Resumen Ejecutivo - Mejores Prácticas Gubernamentales

RESUMEN EJECUTIVO
SISTEMA DE GESTIÓN
DE LA CALIDAD
DEL CONGRESO DEL ESTADO
LIBRE Y SOBERANO DE HIDALGO
INDICE
Página
1. Antecedentes
3
1.1.1 Objetivo del Servicio
3
1.1.2 Situación anterior a la implementación del Sistema de Gestión de la
Calidad
3
2. Impacto
6
2.1.1 Beneficios del Proyecto
6
2.1.2 Impacto en la práctica
7
2.1.3 Número de personas involucradas
8
2.1.4 Alcance de los beneficios
8
2.1.5 Tipo de Impacto del beneficio final
8
3. Clientes
8
3.1.1 Describa el tipo y número de ciudadanos beneficiados
8
3.1.2 Como se proporciona el servicio
9
3.1.2.1 El Proceso Parlamentario
9
3.1.2.2 Difusión de la Legislación
9
3.1.2.3 Consulta de documentos
10
4. Impacto en los empleados
11
4.1.1 Describa el impacto de la práctica para los empleados
11
4.1.2 Describa el nivel de involucramiento de los empleados en el proceso
de cambio
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5. Procesos
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5.1.1 Existencia de este tipo de prácticas
12
5.1.2 Practicas de innovación
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Resumen Ejecutivo: Proceso de Gestión Parlamentaria
Sistema de Gestión de Calidad
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1. Antecedentes
1.1.1 Objetivo del Servicio.
Procurar que el Proceso de Gestión Parlamentaria, se realice oportunamente y
adecuadamente con base en el Sistema de Gestión de la Calidad y en apego a los
principios de igualdad, legalidad, equidad y transparencia, logrando así garantizar
que los servicios proporcionados satisfagan las necesidades de nuestros usuarios.
1.1.2 Situación anterior a la implementación del Sistema de Gestión de la
Calidad.
El Congreso del Estado Libre y Soberano de Hidalgo, desde su instalación en el
año de 1869, no había contado con la formalización de las actividades y
procedimientos que le establece su Ley Orgánica, toda vez que la ejecución de
las actividades se basaban en la práctica, costumbre y experiencia de los
servidores públicos, sin que se tuvieran documentadas y estrictamente definidas.
Con el cambio de Legislatura que se suscita cada tres años, donde se renueva un
gran número de servidores públicos de confianza, esto trajo como consecuencia
que el personal que ya ha adquirido experiencia y conocimientos deje su puesto,
a otro que desconoce sus nuevas funciones.
Al no contar el Congreso del Estado con la formalización de sus actividades y con
un programa de formación, que permitiera dotar de conocimientos y habilidades al
personal de nuevo ingreso y al personal que ya esta en funciones, tuvo como
consecuencia la perdida de la continuidad en los trabajos, que el personal no
tuviera conocimiento de la delimitación de sus funciones, que hubiera falta de
involucramiento en las actividades encomendadas, que existiera duplicidad de
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funciones e incluso desaliento por parte de los servidores públicos por no contar
con las herramientas que les permitieran desempeñar mejor su trabajo e
incrementar su rendimiento laboral y personal.
En relación con estos antecedentes se toma la decisión de implementar el Sistema
de Gestión de Calidad basado en la Norma ISO 9001:2000 para lo cual se llevó a
cabo un Diagnostico en las siguientes áreas del Congreso del Estado:
I.- Órgano de Fiscalización Superior;
II.- Secretaría de Servicios Legislativos;
III.- Coordinación de Asesoría;
IV.- Dirección General de Servicios Administrativos;
V.- Instituto de Estudios Legislativos;
VI. Coordinación General Tecnología de Información.
El diagnostico realizado a las áreas antes mencionadas tuvo la finalidad de
verificar si
las prácticas ejecutadas eran compatibles con los requisitos que
establece la Norma ISO 9001:2000, para así determinar los puntos fuertes y
débiles, concluyéndose con un plan de acciones a seguir.
Como parte de esta implementación se proporcionó la formación inicial
al
personal involucrado en el Proceso Parlamentario a efecto de que recibirían los
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conocimientos sobre los lineamientos de la Norma ISO 9001:2000, los procesos a
certificar y la importancia de su participación en dicho sistema.
