La Gaceta N° 208- Martes 27 de octubre de 2009

La Gaceta N° 208- Martes 27 de octubre de 2009
RESOLUCIÓN R-DC-62-2009 DEL 08/10/2009
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
R-DC-62-2009.—Despacho Contralor.—Contraloría General de la República.—San José, a las
once horas del ocho de octubre de dos mil nueve.
Considerando:
1º—Que los artículos 183 y 184 de la Constitución Política de la República de Costa Rica,
establecen a la Contraloría General de la República como institución auxiliar de la Asamblea
Legislativa en la vigilancia de la Hacienda Pública.
2º—Que el artículo 12 de la Ley Nº 7428 le confiere la condición de órgano rector del
ordenamiento y fiscalización superiores y establece que las disposiciones, normas, políticas y
directrices que ella dicte, dentro del ámbito de su competencia, son de acatamiento obligatorio.
Asimismo, el artículo 23 de la misma ley le otorga la potestad exclusiva para dictar los
reglamentos en las materias de su competencia constitucional y legal.
3º—Que en materia de legalización de libros la Ley General de Control Interno, Nº 8292 en su
artículo 22 inciso e) señala que compete a la auditoría interna autorizar, mediante razón de
apertura, los libros de contabilidad y de actas que deban llevar los órganos sujetos a su
competencia institucional y otros libros que, a criterio del auditor interno, sean necesarios para
el fortalecimiento del sistema de control interno.
4º—Que el artículo 37 inciso 5 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, Nº
7428 atribuye a la Contraloría General la potestad de autorización para la apertura de los libros
de contabilidad y de actas que, legal o reglamentariamente, deban llevar los sujetos pasivos
que no cuenten con auditoría interna según la normativa aplicable.
5º—Que en el ámbito de las actividades de control se encuentra la obligación del jerarca y de
los titulares subordinados de la administración, de llevar la documentación y los registros
adecuados que coadyuven en la anotación de las transacciones y los hechos significativos que
se realicen en la institución, los cuales deberán ser administrados y mantenidos
apropiadamente. Consecuentemente, la administración como responsable de los actos
administrativos adoptados le corresponde dar fe de la integridad y veracidad de los actos
emitidos, así como de los controles internos necesarios para garantizar lo anterior.
6º—Que por seguridad jurídica resulta necesario adaptar la normativa técnica sobre
legalización de libros en lo que respecta al ejercicio de la potestad asignada al órgano
contralor. Por tanto:
RESUELVE:
Emitir el siguiente,
REGLAMENTO PARA EL TRÁMITE ANTE LA CONTRALORÍA
GENERAL DE LA REPÚBLICA DE AUTORIZACIÓN DE
APERTURA DE LIBRO DE LOS SUJETOS PASIVOS
QUE NO CUENTEN CON AUDITORÍA INTERNA.
R-3-2009-DC-DJ
Artículo 1º—Ámbito de aplicación. El presente Reglamento resulta aplicable a la Contraloría
General de la República y a los entes y órganos públicos que integran la Hacienda Pública.
En el caso de los sujetos privados contemplados en los artículos 4 inciso b) y 5 de la Ley
Orgánica de la Contraloría General de la República, el presente Reglamento será aplicable
únicamente cuando una norma jurídica expresamente le imponga el requisito de autorización
de apertura de libros.
Artículo 2º—Alcance. Estas normas regulan la autorización de apertura de los libros de
contabilidad y de actas que, legal o reglamentariamente, deban llevar los sujetos pasivos que
no cuenten con auditoría interna, y que de acuerdo con el artículo 37 inciso 5 de la Ley
Orgánica de la Contraloría General de la República es una potestad asignada al órgano
contralor.
1)
a)
b)
c)
d)
e)
f)
2)
a)
b)
c)
3)
Artículo 3º—Naturaleza de la autorización de apertura de libros. La autorización de apertura
de libros de contabilidad y de actas, es un requisito de validez de las actuaciones de la
Administración Activa, tendente a proporcionar una garantía razonable de la confiabilidad y
oportunidad de la información que en ellos se incorpore.
La apertura de los libros no supone una validación previa por parte de la Contraloría General
de la República de lo que la Administración Activa, proceda a registrar con posterioridad a la
apertura.
En los casos en que la apertura no sea por primera vez, no implica una revisión o validación
respecto al contenido de los libros anteriores, o de las justificaciones dadas por el jerarca en
caso de robo, hurto, extravío o destrucción de libros.
Tampoco es un medio por el cual el órgano contralor ejerce las potestades de realizar
auditorías y de investigación, reguladas en los artículos 21 y 22 de la Ley Orgánica de la
Contraloría General de la República, por lo que la información aportada por la Administración
se presume veraz, todo bajo la responsabilidad de los funcionarios de la Administración
encargados del manejo de los libros y del suministro de la información a la Contraloría General
de la República, los cuales están sujetos a la fiscalización posterior facultativa.
