ORGANIZACIÓN DEL SERVICIO Y TRABAJOS DE SECRETARIADO – CICLO SUPERIOR DE SECRETARIADO -IES FELO MONZON GRAU-BASSAS FAMILIA PROFESIONAL DE ADMINISTRACION PROGRAMACIÓN DEL CICLO DE TÉCNICO SUPERIOR EN SECRETARIADO MÓDULO: ORGANIZACIÓN DEL SERVICIO Y TRABAJOS DE SECRETARIADO Realizado por: Emilio Mayoral Fernández Curso escolar: 2004/2005 Instituto: I.E.S. Felo Monzón Grau-Bassas Emilio Mayorak Fernández C:2004/05 1 ORGANIZACIÓN DEL SERVICIO Y TRABAJOS DE SECRETARIADO – CICLO SUPERIOR DE SECRETARIADO -IES FELO MONZON GRAU-BASSAS CONTENIDO 1. Introducción.......................................................................................................................... 3 2. Análisis de los elementos del currículo del Módulo. 2.1.Desglose de los componentes curriculares del R.D. del currículo............................... 8 3. Organización de contenidos. 3.1. Tipo y enunciado de contenido organizador........................................................... 11 3.2. Estructura de los contenidos................................................................................. 13 3.3. Contenidos actitudinales........................................................................................ 13 4. Programación. 4.1. Relación secuenciada de Unidades de Trabajo......................................................... 14 4.2. Contenidos Básicos ………………………………………………………………… 15 4.3. Elementos curriculares de cada Unidad de Trabajo.................................................. 18 5. Metodología, Criterios de Evaluación y Recursos................................................................. 22 6. Bibliografía.......................................................................................................................... 23 7. Actividades extraescolares................................................................................................ 23 Emilio Mayorak Fernández C:2004/05 2 ORGANIZACIÓN DEL SERVICIO Y TRABAJOS DE SECRETARIADO – CICLO SUPERIOR DE SECRETARIADO -IES FELO MONZON GRAU-BASSAS 1. INTRODUCCIÓN La Formación Profesional Específica se distingue del resto de las etapas del sistema educativo por su mayor interrelación con el sistema productivo; por ello la "referencia del sistema productivo", y particularmente el perfil profesional, ha sido el referente para la definición, en el ámbito del sistema educativo y para todo el Estado, de los títulos profesionales y de las correspondientes enseñanzas mínimas, y lo es también por extensión del currículo de esta Comunidad. En el mencionado Real Decreto 1658/1994, se especifica dicha "referencia del sistema productivo" para este Título y su perfil profesional incluye como competencia general: Organizar, gestionar, elaborar y transmitir la información procedente o con destino a los órganos ejecutivos, profesionales y de gestión en lengua propia y/o extranjera, así como representar a la empresa y fomentar la cooperación y calidad de las relaciones internas y externas, según los objetivos marcados y las normas internas y externas, según los objetivos marcados y las normas internas establecidas. Las unidades de competencia en las que se divide la competencia general del Título son: 1. Gestionar las comunicaciones internas y externas, tanto orales como escritas, en lengua propia y/o extranjera. 2. Organizar, supervisar y realizar trabajos de secretariado. 3. Organizar, mantener y controlar el archivo en soporte convencional e informático. 4. Elaborar y presentar documentos de trabajo, integrando datos, textos y gráficos. En el Real Decreto 1.658/1994 (BOE de 30 de septiembre), se establece el diseño del Ciclo formativo de Técnico Superior en Secretariado, que contiene las siguientes realizaciones: REALIZACIONES CRITERIOS DE REALIZACIÓN 2.1. Organizar y supervisar el trabajo de secretaría según las prioridades establecidas por las normas de la empresa y la legislación vigente, definiendo o adaptando procedimientos y optimizando la productividad. 2.2. Supervisar el personal a su cargo motivando su actuación para la mejor Emilio Mayorak Fernández - Los tipos de tareas y sus prioridades son identificados, distinguiendo entre trabajos periódicos, aperiódicos y puntuales. - Se establece el ciclo de tareas diarias, semanales, mensuales, anuales. - Se asignan los recursos y tiempos necesarios para que las tareas se realicen dentro de los plazos, de acuerdo con las prioridades establecidas. - Se controla el cumplimiento de lo programado según lo establecido en la agenda de trabajo. - Se identifica, obtiene y coordina la posible ayuda en caso de urgencias específicas y plazos de entrega. - Se tratan adecuadamente las contingencias. - La planificación es flexible para permitir las contingencias y los cambios de prioridades. - Se cumplen las normas de seguridad y confidencialidad. - Las tareas delegadas a terceros son definidas con exactitud y se realiza el necesario segui- C:2004/05 3 ORGANIZACIÓN DEL SERVICIO Y TRABAJOS DE SECRETARIADO – CICLO SUPERIOR DE SECRETARIADO -IES FELO MONZON GRAU-BASSAS consecución de los objetivos marcados. miento y supervisión. 2.3. Organizar entrevistas, reuniones y eventos corporativos, atendiendo al calendario fijado y cumpliendo los objetivos establecidos. 