SOLUCIONES EMPRESARIALES MICROSOFT Unidad Editorial El diario El Mundo afronta un proyecto de homogeneización de su plataforma informática basado en Windows 2000/XP Fecha de Publicación: Febrero, 2003 Perfil del Cliente El diario El Mundo decidió poner en marcha un proyecto de homogeneización y Unidad Editorial es la editora del diario El Mundo, que cuenta con unas 29 delegaciones repartidas por todo el territorio nacional, un centro de impresión en Bruselas y 1.200 usuarios. centralización de su plataforma informática, basado en Windows 2000 y Windows XP. El periódico partía de una tecnología heterogénea caracterizada por utilizar múltiples dominios Windows y criterios básicos a la hora de instalar delegaciones y sites nuevos, lo que dificultaba la administración de los sistemas y su crecimiento. Los beneficios de este proyecto se han traducido en un ahorro no sólo de dinero, sino de tiempo y recursos humanos. Paralelamente, se ha incrementado la satisfacción del usuario porque el departamento técnico puede responder en menos tiempo a los problemas que surgen. Situación Situación de Negocio El diario El Mundo disponía de una plataforma informática totalmente heterogénea caracterizada por utilizar múltiples dominios Windows y criterios básicos a la hora de instalar delegaciones y sites nuevos. Además, la administración era descentralizada, lo que dificultaba la coherencia y la forma de trabajar desde un punto de vista tecnológico. Solución Una plataforma informática totalmente heterogénea y una administración descentralizada dificultan la coherencia y la forma de trabajar de una corporación desde un punto de vista tecnológico. Esta era la situación de partida del diario El Mundo, quién con unas 29 delegaciones repartidas por el territorio nacional, un centro de impresión en Bruselas y 1.200 usuarios, decidió afrontar un proyecto de homogeneización y centralización de su plataforma informática, basado en Windows 2000 y Windows XP. “Partíamos de una plataforma heterogénea caracterizada por utilizar múltiples dominios Windows y criterios básicos a la hora de instalar delegaciones y sites nuevos, lo que dificultaba la administración de los sistemas y su crecimiento” explica Fernando Macho Martín, Director de Infraestructuras Informáticas de El Mundo. “Debido a que tenemos una gran movilidad de personal, cada vez que instalábamos un nuevo sitio, nos encontrábamos con un problema. A esto se sumaba la dificultad añadida de los usuarios móviles que van a nuestras delegaciones y tienen que ser capaces de acceder a la información, que reside en los servidores corporativos”. El periódico decidió abordar un proyecto de homogeneización y centralización de su plataforma informática, basado en Windows 2000 y Windows XP. Este plan respondió, asimismo, a la búsqueda de una mayor productividad, mayor estabilidad de la plataforma, mayor retorno de la inversión en cuanto a hardware y software y, sobre todo, una coherencia tecnológica que no existía en el diario. Además, El Mundo está afrontando un proyecto de migración a Exchange 2000 y otro de seguridad, basándose en el directorio activo de Windows 2000. Beneficios Para el Director de Infraestructuras Informáticas de El Mundo, la homogeneización de la plataforma suponía tener muy claro cómo debían abordar la instalación informática de cada una de las nuevas sedes o los nuevos proyectos y que esto fuese igual en todos los lugares. “Un único punto de administración nos facilitaría el mantenimiento de los sistemas, una gestión Además de dinero, El Mundo ha ahorrado en tiempo y recursos humanos. Paralelamente, se ha incrementado la satisfacción del usuario, porque el departamento técnico puede responder en menos tiempo a los problemas que surgen, y se ha ganado en seguridad. centralizada tanto de usuarios como de passwords, recursos, etc. y una coherencia en el alta y baja de usuarios”. La elección de Microsoft supuso una evolución natural para el diario, ya que todo su sistema editorial está montado sobre tecnología Microsoft. Además, Fernando Macho destaca la facilidad de administración y el alto retorno de la inversión que ofrecen las versiones 2000 de los productos de Microsoft. “Tampoco encontramos otras alternativas factibles en el mercado, ya que buscábamos soporte profesional para el negocio, no un `freeware’. Además la administración de un parque UNIX es muy complicada cuando tienes una dispersión geográfica como la nuestra” explica éste y añade “queríamos una plataforma que fuera robusta, compacta, Software y Servicios Microsoft Exchange 2000 Server Microsoft Office XP Professional Microsoft Visual Studio .NET