Gestión del aprovisionamiento

Gestión del Aprovisionamiento
TEMA 1. LA GESTION DE COMPRAS
1.1 Introducción al aprovisionamiento
A) Función de aprovisionamiento
Función: Contribuir a los objetivos comunes de la empresa a través de la adquisición
de los materiales necesarios para la elaboración de sus productos, en las mejores
condiciones posibles y con el menor coste, estableciéndose líneas de coordinación
con los demás departamentos de la empresa que previamente deben haber sido
definidos en el organigrama de la empresa.
Definición: Actividad que abarca la gestión de compras, almacenamiento de
materiales necesarios para el normal funcionamiento de la empresa y el estudio de
técnicas para mantener el stock mínimo. Todo ello debe realizarse en las mejores
condiciones y con el menor coste.
Política del aprovisionamiento:
-
Es la principal relación de la empresa con el proveedor (a la empresa le
interesa tener cuanto antes el producto)
Desde el punto de vista comercial, tener el menor número de stock de
materiales (una gran cantidad de existencias acarrea gastos innecesarios)
B) Objetivos de la función de aprovisionamiento
-
Minimizar la inversión en el inventario
Reducir al máximo los costes de almacenamiento
Minimizar las pérdidas por daños, productos obsoletos y artículos perecederos
Conseguir 1 inventario suficiente para que la producción no carezca de
suministros.
Mantener 1 transporte eficiente de los inventarios (despacho y recibo)
Tener 1 sistema eficiente de la información del inventario
Proporcionar informes sobre el valor del inventario a contabilidad.
Cooperar con compras, de manera que se puedan lograr adquisiciones
económicas y eficientes.
Hacer predicciones sobre las necesidades del inventario.
C) Objetivos de la función de compras
-
Recibir las solicitudes de los materiales necesarios para los distintos
departamentos.
Buscar proveedores adecuados: comprar a la mejor calidad y el menor precio.
Realizar las gestiones oportunas para que lleguen a los inventarios de la
empresa.
Para cumplir los anteriores objetivos debe cumplir una serie de requisitos:
1
La calidad de los materiales ha de ser adecuada para los fines a los que se
destinan.
El plazo de recepción de los materiales ha de ser el oportuno para que estén
disponibles cuando se necesiten.
Se ha de buscar la mejor relación calidad-precio que exista en el mercado.
Gestión del Aprovisionamiento
-
La atención dispensada por los proveedores.
La facilidad otorgada para el pago.
El sistema de transporte empleado.
El departamento de compras debe:
-
Analizar las tendencias del mercado: anticiparse a los cambios de precio,
estudiar los envíos de los proveedores y los métodos de almacenamiento de la
empresa.
Buscar soluciones para mejorar los costes de la organización, en
coordinación con los demás departamentos.
1.2 El ciclo de compras
En las empresas industriales es esencial la relación calidad-precio (adquieren
materiales que transformarán y venderán)
En las empresas comerciales es esencial el coste de los productos (adquieren
productos que venderán si apenas transformarlos)
En las empresas de servicios lo principal es la satisfacción de las necesidades de los
clientes
Fases comunes:
-
Análisis de las necesidades
Recepción de boletines
Análisis de las ofertas del mercado
Selección del proveedor
Seguimiento de oferta y pedido
Realización del pedido
Recepción y verificación del pedido
Recepción y comprobación de la factura.
Pago
Operaciones internas:
-Análisis de las necesidades
-Recepción de boletines
-Selección del proveedor
-Realización del pedido
-Recepción y verificación del pedido
-Recepción y comprobación de las facturas
Operaciones externas:
-Análisis de las ofertas del mercado
-Seguimiento de oferta y pedido
-Pago
A) Análisis de las necesidades
La necesidad principal es determinar la cantidad de artículos que la empresa provee
que va a necesitar.
Suministradores:
-
Industriales: Lo principal son los costes, la calidad del producto, los plazos de
entrega y las condiciones financieras que imponen los proveedores.
Comerciales: Lo principal es la calidad del producto y la prontitud en servirlo.
De servicios: Lo principal será la calidad del servicio.
B) Recepción de boletines
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Boletín de compras: documento interno que generan los usuarios de los materiales
dentro de la empresa. Lo realiza el departamento de aprovisionamiento.
Actuaciones:
-
Agrupa los boletines por proveedores y/o materiales homogéneos.
Los clasifica por distribuidores, materiales que pueden solicitarse a iguales
suministradores y materiales de importación.
Emite las ofertas.
C) Análisis de las ofertas del mercado
 Prorrateo de los distintos elementos comunes en la compra de varios
artículos.
Definición: Factor que permite repartir los costes comunes de varias compras entre
los productos adquiridos.
En una misma factura aparecen factores comunes a todos los artículos de la factura
independientemente de la cantidad y el precio de los productos.
Para calcular el coste de cada uno de ellos hay que repartir proporcionalmente los
elementos comunes a través de la constante de proporcionalidad (K)
Coste total factura
K= ------------------------------Importe bruto factura
 Seguimiento de oferta y pedido
Se debe marcar un plazo máximo para vigor de las ofertas y para los pedidos.
 Realización del pedido
Una vez elegida la oferta, se realiza el pedido.
Después de recibir la mercancía, esta debe pasar por una serie de controles para
comprobar que cumple las condiciones acordadas.
D) La selección de proveedores
Modelo parcial del comportamiento de compras. Modelo de
selección de Lehman y O’shaugnessy

Se basa en el cálculo de la media ponderada de 17 atributos que tienen una
importancia distinta según el producto.
Atributos:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
3
Reputación general del proveedor
Condiciones financieras
Flexibilidad del suministrador para adaptarse a las necesidades de la empresa.
Experiencia con el suministrador en situaciones análogas.
Servicio técnico ofrecido.
Confianza con el vendedor.
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7. Comodidad en el suministro del pedido.
8. Datos sobre la adecuación del pedido.
9. Precio
10. Especificaciones técnicas
11. Facilidad de uso
12. Preferencias del usuario principal del producto
13. Formación ofrecida por el suministro
14. Tiempo de información requerido
15. Confianza en la fecha de entrega prometida
16. Facilidad de mantenimiento
17. Servicio postventa

Modelo global de comportamiento. Modelo de Sheth
Pueden distinguirse los siguientes elementos:
-
Características psicológicas de los individuos implicados en la decisión de
compra.
Los factores condicionantes de la toma de decisiones conjuntas.
El proceso de toma de decisiones conjuntas.
En el proceso de compra existen factores específicos del producto y de la empresa
que determinan que la decisión sea autónoma o conjunta
Estos son: el tipo de compra, el riesgo percibido y la presión del tiempo.
1.3 El control de las compras y sus indicadores
Para el control de las compras es necesario:
-
Conseguir los objetivos dentro de los plazos oportunos.
Partir de una economía de medios.
Mantener motivado al equipo humano implicado en su consecución.
A) El control presupuestario de las compras
La aplicación de sistemas de control dentro del departamento de compras se lleva a
cabo a través de una tabla de desviaciones.
Las más importantes en una compra son el precio y la calidad.
La empresa puede tener desviaciones por varias razones:
o Precio materiales < ó = precio previsto materiales
o Cantidad real consumida > ó = cantidad prevista a consumir
B) Indicadores de compras

La rotación de stocks
Definición: Ratio que indica el número de veces que las materias primas, productos en
curso y productos terminados se renuevan en término medio a lo largo del año en el
seno de la empresa.
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Indica el número de veces que rotan los materiales a lo largo del ejercicio económico.
Para obtener el significado es necesario compararla con la misma ratio obtenida en
otro periodo de tiempo. Este análisis se puede aplicar sobre los distintos elementos:
-
Los índices de 1 material del año actual y de los años anteriores
Los datos reales y los presupuestados al principio del periodo
Los datos de la empresa y los de otras empresas dedicadas a la misma
actividad
Los datos de productos similares en cuanto a características y funciones.
Consumo de material
Rotación de stocks = ---------------------------------Stock medio material
Para obtener el número de días por termino medio que tarda en renovarse las
existencias en el almacén de la empresa = 365 / rotación de stock

Periodo medio de pago
Número de días que se tarda en pagar a los proveedores por termino medio.
365
PMP = -----------------------------------------------------------------------Compras anuales / Saldo medio anual proveedores
La empresa intentará cobrar a sus clientes más rápido que pagar a sus proveedores
con lo que conseguirá financiar las compras con el dinero recibido de sus clientes.

