Gestión Documental - Contraloría de Bogotá D.C.

CONTRALORIA DE BOGOTA D.C. Folios: XXXX. Anexos:
Radicación #: 3-2014-07334Fecha: 2014-04-25 09:27 Proc #: 542020
Tercero: CONTRALORÍA DE BOGOTÁ D.C.
Dependencia Radicadora: OFICINA DE CONTROL INTERNO
Clase Doc: 3- Internos Tipo Doc: Memorando Consec: 13000-06779
“Por un control fiscal efectivo y transparente”
PARA:
Dra. SANDRA MILENA JIMENEZ CASTAÑO
Responsable Proceso de Gestión Documental
DE:
JEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO
ASUNTO:
Seguimiento Plan de Mejoramiento – Acciones Correctivas,
Preventivas y de Mejora – a Marzo de 2014
De conformidad con lo establecido mediante la Resolución Reglamentaria No. 010
de Febrero 24 de 2014, de manera atenta me permito remitir a su despacho el
informe sobre el seguimiento efectuado al Anexo 1 Plan de Mejoramiento –
Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora con corte a Marzo de 2014,
correspondiente al proceso de Gestión Documental.
De un total de 4 riesgos incluidos en el Plan de Mejoramiento del Proceso, se
mitigó uno, de acuerdo a lo establecido en el cronograma de la vigencia 2013 y
continúan 3 abiertos para seguimiento y posterior verificación.
En resumen, los resultados del seguimiento efectuado al Plan de Mejoramiento del
Proceso de Gestión Documental con corte a Marzo de 2014, se pueden apreciar
en la siguiente tabla:
Tabla 1
“Plan de Mejoramiento-Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora”
ORIGEN
TIPO DE
ACCIÓN
(Correctiva,
Preventiva o
de Mejora)
ABIERTAS
(A)
CERRADAS
(C)
MITIGADAS
(M)
SE
SUGIERE
EL
CIERRE
(A*)
TOTAL
A+C+M
8.5 OTROS
Preventiva
1
0
1
0
2
RIESGOS
TOTAL PARCIAL
1
0
1
0
2
HALLAZGOS INGRESADOS EN EL TRIMESTRE EN ANALISIS (PRIMER TRIMESTRE DE 2014)
TIPO DE
SE
ACCIÓN
SUGIERE
ABIERTAS
CERRADAS
MITIGADAS
TOTAL
ORIGEN
(Correctiva,
EL
(A)
(C)
(M)
A+C+M
Preventiva o
CIERRE
de Mejora)
(A*)
8.5-OTROS
Preventiva
2
0
0
0
2
RIESGOS
TOTAL PARCIAL
2
0
0
0
2
TOTAL GENERAL
3
0
1
0
4
Fuente: Plan de Mejoramiento Proceso de Gestión Documental
www.contraloriabogota.gov.co
Código Postal 111321
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Como resultado del seguimiento, a continuación se detalla el estado de cada uno
de los riesgos incluidos en el Plan de Mejoramiento – Acciones Correctivas,
Preventivas y de Mejora del Proceso de Gestión Documental:
1. ACCIONES PREVENTIVAS
Respecto a este tipo de acciones, el proceso cuenta con 4 riesgos clasificados en
el origen 8.5-Otros Riesgos, los cuales permanecen abiertos para monitoreo
continuo; los resultados de estos se muestran a continuación:
1.1 Otros Riesgos:
 Deficiencias en el manejo documental y de archivo: Este riesgo cuenta con 3
acciones, de las cuales una fue mitigada por corroborarse el cumplimiento de la
misma.
Acción 1: Tramitar obtención de recursos tecnológicos y humanos con perfil de
bibliotecólogo y/o Archivista.
Verificación: Continua abierta dado q que está pendiente la instalación de los
equipos de cómputo adquiridos por la entidad.
Acción 2: Solicitar capacitación al personal del área
Verificación: Se verifico que durante el mes de febrero de 2014, se dictó los días
25,26 y 27, la capacitación sobre "Conceptos Básicos de Archivo y Transferencias
Documentales" a los funcionarios administradores de los archivos de gestión de
todas las dependencias de la Contraloría de Bogotá D.C., por lo tanto el riesgo es
mitigado para la vigencia 2013, sin embargo esta acción fue incluida para el año
en curso.
Acción 3: Actualizar Tablas de Retención Documental
Verificación: Continua abierta debido a que la actividad aún se encuentra en
ejecución dado que la actualización de tablas de retención documental se está
llevando acabo, de acuerdo con el procedimiento establecido para este fin.
 Sistemas de información susceptibles de manipulación o adulteración
Acción 1: Solicitar capacitación funcionario de la Entidad
Verificación: Se verifico que durante el mes de febrero de 2014, se dictó los días
25,26 y 27, la capacitación sobre "Conceptos Básicos de Archivo y Transferencias
Documentales" a los funcionarios administradores de los archivos de gestión de
todas las dependencias de la Contraloría de Bogotá D.C., por lo tanto el riesgo es
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mitigado para la vigencia 2013, sin embargo esta acción fue incluida para el año
en curso
 Deficiencias en el manejo documental y de archivo
Acción 1: Actualizar procedimientos.
Verificación: Se verifico que los procedimientos del proceso de Gestión
Documental se encuentran actualizados mediante resolución Reglamentaria No.
053 de 2013. Sin embargo continua abierta para seguimiento durante la vigencia.
Acción 2: Solicitar capacitación al personal del área.
Verificación: Se verifico que la Dirección Administrativa y Financiera como
responsable del Proceso de Gestión Documental ha gestionado en el transcurso
del trimestre de 2014 capacitaciones referentes a Conceptos Básicos de Archivo y
Transferencias Documentales". Sin embargo continua abierta para seguimiento
durante la vigencia
Acción 3: Actualizar Tablas de Retención Documental
Verificación: Se verificó que la actividad aún se encuentra en ejecución dado que
la actualización de tablas de retención documental se está llevando acabo, de
acuerdo con el procedimiento establecido para este fin. Sin embargo continua
abierta para seguimiento durante la vigencia
Acción 4: Cumplir con la normatividad vigente
Verificación: Se verifico por parte de la OCI que el proceso de Gestión
documental da aplicabilidad a la normatividad vigente referente al programa de
Gestión Documental entre las cuales está la ley 594 de 2000. Sin embargo
continua abierta para seguimiento durante la vigencia
 Sistemas de información susceptibles de manipulación o adulteración
Acción 1: Tramitar obtención de recursos tecnológicos para control, manejo y
administración documental.
Verificación: Se verificó por parte de OCI, que se están tomando medidas para el
mejoramiento del proceso de Gestión Documental con el fin de garantizar un mejor
control, manejo y administración documental del Archivo de la Contraloría de
Bogotá.
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RECOMENDACIONES
Incluir en la matriz del seguimiento el hallazgo 2.2.3.1 acción 2, correspondiente al
Informe Final de Auditoría vigencia 2012- PAAF 2013 - 30 de octubre de 2013
cuya acción aprobada por la Auditoria Fiscal corresponde a “Elaborar un tablero
de control por parte de cada responsable de proceso para asegurar el
cumplimiento el cronograma de implementación y seguimiento de las acciones
formuladas en cada uno de los planes de mejoramiento por proceso.”, siendo
importante señalar que el término de ejecución de dicha acción es el 30 de Junio
de 2014.
Cordialmente,
LUZ INES RODRIGUEZ MENDOZA
Anexo:
SI _x_
NO __
Número de folios ___3___
Proyectó y Elaboró: Maria Tatiana Rojas Naranjo
Angela Paola Tibocha Galvis
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