Del resultado del diagnostico se identificaron los procesos y servicios que el
Congreso deseaba certificar siendo en este caso el Proceso Parlamentario que lo
conforman los procesos Legislativo y Paralegislativo, fue en esta etapa en la que
se definió los alcances y los requisitos para la realización de cada proceso.
Dado lo anterior, se documento e implemento el Sistema de Gestión de Calidad,
plasmándose
en los
manuales correspondientes, Quién - Como - Cuando -
Donde - Para Qué, a fin de precisar como deben ejecutarse las tareas y evitar
así
la improvisación y la memorización, a efecto de que las mismas sean
sistematizadas.
Con la documentación de los procedimientos fue posible la implantación del
Sistema
de Gestión de la Calidad,
llevando a la práctica lo
escrito en los
manuales demostrando así su funcionalidad.
Un último paso fue la etapa de mantenimiento y mejora continua del Sistema de
Gestión de la Calidad en donde se comprobó la efectividad de lo que se hace,
evaluándose su conformidad, efectividad y mejora. Esta etapa se desarrolló a
partir de que el sistema fue implantado.
Como parte de esta actividad, y para lograr este objetivo, en la organización se
han realizado auditorias internas con el fin de identificar oportunidades de mejora
e implementar las correspondientes acciones correctivas y/o preventivas, para
eliminar las causas que motivaron cada uno de los hallazgos suscitados.
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La conclusión de estas actividades se dio con la Certificación del Sistema de
Gestión de la Calidad al obtenerse el reconocimiento formal a través
del
Certificado que tuvo a bien expedir por la Asociación Española AENOR MÉXICO.
Donde dicha Asociación validó que el sistema implantado se encontrará en apego
a lo que establece la Norma ISO 9001:2000.
2. Impacto
2.1.1 Beneficios del Proyecto.
El impacto alcanzado a través de la implantación del Sistema de Gestión de la
Calidad en el Congreso del Estado Libre y Soberano de Hidalgo, ha sido en el
ámbito interno y externo:
Interno: Se tiene documentado e implementado el Proceso Legislativo y
Paralegislativo, al generarse procedimientos en cada una de las áreas que se
encuentran involucradas en los Procesos, con lo que se tiene definidas y
conferidas cada una de las actividades que habrán de realizar los servidores
públicos, y como deben ejecutarse dichas actividades.
Externa: El alcance de este Sistema ha permitido que los usuarios externos
conozcan los servicios que se les pueden brindar, así como los requisitos
necesarios que deben cumplirse para asegurar que el servicio proporcionado se
realice en el tiempo y forma establecidos.
Resultados de Encuestas: Gracias al mecanismo de las encuestas se ha logrado
captar y atender las sugerencias dadas tanto por los usuarios internos como
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externos, y desde luego es un instrumento útil para medir el nivel de calidad
alcanzado.
Disminución de Presupuesto: El Sistema de Gestión de la Calidad permite
proporcionar de manera racional la provisión de los recursos, por lo que se tienen
controles estrictos para proveer de los recursos evitando así el dispendio de los
mismos, sobre todo procurando que su uso este comprometido con el desarrollo
sustentable.
Disminución de Tiempo: Con este Sistema ha sido posible delimitar y evitar
duplicidad de tareas, evitando así demoras en la ejecución de los trabajos ya que
se permite concatenar cada una de las mismas de tal forma que estas se realicen
en el menor tiempo posible.
Montos Ahorrados: El Sistema de Gestión de la Calidad ha sido relevante en el
Poder Legislativo, ya que el Sistema inhibe desperdicios, así como el retraso en
las actividades, y en si se orienta hacia la racionalidad de los recursos económicos
y materiales.
2.1.2. Impacto en la práctica.
Dentro del Poder Legislativo, el Sistema de Gestión de la Calidad, permite que el
Proceso de Gestión Parlamentaria, se realice oportunamente, en apego a los
principios de igualdad, legalidad, equidad y transparencia, logrando así garantizar
que los servicios proporcionados satisfagan las necesidades de los usuarios.
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2.1.3. Número de personas involucradas.
