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GUÍA GESTIÓN DE INDICADORES POR PROCESO MINISTERIO DEL INTERIOR BOGOTA D.C. Código: SI-G-03 GUÍA GESTIÓN DE INDICADORES POR PROCESO Versión: 03 Vigente desde 03/07/2015 1. OBJETIVO Establecer los lineamientos generales para definir y gestionar los indicadores de eficacia, eficiencia y efectividad en los procesos y subprocesos del Sistema Integrado de Gestión Institucional del Ministerio del Interior y del Fondo para la Participación y el Fortalecimiento de la Democracia, con el objeto de medir, evaluar y mejorar el comportamiento de la gestión de dichos procesos y subprocesos. 2. ALCANCE Aplica a todos los Procesos y Subprocesos definidos dentro del Sistema Integrado de Gestión Institucional del Ministerio del Interior y del Fondo para la Participación y el Fortalecimiento de la Democracia e inicia desde la contextualización del concepto de indicadores y finaliza con el análisis de los indicadores por proceso y/o subproceso. 3. DEFINICIONES Análisis de Datos: Corresponde a la determinación, recopilación y análisis de los datos apropiados para demostrar la idoneidad y la eficacia del sistema de gestión de la calidad y para evaluar donde se puede mejorar continuamente. Atributo: Es cada una de las cualidades o propiedades de un elemento. 1 Eficacia: Es la capacidad de alcanzar el efecto deseado, tras la realización de una acción planificada. Eficiencia: Se refiere al uso racional de los recursos para alcanzar un objetivo predeterminado, es decir cumplir un objetivo con el mínimo de recursos disponibles Efectividad: Este concepto involucra la eficiencia y la eficacia, es decir, el logro de los resultados programados dentro del tiempo planificado, con los costos más razonables posibles. Fórmula de cálculo: Expresión matemática o descriptiva que se utiliza para obtener el resultado del indicador. Presenta las variables con que se mide el avance del indicador. Indicador: Datos o conjunto de datos que ayudan a medir objetivamente la evolución de un proceso o de una actividad. Un indicador es la expresión cuantitativa o cualitativa verificable que permite establecer el estado de avance o el resultado en el cumplimiento de los objetivos o actividades del proceso en un periodo determinado de tiempo. Meta: Fin al que se dirigen las acciones o deseos de alguien. Es el valor esperado del resultado del indicador en los diferentes periodos programados. Medición de procesos: Método que demuestra la capacidad de los procesos para alcanzar los resultados planificados. Medida: Expresión del resultado de una medición.2 Nombre del Indicador: Es la denominación que identifica al indicador, el cual debe ser claro y explícito de tal manera que exprese de que se trata el indicador y que mide. 1 2 Diccionario de la Real Academia de la Lengua, octubre de 2005 Guía para la Implantación de Sistemas de Indicadores, UNE 66175, octubre de 2003 pág. 6 Página 2 de12 Código: SI-G-03 GUÍA GESTIÓN DE INDICADORES POR PROCESO Versión: 03 Vigente desde 03/07/2015 Objetivo: Corresponde a algo pretendido que se desea alcanzar. Meta o finalidad a cumplir para la que se disponen medios determinados. Proceso: Es el conjunto de actividades mutuamente relacionadas que interactúan para generar valor, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. Producto o servicio: Resultado de un proceso o un conjunto de procesos. Recursos: Corresponden a los medios tales como talento humano, tiempo, presupuesto, planta y equipos. 3 Resultados: Corresponden a los productos, servicios o impactos resultantes de los objetivos y metas planificadas, tales como: ciudadanos atendidos, ejecución del cronograma, niños vacunados, kilómetros construidos, etc.4 Unidad de medida: Es la magnitud referencia para la medición. Para el caso que nos ocupa será porcentaje o número. Variable: Es una palabra que representa a aquello que varia o que esta sujeto a algún tipo de cambio. Se trata de algo que se caracteriza por ser inestable, inconstante y mudable. 