1289913622_Plan de Compras 2011[1]

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Manual de Requerimiento de Materiales
Dirección de Gestión Financiera - Unidad Logística Adquisiciones y Bodega
DIRECCION DE GESTION FINANCIERA
UNIDAD LOGISTICA ADQUISICIONES Y BODEGA
Procedimiento de Elaboración
Plan de Compras
2011
Procedimiento Plan de Compras 2011
Dirección de Gestión Financiera – Unidad Logística Adquisiciones y Bodega
1. Plan de Compras
El Plan de Compras es una disposición contenida en el Capitulo X del Reglamento de la Ley Nº
19.886 sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestación de Servicio.
2. Procedimiento Plan de Compras
2.1 La Dirección de Gestión Financiera y Unidad Logística Adquisiciones y bodega y las
unidades compradoras habilitadas en cada campus solicitará a todas las Unidades requirentes, la
primera semana del mes de noviembre las necesidades de consumo para el próximo año, para lo
anterior se dispondrá de un formulario que deberá contener a lo menos la siguiente información:
a. Unidad requirente.
b. Mes.
c. Producto o Servicio.
d. Cantidad demandada.
e. Unidad de medida.
f. Monto unitario IVA incluido.
g. Monto total IVA incluido.
2.2 Las Unidades requirentes tendrán un plazo de dos semanas contados desde la fecha de entrega
del procedimiento del Plan de Compras y formulario adjunto para reenviarlo a la Unidad
Logística Adquisiciones y Bodega o Unidades de Compra habilitadas en cada Campus con la
información pertinente de las necesidades solicitadas, a través de archivo digital y Memorándum
dirigido al jefe de la Unidad.
2.3 Se recepciona la información y se reenvía correo de “acuso de recibo”.
2.4 Consolidada la información se realizará un análisis respecto de las variables contenidas en el
paso 2.1 del presente instructivo.
2.5 Una vez efectuado el análisis del paso 2.4, se debe contrastar la información recepcionada
con la disponibilidad presupuestaria y, si procede, se realizara el ajuste respectivo.
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Dirección de Gestión Financiera – Unidad Logística Adquisiciones y Bodega
2.6 Realizados todos los ajustes al Plan de Compras se debe presentar a la autoridad competente
para su aprobación.
2.7 Cada una de las unidades de compra deberán mantener actualizado el Plan Anual de
Compras, en planilla Excel, y debe ser actualizada en el sistema según disponga la Dirección de
Compras y Contrataciones Públicas.
2.8 Aprobado al Plan de Compras se procede a su ingreso en el sistema www.Chilecompra.cl
2.9 Se deberá realizar un seguimiento mensual de la planilla Excel que debe contener el total del
plan de compras elaborado en forma detallada, para ir identificando las brechas que se presenten,
tanto de periodicidad como de monto de las compras realizadas.
3. Consideraciones Importantes:

La entrega de esta nueva planilla, nos permitirá lograr un orden y planificación de los
bienes y servicios que son solicitados por los usuarios internos de la Universidad de Los
Lagos .

Los bienes y servicios deben ajustarse a las funciones y necesidades propias de la unidad.

Para lograr una mejor planificación de las compras referidas a material común y fungible,
es necesario considerar a lo menos las siguientes variables:
- Nº de personas que componen la unidad
- La cantidad de producto que ocupa cada persona
- La frecuencia del uso del producto
Lograr un proceso estructurado para la planificación del Plan de Compras del Servicio a partir de
las necesidades reales, el consumo histórico de las unidades y, además de ello, realizar un
seguimiento efectivo del plan, nos permitirá enfocarnos en nuestro objetivo principal: Lograr un
control eficiente de los materiales y procesos de compra realizados.
4. Instrucciones para completar planilla de ingreso plan de compra 2011 al sistema
Chilecompra

