VERSIÓN 01 3.5 Estructura de los procesos PROCESOS DIRECTIVOS: NOMBRE DEL PROCESO: OBJETIVO DEL PROCESO: RESPONSABLE DE DIRIGIR: RECURSOS: DOCUMENTACION: REQUISITOS ISO 9001: INDICADOR DEL PROCESO: PROVEEDORES Todos los procesos Clientes (aprendices, acudientes, socios, personal, comunidad, estado) DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO Planificar los recursos y estrategias que aseguren la ejecución de los procesos y la prestación del servicio de formación. DIRECTOR Equipos general de oficina, equipo de cómputo, asistente de gerencia. Manual de calidad: política de calidad, objetivos de calidad, mapa Acta de revisión por la dirección, Actas de de procesos, matriz de responsabilidades, PEI REGISTROS: comité de Calidad, tablero de control de indicadores , Encuestas de Satisfacción 4.1, 5.0, 6.1, 6.2, 6.3, 6.4. (N° Actividades desarrolladas / N° Actividades planeadas) x 100 INSUMOS (ENTRADAS) ACTIVIDADES RESULTADOS (SALIDAS) 1.Necesidades y expectativas de los aspirantes y aprendices 2.Información del entorno 3. Necesidades de recursos 4. Información del cliente 5. Información sobre el desempeño de los procesos del SGC y del servicio 1.1 Definir los propósitos de la empresa (misión y la visión), formular, revisar y divulgar la política de calidad y los objetivos de calidad. 2.1 Planificar el sistema de gestión y definir la estructura organizacional 3.1 Asignar los recursos para el sistema de gestión de la calidad. 4.1 realizar análisis de las encuestas de satisfacción. 5.1 Realizar las revisiones gerenciales y documentarlas 5.2 Hacer seguimiento a las AC y AP derivadas de las revisiones e Implementar cambios 1.1 Acta de Revisión por la Dirección. 2.1 La estructura del SGC y estructura organizacional 3.1 Adquisición de bienes y servicios 4.1 5.1 Acciones y decisiones de la revisión por la dirección y registro. 5.2 Reporte de indicadores AC, AP y mejora implementadas RESPONSABLE DIRECTOR CLIENTES Todos los procesos Clientes NOMBRE DEL PROCESO: OBJETIVO DEL PROCESO: RESPONSABLE DE DIRIGIR: RECURSOS: DOCUMENTACION: GESTION COMERCIAL Determinar, revisar y atender las necesidades y expectativas del cliente, asegurando su plena satisfacción. DIRECTOR Equipos general de oficina, equipo de cómputo, asistente de gerencia. Procedimiento de quejas y reclamos, Procedimiento de AC, AP y mejoras, Portafolio de servicios, REGISTROS: Encuestas de Satisfacción, formato de sugerencias, formato de quejas y reclamos, formato de AC, AP y de Mejora. REQUISITOS ISO 9001: INDICADOR DEL PROCESO: PROVEEDORES Proceso de inscripción y matricula Proceso de ejecución de la formación Proceso de Gestión de calidad Proceso de direccionamiento estratégico clientes Oportunidad en respuesta a quejas y reclamos = No. Quejas y reclamos respondidos oportunamente / reclamos recibidos por trimestre. INSUMOS (ENTRADAS) ACTIVIDADES RESULTADOS (SALIDAS) RESPONSABLE CLIENTES 1. Requisitos especificados por el cliente, no establecidos por el cliente, legales y por la organización. 2. Solicitudes de aspirantes 3. Comunicación con los aspirantes 4. Búsqueda de nuevos aspirantes 1. Investigar y dar a conocer las necesidades y expectativas de los aspirantes. 2. Atención a petición, quejas, reclamos y sugerencias ( ver procedimiento de atención a quejas y reclamos) 3. Analizar información sobre satisfacción del cliente 4. Estrategias de mercadeo (publicidad radial, directorio, folletos, afiches, promociones, periódicos) 1.Información sobre necesidades, expectativas del cliente 2. Registro de tratamiento de quejas y reclamos Resultados del seguimiento al proceso Reporte de indicadores 3. Acciones preventivas, correctivas y de mejoras implementadas 4.Base de datos de nuevos aspirantes DIRECTOR Todos los procesos Clientes NOMBRE DEL PROCESO: OBJETIVO DEL PROCESO: RESPONSABLE DE DIRIGIR: RECURSOS: DOCUMENTACION: REQUISITOS ISO 9001: INDICADOR DEL PROCESO: PROVEEDORES TODOS LOS PROCESOS REQUISITOS DE LA NORMA ISO 9001. GESTION CALIDAD Administrar las herramientas del Sistema de Gestión de Calidad para obtener y proporcionar información que permita proyectar las acciones de mejora de los procesos, orientados hacia la