1 PROCEDIMIENTO PARA LA CONFECCION DE MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS Y TRASLADOS PRESUPUESTARIOS EN INFOCOOP El presente procedimiento se confecciona tomando en cuenta la Resolución RDC 24-2012 “Normas Técnicas sobre presupuesto Público” publicada en el diario oficial La Gaceta el 29 de marzo del 2012, a efectos de contar con un procedimiento interno para efectuar las modificaciones que aprueba la Junta Directiva del INFOCOOP, así como los ajustes o traslados presupuestarios que son efectuados entre departamentos de un mismo programa y a nivel de la misma subpartida presupuestaria que son aprobados por la Dirección Ejecutiva. Este procedimiento define los pasos a seguir para construir las modificaciones y cualquier otro ajuste presupuestario, que son de competencia de la administración y no deben ser aprobados por la Contraloría General de la República, salvo que surja algún lineamiento o normativa especial que lo requiera. CAPITULO I Modificaciones Presupuestarias Artículo 1: Se entenderá por modificaciones presupuestarias a todo aquel ajuste a nivel de Programas Presupuestarios y Subpartidas Presupuestarias, el cual debe efectuarse para flexibilizar el recurso económico en el cumplimiento de los planes institucionales operativos. Se refieren específicamente a los egresos y no alterarán el monto global de egresos aprobado por la Contraloría General de la República durante el período. Las modificaciones tendrán numeración consecutiva. Artículo 2: Las modificaciones presupuestarias serán confeccionadas por el Departamento de Desarrollo Estratégico. Para lo cual este departamento comunicará mediante nota formal o correo electrónico según las instrucciones y directrices de la Dirección Ejecutiva, a las o los Gerentes institucionales para que revisen los presupuestos aprobados y la ejecución presupuestaria, y que observen el comportamiento del gasto versus avance de las metas de acuerdo al plan de trabajo para el período. Artículo 3: Las y los Gerentes canalizarán las necesidades de ajustes presupuestarios mediante nota formal dirigida a la Dirección Ejecutiva con copia al Departamento de Desarrollo Estratégico. La nota debe incluir la información solicitada en la siguiente matriz: 2 No. de Meta y Descripción de la misma. Código y nombre de la Subpartida Presupuestaria que debe ser Ajustada. Rebajo o Incremento Presupuestario Amplia Justificación sobre efectos en el POI del período, medidas correctivas para cumplimiento de metas. TOTAL NETO DE AJUSTES Es necesario poner especial atención en la justificación de los movimientos presupuestarios y como impacta en las metas, a efectos de que cada gerencia, garantice el cumplimiento de las metas programadas y aprobadas por la Junta Directiva institucional. Artículo 4: Las justificaciones deben estar amparadas al marco de la legalidad vigente. Se deben incluir en la nota las medidas tomadas para evitar la afectación del POI, por la modificación de los montos establecidos inicialmente para el cumplimiento de las metas. Artículo 5: El plazo para que cada gerencia envíe los ajustes correspondientes será establecido por la Dirección Ejecutiva y comunicado por el Departamento de Desarrollo Estratégico. Artículo 6 La Dirección Ejecutiva analizará los ajustes presupuestarios solicitados por las o los Gerentes y dará el visto bueno a los ajustes que procedan, emitiendo oficio y trasladando el mismo al Departamento de Desarrollo Estratégico para que lo incluye en la modificación presupuestaria. Artículo 7: El Departamento de Desarrollo Estratégico confeccionará el documento basado en las necesidades detectadas y que contaron con el aval de la Dirección Ejecutiva. Presentará el documento nuevamente a la Dirección Ejecutiva para que sea elevado a aprobación por parte de la Junta Directiva del INFOCOOP. Artículo 8: La Junta Directiva conoce y aprueba total o parcialmente el documento presupuestario y se emite el acuerdo de Junta Directiva. El cual debe ser comunicado al Departamento de Desarrollo Estratégico, a la brevedad posible, 3 para que implemente en el sistema presupuestario interno los cambios e incorpore los ajustes aprobados en el SIIP (sistema de información sobre presupuestos públicos de la Contraloría General de la República). Los sistemas deben ser ajustados inmediatamente y anexar la información requerida en el