Declaración de Política - Programa de Cumplimiento Interno

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la Empresa aquí
Manual de Programa de Cumplimiento Interno
Revisado [inserte fecha de última revisión aquí]
Índice
[Ajuste el índice para reflejar cualquier cambio que haga en el manual de PCI]
Capítulo Uno……………………………………Declaración de Política de la Empresa
Capítulo Dos……………………………………..Asignación de Personal Responsable
Capítulo Tres………………………………………..……………...Gestión de registros
Capítulo Cuatro……………………………………………………….……Capacitación
Capítulo Cinco………………………………………………………….…...Notificación
Capítulo Seis………………………………………...Búsqueda de Entidades de Riesgo
Capítulo Siete……………..…..Búsqueda de Clasificación de Productos y Tecnología
Capítulo Ocho…………………………………………Búsqueda de Riesgo de Desvío
Capítulo Nueve………………………….………………….Procesamiento de Pedidos
Capítulo Diez………………………………………………………Revisiones Internas
Manual de Programa de Cumplimiento Interno
[Fecha de última revisión]
PCI
Capítulo 1: Declaración de Política de la Empresa
La presente plantilla le proporciona la estructura para el Capítulo 1:
Declaración de Política de la Empresa.
Manual del PCI
CLAVE DE COLORES - Borre toda esta tabla antes de imprimir
Texto en rojo Instrucción para la persona que redacte el manual y debe borrarse cuando esté listo
para imprimirse.
Texto en azul Contenido sugerido que debe personalizarse para su empresa.
Texto en negro Parte de la estructura básica del manual y no debe modificarse.
1.1 Por qué es importante
La piedra angular para construir un programa de cumplimiento interno efectivo es
una declaración clara y por escrito de la política de [nombre de la empresa aquí]
para tener controles de exportación que se comuniquen a todos los empleados que
trabajan en funciones relacionadas con exportaciones. Esta declaración delineará el
puesto oficial de [nombre de la empresa aquí] sobre controles de exportaciones y
su intención de implementar un Programa de Cumplimiento Interno. [Agregar
cualquier información adicional aquí]
1.2 Quién emitirá la Declaración de Política
Para comunicar el conocimiento y compromiso corporativo para prevenir la
proliferación de armas de destrucción masiva, la gerencia directiva de [nombre de
la empresa aquí] transmitirá un compromiso claro y por escrito a todos los
empleados involucrados con controles de exportaciones. [Agregar cualquier
información adicional aquí]
Persona responsable de emitir la declaración de política de la empresa
Nombre de persona emisora de la declaración de política: [nombre de persona
emisora de la declaración de política aquí]
Información de Contacto [teléfono, fax, etc. de la persona emisora]
Fecha de Emisión: [fecha de última emisión de la declaración]
[Agregar cualquier información adicional aquí]
Capítulo Uno
1
1.3 Redacción de la Declaración de Política
Una plantilla se encuentra incluida dentro de la sección de herramientas de
implementación de la página web del PCI para ayudarle a redactar la declaración
de política de la empresa. [Agregar cualquier información adicional aquí]
Deben abordarse los siguientes rubros en la declaración de política:
 No se hará ninguna exportación que contravenga las regulaciones
gubernamentales
 Se tendrá especial cuidado para prevenir transacciones con entidades
involucradas en la proliferación de armas de destrucción masiva.
 La política de control de exportaciones debe cumplirse aún si atenta con
ganancias comerciales potenciales pues ser percibido como una empresa
segura implica mayores oportunidades en el largo plazo. Los empleados que
violen la política de la empresa enfrentarán penalizaciones estrictas incluso,
el posible despido.
 El administrador de Control de Exportaciones es totalmente responsable de
mantener el Programa de Cumplimiento Interno y monitorear el
cumplimiento de políticas y procedimientos del mismo.
 [Agregar rubros adicionales aquí]
Capítulo Uno
2
1.4 Muestra de la Declaración de Política de la Empresa
[En esta sección puede elegir llenar los rubros dentro de los corchetes en
negro para personalizar la muestra para su empresa]
Para:
Del:
Tema:
Fecha:
Todo el personal
Director General
Política de Controles de Exportaciones
1 de enero de 1998
El propósito de la presente declaración es comunicar nuestra política sobre el control de exportaciones.
