BENCHMARKING): CÓMO FIJAR UNA BASE SÓLIDA PARA EL ÉXITO DEL BENCHMARKING

BENCHMARKING): CÓMO FIJAR UNA BASE SÓLIDA
PARA EL ÉXITO DEL BENCHMARKING
Factores Críticos de Éxito
Es primordial seleccionar el proceso que se va a someter a Benchmarking.
Analizar el proceso y determinar las variables clave. Tal y como leíamos en
nuestro anterior artículo, este paso comienza unos tres meses antes de que se
lleve a cabo la primera visita.
Factores críticos de éxito
A la hora de seleccionar el proceso hay que tener en cuenta los Factores Críticos
de Éxito. Los más comunes son el coste, la calidad y el ciclo de vida del
producto. Estos factores servirán para establecer la comparación entre el
proceso propio y el de la competencia. Es conveniente rellenar un formulario
para cada uno de los factores de éxito considerado en el estudio. Este formulario
ayudará a documentar el proceso que hay que estudiar.
Proceso clave:
Factor crítico de éxito
propuesto:
Motivo:
Responsable del
proceso:
Análisis cualitativo del factor
1.
¿Es el factor cuantificable? ¿Cómo?
2.
¿Es el factor medible? ¿Cómo?
3.
¿Es el factor revisable? ¿Cómo?
4.
¿Indica el factor los resultados del proceso durante el
tiempo? ¿Cómo?
5.
¿Indica el factor el progreso hacia los objetivos en el
tiempo? ¿Cómo?
6.
¿Cómo afecta al factor un cambio en el proceso?
7.
¿Es el valor del factor aceptado en la empresa?
8.
¿Es el valor del factor aceptado por otras empresas?
¿Cuáles?
9.
¿Es la obtención de datos fácilmente accesible? ¿Es la
integridad de los datos fiable? ¿Se puede calcular la
medida del factor resultante fácilmente?
10.
¿Está el factor documentado o publicado abiertamente?
¿Dónde?
Tabla 1: Formulario, Factores Críticos de Éxito
Por otro lado, hay que tener muy en cuenta las expectativas de los clientes. Los
objetivos marcados deberán ser aquellos que los clientes impongan. Pasamos a
examinar más detenidamente los factores críticos antes mencionados:
Calidad
Es una prueba constatada que, si la calidad cuesta, la falta de calidad cuesta aún
más. En este sentido habrá que considerar:


Excesivas reuniones para tratar problemas
Productos y servicios no aceptados
 Rechazos
 Tiempo empleado en repeticiones
 Pérdida de clientes, quejas
Ciclo de vida
Una reducción en el ciclo de vida del producto repercutirá en una disminución de
los costes. Las medidas a considerar son:
 Tiempo necesario por producto o servicio realizado
 Tiempo de espera
 Rato de horas aprovechadas frente al total
 Tiempo dedicado a actividades carentes de valor añadido
 Tiempo requerido por controles de calidad
 Relación con los proveedores
Costes
Todos los costes del proceso están directamente relacionados con otros factores
críticos propios del proceso. Para reducir los costes habrá que investigar otros
factores como el ciclo de vida, calidad del producto o servicio, falta de
información sobre las exigencias del cliente, relación con los proveedores,
excesivo control del proceso, etc.
Para una buena comprensión del proceso se recomienda un recorrido a través
del mismo para lograr una visión conjunta aglutinando cada uno de sus
subprocesos. Es conveniente hacer una descripción detallada del proceso, para
lo cual existen técnicas diferentes.
Métodos y técnicas de descripción de procesos
Dependiendo del proceso y de lo que se quiere analizar hay que seleccionar una
técnica adecuada. Los criterios de selección de las técnicas simplicidad de la
técnica
 lo apropiado de los contenidos
 la posibilidad de usar técnicas unificadas para todos los procesos
 grado de familiarización con la técnica
 la independencia entre la técnica y la evolución tecnológica.
A continuación se estudian parte de las técnicas de descripción.
Diagrama de Procesos y Entidades
Los diagramas de Procesos y Entidades (DPEs) presentan la situación
económico- industrial de forma resumida. Así se pueden analizar problemas y
posibilidades de mejora, presentando las funciones, la organización, los datos y
su acción conjunta.
En la tercera columna están las funciones del proceso considerado y en la
segunda los sucesos. Los sucesos crean y activan las funciones. Las
dependencias lógicas pueden estar ilustradas por símbolos de relación. Los
datos de entrada y de salida (input/output) siguen en la última columna como
clusters de datos. La columna izquierda especifica la unidad de la organización
responsable para cada función. Sobre todo los DPEs describen la relación entre
los componentes.
La técnica IDEF/SADT
La técnica IDEF (ICAM DEFinition language) está basada en SADT (Structured
Analysis and Design Technique) y usada para la documentación, el análisis y la
mejora de todo tipo de procesos. Las actividades reales están modelizadas por
diagramas .
Cada diagrama contiene cajas enumeradas con texto y flechas. Los diagramas
están dibujados en hojas estandarizadas. El sistema es jerárquico. Cada
diagrama representa una actividad necesaria para la tarea, en un grado de detalle
especifico. Las actividades se subdividen en diagramas que siguen en niveles
inferiores hasta un grado de detalle necesario. Las flechas representan la
relación entre las cajas. No dan informaciones del desarrollo temporal o la
sucesión, pero describen los datos necesarios y las informaciones creadas por
las actividades.
USED AT AUTHO DATE:
R:
PROJE REV:
CT:
WORKING
DATE
CONTEX
T
DRAFT
X
NOTES:
READER
RECOMMENDED
PUBLICATION
A-0
Page Structure Tree:
MODE: A-0
TITLE:
NUMBER:
Fig. 1: Diagrama de IDEF