Periodo medio de maduración
Definición: Es el tiempo que transcurre entre la adquisición de los activos circulantes
y el momento de cobro de la producción.
(Es el tiempo promedio que transcurre desde que se invierte una unidad monetaria en
el ciclo de explotación hasta que se recupera mediante el cobro de la producción
vencida).
Existen:
-
Periodo maduración económico: Periodo comprendido por las fases temporales
de aprovisionamiento, fabricación, ventas y cobro.
-
Periodo maduración financiero: Periodo medio de maduración económica
menos el periodo medio de pago de proveedores.
•
Perspectiva financiera  5 subperiodos: Almacenamiento (PMA), Fabricación
(PMF), Venta (PMV), Cobro (PMC) y Pago (PMP)
PERIODO MEDIO DE MADURACIÓN EN EMPRESA DE FABRICACIÓN
1. Periodo medio de almacenamiento de materias primas (PMA)
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Gestión del Aprovisionamiento
Es el tiempo que permanecen almacenados las materias primas hasta que se
consumen o incorporan al proceso de fabricación. Número de veces que se renueva el
stock de materias primas.
365
PMA =
----------------------------------------------------------------------------------Consumo materias primas / Existencias medias en
almacén
2. Periodo medio de fabricación (PMF)
Es el número de días que tarda una empresa en fabricar los productos.
365
PMF =
----------------------------------------------------------------------------------------Coste total producción / Existencias medias
productos en curso
3. Periodo medio de ventas (PMV)
Es el tiempo que están almacenados los productos terminados hasta su venta a los
clientes.
365
PMV = ------------------------------------------------------------------------------Coste ventas / Existencias medias productos
terminados
4. Periodo medio de cobro (PMC)
Es el tiempo o número de días que se tarda en cobrar a los clientes que pagan a
crédito.
365
PMC = ------------------------------------------------------------------Ventas netas anuales / Saldo medio de clientes
5. Periodo medio de pago (PMP)
Es el número de días que los proveedores financian a la empresa. Es el tiempo que
por término medio tarda la empresa en pagar sus deudas.
365
PMP = ----------------------------------------------------------------------------Compras netas anuales / Saldo medio de
proveedores
 PMM = PMA + PMF + PMV + PMC 
PERIODO MEDIO DE MADURACIÓN EN EMPRESA COMERCIAL
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1. Periodo medio de ventas (PMV)
Es el tiempo que están almacenadas las mercancías, los artículos los vende la
empresa con las mismas características que los compró, sin realizar ningún tipo de
transformación.
365
PMV =
-------------------------------------------------------------------------------------------Ventas netas anuales / Existencias medias
productos terminados
2. Periodo medio de cobro (PMC)
Es el tiempo que se tarda en cobrar a los clientes, es el número de veces que se
renueva la deuda de clientes.
365
PMC = -------------------------------------------------------------------Ventas netas anuales / Saldo medio de clientes
3. Periodo medio de pago (PMP)
Es el tiempo que se tarda en pagar la deuda a los proveedores.
365
PMP = -----------------------------------------------------------------------------Compras netas anuales / Saldo medio de
proveedores
 PMM = PMV + PMC 
TEMA 2. EL CONTRATO DE COMPRAVENTA
2.1. El contrato
Definición: Pacto o convenio entre partes que se obligan sobre materia o cosa
determinada y a cuyo cumplimiento pueden ser exigidas.
Es fuente de relaciones jurídicas entre los contratantes, fuente de derechos y deberes
y tiene una gran importancia porque la mayoría de las relaciones nacen de él.
Tres factores:
 La existencia de un acuerdo entre dos o más voluntades.
 De tal acuerdo verse sobre una materia o cosa determinada.
 Que la obligación que genere entre las partes sea jurídicamente exigible por la
otra.
2.2. Efectos del contrato
 El contrato obliga a los contratantes desde el momento de su perfección.
 Debe ser cumplido conforme a lo expresamente pactado.
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 Ha de ser cumplido de buena fe, aceptando los contratantes todas las
consecuencias que sean conformes a la buena fe, al uso y a la ley.
 Si no se ha cumplido en todos sus términos, vincula a los contratantes y solo
pueden dispensarse las obligaciones del contrato derivadas por el mutuo
acuerdo de aquellos, salvo excepciones.
2.3. El contrato mercantil
El artículo 2 del Código de Comercio establece que se rigen por sus disposiciones
establece que se rigen por sus disposiciones los actos de comercio, sean o no
comerciantes los que ejecuten y estén o no especificados en este Código.
Para determinar cuando un acto es mercantil o no hay que tener en cuenta lo
siguiente:
 El Código de Comercio establece que puedan ser considerados mercantiles, al
menos una de las partes he de ser comerciante.
 El artículo 439 del Código de Comercio dispone que será reputado mercantil
que tenga por objeto asegurar el cumplimiento de un contrato mercantil.
A) El contrato de compraventa
Definición: Aquel que tiene por objeto la compraventa de cosas muebles con ánimo
de revenderlas para obtener un beneficio.
Será mercantil la compraventa de cosas muebles para revenderlas, bien en la misma
forma que se compraron o bien en otra diferente, con ánimo de lucrarse en la reventa.
En una compraventa mercantil interviene siempre un comerciante.
Para que la compraventa se considere mercantil se requieren unas condiciones:
 Que la adquisición se haga con ánimo de reventa de lo comprado.
 Qué tenga la intención de lucrarse con dicha reventa.
La doctrina mercantil, admite también como operaciones de compraventa las de
algunos mubles inmuebles, siempre que se lleven a cabo con la intención de
revenderlos con ánimo de lucro.
*** Excepciones de operaciones de compraventa:




Las compras de efectos destinados al consumo del comprador.
Las ventas que hagan los propietarios, labradores y ganaderos de los
productos de sus cosechas o ganados o de las especies que se paguen en las
rentas.
Las ventas que hagan los artesanos en sus talleres de los objetos que ellos
mismos fabrican.
La reventa que haga cualquier persona no comerciante del resto de los acopios
para su consumo.
La compraventa civil se produce cuando el vendedor es un empresario y el
comprador el consumidor final.
Para que la compraventa se considere civil se han de cumplir estos requisitos:
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 Que al menos uno de los contratantes no sea comerciante.
 Que exista el consentimiento de los contratantes y que ambos estén
capacitados.
 Que sea lícito, la cosa objeto del contrato o debe estar fuera del comercio.
 Que la compraventa sea onerosa (que exista contraprestación).
B) Los elementos del contrato de compraventa
 Elementos personales:
- El vendedor: Persona que entrega la cosa objeto del contrato y que debe reunir la
capacidad suficiente para disponer libremente de los bienes objeto del contrato.
- El comprador: Persona que ha de recibir la cosa objeto del contrato y que a de
tener la capacidad suficiente para obligarse.
 Elementos reales:
- La cosa mueble o inmueble: objeto del contrato que ha de ser posible, lícita y
determinada.
- El precio: que el comprador entrega como pago y que ha de ser dinero o signo que
lo represente.
 Elemento formal:
- Redactar por escrito: conviene redactar por escrito las cláusulas que constituyan
prueba de las obligaciones a que cada parte se obliga.
C) Contenido del contrato
Obligaciones que asumen el comprador y el vendedor.
 Obligaciones del comprador:
- Recepción de la cosa objeto del contrato. El comprador que examine las
mercancías la recibirlas, no podrá reclamar contra el vendedor alegando defecto en
la cantidad o en la calidad de las mercaderías. El vendedor podrá evitar la
reclamación exigiendo que en el acto de entrega se haga el reconocimiento en
cuanto a la cantidad y la calidad.
- Pago del precio: Puestas las mercaderías a disposición del comprador y dándose
este por satisfecho, empezará para él la obligación de pagar el precio al contado o
en los plazos convenidos con el vendedor. La demora del pago constituirá la
obligación de pagar un interés de la cantidad que adeuda con el vendedor.
 Obligaciones del vendedor:
- La entrega de la cosa objeto del contrato. Mientras que no se pacte entrega de
una cantidad determinada, la mercancía objeto del contrato ha de ser entregada en
su totalidad. El vendedor debe entregar la mercancía en un plazo estipulado. Si no
se hubiese estipulado plazo para la entrega, el vendedor deberá tenerlas a
disposición del comprador en las 24h siguientes al contrato.
- Garantía por defectos ocultos. En toda venta mercantil el vendedor quedará
obligado al saneamiento a favor del comprador, salvo pacto en contrario.
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D) Finalización del contrato
 Expiración del tiempo. El comprador que no haya hecho reclamación de los
defectos dentro de los 30 días siguientes a la entrega, perderá el derecho a
reclamar por esta causa al vendedor salvo pacto contrario.
 Acuerdo entre las partes. En cualquier momento, las partes contratantes, de
mutuo acuerdo, pueden rescindir el contrato y suspender la operación de
compraventa.
 Incumplimiento contractual de alguna de las partes. Si alguno de los
elementos personales incumpliera alguna de las cláusulas reflejadas en el
contrato, podrá dar lugar a la parte contraria a rescindir el contrato y exigir la
indemnización correspondiente.
2.5. Contratos de ventas especiales
Tienen cada uno su normativa específica. Entre ellas tenemos:
 Ventas a plazos de bienes inmuebles: el vendedor es un comerciante y el
comprador lo adquiere para su reventa. Se ha de hacer por escrito
contemplando:
-
Precio del producto adquirido.
Importe inicial entregado y la cantidad aplazada.
El importe de cada plazo y su periocidad.
La Tasa Anual Equivalente (TAE)
El coste total incluidos los intereses.
 Venta de plaza a plaza: junto al contrato de compraventa se incluye otro
contrato por el cual el vendedor se obliga a transportar la cosa objeto del
contrato al las instalaciones del comprador.
Por este tipo de contrato aparecen las cláusulas Icoterms: cláusulas que indican por
cuenta de quien corren los gastos de transporte y seguro.
El momento cronológico está definido por el plazo de entrega de la mercancía en las
que se refleja las condiciones del transporte. Los Icoterms se agrupan en 4
categorías:
Término en E
Término en F
Término en C
10
EXW: El vendedor pone las mercancías a disposición del comprador
en los propios locales del vendedor. El comprador asume los
gastos.
Al vendedor se le encarga que entregue la mercancía a un medio de
transporte elegido por el comprador.
FAS: En el caso de que no se incluyera la obligación de la carga por
el vendedor en el medio de transporte.
FOB: En el caso de que si se incluyera.
CFR: El vendedor contrata el transporte, pero sin asumir el seguro
riesgo de pérdida o daño de la mercancía después de cargada.
CIF: Sería en el caso de que cubriera con un seguro los daños
ocasionados hasta el puerto.
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Término en D
DES: A partir de que la mercancía llegue al puerto de destino el
comprador asume los gastos que se originan desde ese momento.
DDP: El vendedor es el obligado soportar todos los gastos hasta
depositar la mercancía en los almacenes de la empresa.
A) El leasing o arrendamiento financiero
Definición: Es un contrato celebrado entre un arrendador y un arrendatario en virtud
del cual el arrendador, cumplimentando lo pactado con el arrendatario, adquiere
ciertos bienes, muebles o inmuebles que serán arrendados por un precio total
convenido, distribuido en cuotas fijas o variables, durante un periodo de tiempo
determinado y por un valor residual prefijado, el bien puede ser adquirido por el
arrendatario, ser devuelto o arrendado de nuevo.
En una empresa de leasing aparecen las siguientes partes o entidades:
Una empresa (cliente) que necesita disponer de un determinado elemento,
normalmente activo o fijo.
Una institución financiera que financia o alquila la adquisición del equipo
(empresa de leasing).
Un fabricante o proveedor del equipo.



Dentro de la operación de leasing se pueden diferenciar tres fases:
1. Encargo del arrendador (sociedad de leasing) por parte de su cliente
(arrendatario) para que adquiera un determinado bien de un proveedor.
2. Cesión del uso del bien por un periodo de tiempo fijado entre las partes.
3. Opción de compra al que el cliente podrá optar terminado el periodo de uso.
B) Estipulaciones en el contrato de leasing
 Descripción del bien objeto del contrato. Los bienes pueden ser muebles o








inmuebles.
Duración del contrato. El periodo pactado puede ser o no toda la vida del bien.
Tipos de interés efectivo al que se formalizará la operación.
Pagos por cuotas. Pueden fijas o variables.
Obligaciones en concepto de impuestos. Corretaje, seguros y mantenimiento
pueden ser a cargo del arrendador, arrendatario o de ambos.
Cancelación anticipada del contrato. Puede ser cancelable por ambas partes,
no serlo, o serlo con el pago de una indemnización.
Repercusiones por falta de pago de las rentas. Pueden establecerse
obligaciones en el caso de impago.
Opciones del arrendatario a finalizar el contrato. Devolver el bien, comprar el
bien arrendado por su valor residual o renovar el contrato por un nuevo periodo
de tiempo.
Valor residual. Es el precio que se establece del bien en el caso de compra.
C) Clases de leasing
 Por su finalidad

11
Leasing operativo
Gestión del Aprovisionamiento
Es un contrato con el cual una persona (arrendador), que suele ser un fabricante o
distribuidor, cede a otra (arrendatario) el uso de un determinado bien contra el pago de
unas cuotas de arrendamiento.