4. SIGLAS N/A 5. NORMATIVIDAD 5.1. OTRAS INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN - ICONTEC. Norma Técnica de Calidad – NTCGP1000, VERSIÓN VIGENTE. INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN - ICONTEC. Norma Técnica Colombiana – NTC-ISO 9001, VERSIÓN VIGENTE. INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. Guía para la implantación de sistemas de Indicadores. Bogotá: ICONTEC, 2003. (UNE 66175) 6. DESARROLLO Los indicadores constituyen uno de los mecanismos que permiten controlar el comportamiento de los factores críticos contenidos en los objetivos de calidad y los objetivos de los procesos y subprocesos definidos e implementados en la entidad, con el fin de determinar y/o comparar la situación y las tendencias de los resultados alcanzados en relación con los objetivos y metas planificadas por cada uno de estos procesos y subprocesos. En términos generales los indicadores permiten realizar una medida cuantitativa o la observancia cualitativa de cómo está funcionando el Sistema de Gestión del Ministerio del Interior y sus procesos correspondientes, dando la voz de alerta sobre la existencia de un problema y permitiendo tomar medidas para solucionarlo, una vez se tenga claridad sobre las causas que lo generan. Por ello podemos decir que los indicadores generan información que aporta valor y no simplemente un dato. 3 4 Carilla de Administración Pública- Diseño, manejo, interpretación y seguimiento de indicadores de gestión, noviembre de 2099 pág. 10 Ibíd., Pág. 17 Página 3 de12 Código: SI-G-03 GUÍA GESTIÓN DE INDICADORES POR PROCESO Versión: 03 Vigente desde 03/07/2015 6.1 ETAPAS EN EL DESARROLLO POR PROCESO Para una adecuada gestión de los indicadores de proceso, en el Ministerio del Interior y el Fondo para la Participación y el Fortalecimiento de la Democracia y en aras de propiciar la metodología del mejoramiento continuo o P H V A, a continuación se enuncian las etapas que deben seguirse en el desarrollo de este proceso. CONTEXTUALIZACIÓN DEL CONCEPTO DE INDICADORES CONSTRUCCIÓN DE INDICADORES DE PROCESO IMPLEMENTACIÓN Y SEGUIMIENTO DE INDICADORES DE PROCESO HOJA METODOLÓGICA DEL INDICADOR 6.1.1 CONTEXTUALIZACIÓN DEL CONCEPTO DE INDICADORES Existen diferentes tipos de indicadores que las entidades pueden usar para medir sus objetivos, actividades, procesos o productos, sin embargo, para el caso de la Administración Pública y específicamente en lo relacionado con el tema de Gestión de la Calidad, encontraremos los indicadores de eficacia, eficiencia y efectividad, tal como lo señala la Ley 872 de 2003 y la Norma Técnica de Calidad para la Gestión Pública – NTC GP 1000. 6.1.1.1 Indicadores de Eficacia o de Resultados La eficacia es la capacidad de alcanzar el efecto que espera o se desea tras la realización de una acción. Sus objetivos son determinar el cumplimiento de los Procesos y/o Subprocesos de la entidad en términos de cantidad, calidad y oportunidad, para evaluar así mismo la oportunidad (cumplimiento de la meta en el plazo estipulado), al igual que la cantidad (volumen de bienes y servicios generados en el tiempo). En conclusión, la eficacia está relacionada con las respuestas que demos al interrogante de ¿Qué se hizo? Este tipo de indicadores mide si lo que se generó se ajusta a los objetivos y metas propuestos inicialmente. 6.1.1.2 Indicadores de Eficiencia o del buen uso de los Recursos Los indicadores de eficiencia se enfocan en el control de los recursos o las entradas del sistema, evalúan la relación entre los recursos y su grado de aprovechamiento por parte de los procesos o actividades. La eficiencia está dada como una medida del manejo de los recursos o de las variables existentes en el proceso. Los recursos o variables que están presentes en los procesos del Ministerio del Interior son: Talento Humano, presupuesto, equipos tecnológicos, tiempo, entre otros. En conclusión, la eficiencia está relacionada con las respuestas que demos al interrogante de ¿Cómo se hizo? Este tipo de indicadores mide la forma de cómo se utilizaron los recursos durante el proceso de generación del producto y/o servicio. 