MA-P-02 Ejecución del Programa Distrital de Estimulos

Código: MA-P-02
PROCEDIMIENTO
EJECUCIÓN DEL PROGRAMA DISTRITAL DE
ESTÍMULOS
Versión: 1
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1. OBJETIVO
Fomentar y fortalecer los campos del arte, mediante el otorgamiento de estímulos a través de
concursos para el desarrollo y visibilización de las prácticas artísticas en Música Sinfónica,
Académica y Canto Lírico.
2. ALCANCE
Comprende la planeación y ejecución de un sistema de premios y becas a los agentes del sector
cuyas reglas se definen teniendo en cuenta las condiciones específicas de cada una de las
prácticas en Música Sinfónica, Académica y Canto Lírico.
3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
Agentes del campo: personas, artistas, instituciones educativas, estudiantes, profesores
relacionados con la práctica en Música Sinfónica, Académica y Canto Lírico en todas sus
dimensiones.
Becas: estímulos que permiten la cualificación profesional de los agentes del campo para el
desarrollo de propuestas en las distintas dimensiones de la práctica en Música Sinfónica,
Académica y Canto Lírico.
Premios: son estímulos otorgados en reconocimiento del desempeño destacado o una propuesta
destacada, en el ejercicio de las prácticas en Música Sinfónica, Académica y Canto Lírico.
Programa Distrital de Estímulos: fomento a la actividad artística a través de convocatorias por
medio de las cuales el Distrito entrega premios y becas a los agentes del campo.
Subsanación: mecanismo por el cual el concursante corrige la documentación que se establezca
como subsanable cumpliendo con los parámetros establecidos en la convocatoria con igualdad de
condiciones.
4. CONDICIONES GENERALES

El Programa Distrital de Estímulos esta compuesto por las convocatorias que realiza la
Subdirección Sinfónica a través de las Áreas de Música Académica y Programas
Didácticos, y en las cuales se prevé la realización de concursos, dirigidos a los agentes del
campo.

La Subdirección Sinfónica y la Oficina Asesora Jurídica, serán las encargadas de la
dirección y desarrollo de los concursos.
Revisado por
Aprobado por
Luz Amparo Ramírez Ordóñez
Coordinadora de Música Académica - Contratista
Fecha:
Álvaro Alonso Jaramillo Quintero
Subdirector Sinfónico
Fecha:
Código: MA- P-02
PROCEDIMIENTO
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ESTÍMULOS
Versión: 1
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
En caso de modificación al texto de la convocatoria o los términos del programa de
estímulos, la Subdirección Sinfónica solicita a la Oficina Asesora Jurídica realizar un
documento de adenda modificatoria. Adicionalmente, cualquier modificación a los términos
de la convocatoria se informara con previo aviso a través de la página Web.

Las propuestas que llegan por correo certificado se recogen el día siguiente al cierre del
concurso.

Los únicos documentos subsanables son los documentos generales del concursante.

Los proyectos que cumplan con la totalidad de las condiciones y la documentación
requerida, pasaran al jurado para su evaluación.

Los proyectos que sean recibidos con posterioridad a la fecha y hora de cierre no
participarán en la convocatoria, el listado de estos proyectos será publicados en la página
Web mediante acta y estarán disponibles para su devolución en las fechas establecidas en
el cronograma de la convocatoria.

Los desembolsos del estímulo se realizan de acuerdo con la programación del PAC y la
disponibilidad presupuestal.

Las Áreas Misionales deberán supervisar que las propuestas ganadoras cumplan con el
desarrollo de las actividades que soportan el estímulo otorgado.

Los documentos de los proyectos ganadores se adjuntarán a la Resolución.

Es preciso aclarar que la Entidad no celebra ningún contrato con el ganador puesto que
las obligaciones con cargo al ganador del premio surgen una vez notificado el acto
administrativo.

En los casos que se presente renuncia de un ganador se le debe indicar que debe
manifestar por escrito a la Entidad que renuncia al premio.

Recibida la renuncia por parte del ganador, se debe acoger mediante acto administrativo
aceptar la renuncia y otorgarle el premio al concursante que defina el jurado, en los casos
que no se asigne a otro concursante o que la convocatoria se declare desierta, se liberan
los recursos y se anula el registro presupuestal.

