titulo iii - Universidad Nacional del Callao.

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LA OFICINA
GENERAL DE ADMINISTRACION
(MOF-OGA)
TITULO I
1. FINALIDAD
El presente Manual de Organización y Funciones tiene por finalidad identificar, desarrollar y
armonizar la Estructura Organizacional y Funcional de la Oficina General de Administración y
servir como instrumento orientador y regulador de las actividades, determinando las líneas de
autoridad y responsabilidad, así como las funciones y la relación entre los órganos que la
integran
2. BASE LEGAL




Ley Universitaria N° 23733
Estatuto de la Universidad
Reglamento de Organización y Funciones
Directiva N° 04-91-INAP/DNR aprobado por R.J. N° 551-91-INAP
3. ALCANCE
El ámbito de aplicación del presente Manual es de competencia de todo el personal que labora
en la Oficina General de Administración.
4. APROBACION
El Manual de Organización y Funciones es aprobado por el señor Rector.
TITULO II
DEL DISEÑO ORGANICO
1. OBJETIVO
La Oficina General de Administración es un Organo de Apoyo de la Alta Dirección de la
Universidad Nacional del Callao, tiene como objetivo planificar, organizar, programar, dirigir,
controlar y supervisar la utilización racional de los recursos financieros, logísticos y de recursos
humanos que cuenta la Universidad optimizando su rendimiento.
2. FUNCIONES GENERALES DE LA OFICINA
a) Supervisar y coordinar la ejecución de los procesos técnicos de los Sistemas de
Contabilidad, Tesorería, Ejecución Presupuestal, administración de Personal y
Abastecimiento.
b) Participar en la formulación del presupuesto de la Universidad, en coordinación con la
Oficina de Planificación,
c) Dirigir la correcta ejecución y aplicación de los recursos financieros, de acuerdo con el
presupuesto,
d) Dar Cumplimiento a la legislación, normas y Procedimientos de los Sistemas
Administrativos de su competencia.
e) Coordinar la provisión de los recursos financieros y logísticos que requieran las
dependencias de la Universidad , para el mejor cumplimiento de sus funciones.
f) Supervisar el movimiento contable de acuerdo a las normas vigentes; así mismo verifica el
cumplimiento de entrega de información a la Contaduría y Contraloría General de la
República.
g) Supervisar la ejecución del inventario y cautelar el patrimonio de la Universidad y
coordinar el mantenimiento preventivo y correctivo que requiera.
3. ESTRUCTURA ORGANICA
ORGANO DE DIRECCION
A.
Dirección de la Oficina General Administración
ORGANOS DE LINEA
B.
Oficina de Personal,
 Unidad de Remuneraciones y Beneficios Sociales,
 Unidad de Evaluación, Control y Escalafón,
 Unidad de Capacitación,
C.
Oficina de Tesorería,
 Unidad de Ingresos y Egresos,
 Unidad de registro contable,
D.
Oficina de Contabilidad y Presupuesto,
 Unidad de Integración Contable,
 Unidad de Control Presupuestal,
E.
Oficina de Abastecimiento y Servicios Auxiliares,
 Unidad de Abastecimiento
 Area de Almacén
 Unidad de Control Patrimonial,
 Unidad de Servicios Auxiliares
4. RELACIONES
Línea de Autoridad.
La Oficina General de Administración depende jerárquicamente del Vicerrectorado
Administrativo y esta representada por el Director y ejerce autoridad sobre el personal del
órgano a su cargo.
Línea de Responsabilidad.
Es responsable de conducir los procesos de los sistemas administrativos de personal,
contabilidad, tesorería, abastecimiento y servicios auxiliares.
Línea de Coordinación.
Coordina internamente con todos los órganos de la Universidad y externamente con el
Ministerio de Economía y Finanzas, Contaduría Publica, Ministerio de Educación, Contraloría
General de la República, así como otras instituciones Públicas y Privadas.
5. CUADRO DE DISTRIBUCION DE PERSONAL
A.
DIRECCION




B.
Director General
Secretaria III
Secretaria II
Auxiliar de Sistema Administrativo II
1 Docente
1 Administrativo
1 Administrativo
1 Administrativo
OFICINA DE PERSONAL


Jefe de Oficina,
Secretaria III
1 Administrativo
1 Administrativo
Unidad de Remuneraciones y Beneficios Sociales








Jefe de Unidad
Secretaria II
Especialista I (en Remuneraciones y Beneficios Sociales)
Técnico III (en Pensiones y Liquidaciones)
Técnico III (en Control Administrativo)
Técnico III (en Control Docente)
Técnico Administrativo III (AFP)
Auxiliar II en Sistemas Administrativos
1 Administrativo
1 Administrativo
1 Administrativo
1 Administrativo
2 Administrativo
2 Administrativo
1 Administrativo
1 Administrativo
Unidad de Evaluación, Control y Escalafón