6.1.1.3 Indicadores de Efectividad o de Impacto Los indicadores de efectividad se enfocan en el impacto producido por los productos y/o servicios sobre los clientes y usuarios. Se relacionan, con la medición del nivel de satisfacción del usuario, que aspira a recibir un producto o servicio en condiciones favorables de costo y oportunidad, así como establecer el grado de cobertura del servicio prestado. En conclusión, la efectividad está relacionada con las respuestas que demos al interrogante ¿Para qué se hizo? Este tipo de indicadores mide el impacto final alcanzado frente a los bienes o servicios generados sobre los clientes y usuarios. Página 4 de12 Código: SI-G-03 GUÍA GESTIÓN DE INDICADORES POR PROCESO Versión: 03 Vigente desde 03/07/2015 Mediante la siguiente gráfica se puede observar las relaciones y ubicación de la eficiencia, eficacia y efectividad dentro de la cadena de valor. P R O V E E D O R E S INSUMOS RESULTADOS PROCESO Indicadores de Eficiencia ¿Cómo se hizo? Indicadores de Eficacia ¿Qué se hizo? Indicadores de Efectividad ¿Para qué se hizo? C L I E N T E S Fuente: DAFP- Cartilla de Administración Pública- Diseño, manejo interpretación y seguimiento de indicadores de gestión 2009 6.1.1.4 Ejemplos de Indicadores de Eficiencia, Eficacia y Efectividad. Ejemplo 1 Eficacia Que cada vendedor y el grupo logren las ventas esperadas en pesos y en unidades. Eficiencia Que cada vendedor y el grupo realicen el número de visitas programadas y que no excedan el gasto presupuestado. Efectividad Que cada vendedor y el grupo, logre las ventas esperadas sin superar la cantidad de visitas ni los gastos programados. Ejemplo 2 Eficacia y Eficiencia Un sujeto que desea copiar el contenido de un libro de 200 páginas. Si realiza esta tarea a mano, es posible que tenga éxito y sea eficaz, ya que tarde o temprano terminará de copiarlo. Sin embrago seria más eficiente fotocopiar dicho material en vez de hacerlo a mano, ya que le llevará menos tiempo. Ejemplo 3 Eficacia y Eficiencia Una persona desea romper un disco compacto que contiene información confidencial. Para esto puede rayar la superficie del disco con una llave (Una medida que será eficaz y eficiente) o dispararle con una ametralladora (una decisión eficaz ya que lograra destruir el disco, pero poco eficiente ya que utiliza recursos desproporcionados). Página 5 de12 Código: SI-G-03 GUÍA GESTIÓN DE INDICADORES POR PROCESO Versión: 03 Vigente desde 03/07/2015 Los indicadores deben cumplir una serie de características importantes de modo que garanticen que la información generada sea oportuna y consistente, este es el primer paso que los líderes de cada proceso y/o subproceso del Ministerio del Interior deben tener en cuenta a la hora de estructurar los indicadores, deben ser:5 Claro: Debe ser fácil de interpretar por quienes lo evalúan, analizan y/o consultan. Prácticos: Ser fáciles de generar, recolectar y procesar. Cuantificable: Implica que el resultado de la evaluación se pueda expresar en números, porcentajes, cifras o datos que contribuyan a la toma de decisiones, evitando subjetividad. Confiable: Las variables seleccionadas deben ser reales, verificables, medibles y representar claramente lo que se pretende evaluar. Excluyentes: Cada indicador evalúa un aspecto específico único de la realidad, una dimensión particular de la gestión. No debe haber indicadores redundantes. Jerarquizados: De acuerdo con el grado de generalidad, los indicadores son globales, cuando se refieren a la organización como un todo y específicos cuando se refieren a uno de los procesos. Que agregue valor: Debe proporcionar información suficiente y confiable para la toma de decisiones. Temporalidad: Debe estar relacionado con un periodo de tiempo a evaluar, previamente definido. Representativo: El indicador debe expresar efectivamente lo que se quiere medir o determinar y debe guardar relación con los principales