En relación con los recursos de los premios a los cuales renunciaron los ganadores, el
ordenador del gasto determina de acuerdo al cumplimiento de las políticas públicas de
fortalecimiento de las prácticas en Música Sinfónica, Académica y Canto Lírico según los
objetivos misionales, la reasignación de los recursos teniendo en cuenta el plan de acción
y las diferentes dimensiones del campo: creación, investigación, circulación, apropiación y
formación.
5. NORMATIVIDAD – REQUISITOS
Ley 397 del 7 de agosto de 1997. Por la cual se desarrollan los artículos 70, 71 y 72 y demás
artículos concordantes de la Constitución Política y se dictan normas sobre patrimonio cultural,
Código: MA- P-02
PROCEDIMIENTO
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ESTÍMULOS
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fomentos y estímulos a la cultura, se crea el Ministerio de la Cultura y se trasladan algunas
dependencias.
Acuerdo 308 del 9 de junio de 2008. Por el cual se adopta el Plan de Desarrollo Económico, Social,
Ambiental y de Obras Públicas para Bogotá, D.C., 2008 – 2012 "BOGOTÁ POSITIVA: PARA VIVIR
MEJOR”.
Políticas Culturales Distritales 2004-2016.
Documentos del Sector Cultura.
Situación de las Prácticas Artísticas en el Distrito Capital. Mesa coordinadora de Artes. 2007 .
Elementos para el Plan Distrital de las Artes.
Programa de Estímulos, Apoyos Concertados y Alianzas Estratégicas.
Diagnóstico Económico de los Espectáculos Públicos de las Artes Escénicas en Bogotá: Teatro,
Danza, Música y Circo. Ministerio de Cultura de Colombia, Instituto Distrital de Cultura y Turismo
(IDCT), Secretaria Ejecutiva Convenio Andrés Bello. (SECAB). 2006.
Las Artes Escénicas en Bogotá: Caracterización de Agentes Participantes. 2006.
Presupuesto para la Modernización y Reformulación del Sistema Distrital de Cultura. Mesa
Coordinadora de Artes. 2007.
Cadenas de valor de las Áreas Artísticas en Bogotá. Caracterización y estrategias.
Secretaria de Cultura, Recreación y Deporte. 2011.
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
No.
Actividad
Coordinar
jornadas
informativas
1
Realizar jornadas
Informativas
2
Descripción
Responsable
Se realiza la apertura del
programa coordinando con la
Oficina
Asesora
de
Comunicaciones la divulgación
de las jornadas informativas en
los medios de comunicación y a
través de las bases de datos de
las Áreas Misionales de la
Entidad.
Se
realizan
las
jornadas
informativas de acuerdo a las
fechas establecidas en los
términos de la convocatoria en
las cuales se dan a conocer los
concursos,
cronogramas
y
Responsable de
Convocatorias
en
Música
Académica,
Oficina Asesora
de
Comunicaciones
Responsable de
Convocatorias
en
Música
Académica,
Coordinadores
de Programas
Documento o
Registro
Listado
Asistencia
de
Código: MA- P-02
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No.
Actividad
Descripción
estímulos al sector.
Asesorar al sector
artístico
Se
asesora
jurídica
y
misionalmente al sector artístico
interesado en participar en las
convocatorias, aclarando las
posibles inquietudes en cuanto
al diligenciamiento y entrega de
los formularios y sus anexos.
Recibir
propuestas
Se reciben las propuestas según
el cronograma establecido en la
convocatoria en la cual se va a
participar, asignándole a cada
concursante un número de
inscripción a través de un
comprobante el cual estará
consignado en el sobre de la
propuesta
para
su
plena
identificación durante el proceso.
Se realiza el cierre del concurso
en la hora y fecha establecidas
en
los
términos
de
la
convocatoria (Cierre de la urna)
y se expide el acta de cierre en
donde
se
relacionan
las
propuestas recibidas por urna y
correo certificado.
Se realiza la publicación de las
propuesta
inscritas
para
participar en la convocatoria a
través de las carteleras de la
Entidad y la página Web.
3
4
Realizar cierre de
recepción
de
propuestas
5
Publicar listado de
inscritos
6
Realizar
verificación
requisitos
7
de
Se realiza la apertura de los
sobres que contienen las
propuestas,
verificando
los
requisitos establecidos en los
términos de la convocatoria
(Documentos generales y de la
propuesta)
Responsable
Didácticos
y
Música
Académica
Responsable de
Convocatorias
en
Música
Académica,
Oficina Asesora
Jurídica,
Coordinadores
de Programas
Didácticos
y
Música
Académica
Responsable de
Convocatorias
en
Música
Académica
Responsable de
Convocatorias
en
Música
Académica,
Oficina Asesora
Jurídica,
Oficina
de
Control Interno
Responsable de
Convocatorias
en
Música
Académica,
Oficina Asesora
de
Comunicaciones
Responsable de
Convocatorias
en
Música
Académica,