2.4. Organizar viajes nacionales e internacionales atendiendo al calendario fijado y cumpliendo los objetivos establecidos. Emilio Mayorak Fernández - Se transmite el sentido del puesto de trabajo que desempeñan sus subordinados y lo que la empresa espera de ellos. - El trabajo y las tareas son asignadas entre el personal a su cargo. - Se elige el momento y la forma más adecuada para transmitir los mensajes, órdenes, mandatos y objetivos que la empresa pretende en su ámbito concreto. - Los mensajes son transmitidos de forma sintética y fácilmente comprensible. - Los mensajes son correctamente recibidos e interpretados. - Se recogen y divulgan entre los miembros de su equipo las disposiciones que, procedentes de otras áreas, afectan al desarrollo de su actividad. - Las entrevistas, reuniones o eventos corporativos son organizados de acuerdo con las normas establecidas y el protocolo necesario, convocando a los asistentes dentro del plazo establecido. - Los cálculos de coste son correctos. - El coste del evento está dentro de los límites asignados. - Las entrevistas siempre se confirman. - Se revisa la documentación para que sea apropiada y exacta, localizando los errores y corrigiéndolos. - La documentación complementaria se adjunta a la propia de la reunión. - Se prepara la sala de reuniones y el material y equipo audiovisual necesario. - Se delegan tareas y se realiza el seguimiento y supervisión necesarios. - Se cumplen las normas de seguridad y confidencialidad. - Se identifica el tipo de viaje, reserva hotelera y actividades asociadas. - Se prepara con la suficiente antelación un itinerario claro y exacto, en el que conste el C:2004/05 4 ORGANIZACIÓN DEL SERVICIO Y TRABAJOS DE SECRETARIADO – CICLO SUPERIOR DE SECRETARIADO -IES FELO MONZON GRAU-BASSAS programa del viaje y la agenda de trabajo. - Se realiza el programa para que resulte equilibrado en lo referente al coste y al tiempo, de acuerdo con las normas y procedimientos de la entidad. - Se realizan y confirman las reservas, así como las visitas programadas. - Se prepara la documentación, y se realizan las necesarias correcciones si es necesario. - Se prevén las contingencias. - Se cumplen las normas de seguridad y confidencialidad. DOMINIO PROFESIONAL Información (naturaleza, tipo y soportes): Información sobre las áreas de responsabilidad de la empresa. Información sobre los plazos legales de presentación de documentos relacionados con obligaciones fiscales y/o mercantiles. Normas de organización de reuniones de diversos tipos (comités, consejos de Administración, juntas generales de accionistas). Información sobre tipos de viaje, sistemas de transporte, tipos de alojamiento, seguros de viaje, documentación, divisas. Husos horarios. Medios para el tratamiento de información: Agendas manuales y electrónicas. Equipos telemáticos y ofimáticos. Guías turísticas y catálogos de viajes. Calculadora electrónica. Procesos, métodos y procedimientos: Programación de trabajos y tiempos. Protocolo de reuniones (preparación de salas, utilización de medios audiovisuales, convocatorias, actas). Utilización de fuentes de referencia relativas a aeropuertos, puertos, agencias de viaje, hoteles. Protocolo y fórmulas de cortesía en lugares de destino. Función de embajadas y consulados. Presupuestos de gastos de protocolos. Procedimientos de contratación de servicios de estancia y viajes. Principales resultados del trabajo: Óptima utilización del tiempo, tanto propio como de superiores. Organización eficaz de reuniones y viajes. Racionalización del uso de los recursos de la empresa. Trabajo de secretaría organizado y supervisado. Personas y/u organizaciones destinatarias del servicio: Personal de la empresa. Directores y jefes de departamento. Miembros del Consejo de Administración. Accionistas. Secretarias y personal de empresas relacionadas y competidoras. Clientes y proveedores Representantes de la Administración Pública. Personal de agencias de viaje, compañías de transporte, hoteles, bancos. A partir de estas realizaciones se han determinado las capacidades terminales del módulo, expresadas en el R.D. citado. Una vez adquiridos por los alumnos, éstos podrán afrontar las competencias derivadas de su puesto de trabajo. Emilio Mayorak Fernández C:2004/05 5 ORGANIZACIÓN DEL SERVICIO Y TRABAJOS DE SECRETARIADO – CICLO SUPERIOR DE SECRETARIADO -IES FELO MONZON GRAU-BASSAS OBJETIVOS GENERALES del Ciclo Formativo: - Trabajar en equipo, responsabilizándose de la consecución de los objetivos asignados al grupo, respetando el trabajo y las ideas de los demás, participando activamente en la organización y desarrollo de tareas colectivas, y cooperando en la superación de las dificultades que se presenten. - Dominar estrategias de comunicación para transmitir y recibir información correctamente y resolver situaciones conflictivas, tanto en el ámbito de las relaciones en el entorno de trabajo como en las relaciones externas, utilizando, en su caso, una/más de una lengua extranjera. - Seleccionar, valorar y utilizar canales y fuentes de información y formación relacionadas con el ejercicio de la profesión, desarrollando la capacidad de adaptación a diversos puestos de trabajo, a nuevas situaciones laborales y a la evolución de la competencia profesional. - Poseer una visión global y coordinada de los procesos de creación de servicios de secretariado tratando la información, representando a la empresa y fomentando la calidad de las relaciones internas y externas, a los que está vinculada la competencia profesional del título, aprehendiendo su lógica, comprendiendo las dimensiones técnica, organizativa, económica y humana de su participación en los mismos, e integrando los conocimientos científicos, tecnológicos y organizativos adquiridos. - Desarrollar la iniciativa, el sentido de la responsabilidad y la identidad y madurez profesionales que permitan proponer mejoras en los procedimientos establecidos y soluciones a contingencias no previstas, mejorar la calidad del trabajo y la motivación