MANUAL DE ORGANIZACION - Senado de la República

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Senado de la República Dominicana
Manual de Organización de la OAI
MANUAL DE ORGANIZACION
DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN
DE LA OFICINA DE ACCESO A LA INFORMACIÓN
(OAI)
Lic. Luís Abreu Bautista
Director Representación
HECHO
Lic. Ruth Lizardo
Directora Recursos Humanos
Lic. Francisco Cruz Pascual
Secretario General Administrativo
REVISADO
Dr. Reinaldo Pared Pérez
Presidente
APROBADO
FECHA:
1
Senado de la República Dominicana
Manual de Organización de la OAI
CONTENIDO
1. Presentación
2. Propósito General
3. Objetivos Generales
4. Objetivos específicos
5. Propuesta de organigrama
a) Organigrama Estructural
b) Organigrama Funcional
6. Descripción de Funciones
Lic. Luís Abreu Bautista
Director Representación
HECHO
Lic. Ruth Lizardo
Directora Recursos Humanos
Lic. Francisco Cruz Pascual
Secretario General Administrativo
REVISADO
Dr. Reinaldo Pared Pérez
Presidente
APROBADO
FECHA:
2
Senado de la República Dominicana
Manual de Organización de la OAI
1. PRESENTACIÓN
El libre acceso a la información pública, concebido como el derecho que tienen
todas las personas de acceder a información sobre hechos que tengan efectos
y consecuencias públicas y que sirvan para formar una opinión sensata y
fundamentada, constituye la piedra angular para poder alcanzar un nivel
elevado de transparencia en la ejecución de las funciones públicas.
El Senado de la República como entidad pública tiene el compromiso de
suministrar la información necesaria de carácter público y de cualquier tipo,
económica o financiera y todas las que sirvan de base a decisiones de
naturaleza legal y administrativa, tal como lo establece la Ley General No.20004 (en cuanto a informaciones administrativas se refiere) y su Reglamento para
la administración pública, tanto centralizada como descentralizada.
Este piloto presenta primero, la estructura de este organismo, la misión para
declarar la razón de su existencia. Segundo, enuncia las relaciones de la
organización interna de la respectiva Oficina de Acceso a la Información del
Senado y tercero, del Responsable de Acceso a la Información para brindar,
de la manera más eficiente, el acceso a las personas interesadas de la
información de interés público. Mediante las definiciones sobre sus aspectos
organizativos se procura la operatividad para la divulgación y publicidad de la
información, las excepciones y limitaciones establecidas.
Las instituciones públicas son organizaciones de servicio que se justifican en la
medida en que las mismas están a disposición de los particulares. Es a la
ciudadanía a quien le pertenecen las instituciones y los procedimientos de la
Administración Pública. Y por ende, le corresponde al Senado de la República,
la creación de una Oficina de Libre Acceso a la Información Pública (OAI) que
labore para satisfacer los intereses públicos de los ciudadanos.
El Senado de la República, una vez complete todos los elementos para el
cumplimiento de las funciones de la OAI, garantizará el pleno ejercicio del
derecho de acceso a la información.
Lic. Luís Abreu Bautista
Director Representación
HECHO
Lic. Ruth Lizardo
Directora Recursos Humanos
Lic. Francisco Cruz Pascual
Secretario General Administrativo
REVISADO
Dr. Reinaldo Pared Pérez
Presidente
APROBADO
FECHA:
3
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Manual de Organización de la OAI
2. PROPÓSITO GENERAL

Lic. Luís Abreu Bautista
Director Representación
HECHO
Dar cumplimiento a la Ley de Libre Acceso a la
Información 200-04 y el Reglamento 130-05 con el
objetivo de que las disposiciones establecidas tengan
plena vigencia en la práctica legislativa, parlamentaria y
administrativa del Senado de la República.
