La Planificación

LA PLANIFICACIÓN
NOCIONES GENERALES
La planificación entendida globalmente como una racionalización eficaz de la
acción, es un concepto propio del siglo XX, que ha alcanzado su mayor desarrollo y
reconocimiento en los últimos treinta años.
El avance y desarrollo de la planificación está vinculado al reconocimiento de que
las organizaciones son sistemas abiertos, cuya relación y articulación con el entorno es de
doble vía. Es decir, que la razón de ser de las organizaciones no está dada en función de sí
mismas, sino del entorno, es influenciada por éste, y tiene a su vez la posibilidad de incidir
en ese medio ambiente en el cual actúa.
El mundo de hoy, caracterizado por la competitividad, la globalización de la
economía, la innovación científica y tecnológica y el permanente cambio, ha obligado a las
organizaciones (cualquiera sea su naturaleza), a desarrollar todas sus potencialidades si
quieren sobrevivir, y más aún, si pretenden incidir y modificar ese medio ambiente
cambiante y complejo.
Este dinamismo y complejidad del medio ambiente exige que el proceso de
adecuación y reorientación en las organizaciones sea ágil y rápido, y que éstas, además de
eficientes y eficaces, desarrollen una gran capacidad innovadora y altos niveles de
flexibilidad.
NIVELES DE PLANIFICACIÓN
En una organización, se reconoce tres niveles de planificación: el nivel estratégico,
el nivel programático o táctico, y el nivel operativo.
A nivel estratégico, la organización se preocupa por definir sus grandes
orientaciones y objetivos a largo plazo. Esa preocupación se traduce en misión, objetivos
generales, políticas, definición de programas, servicios, público-meta, y planes estratégicos
o de desarrollo a mediano y largo plazo.
A nivel táctico o programático, la organización se preocupa por asignar a sus
diferentes áreas de trabajo los recursos necesarios de acuerdo a sus prioridades.
A nivel operativo, la organización se preocupa por la gerencia y el desarrollo de las
actividades cotidianas propias.
LA PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA
La planificación estratégica se define como un proceso que permite a los dirigentes
de una organización tomar decisiones sobre las mayores orientaciones de ésta, desde su
misión hasta sus planes, tomando en cuenta entre otros aspectos:
 Los cambios del ambiente
 Las capacidades de la organización
 Los valores de los dirigentes
La planificación estratégica tiene como propósito establecer o actualizar la misión y
los objetivos generales de la organización. Ayuda a los dirigentes a desarrollar aptitudes y
procedimientos para enfrentar la ruta a seguir en el futuro.
Permite a la organización efectuar un proceso interno de reflexión que contribuye a:
 Anticipar los cambios del ambiente
 Identificar los problemas futuros
 Buscar respuestas posibles de la organización
 Proporcionar un marco de referencia para la gerencia
 Definir las prioridades y las acciones óptimas
 Coordinar las políticas y acciones de los diferentes sectores
 Favorecer la concertación y la implicación
 Promover la información y la comprensión.
La planificación estratégica de los Grupos Fe y Vida está reflejada en el Ideario.
Misión de los Grupos Fe y Vida (Objetivo General):
“Educar personas para que lleguen a ser profundas, comprometidas, maduras,
equilibradas, y críticas con nuestra sociedad, que vivan su fe en comunidad y que sean
signo de¡ Reino de Dios según el modelo de Jesús de Nazareth".
Objetivos Generales (Específicos):
1. Que el muchacho y la muchacha reconstruyan su propia personalidad, descubriendo
sus debilidades y potencialidades, reconciliándose con su vida, y leyendo el paso de
Dios en su historia.
2. Que el muchacho y la muchacha consiga una madurez en su fe cristiana como
disposición de entrega y seguimiento a Jesús y esté en situación de ratificación
sobre la base de una opción libre, personal, consciente.
3. Ubicarse en el escenario social críticamente y asumiendo la ambigüedad de la
realidad, sintiéndose protagonista de la transformación estructural desde sus dones.
