Opinión 063-2014/DTN

Dirección Técnico Normativa
Opinión
T.D.: 5113296
OPINIÓN Nº 063-2014/DTN
Entidad:
Superintendencia Nacional de Aduanas y de Administración
Tributaria - SUNAT
Asunto:
Definición del sistema de contratación
Referencia:
Oficio N° 03-2014-SUNAT/8E0000
1.
ANTECEDENTES
Mediante el documento de la referencia, la Intendencia Nacional de Asesoría Legal
Interna de la Superintendencia Nacional de Aduanas y de Administración Tributaria
– SUNAT, consulta sobre la definición del sistema de contratación.
Antes de iniciar el desarrollo del presente análisis, es necesario precisar que las
consultas que absuelve este Organismo Supervisor son aquellas referidas al sentido y
alcance de la normativa de contrataciones del Estado, planteadas sobre temas
genéricos y vinculados entre sí, sin hacer alusión a asuntos concretos o específicos,
de conformidad con lo dispuesto por el literal j) del artículo 58 de la Ley de
Contrataciones del Estado, aprobada mediante Decreto Legislativo Nº 1017 (en
adelante, la “Ley”), y la Segunda Disposición Complementaria Final de su
reglamento, aprobado mediante Decreto Supremo Nº 184-2008-EF (en adelante, el
“Reglamento”).
En ese sentido, la conclusión de la presente opinión no se encuentra vinculada
necesariamente a situación particular alguna.
2.
CONSULTA Y ANÁLISIS
La consulta formulada es la siguiente:
“¿Resulta posible contratar bajo el sistema de precios unitarios cuando la Entidad,
si bien estima que determinada necesidad puede presentarse eventualmente
durante la ejecución contractual, no tiene la certeza que la necesidad que desea
cubrir llegue a materializarse, y, por tanto, tampoco puede determinar con
exactitud las prestaciones cuyo cumplimiento requerirá a lo largo del
contrato?” (sic).
2.1
1
En primer lugar, corresponde señalar que las contrataciones que realiza una
Entidad tienen como finalidad satisfacer las necesidades que demanda el
cumplimiento de las funciones que le son propias y el logro de las metas y
objetivos institucionales trazados; en estos casos, son las áreas usuarias 1 las
Según el artículo 5 del Reglamento, el área usuaria “(…) es la dependencia cuyas necesidades
pretenden ser atendidas con determinada contratación, o que, dada su especialidad y funciones,
canaliza los requerimientos formulados por otras dependencias.”
2
encargadas de efectuar los requerimientos que pretenden satisfacer dichas
necesidades.
En esa línea, debe precisarse que el proceso de contratación se inicia con la
definición del requerimiento, el cual surge a raíz de una necesidad de la
Entidad, y se concreta a través de una solicitud formal dirigida por el área
usuaria al órgano encargado de las contrataciones de la Entidad.
Así, el artículo 13 de la Ley, concordado con el artículo 11 del Reglamento,
establece que el área usuaria será la responsable de definir con precisión la
cantidad, calidad, condiciones y características de los bienes, servicios u obras
que se requiera contratar.
Bajo ese orden de ideas, es importante indicar que el área usuaria debe efectuar
un análisis de su necesidad, a fin de obtener los elementos básicos para la
definición de las características o actividades más relevantes de los bienes,
servicios u obras que contratará.
En este punto, conviene precisar que dicho análisis puede implicar la
estimación de los bienes, servicios y obras que el área usuaria requiera para el
cumplimiento de las funciones asignadas siendo que, en cada caso particular,
(como parte de una decisión de gestión de su exclusiva responsabilidad)
determina la necesidad que pretende satisfacer.
De este modo, se advierte que corresponde al área usuaria efectuar la
determinación del requerimiento que origina la contratación, para lo cual
deberá realizar un análisis de sus necesidades, el cual puede implicar la
estimación de los bienes, servicios y obras que requiere para el cumplimiento
de sus funciones, determinando, en cada caso en concreto (como una decisión
de gestión de su exclusiva responsabilidad) que dicha estimación constituye
una necesidad a satisfacer.
2.2
Por otro lado, según lo dispuesto en el artículo 402 del Reglamento, las Bases
de los procesos de selección deberán indicar la definición del sistema de
contratación aplicable, los cuales pueden ser: i) suma alzada; ii) precios
unitarios, tarifas o porcentajes; o iii) esquema mixto.
Así, el sistema a suma alzada es aplicable cuando las cantidades, magnitudes y
calidades de la prestación estén totalmente definidas en las especificaciones
técnicas, en los términos de referencia o, en el caso de obras, en los planos y
especificaciones técnicas respectivas. Por ejemplo, cuando la Entidad requiera
adquirir una cantidad determinada de vehículos.
Mientras que, el sistema de precios unitarios, tarifas o porcentajes es aplicable
cuando la naturaleza de la prestación no permita conocer con exactitud o
precisión las cantidades o magnitudes requeridas. Por ejemplo, en la
contratación de suministro de combustible, porque si bien es cierto se estima la
cantidad a contratar; esta es referencial puesto que la cantidad real a
suministrarse se determinará durante la ejecución contractual, siendo que el
pago se realizará en función de la cantidad efectivamente consumida.
2
Artículo modificado mediante Decreto Supremo N° 138-2012-EF, vigente desde el 20 de setiembre
de 2012.
3
Asimismo, en el caso de obras, las Entidades podrán optar por el esquema
mixto de suma alzada y precios unitarios, si en el Expediente Técnico uno o
varios componentes técnicos corresponden a magnitudes y cantidades no
definidas con precisión, los que podrán ser contratados bajo el sistema de
precios unitarios, en tanto, los componentes cuyas cantidades y magnitudes
estén totalmente definidas en el Expediente Técnico, serán contratados bajo el
sistema de suma alzada.
2.3
Teniendo en cuenta lo hasta aquí señalado, es importante precisar que en
función de la naturaleza de las prestaciones, las mismas que fueron
determinadas en su oportunidad por el área usuaria en coordinación con el
órgano encargado de las contrataciones, corresponde que la Entidad defina el
sistema de contratación que permita satisfacer de la manera más idónea la
necesidad de la Entidad.
Para ello, la Entidad evalúa, en cada caso en particular, las características de
las prestaciones que requiere contratar; es decir, si sus cantidades, magnitudes
y calidades se encuentran definidas o no. Una vez efectuada dicha evaluación
definirá cual de los tres sistemas de contratación es el que debe establecer en
las Bases del proceso de selección que va a convocar.
Como se aprecia, corresponde a cada Entidad determinar el sistema de
contratación, teniendo en consideración, para tal efecto, la naturaleza de las
prestaciones involucradas en el objeto de la contratación -bienes, servicios u
obras- y, la necesidad que requiere satisfacer, en cada caso en particular.
3.
CONCLUSIÓN
El área usuaria efectúa la determinación del requerimiento que origina la
contratación, para tal efecto realizará un análisis de sus necesidades, el cual puede
implicar la estimación de los bienes, servicios y obras que requiere para el
cumplimiento de sus funciones, determinando, en cada caso en concreto, y en una
decisión de gestión de su exclusiva responsabilidad, que dicha estimación constituye
una necesidad a satisfacer.
Asimismo, le corresponde a cada Entidad determinar el sistema de contratación,
teniendo en consideración, para tal efecto, la naturaleza de las prestaciones
involucradas en el objeto de la contratación -bienes, servicios u obras- y, la necesidad
que requiere satisfacer, en cada caso en particular.
Jesús María, 20 de agosto de 2014
MARTÍN TORRES CATERIANO
Director Técnico Normativo (e)
IDV/.