sistema. Artículo 9: El Departamento de Desarrollo Estratégico será el responsable de custodiar y mantener en sus archivos todas las modificaciones aprobadas por la Junta Directiva anexando también el acuerdo de Junta Directiva correspondiente. Las mismas son material de consulta y revisión por parte de la Auditoria Interna y de la Contraloría General de la República. Artículo 10: El número de modificaciones permitida para cada período será de 8, cantidad que es establecida por la Junta Directiva del INFOCOOP según la potestad dada por la Contraloría General de la República en circular R-DC 064-2013. Artículo 11: El presupuesto ajustado de las subpartidas presupuestarias aprobadas será el tope máximo para cargar los egresos correspondientes, de ahí que sobregirar las subpartidas presupuestarias e incumplir el objeto para el cual fue designada la asignación presupuestaria evidenciará incumplimiento de lo establecido en este procedimiento, y dará lugar a la aplicación de las responsabilidades que establecen la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, la Ley General de Control Interno, Ley contra la corrupción y el enriquecimiento ilícito y las demás disposiciones concordantes. CAPITULO II De los traslados presupuestarios. Artículo 12: Se entiende por traslado presupuestario aquellos movimientos de presupuesto para rebajar o incrementar una misma subpartida, dentro del mismo programa presupuestario. Debe darse solo en casos urgentes, debidamente justificados y que no alteren los planes de trabajo, metas y actividades, aprobadas en el POI del período. Artículo 13: Los traslados de presupuesto serán aprobados a nivel administrativo. Es decir su aprobación la realizará la Dirección Ejecutiva. 4 Artículo 14: Los traslados al igual que las modificaciones a las que se refiere el Capítulo I, en ningún momento alteran el monto global del presupuesto aprobado por la Contraloría General de la República. Artículo 15: Traslados presupuestarios relacionados a remuneraciones: Cuando exista necesidad de efectuar ajustes presupuestarios utilizando el mecanismo de traslados de un mismo programa y una misma subpartida, para efectos de contar con el disponible presupuestario en remuneraciones, el Departamento de Desarrollo Estratégico podrá efectuar los ajustes correspondientes tomando en cuenta las necesidades presupuestarias una vez realizado el monitoreo de la ejecución presupuestaria. Dicho mecanismo obedece a un análisis del comportamiento del gasto y tiene la finalidad de efectuar los ajustes oportunamente para que no exista inconvenientes para el pago efectivo de la planilla, además de permitir que el egreso efectivo en remuneraciones sea reflejado según el centro de costos correspondiente. Los traslados realizados serán informados a la Gerencia de Recursos Humanos, utilizando mecanismos como notas y/o correos electrónicos. Los respaldos de dichos ajustes se archivarán en un ampo que estará custodiado por el Departamento de Desarrollo Estratégico, para los efectos correspondientes de control en posteriores revisiones por parte de la Auditoría Interna o la propia Contraloría General de la República. Artículo 16 Asuntos relacionados con el resto de partidas presupuestarias. Los traslados de las partidas de servicios, materiales y suministros, transferencias corrientes; se efectuarán mediante autorización expresa tanto de la o el Gerente que requiere los recursos como del que aporta los mismos, con el visto bueno de la Dirección Ejecutiva. Las notas de solicitud del traslado de recursos presupuestarios deben contar con la justificación correspondiente e indicar como afecta el Plan Operativo Institucional, así como las medidas correctivas para el cumplimiento de las metas. Artículo 17 : La administración no establece un número exacto de traslados, sin embargo los mismos deben obedecer a casos debidamente justificados, prioritarios y excepcionales que no afecten el cumplimiento de las metas de Plan Operativo Institucional. En todo lo no dispuesto por este procedimiento se aplicará las directrices de la Contraloría General de la República sobre normas técnicas sobre presupuesto público. (aprobado por Junta Directiva en sesión 3934, artículo 2º. Inciso 3.2 del 4 de noviembre 2013, JD 536-2013. Archivado en mis documentos, bajo el nombre de: Procedimientomodificacionespresupuestarias.doc(nuevoajuste).doc