FECHA: 07/05/09 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE VALLEDUPAR OFICINA CONTROL FISCAL VERSION: 1.0 “De la mano contigo Vigilamos los bienes de todos” Nit: 892.300.310-2 INFORME DE AUDITORIA PAGINA: 1 de 75 INFORME FINAL DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL Modalidad Especial EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DE VALLEDUPAR – EMDUPAR S.A. E.S.P. VIGENCIAS 2006 Y 2007. CONTRALORÍA MUNICIPAL DE VALLEDUPAR MAYO - 2009 ¡De la mano contigo vigilamos los bienes de todos! E_mail: Carrera 9 No. 7 Bis 171 Teléfonos 5736868 – Telefax: 5853455 [email protected] WEB: www.contraloriavalledupar.gov.co FECHA: 07/05/09 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE VALLEDUPAR OFICINA CONTROL FISCAL VERSION: 1.0 INFORME DE AUDITORIA “De la mano contigo Vigilamos los bienes de todos” Nit: 892.300.310-2 PAGINA: 2 de 75 AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD ESPECIAL - EMDUPAR S.A. E.S.P. VIGENCIAS 2006 - 2007 Contralora Municipal: ALBA LUZ TRUJILLO LOBO Asesora Jurídica: MARTHA CECILIA MEJIA PEÑALOZA Directora Control Fiscal: CENIRA CLAVIJO PINO Equipo de auditores: Jorge Arturo Araujo Ramírez. (Líder) Mayte Melisa Sequeda Pimienta. Atilio Enrique Fernández Ustariz. Rodolfo Enrique Mizar Maestre. José Fernando Toro Pardo. Jaime Rafael Rico Jiménez. ¡De la mano contigo vigilamos los bienes de todos! E_mail: Carrera 9 No. 7 Bis 171 Teléfonos 5736868 – Telefax: 5853455 [email protected] WEB: www.contraloriavalledupar.gov.co FECHA: 07/05/09 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE VALLEDUPAR OFICINA CONTROL FISCAL VERSION: 1.0 INFORME DE AUDITORIA “De la mano contigo Vigilamos los bienes de todos” Nit: 892.300.310-2 PAGINA: 3 de 75 TABLA DE CONTENIDO Pág. 1. CARTA DE CONCLUSIONES 4 1.1. ALCANCE DE LA AUDITORIA 5 1.2. CONCEPTO SOBRE EL ANÁLISIS EFECTUADO 7 1.2.1. Línea contratación 7 1.2.2. Línea Tesorería 9 1.3. RELACIÓN DE HALLAZGOS 10 1.4. PLAN DE MEJORAMIENTO 10 2. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA 11 ANEXOS 70 ¡De la mano contigo vigilamos los bienes de todos! E_mail: Carrera 9 No. 7 Bis 171 Teléfonos 5736868 – Telefax: 5853455 [email protected] WEB: www.contraloriavalledupar.gov.co FECHA: 07/05/09 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE VALLEDUPAR OFICINA CONTROL FISCAL VERSION: 1.0 INFORME DE AUDITORIA “De la mano contigo Vigilamos los bienes de todos” Nit: 892.300.310-2 PAGINA: 4 de 75 Valledupar, 07 de mayo de 2009 Doctor LICINIO RAFAEL BELEÑO JIMENEZ Gerente – EMDUPAR S.A. E.S.P. Valledupar Respetuoso saludo doctor Beleño: La Contraloría Municipal de Valledupar, con fundamento en las facultades otorgadas por el artículo 267 de la Constitución Política, en concordancia con el artículo 272 ibídem y el artículo 65 de la Ley 42 de 1993, practicó Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral modalidad Especial a los procesos de contratación y tesorería de la Empresa de Servicios Públicos de Valledupar EMDUPAR S.A. E.S.P., a través de la evaluación de la gestión conforme a los principios de economía, eficiencia, eficacia, equidad y valoración de los costos ambientales con que administró los recursos puestos a su disposición y los resultados de su gestión en los procesos de contratación y tesorería. La auditoría incluyó la comprobación de que las operaciones financieras, administrativas y económicas se realizaron conforme a las normas legales, estatutarias y de procedimientos aplicables. Es responsabilidad de la administración el contenido de la información suministrada por EMDUPAR S.A. E.S.P. y de la Contraloría Municipal de Valledupar, su análisis para producir un informe integral que contenga el concepto sobre el examen practicado. El informe contiene aspectos administrativos, financieros y legales que una vez detectados como deficiencias por el equipo auditor, deben ser corregidos por la Administración y así contribuir al mejoramiento continúo de la organización y por consiguiente en la eficiente y efectiva prestación del servicio de acueducto y alcantarillado en beneficio de la ciudadanía y el mejoramiento de su calidad de vida, fin último del control fiscal. La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con las normas de Auditoría Gubernamentales compatibles con las Normas de General Aceptación, así como ¡De la mano contigo vigilamos los bienes de todos! E_mail: Carrera 9 No. 7 Bis 171 Teléfonos 5736868 – Telefax: 5853455 [email protected] WEB: www.contraloriavalledupar.gov.co FECHA: 