procesos de la entidad. Validos: Cuando miden realmente el atributo que pretenden medir. Por último, para iniciar la construcción de indicadores es necesario que los líderes de cada proceso y/o subproceso respondan a las siguientes preguntas: ¿Qué se hace? Con esta pregunta se pretende que cada proceso describa sus actividades principales que permiten cumplir con la razón de ser por el cual fue creado. ¿Qué se desea medir? Debe realizarse la selección de aquellas actividades que se consideren prioritarias en la ejecución del proceso. Para ello se podría priorizar utilizando una escala de 0 a 10, donde 10 es la máxima prioridad y 0 la mínima; para el caso de la selección de actividades a tener en cuenta para la medición se podría considerar que entren en juego, las que se encuentren en un rango entre 8 y 10 puntos. ¿Cada cuánto se debe medir? En esta fase de la reflexión debe precisarse la periodicidad con la que se desea obtener la información. Dependiendo del tipo de actividad y del destinatario de la información, los indicadores habrán de tener una u otra frecuencia en cuanto a su presentación. 6.1.2 CONSTRUCCIÓN DE INDICADORES POR PROCESO 6.1.2.1 Información Básica del Indicador. Para la formulación de indicadores se tendrá en cuenta como información básica la relacionada con: Objetivo de Calidad: Corresponden a los objetivos de calidad definidos en el marco del Sistema Integrado de Gestión Institucional, éstos se encuentran incluidos en el Manual de Calidad del Ministerio del Interior, los indicadores asociados a estos objetivos deben brindar información que permita establecer el nivel de cumplimiento. Proceso y/o Subproceso: En este aparte se incluye el nombre del proceso y/o subproceso a evaluar o ser medido. Objetivo del Proceso y/o Subproceso: Es importante conocer con claridad el objetivo de cada Proceso y/o Subproceso con el fin de identificar los factores claves de éxito y las actividades principales que se ejecutan en cada uno de estos Procesos y subprocesos. 5 DNP- Guía metodológica para el seguimiento del sistema de gestión de calidad y del desempeño de los procesos, Bogotá 2011. Página 6 de12 Código: SI-G-03 GUÍA GESTIÓN DE INDICADORES POR PROCESO Versión: 03 Vigente desde 03/07/2015 Factor Clave de Éxito: Se definen como aquellas características mínimas que deben tener los productos, servicios, procesos o proyectos adelantados por la entidad, que de no reunirse pueden hacer que no se cumpla con su propósito final. Los factores claves de éxito son factores internos o externos que deben ser identificados y reconocidos porque soportan o amenazan el logro de los objetivos. Ejemplo: ACTIVIDAD Elaboración del plan de capacitación Programación de las actividades por realizar y recursos requeridos Evaluación y aseguramiento en el cumplimiento de las especificaciones, mediante pruebas. Entrega final de resultados y certificaciones FACTORES CLAVES Cubrimiento de los temas prioritarios para la entidad Control de tiempos y recursos utilizados Garantizar que la capacitación se lleve a cabo efectivamente. Control de personal en cuanto a participación dentro del proceso Fuente: DAFP- Cartilla de Administración Pública- Diseño, manejo interpretación y seguimiento de indicadores de gestión 2009 Objetivo del Indicador: Constituye la razón de ser del indicador, establece el propósito o fin último de la medición, el objetivo debe definirse siguiendo la siguiente estructura: ¿Que se espera hacer? (Verbo) + ¿En dónde se quiere Hacer? (Sujeto) + Elemento de contexto o descriptivo (Complemento) Ejemplo: Determinar la oportunidad + en la emisión de los conceptos técnicos relacionados con modificaciones al presupuesto General de la Nación + de acuerdo con los tiempos establecidos. Identificación del tipo de Indicador: Como se señalo anteriormente para efectos de esta guía hablaremos de tres (3) tipos de indicadores a saber: eficacia, eficiencia y efectividad. Las variables que componen un indicador pueden ser cuantitativas (se expresan en forma numérica