Leasing financiero
Es un contrato mediante el cual una empresa de leasing (arrendador), según las
indicaciones de sus clientes (arrendatarios), pone a su disposición el equipo solicitado
contra el pago de unas cuotas de arrendamiento que superan el precio de compra,
fraccionadas durante un periodo de tiempo, que suele coincidir con la vida económica
y fiscal del equipo.
***Características y diferencias del leasing operativo y el leasing financiero
Características
Duración
Leasing operativo
De 1 a 3 años
Carácter
Revocable por el arrendatario
con preaviso.
Los asume el arrendador.
Gastos de
reparación y
mantenimiento
Tipos de bienes
Equipos estándar.
Riesgo técnico
Lo asume el arrendador.
Al final del
contrato de
arrendatario
Normalmente devuelve el
bien.
Leasing financiero
- De 3 a 6 años para bienes
muebles.
- De 20 a 30 años para bienes
inmuebles.
Irrevocable por ambas partes.
Los asume el arrendatario.
Equipos de todo tipo adaptables a
las necesidades del usuario.
Lo asume el arrendatario en su
totalidad.
Tiene 3 opciones: - Devolver el bien
- Renovar el
contrato
- Comprarlo
 Por el procedimiento

Leasing directo: Es el que se realiza mediante negociación entre el futuro
arrendatario y la empresa de leasing (arrendador). Según las instrucciones del
arrendatario, comprará el material para su posterior arrendamiento. Este tipo
de leasing se encuentra sobretodo en empresas industriales o maquinaria
especializada.

Leasing indirecto: Este tipo es promovido por los propios fabricantes o
distribuidores. El usuario, una vez elegido equipo y el proveedor acude a la
empresa de leasing para que se lo financie, y ésta ordena al proveedor que
suministre el equipo.
 Por el objeto
12

Leasing Mobiliario: Son las que financian bienes de tipo industrial, vehículos y
bienes de consumo duradero.

