Articulo cientifico

DISEÑO DE UNA HERRAMIENTA ADMINISTRATIVA DE
INDICADORES DE LOGÍSTICA PARA FRITO LAY
COLOMBIA LIMITADA, A PARTIR DE UN APLICATIVO
INFORMÁTICO
Joan Steven Galvis Montaño
[email protected]
Fabio Andrés Sánchez
[email protected]
Julio 27 de 2011
Bogotá D.C
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totalmente determinada por el número
de técnicas y herramientas, su buen
uso separa las organizaciones con
procesos defectuosos de las que gozan
del éxito de sus operaciones.
Resumen
En este artículo se muestra grosso
modo la propuesta de indicadores de
gestión hecha a Frito Lay Colombia
Ltda. A partir de una herramienta de
miniaplicativos para la adecuación de
las actividades Logísticas de esta
empresa.
El Departamento de Logística de Frito
Lay Ltda., por modelos gerenciales
adoptados por la empresa, tiene que
llevar a cabo una valoración de sus
actividades por medio de indicadores
de eficiencia. La medición de
indicadores de eficiencia diseñado por
el equipo de Mejora Continua del
Departamento de Logística es usado en
la actualidad como parámetro de
medición que valora el porcentaje de
efectividad conseguida por un
trabajador en cuanto al desempeño de
sus funciones dentro de la cadena de
suministro; no obstante tras la
obtención de los resultados, los
indicadores se desvirtúan de su
objetivo principal (brindar orientación
constante hacia la mejora de la
prestación de servicios a partir de
información pertinente y veraz que
permita comprobar el estado de la
Palabras clave:
Indicadores,
miniaplicativo,
herramientas, CENDIS, (Centros de
Distribución)
1. Introducción
En los procesos administrativos
siempre se va a contar con
herramientas y técnicas que permiten
resolver problemas más ágilmente, y
aunque la capacidad de solventar
problemas de una organización no está
1
cadena de suministro en un espacio de
tiempo determinado y así depurar las
deficiencias que se puedan presentar),
Puesto que por el contrario se utilizan
únicamente como herramienta para
generar incentivos económicos a todo
grupo de Logística.
bonificar a todos los trabajadores de
logística, como valor agregado se
generó una aplicación en Microsoft
Excel 2003, que realiza los cálculos de
los indicadores de gestión, con el
propósito de agilizar el manejo y
diligenciamiento de indicadores de
Logística, obteniendo una respuesta
más confiable y dinámica, para su
posterior uso administrativo.
La consecuencia principal de este tipo
de gestión, es que al no usarse estos
indicadores más que para el fin de
bonificar a los participantes del equipo
de la cadena de suministro, se ignora el
objetivo principal de los indicadores en
la
toma
de
decisiones
del
Departamento de Logística de las
bodegas de Frito Lay Ltda.
2. Metodología
De los 5 indicadores de productividad
del Departamento de Logística, sólo
fueron tomados 3 de ellos para
modificarlos, y convertirlos en
indicadores
de
gestión.
Esta
conversión se hizo con el propósito de
identificar el comportamiento de los
CENDIS, y que mejor manera de
empezar, sino con los indicadores que
miden la productividad del CENDIS,
todo esto con el fin de generar
conocimiento útil para la gestión
administrativa y el mejoramiento
continúo de las operaciones logísticas.
Figura 1. Bodegas de Frito Lay Colombia
Ltda.
BODEGAS LOGISTICA FRITO LAY
COLOMIA LTDA
CENTROS DE
DISTRIBUCION
CENDIS 1 ( Planta
margarita)
CENDIS 2
(Supermercados)
MATERIAS PRIMAS
CENDIS 3
(Planta Funza)
MATERIAS PRIMAS
BOGOTÁ
MATERIAS PRIMAS
FUNZA
2.1 consolidación de indicadores
Se depuró el procedimiento y las
fórmulas de cálculo de estos
indicadores, para enfocarlos a los
resultados diarios de los CENDIS y no
a los resultados individuales de
productividad, para así tener datos del
comportamiento de las operaciones
logísticas en un horizonte de tiempo
compuesto por días (semanas, meses,
trimestres, etc.)
Con base en lo anterior, se preparó este
proyecto de grado como alternativa al
uso que se les dan a los indicadores del
área logística de Frito Lay Colombia
Ltda., es decir, llevarlos de su
tradicional uso de indicadores de
productividad a indicadores de gestión.
A través de la depuración del modelo
de indicadores de eficiencia de
logística, que se utilizaba para
2
los operarios de la cadena logística en
cuanto a las operaciones que se llevan
a cabo en un CENDIS y el indicador
de frescuras que calificaba el nivel de
productos que podían ser distribuidos
sin riesgo a que lleguen vencidos al
consumidor final.