o porcentual) o cualitativas (asociadas a características o cualidades del aspecto a medir). Una vez se determine el número de variables o factores claves de éxito resultantes de cada objetivo de proceso, se procede a construir la fórmula de cálculo del indicador. Fórmula de Cálculo. Condición = Atributo a medir Valor esperado Cuando el factor clave de éxito se refiere al cumplimiento de los objetivos y metas de un proceso, el control más apropiado es el de Eficacia, tal como se presenta en las siguientes ecuaciones: Resultados = Valor de un atributo resultado del proceso Valor esperado del atributo Página 7 de12 Código: SI-G-03 GUÍA GESTIÓN DE INDICADORES POR PROCESO Versión: 03 Vigente desde 03/07/2015 Nivel de repeticiones en el mantenimiento: = Nivel de repeticiones en el mantenimiento Total mantenimientos realizados Cobertura: = Total equipos atendidos Total equipos programados Cumplimiento: = Total de mantenimientos realizados en el tiempo pactado Total de mantenimientos realizados Cuando el factor clave de éxito se refiere al manejo racional de los recursos en la ejecución de un proceso, el control más apropiado es el de Eficiencia, como se presenta en la siguiente ecuación: Recursos: = Cantidad de recursos no utilizados Cantidad de recursos programados Costo: = Costo total de mantenimiento incurrido Costo total de mantenimiento presupuestado Horas-Hombre: = Horas – Hombre ejecutadas Horas – Hombre ejecutadas programadas Cuando el factor clave de éxito se refiere al impacto del producto y/o servicio sobre el cliente, el control más apropiado es el de Efectividad, tal como se presenta en la siguiente ecuación: Satisfacción del Cliente: = Total clientes satisfechos Total clientes atendidos Oportunidad en la respuesta: = Solicitudes atendidas en 2 horas o menos Total solicitudes atendidas Definidas las variables se establece el nombre del indicador, el cual debe estar directamente relacionado con la naturaleza del indicador y el objetivo del mismo. Ejemplo: si se tiene un indicador cuyas variables relacionan el presupuesto de inversión ejecutado versus el presupuesto de inversión programado, la naturaleza del indicador es Eficacia y el objetivo es determinar el porcentaje de ejecución del presupuesto de inversión asignado para la vigencia, teniendo en cuenta esto el nombre del indicador seria: Eficacia en la Ejecución del Presupuesto Página 8 de12 Código: SI-G-03 GUÍA GESTIÓN DE INDICADORES POR PROCESO Versión: 03 Vigente desde 03/07/2015 6.1.3 IMPLEMENTACIÓN Y SEGUIMIENTO DE INDICADORES POR PROCESO 6.1.3.1 Programación. Frecuencia del Indicador: Se define teniendo en cuenta entre otros aspectos, la complejidad del proceso, la facilidad para obtener, analizar y generar los datos, así como la disponibilidad de los datos. La periodicidad debe ser definida por el líder de cada proceso del Ministerio del Interior ya sea mensual, bimensual, trimestral, semestral o anual. Meta Anual: Se refiere al valor del indicador que se requiere lograr o mantener en un periodo de un año. Esta meta puede ir expresada en número o porcentaje según las variables que compongan el indicador. Meta Periodo: Es el valor esperado del indicador en cada periodo parcial dentro de la meta anual. Esta meta puede ir expresada en número o porcentaje según las variables que compongan el indicador. Para la definición del rango y la meta se deben tener en cuenta los siguientes aspectos: Indicador nuevo. Verificar si existen datos Históricos Revisar si existen indicadores del mismo tipo en otras entidades o dependencias Definir los parámetros usando la información histórica, si se tiene, por la experiencia de la ejecución del proceso, o a criterio propio del líder del proceso. Descripción de la meta: Aquí deben detallarse las características esenciales que explican la meta. Fecha de inicio. Fecha de cumplimiento. 