Leasing Inmobiliario: Consistirá en la compra y construcción por parte de una
empresa de leasing de un local de uso industrial o comercial con el fin de
arrendarlo a un usuario, lo que permite que después del periodo irrevocable de
Gestión del Aprovisionamiento
arrendamiento pueda convertirse en propietario o prorrogar el contrato de
arrendamiento.
D) Etapas en una operación de leasing
1. Estudio del material y proveedor por el usuario
El empresario se decidirá por un sistema de financiación u otro dependiendo de sus
recursos económicos.
El estudio del material tendrá que fijarse en que equipo puede cubrir mejor las
necesidades presentes y futuras de la empresa.
Es importante el estudio de servicios de asistencia técnica y suministro de repuestos, y
la rapidez en las reparaciones que preste el proveedor o distribuidor.
2. Presentación de la solicitud de leasing
Llevara consigo un formulario en el que se hará constar.
- Datos sobre la empresa solicitante: balance y cuenta de pérdidas y ganancias.
- Datos sobre el equipo que se quiere alquilar.
3. Examen de la propuesta por parte de la empresa de leasing
- El usuario
- El proveedor del equipo
- El equipo
4. Contrato de leasing
- El contrato puede formalizarse por escrito.
- El contrato puede ser intervenido por un corredor de comercio.
5. Entrega del material
6. Finalización del contrato
TEMA 3. EL IVA
3.1. El Impuesto sobre el Valor Añadido
A) Concepto
Tributo de naturaleza indirecta que recae sobre el consumo y grava las adquisiciones de
bienes y servicios efectuados por empresarios y profesionales.
B) Características generales del impuesto
• Grava la adquisición de bienes y servicios (hecho imponible). Es un impuesto
que grava a quien adquiere un bien o un servicio a un empresario o profesional que
actúe en el desarrollo de su actividad.
• Se calcula aplicando un porcentaje (tipo impositivo). Se calcula aplicando un
porcentaje sobre el importe de los bienes o servicios comprados, que actualmente
13
Gestión del Aprovisionamiento
son el 18% para el IVA ordinario, el 8% para el IVA reducido y el 4% para el IVA
superreducido.
Los vehículos, las aeronaves y determinadas embarcaciones de recreo tributan
además por un impuesto de matriculación del 12%.
Hecho imponible: Se centra en las entregas de bienes, prestación de servicios,
adquisiciones intracomunitarias e importaciones.
(Ver página 51)
C) Ámbito de aplicación
Tiene aplicación obligatoria en el territorio peninsular y en las islas Baleares, pero no en
las operaciones realizadas en Canarias (IGIC), Ceuta y Melilla.
Dentro del ámbito de aplicación se incluyen las islas adyacentes, el mar territorial hasta
50 millas náuticas y el espacio aéreo correspondiente.
D) Proceso recaudatorio del IVA
Se produce de forma plurifásica y sobre el valor añadido en cada una de las fases del
proceso de producción y distribución de bienes o de prestación de servicios anteriores al
escalón del consumo.
Se produce mediante el doble mecanismo de deducción y repercusión de las cuotas
impositivas.
• El IVA soportado o deducible es el que pagamos a nuestros proveedores cuando
compramos un producto.
• El IVA repercutido es el que cobramos a nuestros clientes cuando vendemos un
producto.
El empresario calcula la diferencia entre el IVA repercutido y el IVA soportado, si el
resultado es positivo lo ingresará en Hacienda, pero si es negativo, Hacienda le
devolverá el importe.
3.2. Operaciones no sujetas
• La transmisión de la totalidad del patrimonio empresarial o profesional del sujeto
pasivo a favor de un solo adquiriente, cuando éste continúe la actividad empresarial
o profesional.
• La entrega de muestras o prestación de servicios de forma gratuita con el fin de
promocionar artículos o actividades empresariales o profesionales.
• Las entregas de impresos u objetos de carácter publicitario sin valor comercial
por si mismos.
• Los servicios prestados por los trabajadores asalariados a las empresas para las
que trabajan.
• Los servicios prestados a los cooperativistas de trabajo asociado por los socios de
las mismas y los prestados a las demás cooperativas por sus socios de trabajo.
14
Gestión del Aprovisionamiento
• Las operaciones de autoconsumo de bienes o servicios, siempre que no se
hubiere atribuido al sujeto pasivo el derecho a la deducción del IVA soportado en la
adquisición de los bienes de dichas operaciones.
• La entrega de bienes y prestación de servicios de los entes públicos cuando se
efectúen sin contraprestación, o ésta sea de naturaleza tributaria.
• Las entregas de dinero como contraprestación a entregas de bienes o prestación
de servicios, ya que estas entregas están sujetas al impuesto.
3.3. Operaciones exentas
Las exenciones son una excepción dentro de la aplicación del IVA, constituyen hechos
imponibles pero se les excluye de la obligación de tributar.
El IVA no se repercute en el destinatario de la entrega de bien o prestación de servicio.
La exención se concede sobre determinadas operaciones y no sobre sujetos pasivos.
Los sujetos pasivos que realicen operaciones exentas no tienen derecho a deducirse el
total del IVA soportado en sus compras.
Existen 2 tipos:
• Plenas: El empresario que realiza una entrega o presta un servicio puede deducir
el IVA soportado en las adquisiciones, aunque no repercuta el impuesto. Se aplica a
las explotaciones y entregas intracomunitarias.
• Limitadas: No se les repercute el impuesto en las entregas de bienes o
prestaciones de servicios y no puede deducirse el IVA soportado en sus
adquisiciones. Se aplica en las operaciones interiores de carácter general:
-
Servicios públicos postales.
Asistencia sanitaria.
Enseñanza, servicios deportivos y culturales.
Seguros.
Loterías, apuestas y juegos.
Segundas y posteriores entregas de edificios.
Arrendamientos de terrenos y edificios para viviendas y garajes.
Operaciones financieras.
3.4. La regla de la prorrata
La prorrata permite diferenciar la parte del IVA soportado que cabe asignar o atribuir a
las actividades para las que se establezca la deducción del IVA, a la vez que determina
la parte que se puede atribuir a las actividades que no admiten deducción del IVA.
Situaciones que se presentan a las empresas:
• Realizar exclusivamente operaciones que den derecho a deducir (operaciones sujetas
al IVA y no exentas de él)
• Realizar únicamente operaciones que no tengan derecho a deducir, esto supondrá:
15
Gestión del Aprovisionamiento
-
No poder repercutir el IVA a sus clientes, al estar exenta la actividad.
No poder deducir el IVA correspondiente a las adquisiciones de bienes y
servicios.
No efectuar ingreso alguno por el IVA en Hacienda, pero a cambio, no poder
exigir que Hacienda le devuelva el IVA soportado al adquirir bienes y servicios.
• Realizar simultáneamente operaciones que dan derecho a deducción y operaciones
que no dan derecho a deducción. La normativa fiscal nos permite conocer que parte
del IVA soportado por las adquisiciones será deducible.
También se aplicará cuando el sujeto pasivo perciba subvenciones, que no integren la
base imponible, siempre que estas se destinen a financiar actividades empresariales o
profesionales del sujeto pasivo.
3.5. La prorrata y sus clases
• La prorrata especial se aplicará:
o Cuando los sujetos pasivos opten por su aplicación, tendrán que formular
la solicitud el mes de noviembre del año anterior al que deba surtir efecto.
(voluntariamente)
o Cuando el total de las cuotas deducibles en el año aplicando la prorrata
general exceda en un 20% del que resultaría aplicando la prorrata especial.
•
La prorrata general se aplicará cuando el sujeto pasivo realiza
conjuntamente operaciones con y sin derecho a deducción o perciba subvenciones y
no sea de aplicación la prorrata especial.
A) Prorrata general
Importe de operaciones con derecho a deducción
Prorrata general = ------------------------------------------------------------------ x 100
Importe total de operaciones + subvenciones
B) Prorrata especial
• Las cuotas soportadas en los bienes o servicios utilizados exclusivamente en las
operaciones con derecho a deducción podrán deducirse íntegramente.
• Las cuotas soportadas en los bienes o servicios utilizados exclusivamente en las
operaciones sin derecho a deducción no podrán deducirse.
• Las cuotas soportadas en la adquisición de bienes o servicios utilizados en
operaciones con o sin derecho a deducción podrán deducirse en parte.
Para calcular en que proporción se deduce, aplicaremos el índice de prorrata general.
C) Prorrata provisional
El importe de deducción cada año será provisional, hasta el final del ejercicio no se
dispondrá de los datos necesarios para calcular la prorrata definitiva.
16
Gestión del Aprovisionamiento
En la última declaración liquidación del ejercicio se calculará la prorrata definitiva, en
función de las operaciones realizadas durante el año y se practicará la regularización de
las liquidaciones.
3.6. El IVA y los bienes de inversión
Bienes de inversión: Se definen como los bienes corporales, muebles o inmuebles, que
están destinados por su naturaleza, a ser utilizados un periodo de tiempo superior a un
año y tienen un precio de adquisición superior a 3.005,06 €.
Las empresas que adquieren bienes de inversión se deducen íntegramente el IVA
soportado en el año que se produce la adquisición. Cuando la empresa está sometida a la
regla de la prorrata, será necesario regularizar durante cuatro años esta deducción,
siempre que el índice de prorrata de cada año, en relación con el año que se hizo la
adquisición, tenga una diferencia superior a los 10 puntos porcentuales.
En el caso de los terrenos o construcciones, la regularización se efectuará durante los 9
años siguientes a la adquisición.
Formulas:
D1 - Dn
Regularización = -------------10 ó 5
• 10 para terrenos y construcciones
• 5 para resto de bienes
D1 = Deducción practicada el primer año, de acuerdo con la prorrata definitiva del
mismo.
Dn = Deducción que debería aplicarse, en el caso de que se hubiera adquirido en ese
año, aplicando la prorrata definitiva del año n.
3.7. La base imponible
Constituida por el importe total de la contraprestación de las operaciones sujetas al
impuesto procedentes del destinatario o terceras personas.
A) Regla general
Para su cálculo hay que tener en cuenta lo siguiente:
a) Se incluirá en la base imponible:
•
•
•
•
•
17
El importe de la contraprestación.
Las comisiones, los transportes, los seguros, los envases, los embalajes, etc.
Las subvenciones vinculadas al volumen de operaciones.
Los tributos que recaigan sobre la operación (excepto el IVA)
Los intereses por retraso en el pago (siempre que no sean una entidad financiera)
Gestión del Aprovisionamiento
b) No se incluirán en la base imponible:
• Las indemnizaciones (siempre que no estén relacionadas con la operación de
compraventa)
• Los descuentos y bonificaciones que aparezcan en la factura.
• Las cantidades pagadas por cuenta y nombre del cliente por mandato del mismo
(suplidos).
B) Reglas especiales
La base imponible se calcula teniendo en cuenta unas normas específicas.
a) En las operaciones en especie se considerará como la base que resulte de aplicar las
condiciones normales del mercado.
b) En el autoconsumo de bienes, deberemos tener en cuenta los siguientes elementos:
• Si los bienes son entregados sin ningún tipo de transformación, la base será el precio
de adquisición.
• Si los bienes son transformados, la base será el coste de los bienes o servicios
utilizados, sin incluir el IVA.
• Si el valor de los bienes ha experimentado variaciones, será la base imponible el
valor de mercado que corresponda al momento de efectuarse la entrega.
C) Modificaciones de la base imponible
La base imponible se verá reducida cuando:
•
Se devuelvan envases y embalajes.
• Se efectúen descuentos con posterioridad a la emisión de la factura.
3.8. Obligaciones formales
Los empresarios y profesionales (sujetos pasivos del IVA) tienen que cumplir unas
obligaciones:
A) Obligación de declarar
Afecta a los siguientes capítulos de su actividad:
• Declaraciones relativas al comienzo, modificación y cese de las actividades sujetas
al IVA y con los requisitos que reglamentariamente se establezcan.
• Operaciones realizadas en cada periodo impositivo; determinar la deuda tributaria e
ingresarla, en su caso.
• Anualmente, en la forma y con las excepciones que se determinen por reglamento,
información relativa de las operaciones económicas con terceras personas.
 IVA repercutido > IVA soportado = A ingresar en Hacienda
18
Gestión del Aprovisionamiento
 IVA repercutido < IVA soportado = A devolver por Hacienda
