Tema 2 EL PROCESO DE DIRECCIÓN Y LA TOMA DE DECISIONES Introducción

Tema 2
EL PROCESO DE DIRECCIÓN Y LA TOMA DE
DECISIONES
Introducción
Se suele plantear una problemática para distinguir entre los conceptos de dirección,
gestión y administración.
Concepto de Dirección y Niveles Directivos
El trabajo del directivo es combinar los recursos humanos y técnicos hacia los
objetivos de la empresa.
Se requiere una sistemática respuesta a los cambios del entorno empresarial.
Dirigir consiste en conseguir los objetivos de la empresa mediante los factores
disponibles, desarrollando las funciones de planificación, organización, gestión y
control.
Los principios directivos son de aplicación general para empresas, museos, etc.
Los niveles directivos forman la pirámide jerárquica que se puede desglosar en:

ALTA DIRECCION
Presidente y altos directivos, que desarrollan los planes a largo plazo, elaboración de
nuevos productos, compra de empresas, etc.

DIRECCION INTERMEDIA
Directores de fábricas o jefes de división. Se ocupan de cuestiones específicas,
desarrollan planes y procedimientos (cuantos vendedores se necesitan para una zona,
selección de operarios, etc.)

DIRECCION OPERATIVA, DE SUPERVISION O 1ª LINEA
Se encarga de desarrollar los planes de los mandos intermedios y están en contacto
directo con los trabajadores.
En los tres casos antes vistos se deben tener cualidades entre las que podemos
definir:
1. CUALIDADES TECNICAS
Aunque no debe conocerse al detalle, si al menos unos mínimos conocimientos para
comunicarse con todo el mundo.
2. CUALIDADES HUMANAS
Deben mantenerse unas sinceras y buenas relaciones con los subordinados.
3. CUALIDADES REFLEXIVAS
Enfocar los problemas de forma lógica y sistemática, en un contexto mas amplio y a
largo plazo.
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La Función de la Planificación
Concepto de Planificación
La planificación comporta el establecimiento de objetivos, y la decisión sobre las
estrategias y las tareas necesarias para alcanzarlas.
EL HORIZONTE TEMPORAL DE LA PLANIFICACION
Planes a corto plazo (menor de un año) y deben estar integrados en los
planes a largo plazo, ya que sino no serían operativos.
Planes a largo plazo: Duración variable entre 3 y 5 años los cuales se
ejecutan con la planificación estratégica.
ELEMENTOS DE LOS PLANES
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OBJETIVOS: o metas, es el resultado final que se espera conseguir con el
plan. El beneficio es él más común. Si están bien definidos permiten establecer
prioridades.
POLITICAS: Líneas que orientan el pensamiento y la acción p. e. “productos de
gran calidad y elevado precio”, lo que a largo plazo dará una buena imagen a la
empresa.
PROCEDIMIENTOS: guías especificas de actuación. Señalan los pasos que hay
que dar para actividades como la contratación de persona, etc. Suelen ser
criticados al ser considerados como burocracia o papeleo.
REGLAS: Son más estrictas que los procedimientos. Señalan lo que se puede y
no se puede hacer en momentos definidos.
PRESUPUESTOS: Expresan las expectativas en cifras. No todos son
financieros (caja, ingresos, previsiones de ventas, etc.)
EL PROCESO DE PLANIFICACION
Deben seguirse las siguientes fases:
1. Reconocimiento de las oportunidades existentes: ¿existen sectores sin
cubrir?, Hay que buscarlas para que cuando ocurran se esté al tanto.
2. Selección de los objetivos del plan. El plan debe tener objetivos claros y
concisos.
3. Identificación y creación de alternativas. Se han de identificar las distintas
alternativas para conseguir los objetivos.
4. Evaluación de las alternativas. Todas han de evaluarse con precisión para
detectar sus ventajas e inconvenientes.
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5. Selección de una alternativa. Si se han seguidos los pasos anteriores es fácil
seleccionar la adecuada, pero hay que afinar ya que ”nunca se tiene toda la
información adecuada para tomar una decisión, pero hay que tomarla”
6. Seguimiento del plan. Como hay muchas variaciones, el plan debe ser seguido.
DE LA PLANIFICACION A LA DIRECCION ESTRATEGICA
Hay tres etapas sobre la planificación de la dirección.
1.
Planificación a largo plazo. Al principio era una línea que seguía la planificación
anual, pero ahora se tienen en cuenta factores de crecimiento, etc.
2. Planificación estratégica. Aparte de planificar a largo plazo, hay que realizar
un diagnóstico estratégico de la empresa, y generar diversas alternativas. p.e.
antes de adoptar los presupuestos se deben debatir las opciones estratégicas.
3. Dirección estratégica. Trata de facilitar al personal de todos los niveles
herramientas y ayuda para gestionar el cambio estratégico. Se trata de superar
los inconvenientes de la planificación estratégica que son:
- La planificación estratégica se centra en variables económicas y
tecnológicas, no en las psicosociopolíticas.