6.1.3.2 Seguimiento La Oficina Asesora de Planeación, cada tres meses solicita vía correo electrónico a los Líderes de los procesos y/o subprocesos del MI y el FPFD, actualizar el estado y cambios en los indicadores de proceso, en el formato establecido y cuando el formato se encuentre diligenciado, debe ser remitido por el Líder del Proceso por correo electrónico a la Oficina Asesora de Planeación. Todos los líderes de procesos y/o subprocesos deben remitir el estado de avance de los indicadores de proceso a la Oficina Asesora de Planeación preferiblemente dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha de corte al cumplirse el periodo trimestral de enero - marzo, abril – junio, julio - septiembre y octubrediciembre. 6.1.3.3 Cumplimiento Los líderes de cada proceso, teniendo en cuenta la frecuencia de medición de sus indicadores, evaluarán al cierre de cada periodo el grado de cumplimiento que se alcanzó con respecto a la meta periodo propuesta. Para medir este cumplimiento se usará la formula de medición según la naturaleza de cada indicador. Logro acumulado por tipo de indicador: Es la sumatoria de todos los periodos al final del año, sobre la cantidad de periodos en la que se midió cada uno de los indicadores en los procesos. El resultado del logro acumulado del indicador nos permitirá evaluar si la gestión de cada proceso y en general del sistema del Ministerio del Interior es mala, buena o excelente. 6.1.3.4 Información Final Acumulada. Peso del Indicador: Los líderes de cada proceso deben dar un valor porcentual que será asignado a cada tipo de indicador formulado, teniendo en cuenta su importancia en cada uno de los procesos. Página 9 de12 Código: SI-G-03 GUÍA GESTIÓN DE INDICADORES POR PROCESO Versión: 03 Vigente desde 03/07/2015 Logro Ponderado por Tipo de Indicador: Es la multiplicación del logro acumulado por tipo de indicador por el peso que se le asigne a cada indicador según su grado de importancia. Rango: Una vez se conoce el resultado de cada uno de los indicadores, los rangos establecen los intervalos o límites de calificación que se toman como referencia para determinar si el resultado obtenido en un periodo específico fue Excelente, Bueno Regular o Malo. Excelente Límite superior Bueno Regular Limite inferior intermedio Limite intermedio Malo Límite inferior Excelente: Cuando el resultado obtenido es el esperado. Indicador Eficacia y Efectividad Eficiencia Excelente Igual o mayor a 100% Ahorro igual o mayor al 15% Bueno Regular Malo Bueno: Cuando el resultado obtenido se ubica dentro del rango previsto, que para el caso de la eficacia y la efectividad se encuentre menor de 100% e igual o superior al 85% y para eficiencia el ahorro sea menor del 15% e igual o superior 8%. Indicador Eficacia y Efectividad Excelente Eficiencia Bueno Menor al 100% e igual o superior a 85% Ahorro menor del 15% e igual o superior a 8% Regular Malo Regular: Cuando el resultado obtenido se ubica dentro del rango previsto, que para el caso de la eficacia y la efectividad se encuentra menor del 85% e igual o superior al 75% y para el caso de la eficiencia el ahorro sea menor al 8% e igual o superior al 1%. Indicador Eficacia y Efectividad Excelente Bueno Eficiencia Regular Menor de 85% e igual o superior a 75% Ahorro menor a 8% e igual o superior al 1% Malo Malo: Cuando el resultado obtenido se ubica dentro del rango previsto, que para el caso de la eficacia y la efectividad sea menor al 75% y para el caso de la eficiencia el ahorro sea igual o menor al 0%. Indicador Eficacia y Efectividad Eficiencia Excelente Bueno Regular Malo Menor al 75% Ahorro igual o menor a 0% Página 10 de12 Código: SI-G-03 GUÍA GESTIÓN DE INDICADORES POR PROCESO Versión: 03 Vigente desde 03/07/2015 Observaciones de quien reporta: Una vez se conoce el cumplimiento de la meta y la ubicación del indicador dentro de los intervalos o límites anteriormente expuestos, los líderes de cada proceso deberán informar sobre el resultado del indicador explicando la razón del resultado. Cuando el resultado obtenido del indicador se ubica dentro del rango calificado como Malo, que para el caso de la eficacia y la efectividad sea menor al 75%, se