Microsoft Windows 2000 Advanced Server Microsoft Office 2000 Microsoft Project difícilmente manipulable por el usuario y que fuésemos capaces de automatizar su implantación. Yo creo que hoy por hoy Microsoft es el único que cumple estos requisitos”. Escenario Infraestructura En definitiva, el proyecto de migración a Windows 2000 respondía a una búsqueda de mayor productividad, mayor estabilidad de la plataforma, mayor retorno de la inversión en cuanto a hardware y software y, sobre todo, una coherencia tecnológica que no existía en el diario. “Microsoft nos ponía muy fácil el poner en orden nuestra casa”. Durante un año el departamento de infraestructuras informáticas de El Mundo ha estado poniendo en marcha este plan, en el que han jugado un papel importante los Servicios de Consultoría de Microsoft, y que ha derivado en otros tres proyectos más: Seguridad, Migración de la mensajería a Exchange 2000 y Homogeneización de la plataforma de microinformática y la generación de políticas de directorio para instalación y mantenimiento de las máquinas. “Ahora mismo éstas se mantienen y se instalan solas. Únicamente tenemos que enchufar los cables y darle a un botón para que el equipo quede instalado y configurado en cualquier parte de la geografía nacional” destaca Fernando Macho. El Directorio Activo, la clave de la plataforma tecnológica de El Mundo En todos estos proyectos el Directorio Activo ha jugado un papel fundamental, ya que el diario El Mundo administra el 90% de toda su microinformática desde allí, da de alta y de baja a los usuarios en sus cuentas de correo y decide qué software se instala a cada usuario. “Vía Directorio Activo y usando las características de Distributed File System (DFS), distribuimos las nuevas versiones de software a los empleados de la central y al resto de delegaciones. Para nosotros, es el núcleo de administración de todo nuestro sistema. En la actualidad, estamos analizando la posibilidad de insertar dentro del directorio las bases de datos de Oracle”. Asimismo, la seguridad se gestiona desde el Directorio Activo. En este sentido, el diario se ha embarcado en un proyecto de seguridad basado en PKI o certificados digitales, de manera que toda la autentificación de usuarios sea mediante éstos. Además, la plataforma Exchange 2000 está montada en fase de preproducción sobre el directorio activo, por lo que éste también es utilizado para administrar el correo. El Active Directory es totalmente transparente para los usuarios, que tienen distintos niveles de acceso al sistema. El diario ha segmentado la organización por departamentos y en cada uno de ”Vía Directorio Activo y usando las características DFS distribuimos las nuevas versiones de software a los empleados de la central y al resto de delegaciones. Para nosotros, el Directorio Activo es el núcleo de la administración de todo nuestro sistema" Fernando Macho Director de Infraestructuras Informáticas El Mundo ellos se ha creado una unidad organizativa dentro del directorio. Éstas a su vez se dividen en subunidades organizativas. “Hemos hecho esto así, porque, como he explicado, utilizamos las políticas de directorio para la distribución de software. No todo el mundo de una misma sección tiene que usar el mismo”. Antes de desplegar el directorio activo, el diario ha analizado perfectamente sus necesidades, de tal forma que tuviesen muy claro qué querían hacer, porque “el directorio es un reflejo de tu organización y ésta condiciona cómo vas a desplegarlo, cómo vas a dividir las unidades organizativas, cómo vas a crear las políticas, etc.” explica Fernando Macho y añade “es importante que esto sea conocido y consensuado en la casa, porque luego te puedes encontrar sorpresas: lo que veías tan claro, no lo es tanto. Es importante una vez más, dejar la tecnología en segundo plano, organizar bien cómo vas a montar todo y después plasmarlo”. En este sentido, el departamento técnico realizó un esbozo de cómo pensaban que tenía que estar organizada la plataforma informática y después lo consensuó con la dirección general. Una vez ”Cuando realizamos la migración al Directorio Activo teníamos claro que una parte crítica era el sistema editorial. Fuimos capaces de conocer previamente, qué problemas íbamos a tener. Gracias a esto, conseguimos migrar una delegación en 2 ó 3 días, porque todo estaba muy mascado" definido esto, los detalles del día a día fueron discutidos con cada responsable de departamento. El Director de Infraestructuras Informáticas destaca también que la fase de pilotaje fue muy importante. “Cuando hicimos la migración al directorio activo teníamos claro que