hacia el perfeccionamiento profesional, utilizando con un amplio grado de autonomía los conocimientos técnicos y el saber hacer necesarios. - Programar, organizar y participar en procesos y actividades realizables por equipos de trabajo, para alcanzar objetivos identificados entre los comunes del sector correspondiente, teniendo en cuenta los aspectos técnicos, organizativos, económicos y humanos, y estableciendo las condiciones de seguridad y calidad necesarias. - Analizar, adaptar y, en su caso, generar documentación técnica imprescindible para la información, orientación y formación del personal colaborador dependiente. - Interpretar el marco legal, económico, organizativo y laboral que regula y condiciona las actividades profesionales del secretariado, identificando los derechos y las obligaciones que se derivan de las relaciones en el entorno de trabajo, así como los mecanismos y posibilidades de inserción profesional. - Sensibilizarse respecto de los efectos que las condiciones de trabajo pueden producir sobre la salud personal, colectiva y ambiental, con el fin de mejorar las condiciones de realización del trabajo, proponiendo las medidas de previsión, prevención y protección adecuadas. - Interpretar las relaciones funcionales y el flujo básico de información interno y externo de empresas tipo. - Analizar los sistemas y medios de circulación de la información y documentación para definir la organización administrativa más adecuada al servicio de secretariado, en función de la actividad, características, medios y equipos de oficina e informáticos. - Interpretar y aplicar las normas mercantiles, laborales y fiscales básicas y de procedimiento administrativo para la tramitación y cumplimentación de documentación derivada de la administración y gestión, tanto en el ámbito público como privado. - Aplicar las técnicas de comunicación oral, tanto en lengua propia como extranjera, para informar, atender, asesorar, comunicar, transmitir y/o resolver cualquier consulta, problema o incidencia Emilio Mayorak Fernández C:2004/05 6 ORGANIZACIÓN DEL SERVICIO Y TRABAJOS DE SECRETARIADO – CICLO SUPERIOR DE SECRETARIADO -IES FELO MONZON GRAU-BASSAS derivada de la actividad de secretariado o servicio de atención y trato directo con el público y/o usuario, tanto en empresas como en organismos públicos y privados. - Seleccionar el medio o equipo informático o de oficina para elaborar, archivar e imprimir información y documentación derivada de las operaciones más habituales en el campo de la administración y gestión empresarial. - Producir (redactar, analizar, sintetizar textos y documentos), transmitir y archivar con corrección, precisión y eficacia documentos y escritos, utilizando los métodos, equipos y aplicaciones informáticas disponibles en la empresa, en lengua propia y/o extranjera. - Evaluar, definir y realizar procesos para mejorar la eficacia y la eficiencia del trabajo de secretaría. - Organizar o reorganizar el tratamiento de la información en un servicio de secretariado en función del tiempo y de los medios. - Procesar la información para organizar y desarrollar procedimientos que garanticen la buena consecución de reuniones, viajes y demás eventos corporativos con eficacia, discreción, oportunidad y responsabilidad. - Aplicar procedimientos de seguridad, protección, confidencialidad y conservación de la documentación e información en los medios y equipos de oficina e informáticos para garantizar la integridad, el uso, acceso y consulta de las mismas. - Aplicar las nuevas tecnologías de comunicación y transmisión de información en los procesos administrativos y de gestión en la empresa. La programación presenta en forma de elementos de capacidad, el desglose de los componentes curriculares referenciados en el R.D. del Título, ordenados por capacidades terminales e indicando su naturaleza y las unidades de trabajo en donde se contempla su desarrollo. De la estructura de contenidos se obtiene la secuencia de aprendizaje basada en el saber hacer y organizada en torno a procesos reales de trabajo. Se definen así una serie ordenada de Unidades de trabajo cada una de las cuales enuncia los conceptos y procedimientos, las actividades de formación y varias propuestas de actividades de evaluación. El conjunto de todos estos elementos constituye la siguiente programación: Emilio Mayorak Fernández C:2004/05 7 2. ANÁLISIS DE LOS ELEMENTOS DEL CURRICULO DEL MÓDULO: ORGANIZACIÓN DEL SERVICIO Y TRABAJOS DE SECRETARIADO DESGLOSE DE LOS COMPONENTES CURRICULARES DEL R. D. Capacidades Terminales 2.1. ANALIZAR LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA Y LAS FUNCIONES DEL SERVICIO DE SECRETARIADO. Criterios de Evaluación ORGANIZAR REUNIONES Y EVENTOS CORPORATIVOS, APLICANDO LAS NORMAS DE PROTOCOLO Y CUMPLIENDO LOS OBJETIVOS ESTABLECIDOS. Unidades de Trabajo 2.1.1- Identificar las distintas tendencias Conocimiento internacionales de lo que significa la cultura + Comprensión empresarial. 2.1.2- Diferenciar correctamente las principales funciones genéricas de la dirección. Conocimiento 2.1.3- Interpretar el sistema organizativo más adecuado en relación con los estilos de dirección. 2.1.4- Explicar las funciones y características fundamentales de los diversos tipos de secretariado: Conocimiento . De dirección económico-comercial. . De dirección científica. . De producción. Comprensión 2.1.5- Describir con un alto grado de detalle los medios y equipos habituales en una oficina. Compresión 2.1.6- Aplicar las funciones de la agenda de trabajo convencional o electrónica en la planificación y organización de un supuesto servicio, explicando la Aplicación realidad de lo realizado. 