Oficina Asesora
Jurídica,
Responsable
del
Área
Financiera
Documento o
Registro
Planilla
de
Inscripción,
Comprobante de
Inscripción
Acta de cierre
Planilla
publicación
inscritos
Lista
Verificación
Parcial
de
de
Código: MA- P-02
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ESTÍMULOS
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No.
Actividad
Descripción
Publicar listados
de estado de los
participantes
8
9
Responder a las
observaciones
radicadas
Radicar
documentos
subsanar
a
Recibir
documentos
subsanar
a
10
11
12
Realizar
verificación
documentos
subsanados
de
Se fija en la cartelera y en la
página Web el listado de los
concursantes inscritos indicando
los concursantes habilitados, no
habilitados, rechazados y los
que presenten inconsistencias
en la documentación mínima
requerida para que puedan
realizar la subsanación en los
días
establecidos
en
los
términos de la convocatoria.
Los
concursantes
pueden
realizar observaciones a través
de correo electrónico o mediante
comunicación
debidamente
radicada en la recepción de la
Entidad.
La Entidad da respuesta a las
observaciones presentadas por
los concursantes.
Los
concursantes
inscritos
radican en la recepción de la
OFB los documentos solicitados
para subsanación en las fechas
establecidas.
La
recepción
asignará
un
número
de
radicado.
Se reciben las subsanaciones
en las fechas establecidas en el
cronograma según el listado
publicado en la cartelera y en la
página Web de la Entidad.
Se verifican los documentos y se
publica el listado definitivo de las
propuestas
que
pasan
a
evaluación o audición.
Responsable
(Dependiendo
del contenido de
la
propuesta),
Coordinadores
de Programas
Didácticos
y
Música
Académica
Responsable de
Convocatorias
en
Música
Académica,
Oficina Asesora
Jurídica.
Documento o
Registro
Listado
Verificación
Inscritos
de
de
Responsable de
Convocatorias
en
Música
Académica
Recepción
OFB
Respuesta
por
correo
electrónico o por
correo radicado
Radicado
Responsable de
Convocatorias
en
Música
Académica,
Oficina Asesora
Jurídica
Responsable de
Convocatorias
en
Música
Académica,
Oficina Asesora
Soportes
subsanación
de
Lista
Verificación
Definitiva
de
Código: MA- P-02
PROCEDIMIENTO
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ESTÍMULOS
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No.
13
Actividad
Descripción
Planificar
el
proceso
de
evaluación desde
el punto de vista
misional
como
secretaría técnica
y de producción
técnica y logística
Publicar horario
de audiciones
Planificar
el
proceso
de
evaluación, teniendo en cuenta
si se evalúan propuestas o se
realizan audiciones para definir
los ganadores.
Entregar
propuestas
jurado
Las propuestas seleccionadas
son enviadas a los jurados junto
con los criterios de evaluación,
las condiciones del concurso a
evaluar
y
las
fechas
establecidas. Dependiendo de la
especificidad del concurso se
envían
previamente
las
propuestas al jurado.
Se consolida la información de
producción necesaria para cada
participante y se realiza la
solicitud de insumos y logística
al Área de Producción General.
Ver
procedimiento
PLANIFICACIÓN, DISEÑO Y
MONTAJE EN LA ETAPA DE
PREPRODUCCIÓN TÉCNICA Y
LOGÍSTICA DE ACTIVIDADES
ARTÍSTICAS Y CULTURALES.
Se concerta una estrategia de
divulgación de las actividades
con la Oficina Asesora de
Comunicaciones para informar a
los interesados.
14
al
15
Ejecutar
actividades
de
producción de las
audiciones
16
17
18
Diseñar
estrategias
divulgación
Realizar
evaluación,
calificación
de
y
Se publican los horarios de
audición
y/o
fechas
de
deliberación en las carteleras de
la Entidad y en la página Web.
El jurado realiza la evaluación
cualitativa y cuantitativa, así
como la recomendación de las
Responsable
Jurídica,
Subdirección
Administrativa y
Financiera
Responsable
Misional
en
Música
Académica,
Coordinador de
Música
Académica
Documento o
Registro
Proyección
Planillas
Evaluación,
Actas
Selección
Listado
Audiciones
de
de
de
y
de
Responsable de
convocatorias
en
Música
Académica,
Oficina Asesora
de
Comunicaciones
Responsable de
Convocatorias
en
Música
Académica
Publicación del
listado
de
horarios
para
audiciones
Responsable
Misional
en
Música
Académica,
Producción
General
Formato
Solicitud
Insumos
Técnicos
logísticos
Coordinador de
Música
Académica,
Oficina Asesora
de
Comunicaciones
Responsable
Misional
en
Música
Texto informativo
de
actividades
y/o boletín de
prensa
Carta de entrega
de propuestas al
jurado
y
propuesta de los
participantes
Planillas
evaluación
tramitadas,
de
de
y/o
de
Código: MA- P-02
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ESTÍMULOS
