Gestión del aprovisionamiento y stocks

LA GESTIÓN DE APROVISIONAMIENTO II.
LA OPERTATIVA DE COMPRAVENTA
−El precio de venta,empieza con el P.V.L(laboratorio)cuando se solicita la autorización de un laboratorio se
formula la solicitud de autorización del precio que se establece sobre:
+coste de fabricación
*los gastos netos de la investigación
*el beneficio empresarial
Este se comunica a la empresa junto al P.V.A(público),entre estos tenemos tambien el P.V.A.(almacén) y
se marca un margen comercial de un 7,6%.
−los márgenes comerciales,entre cada uno de lo sagerntes se establece uun precio de venta +impuestos
indirectos=un precio final,la diferencia entre estos es le margen comercial.
margen de lo salmacenes farmacéuticos
P.V.L = o − 89,62 E 7,6%
P.V.L + 89,62 E 7,37%
−los impuestos
iva superreducido 4% RE del 0,5%med.uso humano,sustancias med. y form.magistrales.
iva reducido 7% RE del 1%med.animal,aparatos y complementos para def.fÃ-sicos(hombre o animal)gafas
graduadas y lentillas.
iva general 16% RE del 4%cosméticos y productos higiénicos y resto de productos
*recargo de equivalencia(R.E),
−Fijación de precios en la cadena entre los diferentes agentes
*si el laboratorio vende al mayorista: P.V.L +I.V.A
*si el laboratorio vende diretamente a la O.F. : P.V.L +I.V.A+R.E.
*si el mayorida vende a la oficina de farmacia: P.V.A+I.V.A+R.E.
*la O.F dispensa al: P.V.P+ I.V.A
El descuento,es un incentivo a los clientes para estimular la venta ,es decir, consiste en restar un porcentaje
determinado al preco de compra del producto y el recargo comercial,los mayoristas ofertan un precio
mÃ-nimo para todos los clientes y establecer un escalado de cargos para cubrir sus gastos,es decir ,consiste en
aplixar un porcentaje de incremento al precio del producto.
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Las bonificaciones
Es un recurso utilizado por los comerciales,consiste en ofrecer una parte de productos sin coste junto con los
productos comparados.
El rappel
Es un estÃ-mulo qu elagunas veces los proveedores ofrecen a sus clentes para alcanzar un determinado
objetivo
Negociación de las condiciones de compraventa
Hay dos tipos de contactos con los proveedores:
−negociación de las condiones generales,reunirnos para acordar las condiciones generales en la srelaciones
de compraventa entre ambos.
Datos de contacto:
*persona de contacto−productos o servicios que ofrecen−la tarifa de precios −calidad del suministro−El
depósito, los proveedores tienen productos nuevos y propone exponerlos en un tiempo determinado y pasado
el periodo que retire el sobrante y lo abone facturando solo lo vendido.−volumen mÃ-nimo de
compras−condiciones de compraventa−ofertas y promociones para unproducto o familia de
productos−las condicones de pago,hay que acordar un plazo (el tiempo qu etrans curre hasta que pagamos el
total del importe el pedido ,puede ser al contado, atreinta o sesenta dias o incli¡uso un año)y una forma de
pago(sistema qu escogemos para efectuar el pago,en efectivo, mediante cheque bancario,domiciliación
bancaria)
Los productos o servicios que ofrecen
−negociaciones para la reposición de productos
−diaria:con los mayoristas seleccionados y conocidas las condiciones solo queda revisar que se cumplan las
condiciones acordadas y registrar las incidencias
−ocasional :
*con stacionalidad del producto: se valora la importancia del producto,la marca,no podemos prescindir de
estos productos nos ofrece bonificaciones para que se compren productos no tan conocidos,estos productos
imitadores del lÃ-der con mejores condiciones de compra estos proveedores suelen ser fabricantes o
distribuidores.
*sin estacionalidad:haremos el pedido cuando veamos que el stock queda bajo el mÃ-nimo establecido.
−el precio de venta al publico de un medicamento lo solicita el laboratorio y lo aprueba el ministerio de
sanidad y consumo.
−el precio en que el mayorista vende a la oficina de farmacia se llama PVA precio venta de almacen
−el margen de una oficina de farmacia por dispensación y venta al público de una especialidad
damacéutica con un pvl de 93,5 e es de :37,53 por envase.
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−los cosmeticos y productos higienicos estan sometidos a un IVA del 16%
−el precio en qu eun mayorista vende a un aoficina de farmacia sigue lal cadena siguiente:
PVA+IVA+RE
−una oferta comercial consiste en ofrecer productos gratuitos por la compra de 10 unidades se llama rappel.
−la operacion basada en la exposicion de unos productos durante un tiempo,de los que solamente se factura lo
que se vende es un deposito.
el codigo de barras qu e aparece en un producto es una normativa internacional de identificacion d eproductos.