- En la relación empresa-entorno, se parte de que el interior de la
empresa no se toca, sino que se aprovecha lo bueno y se atrinchera
lo malo, pero no se cambia la empresa.
- Se enfatiza en la formulación de las estrategias pero no en el
ambiente y creación de condiciones.
La función de la Organización
CONCEPTO
Así como la función de la planificación genera un objetivo, la de organización hace
que los planes se lleven a efecto entre todos los elementos del sistema. “en una entidad
bien organizada nadie es imprescindible”
“Organizar es dividir el trabajo entre las personas o grupos, y coordinar sus
actividades”
LA DEPARTAMENTACION
El principal objetivo de toda organización es la división del trabajo.
Se llama departamentación a dividir el trabajo entre los distintos departamentos.
“los organigramas son gráficos en los que se representan los departamento y
las relaciones que entre ellos existen.”
Los tipos de departamentos son:
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Departamentación por funciones. Se separan las tareas según los
principales tipos de actividades (marketing, producción, recursos
humanos. A su vez se subdividen en otras. Es típica de la alta dirección.
Departamentación por territorios. Suele ser para el marketing. Es mas
bien geográfica. Para cada territorio se nombra una.
Departamentación por productos. Es para empresas que fabrican
productos muy diferentes, o muchos. También tiene subdivisiones.
Departamentación por procesos. Es frecuente en el área de
fabricación. separando el trabajo en varios procesos.
Departamentación por procesos y canales de distribución. La
departamentación se puede hacer en función de los distintos tipos de
clientes y representantes.
TIPOS DE ESTRUCTURAS ORGANIZATIVAS
Tenemos 4 tipos de estructuras organizativas:
1.
Lineal. “La estructura lineal es la basada en la autoridad directa del
jefe sobre los subordinados”. p.e. la estructura militar. Vale para
pequeñas empresas, y suele tener problemas de lentitud, ser poco
flexible para adaptarse a los cambios del entorno.
2. En línea y staff. “ Es aquella que combina las relaciones lineales de
autoridad directa con las de consulta y asesoramiento con los
departamentos o staffs”
Los departamentos en línea se ocupan
de las decisiones, y los staffs realizan apoyo y asesoramiento. Según el
gráfico del libro de texto, las líneas rectas representan la linealidad y
las discontinuas el staff. Esta estructura y la matricial son las únicas
formas para cubrir la organización en las pymes.
3. Estructura en comité. “Es aquella en la autoridad y la
responsabilidad son compartidas conjuntamente por un grupo de
personas en vez de una”. En ella se reúne el comité, por lo general
para tomar una decisión, y suele complementar a la de línea o staff.
Suele aplicarse para la creación de un nuevo producto, donde se reúnen
los distintos departamentos para decidir. Suele tener detractores por
su lentitud y ser conservadoras.
4. Estructura matricial. “Se trata de una estructura en la que
especialistas de diferentes partes de la organización se une para
trabajar en proyectos específicos”. Suele responderse entre dos
superiores en vez de uno, utilizándose en la NASA en el proyecto Apolo.
Se observa una doble autoridad, la autoridad de línea (habitual) y la
autoridad de proyecto (específica. Para evitar doble mando el director
de proyecto suele responder ante el director general. Es ágil y flexible,
pero como el director de proyecto no aglutine a los operarios, puede
traer problemas.
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AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD
“La autoridad es el derecho o capacidad de mandar, de hacerse obedecer.”
“ La responsabilidad es la obligación de la persona de llevar a efecto las tareas
que le han sido asignadas”
Ha de haber relación entre la autoridad de las personas y la autoridad que se les
confiere.
EL LIMITE DE LA DIRECCION O LIMITE DEL CONTROL
Los directivos tienen limitaciones en cuanto al número de actividades y de
subordinados.
“La delegación de autoridad consiste en asignar una tarea a un
subordinado, conferirle autoridad para desempeñarla, y controlarles para ver si la
desempeña.” “El limite de la dirección, o limite de control es el número de personas
directamente a cargo de un directivo” Y dependerá del trabajo, conocimientos, etc.
CENTRALIZACION Y DESCENTRALIZACION
“Se trata de la concentración de la mayoría de las decisiones importantes en
unos pocos puestos de la cúspide de la organización.” La descentralización ocurre
cuando se toman las decisiones a mas bajo nivel sobre todo las decisiones rutinarias.
LA ORGANIZACIÓN INFORMAL
Hasta ahora, se ha visto la organización formal, con sus tipos. Pero con el paso del
tiempo se van creando relaciones, nuevos roles que deben ser controlados por los
directivos, no debiéndose escapar de las manos de la empresa esta organización informal.
La función de Gestión o Dirección en sentido restringido
CONCEPTO
“Gestionar consiste en hacer que las personas de la organización cumplan sus funciones
y obligaciones para alcanzar los objetivos deseados.”
Una vez planificado y organizado, debe realizarse, para lo que se necesita liderazgo y
motivación a las personas que se tiene a cargo.
TEORIAS SOBRE EL LIDERAZGO
Se han estudiado los siguientes enfoques
1. Proceso de incidencia social. Se ejerce a través de la comunicación
sobre las conductas de los individuos.