4. Integrar fe y vida.
Estrategias:

Fundando una experiencia religiosa personalizado y personalizadora.
Interpretando la realidad.
 Con un educación integral, procesual, progresiva y participativa.
 En grupo.
 Valorando lo simbólico-celebrativo.
PLANIFICACIÓN OPERATIVA
La planificación operativo es un proceso anual que guía hacia el logro de los
objetivos propuestos por las etapas y los Grupos en general..
Es un instrumento indispensable de teorización y organización, en el cual se deben
contemplar todos los detalles para la ejecución de acciones concretas. Se debe planificar
antes de actuar sobre una situación o problema para poder transformarlo.
La planificación es indispensable. Se presenta a continuación algunos aspectos que
muestran su importancia:
 Permite organizar en secuencia lógica las actividades y las acciones concretas y
visualizar el tiempo requerido para cada una de ellas.
 Define las funciones y las responsabilidades.
 Contribuye a la preparación de un trabajo consiente, evitando las
improvisaciones.
 Unifica criterios cuando se plantean los objetivos y metas.
 Refleja las políticas y los procedimientos para la ejecución de las actividades.
 Permite la ubicación en el tiempo, prevé las dificultades y el planteamiento de
posibles soluciones. Constituye un instrumento para el control, seguimiento y
evaluación objetiva de las actividades.
 El plan operativo anual es el instrumento básico para el seguimiento y la
evaluación de las actividades.
Principios básicos de la planificación
La formulación de planes operativos anuales debe obedecer a un conjunto de
principios básicos que le dan consistencia al proceso de planificación: participación,
realismo, flexibilidad, unidad y precisión.
A continuación se describen cada uno de estos principios:





Participación: Es importante involucrar tanto a los responsables como a los
muchachos en la elaboración de planes, para obtener el compromiso de todos en
el logro de resultados.
Realismo: El plan debe adaptarse a la realidad del medio donde funcionan los
grupos. Se debe pensar en primer lugar con qué recursos contamos y ajustar a la
disponibilidad de esos recursos (personas, dinero, tiempo disponible, capacidad
técnica, etc.)
Flexibilidad: La planificación debe facilitar la adecuación a las circunstancias
que se presenten, siempre y cuando no se aleje substancialmente de los objetivos
planteados; para esto es necesario fijar en forma realista las metas a alcanzar,
prever varias alternativas de acción y establecer sistemas de seguimiento y
evaluación durante el desarrollo de las actividades planificadas.
Unidad: El plan deben integrarse lo intereses tanto de los Grupos Fe y Vida,
como de las personas que van a participar en la ejecución de las actividades y de
los muchachos.
Precisión: Consiste en planificar con claridad y exactitud. Para asegurar que la
planificación es precisa, es necesario responder a éstas preguntas:
o ¿Qué se quiere hacer?
o ¿Quién va a ejecutar las tareas?
o ¿Cómo se va a desarrollar el plan?
o ¿Cuándo se va a realizar?
o ¿Dónde debe hacerse?
o ¿Con qué recursos?
o ¿Cuál es el objetivo?
Diagnóstico
Previo a la elaboración de la planificación anual es necesario contar con un
diagnóstico de la realidad de los muchachos, del grupo, del colegio, de los responsables, de
los Grupos Fe y vida, de la realidad del país, de la zona; en fin es necesario diagnosticar el
ambiente tanto interno y externo que está influyendo en el desarrollo del grupo, y que
influirá en la ejecución del plan anual.
Usualmente contamos con la evaluaciones anteriores del grupo, así corno
apreciaciones generales acerca de su funcionamiento y de los integrantes del grupo, que
nos permiten conocer la realidad interna. Pero muchas veces nos olvidamos que el grupo
es un sistema abierto que recibe influencias de muchos factores externos: familias,
amistades, estructuras, realidad socio-económica, estudios, etc.
Para poder realizar un diagnóstico sistemático, a continuación se presenta un
instrumento que puede ser de utilidad.