2.1.7- En supuestos prácticos de servicios de secretariado determinados por el tipo de empresa o centro de trabajo, funciones y entorno organizativo: Análisis . Explicar las relaciones y el flujo de información del servicio de secretariado, utilizando diagramas si es preciso. . Establecer, mediante un gráfico, la estructura física del servicio de secretariado, determinando y ubicando los elementos materiales y los medios Análisis humanos necesarios y justificando su distribución según criterios de ergonomía y fluidez del trabajo. . Definir los límites de responsabilidad y las funciones de los puestos de trabajo necesarios. . Determinar los trabajos periódicos, aperiódicos y puntuales, razonando la respuesta. . Establecer el procedimiento más adecuado ante una urgencia o contingencia surgida. Capacidades Terminales 2.2. Tipos de Capacidad Criterios de Evaluación Tipos de Capacidad 1,2,3,4,5 Unidades de Trabajo 2.2.1- Diferenciar los tipos de reuniones en el ámbito Conocimiento público y privado, especificando su función. 2.2.2- Describir las etapas del desarrollo de reuniones tipo. 2.2.3- Enumerar los objetivos más relevantes que se persiguen en reuniones de grupo tipo, identificando la Comprensión tipología de los participantes. Conocimiento 2.2.4- Diferenciar las características de una reunión y de Emilio Mayorak Fernández C:2004/05 U: 6 + 7 U: 6 + 7 8 Capacidades Terminales Criterios de Evaluación Tipos de Capacidad Unidades de Trabajo un evento desde el punto de vista del protocolo. Conocimiento 2.2.5- Identificar diferentes técnicas de dinamización y funcionamiento de grupos. Análisis 2.2.6 Ilustrar la función y el método de la planificación de reuniones, definiendo, a través de casos simulados, los objetivos, documentación, orden del día, asistentes y convocatoria de una reunión. Comprensión 2.2.7- Seleccionar los medios logísticos, calcular el + Análisis presupuesto, realizar la documentación necesaria, ordenar las precedencias de colocación y de intervención, para la supuesta realización de un evento o reunión, dejando constancia por escrito de las motivaciones de las decisiones tomadas y las conclusiones. Comprensión 2.2.8- Organizar diferentes tipos de reuniones, cumpliendo los objetivos asignados y observando el protocolo necesario a partir de supuestos prácticos Aplicación suficientemente caracterizados, atendiendo a su + naturaleza: Análisis . Informativa: . Conferencias. . Simposios o congresos. . Reunión de trabajo: . Mesa redonda. . Jurídica: . Reuniones de Junta General, Consejo de Administración y Comités. Capacidades Terminales Criterios de Evaluación Tipos de Capacidad Unidades De Trabajo 2.3 ORGANIZAR VIAJES NACIONALES E INTERNACIONA LES ESTABLECIEND O LOS PROCEDIMIENT OS NECESARIOS Y CUMPLIENDO OBJETIVOS 2.3.1- Identificar los elementos esenciales en la preparación y organización de viajes. 2.3.2- Enumerar las diferencias entre organizar un viaje en territorio nacional o internacional. 2.3.3- Determinar las posibilidades de desplazamientos desde distintos puntos y por distintos medios según sus ventajas e inconvenientes. 2.3.4- Distinguir los productos y servicios ofertados por agencias mayoristas y minoristas. 2.3.5- Precisar las formalidades más habituales en la entrada y salida de un país. 2.3.6- Organizar diferentes tipos de supuestos viajes, convenientemente caracterizados, debiendo optimizar diferentes ofertas atendiendo a los objetivos del viaje y comodidad de la persona que lo realiza según: horarios, medios de pago, alojamiento, comidas, medios de transporte, itinerarios y coste. 2.3.7- En supuestos prácticos de realización de un viaje internacional convenientemente caracterizado: . Describir los trámites documentales exigidos por consulados, embajadas y organismos públicos en los relativo a pasaportes, visados, reglamentación sanitaria y control de aduanas. . Sintetizar las formalidades bancarias de cambio y traslado de divisas. . Identificar y explicar las normas de protocolo y cortesía más adecuadas a la idiosincrasia y costumbres del país. Comprensión U: 8 Emilio Mayorak Fernández C:2004/05 Conocimiento Comprensión Conocimiento + Análisis Comprensión 9 Capacidades Terminales 2.4. TOMAR DECISIONES, CONTEMPLAND O LAS CIRCUNSTANCIA S Y TENIENDO EN CUENTA LAS OPINIONES DE LOS DEMÁS RESPECTO A LAS VÍAS DE SOLUCIÓN POSIBLES. 2.5 EJERCER EL LIDERAZGO DE UNA MANERA EFECTIVA EN EL MARCO DE SUS COMPETENCIAS PROFESIONALES ADOPTANDO EL ESTILO MÁS APROPIADO EN CADA SITUACIÓN. Criterios deEvaluación 2.4.1- Identificar y clasificar los posibles tipos de Conocimiento decisiones que se pueden utilizar ante una situación concreta. 2.4.2- Identificar los distintos métodos de gestión para la Conocimiento toma de decisiones más acertadas. 2.4.3- Analizar las circunstancias en las que es Análisis necesario tomar una decisión y elegir la más adecuada. Aplicación 2.4.4- Aplicar el método de búsqueda de una solución o respuesta. Actitudinal 2.4.5- Respetar y tener en cuenta las opiniones de los demás, aunque sean contrarias a las propias. IMPULSAR EL PROCESO DE MOTIVACIÓN EN SU ENTORNO, FACILITANDO LA MEJORA EN EL AMBIENTE DE TRABAJO Y EL COMPROMISO DE LAS PERSONAS CON LOS OBJETIVOS DE LA EMPRESA. Unidades de Trabajo U:9 +U-3 Conocimiento 2.5.1- Identificar los estilos de mando y los com- Aplicación portamientos que caracterizan cada uno de ellos. Análisis + 2.5.2- Relacionar los estilos de liderazgo con diferentes Evaluación situaciones ante las que puede encontrarse el líder. 2.5.3- Estimar el papel, competencias y limitaciones del Actitudinal mando intermedio en la organización. 