Hartos de reuniones improductivas

SIETE CONSEJOS PARA CELEBRARLAS
Hartos de reuniones improductivas

'Las personas también tienen que comprender cuándo
organizar una reunión'

Muchas reuniones fracasan porque la gente llega tarde y sin
interés
Las reuniones de trabajo pueden llegar a ser molestas cuando se
celebran por celebrarse. Cuando interrumpen otras dedicaciones en
las que se está concentrado, o directamente cuando da pereza
perder el tiempo en ellas sabiendo de antemano que se va a
escuchar lo mismo de siempre.
"A veces no hay ningún tipo de agenda, límite de tiempo, las
personas que han tomado parte no se leen los puntos de acción, la
gente llega tarde y muchos atienden llamadas telefónicas durante
las reuniones", afirma Ruth Parkinson, marketing manager de
Proudfoot Consulting, consulta que ha realizado un estudio con 235
empresas en todo el mundo sobre el aprovechamiento de las
reuniones.
Apenas la mitad de las empresas (41%) prepara una agenda
planificada de la reunión antes de llevarla a cabo, y de estas sólo un
38% la cumplen. Además, el cansancio debe hacer mella en ellas,
pues sólo un 13% revisa lo tratado al final de la reunión.
"Las personas también tienen que comprender cuándo organizar
una reunión, con quién y con qué finalidad", señala Luis Wilhelmi,
vicepresidente de Proudfoot.
La consultora ofrece siete consejos para no perder el tiempo en
reuniones innecesarias:
Piense antes de convocar una reunión: en primer lugar, hay

que reflexionar sobre la pertinencia y relevancia de la misma. Si es
el caso, además es necesario que las partes implicadas estén de
acuerdo en la finalidad de la reunión.
La importancia de una buena agenda: además de una agenda

bien planificada, es necesario que haya sido preparada y enviada a
los participantes con suficiente antelación.
Respetar el tiempo de los demás: la puntualidad es esencial, o

de lo contrario puede perderse información vital. También es
imprescindible establecer con claridad la hora de término de la
reunión, para ayudar a la planificación del personal y minimizar la
pérdida de tiempo. Uno de los mayores problemas que Proudfoot
ha registrado en las respuestas a su encuesta ha sido la constante
interrupción de las reuniones, tanto por personal que llega tarde
como las interrupciones por las llamadas a los teléfonos móviles.
La regla de oro es apagar todo durante una reunión, o como
mínimo activar el modo vibrador del teléfono.
Las reuniones deben ser precisas: hay que ceñirse a los

puntos estipulados en la agenda y abrir un turno de preguntas
para otras cuestiones. También es útil resumir los puntos tratados
antes de finalizar la reunión.
Antes de la acción, la organización: es imprescindible

determinar un organizador de la reunión y ofrecer todas las
instrucciones necesarias para llevarla a cabo.
Claridad: las reuniones deben servir para aclarar las acciones,

responsabilidades y tiempos de entrega de las nuevas tareas
encomendadas.

Seguimiento: para que el proceso sea enriquecedor para la
empresa, hay que proceder a una revisión posterior de las tareas y
evaluación de las mismas.
Cuestiones
1)¿Cómo se llaman las reuniones que se realizan de
vez en cuando?.
2)¿Cómo se llaman las reuniones donde los
superiores jerárquicos transmiten informaciones a
sus subordinados?.
3)¿Cómo se llama el asunto concreto del que se va a
hablar en una reunión?.
4)¿Cómo se llaman las reuniones que se desarrollan
durante un cierto período de tiempo previamente
planificado?.
5)¿Cómo se llama lo que pretendemos conseguir al
llevar a cabo una reunión?.
6)¿Cómo se llaman las reuniones donde las
informaciones fluyen desde los asistentes hasta las
personas que han preparado la reunión?.
7)¿Cómo se llaman las reuniones que potencian la
transmisión de información entre grupos o personas
que no actúan como superiores o subordinados de
nadie?.
8)¿Cómo se llama el documento que indica el
contenido de la reunión y la secuencia de charlas o
reuniones?.
9)¿Dónde se detalla el conjunto de temas a tratar en
la reunión?.
10)¿Quién se encarga de supervisar y organizar
todos los equipos de trabajo desde su puesto de
responsable de la reunión?.
11)¿Quién es la persona encargada de redactar el
acta de la reunión?.