Dirección de Ingeniería de Información UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR SECRETARÍA
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UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR SECRETARÍA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE INFORMACIÓN Dirección de Ingeniería de Información UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR SECRETARÍA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE INFORMACIÓN LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN PARA LA ELABORACIÓN DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN El Manual de Organización es el documento que define la estructura de la Institución y señala los objetivos y las funciones específicas que se deben realizar en cada una de las Unidades que la conforman. La preparación del Manual de Organización es una tarea que amerita un trabajo minucioso y exhaustivo, por lo cual se requiere recabar la información de una manera efectiva y así garantizar el logro del objetivo. Para llevar a cabo este trabajo es necesario recabar la información referente a la organización de cada Unidad que conforma la Estructura Organizativa, la cual debe ser suministrada por las Unidades a ser documentadas con el fin de agilizar y facilitar la elaboración del manual, por parte de los analistas de la Dirección de Ingeniería de Información (DII) encargados de su elaboración final. Información a ser suministrada por la Unidad 1. Organigrama de la Unidad, de acuerdo a su estructura. 2. El o los objetivos de la Unidad y de cada una de sus áreas. 3. Las funciones de cada Unidad que conforma la estructura, hasta su mínimo nivel. 4. Organigrama de posición. UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR SECRETARÍA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE INFORMACIÓN 1. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL Es la representación gráfica de la Estructura Organizativa en la que se muestra la posición de las Unidades que la integran, niveles jerárquicos, líneas de autoridad, de apoyo y asesoría entre otras. Usted debe realizar su organigrama de acuerdo a lo establecido en el Acta de Creación de su Unidad, aprobada en Consejo Directivo. EJEMPLO A.- LA ESTRUCTURA DE UNA DIRECCIÓN DIRECCIÓN DE ADMISIÓN Y CONTROL DE ESTUDIOS Secretaría Nivel Gerencial Dirección de Admisión y Control de Estudios Unidades de apoyo y control Departamento de Control de Estudios Sección de Pregrado Unidad de Administración Departamento de Admisión y Egreso Sección de Revalida y Equivalencia Consejo Asesor Departamento de Planeamiento y Producción Unidades de asesoría y consulta Departamento de Información Sección de Horario Nivel Operativo Sección de Postgrado Sección de Grado Sección de Procesamiento de Datos Nivel Técnico UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR SECRETARÍA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE INFORMACIÓN B.- LA ESTRUCTURA DE UN DEPARTAMENTO Dirección de Admisión y Control de Estudios Departamento de Admisión y Egreso Sección de Reválida y Equivalencia Sección de Grado UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR SECRETARÍA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE INFORMACIÓN DIBUJE SU ESTRUCTURA HASTA EL MÍNIMO NIVEL UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR SECRETARÍA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE INFORMACIÓN 2.- OBJETIVO Debe redactar el objetivo de cada una de las áreas que conforman su Unidad. Éste deberá ser lo mas claro posible y su redacción en párrafos breves y directos; además la primera parte de su contenido deberá expresar QUÉ SE HACE y en la segunda parte PARA QUÉ SE HACE. Deberá seguir los siguientes lineamientos Se indicarán la descripción del objetivo usando los verbos en infinitivo. (Ver anexo) Describir el objetivo con base a las atribuciones de la Unidad. EJEMPLO Nombre de la Unidad: DIRECCIÓN DE SERVICIOS Objetivo Apoyar y prestar los servicios básicos y generales a las distintas Unidades de la Universidad, con el fin de contribuir al normal funcionamiento de las actividades, igualmente debe planificar, coordinar, dirigir y ejecutar las políticas que en materia de compras y de prestación de servicios sean necesarios para el funcionamiento de la Universidad. UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR SECRETARÍA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE INFORMACIÓN REDACTE UN OBJETIVO POR CADA UNIDAD O ÁREA QUE CONFORME SU ESTRUCTURA Nombre de la Unidad: _________________________________________________- Objetivo:__________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ ________________________________________________________________. Nombre de la Unidad: __________________________________________________ Objetivo:__________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ _________________________________________________________________. UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR SECRETARÍA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE INFORMACIÓN 3.