Usuarios requirentes de la Unidad Compradora.
Dentro de la planilla se encuentra una matriz compuesta por 8 casilleros, de los cuales la unidad
requirente completara los 7 primeros, dejando el casillero de tipo de compra para ser llenado por
la Unidad Logística Adquisiciones y Bodega y la Unidades habilitadas de cada Campus.
4.1 De acuerdo a la información solicitada en la planilla, se entiende por:
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a. UNIDAD REQUIRENTE: Es la unidad que recibe y completa el formulario adjunto, de
acuerdo a sus necesidades.
b. MES: Se entenderá como la fecha en la cual se debe solicitar el producto o servicio, por lo que
es necesario considerar un plazo no menor a 30 días de la fecha en que requiera el producto o
servicio. (Dicha fecha se refiere a la etapa de adjudicación en el portal chilecompra).
c. PRODUCTO O SERVICIO: Es el detalle del producto solicitado en forma clara y específica.
d. CANTIDAD DEMANDADA: Es el Nº de productos o servicios solicitados por la Unidad
requirente.
e. UNIDAD DE MEDIDA: Es la expresión con la cual es susceptible de medir el producto o
resultado final; ejemplo: unidad, par, paquete, bolsa, metros, kilogramos, caja, resma, etc. Ej. 3
bolsas de palos de helados, unidad de medida: bolsas
f. PRECIO UNITARIO: Es el valor para cada unidad de producto contenido en la planilla de
compra, según su unidad de medida (dicho valor debe incluir IVA).
g. MONTO TOTAL: Es la multiplicación de la cantidad demandada por el precio unitario con
IVA.
5. Cronograma de Trabajo
Actividad
1. Envío de Instrucciones por parte la Unidad
Logística Adquisiciones y Bodega
2. Recopilación de necesidades de la Unidad
Requirente
3. Reenvío de Formularios adjunto con la información
de las Unidades Requirentes a la Unidad Logística
Adquisiciones y Bodega o Unidades de Compra de los
Campus
4. Elaboración Plan de Compras por la Unidad
Logística Adquisiciones y Bodega o Unidades de
Compra de los Campus
5. Se sube al sistema Chilecompra
6. Período en que rige Plan de Compras 2011
Fecha de aplicación de actividad
15/11/2010
15/11/2010 al 25/11/2010
26/11/2010
15/12/2010
Fecha a determinar
1/01/2011 al 31/12/2011
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Ejemplos de completación planilla
Plan de Compra
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. Ejercicio práctico para completar planilla plan de compra 2011.
Ejemplo:
1.1 La Unidad de Prevención de Riesgos:
"De acuerdo a la planificación realizada este año va a solicitar la compra de 50 pares de zapatos
de seguridad y 50 jeans para la unidad de almacenes, servicios generales e imprenta. La fecha de
utilización de los productos será el 30 de marzo, por lo que la solicitud del pedido será a fines del
mes de Enero.
"De acuerdo a la planificación realizada por la unidad, es necesario solicitar 5 cursos de
capacitación en ingles en el mes de julio, 3 cursos de capacitación en Excel en el mes de octubre
y 20 diplomados para el mes de noviembre en experto en seguridad.
En la siguiente tabla se ejemplifica como traspasar la información a la planilla. Está tiene un
formato sencillo, práctico y claro.
Cualquier consulta acudir a la unidad compradora y canalizar la ayuda a través de las ejecutivas
de compra del Nivel Central.
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Formulación Plan de Compras 2011
Completa
Departamento de
Administración o
Unidad de Compras
equivalente
Llenado Unidad Requirente
Mes en
Unidad
que se
Requirente
requiere
Prevención de
riesgos
Marzo
Prevención de
riesgos
Marzo
Descripción del Producto o Servicio
Zapatos de seguridad color negro Nº 42 para 20
personas y Nº 40 para 30 personas
50
Jeans hombre talla entre 44 y 50
Capacitación
Julio
Capacitación
Capacitación
Cantidad
Demandada
Unidad de
Medida
Monto
Unitario
con IVA
Monto
Total con
IVA
Par
10.000
500.000
50
Unidad
8.000
400.000
Curso de capacitación en Ingles
5
Unidad
100.000
500.000
Octubre
Curso de capacitación en Excel
3
Unidad
120.000
360.000
Noviembre
Diplomados en expertos en seguridad
20
Unidad
500.000
10.000.000
Tipo de compra
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Flujograma Plan de Compra
2011
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PLAN DE COMPRAS
Departamento de
Abastecimiento
Unidad
Requirente
Unidad de
Contabilidad y
Presupuesto
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Descripción de la actividad
1. Inicio del proceso del Plan de Compras.
2. Solicita las compras del año siguiente.
2
3. Envía el procedimiento y el formulario a los
Centros de Costos.
3
4. Recepciona el procedimiento y el formulario
adjunto.
4
5. Completa el formulario adjunto.
5
8
6. Firma del Jefe o encargado.
6
7. Remite la información por archivo digital y
memo al Jefe del Departamento de
Abastecimiento.
7
8. Recepciona la información y envía correo de
“acuso de recibo”.
9. Analiza y consolida la información.
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10. Solicita el Informe Presupuestario.
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11
11. Recepción de la solicitud del Informe
Presupuestario.
12. Envía Informe Presupuestario.
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13
13. Recepciona el Informe Presupuestario.
14. Compara la información con la
disponibilidad presupuestaria.
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17
16. Si, reformular formulario adjunto.
Si
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No
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15. Ajustes.
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17. Corrige y reenvía la reformulación del
formulario adjunto.
18. No, aprueba el Plan de Compras la
autoridad pertinente.
19. Ingresa la información en
www.chilecompra.cl
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20. Fin del proceso del Plan de Compras.
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