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No.
Actividad
Descripción
recomendación
de
propuestas
ganadoras
Realizar
resolución
ganadores
de
19
Devolver
propuestas
20
Publicar
resolución
ganadores
de
21
22
Solicitar registros
presupuestales
Citar ganadores
23
Notificar
ganador
24
al
propuestas ganadoras.
El Área de Música Académica
realiza la secretaria técnica de
este proceso.
El Área de Producción General
provee los insumos solicitados.
Basada en el acta de selección,
los puntajes asignados y los
requisitos establecidos en la
cartilla de cada concurso, la
Oficina Asesora Jurídica elabora
la resolución de ganadores, la
cual debe tener el visto bueno
del
Área
Misional
correspondiente y debe estar
firmada por el Subdirector
Sinfónico.
Se recibe por parte de los
jurados
las
propuestas
evaluadas.
Se publica la resolución de
ganadores
y el acta de
selección en la página Web y en
las carteleras de la Entidad.
Se radica en la Subdirección
Administrativa y Financiera la
solicitud de expedición de los
registros.
Se cita a los ganadores para
comunicarles
el
acto
administrativo que otorga los
estímulos y para que adjunten la
documentación requerida para
realizar el desembolso.
Mediante una constancia de
notificación personal se le
informa del contenido de la
resolución y se le hace entrega
de una copia de la misma.
Responsable
Académica,
Producción
General,
Jurados
Documento o
Registro
planilla
consolidada, Acta
de selección y
otros
documentos
Oficina Asesora
Jurídica,
Coordinador de
Música
Académica,
Subdirector
Sinfónico
Resolución
Ganadores
de
Responsable de
convocatorias
en
Música
Académica,
Jurados
Designados
Responsable de
Convocatorias
en
Música
Académica,
Oficina Asesora
de
Comunicaciones
Responsable de
Convocatorias
en
Música
Académica
Responsable de
Convocatorias
en
Música
Académica
Comprobante de
propuestas
recibidas
Responsable de
Convocatorias
en
Música
Académica
Publicación
Resolución
Acta
Selección
de
y
de
Solicitud
registro
presupuestal
de
Constancia
notificación
personal
de
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ESTÍMULOS
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No.
Actividad
Descripción
Responsable
Realizar
seguimiento a la
ejecución
Los coordinadores de las Áreas
Misionales acompañan a la
Subdirección Sinfónica en el
seguimiento a la ejecución y
cumplimiento de los deberes de
los ganadores de cada uno de
los concursos definidos en las
convocatorias.
El
responsable
de
convocatorias, consolida los
documentos y transfiere estos al
responsable administrativos del
Área de Música Académica.
Coordinadores
de Programas
Didácticos
y
Música
Académica
Subdirector
Sinfónico
25
Tramitar
pago
para otorgar el
estímulo
26
27
28
29
Devolver
propuestas
ganadoras
Destruir
propuestas
reclamadas
no
las
no
Consolidar
recomendaciones,
observaciones y
adendas
Realizar
evaluación de las
convocatorias
Se realiza la devolución de las
propuestas no ganadoras a su
representante de acuerdo al
cronograma establecido en la
convocatoria.
Las propuestas que no se
reclamaron una vez vencido el
término establecido para su
retiro se destruyen.
Se consolida las observaciones
y recomendaciones recibidas
por la entidad, las realizadas
internamente y las adendas
modificatorias
Se realiza una evaluación del
resultado de las convocatorias.
30
Realizar informe
del Programa de
Estímulos
31
Se realiza el informe en donde
se sistematizan y analizan los
resultados de los estímulos
otorgados y las actividades
desarrolladas en el programa.
Responsable de
Convocatorias
en
Música
Académica,
Responsable
Administrativo
de
Música
Académica
Responsable de
Convocatorias
en
Música
Académica
Documento o
Registro
Planilla
devolución
de
Responsable de
Convocatorias
en
Música
Académica,
Responsable de
Archivo
Responsable de
Convocatorias
en
Música
Académica
Planilla
destrucción
de
Subdirector
Sinfónico,
Equipo
de
Música
Académica,
Equipo
de
Programas
Didácticos
Responsable de
Convocatorias
en
Música
Académica,
Coordinadores
de Programas
Didácticos
y
Música
Acta de reunión
Documento
de
observaciones y
recomendaciones
Informe
Código: MA- P-02
PROCEDIMIENTO
EJECUCIÓN DEL PROGRAMA DISTRITAL DE
ESTÍMULOS
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No.
Actividad
Descripción
Responsable
Documento o
Registro
Académica,
Responsable
Misional
de
Música
Académica
Fin del procedimiento
Anexo 1. Control de Cambios
Versión
0
Fecha Aprobación
Diciembre de 2010
1
29 de agosto de 2011
Anexo 2. Diagrama de Flujo
Naturaleza del Cambio
Creación del procedimiento.
Modificaciones al procedimiento acorde con el nuevo Modelo de
Operación por Procesos de la Entidad.