina?
16. ¿Qué es el reglamento interno de trabajo?
17. ¿Que entiende por controles de seguridad?
18. ¿Qué entiende por medida correctiva?
19. ¿Cuál es la utilidad del control de las llamadas telefónicas?
20. ¿Qué entiende usted por manual de procedimientos?
RESPUESTAS
1.
Es el proceso mediante el cual se da seguimiento a la delegación realizada a un determinado puesto.
2.
Desde luego que sí, perjudican o benefician dependiendo de su frecuencia, duración o intensidad.
3.
Espacio, temperatura, colores, ventilación y mobiliario y equipo.
4.
Es un documento que contiene la normatividad para regular la relación capital-trabajo, para garantizar
equidad en ese intercambio informando a ambas partes de sus derechos y responsabilidades dentro del
área de trabajo.
5.
Garantizar orden y disciplina; cumplimiento de las tareas encomendadas, informar a los trabajadores del
alcance de sus responsabilidades, ser instrumento de control del trabajo y servir de guía para orientar al
trabajador.
6.
Puntualidad y asistencia, vacaciones, permisos, compensaciones, derechos, responsabilidades, relación
entre jefes y subordinados y relación entre iguales.
7.
Las relaciones humanas, cuando son positivas, tienden a alentar la participación del personal en la
ejecución y planeación de las actividades, logrando de esa forma un mayor participación del trabajador
como resultado de su inclusión en la toma de decisiones.
El resultado de está acción es que la
productividad tenderá a aumentar. Sin embargo, cuando la relación humana es negativa o desigual, o
simplemente no responde a las expectativas de los actores, los resultados tienden a ser negativos.
8.
Es una técnica mediante la cual se establece una relación estrecha, franca y abierta entre un superior y sus
subordinados para la ejecución de tareas muy concretas. Su particularidad radica en que el jefe y el
subordinado llegan a un acuerdo respecto a los tiempos y calidades en que deberá concluirse un trabajo
determinado sin necesidad de la supervisión.
9.
Productividad, tiempo, costo, calidad del trabajo realizado, calidad de la relación humana, ambiente de
trabajo y nivel de retroalimentación entre las partes.
10. La diferencia estriba en que los factores de medición cuantitativa se expresan numéricamente y los factores
cualitativos se expresan en términos subjetivos.
11. Servir de control para evaluar la marcha histórica de una empresa o de una de sus áreas.
12. Gafete de identificación, áreas restringidas, vigilancia policíaca, sistema de vídeo, sistema de alarmas,
control de ingreso de gente extraña a la oficina.
13. Dar seguimiento tanto al personal como a sus actos con el propósito de evaluar los resultados e implantar
medidas correctivas ante la ocurrencia de irregularidades en el desempeño de sus funciones.
14. Manuales administrativos (de organización, de procedimientos, de políticas, de historia, etc.)
15. Conocer el status de cada rubro, evitar los faltantes y optimizar sus costos.
16. Son normas y estatutos, que regulan las relaciones entre la empresa y el personal.
17. Son disposiciones tendientes a minimizar o evitar los riesgos evidentes o potenciales de todo tipo en un
área determinada.
18. Son sanciones de diversa magnitud, que se aplican al trabajador en relación a una falta cometida.
19. Sirve como memoria y para calcular costos.
20. Describe los pasos a seguir en las diferentes etapas de una función.