El número de personas que están involucradas en el Sistema de Gestión de la
Calidad son 85, sin embargo, dicho Sistema permea a toda la Organización,
incluyendo tanto las áreas técnicas como administrativas.
2.1.4. Alcance de los beneficios.
Es de considerarse que nuestro Sistema de Gestión de la Calidad concretiza un
beneficio en las áreas técnicas y administrativas que conforman este Congreso del
Estado Libre y Soberano de Hidalgo al estipular procesos y procedimientos que
eficientan la práctica y quehacer legislativo, asimismo permite que la ciudadanía
advierta en la pronta expedición de leyes y ordenamientos jurídicos la atención a
las distintas necesidades y solicitudes planteadas.
2.1.5 Tipo de Impacto del beneficio final.
El impacto del Sistema de Gestión de la Calidad permite la sistematización de la
práctica y quehacer legislativo, observándose en la expedición de leyes y
ordenamientos jurídicos que redundan en beneficios a la sociedad en su conjunto,
así como en la pronta atención a las solicitudes y planteamientos formulados a
este Congreso del Estado.
3. Clientes
3.1.1 Describa el tipo y número de ciudadanos beneficiados.
El universo del Sistema de Gestión de la Calidad ISO 9001:2000 comprende
actividades que beneficia a todos los habitantes del Estado de Hidalgo, así como a
los Poderes Ejecutivo, Judicial y a Gobiernos Municipales, por lo que podemos
decir que los usuarios del referido sistema se dividen en:
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Internos: Junta de Coordinación Legislativa, Secretaría de Servicios Generales,
Órgano de Fiscalización Superior, Dirección General de Servicios Administrativos,
Coordinación General de Tecnología de Información.
Externos: Poder Ejecutivo, Poder Judicial, Ayuntamientos, Procuraduría General
de Justicia, otros Congresos y los Ciudadanos General.
3.1.2 Como se proporciona el servicio.
Los servicios que ofrece el Congreso del Estado de Hidalgo propiamente versan
sobre el
Proceso Parlamentario, y
los inherentes al mismo como son
Difusión de la Legislación y Consulta de documentos, estos son prestados a través
de ventanilla por medio de oficialía de partes, así como consultas a través de
internet o bien vía telefónica, por lo que dichos servicios se dan de la siguiente
manera.
3.1.2.1 El Proceso Parlamentario
Para dar inicio al Proceso Parlamentario debe de ingresarse
la iniciativa
o
solicitud por medio de Oficialía de Partes que es el Órgano Administrativo indicado
para tal efecto, el cual lo turnará al área correspondiente.
Los documentos que son remitidos a la Secretaría de Servicios Legislativos y que
por su naturaleza ameriten ser turnados al Pleno del Congreso serán leídos ante
este y turnados a comisiones para su estudio y dictamen, no así para aquellos que
no son procedentes y a los cuales se les dará una contestación administrativa
señalando las causas.
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El resolutivo de los asuntos turnados a comisiones será dado a conocer al pleno
para su lectura o en su caso aprobación recayendo en un Informe, Acuerdo
Económico, Dictamen, Decreto, mismos que se notificaron a los interesados por
medio del Periódico Oficial en caso de los Decretos, los Acuerdos Económicos y
Dictámenes por medio de oficios, en el caso de los informes solo son leídos.
3.1.2.2 Difusión de la Legislación
Este servicio se proporciona a través
del Instituto Estudios Legislativos, área
responsable según lo establecido en Sistema de Gestión de la Calidad de
resguardar, actualizar y distribuir la legislación vigente en el Congreso del Estado
de Hidalgo, dicho servicio es proporcionado en forma personal a quien así solicite
la copia de una Ley o al conjunto de legislación vigente para el Estado de Hidalgo,
este servicio puede ser en forma impresa o en medio electrónico como lo son Cd,
Diskette, USB, es preciso mencionar que también esta a disposición del público
en general el Marco Jurídico en el portal de Internet del Congreso el cual tiene la
siguiente dirección electrónica: http://www.congreso-hidalgo.gob.mx. La legislación
expuesta en el portal esta debidamente cotejada, por el Instituto de Estudios
Legislativos de conformidad con el Decreto original que haya sido publicado en el
Periódico Oficial de Gobierno del Estado.
