Organización Internacional de Normalización (International Organization for Standardization) Foro Internacional de Acreditación (International Accreditation Forum) Fecha: 14 de octubre de 2004 Grupo de Prácticas de Auditoría ISO 9001 Directrices sobre: Cómo auditar los procesos de la alta dirección Reconociendo que la auditoría de la alta dirección es un tema sensible, este documento brinda directrices para esta categoría de auditoría. Los auditores deberían involucrar a la alta dirección en la auditoría, es decir, invitarlos a las reuniones de apertura y de cierre, dejar tiempo suficiente en el plan de auditoría para entrevistar a los altos directivos, discutir los hallazgos de la auditoría directamente con ellos, buscar evidencia de su compromiso, etc. Es importante cambiar el centro de atención en el director de calidad únicamente a la alta dirección de la organización. El auditor debería considerar procesos a las actividades de la alta dirección y auditarlos en consecuencia. Etapa de planificación Es necesario que el auditor identifique los procesos de la alta dirección, y a) entienda a la organización y su estructura directiva, mediante la revisión de información de, por ejemplo, cuadros de la organización, reportes anuales, planes de negocio, perfiles de la compañía, publicaciones de prensa, sitios web; b) anticipe en el plan de auditoría la recolección de información relevante con respecto al compromiso de la alta dirección, entrevistando directamente a los altos directivos, c) comprenda la cultura de la organización y su alta dirección, con el fin de determinar su impacto en el plan de auditoría y hacer los ajustes correspondientes, d) tome un enfoque profesional en su apariencia, determinando el código de etiqueta de la organización, e) planifique el cronograma de la entrevista a la alta dirección para garantizar la conveniencia y la puntualidad. No se debería asignar a un auditor con experiencia limitada en auditoría para entrevistar a la alta dirección. © ISO & IAF 2004 – Todos los derechos reservados www.iaf.nu; www.iso.org/tc176/ISO9001AuditingPracticesGroup Ejecución de la auditoría Los métodos comunes para evaluar el compromiso de la alta dirección son: 1. Entrevistas con la alta dirección El auditor puede, usando la terminología del negocio adecuada para la alta dirección, hacer preguntas relevantes que: 2. a) busquen obtener evidencia de la concienciación sobre y el compromiso de la alta dirección con la calidad y su pertinencia para los objetivos globales de la organización y el sistema de gestión, b) establezcan evidencia de la conformidad con los requisitos de ISO 9001 para la responsabilidad de la dirección. Recolección y corroboración de evidencia El auditor o equipo auditor debería buscar constantemente las oportunidades para corroborar las respuestas recibidas de la alta dirección cuando fue entrevistada. Esto incluye: a) disponibilidad y relevancia de las políticas y los objetivos, b) establecer la conexión entre las políticas y los objetivos, c) obtener la evidencia de que estas políticas y estos objetivos son eficaces comprendidos en toda la organización, d) determinar si las políticas y los objetivos son adecuados para la mejora continua del sistema de gestión de la calidad y para el logro de la satisfacción del cliente, e) determinar si la alta dirección está involucrada en las revisiones por la dirección. y Puede que sean necesarias las entrevistas y la recolección de evidencia adicionales para obtener la corroboración necesaria. El equipo auditor debería asegurarse de que también se recolecte toda evidencia adicional del compromiso de la alta dirección. El auditor o equipo auditor debería revisar la evidencia recolectada para garantizar la completitud y la exactitud de la información y tener confianza en las conclusiones obtenidas. Elaboración del informe de auditoría Los auditores deberían preparar sus informes de auditoría con el fin de que sean adecuados para la presentación a la alta dirección de las organizaciones. Puede ser conveniente presentar un informe ejecutivo del informe de auditoría, adecuado para su presentación a la alta dirección y a las partes interesadas clave de la organización. El resumen ejecutivo debería destacar los hallazgos clave, tanto positivos como negativos, e identificar las oportunidades para la mejora. © ISO & IAF 2004 – Todos los derechos reservados www.iaf.nu; www.iso.org/tc176/ISO9001AuditingPracticesGroup Para mayor información sobre el Grupo de Prácticas de Auditoría ISO 9001, por favor consulte el documento: Introducción al Grupo de Prácticas de Auditoría ISO 9001. El Grupo de Prácticas de Auditoría ISO 9001 utilizará la retroalimentación por parte de los usuarios para determinar si es recomendable desarrollar documentos de guía adicionales o si los existentes se deberían revisar. Los comentarios sobre los documentos o las presentaciones se pueden enviar a la siguiente dirección de correo electrónico: [email protected]. Los demás documentos y presentaciones del Grupo de Prácticas de Auditoría ISO 9001 se pueden descargar de los siguientes sitios Web: www.iaf.nu www.iso.org/tc176/ISO9001AuditingPracticesGroup Exoneración de responsabilidad Este documento no se ha sometido a un proceso de aprobación por parte de la Organización Internacional de Normalización (ISO), el Comité Técnico ISO 176, ni el Foro Internacional de Acreditación (IAF). La información contenida aquí está disponible con propósitos educativos y de comunicación. El Grupo de Prácticas de Auditoría ISO 9001 no es responsable de los errores, omisiones ni otras obligaciones legales que se puedan originar en el suministro o posterior uso de dicha información. © ISO & IAF 2004 – Todos los derechos reservados www.iaf.nu; www.iso.org/tc176/ISO9001AuditingPracticesGroup