Análisis Externo: Amenazas y Oportunidades
Se toman en cuenta primordialmente el conjunto de actores, personas y/o entidades
que tienen relación directa con el grupo: los profesores, las familias, el colegio, las
amistades, el lugar, la realidad socio- económica, los estudios, etc.
Estas personas o entidades pueden influenciar las actividades del grupo de una
manera positiva, convirtiéndose, de esta manera, en oportunidades para el grupo; o bien,
pueden ejercer un impacto negativo (imponiendo dificultades o entorpeciendo su
desarrollo), convirtiéndose así en amenazas para el grupo.
Un procedimiento fácil para realizar el análisis es el de hacer un cuadro donde
listemos las categorías de actores y describir lo hechos observables para cada actor. Por
cada hecho se analiza la tendencia del mismo en términos de cantidad, de calidad,
colocando una flecha hacia arriba si la cantidad o la calidad tiende a subir, hacia abajo si
tiende a disminuir, horizontal si se mantiene.
Luego hay que determinar si representa para la organización una oportunidad o una
amenaza. A veces sucede que de acuerdo a la forma en que el hecho ha sido formulado,
éste representa al mismo tiempo una amenaza y una oportunidad. En ese caso hay que
reformularlo como dos hechos (positivo y negativo). Se debe separar el lado positivo del
hecho y considerarlo como una oportunidad y luego el negativo y evaluarlo corno una
amenaza.
Si se trata de una oportunidad, el grupo evaluará hasta qué punto el hecho:
 Es atractivo para el grupo, es decir si vale la pena actuar sobre él para
sacarle provecho. (A)
 Es susceptible de ser aprovechado con éxito por el grupo. (E)
En el caso de una amenaza, se evaluará:
 La probabilidad de que suceda. Cuando la tendencia en cantidad y calidad es
hacia arriba, es obvio que la probabilidad es grande, pero en el caso que ésta sea
hacia abajo, el puntaje de calificación será menor. (S)
 La gravedad que puede tener el impacto sobre el grupo. (G)
Multiplicando el valor de "A" con "E", en el caso de las oportunidades, y "S" con
"G", en el caso de las amenazas se obtiene un valor que nos permite priorizar los hecho del
medio ambiente sobre los cuales se quiere actuar.
Análisis Interno: Fortalezas y Debilidades
Las fortalezas son aquellas condiciones (conocimientos, capacidades, recursos,
aptitudes, etc.) que a nivel interno de un grupo pueden favorecer excepcionalmente el
desarrollo de las actividades y logro de las metas. Las debilidades son las condiciones o
recursos que entorpecen el desarrollo de las actividades y logro de las metas.
Tanto las fortalezas como las debilidades deben analizarse en función de la
experiencia obtenida.
Una evaluación rigurosa de las fortalezas y debilidades, exige que la identificación
de las condiciones consideradas como fortalezas o debilidades, sean pertinentes y
revelantes, y que su análisis sea lo más objetivo posible.
Planificación Anual por Objetivos
La planificación por objetivos es una metodología útil que permite prever, ordenar y
orientar las actividades del año. Propone por cada grupo objetivos claros que contribuirán
a cumplir con la misión y los grandes objetivos de los Grupos Fe y Vida.
El instrumento que se presenta se divide en Grupo, Objetivos, Actividades, Fechas,
Responsables y Recursos.
Área:
El plan tiene que ser elaborado por cada grupo involucrado al nivel respectivo.
Objetivos:
Los objetivos deben ser precisos y detallados de tal forma que puedan representar
indicadores que nos permitan evaluar al fin del año los logros, comparando lo planeado con
lo realizado. Para eso se sugiere formularlas en términos de EMART es decir:
E específicos
M edibles
A ccesibles
R ealistas ubicadas en el
T iempo
Metas:
Es la cuantificación del objetivo, en cuanto a cantidad, tiempo, espacio y lugar.
Actividades:
Consisten en la serie de actividades, el proceso, la metodología que se va a
desempeñar para el logro de un objetivo.
Fechas:
En esta columna se coloca el cronograma de las actividades a desempeñar para el
logro de los objetivos.