2.5.4- Mantener buenas relaciones con los compañeros, respetando y considerando sus preferencias y aptitudes. Capacidades Terminales 2.6. Tipos de Capacidad Elementos de Capacidad Tipos de Capacidad 2.6.1- Expresar los principios de la motivación en el entorno laboral. 2.6.2- Explicar y direrenciar las grandes teorías de la motivación. 2.6.3- Relacionar los objetivos y ambientes laborales de las empresas con la motivación de los recursos humanos. 2.6.4- Identificar las técnicas de motivación aplicables en el entorno laboral. 2.6.5- Seleccionar y aplicar técnicas de motivación adecuadas a cada situación, que se plantea convenientemente mediante casos simulados. 2.6.6- Influir positivamente a nivel de grupo en la actitud de trabajo en equipo e individualmente demostrar la automotivación necesaria para la superación personal. Conocimiento U-9 + U-3 Unidades de Trabajo U-9 Conocimiento Conocimiento + Aplicación Aplicación Actitudinal 3. ORGANIZACIÓN DE LOS CONTENIDOS. Emilio Mayorak Fernández C:2004/05 10 3.1. Tipo y enunciado del contenido organizador. Del análisis de las capacidades terminales y teniendo en cuenta las características de este módulo y la etapa en la que se ubica, se deduce que el aprendizaje debe orientarse hacia los modos y maneras de saber hacer. El enunciado del contenido organizador coincide con el nombre de la Unidad de Competencia a la que está asociado el módulo: ORGANIZAR, SUPERVISAR Y REALIZAR TRABAJOS DE SECRETARIADO A este gran procedimiento están asociados un conjunto de conocimientos de carácter conceptual y una serie de actitudes que constituyen los contenidos soporte de las habilidades cognitivas y destrezas, involucradas en los procedimientos, que los alumnos deben adquirir. 3.2. Estructura de los contenidos. A partir del análisis de los procedimientos expresados en el contenido organizador se deduce que puede llevarse a cabo en las siguientes etapas: 1. BLOQUE I: Empresa-Trabajo. 2. BLOQUE II: El desarrollo del trabajo secretarial. 3. BLOQUE III: Reuniones, eventos y viajes. 4. BLOQUE IV: Etica y Profesionalidad del trabajo de secretariado 3.3. Contenidos actitudinales del Módulo. En este módulo las actitudes son una materia transversal; se van aprendiendo a través de todas las actividades propuestas. Han sido tratadas cono normas, valores o pautas de conducta que se han establecido para llegar a convertirse en una forma de actuación, ya que en cada actitud siempre existe un componente motivacional, es decir, de orientación y activación de la conducta hacia un objetivo. A continuación se relacionan las principales actitudes que se deben trabajar en el desarrollo de las actividades propuestas en la programación del módulo: CAPACIDADES ACTITUDINALES COMUNES - Reconocer la creciente importancia del trabajo en equipo en el mundo laboral y demostrar capacidad de aceptación e integración en diferentes grupos de trabajo, manteniendo relaciones y comunicaciones fluidas, respetando ideas y soluciones aportadas por otros con actitud de cooperación y tolerancia, compartiendo responsabilidades y dando y recibiendo instrucciones. - Aceptar la necesidad del autoaprendizaje constante y de la formación continua como instrumentos que facilitan la adaptación a las innovaciones tecnológicas y organizativas, la conservación del empleo y la reinserción profesional. - Mostrar interés por adquirir una visión global y coordinada de los procesos de creación de servicios a los que está vinculada la competencia profesional del título. Emilio Mayorak Fernández C:2004/05 11 - Valorar el trabajo riguroso y bien hecho al planificar, organizar y desarrollar las actividades propias, demostrando iniciativa, creatividad y sentido de la responsabilidad, manteniendo el interés durante todo el proceso, y sintiendo satisfacción personal por los resultados conseguidos. - Reconocer la importancia de establecer una eficaz comunicación en el marco de las relaciones laborales y profesionales para el logro de objetivos personales y corporativos. - Valorar la necesaria participación personal en la aplicación de la gestión y control de la calidad como factor que facilita el logro de mejores resultados y una mayor satisfacción de consumidores o usuarios. - Evaluar el desarrollo de la actuación personal y colectiva, identificando aciertos y errores y argumentando y proponiendo soluciones alternativas para mejorar procesos y resultados. - Asumir el compromiso de mantener y cuidar las instalaciones y equipos, y sacar el máximo provecho a los medios materiales utilizados en los procesos, evitando costes y desgastes innecesarios. - Valorar y respetar las normas de seguridad e higiene y de protección del medio ambiente en el trabajo. - Desarrollar la iniciativa, el sentido de la responsabilidad, la identidad y la madurez profesional que permitan mejorar la calidad del trabajo y motivar hacia el perfeccionamiento profesional. - Valorar la importancia de la comunicación profesional, así como las normas y procedimientos de organización en las relaciones laborales, tanto de carácter formal como informal, y su repercusión en la actividad e imagen de la empresa u organismo. - Valorar la incidencia de las nuevas tecnologías de comunicación y transmisión de información en los procesos administrativos y de gestión en la empresa. - Mantener buenas relaciones con los compañeros, respetando y considerando sus preferencias y aptitudes. - Sensibilizarse sobre las condiciones ambientales y de salud de que debe disponer una oficina o despacho y los diferentes equipos y sistemas. - Demostrar el suficiente tacto, flexibilidad, sociabilidad, positivismo, iniciativa y discreción. - Respetar y tener en cuenta las opiniones de los demás, aunque sean contrarias a las propias. - Mostrar satisfacción por la precisión, exactitud, orden y limpieza con que se desarrollan individual y colectivamente las actividades. 