3.1.2.3 Consulta de documentos
El servicio también es proporcionado por parte de la Dirección de Archivo y
Biblioteca del Congreso, área responsable de resguardar los expedientes
originales de los Decretos, Dictámenes, Acuerdos Económicos, e Informes leídos
y en su caso aprobados en el Pleno, así como de los Periódicos Oficiales que
emite el Gobierno del Estado, mismos que están a disposición para consulta del
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público en general, los servicios que presta esta dirección son: consulta, copias
simples y copias certificadas
4. Impacto en los empleados
4.1.1 Describa el impacto de la práctica para los empleados.
Gracias al Sistema de Gestión de la Calidad los servidores públicos del Congreso
del Estado, cuentan con una visión amplia de la importancia de sus actividades
en la consecución del objetivo del Congreso, ya que las mismas se encuentran
documentadas, lo que permite que todos conozcan lo que se hace y bajo que
lineamientos, permitiendo así la trazabilidad de los procesos.
Asimismo, los Servidores Públicos involucrados en el Sistema de Gestión de la
Calidad cuentan con la confianza de que las actividades que realizan cumplen
con los requisitos establecidos en los procedimientos.
Dado que la Norma ISO 9001:2000 exige que el personal sea competente para el
desempeño de sus actividades, al mismo se le proporciona la capacitación
necesaria, para que se traduzca en los logros para la organización. Esto con el
afán de que los servidores públicos cuenten con los conocimientos requeridos
para el óptimo desempeño de sus funciones.
4.1.2 Describa el nivel de involucramiento de los empleados en el proceso
de cambio
Como toda innovación dentro de cualquier institución el Sistema de Gestión de la
Calidad generó
cierta resistencia al cambio y especulación en cuanto su
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funcionalidad y pertinencia, sin embargo, con el acontecer diario y los resultados
en la práctica se ha demostrado la efectividad de este sistema.
Efectividad verificada con el resultado de las auditorias internas y externas, en
donde se ha demostrado que el personal se encuentra plenamente comprometido
e involucrado con el objetivo que persigue el sistema, lo que insita a que sus
acciones sean tendientes a la mejora continúa.
5. Procesos
5.1.1 Existencia de este tipo de prácticas
Es de destacar que el Congreso del Estado de Hidalgo Libre y Soberano de
Hidalgo fue el primero a nivel mundial en certificarse bajo la norma ISO
9001:2000, desde luego este acontecimiento fue de gran importancia para el
Poder Legislativo toda vez que fue el pionero en un esquema de esta índole, y que
sin antecedentes o marcos de referencia logró consolidar su Sistema de Gestión
de la Calidad que le permite brindar un servicio orientado hacia la mejora continua.
5.1.2 Practicas de innovación
Gracias al Sistema de Gestión de la Calidad es posible contar con instrumentos
que permiten definir y redefinir las funciones, tareas y procesos, que hoy en día
logran que el quehacer legislativo sea mas ágil, así como que cada una de las
actividades inherentes al aludido sistema, se encuentren en un marco que facilita
la identificación y trazabilidad de las acciones que se emprenden para el logro de
los objetivos de la organización.
Asimismo, con este sistema es posible brindar un servicio de calidad enfocado a
cumplir de manera oportuna y profesional con cada una de las tareas que son
encomendadas a los servidores públicos involucrados en nuestro sistema, quienes
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con el afán de que su trabajo sea eficiente se busca que los mismos reciban la
capacitación o formación que requieran para el mejor desempeño de sus
actividades.
Por otra parte, este sistema ha permitido crear indicadores que motivan a que los
asuntos sean atendidos de manera pronta y expedita, desde luego procurando
siempre brindar servicios de calidad a fin de que nuestros usuarios estén
satisfechos con la atención y respuesta que reciben.
Los registros de calidad existentes son los ideales para medir el desempeño que
ha logrado el Poder Legislativo a partir de la fecha en que obtuvo la certificación,
mismos que inscriben las actividades emprendidas en un marco de legalidad y
transparencia.
Con este hecho, ha sido posible sistematizar diversas acciones para tener un
control más estricto y confiable, que coadyuve a la realización oportuna de las
tareas que intervienen en el Sistema de Gestión de la Calidad, las cuales en
conjunto logran integrar el Proceso Legislativo y Paralegislativo.
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