Artículo 4º—Materialización de la apertura. La autorización se lleva a cabo mediante la razón
de apertura que se materializa con el sello que se coloca en el folio inicial de cada uno de los
libros que lo requieran. En dicho sello se hará constar el numero de asiento, el tipo de libro que
se legaliza, la institución a la que pertenece, la cantidad de folios que lo integran, su estado de
conservación y limpieza, la fecha de apertura y la firma responsable de la autorización.
Artículo 5º—Libros sujetos a la apertura. La razón de apertura deberá tramitarse para los
libros de actas y contables que legal o reglamentariamente correspondan, para lo cual el sujeto
pasivo que no cuente con Auditoría Interna, considerando sus propias particularidades,
determinará los libros que debe llevar, así como la forma en que los llevará.
Artículo 6º—Solicitud. La solicitud de apertura de libros que se remita a la Contraloría General
de la República deberá cumplir con los siguientes requisitos:
Nota de remisión suscrita por el jerarca o el titular subordinado que éste designe para estos
efectos de la institución respectiva, que indique lo siguiente:
Nombre del sujeto pasivo.
Número de fax o el lugar para recibir notificaciones.
Las razones por las cuales no tiene auditoría interna.
Nombre y medio de localización del funcionario responsable de atender requerimientos de
información de la Contraloría General de la República durante el trámite de autorización de
apertura de libros.
El libro o los libros que requieren la razón de apertura y la cantidad de folios de cada libro.
El nombre y número de cédula de la persona autorizada para retirar los libros, en caso de que
no lo haga el represente legal.
Adjuntar el libro o los libros que se someten al trámite de apertura, reuniendo los siguientes
requisitos:
Estar nuevos, con la totalidad de sus folios y en buen estado de limpieza y conservación. No se
aceptarán libros iniciados.
Con la totalidad de sus folios numerados de forma consecutiva.
Tratándose de libros compuestos por hojas sueltas y en fórmula continua deberán igualmente
estar numerados y tener la foliatura completa.
Aportar en los casos en que la apertura no sea por primera vez, una declaración jurada suscrita
por el funcionario que presenta la solicitud de apertura, en la que se indique bajo su
responsabilidad si los libros anteriores contienen la razón de cierre, en caso negativo las
razones de ello, o si se trata de reposición de libros por robo, hurto, extravío o destrucción.
El incumplimiento de uno o más de los requisitos detallados en los incisos anteriores, podrá dar
lugar al rechazo de plano de la gestión.
Artículo 7º—Plazo, requerimientos de información y suspensiones. La Contraloría General
de la República resolverá la solicitud de apertura de libros en un plazo de diez días hábiles a
partir de su presentación.
Durante el trámite de apertura, podrá requerir información adicional que estime necesaria para
el cumplimiento de la gestión, lo cual suspenderá el plazo de este trámite. En caso de que la
administración no atienda los requerimientos en el plazo previsto se procederá al archivo de la
gestión.
Artículo 8º—Retiro. Los libros autorizados deberán ser retirados por la persona que se
encuentre debidamente autorizada para ello.
Los libros autorizados por la Contraloría General de la República que no se retiren en un plazo
de tres meses serán destruidos.
Artículo 9º—Obligatoriedad de lo establecido en este Reglamento. Lo establecido en el
presente Reglamento es de carácter vinculante para los sujetos señalados en su ámbito de
aplicación.
Artículo 10.—Aclaraciones y Derogatorias. El presente Reglamento aclara o deroga la
normativa según se indica a continuación:
1 Se aclaran las disposiciones que se refieren a libros legales que aparecen en las “Directrices
sobre los requisitos mínimos que deben presentar los sujetos privados para obtener la
calificación de idoneidad para administrar fondos públicos Nº D-1-2005-DFOE” publicadas en
La Gaceta 123 del 27 de junio de 2005, artículo 3 incisos f) apartado iii y el g); en sentido que,
en aquellos casos en que corresponda solicitar su trámite ante la Contraloría General de la
República, éste corresponde únicamente a la autorización inicial de apertura para su uso por
parte de la administración activa o de los sujetos privados que conforme al ordenamiento
jurídico deban llevar sus registros en libros, según lo establecido en el artículo 37 inciso 5 de la
Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y el presente Reglamento.
2 Se derogan los “Lineamientos relativos al trámite de legalización de libros ante la Contraloría
General de la República” (resolución L-7-2004-CO-DDI), publicada en La Gaceta Nº 229 del 23
de noviembre del 2004.
3 Se deroga toda aquella normativa que se contraponga al presente Reglamento o la potestad de
autorización de libros por parte de la Contraloría General de la República en los términos
establecidos por el artículo 37 inciso 5 de la Ley 7428.
Artículo 11.—Vigencia. La presente normativa entrará a regir a partir de su publicación en el
Diario Oficial La Gaceta.
Publíquese.—Marta E. Acosta Zúñiga, Subcontralora General de la República.—1 vez.—O. C.
Nº 90618.—C-129770.—(IN2009091163).