B) Obligación de expedir y entregar facturas
Los empresarios y profesionales, están obligados a expedir y entregar a sus clientes una
factura por cada operación realizada, aunque estén exentas. Deben conservarse en un
plazo de 6 años:
•
•
•
•
•
Las facturas recibidas
Los duplicados de facturas que emitan.
Los justificantes de las operaciones que emitan.
Los justificantes contables de cada operación.
Los documentos que contengan la liquidación del IVA ingresada por los sujetos
pasivos por las operaciones concertadas con terceros no establecidos.
C) Obligaciones de registro
Los empresarios y profesionales deberán llevar los registros especiales que se
establezcan para el IVA, los cuales tendrán que anotarse en dichos registros.
La contabilidad debe permitir determinar con precisión el importe de IVA repercutido a
los clientes y el importe de IVA soportado por el sujeto pasivo.
a) Libro de registro de facturas emitidas
b) Libro de registro de facturas recibidas
c) Libro de registro de bienes de invesión
3.9. Operaciones exteriores
A) Adquisiciones intracomunitarias
Son compras de bienes a empresarios de otros Estados miembros de la Unión Europea.
El gravamen se liquida en la declaración liquidación con las demás operaciones.
Las entregas de bienes a particulares tributan por el tipo impositivo del país de origen
(del empresario que realiza la entrega).
Las entregas de bienes a empresarios o profesionales tributan por el tipo impositivo
del país de destino (del empresario que realiza la adquisición)
Entregas de bienes: transmisión de poder de disposición sobre bienes corporales,
incluso si se efectúa por medio de títulos representativos.
Prestación de servicios: Operación que se encuentre sujeta y que no tenga la
consideración de entrega, adquisición intracomunitaria o importación de bienes.
B) Importaciones
Compras realizadas a empresarios de otros países no comunitarios. El gravamen se
liquida en la aduana.
19
Gestión del Aprovisionamiento
Casi todas las adquisiciones realizadas a un país no comunitario están sujetas al IVA.
Algunas operaciones exentas:
• Bienes por traslado de residencia habitual
• Bienes en régimen de viajeros
• Bienes de promoción comercial
C) Entregas intracomunitarias y exportaciones
3.10. Regimenes especiales
Tienen por objeto el facilitar el cumplimiento de las obligaciones tributarias que se
caracterizan por su tamaño o por sus actividades. Son:
A) Régimen simplificado
Se determinan las cuotas del IVA a ingresar calculando el importe de las cuotas
devengadas por operaciones corrientes, imputando a su actividad los índices o módulos
que fijan el Ministerio de Economía y Hacienda, deduciendo del importe calculado las
cuotas que derivan de la adquisición o importación de bienes y servicios, las
correspondientes a activos fijos que se hayan destinado a la actividad y el 1% de las
cuotas devengadas y soportadas de difícil justificación. La diferencia obtenida es el
importe a ingresar. A la cuota devengada se le aplica un porcentaje.
No podrán deducirse los servicios de desplazamiento, hostelería y restauración, ni las
cuotas soportadas fuera del ejercicio.
En los 3 primeros trimestres se cumplimenta el modelo 310 y el modelo 311 en el
cuarto trimestre.
Se calcula desde el día 1 de enero o desde el comienzo de la actividad. Cuando haya
algún dato que no pueda determinarse se tomará el del ejercicio anterior.
Si los datos no fuesen número entero se cogen 2 decimales. Al final del ejercicio se
regularizarán los datos en el cuarto trimestre.
Se considera que una persona es empleada cuando trabaja 1800 horas anuales. El
personal menor de 19 años computa en un 60%.
Carácter
Renunciable
Plazos
Se ha de comunicar la renuncia
en la declaración en el
comienzo del ejercicio de la
actividad o durante el mes de
diciembre de ejercicio anterior.
Sujeto
Personas físicas:
- Tienen volumen de operaciones < 300.506€
- Realizan actividades del artículo 37 del IVA
- Que no hayan renunciado a la aplicación del método de
estimación objetiva por módulos, signos e índices de IRPF.
B) Régimen especial de ganadería y pesca
20
Gestión del Aprovisionamiento
Consiste en la compensación a las producciones de las actividades acogidas mediante el
abono de un tipo que no tiene la consideración de repercutido, sino que es un ingreso
más del sujeto pasivo del régimen. El tipo impositivo es del 10% para agricultura y el
8,5% para ganadería. El sujeto pasivo soporta las cuotas correspondientes a sus
adquisiciones sin derecho a deducción.
La base de compensación será el precio de venta de los productos naturales sin
computar los gastos accesorios (comisiones, transportes, seguros, etc..)
Para las entregas de bienes que sean objeto de exportación a otro estado de la Unión
Europea, la entidad obligada al pago de la compensación es Hacienda.
El comprador ha de expedir un recibo, por duplicado. El original firmado se lo qudará el
comprador y se entregará al vendedor una copia con los datos: serie y número, nombre,
apellidos, NIF o CIF, domicilio del expedidor y del destinatario; descripción de los
bienes, lugar y fecha de entrega, precio de los bienes, porcentaje de compensación y
cantidad a compensar.
Carácter
Renunciable
Plazos
Puede renunciar y pasarse al
régimen general. Ha de hacerse
durante el mes de diciembre
anterior. Si es el comienzo de la
actividad el mes anterior a la misma.
Tiene un efecto de 3 años.
Sujeto
Personas físicas o jurídicas titulares:
- Realizan entregas de productos naturales obtenidos
en su explotación.
- Realizan servicios relacionados con la actividad
principal y no superan el 20% de la cifra total de
negocios en el ejercicio anterior.
C) Régimen especial de bienes usados, objetos de arte, antigüedades y objetos de
colección
No se consideran bienes usados los utilizados, renovados o transformados por el sujeto
pasivo.
Las cuotas soportadas en las adquisiciones de bienes que van a ser revendidas no son
deducibles.
La base imponible es el margen de beneficio sin incluir el IVA. Se calculará el margen
restando el precio de compra del precio de venta con el IVA incluido correspondiente a
la operación.
El margen de beneficio no puede ser inferior al 20% del precio de venta o del 10% si se
trata de automóviles de turismo.
El sujeto pasivo ha de expedir facturas de compra en las adquisiciones a las que no sean
sujetos pasivos del IVA.
Debe llevar un libro de registro específico en el que constará: descripción del bien,
número de factura de compra, precio de compra, numero de factura de venta, precio de
venta e IVA repercutido.
Carácter
Optativo
Plazos
Notificación a Hacienda durante el mes de
21
Sujeto
Empresarios que realicen habitualmente
Gestión del Aprovisionamiento
diciembre del año anterior al que va a surtir
efecto. Si es inicio de la actividad en el mes
anterior al comienzo de las operaciones.
transmisiones de bienes usados y bienes muebles
que tengan la consideración de objetos artísticos,
antigüedades u objetos de colección.
D) Régimen especial de agencias de viaje
La base imponible es el margen bruto que tiene la agencia de viajes por las operaciones
a las que se puede aplicar este régimen especial. Las operaciones de cálculo son:
• Operación por operación
Margen bruto = Importe cobrado al cliente (sin IVA) - Adquisiciones en beneficio del
viajero (con IVA)
• Forma global
Resultado previo = Importe cobrado al cliente (con IVA) – Adquisiciones en beneficio
del cliente (con IVA)
Resultado previo * 100
Base imponible = -------------------------------100 + 18
Carácter
Plazos
Obligatorio En diciembre de cada año se deberá
optar por el sistema de determinación
de la base imponible para el año
siguiente.
Sujeto
Agencias de viajes y operadores turísticos que actúen
en su nombre como intermediarios, utilizando bienes
entregados o servicios prestados por otros empresarios
o profesonales.
E) Régimen especial del comercio minorista
El recargo de equivalencia se exigirá en las siguientes operaciones:
• Operaciones de venta que efectúen los empresarios a comerciantes minoristas que no
sean sociedades mercantiles.
• Adquisiciones intracomunitarias o importaciones de bienes realizadas por los
comerciantes minoristas.
El importe del recargo lo repercute el empresario que venda al minorista y se ha de
hacer de forma separada.
Tipo impositivo
4%
8%
18%
Carácter
Plazo
s
Obligatorio
22
Recargo equivalencia
0,5%
1%
4%
Sujeto
Comerciantes minoristas que sean personas físicas y comercialicen al por menor
artículos de cualquier naturaleza, con algunas excepciones.
Gestión del Aprovisionamiento
3.11. Operaciones realizadas en Canarias
IGIC: Impuesto General Indirecto Canario es un tributo de naturaleza indirecta que
grava las entregas de bienes y servicios efectuados por empresarios y profesionales y las
importaciones de bienes cualquiera que sea la condición del importador.
Tipos impositivos:
•
•
•
•
•
Tipo cero: agua, medicamentos, libros y revistas.
Tipo reducido: 2%
Tipo general: 5%
Tipo incrementado: el 9% y el 13%
Tipo especial: 20% y 35%
*Principio de sujeción: la necesidad de que las entregas de bienes y prestación de
servicios se desarrollen por parte de empresarios y profesionales para que se encuentren
sujetas al impuesto.
UNIDAD 4. EL PROCESO DE COMPRAS
4.1. Los justificantes
Las operaciones que realiza una empresa deben quedar debidamente reflejadas para que se puedan demostrar las operaciones que se han realizado.
Estos soportes materiales reciben el nombre de justificantes o comprobantes y son diferentes según el tipo de operación que se realice.
Los documentos que se producen en una empresa guardan relación unos con otros. Fases temporales (cadena de documentos):
-
-
El cliente: solicita bienes, servicios, o las dos cosas, mediante un documento denominado pedido.
Recepción del pedido: La empresa vendedora pondrá el producto en disposición del cliente o le prestará los servicios solicitados. Emitirá un documento llamado albarán de entrega o nota.
De acuerdo con los criterios que se hayan acordado, el proveedor entregará al cliente un documento en el que indica las cantidades y conceptos de los albaranes, se ponen precios convenidos y se especifica el modo de pago, se llama factura.
Conforme a la fórmula de pago pactada, el cliente deberá hacer efectivo el importe de la factura mediante los llamados documentos de pago.
4.2. La operación de compra: el pedido (concepto, tipos y contenido)
Cuando una empresa necesita algún género existen dos alternativas:
23
Esperar la visita del representante del vendedor y realizar un pedido a través de él.
Gestión del Aprovisionamiento
-
Solicitar ella misma el producto a su proveedor.
Pedido: Solicitud en firme de materiales que realiza la empresa a un proveedor después de haber valorado las ofertas recibidas de un conjunto de proveedores.
Los pedidos urgentes se realizan por teléfono, la mayoría de las empresas exigen que se realice por fax, correo electrónico o carta para dejar constancia de la solicitud.
El pedido puede ser firmado por el director comercial pero no es imprescindible.
Se debe anotar el número de pedido en la copia del boletín de compra archivada por orden numérico, así como en el libro de registros de compras.
Del pedido deben enviarse dos copias al suministrador para que devuelva una firmada y sellada en señal de aceptación.
A) Tipos de pedidos
Según el objeto de la solicitud
-
Pedido de servicios u obras: Se solicita alguna prestación de tipo personal o por la realización de un trabajo determinado.
-
Pedido de materiales: Solicitudes de materiales, independientemente de que estos sean para reposición o para consumos extraordinarios.
Según el destino del material
-
Pedidos para consumos extraordinarios: También llamados materiales de pronto empleo. Materiales que existen en el almacén evitando alterar los consumos medios que inciden sobre los puntos del pedido, con las implicaciones negativas que esto tiene sobre el stock.
-
Pedidos de reposición: Su iniciativa parte del almacén. Referenciados según los distintos almacenes. Materiales sobre los cuales se ha fijado un stock mínimo.
Según la forma
-
Pedidos normales: Las cantidades solicitadas se han ajustado en función de la política de aprovisionamiento. Las cantidades pedidas se corresponden con el consumo previsto para periodos reducidos de tiempo.
-
Pedidos programados: Se producen como consecuencia de un estudio realizado sobe los materiales, teniendo en cuenta los consumos históricos y previstos, los stocks mínimos, las existencias y las cantidades pendientes de suministro.
El estudio se realiza para obtener el consumo estimado en un periodo de tiempo.