4. PROGRAMACIÓN 4.1. Unidades de trabajo secuenciadas y tiempos asignados. A) Bloques y Unidades. Emilio Mayorak Fernández C:2004/05 12 ORGANIZACIÓN DEL SERVICIO Y TRABAJOS DE SECRETARIADO –CICLO DE SECRETARIADO El contenido de carácter procedimental, es decir, pretende que el alumno adquiera no sólo el conocimiento como saber sino que desarrolle, también, habilidades, destrezas y actitudes. En cada Unidad de Trabajo se han planteado actividades para trabajo individual y en equipo que dan una visión global de los aprendizajes del módulo, aunque en cada una de ellas se acentúe el dominio en unas operaciones o procedimientos en concreto. Al final de cada unidad aparece un glosario de palabras y tecnicismos como conceptos básicos De la estructura de contenidos se deducen los siguientes bloques y unidades: BLOQUE 1: Actividades Iniciales. Identidad profesional y visión general del Módulo U.T.:1,2,3 Las 3 unidades que se destinan al estudio de las actitudes ante un trabajo de secretariado, del mundo empresarial y a las estructuras organizativas. . BLOQUE 2: U.T.:4,5, Se dedican al conocimiento del desarrollo del trabajo secretarial. BLOQUE 3: U.T.:6,7,8 Estas unidades se dedican a estudiar los procedimientos a seguir en la organización de reuniones, eventos corporativos y viajes. . BLOQUE 4: U.T.9. Pretende sensibilizar al alumno sobre la actitud ética y sentido de la responsabilidad profesional. Emilio Mayoral Fernández C: 2004/05 13 ORGANIZACIÓN DEL SERVICIO Y TRABAJOS DE SECRETARIADO –CICLO DE SECRETARIADO B.- La ordenación de las Unidades de trabajo se resume de la siguiente forma: UNIDAD Nº BLOQUE I U.T.1. U.T.2. DENOMINACIÓN Actitudes ante un trabajo de secretariado. (2 horas) 1ªEvaluación El mundo empresarial. (8 horas) U.T.3 BLOQUE II U.T. 4 Estructuras organizativas. (8 horas) U.T.5 BLOQUE III U.T.6 Organización del trabajo del servicio de secretariado. (10 horas) U.T.7 HORAS Estructura Organizativa y funciones del servicio de secretariado. (6 h 2ªEvaluación Organización de reuniones. ( 10 horas) Organización de eventos corporativos. ( 10 horas) 3ªEvaluación U.T.8 BLOQUE IV U.T.9 Organización de viajes. ( 10 horas) Etica y Profesionalidad en un trabajo de secretariado. ( 4 horas) TOTAL DE HORAS Emilio Mayoral Fernández 68 C: 2004/05 14 ORGANIZACIÓN DEL SERVICIO Y TRABAJOS DE SECRETARIADO –CICLO DE SECRETARIADO C.- Explicación de la Unidades de trabajo. Cada Unidad de Trabajo tiene una pretensión específica, en orden a un aprendizaje significativo por el que el alumno construye y alcanza las capacidades de este módulo. La U.T.1. pretende que el alumno conozca la formación que le va a aportar este módulo, las ocupaciones y el entorno profesional relacionados con el mismo, así como motivarle para el desarrollo de las actividades del resto de unidades y para que asuma el comportamiento actitudinal derivado de las mismas. Una charla-coloquio de un profesional le ayudará a ubicar a este profesional cualificado. La U.T.2. está dirigida a obtener la información necesaria que permita analizar a fondo la estructura organizativa de las empresas. La U.T.3. en esta tercera unidad didáctica del bloque nos adentramos en el complicado mundo de las organizaciones empresariales y, sobre todo muy importante, en los distintos tipos de dirección y funciones. Rellenará un cuestionario para una valoración de sí mismo, clasificando cualidades de la personalidad. Así como la lectura de algunos capítulos del libro: “Corazones Inteligentes” de Pablo Fernández Berrocal y Natalia Ramos Díaz de la Editorial KAIROS. La U.T.4. en esta unidad tendremos la oportunidad de analizar y delimitar las estructuras organizativas y las funciones de los/las profesionales del secretariado. La U.T.5. pretende estudiar la planificación y organización de los trabajos del servicio de secretariado. En esta unidad los contenidos, al igual que en otras unidades, son de tipo procedimental. La U.T.6, 7 y 8 pretende estudiar los procedimientos a seguir para la correcta organización de eventos corporativos, reuniones y viajes y potenciar las actitudes a desarrollar en la realización de cada uno de ellos. La asistencia a diferentes eventos que se programen en la ciudad (conferencias, conciertos, actuaciones teatrales, cine, exposiciones, navegación por páginas webs ,etc) para aprender las técnicas que se aplican en cada situación y localizar la información necesaria. La U.T.9. al igual que la primera unidad pretende sensibilizar al alumno hacia la actitud ética y sentido de la responsabilidad profesional que más tarde le ayudará a conseguir con éxito sus logros profesionales dentro del colectivo de secretarias/os. CONTENIDOS BÁSICOS (Duración 68 horas) . . . . . . Estructura organizativa de la empresa La empresa como estructura organizativa. Principios de organización empresarial. El organigrama: representación, funciones y tipos. Departamentos y áreas funcionales tipo. Funciones de la dirección. Interpretación de organigramas. - Estructura organizativa y funciones del Servicio de Secretariado . Deontología del Secretariado. Emilio Mayoral Fernández C: 2004/05 15 ORGANIZACIÓN DEL SERVICIO Y TRABAJOS DE SECRETARIADO –CICLO DE SECRETARIADO . Funciones de los directivos, profesionales y personal de apoyo. . Funciones administrativas en un despacho, departamento u oficina. . Tipos de servicios de Secretariado: . Secretariado de área económica. . Secretariado