Responsables:
Cada actividad pertenece a una cadena. El no cumplimiento de una actividad puede
tener consecuencias sobre una serie de actividades ulteriores. Para asegurarse la realización
de esta actividad, se determina un responsable del buen desempeño de la misma.
La responsabilidad implica consecuencias negativas para el responsable en el caso
de mal o no cumplimiento de la actividad y una consecuencia positiva en el caso del buen
cumplimiento de la misma.
Recursos:
Son todas aquellas cosas que se necesitan para que una actividad se lleve a cabo
satisfactoriamente. Hay recursos que debe ser previstos con tiempo, por ejemplo casa de
retiros, algún facilitador para un taller específico...
Elaboración participativa del plan operativo anual
En la elaboración del Plan Anual de los Grupos Fe y Vida, cada grupo y cada nivel
debe formular su plan operativo, conteniendo lo que se señaló anteriormente: objetivos,
metas, actividades, fechas, recursos y responsables. Una vez que cada grupo y nivel ha
completado su propuesta, deben integrarse todos estos programas dentro de un gran plan o
Plan de los Grupos Fe y Vida.
Para ello, es recomendable realizar reuniones de trabajo especialmente dedicadas a
esta actividad, en las que estén presentes todos los responsables, cada nivel presentará su
propuesta a fin de estudiar conjuntamente la coincidencia de fechas de actividades
importantes, el uso de recursos comunes, la dependencia entre unos y otros grupos. Este
espacio existe dentro de los Grupos Fe y Vida. Se realiza en el Encuentro de Responsables
de octubre.
Esta coordinación previa permitirá a los diferentes responsables, una mayor fluidez
en el desarrollo de las actividades previstas en el plan; se podrán ajustar o reprogramar la
ejecución de aquellas actividades que coincidan o requieran de otros programas para su
realización; se pueden distribuir en una forma equilibrada los recursos necesarios, así
como también prever y estabilizar las épocas de gran concentración de actividades dentro
de los Grupos.
Es conveniente que los coordinadores de Nivel participen en la elaboración del Plan
Anual de los Grupos, se fijen reuniones de seguimiento y control de dicho plan, las cuales
pueden realizarse periódicamente. En estas reuniones, cada grupo informa al nivel, la
marcha de los planes operativos, comparando la ejecución real con lo previsto en el plan.
Así también sucede con el coordinador de nivel con el Consejo Técnico. Esto permitirá
visualizar el avance de los planes as! como analizar las desviaciones, a fin de hacer los
ajustes y correcciones necesarias, antes de que el plan finalice.
Evaluación de la planificación operativa
La evaluación es un proceso sistemático, integral y continuo, mediante el cual se
analizan resultados, se emiten juicios valorativos y se determina el logro de objetivos y
metas. La evaluación de estar orientada a revisar, valorar y comparar los resultados
esperados y obtenidos, la ejecución de actividades y juzgar la concepción y el enfoque de la
planificación.
Se considera como un proceso sistemático porque su ejecución corresponde a un
plan previamente elaborado, porque se fundamenta en principios operacionales que dirigen
el proceso y además porque sus eventos son secuenciales y relacionados entre sí.
Generalmente las instituciones realizan esta evaluación para conocer si se han logrado los
objetivos y las metas que figuran en la planificación anual.
Se deben analizar en forma objetiva los resultados esperados y los obtenidos, juzgar
si la planificación fue realista, ambiciosa o conservadora, apreciar la funcionalidad de las
estructuras existentes y los procedimientos administrativos.
Las principales funciones de la evaluación son:
 Verificar el logro de los objetivos y metas para conocer lo ejecutado y la manera
en que ha sido ejecutado.
 Diagnosticar fallas y obstáculos para analizar sus causas y plantear posibles
soluciones.
 Pronosticar posibles resultados si las condiciones no cambian o si se introducen
determinadas variables.
 Orientar o reorientar la ejecución de actividades para cumplir con los objetivos y
metas propuestos.
 Encontrar discrepancias entre lo planificado y lo ejecutado para recomendar la
reprogramación de metas y actividades no ejecutadas.