Mediante estos documentos se contratan unas cantidades fijas de cada material, a entregar en unas fechas que pueden ser previstas de antemano y fijadas en el pedido.
El mayor inconveniente consiste en determinar la cantidad total a solicitar, que por ser fija es conveniente que sea algo inferior a la prevista para no correr el riesgo de aumentar excesivamente el stock.
La mayor ventaja consiste en reducir los costes de gestión y los precios de adquisición, como consecuencia del volumen de compra.
-
24
Gestión del Aprovisionamiento
-
Pedidos abiertos: Para su confección se parte de un grupo de materiales homogéneos por sí mismos o por su procedencia. Este estudio puede realizarse por el departamento de gestión de stocks, por el almacén o por ambos.
Una vez realizado el estudio se solicitan las ofertas indicando las características de estos pedidos y que se refieren a los siguientes aspectos:
a) Cantidades solicitadas:
-
Las cantidades indicadas en el pedido pueden variar en función de cómo lo hagan los consumos previstos respecto a los reales.
No existe un compromiso de comprar nada, sólo si surgen necesidades.
Las cantidades previstas como consumos anuales pueden diferenciarse de las reales por exceso o por defecto.
b) Plazos de entrega: Los plazos más frecuentes suelen ser muy cortos, de 24 horas, 48 horas o una semana.
c) Existencias del suministrador: Consiste en exigir al suministrador que disponga de las cantidades fijadas como stock mínimo de cada material. d) Forma de expresar la necesidad: Por teléfono, por fax, por nota simple o por correo electrónico.
e) Importe del pedido: Se pueden adoptar dos posiciones:
-
Establecer precios fijos durante todo el tiempo de vigencia del contrato (pedido).
Aceptar las subidas de los precios que ocurran durante la duración del pedido.
Las ventajas en los pedidos abiertos:
-
Reducen el stock inmovilizado por dos razones: por tener unos plazos de entrega cortos y por asegurar al suministrador tener en existencias los stocks mínimos fijados por el comprador.
Permiten que las existencias de estos materiales en almacén sean bajas.
Producen una mayor rotación de los materiales.
Reducen los costes de gestión ya que se elimina el envío de pedidos normales con lo que se reduce también sus ofertas, seguimiento y archivo.
Reducen los precios de adquisición como consecuencia del volumen de compra.
Reducen los plazos de aprovisionamiento.
Disminuye el número de facturas y el trabajo contable.
Reduce el porcentaje de boletines de reposición.
Los inconvenientes de los pedidos abiertos:
-
Elevan el número de reposiciones.
Exigen que se haga un estudio previo a su realización.
Por el objeto
Por el destino
25
De servicios u obras
De materiales
De consumo extraordinario
De reposición
De repuestos
Gestión del Aprovisionamiento
De uso común
De combustible
Por la forma
Por el proveedor
Normal
Programado
Abierto
De plaza
Nacionales
De importación
Según el proveedor (de plaza, nacionales y de importación) No lo va a explicar.
B) Impreso de pedido: Existen muchos tipos.
C) Control de pedidos.
Es conveniente tener un libro de registro para llevar su seguimiento.
4.3. La recepción de las mercancías: control, documentación y comunicación interna
Recepción de la mercancía: Es la aceptación, condicionada o no, que se le da al proveedor para que éste pueda enviar la factura. Lo común es firmar una copia del albarán o nota de entrega suministrada por el proveedor. Se pueden presentar dos variantes:
- Que el transportista sea una agencia: la mercancía vendrá catalogada por número -
de bultos y peso. La empresa de transporte exigirá un albarán de transporte firmado, así que el destinatario deberá quedarse una copia del albarán.
Que el transportista sea directamente el suministrador: La mercancía vendrá con el albarán de los materiales. El recepcionista firmará el albarán obligándose el proveedor a aceptar las anomalías que más tarde puedan detectarse.
Una vez se encuentre el pedido en el almacén se procederá a su análisis, para lo que se deberá comparar el albarán y el pedido e identificar la mercancía pedida con la recibida.
El segundo proceso sigue unos pasos:
a) La recepción cualitativa: La realizada por los técnicos de la empresa para determinar si la mercancía reúne las características exigidas.
b) La recepción cuantitativa: La realizada por los encargados de almacén para comprobar las condiciones físicas del producto. Comprobaciones:
- Que el material recibido tenga grabada la referencia.
- Que sea igual al existente con el mismo código en el caso de que lo hubiere.
- Que sea correcto el plano, croquis o catálogo si existe y el recepcionista lo sepa o pueda interpretar.
c) Palés: Protegen de la humedad y la suciedad.
4.4. La factura
26
Gestión del Aprovisionamiento
Factura: Documento que emite el vendedor que justifica legalmente una operación de compraventa y se confecciona ajustándose a los datos de los albaranes y a las notas de pedido. Se emitirá por el vendedor.
A) Normativa sobre la factura
Datos de carácter obligatorio:
-
Datos del proveedor o suministrador (el que vende)
Fecha de la factura.
Número de la factura.
Datos del cliente o adquiriente del bien (el que compra)
Número de unidades entregadas de cada bien.
Precio unitario de cada bien.
Conceptos relacionados con la operación (gastos, descuentos, impuestos, etc.)
Importe total de la operación de compraventa.
Condiciones de pago del importe total de la operación.
Normas que habrá que adaptar a las características de las empresas.
a) Cuando las operaciones son repetitivas, se incluye en una sola factura la totalidad de las operaciones realizadas por un mismo destinatario, como máximo las realizadas por un periodo natural de un mes.
b) Se admite que las facturas dirigidas a un mismo destinatario contengan diferentes operaciones. Deben constar por separado los conceptos, la contraprestación, el tipo impositivo y la cuota de cada operación.
c) En las ventas “al por menor” bastará con poner a continuación del precio la expresión “IVA incluido”.
d) Los profesionales y empresarios que realicen operaciones para quienes no tengan la consideración de tales, podrán sustituir la factura por un talonario de vales numerados o por tiques expedidos por máquinas registradoras.
Esta sustitución se puede hacer en los siguientes casos:
-
Ventas al por menor, incluso los fabricantes.
Ventas o servicios ambulantes.
Transportes de personas.
Suministros de comidas o bebidas para consumir al acto, prestados en bares, chocolaterías, horchaterías y establecimientos similares.
Casos autorizados por la Agencia Tributaria.
Expedición, copia, conservación y registro de las facturas:
Las facturas deben expedirse en el acto, o cuando el destinatario sea empresario o profesional en el plazo de 30 días desde el devengo o el último día del mes cuando se facture por meses. Deberán entregarse al destinatario en el momento de la expedición o dentro de los 30 días hábiles siguientes.
El vendedor debe expedir un original de cada factura emitida, tique o vale, pudiendo expedir un duplicado cuando concurran varios destinatarios o en caso de pérdida de la original, con la expresión escrita de “duplicado”.
27
Gestión del Aprovisionamiento
Los vendedores deben conservar una copia de cada factura emitida, tique o vales durante 6 años.
Cuando se hayan adquirido bienes de inversión muebles deben conservarse durante 10 años. Si son inmuebles deben conservarse durante 15 años.
Los profesionales y empresarios sujetos al IVA deberán llevar obligatoriamente dos libros registros: el libro registro de facturas emitidas y el libro registro de facturas recibidas.
B) Conceptos incluidos en las facturas
Gastos de compras
- Los portes: Están gravados al mismo tipo impositivo del género o de la mercancía -
que se transporta. Si existen distintos tipos impositivos se prorratean los portes entre los distintos artículos aplicando tres bases imponibles distintas por concepto de portes.
Los seguros: Van sujetos al mismo tipo impositivo que la mercancía. Si existen distintos tipos impositivos diferentes se prorratean entre los distintos artículos.
Descuentos
Descuentos: Son disminuciones sobre el precio con que están marcados los artículos. Distinguimos tres tipos: comerciales, por pronto pago y por cantidad.
- Descuentos comerciales: Disminuciones conseguidas por negociaciones con el -
-
proveedor.
Descuentos por pronto pago: Se conceden por abonar rápidamente el importe de la compra. Se aplican sobre la cantidad resultante después de haber restado los descuentos comerciales y de cantidad. Si hubiera otros gastos, el descuento se aplica después de incluir estos conceptos.
Descuentos por cantidad: Se otorgan a los compradores que realizan una gran cantidad de pedido. También se denominan “Rappels”. Unidades bonificadas
Forman parte del bruto de la factura, pero el importe económico de estas unidades aumenta el descuento comercial.
C) La factura de rectificación
Factura de rectificación: Documento que justifica una variación en el importe a pagar debido a errores en las facturas o por devoluciones de la mercancía.
D) Los libros obligatorios para el registro de las facturas
­ Libro de registro de facturas emitidas.
­ Libro de registro de facturas recibidas.
­ Libro de registro de bienes de inversión.
Excepciones:
­ Los sujetos acogidos al Régimen Especial Simplificado.
­ Los sujetos acogidos al Régimen Especial de Agricultura, Ganadería y Pesca.
28
Gestión del Aprovisionamiento
­ Los sujetos acogidos al Régimen Especial del Recargo de Equivalencia.
El libro de registro de facturas recibidas constará de:
­ Número de recepción y fecha.
­ Proveedor y naturaleza de la operación.
­ Base imponible y tipos tributarios correspondientes.
­ Cuota del IVA soportado.
E) Libros auxiliares
Las empresas suelen llevar una serie de libros auxiliares. El más destacado es el libro de coste por artículo.
[Albarán: Documento descriptivo de la mercancía que realiza un vendedor como comprobante de la entrega de la mercancía al comprador.]
TEMA 5. LOS DOCUMENTOS DE PAGO
5.2. CLASIFICACIÓN DE LAS FORMAS DE PAGO
En el caso de pago aplazado, el vendedor incluye intereses. Existen 2 posturas respecto
a los intereses:
- No incluirlos dentro del coste del producto, si como coste global de la empresa.
- Incluirlos dentro del coste de los productos, al igual que la mano de obra, la materia
prima y los gastos generales.
5.4. EL CHEQUE
Cheque: documento que recoge un mandato puro y simple de pagar una suma
determinada en euros (puede ser cobrado en cualquier momento).
Partes de cheque:
- La denominación de cheque inserta en el texto.
- El mandato puro y simple de pagar una suma determinada.
- El nombre del que debe pagar, denominado librado, que necesariamente ha de ser una
entidad de crédito.
- El lugar de pago.
- La fecha y el lugar de emisión.
- La firma del que lo expide, denominado librador.
A) Clases de cheques
- Al portador
Lleva la indicación del tenedor en blanco o la expresión al portador. Todas las personas
que presenten un cobro en cheque deberán identificarse y aportar su DNI.
- Cheque nominativo
29
Gestión del Aprovisionamiento
Se extienden a favor de una persona física o jurídica.
Solo pueden ser cobrados por estas personas físicas o jurídicas que los presente al cobro
con previa presentación del DNI y el cheque firmado en el dorso.
Si el beneficiario lo ingresa en cuenta, debe firmarlo al dorso, esto significa que se está
endosando el cheque a favor de la entidad bancaria, es decir, se está autorizando al
banco a cobrar el cheque.
Cuando se ingresa un cheque en un cajero automático, se debe firmar el cheque al dorso
para endosarlo al banco del beneficiario autorizándolo a que lo cobre.
* Nominativos a la orden  transmisible mediante endoso
Se extienden a nombre de una persona física o jurídica para que esta pueda transmitirlo
por endoso. Cuando el cheque sea a la orden se cumplimentará poniendo: páguese por
este a la orden de “nombre del tomador”.
* Nominativos no a la orden  NO transmisible mediante endoso
Tras la expresión “páguese por este cheque a…” debe figurar el nombre de una persona
física o jurídica que tiene derecho a percibir el importe de cheque y la expresión “no a la
orden” u otra equivalente como “prohibido el endoso”
- Cheque cruzado
Son aquellos los cuales el librador o portador del cheque lo cruza con dos rayas
transversales y paralelas (almohadilla) “#” con la finalidad de que no pueda ser cobrado
por personas distintas a aquellas a favor de las cuales se extendió.
El cheque cruzado puede ser:
* General: Entre las dos barras no contienen ninguna indicación de entidad bancaria.
El tenedor de un cheque cruzado que sea cliente del banco librado puede cobrarlo en
efectivo. Si el tenedor no es cliente solo puede cobrarlo mediante el abono en una
cuenta bancaria.
* Especial: Entre las dos barras se escribe el nombre de un banco determinado. Solo
podrá ser cobrado mediante el abono en la cuenta corriente del banco designado entre
las dos barras. Si el banco librado y el que aparece en el cruzado son el mismo, el
tomador es cliente suyo, podrá cobrarlo mediante abono en su cuenta o en efectivo.
- Cheque para abonar en cuenta
El librador o el tenedor pueden prohibir el pago en efectivo insertando la expresión
“para abonar en cuenta” o una expresión equivalente. No puede ser pagado en
ventanilla, ha de hacerse ingresándolo en la cuenta del cliente que lo presenta al cobro.
- Cheque conformado
La conformidad acredita la autenticidad del cheque y la existencia de fondos suficientes
en la cuenta del librador para pagar el cheque.
El banco que conforma el cheque se compromete a retener en la cuenta del emisor del
cheque la cantidad necesaria para su pago por el tiempo que se exprese en la
conformidad.
30
Gestión del Aprovisionamiento
Esta conformidad se consigna en el dorso del cheque y se ha de indicar la fecha límite
de la cláusula.
- Cheque bancario
Presenta las siguientes particularidades:
* Es nominativo.
* Lo expide el banco a petición del titular de una cuenta bancaria.
* El banco retira de la cuenta el importe del cheque.
* Tiene la garantía de que siempre está pagado.
* El banco cobrará una comisión por la gestión a la persona que solicite el cheque.
- Cheque de ventanilla
Ocurre cuando los titulares de las cuentas corrientes desean disponer de fondos en
efectivo y no tienen cheques porque se han agotado, las entidades bancarias disponen d
talonarios de “cheques de ventanilla” en los que los interesados anotan su número de
cuenta corriente.
Si se desea pagar a terceros con un cheque de ventanilla, el banco debe registrarlo y
cruzarlo.
- Cheques en moneda extranjera
El tenedor de un cheque en moneda extranjera, sea residente o no, podrá percibirlo del
librado en una misma moneda.
El cheque puede librarse:
* A favor o a la orden del mismo librador.
* Por cuenta de un tercero.
* Contra el propio librador, siempre que se emita entre distintos establecimientos.
B) De las acciones en caso de falta de pago
El tenedor podrá ejercitar su acción de regreso contra los endosantes, el librador y los
demás obligados cuando, presentado el cheque en el tiempo hábil, no fuera pagado,
siempre que la falta de pago se acredite por alguno de los medios siguientes:
* por protesto notarial.
* Por declaración equivalente al protesto, que la ley establece y reconoce con los
mismos efectos.
5.7. LA LETRA DE CAMBIO
“Documento que obliga a pagar a su vencimiento, en un lugar determinado, una cierta
cantidad de dinero a la persona primeramente indicada en el documento, o por orden de
esta a otra persona designada en el mismo.”
A) Características de la letra de cambio
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- Todos los datos referentes a las obligaciones y a los derechos derivados de la
existencia de una letra de cambio han de estar escritos en el propio documento.
- Debe cumplir ciertos formalismos, sin los cuales pierde su auténtica naturaleza.
Presenta una ventaja jurídica para las empresas: en el caso de impago, se utiliza la vía
de juicio ejecutivo, que es especialmente rápido.
Para que sea válido, en él deben aparecer las especificaciones:
- La denominación de la letra de cambio inserta en el texto del título.
- El mandato puro y simple de pagar una suma determinada.
- El nombre del librado, que es la persona que ha de pagar.
- El vencimiento.
- El lugar en el que se pagará.
- El nombre de la persona a la que se pagará.
- La fecha y el lugar en que se libra.
- La firma del librador, que es quien emite la letra.
Si faltara alguno de los datos anteriores no se considerará letra de cambio salvo en los
casos:
- Cuando falte el vencimiento, se considerará pagadera a al vista.
- Si no designa lugar específico de pago, se entenderá que es el domicilio del librado
que figure en la letra.
- La letra de cambio que no indique el lugar de su emisión se considerará librada en el
lugar designado junto al nombre del librador.
B) Personas que pueden intervenir en una letra de cambio
- El librador: Persona que emite la letra. Su firma aparece necesariamente en ella.
- El librado: Persona que pagará la letra. El librado firma la letra para que quede
aceptada.
- El tomador: Persona a quien se le ha de hacer el pago, siempre que no indique que
debe hacerse por orden suya a otra persona.
- Los endosantes y los endosatarios: El tomador es el endosante y la persona a quien
cede sus derechos es el endosatario.
C) El timbre de la letra de cambio
Tributa en función de dos factores: el importe de la letra de cambio y su vencimiento
que cuando sea superior a 6 meses (contados desde la fecha de emisión).
D) El protesto de la letra de cambio
“Acción por la que se hace constar el impago de la letra de cambio.”
El protesto de la letra deberá ser efectuado por falta de aceptación o de pago dentro de
los cinco días hábiles siguientes al vencimiento. En dicho plazo el notario levantará el
acta de protesto y en los días hábiles siguientes notificará el mismo al librado.
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Gestión del Aprovisionamiento
Las entidades bancarias están obligadas a remitir al librado en el plazo de los días
hábiles la célula de notificación del protesto por falta de pago de las letras que estén
domiciliadas en ellas. Dentro de los cinco días hábiles siguientes a los dos días también
hábiles, el notario procederá a la devolución de la letra al tenedor.
2. La letra de cambio como instrumento de financiación
Además de ser un instrumento de pago es un instrumento de crédito. El comprador
difiere el pago de la compra hasta el vencimiento que haya pactado, así tiene las
mercancías en su poder y paga las letras a su vencimiento.
El vendedor (librador) puede optar por varias posibilidades:
a) Mantener la letra en su poder y esperar a que llegue el vencimiento.
b) Entregar las letras en gestión de cobro a una entidad bancaria, que se
encargará de cobrarlas a su vencimiento. La entidad bancaria cobrará
comisiones y gastos.
Liquido = Nominal – Comisiones – 18% IVA comisiones – Gastos
correo
c) Entregar las letras al descuento comercial. Es un contrato de préstamo a
crédito con previa deducción de intereses, comisiones y gastos.
Liquido = Nominal – Descuento comercial - Comisiones
2.1. Cálculo de los días de descuento
Las entidades financieras cobran intereses que están en función del periodo
comprendido entre la fecha de la liquidación con el banco y el vencimiento de las letras.
Tenemos:
-
Letras con vencimiento fijo: Los que median entre la fecha de liquidación de
la factura y la fecha del vencimiento.
Letras a días fecha: Los que resultan de restar los días que van desde la
fecha de la letra hasta la fecha de la liquidación.
Letras a días vista aceptadas: Los que existen entre la fecha de aceptación y
la fecha de liquidación.
Letras a días vista sin aceptar: Los días vista más tres de correo.
2.2. Cálculo del descuento comercial
Descuento comercial = Nominal * n (tiempo) * i (tipo de interés)
E) El aval
“Acción mediante la cual una persona, diferente del librado, se hace corresponsable del
pago de la letra de cambio.”
El pago de la letra podrá garantizarse por el aval en su totalidad o en parte. Se expresará
mediante las palabras por aval e ira firmado por el avalista.
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Gestión del Aprovisionamiento
El aval deberá indicar en el reverso a quien se avala. A falta de esta indicación se
entenderá avalado el aceptante y en defecto de este el librador.
5.8. LAS TRANSFERENCIAS
A) Tipos de transferencias
- Internas
Son aquellas en las que la cuenta corriente del ordenante y la del beneficiario están
abiertas en la misma entidad.
- Externas
Son aquellas en las que intervienen más de dos entidades de crédito, dando lugar a la
transmisión de compensación bancaria. Existen dos tipos:
*Directas: El beneficiario es cliente de la entidad a la que la entidad iniciadora dirige la
transferencia.
*Indirectas: Son aquellas en las que el cliente beneficiario no es cliente de la entidad a
la que el ordenante dirige la transferencia, siendo esta la intermediaria que realiza la
orden a una tercera entidad en la que el beneficiario tiene cuenta.
5.9. LAS TARJETAS BANCARIAS
Utilizadas para identificar al emisor, así como al portador de la tarjeta, con el fin de
facilitar las transacciones financieras y de proporcionar datos para el tratamiento de esas
transacciones.
Tarjetas de plástico con una banda codificada que permite realizar pagos por la compra
de bienes y servicios. Son facilitadas por las entidades financieras, también hay
gestionadas por sociedades que se dedican exclusivamente a ello.
Se pueden realizar compras y pagar como mínimo un mes más tarde que es cuando se
carga el saldo que arroja la tarjeta en la cuenta corriente donde está domiciliado el pago.
El plazo del pago puede ampliarse y pagar en meses posteriores, se cobrarán al cliente
unos intereses por aplazamiento.
5.10. EL RECIBO
Documento que acredita el pago de una cantidad extendido por el que recibe el cheque y
destinado al que realiza el pago.
Apartados:
- Numero de recibo (numeración correlativa)
- Nombre o razón social del destinatario.
- Fecha de expedición.
- Importe expresado en letras
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- Motivo por el que se extiende el recibo
- Firma de quien emite el recibo.
1. EL RECIBO BANCARIO
Instrumento de cobro y pago que emiten las empresas para realizar el cobro a sus
clientes a través de la domiciliación en una cuenta bancaria. Son cedidos a las entidades
financieras para que lo hagan llegar hasta la cuenta especificada por el cliente, cargando
su importe mediante compensación electrónica. Frecuente para pagos que se repiten.
1.1.
Operatoria para la emisión de los recibos bancarios
Se debe disponer de todos los datos del cliente y de su cuenta bancaria, y la autorización
firmada del titular de la cuenta.
Los recibos emitidos deberán reflejar los del emisor y del deudor y los del concepto por
los que se emiten. Se ceden a las entidades bancarias para su gestión de cobro o
descuento.
Pasos más habituales:
1º Presentación de la remesa a la entidad financiera en el formato que se haya pactado.
2º En el momento del vencimiento, la entidad financiera abonará los recibos que se
hayan cargado en la cuenta del cliente.
3º Si el pago no se realiza, el banco devuelve los recibos a la empresa que se los ha
cedido y le cargará gastos de devolución.
1.2.
Costes
Según el modo de emisión las entidades financieras cobran 2 tipos de comisión:
a) Comisión por recibo: Porcentaje sobre el nominal, un mínimo por recibo.
b) Comisión de devolución: Porcentaje sobre el importe del recibo, con un
mínimo. Se devenga en el momento que algún cliente devuelve un recibo.
El cliente puede devolver libremente un recibo:
- Plazo normal: 9 días hábiles cualquiera que sea el motivo.
- Plazo excepcional: 30 días naturales cuando el cliente deduzca error o
disconformidad con el importe siempre que sea igual o inferior a 3000€
1. EL PAGARÉ
Compromiso escrito que una persona física o jurídica, contrae a pagar a un beneficiario
un importe determinado, en un lugar de pago y a un vencimiento fijado en el
documento.
1.1.
Personas que intervienen en el pagaré
Persona que extiende el pagaré y se compromete a su pago.
Imprescindible su firma.
Beneficiario Persona física o jurídica a la que ha de hacerse el pago.
35
Firmante
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Tenedor
Endosante
Endosatari
o
Avalista
1.2.
Persona legitimada para exigir el pago, puede coincidir con el
beneficiario o ser el último endosante del pagaré.
Beneficiario o tenedor que posee un pagaré y lo transmite a otro por
medio del endoso.
Persona que recibe el pagaré mediante un endoso, puede transmitirlo
mediante un endoso posterior.
Persona que garantiza que el firmante hará efectivo el importe del pagaré
en el día de su vencimiento, en caso de impago, se hace responsable del
pago.
Requisitos del pagaré
1. La denominación del pagaré inserta en el texto mismo del título y expresado en el
mismo idioma empleado para su redacción.
2. La promesa de pagar una cantidad determinada en Euros o en moneda extranjera.