Lic. Ruth Lizardo
Directora Recursos Humanos
Lic. Francisco Cruz Pascual
Secretario General Administrativo
REVISADO
Dr. Reinaldo Pared Pérez
Presidente
APROBADO
FECHA:
4
Senado de la República Dominicana
Manual de Organización de la OAI
3. OBJETIVOS GENERALES
Garantizar el derecho del ciudadano al libre acceso a la
información pública del Senado de forma completa, veraz,
oportuna a fin de satisfacer las necesidades del
ciudadano.
4. OBJETIVOS ESPECIFICOS
a) Ofrecer un excelente servicio al ciudadano con el objetivo de
facilitar de manera ágil y eficiente el libre acceso a la
información pública del Senado.
b) Promover la difusión de la información pública del Senado en la
sociedad dominicana mediante el establecimiento de políticas,
procedimientos y normas.
Lic. Luís Abreu Bautista
Director Representación
HECHO
Lic. Ruth Lizardo
Directora Recursos Humanos
Lic. Francisco Cruz Pascual
Secretario General Administrativo
REVISADO
Dr. Reinaldo Pared Pérez
Presidente
APROBADO
FECHA:
5
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Manual de Organización de la OAI
5. PROPUESTA DE ORGANIGRAMA
a) ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL
PRESIDENCIA
DEPARTAMENTO DE
REPRESENTACION
Oficina de Libre Acceso a
la Información Pública
(OAI)
(3)
Servicio al Ciudadano
Servicios de
Información virtual
(1)
(1)
DOTACION DE PERSONAL
Personal Ocupado
Vacantes
Total
Lic. Luís Abreu Bautista
Director Representación
HECHO
Lic. Ruth Lizardo
Directora Recursos Humanos
Lic. Francisco Cruz Pascual
Secretario General Administrativo
REVISADO
0
3
3
Dr. Reinaldo Pared Pérez
Presidente
APROBADO
FECHA:
6
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Manual de Organización de la OAI
b) ORGANIGRAMA FUNCIONAL
Dr. Reinaldo Pared Pérez
Presidente
SENADO DE LA REPÚBLICA DOMINICANA
Luís Abreu Bautista
Director
DEPARTAMENTO DE REPRESENTACION
(Vacante)
Encargado
Oficina de Libre Acceso a la
Información Pública (OAI)
(3)
(Vacante)
Técnico
Servicio al Ciudadano
(1)
Lic. Luís Abreu Bautista
Director Representación
HECHO
Lic. Ruth Lizardo
Directora Recursos Humanos
(Vacante)
Técnico
Servicios de Información virtual
(1)
Lic. Francisco Cruz Pascual
Secretario General Administrativo
REVISADO
Dr. Reinaldo Pared Pérez
Presidente
APROBADO
FECHA:
7
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Manual de Organización de la OAI
DESCRIPCION DE FUNCIONES
TITULO DEL PUESTO :
ENCARGADO
DEPENDENCIA
:
OFICINA DE LIBRE ACCESO A LA INFORMACION PUBLICA.
REPORTAR A
:
DIRECTOR DEPARTAMENTO DE REPRESENTACIÒN
PREPARADO POR
:
DEPARTAMENTO DE REPRESENTACION
PROPOSITO GENERAL
Velar por el fiel cumplimiento de la “Ley de Libre Acceso a la Información Pública”
No.200-04 y su Reglamento No.130-05 con el objetivo de que las disposiciones
contenidas en la Ley y su Reglamento tengan plena vigencia en la práctica legislativa,
parlamentaria y administrativa del Senado de la República Dominicana.
OBJETIVOS ESPECÍFICO
1. Facilitar de manera ágil y eficiente el libre acceso a la información
pública del Senado de la República Dominicana, ofreciendo un
excelente servicio al ciudadano.
2. Promover la difusión de la información pública del Senado en la
sociedad dominicana, mediante la aplicación, supervisión y
establecimiento de políticas, procedimientos y normas.
