Matriz de Decisión Estratégica

HERRAMIENTAS
GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE LA MATRIZ DE DECISIÓN
ESTRATÉGICA (MADE)
La Matriz de Decisión Estratégica (MADE) constituye una herramienta de apoyo para la selección de las
áreas de indagación y críticas en la fase de planificación, procesos de fiscalización establecidos en la sección
3222/23-51 del Manual General de Fiscalización Integral (MAGEFI).
En este sentido, para el establecimiento de esas áreas se deben considerar una serie de factores que inciden
directamente en la determinación de las prioridades de fiscalización, dentro de los que destaca el nivel de
exposición al riesgo, lo significativo de los asuntos y la factibilidad de la fiscalización.
1.
Definición de los elementos que determinan los proyectos de fiscalización.
Los criterios o elementos que determinan la prioridad de los asuntos por fiscalizar son: la importancia del
asunto, el nivel de exposición al riesgo y la factibilidad de fiscalización.
1.1.
Importancia del asunto.
El proyecto de fiscalización debe orientarse hacia asuntos significativos, que agregan valor y que marcan una
importante diferencia en el quehacer de la organización. El propósito de analizar estos temas es permitir la
concentración de los recursos y esfuerzos en aquellos asuntos, áreas o problemas que puedan tener un impacto
importante sobre el desempeño y los resultados del sujeto que se fiscaliza.
Para la determinación de la importancia del asunto o problema sugerido debe considerarse su impacto, su
materialidad y la posibilidad de cambio.
a)
Impacto
El impacto constituye un criterio fundamental para la asignación de recursos. Algunas interrogantes que
ayudan a calificar este elemento son: ¿Es un asunto que interesa al público?, ¿Se trata de temas de actualidad?,
¿Es posible llenar las expectativas de los clientes?. Para determinar la relevancia de los asuntos, se recomienda
seguir un enfoque de lo general a lo particular.
b)
Materialidad
La materialidad de los asuntos propuestos para la fiscalización, está relacionada con la importancia relativa
del asunto desde el punto de vista de los recursos que la administración ha destinado para ello, principalmente en lo
relativo al presupuesto institucional.
c)
Posibilidad de cambio
El criterio “posibilidad de cambio” está orientado a evaluar la posibilidad de llevar a la práctica acciones
correctivas que se deriven de la evaluación. Debe medirse también el interés del fiscalizado sobre los posibles
resultados de la fiscalización.
DFOE-ST
Actualizado al: 30/06/2004
Versión: 1.1
3220-NIH-P-04
HERRAMIENTAS
1.2.
Nivel de exposición al riesgo (NER)
Para la determinación del NER en la planificación se aplicará el juicio profesional del fiscalizador,
sustentado en la información general que se tenga sobre el riesgo de control del asunto propuesto como área de
indagación. También es relevante considerar el grado de fiscalización que ha tenido el asunto en mención, sea por
parte de la Contraloría General, por la Unidad de Auditoría Interna de la Administración o por otro ente u órgano de
control.
Posteriormente, para la escogencia de áreas críticas el porcentaje de NER va a ser determinado mediante la
aplicación de la Matriz para la Evaluación del Riesgo, como paso previo a elaborar la MADE.
1.3.
Factibilidad de fiscalización
Debe tomarse en consideración si se tienen las habilidades, conocimientos, herramientas y recursos
para llevar a cabo una fiscalización de alta calidad, cumpliendo con estándares profesionales y técnicos aceptables.
Pueden existir razones para decidir no fiscalizar un determinado asunto, por ejemplo, que no estén disponibles los
criterios o parámetros que se utilizan para la fiscalización; que los fiscalizadores no poseen ni pueden obtener los
conocimientos y habilidades requeridos; o que el asunto o problema está sometido a un cambio importante y
fundamental dentro del entorno en que se desempeña el ente fiscalizado.
2.
Calificación de los asuntos o problemas sugeridos
Con el propósito de disponer de información cuantitativa para la toma de decisiones relativa a los posibles
asuntos por fiscalizar, en primera instancia deberá asignarse un porcentaje relativo a cada elemento para cada uno
de los criterios o elementos de decisión antes descritos, de tal manera que en forma conjunta sumen cien por ciento
(100%).
Cada asunto sugerido para la fiscalización recibirá una puntuación de 1 a 10, de acuerdo con la importancia
que merece dentro de cada criterio o factor de selección, siendo el 1 la calificación inferior y el 10 la calificación
mayor. Para este propósito se recomienda la utilización de la hoja de cálculo Microsoft Excel, en la cual se
encuentra una fórmula en la columna de “calificación obtenida”, de tal manera que considere la suma total de cada
calificación asignada del criterio o factor y el porcentaje relativo que el mismo representa.
Los asuntos sugeridos para la fiscalización que obtengan una mayor calificación, pasarán a constituir las
áreas de indagación y/o críticas de los proyectos de fiscalización, siempre y cuando lo determinen así el Gerente del
Área, el Asistente Técnico y el equipo de fiscalización.
3.
Área(s) seleccionada(s) (Indagación / criticas)
Según los resultados de la columna “Calificación Total Obtenida”, se seleccionan las posibles áreas
conforme el mayor valor en la calificación. En cuanto a la cantidad de áreas a tomar en cuenta para continuar con la
fiscalización en fase examen, quedará a juicio de la Gerencia respectiva y del equipo fiscalizador, tomando en
cuenta parámetros como: factibilidad de poder llevar a cabo la fiscalización, cantidad de recursos humanos,
materiales, oportunidad, entre otros.
A continuación se presenta un ejemplo de la MADE (Formato Word).
DFOE-ST
Actualizado al: 30/06/2004
Versión: 1.1
3220-NIH-P-04
HERRAMIENTAS
DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA
ÁREA DE FISCALIZACIÓN:
INSTITUCIÓN FISCALIZADA:
ASUNTO O TEMA:
FECHA:
Ejemplo
Matriz de Decisión Estratégica
Asuntos sugeridos para
el proyecto de
fiscalización
% pesos relativos / por
variable
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Importancia del Asunto
Impacto
25%
10
5
8
Nivel de
Exposición al
Materialidad Posibilidad de
Riesgo
Cambio
15%
2
5
8
20%
5
3
9
25%
10
2
3
Factibilidad de
Fiscalización
15%
7
5
6
Calificación
Áreas seleccionadas
Total Obtenida (indagación/criticas)
(100%)
100%
73.5%
39%
67%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
A1
A3
A2
Para utilizar la herramienta en forma de hoja de cálculo presione “ MADE Excel”
DFOE-ST
Actualizado al: 30/06/2004
Versión: 1.1
3220-NIH-P-04