trata entonces de un riesgo que necesitará medidas de gestión y control para llevarlo a un rango más alto, aplicando Acciones Preventivas y/o Correctivas, tal como corresponda de acuerdo y conforme al plan de mejoramiento y los lineamientos especificados en el Procedimiento Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora SI-P-03. Observaciones Oficina Asesora de Planeación: La Oficina Asesora de Planeación es la encargada del análisis del resultado de los indicadores de cada proceso y es la que evalúa que tan Eficaz, Eficiente y Efectivo están siendo los procesos y en general todo el Sistema del Ministerio del Interior. Por último debe plantearse una propuesta de mejoramiento que corresponde a las acciones o decisiones que deben implementarse para mejorar el estado del indicador cuando este se encuentre ubicado dentro de un rango malo en busca de ubicarlo en la categoría inmediatamente siguiente. Los líderes de cada proceso deben enviar en forma trimestral a la Oficina Asesora de Planeación del Ministerio del Interior los respectivos informes de seguimiento de los indicadores de proceso, teniendo en cuenta la periodicidad de éstos en la matriz para Gestión de Indicadores de Proceso. 6.1.3.5 Informe Consolidado. La Oficina Asesora de Planeación es la encargada de preparar y presentar a la Alta Dirección los informes de indicadores de proceso del Ministerio del Interior, se tomarán como base los resultados de la Matriz para la Gestión de Indicadores de Procesos SI-G-04-F01 y se incluirán en el Formato Consolidado de Indicadores de Proceso SI-G-04-F02 con el fin de presentar la Eficacia, Eficiencia y Efectividad de cada proceso y en general del Sistema del Ministerio. 6.1.3.6 Publicación de Información. La Oficina Asesora de Planeación consolidará los avances y las actualizaciones realizadas a los indicadores de proceso y publicará en la página Web del Ministerio, la información relacionada con el desempeño del Sistema de Gestión de Calidad del Ministerio del Interior, con el propósito de facilitar la consulta de dicha información por parte de los líderes de cada proceso y demás partes interesadas. 6.1.4 HOJA DE VIDA DEL INDICADOR La hoja de vida del indicador es un instrumento que permite identificar los factores importantes al documentar un indicador, tales como proceso, objetivo, formula, variables, unidad de medida, rango de gestión, metas, medidas periódicas y acumuladas, entro otros aspectos. 7. ANEXOS Anexo No. 1. Matriz para la Gestión de Indicadores de Proceso. SI-G-03-F01 Anexo No. 2. Formato Consolidado Indicadores de Proceso. SI-G-03-F02 Anexo No. 3. Hoja Vida del Indicador. SI-G-03-F03 8. BIBLIOGRAFIA Cartilla de Administración Pública. Diseño, manejo, interpretación y seguimiento de indicadores de gestión. Página 11 de12 Código: SI-G-03 GUÍA GESTIÓN DE INDICADORES POR PROCESO Versión: 03 Vigente desde 03/07/2015 DNP. Guía metodológica para el seguimiento del sistema de gestión de calidad y el desempeño de los procesos. 9. CONTROL DE CAMBIOS FECHA 10/05/2012 26/06/2013 30/06/2015 CAMBIO Se creó la Guía VERSIÓN 01 Se modifica la versión 01 con el fin de actualizar la imagen del Ministerio del Interior. Se modifica la versión 02 con el fin de actualizar logo y lema del Ministerio del Interior y sus formatos, Se incluye los períodos de seguimiento. Se modifica la Matriz para la Gestión de Indicadores de Proceso. SI-G-04-F01 Se requiere renumerar la guía y sus formatos por eliminación de las guías según solicitud MEM15000021085-GMC-1103 del 24 de junio de 2015.. 02 03 Elaboró: Revisó: _________________________ Jorge Enrique Suárez Cartagena Oficina Asesora de Planeación ______________________________ Jacinto Montero Lora Coordinador Grupo Mejoramiento Continuo Oficina Asesora de Planeación Aprobó: ________________________ Ángela María López Gutiérrez Jefe Oficina Asesora de Planeación “Archivar en” 1103.47.03 Procesos y Procedimientos Estratégicos – Administración del Sistema Integrado de Gestión Institucional. Página 12 de12