una parte crítica era el sistema editorial. Fuimos capaces de conocer previamente, qué problemas íbamos a tener. Gracias a esto, conseguimos migrar una delegación en 2 ó 3 días, porque todo estaba muy mascado”. Además, Fernando Macho señala que “cuando instalas el directorio activo te enfrentas a restricciones, que hacen que el usuario pueda administrar lo mínimo posible de la máquina. Por ello es importante conseguir el apoyo de la dirección general y, más, en un entorno como un periódico, ya que los periodistas suelen ser un poco anárquicos. Antes cada uno hacía con su equipo lo que quería. Ahora hay una restricción en el uso de los equipos, que ha requerido que pongamos en marcha una política de marketing importante para convencerles de que, aunque no se puede instalar lo que uno desee, el equipo está operativo casi en un 100% de los casos”. Fernando Macho Director de Infraestructuras Informáticas El Mundo Proyecto de Distribución de Software El Mundo realiza la distribución del software vía directorio activo. Este proceso tiene dos fases: la primera consiste en plataformar el software, es decir, crear un paquete que el directorio activo sea capaz de distribuir (un paquete MSI con tecnología Windows Installer). Este MSI incorpora unas plantillas, que permiten personalizar el software. Posteriormente, a través de un “setup” tradicional se crea un paquete de instalación que “entiende” el directorio activo. Este paquete se coloca dentro del Active Directory y vía políticas se decide qué máquinas deben llevar ese software. “También podemos organizarlo por usuario, pero preferimos hacerlo por máquina porque teníamos el problema de controlar las licencias. Ahora, persona que se mueve, persona a la que se reinstala la máquina. Todo este proceso se realiza rápidamente, porque todos los datos del usuario están en el servidor. Sólo se requiere una hora de trabajo”. En la actualidad, tienen unos 20 perfiles definidos para la distribución de software. “Es complicado, pero también es la única forma de controlar las licencias y los costes. La instalación en las máquinas es automática y transparente para el usuario” explica Fernando Macho. Además, éste destaca la dificultad previa de distribuir el software a 1.200 personas. Ahora pueden hacerlo todo a la vez. Asimismo, en fase de pruebas en Madrid, El Mundo cuenta con un servidor de Windows Update interno, que se conecta y descarga las actualizaciones del software periódicamente, las cuales, una vez validadas por un equipo de profesionales vía directorio activo, se instalan en las máquinas. “Si no estás a la última es muy difícil realizar una buena gestión. Por ello, ahora vamos a empezar a montar la beta de Windows Server 2003. A mi no me preocupa en absoluto plataformar de nuevo la compañía entera, porque sólo nos supone tener 5 personas dando a una tecla durante una noche. Lo importante es que el procedimiento y lo que estamos publicando sea robusto, esté probado y funcione”. El principal objetivo del proyecto de instalación de software ha sido homogeneizar la plataforma, lo que ha llevado al diario a utilizar la herramienta de instalación automática. “Sin duda, la mejor forma era generar políticas de distribución de software. A partir de este momento, cada vez que se adquiere una nueva solución en la compañía se pide como condición primera que sea integrable en el directorio activo”. Proyecto de migración a Exchange 2000 El Proyecto de Migración a Exchange 2000 surge en El Mundo como una necesidad de contar con una mensajería multimedia. “Muchas veces, explica Fernando Macho, nos han pedido que en los consejos de redacción se pueda ver al director de la delegación de Sevilla o Valencia, es decir, contar con una videoconferencia que sea barata y fácil de utilizar. A raíz de esto y de los beneficios tecnológicos que ofrecía Exchange 2000 y su integración con el directorio activo, nos lanzamos al proyecto de migración”. ”Si no estás a la última es muy difícil realizar una buena gestión. Por ello, ahora vamos a empezar a montar la beta de Windows Server 2003. No me preocupa en absoluto plataformar de nuevo la compañía entera, porque sólo nos supone tener 5 personas dando a una tecla durante una noche. Lo importante es que el procedimiento y lo que estamos publicando sea robusto, esté probado y funcione" Fernando Macho Director de Infraestructuras Informáticas El Mundo Los objetivos principales de esta iniciativa son dar mayor estabilidad al servidor de correo, ser capaces de que éste sea escalable y dotar de determinados contenidos multimedia a la mensajería. En estos momentos, El Mundo se encuentra en fase de