- FUNCIONES Debe redactar las funciones de cada una de las áreas que conforman su Unidad y éstas deben estar relacionadas con el cumplimiento del objetivo de la Dirección, Departamento o Sección. Deberá seguir los siguientes lineamientos Se indicarán la descripción de las funciones usando los verbos en infinitivo. (Ver anexo) Describir las funciones de acuerdo al objetivo de la Unidad. EJEMPLO Nombre de la Unidad: DIRECCIÓN DE FINANZAS Funciones 1. Analizar los reportes financieros producidos por las dependencias adscritas a la Dirección con el propósito de tomar decisiones oportunas y adecuadas. 2. Presentar el presupuesto anual de ingresos y gastos a la consideración del Vicerrector Administrativo. 3. Planificar, coordinar y dirigir las acciones para la formulación, análisis, ejecución y control del presupuesto. 4. Planificar, coordinar y dirigir las acciones tendientes al registro de todas las operaciones contables, su análisis y elaboración de los estados financieros. 5. Cualesquiera otras funciones de su asignadas por el Vicerrector Administrativo. área que le sean UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR SECRETARÍA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE INFORMACIÓN REDACTE LAS FUNCIONES DE CADA UNIDAD O ÁREA QUE CONFORME SU ESTRUCTURA Nombre de la Unidad:______________________________________________ Funciones: _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ ____________________________________________________________. UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR SECRETARÍA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE INFORMACIÓN 4.- ORGANIGRAMA DE POSICIÓN Es la representación gráfica de la Estructura Organizativa donde se establecen todos los cargos (ocupados y vacantes) y la posición dentro de la estructura en la cual se encuentran ubicados. EJEMPLO: ORGANIGRAMA DE POSICIÓN DE UNA DIRECCIÓN DIRECCIÓN 1 Planificador Jefe II 1 Secretaria ASISTENCA ADMINISTRATIVA COMISIÓN DE ..... 1 Economista Jefe II 1 Dietista Jefe 2 Supervisor de Servicios Miembros ADMINISTRACIÓN 1 Administrador IV DEPARTAMENTOS ADSCRITOS Usted debe indicar en cada área que conforma su estructura todos los cargos y la cantidad de cada uno de éstos, así como se muestra en el ejemplo. UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR SECRETARÍA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE INFORMACIÓN DIBUJE SU ORGANIGRAMA DE POSICIÓN UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR SECRETARÍA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE INFORMACIÓN ANEXO VERBOS COMUNES PARA INDICAR OBJETIVOS Y FUNCIONES Los verbos comunes que se utilizan con mayor frecuencia para indicar los objetivos y funciones que desarrollan en las unidades administrativas, órganos y puestos, con su nivel jerárquico son los siguientes: SUPERIOR Administrar Asegurar Autorizar Coordinar Controlar Definir Determinar Dirigir Establecer Evaluar Firmar Organizar Planear Presentar Prestar MEDIO Administrar Integrar Aprobar Interpretar Asegurar Organizar Asignar Planear Analizar Presupuestar Auditar Programar Autorizar Prestar Comunicar Recomendar Consolidar Representar Controlar Revisar Coordinar Supervisar Desarrollar Verificar Determinar Diseñar Distribuir Elaborar Entrevistar Establecer Estandarizar Estudiar Evaluar Examinar Expedir Facilitar Firmar Formular Inspeccionar Instalar Instrumentar OPERATIVO Acumular Programar Almacenar Proponer Analizar Proporcionar Apoyar Realizar Calcular Recabar Calificar Recomendar Compilar Registrar Comprobar Seguir Comunicar Sistematizar Consolidar Ejecutar Entrevistar Enviar Especificar Estandarizar Estimar Estudiar Expedir Girar Informar Iniciar Instalar Inventariar Obtener Operar Participar Presentar Presupuestar Producir UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR SECRETARÍA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE INFORMACIÓN