satisfacción y cumplimiento de las necesidades y especificaciones de nuestros clientes COORDINADOR DE CALIDAD Equipos general de oficina, equipo de cómputo, asistente de gerencia. Manual de Calidad, todos los procedimientos del S.G.C y de la Todos los Registros del S.G.C y de la REGISTROS: organización, listados maestros, actas de organización comité de calidad, revisión por la dirección Eficacia de las mejoras = No. De acciones implementadas / No. De acciones programadas y planificadas. INSUMOS (ENTRADAS) 1.Política y objetivos de calidad 2.Resultados de la satisfacción del cliente 3.Documentacion del S.G.C 4.Indicadores de gestión 5.Informe de auditoría Internas ACTIVIDADES RESULTADOS (SALIDAS) 1.1 Proponer acciones con base en los análisis de 1.1 Mejora continua 2.1 Análisis de indicadores de resultados de comité de calidad y auditorias 2.1 Registrar resultados 3.1 Coordinar el cumplimiento de los procedimientos del S.G.C y de la Organización. Gestionar y Controlar los documentos y registros que afectan el Modelo del sistema de gestión de calidad 4.1 Realizar seguimiento al proceso e implementar acciones de mejora 5.1 Planificar e implementar AC Y AP gestión 3.1 documentación controlada. 4.1 AC, AP y de mejora, implementadas 5.1 Cierre de No Conformidades RESPONSABLE Coordinador de Calidad CLIENTES TODOS LOS PROCESOS PROCESOS MISIONALES NOMBRE DEL PROCESO: OBJETIVO DEL PROCESO: RESPONSABLE DE DIRIGIR: RECURSOS: DOCUMENTACION: IDENTIFICACION Y MATRICULA Establecer y proporcionar las orientaciones necesarias para el ingreso de aspirantes a la Formación de manera eficaz que permita el normal desarrollo y cumplimiento de los requisitos exigidos para la formación. Coordinadora Académica Equipos general de oficina, equipo de cómputo, asistente de gerencia. Volante informativo, primeras instrucciones de manejo, pendón Ficha de matrícula, Horario practico, Horario informativo, procedimiento de identificación y matricula, REGISTROS: teórico, libro de matrícula, declaración. Fotocopias de cedula y fotos de alumnos, declaración de identificación y matricula, portafolio de vehículos REQUISITOS ISO 9001: INDICADOR DEL PROCESO: PROVEDORES CLIENTE EXTERNO INSUMOS (ENTRADAS) 1. Cliente interesado en la formación. 2.Informacion del cliente ACTIVIDADES RESULTADOS (SALIDAS) Brindar información al aspirante sobre la formación. Matricular alumnos, diligenciar ficha de matricula Diligenciar declaración Identificación del alumno (ver procedimiento de identificación Runt) Programación de actividades de Formación teórica y práctica. Aspirante matriculado Alumno programado con horario, instructor y vehículo asignado. RESPONSABLE Coordinadora académica CLIENTES PROCESO DE GESTION DE ACADEMICA NOMBRE DEL PROCESO: OBJETIVO DEL PROCESO: RESPONSABLE DE DIRIGIR: RECURSOS: DOCUMENTACION: GESTION ACADEMICA Desarrollar las acciones de Formación prácticas y teóricas en conducción que respondan a las necesidades y expectativas de los clientes. Coordinadora académica Vehículos, salón de clases, señales de tránsito, películas, programas teóricos, chasis de carro y motocicleta Código nacional de tránsito Ley 769 de 2002, Acuerdo 051 de 1993, Ficha de matrícula, Horario practico, Horario Resolución 3245 de 2009, decreto 1500 de 2009, Resolución 1600 de REGISTROS: teórico, Control de asistencias, Evaluación 2005, procedimiento de formación teórica, procedimiento de formación teórica, evaluación practica, formato de practica, procedimiento de evaluación. registro de notas teóricas REQUISITOS ISO 9001: INDICADOR DEL PROCESO: PROVEDORES PROCESO DE INDENTIFICACION Y MATRICULA INSUMOS (ENTRADAS) ACTIVIDADES 1.Alumno programado 1. verificar que el alumno haya leído el volante primeras instrucciones de manejo. 2.Iniciar formación Teórica y Practica (ver procedimiento de formación teórica y procedimiento de formación práctica) 3. evaluar al alumno teóricamente en los 3 módulos (ver procedimientos de evaluación) y en técnicas de conducción. 