3. Garantizar el derecho del ciudadano al libre acceso a la información
pública del Senado de forma completa, veraz y oportuna mediante
el mejoramiento continuo e intercambio constante de las bases de
información con los RAI de los demás organismos, instituciones y
entidades.
FUNCIONES
a. Comunicarse periódicamente y coordinar su trabajo con los RAI de los demás
organismos, instituciones y entidades descriptos en el Artículo 1 y en el Artículo
4, párrafo único, de la LGLAIP, a los fines de ampliar y mejorar las fuentes y
bases de las informaciones, y de canalizar prontamente sus respectivas
tramitaciones.
Lic. Luís Abreu Bautista
Director Representación
HECHO
Lic. Ruth Lizardo
Directora Recursos Humanos
Lic. Francisco Cruz Pascual
Secretario General Administrativo
REVISADO
Dr. Reinaldo Pared Pérez
Presidente
APROBADO
FECHA:
8
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b. Realizar las gestiones necesarias para localizar los documentos en los que
conste la información solicitada.
c. Proponer los cambios que sean necesarios para adaptar los criterios,
reglamentos y procedimientos que aseguren una mayor eficiencia en el
procesamiento de las solicitudes de acceso a la información
d. Elaborar un programa que facilite la obtención de información actualizada para
mejorar la organización de los archivos;
e. Supervisar la aplicación de los criterios, reglamentos y procedimientos en
materia de clasificación y conservación de la documentación, así como la
organización de archivos;
f.
Impulsar la actualización permanente de la información descripta en el Capítulo
IV del Reglamento 130-05;
g. Confeccionar un informe anual de la gestión de la OAI-Senado;
h. Someter a la consideración del Comité de Libre Acceso Ciudadano la
propuesta de difusión a los diversos medios y la página Web, del informe anual
de gestión;
i.
Supervisar la correcta recolección, sistematización y difusión de la información
a que se refiere el Capítulo IV del Reglamento 130-05;
j.
Supervisar la correcta recepción, elaboración y tramitación de las solicitudes de
acceso a la información;
k. Tramitar de forma expedita las solicitudes a las diferentes áreas del Senado,
dando seguimiento a las respuestas de los diversos departamentos a fin de
que los ciudadanos reciban contestación dentro de los plazos establecidos por
la ley.
l.
Supervisar que las notificaciones a los solicitantes se realicen de una manera
ágil;
m. Supervisar que los solicitantes de información reciban la orientación adecuada
respecto de otros organismos, instituciones o entidades que pudieran tener la
información que solicitan;
n. Enviar a la oficina pertinente aquellas solicitudes de información que no fueran
de la competencia de la OAI-Senado para que las mismas sean respondidas
adecuadamente según los términos del Artículo 7, párrafo II de la Ley;
Lic. Luís Abreu Bautista
Director Representación
HECHO
Lic. Ruth Lizardo
Directora Recursos Humanos
Lic. Francisco Cruz Pascual
Secretario General Administrativo
REVISADO
Dr. Reinaldo Pared Pérez
Presidente
APROBADO
FECHA:
9
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o. Proponer e implementar los procedimientos internos que aseguren una mayor
eficiencia en la gestión de las solicitudes de acceso a la información;
p. Supervisar el correcto mantenimiento del archivo de solicitudes de acceso a la
información, incluyendo sus antecedentes, tramitación, resultados y costos;
q. Llevar diariamente estadísticas de la OAI-Senado.
r.
Elaborar un balance de gestión mensual de la OAI-Senado.
s. Poner a disposición de la ciudadanía, tanto en Internet como en un lugar visible
de la OAI-Senado, un listado de los principales derechos que, en materia de
acceso a la información, asisten al ciudadano.
t.
Elaborar, actualizar y poner a disposición de la ciudadanía un índice que
contenga la información bajo su resguardo y administración.
u. Realizar las correspondientes tachas en caso de solicitarse un documento que
contenga información parcialmente reservada. Las tachas se harán bajo la
responsabilidad del Comité de Libre Acceso Ciudadano.
v. Realizar las tareas que aseguren el efectivo ejercicio del derecho de acceso a
la información, la mayor eficiencia, transparencia y comunicación entre el
Senado y los ciudadanos;
w. Cumplir cualquier otra función que le fuera delegada por su superior inmediato.