preproducción: está funcionando ya sobre el directorio activo y el departamento técnico lo está experimentando. “Con el boom de Internet y el teletrabajo, necesitamos cada vez más una manera de acceder al servidor de correo de forma robusta, segura y que funcione bien. Hasta ahora lo hacíamos con un Outlook Web Access sobre una máquina pequeña, pero los usuarios nos solicitaban un Web Mail para acceder al correo desde cualquier parte” destaca el Director de Infraestructuras Informáticas de El Mundo. Asimismo, en la redacción se utiliza Windows Messanger para la coordinación de ediciones, mientras que como hemos explicado el día a día del correo electrónico, se encuentra en el directorio activo. Beneficios tangibles Entre los principales beneficios de este proyecto, Fernando Macho destaca el bajo coste de implantación del directorio activo. “Hemos empleado tan sólo dos personas a tiempo parcial durante un año, un par de viajes a las delegaciones y unos cursos de formación y sesiones de consultoría de Microsoft”. Además de dinero, El Mundo ha ahorrado en tiempo y recursos humanos. Paralelamente, se ha incrementado la satisfacción del usuario porque el departamento técnico puede responder en menos tiempo a los problemas que surgen. Además, el diario ha ganado en seguridad. “El directorio activo nos ha ayudado a dar una primera mano de pintura a la seguridad: limpiar muchas cuentas genéricas que existían, políticas de contraseñas iniciales, afianzar los grupos de usuarios y decidir políticas de acceso por persona. El siguiente paso es no depender de la bondad o maldad del personal. Este proyecto supone montar una PKI con autentificación cifrada mediante tarjetas”. Windows Server 2003, el futuro Durante este año, el departamento técnico de El Mundo aprovechara para realizar trabajo interno y adecuarse a la norma internacional de “buenas maneras” en cuanto a gestión de la seguridad de una compañía (UNE 17799). Por otro lado, se espera que en el próximo verano todos los usuarios estén migrados a la plataforma Exchange 2000 con los nuevos servidores operativos y los servicios de mensajería instantánea y de chat montados sobre el sistema, así como un esbozo de mensajería instantánea con Microsoft Conference Server en fase piloto. Además, como hemos explicado, otro proyecto inminente es el de instalar la beta de Windows Server 2003 y comenzar a funcionar con ella. Por último, Fernando Macho destaca el proyecto puesto en marcha recientemente, en los centros de impresión, dónde hasta ahora la informática utilizada era muy rudimentaria. “Funcionamos con unas máquinas que reciben ficheros PDF que son convertidos a formato TIFF mediante un software, para después imprimir los fotolitos o las planchas. Las máquinas utilizadas están corriendo con Windows 2000 Advanced Server en modo cluster por motivos de redundancia”. El departamento de Infraestructuras Informáticas ha decidido migrar toda esta ”El Directorio Activo nos ha ayudado a dar una primera mano de pintura a la seguridad: limpiar muchas cuentas genéricas que existían, políticas de contraseñas iniciales, afianzar los grupos de usuarios y decidir políticas de acceso por persona" Fernando Macho Director de Infraestructuras Informáticas El Mundo plataforma y convertir todos los clusters en los centros de impresión a clusteres “no Advanced Server” que incorporen balanceo de carga con Network Load Balancer de Microsoft. “Esto nos va ayudar a ver la problemática de esta tecnología, para después poder crear una Intranet de esta manera (en balanceo de carga) y sobre ella montar todo el front-office de Exchange, los servidores software, servidores POP3, y Microsoft Internet Information Server. Aunque se trata de un proyecto pequeño, nos va a permitir dormir tranquilos y ahorrar costes” concluye el Director del Departamento de Infraestructuras Informáticas. Para más Información Para más información sobre Productos y Servicios Microsoft, llame al teléfono de Atención al Cliente en el 902 197 198. Para acceder a más información de los productos y Servicios Microsoft para la Empresa, consulte nuestra Web: http://www.microsoft.com/spain/enterprise Para más información sobre El Mundo visite su Sitio Web en: http://www.elmundo.es © 2003 Microsoft Corporation. Todos los derechos reservados. Este Case Study se publica únicamente a efectos informativos. MICROSOFT NO OFRECE GARANTIAS, NI EXPRESAS NI IMPLICITAS, EN ESTE RESUMEN. Microsoft, Visual Studio y Windows son marcas registradas o marcas comerciales de Microsoft Corporation en los Estados Unidos y/o en otros países. 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