2. programa teórico y programación practica RESULTADOS (SALIDAS) 2.alumno formado teóricamente y en técnicas de conducción 3. Alumno evaluado con resultado aprobado o reprobado RESPONSABLE Instructores CLIENTES PROCESO DE CERTIFICACION NOMBRE DEL PROCESO: OBJETIVO DEL PROCESO: RESPONSABLE DE DIRIGIR: RECURSOS: DOCUMENTACION: CERTIFICACION DIRECTOR Equipo de oficina Código nacional de tránsito Ley 769 de 2002, Acuerdo 051 de 1993, Resolución 3245 de 2009, procedimiento de emisión de certificación, procedimiento registro de información ante el Runt. REGISTROS: Ficha de matrícula, Control de asistencias, Evaluaciones aprobadas, Relación de certificados Ministerio de Transporte,Recibo de pago a Mintransporte, por recaudos de alumnos, Base de datos Mintransporte REQUISITOS ISO 9001: INDICADOR DEL PROCESO: PROVEDORES INSUMOS (ENTRADAS) Alumnos con evaluación aprobada PROCESO DE GESTION ACADEMICA Relación de alumnos a certificar ACTIVIDADES 1.Verificar el cumplimiento de los requisitos de cada uno de los alumnos 2.Tomar la decisión de certificación 3.Digitar información (ver procedimiento de certificación) 4.Emicion del Certificado RESULTADOS (SALIDAS) RESPONSABLE CLIENTES Directora Certificado del Centro de Enseñanza Automovilística. Asesoría para tramitar licencia de conducción Clientes satisfechos PROCESOS DE APOYO NOMBRE DEL PROCESO: OBJETIVO DEL PROCESO: RESPONSABLE DE DIRIGIR: RECURSOS: DOCUMENTACION: COMPRAS Proveer al centro los recursos necesarios para la prestación del servicio de formación en conducción DIRECTOR Equipo de oficina, Financieros, Equipo de computo. REGISTROS: Cotización, Orden de compra, Facturas de compras, Comprobantes, Formato de registro de proveedores, Formato de evaluación de proveedores, Formato de seguimiento de proveedores, Formato de reevaluación de proveedores, Formato de autoevaluación de proveedores, Convenios y contratos. REQUISITOS ISO 9001: INDICADOR DEL PROCESO: PROVEDORES INSUMOS (ENTRADAS) ACTIVIDADES RESULTADOS (SALIDAS) Todos los procesos Necesidades de compra de recursos o insumos y contratación de servicios Solicitud de cotizaciones a proveedores Analizar las diferentes opciones de compra o contratación Toma de decisiones Orden de compra Efectuar la compra comprobante de egreso Inspección del producto comprado Evaluar, seleccionar y hacer seguimiento a los proveedores. Realizar seguimiento al proceso e implementar acciones de mejora Conseguir convenios de crédito con proveedores Productos y servicios disponibles con la calidad requerida por la empresa Resultados de evaluación de los proveedores. Resultados del seguimiento al proceso. Reporte de indicadores. Acciones correctivas, preventivas y de mejora, implementadas Obtener más liquides y rentabilidad del dinero Requisitos de compra Lista de proveedores RESPONSABLE CLIENTES NOMBRE DEL PROCESO: OBJETIVO DEL PROCESO: RESPONSABLE DE DIRIGIR: RECURSOS: DOCUMENTACION: GESTION DE RECURSO HUMANO E INFRACTRUCTURA DIRECTOR Manual de Funciones, Resolución 3245, Hojas de Vida, Contratos, procedimiento de Gestión de la formación del personal, procedimiento de selección de instructores REGISTROS: Evaluación de Competencias, Especificaciones de cargo, Plan de capacitaciones, Registro de capacitaciones, evaluación de la formación, cronograma de mantenimiento, hoja de vida de equipos. REQUISITOS ISO 9001: INDICADOR DEL PROCESO: PROVEDORES Organigrama Manual de funciones Hijas de vida Soportes Necesidades emitidas por los responsables de procesos Inventario de bienes Cronograma de mantenimiento INSUMOS (ENTRADAS) Determinación de las competencias de los cargos Selección Personal Vinculación del personal Inducción en el cargo Planear las acciones de formación. Desarrollar acciones de formación. Evaluar la eficacia de estas formaciones Nomina, contratos de Competencias de los cargos Aspirantes Seleccionados Personal vinculado Funcionario competente Eficacia de las formaciones Reporte de indicadores Instalaciones en buen ACTIVIDADES RESULTADOS (SALIDAS) RESPONSABLE CLIENTES trabajo, resoluciones de sanciones y despidos, peticiones de los trabajadores, informes de persona Realizar actividades de mantenimiento programadas. Administrar y gestionar los inventarios Realizar seguimiento al proceso e implementar acciones de mejora. estado y optimas para la formación. Inventario de bienes actualizado