Es la intención de [Nombre de la empresa aquí] el cumplir con las Leyes, regulaciones y Políticas de Control
de Exportaciones de [insertar la(s) Dependencia(s) de Regulación aquí] de [insertar País aquí].
Para cumplir con esta meta de manera efectiva, he asignado a [insertar nombre aquí] para que sea el punto
primario de contacto para todos los asuntos relacionados con control de exportaciones. La Sra./el Sr. [insertar
nombre aquí] establecerá un Programa de Cumplimiento Interno (PCI) que definirá nuevos procedimientos
de operación y nuevas responsabilidades para asegurar el cumplimiento con los requisitos de nuestro país.
México está participando en varios regímenes de control multilaterales que controlan una variedad de
equipos, materiales, software y tecnología de uso dual y de la defensa. [Inserte nombre de la empresa aquí]
manufactura [inserte la descripción de los productos de la empresa aquí] que [no] están descritos en la Lista
de Control. Nuestra empresa deberá presentar permisos de exportación para embarques internacionales de
nuestros productos si el bien está en la Lista de Control o cuando tengamos motivos para sospechar que el
bien puede destinarse a propósitos de desvío militar incuso si no está contenido en las Listas de Control. La
Sra./el Sr. [inserte nombre aquí] puede proporcionar una explicación de los requisitos para permisos
relacionados con todas las transacciones incluyendo intercambios técnicos y juntas de ventas avanzadas para
nuestros productos.
Las violaciones a las leyes, regulaciones o políticas de control de exportaciones podrían causar que [inserte
nombre de empresa aquí] y el personal responsable estén sujetos a una variedad de penalizaciones penales o
administrativas. Nuestra empresa podría enfrentar las penas a que se someten los casos de contrabando,
falsedad de declaración, fraude, defraudación fiscal y nuestros productos podrían ser detenidos en aduanas si
no prestamos atención suficiente a la posibilidad de desvío de nuestros productos. Lo que tendría un impacto
adverso significativo en nuestras ventas y la habilidad de seguir siendo competitivos. Cualquier empleado de
[inserte nombre de la empresa aquí] que intencionalmente viole las reglas será estrictamente sancionado,
incluso con la posible rescisión del empleo.
A medida que implementemos este nuevo Programa de Cumplimiento Interno, ustedes podrían descubrir que
ciertas prácticas o transacciones que pudieran no estar en cumplimiento con las reglas existentes. Por favor
identifiquen y reporten estas a la Sra./el Sr. [inserte nombre aquí] para emprender acciones correctivas. El
Sr./la Sra. [inserte nombre aquí] proporcionará el reporte necesario a [inserte el nombre de la Dependencia de
regulación aquí]. Si en algún momento ahora o en el futuro, ustedes descubren una posible violación en las
exportaciones, se les solicita que la reporten a la Sra./el Sr. [inserte nombre aquí] quien puede contactarse en
[inserte número de teléfono, número de fax y correo electrónico si se encuentra disponible].
Les agradezco su atención y cooperación en nuestro Programa de Cumplimiento Interno, que hará que
[inserte nombre de la empresa aquí] sea una empresa más fuerte y más competitiva.
Atentamente,
Sr. o Sra. [nombre de Director General]
[Puesto de la persona que emite la declaración de política]
Capítulo Uno
3
1.5 Emisión de la Declaración de Política de la Empresa
La declaración de política de la empresa debe emitirse de acuerdo con las
necesidades de la misma.
[Agregar cualquier información adicional aquí]
Aquí está una lista de rubros que deben considerarse antes de emitir la declaración
de política
La declaración de política tiene membrete de la empresa
La declaración de política está fechada
La declaración de política está firmada por un ejecutivo categoría sénior
La declaración de política incluye el nombre de todo el personal que está
recibiendo la misma
1.6 ¿Quién debe recibir la Declaración de Política?
La siguiente es una lista de departamentos que deben recibir la Declaración de
Política
[Agregar cualquier información adicional aquí]
Toda la Gerencia Directiva o equivalente
Ventas
Mercadotecnia
Producción
Servicio al Cliente
Compras
Finanzas
Contabilidad
Legal
Ingeniería
[Inserte nombre de departamento]
[Inserte nombre de departamento]
Capítulo Uno
4
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