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2. Elemento vinculado a la motivación. Cuando mas motivado esté el
subordinado, mayor grado de obedecimiento.
3. Propiedad personal. Conjunto de rasgos (como es el líder) y de
conductas (como se comporta el líder), para influir en las conductas de
los seguidores. El liderazgo ha pasado a ser elemento básico de la
cultura.
ESTILOS DE LIDERAZGO
“Un estilo de liderazgo es la forma e comportarse el líder con sus seguidores”.
Podemos distinguir los siguientes tipos de comportamiento:
1. Autocrático o autoritario. Toman decisiones sin consultar con los
subordinados. Son dogmáticos y esperan de forma absoluta que estos
acaten el mando.
2. Democráticos. Hacen que sus subordinados participen en las decisiones.
Son abiertos.
3. Laissez faire o dejar hacer. Dan poca orientación a los subordinados,
dejando que estos decidan por si mismos.
El ejercicio de autoridad podría ir de 1 a 7 siendo 1 el autoritario y 7 el laissez
faire. Hay teorías que consideran que existe un liderazgo único que es el mejor para todas
las ocasiones, pero el enfoque contingencial opina que para diferentes
LAS TEORIAS X E Y
Douglas McGregor observó que el comportamiento del líder depende de la visión que tenga
de las personas, con dos teorías extremas X e Y.
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2.
Teoría X. Dice que los subordinados trabajan poco, sin ambición,
evitan las responsabilidades, prefieren que les manden, se resisten a
los cambios, son crédulos y si no es por la dirección no harían nada.
Teoría Y. Consideran el trabajo como un juego, se autodirigen hacia
objetivos, buscan responsabilidades, tienen imaginación, motivación y
sumen los objetivos.
Según Mc Gregor, en función de la visión que tiene el líder de los subordinados
depende el comportamiento de estos. Si son todos X tenderá a ser autocrático, y si
son todos Y democrático.
LA TEORIA Z
Viene del Japón y fue descrita por Ouchi con estos principios: compromiso de
empleo de por vida, lentitud de evaluación y promoción, consenso en la toma de decisiones,
responsabilidad colectiva, control informal e implícito y total cuidado de los empleados.
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LA MOTIVACION
Para que las personas realicen las actividades bien, deben estar motivadas.
La mejor forma de que las personas se motiven es tratándolas como a tales, que se
consideren como empresa, para lo que se debe delegar autoridad, comunicar a las personas
lo que se espera de ella, reconocer sus méritos, que dispongan de medios para que sepan sus
progresos, que participen en decisiones que conciernen a sus trabajos, facilitar la
formación y desarrollo personal. asegurar que la remuneración y promoción sean acordes,
estimular la creatividad de las personas. etc.
La función de Gestión o Dirección en sentido restringido
CONCEPTO
Tras planificar, organizar y conseguir que se ejecute, los directivos han de ejecutar
la opción de control.
“Controlar significa ajustar, comparar los resultados reales con lo que se había
planificado, y ajustar las diferencias negativas”
Para controlar hay que fijar unos estándares para un tiempo futuro, medir los
resultados reales, comparar lo real con lo estándar, determinar las razones de las
diferencias y tomar las medidas oportunas.
EL PROCESO DE CONTROL
Podemos dividirlo en las siguientes fases:
1. Planificación. Comunicar los objetivos, con su política, reglas y demás a
conseguir.
2. Recogida de información. Sobre los hechos reales, de forma mas o
menos sofisticada, comparando con los estándares especificados y
evaluando los resultados, si son positivos o negativos.
3. Medidas correctoras. No siempre son precisas. Pueden ser creadas por
una mala planificación.
INCONVENIENTES DEL CONTROL
Podemos citar los siguientes:
1. Coste. Las horas de los directivos más el departamento
2. Represivo. Puede ser represivo si los empleados se pasan
3. Confundir el objetivo. Puede darse que las políticas procedimientos y
reglas parezcan más importantes que los objetivos, y esto no es así.
4. Falseamiento de información. Pueden manipularse los datos por parte
de los directivos para que estos sean favorables..
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EL AUTOCONTROL
Lo ideal es el autocontrol, de modo que no haya problemas, y se busca la política de
cero defectos. Hoy por hoy se opina que la empresa debe orientarse hacia el cliente. Antes
la empresa estaba orientada hacia sí misma.
El proceso de Dirección en la Pequeña Empresa
En la pequeña empresa es habitualmente una persona la que realiza varias
direcciones. Esto trae consigo falta de especialización, pero tiene a su vez ciertas
ventajas.
1. Al ser mas informales, el personal suele participar mejor.
2. La comunicación es mas fluida y es más fácil que todos estén
informados.
3. Es más fácil conseguir que todos alcancen la idea de grupo, que estén
motivados para alcanzar los objetivos.
4. Mejor trato con los empleados, mas humano.
La dirección y la empresa como sistema
La interpretación de una empresa como sistema, se planifica de la manera siguiente:
Dirección-Planificación-Organización-Gestión-Control
Financiero, Comercial)
(Dpto.
de
Producción,
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