de área científica. . Secretariado de área de producción. . Secretariado de área jurídica. . Secretariado en la administración pública. . Secretariado en áreas distintas o mixtas. - Organización del trabajo del Servicio de Secretariado . Sistemas de organización del trabajo de Secretariado: . Organización y planificación del trabajo. . Los elementos de oficina en la organización del trabajo de Secretariado. . Definición y organización de medios y métodos de trabajo. . Técnicas de medición del trabajo: . Productividad, eficiencia y eficacia. . Medida y mejora del proceso de trabajo. . Dominio del tiempo. . Valoración del trabajo. . Organización de una agenda de trabajo. - Organización de eventos . Planificación de eventos y la definición de los objetivos, presupuestos, documentación, orden del día, etc. . Organización de reuniones profesionales: . Tipos de reuniones profesionales. . Procesos y procedimientos de organización. . Preparación de reuniones-tipo. . Organización de eventos corporativos: . Tipos de eventos. . Procesos y procedimientos de organización. . Preparación de eventos corporativos-tipo. - Organización de viajes nacionales e internacionales . Los servicios/productos de las agencias de viajes. . Las reservas y su gestión: . Conceptos, tipos y procedimientos. . Medios de comunicación en la gestión de reservas. . Tarifas: concepto y tipos. . Medios y rutas de transporte nacional e internacional: . Rutas terrestres nacionales y europeas. . Clasificación y tipos de transporte. . El trayecto: tipos de viajes. . El equipaje. . Modificaciones y anulaciones de viajes. . El tratamiento de la moneda en viajes internacionales: . Divisas. . Cálculo del cambio. . Cupos y trámites aduaneros. . Cheques de viaje. . Tarjetas de crédito. . Legislación sobre viajeros en tránsito y aduanas: . Normas comunitarias, estatales y autonómicas. . Derechos del viajero. . Seguros de viajes: . Prestaciones. . Normativa internacional. . Consulados y embajadas. Emilio Mayoral Fernández C: 2004/05 16 ORGANIZACIÓN DEL SERVICIO Y TRABAJOS DE SECRETARIADO –CICLO DE SECRETARIADO . Protección de consumidores y usuarios en España y en la Unión Europea. . Planificación y organización de supuestos viajes de negocios nacionales e internacionales. . Cálculo de los importes y comisiones en las operaciones de cambio de moneda extranjera. . Cumplimentación de los documentos acreditativos del derecho al uso de los servicios de viaje. - Estilos de mando . Dirección y/o liderazgo: . Definición. . Papel del mando. . Estilos de dirección: . Laissez-faire. . Paternalista. . Burocrático. . Autocrático. . Democrático. . Estilos de dirección más actuales. . Teorías, enfoques del liderazgo: . Teoría del "gran hombre". . Teoría de los rasgos. . Enfoque situacional. . Enfoque funcional. . Enfoque empírico. . Etc. . La teoría del liderazgo situacional de Paul Hersay. . Análisis de los diferentes estilos de mando que pueden ejercerse en un puesto. - Conducción/dirección de equipos de trabajo . Etapas de una reunión. . Tipos de reuniones. . Técnicas de dinámica y dirección de grupos. . Tipología de los participantes. . Desarrollo de la reunión. . Los problemas de las reuniones. . Aplicación y desarrollo de las técnicas de dinamización y dirección de grupos. - La motivación en el entorno laboral . Definición de la motivación. . Principales teorías de motivación: . McGregor. . Maslow. . Stogdell. . Herzberg. . McClelland. . Teoría de la equidad. . Etc. . Diagnóstico de factores motivacionales: . Motivo de logro. . Locus control. . Análisis de los factores internos y externos que influyen en las personas dentro de entornos laborales. Emilio Mayoral Fernández C: 2004/05 17 ORGANIZACIÓN DEL SERVICIO Y TRABAJOS DE SECRETARIADO- CICLO SUPERIOR DE SECRETARIADO UNIDAD DE TRABAJO Nº 1 IDENTIDAD PROFESIONAL Y VISIÓN GENERAL DEL MÓDULO (Tiempo estimado: 2 horas) Conceptos Contenidos Competencia profesional que se adquiere con Actitudes ante un trabajo de secretariado. el Módulo. Asociación del perfil profesional con los Evolución de la competencia. contenidos del Módulo. Posición en el proceso productivo: Explicación de los bloques y unidades de Ocupaciones y puestos de trabajo. trabajo programados para el aprendizaje del Módulo: Procesos, métodos y procedimientos de Organización del Servicio y trabajo que se van a desarrollar en el trabajos de secretariado. módulo. Aplicaciones de otros módulos. Visión general de la programación del Definición de los conceptos evaluables y módulo: proposición de formas y actividades de Conceptos evaluables. evaluación. Métodos y formas de evaluación. Calificaciones. Actividades de enseñanza-aprendizaje Actividades de evaluación Realización de un cuestionario para detectar En esta unidad no se marcan criterios de ideas previas acerca del módulo. evaluación ya que se considera una Exposición a través de un esquema de las unidad motivadora para que los alumnos diferentes etapas de trabajo de este módulo y puedan enfrentarse a la adquisición y medios que se van a utilizar. utilización de los saberes de este módulo, partiendo de la realidad profesional. Si se ha de evaluar el nivel de interpretación y Debate sobre las perspectivas profesionales la asunción de las actitudes que se que se pueden derivar de la adquisición de la deberán de trabajar en el resto de las competencia a la que está asociado el módulo unidades. y la evolución de la profesión. Conferencia de un profesional del sector, sobre el puesto de trabajo. Debate sobre las normas, valores y modos derivados de la profesión. Emilio Mayoral Fernández Curso 2004/05 Página 18 ORGANIZACIÓN DEL SERVICIO Y TRABAJOS DE SECRETARIADO- CICLO SUPERIOR DE SECRETARIADO CRITERIOS DE EVALUACIÓN Y CRITERIOS DE CALIFICACIÓN 1.