−en una factura aparecen la base imponible,el NIF del emisor y el receptor y los descuentos aplicados.
−el documento de abono que subsana un error cometido en alguna entrega se llama factura rectificativa.
−un tipo de cheque que se paga en efectivo a la persona qu elo entrge se llama al portador.
−la accion por medio de la cual el comprador ingresa en la cuenta del proveedor el importe de una factura es
una transferencia bancaria,
LA GESTIÓN DE STOCKS
Operaciones de almacenaje
A todo el proceso que sigue el producto desde que se recibe hasta que se dispensa,asÃ- como las operaciones
administrativas derivadas de este proceso se llaman operaciones de almacenaje.
*procura un adecuado servicio
*hace qu elos recursos se empleen de forma óptima
La operación de almacenaje sigue los siguientes procesos:
*recepción y verificación de los pedidos
*almacenaje
*getión de existencias
*inventarios
*de reposición,es la zona destinada a almacenar aquellos productos comprados en una cantidad qu eexcede
a la destinada a la dispensación diaria,asi como de los qu ehacemos acopio por su elevada frecuencia de
venta o aprovechamiento de beneficios.
Instalaciones y mobiliario:estanterias regulables,importante operatividad y diseño.
Gestión. El espacio es limitado y toda compra superior a la de dispensación habitual debe estar justificada
por razones técnicas o económicas.
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Los criterios de sellección son:e lespacio que ocupa y el margen que nos aporta y la rotsción y frecuancia
de venta.
*de dispensación,es la zona de la of.farm.con instalaciones adecuadas para guardar ordenadamente los
productoa farmacéuticos para su dispensación.Esta zona está situada cerca del mostrador pero no es
accesible al púbico.
Instalaciones:cajones del mostrador,rotulados para seguir un orden y pueden llevar separadores
interiores,sulen contener productos de dispensación frecuente;armarios y vitrinas;cajoneras
compactas,columnas de hasta 20 cajones de apertura fà cil y ceirre automático o incluso instalaciones
robotizadas con estanterias mecanizadas;nevera,para productos termohábiles
*de exposición,tiene la doble condición de guardar los productos y de exponerlos a la vista del cliente para
su selección,nos interesa el diseño y se ubica en la zona de libre acceso a lo susuarios.
criterios de ordenacion
*alfabètico:
*por formas farmacéuticas,de sivide el al macén por sub−zonas,cada una para cada forma o
agrupación de formas farmacéuticas y dentro de cada sub−zona lo ordenamos por orden alfabético.
*por tipo de dispensación :los mas solicitados situados mas cerca,se trata de una clasificación
complementaria a las anteriores,agrupamos las especialidades farmacéuticas publicitarias a paarte.
*por actividad farmacológica:consiste en distinguir y agrupar todas la s especialidades indicadas para una
misma patologia,si se domina el vademécum,por que presupone un conocimiento profundo de la
sindicasiones de cada una de ellas.
*por proveedor
*por funcionalidad:almacena y expone,tiene que facilitar su localización e identificación y combinarlo
con la ordenación por proveedor.
oredenacion de los productos
*reposición diaria:la hacemos incluso varias veces al dia,si¡u objetivo es cubrir la reposición de los
artuculos dispensados que quedan por debajo del mÃ-nimo.
Productos que tienen requisitos especiales :
−termohábiles
−estupefacientes
−vacunas indivudualizadas,encargo y elaboración especial.
−productos de fabricantes de baja rotación
−getión de transporte de fórmulas magistrales elboradas por una framacia autorizada para farmacias
diapensadoras.
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Protocolo que sige:
*comprobar la carga
*indentifica los productos
*el número de cubetas o paquetes
*la zona de reposición
*verifica producto por producto
*documentación
*comprovar el precio y condiciones acordadas
*archiva los albaranes
*recepción masiva:los laboratorios fabricantes o distribuidores que proponen sistemas de compra para
cantidades grandes de productos con ofertas y bonificaciones,puede ser de consumo estacional y tambien para
productos pra todo el año
Transporte y entrega:se hace mediante transportistas subcontratados
Protocolo:
*comprueva que corresponde a un pedido de nuestra farmacia y resto como anterior
Recondamendaciones de almacenaje
con fecha de caducidad suficiente para que se utilice de forma optima,aprovechar el espacio disponible,la
reposición y dispensación sea lo amas factible e inmediata.,evitar roturas o deterioro,evitar confusiones o
errores.
Reconmendaciones para un al macenaje eficiente:
*se repone de atras hacia delante,de bajo arriba y de izquierda a derecha y se dispensa al contrario.
*cada seis meses revisar las caducidades.
Estupefacientes:la normativa sanitaria abliga a llevar un control detallado de estas sustancias y envio
periodico de la información de sus movimientos a los servicios de sanidad,existe la obligación de
guardarlos en una cja fuete cerrada y deben permanecer obligatoriamente en la oficina de farmacia a
disposición de los servicios sanitarios de urgancia un contenido mÃ-nimo,como el clohidrato,en caso de
necesidad urgente.