3. Lugar de pago
4. Nombre de la persona a quien haya de hacerse el pago y a cuya orden se haya de
efectuar.
5. Fecha y lugar en que se firme.
6. La fecha del que emite el título, denominado firmante.
7. La indicación del vencimiento.
En el caso de que falte alguno de estos requisitos el documento no se considerará pagaré
y solo se considera como un documento probatorio de que existe la deuda.
TEMA 6.
6.1. DEFINICION Y CLASIFICACIÓN DE LAS EXISTENCIAS
A) Definición de existencias
Según Plan General de Contabilidad: los bienes tangibles, con la posibilidad de ser
almacenables, que las empresas adquieren en el exterior, con la finalidad de utilizarlos
en el proceso productivo para la obtención de productos finales, o bien para el
mantenimiento de los equipos productivos.
Según forma general: Bienes propiedad de la empresa destinados a la venta o a su
transformación e incorporación al proceso productivo. Su característica principal es la
movilidad o rotación a lo largo del ciclo económico de la empresa.
B) Clasificación de las existencias
- Según la clasificación del Plan General de Contabilidad.
*Materias primas: elementos que se incorporan al proceso productivo para la
obtención del producto final, objeto de su actividad.
*Elementos y conjuntos incorporables: Se incorporan al proceso productivo para la
obtención del producto final, pero no son la base del producto. Se fabrican fuera de la
empresa y se incorporan a la producción sin ser transformados.
*Materiales para el consumo y reposición: destinados a mantener la estructura de la
empresa. Tienen fines de reparación y prevención de roturas o desgastes.
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*Productos en curso: Materiales que al finalizar el ejercicio económico se encuentran
en el proceso de producción en algún centro de actividad de la empresa.
*Productos semiterminados: Los que al finalizar el ejercicio económico se encuentran
sin terminar pendientes de pasar por algún departamento para ser terminados.
*Productos terminados: Productos finales del proceso productivo.
*Mercaderías: Existencias comerciales, productos que se adquieren del exterior y son
revendidos sin sufrir transformaciones.
- Según su imputación a la determinación del coste del producto.
*Materiales directos: son los que pasan directamente a formar parte del producto final.
(Si fabricamos sillas es la madera).
*Materiales indirectos: Los que se utilizan para la fabricación de los productos finales
pero no son relacionados directamente con ellos. (Si fabricamos sillas es la cola, las
lijas, etc…)
- Atendiendo a la capacidad de almacenamiento
*Materiales almacenables: Son los que sufren un desfase temporal en el momento de
su recepción y su utilización en el proceso productivo.
*Materiales no almacenables: Los que no pueden almacenarse en lugares físicos.
Materiales energéticos (gas, luz, etc…) Suministros.
6.2. Funciones del departamento de compras respecto a las existencias.
En el proceso productivo se pueden distinguir fases de compra, recepción y almacén.
El departamento de compras tiene la función de proporcionar los elementos necesarios
para el proceso de producción en la cantidad necesaria y el mínimo de coste.
Realiza 3 tipos de funciones básicas:
A) Funciones propias de compra
- Contacto con los distintos proveedores, intentando que las condiciones de compra
sean lo más favorables para la empresa en conceptos como precio, calidad, periodo de
entrega, facilidades de pago, etc…
- Establecer el volumen óptimo de pedido, considerando los volúmenes de
producción, las restricciones físicas de los almacenes, el capital invertido, etc…
- Negociar de forma óptima el precio de compra.
- Efectuar la orden de compra, que consiste en solicitar al proveedor artículos a
precios convenidos. En la solicitud se establecen la forma de entrega y pago.
- Plantear la estrategia de proveedores que asegure los abastecimientos al mínimo
coste y la obtención de descuentos por compras.
B) Funciones de aprovisionamiento
Son operaciones que se realizan para abastecer a la empresa de los materiales necesarios
para realizar el proceso productivo. Las operaciones básicas son:
*Estimación de las cantidades de materiales en cada periodo.
*Tramitación de pedidos.
*Recepción y control de calidad de los materiales.
El objetivo fundamental es la realización de todas las funciones con un coste mínimo.
Funciones:
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- Recibir e inspeccionar los artículos en cuanto a calidad y cantidad.
- Preparar los informes necesarios cuando no se cumplan las condiciones pactadas.
- Establecer una guía de recepción de los departamentos de la empresa.
- Emitir un informe de recepción, donde se debe incluir todos los datos necesarios para
facilitar su control y gestión (nombre del proveedor, fecha de recepción, etc…)
El cálculo de las estimaciones de materiales debe realizarse conjuntamente con el
departamento de planificación. El pedido se realiza una vez que se han establecido las
necesidades de materiales y suministros mediante una orden de compra.
La función de aprovisionamiento se encargará de realizar las actividades necesarias para
facilitar la gestión de stocks.
C) Función de almacén
Almacenar y custodiar todos los materiales que entran, clasificarlos e incorporarlos al
proceso productivo.
Los inventarios tienen la finalidad de evitar la existencia de demoras en sus entregas a
los clientes y garantizar la continuidad del proceso productivo.
Dos variables:
-La demanda.
-El plazo de entrega de los proveedores.
Ambos no son conocidos con certeza por lo que obligan a tener en almacén una
cantidad de stocks que eviten la ruptura del proceso productivo.
La empresa debe mantener un stock mínimo para satisfacer la demanda.
D) Codificación de los materiales
Cumple un doble objetivo:
-Identificación geográfica del elemento dentro de la empresa.
-Identificación del material, debe existir una correspondencia biunívoca entre el código
asignado y el material que representa.
6.3. El control de los materiales. El análisis ABC
El método ABC realiza una clasificación dividiendo los productos de la empresa en tres
categorías: A, B, C.
El control de de los inventarios lleva asociada un coste, ya sea por razones técnicas o de
aprovisionamiento, o por lo elevado de los recursos financieros invertidos.
A) Aplicación del método ABC para el control de inventarios
Los productos “A” suponen un importante porcentaje en la inversión total de los
productos inventariados y representan una proporción muy pequeña de las unidades
almacenadas.
Ver Fig. 6.4. Relación entre el valor de la inversión y las unidades almacenadas
(Pág. 134)
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Gestión del Aprovisionamiento
Los productos de tipo “C” son aquellos que menos interesa controlar, aunque
representan la mayor proporción de las unidades almacenadas, su valor respecto al total
es muy pequeño.
Los artículos de tipo “B” tienen importancia en relación al número de unidades en el
almacén, semejante a la que tienen con referencia al valor total de la inversión.
De esta forma se resuelve un problema importante:
*El tratamiento de un número de artículos relativamente pequeño, en lugar del conjunto
total de los mismos.
*Centrar la gestión de stocks en aquellos artículos que realmente conviene tratar de
forma individual.
6.4. El coste de los materiales
A) El coste de adquisición
Está formado por el precio de compra, más todos los gastos derivados de la función de
aprovisionamiento, como pueden ser los transportes o los seguros, menos los descuentos
y las devoluciones de compras.
Coste adquisición = Precio compra + Gastos (ttes. y seguros) – Descuentos y devoluciones
B) El coste de posesión o de almacenamiento
Es el derivado de la conservación de las existencias en el almacén (alquileres o
amortización de locales, gastos de conservación, calefacción o refrigeración, los
seguros, etc…
6.5. Clasificación de los costes y el coste del producto
A) Clasificación en función de los elementos que forman el coste y su
asignación al producto
2
tipos:
-Coste directo: Es la suma de aquellos insumos que se han consumido en el proceso
productivo y que se asignan de forma directa al producto (materia prima y mano de obra
directa)
-Coste indirecto: Es la suma de los consumos de factores afectos a la explotación que
no se puede asignar de una forma directa al producto, sino que se necesitan de unas
claves de distribución o reparto para su aplicación.
B) Clasificación en relación a la variación del nivel de actividad
-Costes fijos: Son aquellos que permanecen invariables durante el proceso productivo y
durante un periodo determinado de tiempo. No se modifican cuando varía el nivel de
actividad y venta, ya que no están condicionados por el volumen de las operaciones. Se
consideran fijos a corto plazo.
Pueden ser considerados como cargas de estructura, es decir, provienen de las
decisiones adoptadas para proporcionar los medios necesarios para obtener los
productos o servicios. Son decisiones a largo plazo que condicionan el desarrollo de la
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Gestión del Aprovisionamiento
empresa un cierto número de años (alquileres, intereses financieros, seguros,
amortizaciones, etc…)
-Costes variables: Varían en función del nivel de actividad. Los costes variables son
cargas opcionales , es decir, aquellas que están relacionadas con el grado de utilización
de capacidad disponible de la empresa y con su productividad.
C) El coste del producto terminado
Para el cálculo de los costes del producto final de la empresa es necesario atender a las
distintas fases de la actividad, se trata de una mezcla de datos procedentes de la
contabilidad general y de la contabilidad de costes o analítica, separando los
componentes de coste por márgenes.
Ver Fig. 6.8. Cálculo del coste del producto (Página 139)
6.6. El punto muerto o umbral de rentabilidad
Una empresa ha alcanzado el umbral de rentabilidad cuando no tiene ni beneficios ni
pérdidas.
A)Cálculo del punto muerto
Puede expresarse apoyándolo en distintas referencias: según el número de unidades
físicas vendidas, según el volumen de ventas, o atendiendo al nivel de ocupación de la
capacidad.
Se consigue cuando el margen comercial cubre exactamente los costes fijos de la
empresa.
Pv * Q = Cf + Cvu * Q + B
Pv = Precio venta // Q = Núemero de unidades // Cf = Costes fijos // Cvu = Costes
variables B = Beneficio
En el punto muerto los beneficios son iguales a cero, por tanto.
Pv * Q = Cf +Cvu * Q
Para que cumpla la igualdad anterior.
Pv * Q – Cvu *Q = Cf
Q (Pv – Cvu) = Cf
Cf
Q = -----------------Pv – Cvu
B)Análisis del punto muerto
*Índice de absorción de los costes fijos
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Indica el porcentaje de ventas que es preciso realizar para absorber los costes fijos
Ventas en euros para el PM
IA = ------------------------------------------- *100
Ventas netas
*Índice de eficiencia comercial
Distancia al punto de equilibrio o margen de seguridad: Mide el procentaje de ventas
que ha contribuido a generar beneficios.
100 – IA
*Índice de seguridad de los costes fijos
Incremento de costes fijos que debería producirse para que la empresa tuviera pérdidas.
Resultado del ejercicio
---------------------------------------* 100
Costes fijos
*Índice de seguridad de los costes variables
Incremento de costes variables que pudiera producirse para que la empresa tuviera
pérdidas.
Resultado del ejercicio
----------------------------------------- * 100
Costes variables
6.7. Los métodos de valoración de las existencias
Se utiliza para valorar las existencias finales que tienen la empresa en los almacenes en
un momento determinado.
Cuando se ha comprado a distintos precios, cuando se da de baja existencias del
almacén hay que saber cuál es el valor de las existencias que permanecen en el almacén.
* El precio medio ponderado (Pág. 150)
Consiste en valorar las salidas al mismo precio que estén valoradas las existencias, de
forma que si se produce una nueva entrada a un precio distinto varía el precio de las
nuevas existencias y como consecuencia el de una posterior salida.
*El método FIFO (First in, first out = Primera entrada, primera salida) (Pág. 152)
Consiste en valorar las salidas de acuerdo con el precio de la primera partida comprada.
En el caso de que las existencias de esa partida no sean suficientes, se empieza a
computar el precio de la siguiente partida y así sucesivamente.
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