Jefe de Unidad
Técnico III en Escalafón
Técnico II en Escalafón
Secretaria II
Auxiliar II en Sistemas Administrativos
1 Administrativo
1 Administrativo
1 Administrativo
1 Administrativo
1 Administrativo
Unidad de Capacitación
●
●
●
●
Jefe de Unidad
Especialista en Capacitación II
Secretaria II
Técnico en Capacitación II
1 Administrativo
1 Administrativo
1 Administrativo
2 Administrativo
C. OFICINA DE TESORERÍA


Jefe de Oficina
Secretaria III
1 Administrativo
1 Administrativo
Unidad de Ingresos y Egresos








Jefe de Unidad
Tesorero III
Cajero III
Técnico III en Conciliaciones Bancarias
Técnico I en Comprobantes de Pago al SIAF
Técnico I en Ingresos y Devoluciones al SIAF
Auxiliar II en Pagaduría
Auxiliar II en Control de Gastos al SIAF
1 Administrativo
1 Administrativo
3 Administrativo
1 Administrativo
1 Administrativo
1 Administrativo
1 Administrativo
1 Administrativo
Unidad de Registro Contable






Jefe de Unidad
Especialista en Registro Contable I
Técnico II en Girado de Comprobantes de Pago al SIAF
Técnico I en Cuentas Corrientes
Técnico I en Registros Contables
Auxiliar II (en Contabilidad)
1 Administrativo
2 Administrativo
2 Administrativo
1 Administrativo
2 Administrativo
1 Administrativo
D. OFICINA DE ABASTECIMIENTO Y SERVICIOS AUXILIARES


Jefe de Oficina
Secretaria III
1 Administrativo
1 Administrativo
Unidad de Abastecimiento




Jefe de Area
Especialista II en Abastecimiento
Técnico III en Adquisiciones
Auxiliar de Sistema Administrativo II
Area de Almacén
 Jefe de Area
 Técnico III en Almacén
 Técnico II en Almacén
 Auxiliar II en Almacén
1 Administrativo
2 Administrativo
3 Administrativo
1 Administrativo
1 Administrativo
2 Administrativo
4 Administrativo
2 Administrativo
Unidad de Control Patrimonial




Jefe de Unidad
Especialista II en Control Patrimonial
Técnico III en Control Patrimonial
Auxiliar I en Control Patrimonial
1 Administrativo
3 Administrativo
1 Administrativo
7 Administrativo
Unidad de Servicios Auxiliares


E.
Jefe de Unidad
Oficinista I
Equipo de Servicio Interno
 Trabajador de Servicio II
Equipo de Mecánica y Transporte
 Mecánico II
 Chofer II
1 Administrativo
1 Administrativo
20 Administrativo
1 Administrativo
8 Administrativo
OFICINA DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO


Jefe de Oficina
Secretaria III
1 Administrativo
1 Administrativo
Unidad de Integración Contable




Jefe de Unidad
Especialista II en Integración Contable
Técnico III en Contabilidad
Auxiliar de Contabilidad III
1 Administrativo
1 Administrativo
1 Administración
1 Administrativo
Unidad de Control Presupuestal




8.
Jefe de Unidad
Especialista II en Control Presupuestal
Técnico III en Contabilidad
Auxiliar en Contabilidad II
ORGANIGRAMA
1 Administrativo
1 Administrativo
1 Administrativo
1 Administrativo
TITULO III
DE LOS ORGANOS COMPONENTES
CAPITULO I
DE LA DIRECCION
1. FUNCIONES ESPECIFICAS DEL DIRECTOR
Denominación del cargo
Cargo Estructural;
DIRECTOR GENERAL
Naturaleza del cargo
Administrar y cautelar la ejecución de los recursos humanos, económicos y financieros de la
Universidad Nacional del Callao.
Función especifica del cargo
a) Dirigir, coordinar, controlar, supervisar y evaluar la gestión administrativa de los procesos
técnicos en los sistemas administrativos económicos financieros, logísticos y de personal.
b) Supervisar la ejecución del presupuesto aprobado por el Ministerio de Economía y
Finanzas.
c) Evaluar el comportamiento de los ingresos y gastos programados, efectuando las
reprogramaciones ó créditos suplementarios del caso previa autorización de la Alta
Dirección.
d) Supervisar el manejo centralizado de los recursos financieros de la UNAC.
e) Velar por el cumplimiento oportuno de las obligaciones económicas contraídas por la
institución.
f) Supervisar la administración de las Oficinas de Personal, Tesorería, Abastecimiento
Contabilidad y Presupuesto, así como las funciones inherentes a la Oficina General de
Administración y personal que tiene a su cargo.
g) Ejecutar a través a la Oficina de Personal la administración y control de los recursos
humanos con que cuenta la Institución.
h) Supervisar que la Oficina de Contabilidad y Presupuesto remita oportunamente la
información financiera y presupuestal requerida por la Alta Dirección y organismos
externos.
i)
Supervisar a la Oficina de Tesorería la administración, ejecución y control de los recursos
económicos, así como la custodia de los valores de la UNAC.
j)
Supervisar a la Oficina de Abastecimiento y Servicios Auxiliares la administración y
control de los recursos logísticos que requiere la Institución, y que se efectúen de acuerdo a
la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.
k) Realizar otras funciones que le asigne la Alta Dirección.
Línea de Dependencia
Depende jerárquicamente del Vice Rector Administrativo
Requisitos mínimos