Termohábiles:se guardan en frigorifico entre 2 y 8 cº y debe de estar situada en algún lugar cercano a la
zona de dispensación con acceso restringuido al personal.
Materias primas:se almacenan en espacios cerrados a los productos de dispensación,la normativa dice que
deben guardarse en armarios que piuedan ser cerrados con llave en el espacio de laboratorio,de estos hay
productos toxicos e irritantes,peligrosos o sensibles a la luz y tambien a la humedad entre el 70−80%.
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Envases para formulación magistral:debe ser dado de alta en su ficha correspondiente en la que figura el
proveedor,la fecha de compra,de caducidad,número de lote y descripción y cada vez que se utiliza un
envase hay que darlo de baja en la ficha de control de axistencias. y tendra su espacio en el laboratorio de
formulación.
psicotropos y medicamentos de especial control médico:hay registrarlo en el libro recetario
Generación de residuos consistentes no aptos para la dispensación (alcanzan fecha de caducidad)
puden tener dos destinos:
*se devuelven al proveedor y en algunos casos los abunona con un demérito.
*si proceden de devoluciones de usuario o estan caducados y no admitidos por los proveedores se eliminan a
traves del SIGRE
Residuos procedentes de la ducidad u obsolencia de lso productos utilizados en la actividad
formuladora,en este caso se opta por contactar con empresas especializadas en la eliminación de residuos
especiales a través de los servicios públicos de med.ambiante
Residuos especiales,pequeños contenedores
Copias de las recetas,destruir los documentos
Gestión de existencias
Hablamos de existencias como aquellos bienes o productos que estan destinados a ser vendidos o dispensados
mediante la actividad principal de la empresa,
Stocks mÃ-nimos,el número de unidades de unproducto a partir del cual debemos lanzar una nueva orden
de pedido
Rotación de existencias,es un concepto económicoqu er elaciona el total de ventas del año con la suma
del valor de las existencias.
VENTAS ANUALES/VALOR DE LAS EXISTENCIAS =ROTACIÓN
¿Qué factores influyen en la rotación d eun producto farmacéutico?La cifra de ventas y el stock
Inventarios
Es el recurso fÃ-sico de todas las existencias presentes en los almacenes.
*si no llevamos control de almacén puden se rlas del año pasado anotando cuantas unidades hay este
año,las bajas y altas de los productos,esto nos servira de base.
*si llevamos un control,podemos lista las existencias teóricas y comprovar si coinciden con las reales.
Realización del inventario:
Sin actividad en la oficina,se procede a identificar y contar los productos y concluye con listados totales que
se comparan con los teóricos o con los del año pasado.
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Valoración de existencias
PRECIO DE UN PRODUCTO x NÚMERO DE UNIDADES=VALOR TOTAL DE UNIDADES DE UN
PRODUCTO
REPITE ESTA OPERACIÓN CON CADA PRODUCTO Y SE SUMA =CONTABILIDAD DE
EXISTENCIAS
Si tenemos un producto del año anterio y con lo consiguiente tenemos un precio marcado en la caja que es
inferior o superior al actual debemos cobrar al precio marcado y si no viene marvado en la caja lo haremos
con la tarifa actual.
−los productos adquiridos para no ser distribuidos de manera inmediata se guardan en el almacen de
reposicion.
−la operatividad es mas importante que el diseño especialmente en el almacen de exposicion.
−la zonas siguientes de almacenamiento se encuentra en el almacen de reposicion:zona para guardar los
produtos caducados pendientes de devolucion ,stock de material de embalaje,,el material de limpieza y las
herranientas para el mantenimiento.
−el criterio de ordenacion consistente en distingir y agrupar todas aquellas especialidades indicadas para una
misma patologuia es por formas farmacéuticas.
−generalmente la entrega de productos de reposicion diaria la efectuan los mayoristas.
−los producots caducados de menos de seis meses de caducidad se retiran y se devuelven a los proveedores
que los abonan con un demerito se su valor.
−si un transportista te entrega un pedido d eun fabricante,antes de firmar el comprovante debes de comprobar
que:revisa que la direccion de entrega sea la correcta,que el remitente sea un proveedor al que le hemos
cursado un pedido,que el numero de bultos entregados coincide con los que figuran en el documento.
−generalmente,la dispensacion de productos se lleva a cabo de delante hacia atras.
−necesitan trataminento especial:los estipefacientes,los psicotropos,termohabiles.
−lo sproductos qu enos devuelven los usuarios hay que aliminarlos a traves del SIGRE.
−el numero de unidades de un producto a partir al cual debemos lanzar una nueva orden de pedido se llama
stock minimo.
−el valor total monetario de todas la sexistencias que tenemos en un momento dado en el almacen se refleja en
la contabilidad con el nombre de existencias.
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