ALCANCE DEL PUESTO
El puesto reporta directamente al Director del Departamento de Representación.
El puesto supervisa a un Técnico de Servicio al Ciudadano y a un Técnico de Servicio
de Información Virtual.
Relaciones internas: El puesto se relaciona con la Secretaría General Administrativa,
Secretaría General Legislativa, Departamento de Coordinación de Comisiones,
Archivo y Correspondencia, Consultoría Jurídica, Biblioteca y cualquier otra
dependencia dentro de la estructura del Senado que requiera contactar para ejercer su
labor.
Lic. Luís Abreu Bautista
Director Representación
HECHO
Lic. Ruth Lizardo
Directora Recursos Humanos
Lic. Francisco Cruz Pascual
Secretario General Administrativo
REVISADO
Dr. Reinaldo Pared Pérez
Presidente
APROBADO
FECHA:
10
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Relaciones externas: El puesto se relaciona con los RAI de otros organismos,
instituciones o entidades, con las organizaciones de la sociedad civil organizada, la
sociedad dominicana, así como cualquier ciudadano en particular que requiera
información.
DIMENSIONES DEL PUESTO
Equipos: computador personal, un fax, copiadora.
Impacto: Impacto sobre la Imagen Institucional del Senado y el Presupuesto que
maneja.
REQUISITOS PARA OCUPAR EL PUESTO
-
Lic. Luís Abreu Bautista
Director Representación
HECHO
Graduado universitario Lic. en Administración de Empresas, Lic. en
Derecho, Mercadeo.
- Estar en pleno ejercicio de derechos civiles y ciudadanos.
- Excelentes relaciones humanas.
- Capacidad de comunicación.
- Dominio del idioma inglés (preferible).
- Manejo de Microsoft office, Excell, Access, Power point, Internet.
Lic. Ruth Lizardo
Directora Recursos Humanos
Lic. Francisco Cruz Pascual
Secretario General Administrativo
REVISADO
Dr. Reinaldo Pared Pérez
Presidente
APROBADO
FECHA:
11
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DESCRIPCION DE FUNCIONES
TITULO DEL PUESTO :
TECNICO EN SERVICIO AL CIUDADANO
DEPENDENCIA
:
OFICINA DE LIBRE ACCESO A LA INFORMACION PUBLICA
REPORTAR A
:
ENCARGADO
PREPARADO POR
:
DEPARTAMENTO DE REPRESENTACION
PROPOSITO GENERAL
Ofrecer un excelente servicio al ciudadano con la finalidad de facilitar de manera ágil y
eficiente el libre acceso a la información pública del Senado de la República
Dominicana según lo establece la Ley 200-04 y su Reglamento 130-05.
OBJETIVOS ESPECÍFICO
1. Garantizar el derecho del ciudadano al libre acceso a la información
pública del Senado de forma completa, veraz y oportuna.
2. Ofrecer un excelente servicio al ciudadano mediante el óptimo
ejercicio de sus ejecutorias.
FUNCIONES
1. Recibir a los ciudadanos de manera amable y cortés y orientarles
adecuadamente respecto al proceso de solicitud de información.
2. Orientar adecuadamente a los ciudadanos respecto a la información que
corresponde a otros organismos, instituciones o entidades.
3. Auxiliar a los ciudadanos en el proceso de llenar el formulario de solicitud de
información.
4. Solicitar y sacar copia de la cédula o pasaporte al ciudadano.
5. Anexar al formulario de solicitud de información la copia del documento de
identidad personal (cedula o pasaporte).