Docente ordinario a tiempo completo o dedicación exclusiva,
Tener estudios relacionados con la especialidad
2. FUNCIONES ESPECIFICAS DE LA SECRETARIA DEL DIRECTOR
Denominación del cargo
Cargo Estructural:
SECRETARIA III
Naturaleza del cargo
Ejecución y supervisión de actividades de apoyo secretarial.
Funciones especificas del cargo.
a) Organizar y controlar el trámite documentario y el archivo de la Oficina
b) Administrar los archivos documentarios.
c) Elaborar y ordenar la documentación para el despacho con el Director.
d) Recibir y atender al publico que concurre a la Oficina,
e) Coordinar la agenda de citas, llamadas telefónicas, reuniones y entrevistas del Director,
f) Tomar dictado de la correspondencia que le indique el Director,
g) Realizar el control y seguimiento de los expedientes y documentación derivadas a las
Oficinas respectivas,
h) Recepcionar los cheques para la firma del Director, verificando que los expedientes cuenten
con las visaciones de las autoridades, cuando corresponda.
i)
Llevar el control de las Cartas fianzas, a fin de solicitar la renovación o ejecución al Banco
correspondiente.
j)
Coordinar con el personal que trabaja en la Oficina el cuidado, el buen estado de los bienes
y uso de los enseres, así como mantener el aseo y limpieza de los ambientes físicos,
k) Redactar Proyectos de Resoluciones y digitar la documentación que le asigne el Director.
l)
Vigilar la conservación, seguridad y cuidado del patrimonio, mobiliario y documentario
asignado a la Oficina.
m) Cumplir las otras funciones afines al cargo, que le asigne el Director.
Línea de Dependencia
Depende directamente del Director,
Requisitos Mínimos




Instrucción secundaria completa y título de secretariado ejecutivo,
Experiencia en la interpretación de idiomas,
Experiencia en labores administrativas de la Oficina,
Capacitación en software (procesador de textos, hoja de calculo),
ATERNATIVA
De no poseer titulo de secretariado, contar con certificado de estudios secretariales
concluidos no menores de un año.
3. FUNCIONES ESPECIFICAS DE LA SECRETARIA DE APOYO
Denominación del cargo
Cargo Estructural:
SECRETARIA II
Naturaleza del cargo
Ejecución de actividades de apoyo secretarial.
Funciones especificas del cargo.
a) Redactar documentos de acuerdo a instrucciones.
b) Llevar el archivo de documentación y el libro de Registro de SOINCOS y PECOSAS.
c) Clasificar y archivar la documentación de la Oficina,
d) Recibir y atender al publico que concurre a la Oficina,
e) Apoyar en las actividades de la Secretaria III y encargado de mesa de partes,
f) Cumplir las otras funciones afines al cargo, que le asigne el Director.
Línea de Dependencia
Depende directamente del Director,
Requisitos Mínimos



Instrucción secundaria completa y título secretarial,
Experiencia en labores administrativas de la Oficina,
Capacitación en software (procesador de textos, hoja de calculo),
ATERNATIVA
De no poseer titulo de secretariado, contar con certificado de estudios secretariales
concluidos no menores de un año.
4. FUNCIONES ESPECIFICAS DEL AUXILIAR
Denominación del cargo
Cargo estructural:
AUXILIAR DE SISTEMAS ADMINISTRATIVOS II
Naturaleza del cargo.
Ejecución de actividades variadas de apoyo administrativo.
Funciones especificas del cargo
a) Recepcionar registrar y tramitar los documentos presentados en la Oficina General de
Administración.
b) Distribuir la documentación expedida por la Dirección
c) Cumplir con otras funciones que le asigne el Director.
Línea de Dependencia
Depende directamente del Director
Requisitos mínimos
 Instrucción secundaria completa
 Amplia experiencia en labores de trámite de documentación,
ALTERNATIVA
Poseer una combinación equivalente de formación y experiencia