Datos de entrada (input): Datos que necesita la actividad y se transforman
en datos de salida (output).
Datos de salida (output): Datos o informaciones creados por la actividad.
Datos de control: Datos para controlar la actividad. No se transforman en
datos de salida.
Mecanismo:Elemento que efectúa la actividad.
Para analizar y fijar las series de actividades en los diagramas se usa el Método
de Secuenciación. Las series de actividades muestran la activación de las cajas
que depende de la disponibilidad de los datos.
Modelo Integrado de Procesos
El Modelo Integrado de Procesos (MIP) usa la técnica de IDEF pero también
considera la relación con los clientes y proveedores internos y externos. Se
realiza con los procesos anteriores y siguientes. El proceso anterior (proveedor)
respectivo entrega un resultado al siguiente proceso (cliente). Proveedor y
cliente regulan su cooperación por especificaciones y feedback. Así se construye
una red de relaciones entre proveedores y clientes. Las actividades usan
capacidades y controles diferentes para emplear los resultados (input y output).
Input y output pueden ser materiales o inmateriales: Energía, material,
información o la combinación de ellos. Se puede distinguir también entre la
capacidad material o inmaterial.
Fig. 2: Modelo Integrado de Procesos
Como en IDEF, hay una descomposición de procesos. Empezando con el
proceso principal se subdividen los procesos en subprocesos hasta el grado de
detalle necesario (top-down). La unidad menor se llama actividad o tarea. En la
descomposición de procesos se representa la jerarquía del proceso. Los
analistas empiezan a pensar "en procesos" y tienen clara la relación entre
clientes y proveedores. Se puede descubrir problemas de comunicación y de
flujo. Los resultados del análisis están resumidos y documentados en una
síntesis (bottom-up). Muestran el flujo y la relación entre las actividades y los
responsables.
Flowchart/Diagrama de Flujo
Se puede realizar una representación de actividades utilizando simbología
estándar del tipo Flowchart. Es capaz de describir la realización de las funciones
en detalle, cómo funcionan las actividades y las reglas de transformación del
input al output.
Fig. 3: Diagrama de Flujo
Diagrama Jerárquico
La descomposición de las funciones complejas en subfunciones guía al
Diagrama Jerárquico. Así se pueden representar y además reducir su
complejidad. La descomposición está terminada cuando quedan las funciones
elementales.
Fig. 4: Diagrama Jerárquico
Simulación por ordenador
Una posible alternativa de descripción de procesos es la simulación por
ordenador. Los procesos que hay que analizar son normalmente complicados y
confusos, además tienen componentes dinámicos que no se pueden describir
simplemente con los métodos clásicos. La simulación es un método matemático
con el cual se pueden analizar problemas complicados con modelos abstractos.
La asociación alemana de ingenieros, el VDI (Verein Deutscher Ingenieure) define
la simulación en la norma VDI-3633:
Simulación es la copia de un sistema dinámico en un modelo, para obtener
conocimientos, los cuales se pueden transferir a la realidad.
Por tanto la simulación es un procedimiento mediante el cual se puede analizar la
conducta de un sistema dinámico real. Dependiente de los modelos necesarios,
se distingue en la técnica de producción entre la simulación de flujos, la
simulación de movimientos en 3D y el Método de los Elementos Finitos (MEF).
La simulación de flujos se usa para analizar las relaciones en los sistemas de
producción. El nivel de abstracción es alto. Se analizan principalmente relaciones
de capacidad y temporales a nivel de fábrica o instalación. Las posibilidades de
utilización son por ejemplo:
El análisis de las relaciones globales o la coordinación de los campos parciales
de un sistema de producción. A nivel de instalación las posibilidades de
utilización son por ejemplo: El flujo del material y la estrategia de control.
También se usa la simulación de flujos a nivel de célula de trabajo para comparar
y controlar reglas de los desarrollos.
La simulación de movimientos en 3D necesita modelos más detallados con los
cuales se pueden describir las interacciones cinemática entre los componentes,
generalmente a nivel de célula de fabricación. A nivel de máquinas se puede usar
para la visualización y optimización de procesos de producción y montaje o para
la programación offline de robots y máquinas- herramientas.
En el Método de los Elementos Finitos (MEF) se representa la estructura de las
máquinas por elementos finitos. Las máquinas se dividen en elementos finitos y
se ligan por nudos. Este método se usa particularmente a nivel de máquinas.
Durante el estudio de la simulación se producen muchos datos. En el análisis de
los datos se pueden usar presentaciones estáticas o dinámicas de los datos. La
forma más fácil de la presentación estática son los diagramas, por ejemplo para
presentar valores medios. El desarrollo de los procesos se puede representar de
forma adecuada mediante la animación. Así se pueden reconocer por ejemplo los
cuellos de botella en la producción.
Pedro Palomino Sacristán
Director del Dpto. de Consultoría Tecnológica
Robotiker.com