Lic. Luís Abreu Bautista
Director Representación
HECHO
Lic. Ruth Lizardo
Directora Recursos Humanos
Lic. Francisco Cruz Pascual
Secretario General Administrativo
REVISADO
Dr. Reinaldo Pared Pérez
Presidente
APROBADO
FECHA:
12
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6. Digitar e imprimir el formulario contentivo de la solicitud de información del
ciudadano.
7. Someter a confirmación del ciudadano el llenado correcto del formulario de
solicitud, y firma de aprobación.
8. Recibir la solicitud del ciudadano debidamente llenada, validada y firmada en la
fecha y hora de recepción.
9. Tramitar a su superior inmediato (RAI) la
debidamente firmada y sellada.
solicitud del ciudadano recibida,
10. Organizar en orden alfabético el portafolio de respuesta de las solicitudes de
los ciudadanos que han agotado el procedimiento interno de consulta en el
Senado.
11. Llamar a los ciudadanos para que pasen a recoger el resultado de su solicitud.
12. Entregar a los ciudadanos el resultado de su solicitud y requerir su firma en el
libro control de respuestas entregadas en el día y hora de entrega.
ALCANCE DEL PUESTO
El puesto reporta directamente al Encargado de la Oficina de Libre Acceso al
Ciudadano.
El puesto coordina con el Técnico de Servicio de Información Virtual.
Relaciones internas: El puesto se relaciona con la Secretaría General Administrativa,
Secretaría General Legislativa, Departamento de Coordinación de Comisiones,
Archivo y Correspondencia, Consultoría Jurídica, Biblioteca y cualquier otra
dependencia dentro de la estructura del Senado que requiera contactar para ejercer su
labor.
Relaciones externas: El puesto se relaciona con las organizaciones de la sociedad
civil organizada, la sociedad dominicana, así como cualquier ciudadano en particular
que requiera información.
Lic. Luís Abreu Bautista
Director Representación
HECHO
Lic. Ruth Lizardo
Directora Recursos Humanos
Lic. Francisco Cruz Pascual
Secretario General Administrativo
REVISADO
Dr. Reinaldo Pared Pérez
Presidente
APROBADO
FECHA:
13
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DIMENSIONES DEL PUESTO
Equipos: computador personal, un fax, copiadora.
Impacto: Impacto sobre la Imagen Institucional del Senado.
REQUISITOS PARA OCUPAR EL PUESTO
- Estudiante universitario de Administración, Mercadeo, Derecho.
- Estar en pleno ejercicio de derechos civiles y ciudadanos.
- Excelentes relaciones humanas y de servicio al cliente.
- Capacidad de comunicación.
- Dominio del idioma inglés (preferible).
- Manejo de Programas Microsoft office word, Excel, Access, Power point,
Internet.
Lic. Luís Abreu Bautista
Director Representación
HECHO
Lic. Ruth Lizardo
Directora Recursos Humanos
Lic. Francisco Cruz Pascual
Secretario General Administrativo
REVISADO
Dr. Reinaldo Pared Pérez
Presidente
APROBADO
FECHA:
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DESCRIPCION DE FUNCIONES
TITULO DEL PUESTO :
TECNICO EN SERVICIO DE INFORMACION VIRTUAL
DEPENDENCIA
:
OFICINA DE LIBRE ACCESO A LA INFORMACION PUBLICA
REPORTAR A
:
ENCARGADO
PREPARADO POR
:
DEPARTAMENTO DE REPRESENTACION
PROPOSITO GENERAL
Ofrecer un excelente servicio al ciudadano a través de Internet con la finalidad de
facilitar de manera ágil y eficiente el libre acceso a la información pública del Senado
de la República Dominicana según lo establece la Ley 200-04 y su Reglamento 13005.
OBJETIVOS ESPECÍFICO
1. Garantizar el derecho del ciudadano al libre acceso a la información
pública del Senado de forma completa, veraz y oportuna.
2. Ofrecer un excelente servicio al ciudadano mediante el óptimo
ejercicio de sus ejecutorias.