2.2 Macrotización
Una vez obtenidos los procedimientos
de cálculo, se hizo la macrotización de
los algoritmos en Microsoft Excel
2003.
2.3 Cálculos de indicadores
2.6. Indicadores seleccionados
Para la detención de las tendencias en
los datos, se implementó en los
cálculos de indicadores, un análisis
matemático que determina a través de
regresiones lineales, la pendiente
general para identificar y comparar la
razón de mejora (o empeoramiento) de
un grupo de datos.
Los indicadores creados y adaptados al
entorno logístico de Frito lay fueron: el
indicador de rechazos que muestra un
enfoque de cuanto producto se rechaza
por conceptos de vencimiento o
deterioro, también está el indicador de
la duración de inventarios que muestra
en promedio cada cuanto tiempo
debería ser el abastecimiento a los
CENDIS, el indicador de la capacidad
de almacenamiento que dirige alertas a
los administradores de los CENDIS, en
cuanto a colapsos que suceden
comúnmente en los CENDIS, el
indicador de los despachos perfectos
que es una mirada a cuantos de los
despachos hechos en un horizonte de
tiempo llegaron a tener un servicio del
100 % o que fueron de hecho perfectos
y por último, el indicador de tiempo
promedio de respuesta a la recepción,
este indicador genera las calificaciones
de grupos de trabajo para buscar las
mejores combinaciones de operarios
que logren tener una rápida respuesta a
las recepciones de producto de los
CENDIS, el ideal es saber quiénes son
los mejores operarios que puedan
desatorar los pasillos de los CENDIS.
2.4 informes
Por último, se generó la plantilla de los
informes para facilitar la lectura de los
indicadores, y así agilizar la toma de
decisiones.
Con la modificación de estos
indicadores, se obtiene el máximo
provecho del cálculo y de la
información que se reúne, facilitando
así la implementación de estos
indicadores enfocados a gestión y toma
de decisiones.
2.5. Indicadores seleccionados
Los indicadores depurados de los que
actualmente utilizaban en Frito Lay
Ltda. Fueron los indicadores del
servicio, que mide la efectividad de un
despacho, el indicador de Buenas
Practicas de Almacenamiento que
refiere a manera de calificación que
tan bien capacitados y consientes son
3
3. Conclusiones
4. Recomendaciones
Ultimando el proyecto de grado se
puede concluir que los indicadores son
parte esencial para auditar procesos de
casi cualquier envergadura,
Aplicar los indicadores de gestión de
manera
consiente,
evitando
la
monotonía de generar los sin la idea de
revisarlos
Hablando específicamente del proceso
de Frito Lay se encuentra que dentro
más dinámica y efectivo sea el uso de
un recurso se pueden obtener mejores
resultados, y que mejor recurso que
pueda servir en casi cualquier
condición que los indicadores de
gestión, para evaluar los eventos
adversos que sucedan en la cadena
operativa, y resolverlos en el momento
que se encuentra la alerta.
Hacer la implementación de los
indicadores aquí mencionados con el
uso de los miniaplicativos creados.
Ser líder de un proceso que no audite
correctamente
elementos
muy
difícilmente podrá tener éxito en la
obtención real de sus objetivos
Proponer y modificar constantemente
metas válidas para los indicadores que
se mencionaron, para evidenciar así el
desarrollo
de
las
operaciones
logísticas.
Generar
una
cultura
en
los
colaboradores del Departamento de
Logística para que se informen,
conozcan y formen parte de la
administración del departamento,
contribuyendo así a la verdadera
mejora continua de las operaciones
Aunque la herramienta que se creó en
el proyecto de grado es fácil de
implementar, en cuanto a los recursos
humanos y tecnológicos, siempre va a
ver un grado de suspicacia frente a
cambiar en las empresas pequeñas
partes de los procesos a los cuales la
organización ya está acostumbrada, la
implementación de esta herramienta
requeriría de un análisis del contexto
de la empresa y paradigmas a los
cuales la empresa está sometida.
Hacer una auditoria periódica de los
indicadores para evaluar si todavía
deben ser o no vigentes
Autores
Joan Steven Galvis Montaño
Estudiante de tecnología industrial,
actualmente analista de indicadores de
satisfacción del usuario en Virrey Solís
IPS
No es el número de indicadores lo que
hace la diferencia entre una
administración
ágil
a
una
administración lenta, sino el cómo se
utilizan los indicadores para la toma de
las decisiones.
Fabio Andrés Sánchez Bernal
Estudiante de tecnología industrial
4
Industrial (Tomo I). México.: Mac
Graw Hill.
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