- Actividades que se llevarán a cabo para evaluar: En cada unidad de trabajo se específica las actividades de evaluación a realizar por el alumnado, observándose un gran porcentaje de contenidos procedimentales. 2.- La calificación se establecerá en función de la dificultad que presente la U.D. o actividad, de forma que los contenidos conceptuales, procedimentales y actitudinales tengan un porcentaje de calificación en un momento u otro. Para ponderar las calificaciones se tendrá en cuenta la siguiente tabla preparada en base a los porcentajes anteriores. CRITERIOS DE EVALUACIÓN: criterios/pautas) (La evaluación se realizará de conformidad con los siguientes CONTENIDOS CONCEPTUALES C1.C2.C3.C4.- PONDERACIÓN Comprende adecuadamente la información que recibe. Repite información recibida elaborándola con sus propias palabras. Escribe con corrección ortográfica. Redacta con precisión . 40% CONTENIDOS PROCEDIMENTALES P1.P2.P3.P4.P5.P6.- PONDERACIÓN 40% Analiza y resuelve correctamente las actividades propuestas Se expresa con claridad y fluidez Utiliza vocabulario preciso y con propiedad. Redacta con claridad y fluidez Utiliza técnicas y procesos adecuados. Presenta documentos e informes con orden y limpieza CONTENIDOS ACTITUDINALES PONDERACIÓN A1.A2.A3.A4.A5.A6.A7.A8.A9.A10.A11.- Es puntual en la entrega de trabajos. Es constante en sus tareas. Asiste con puntualidad y regularidad a clase. Muestra satisfacción por el trabajo riguroso y bien hecho. Es respetuoso con las ideas y aportaciones de otros. Es solidario con decisiones del grupo. Se integra bien en diferentes grupos. Anima y estimula a la participación en las actividades propuestas. Es crítico ante información que recibe. Tiene iniciativa ante problemas que se le plantea. Cuida los recursos que utiliza (instalaciones, equipos, bibliografía, etc.), evitando costes innecesarios y perjuicios medioambientales. A12.- Autoevalúa las actividades realizadas. 20% EQUIVALENCIA 1-2- 3-4: INSUFICIENTE Emilio Mayoral Fernández 5-6: SUFICIENTE De 6-7: BIEN Curso 2004/05 De 7-9 NOTABLE 9-10 SOBRESALIENTE Página 19 ORGANIZACIÓN DEL SERVICIO Y TRABAJOS DE SECRETARIADO- CICLO SUPERIOR DE SECRETARIADO Teniendo en cuenta estas consideraciones, será condición indispensable para superar cada evaluación, la valoración positiva de cada uno de los apartados anteriores, así en el apartado C (conceptos) el nivel de suficiencia será de 50% y en el apartado P (procedimientos) será de 50%. En caso contrario el alumno realizará ACTIVIDADES DE RECUPERACIÓN. METODOLOGÍA La metodología didáctica estará orientada a promover en los alumnos y las alumnas: - Su participación en los procesos de enseñanza y aprendizaje, de forma que mediante una metodología activa se desarrolle su capacidad de autonomía y responsabilidad personales, de creciente importancia en el mundo profesional. - La adquisición de una visión global y coordinada de los procesos de creación de servicios a los que está vinculada la competencia profesional del título, por medio de la necesaria integración de contenidos científicos, tecnológicos y organizativos. - El desarrollo de la capacidad para aprender por sí mismos, de modo que adquieran una identidad y madurez profesionales motivadoras de futuros aprendizajes y adaptaciones al cambio de las cualificaciones. - El desarrollo de la capacidad para trabajar en equipo, por medio de actividades de aprendizaje realizadas en grupo, de forma que cuando en el ámbito profesional se integren en equipos de trabajo puedan mantener relaciones fluidas con sus miembros, colaborando en la consecución de los objetivos asignados al grupo, respetando el trabajo de los demás, participando activamente en la organización y desarrollo de tareas colectivas, cooperando en la superación de las dificultades que se presenten con una actitud tolerante hacia las ideas de los compañeros, y respetando las normas y métodos establecidos. RECURSOS DIDÁCTICOS: - Equipamiento informático. - Pizarra. - Vídeos. - Transparencias - Archivador - Material impreso: - Libros y Revistas - Catálogos - Prensa. - Fotocopias Panel Emilio Mayoral Fernández para incorporar Curso 2004/05 información Página 20 ORGANIZACIÓN DEL SERVICIO Y TRABAJOS DE SECRETARIADO- CICLO SUPERIOR DE SECRETARIADO 6.- BIBLIOGRAFÍA. LIBRO DE TEXTO: Organización del Servicio y trabajos de secretariado. Maite Amilibia, María Claudia Londoño, Elisa del Pino. EDITEX Organización del Servicio y trabajos de secretariado. Gabriel Rodríguez, Lourdes Gago, Sadia Khokhar. McGrawHill. Corazones Inteligentes. Pablo Fernández Berrocal y Natalia Ramos Días. KAIROS. Expresión Oral. Biblioteca de Recusos Didácticos ALHAMBRA. El Protocolo en la Sociedad y en la Empresa. Fernando Rueda Cuenca y José Carlos Sanjuan Monforte. UNION FENOSA. Comunicación y Archivo de la información. Mª Pilar Sanchez. EDITEX Páginas WEBs. 7.- ACTIVIDADES EXTRAESCOLARES. Para este Ciclo se deberá realizar una visita, más o menos, una vez al mes, con el objeto de observar en la práctica los contenidos teóricos impartidos en la materia: Se visitarán empresas como: Recinto Portuario . Administración Autonómica. Recinto Ferial. GRANDES SUPERFICIES. Museo de la Ciencia Museo de Néstor Y se participará en Charlas y Conferencias. Las Palmas de G.C. 9 de Septiembre de 2005 Profesor del Módulo: Emilio Mayoral Fernández Emilio Mayoral Fernández Curso 2004/05 Página 21 ORGANIZACIÓN DEL SERVICIO Y TRABAJOS DE SECRETARIADO- CICLO SUPERIOR DE SECRETARIADO Emilio Mayoral Fernández Curso 2004/05 Página 22