FUNCIONES
1. Mantener actualizada diariamente la página WEB con la información
a publicar del Senado de la República
2. Recopilar los datos producidos por los departamentos de la
Institución que están autorizados a publicar sus informaciones en el
Internet.
3. Dar seguimiento a la requisición de la información.
Lic. Luís Abreu Bautista
Director Representación
HECHO
Lic. Ruth Lizardo
Directora Recursos Humanos
Lic. Francisco Cruz Pascual
Secretario General Administrativo
REVISADO
Dr. Reinaldo Pared Pérez
Presidente
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4. Garantizar la integridad de las informaciones procesadas por los
distintos departamentos relacionadas con sus funciones.
5. Identificar, catalogar, seleccionar y filtrar el tipo de información a
publicar.
6.
Revisar la calidad de lo que se va ha publicar: temas, redacción,
estilo, gramática, ortografía, colores, fondo, forma y tipos de letras.
7.
Ser responsable de que la digitación de información se publique en
el tiempo oportuno.
8. Crear, en coordinación con el WebMaster del Departamento de
Informática, las políticas de diseño de formularios, ampliación y
modificación del contenido de la página.
9. Mantener
comunicación
y
coordinación
permanente
con
el
Encargado de Cómputos del Senado, a fin de prevenir y solventar
cualquier problema técnico que suceda en el área de informática
relacionada con la Página Web.
10. Realizar cualesquiera otras funciones relacionadas con el puesto y
que no hayan sido listadas en este documento.
11. Atender a los ciudadanos de manera ágil y orientarles
adecuadamente respecto al proceso de solicitud de información vía
Internet.
12. Responder adecuadamente a los ciudadanos respecto a la
información que corresponde a otros organismos, instituciones o
entidades.
ALCANCE DEL PUESTO
El puesto reporta directamente al Encargado de la Oficina de Libre Acceso al
Ciudadano.
El puesto coordina con el Técnico de Servicio al Ciudadano.
Lic. Luís Abreu Bautista
Director Representación
HECHO
Lic. Ruth Lizardo
Directora Recursos Humanos
Lic. Francisco Cruz Pascual
Secretario General Administrativo
REVISADO
Dr. Reinaldo Pared Pérez
Presidente
APROBADO
FECHA:
16
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Relaciones internas: El puesto se relaciona con la Secretaría General Administrativa,
Secretaría General Legislativa, Departamento de Coordinación de Comisiones,
Archivo y Correspondencia, Consultoría Jurídica, Biblioteca y cualquier otra
dependencia dentro de la estructura del Senado que requiera contactar para ejercer su
labor.
Relaciones externas: El puesto se relaciona con las organizaciones de la sociedad
civil organizada, la sociedad dominicana, así como cualquier ciudadano en particular
que requiera información.
DIMENSIONES DEL PUESTO
Equipos: computador personal, un fax, copiadora.
Impacto: Impacto sobre la Imagen Institucional del Senado.
REQUISITOS PARA OCUPAR EL PUESTO
-
Lic. Luís Abreu Bautista
Director Representación
HECHO
Estudiante universitario de Informática.
Estar en pleno ejercicio de derechos civiles y ciudadanos.
Excelentes relaciones humanas y de servicio al cliente.
Capacidad de comunicación.
Dominio del idioma inglés (preferible).
Manejo y conocimientos de Programas Gráficos de Diseño, Bases de
Datos, Microsoft office Word, Excel, Access, Power point, páginas de
Internet.
Lic. Ruth Lizardo
Directora Recursos Humanos
Lic. Francisco Cruz Pascual
Secretario General Administrativo
REVISADO
Dr. Reinaldo Pared Pérez
Presidente
APROBADO
FECHA:
17
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Director Representación
HECHO
Lic. Ruth Lizardo
Directora Recursos Humanos
Lic. Francisco Cruz Pascual
Secretario General Administrativo
REVISADO
Dr. Reinaldo Pared Pérez
Presidente
APROBADO
FECHA:
18
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