07/05/09 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE VALLEDUPAR OFICINA CONTROL FISCAL VERSION: 1.0 “De la mano contigo Vigilamos los bienes de todos” Nit: 892.300.310-2 INFORME DE AUDITORIA PAGINA: 5 de 75 con las políticas y los procedimientos de auditoría establecidos por la Contraloría Municipal de Valledupar; por lo tanto, requirió acorde con ellas, de planeación y ejecución del trabajo de manera que el examen proporcione una base razonable para fundamentar nuestro concepto. La auditoría efectuó el examen a pruebas selectivas, de las evidencias y documentos que soportan los procesos de contratación y tesorería en las vigencias 2006 y 2007 y el cumplimiento de las disposiciones legales; los estudios y análisis se encuentran debidamente documentados en papeles de trabajo, los cuales reposan en los archivos de la Contraloría Municipal de Valledupar. 1.1. ALCANCE DE LA AUDITORÍA La auditoría a que se refiere el presente informe tuvo el siguiente alcance: Se examinaron los siguientes procesos. 1.1.1. Objetivos en la Línea Contratación: Confrontar si el objeto contratado estuvo acorde con las políticas, planes y programas que permitieran cumplir los fines institucionales de la entidad. Verificar y analizar si la gestión efectuada por la administración se realizó conforme a los principios de transparencia, economía y responsabilidad que condujeran al deber de selección objetiva. Establecer si las partes involucradas en el proceso contractual actuaron con la debida gestión, permitiendo el cabal cumplimiento de las cláusulas pactadas y las disposiciones legales que la reglamentan. Constatar si los pagos efectuados obedecieron a lo pactado y aseguraron que el objeto contractual y el plazo, cumplieran los fines o propósitos que dieron origen a su contratación. Analizar si se adoptaron las medidas pertinentes para ejercer control oportuno sobre el desarrollo del proceso contractual. ¡De la mano contigo vigilamos los bienes de todos! E_mail: Carrera 9 No. 7 Bis 171 Teléfonos 5736868 – Telefax: 5853455 [email protected] WEB: www.contraloriavalledupar.gov.co FECHA: 07/05/09 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE VALLEDUPAR OFICINA CONTROL FISCAL VERSION: 1.0 “De la mano contigo Vigilamos los bienes de todos” Nit: 892.300.310-2 INFORME DE AUDITORIA PAGINA: 6 de 75 Fundar si el objeto contratado alcanzó los fines previstos para satisfacer las necesidades de la administración. Comprobar si la terminación y liquidación del contrato se realizó dentro de los términos pactados. En la vigencia 2006 de la contratación celebrada por la entidad, se examinaron 48 contratos de un total de 241, que representan el 20% del total de los contratos. La muestra seleccionada suma un total de $3.960.455.389, que representa un 58% del valor total contratado. En la vigencia 2007 se examinaron 51 contratos de un total de 231, que representan el 22% del total de los contratos celebrados. La muestra seleccionada suma un total de $5.912.913.007, que representa un 45% del valor contratado. De la vigencia 2008 se revisaron 10 contratos que suman $5.591.627.914. 1.1.2. Objetivos en la Línea Tesorería: Determinar la razonabilidad de las cuentas que integran este ciclo reflejados en los Estados contables financieros del ente público. Verificar que los registros contables de cada una de las cuentas que integran el proceso de tesorería, se hayan efectuado de acuerdo a Principios y Normas de Contabilidad pública, y demás normas técnicas emitidas por la Contaduría General de la Nación. Confirmar que las cuentas de efectivo se manejan con criterios y políticas establecidos por los Principios y Normas de Contabilidad Pública. Comprobar, mediante selecciones aleatorias, que en las operaciones que dan origen a los ingresos y egresos se hayan anexado los documentos soporte que les corresponden, de acuerdo con las normas administrativas. Cotejar las notas débitos y créditos tanto de los libros auxiliares de bancos con las conciliaciones. Establecer que los egresos sean previamente aprobados por funcionarios autorizados (ordenador del gasto y demás). Constatar que los fondos y depósitos cumplan las condiciones disponibilidad inmediata y sin restricción en cuanto a su uso y destino. ¡De la mano contigo vigilamos los bienes de todos! E_mail: Carrera 9 No. 7 Bis 171 Teléfonos 5736868 – Telefax: 5853455 [email protected] WEB: www.contraloriavalledupar.gov.co de FECHA: 07/05/09 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE VALLEDUPAR OFICINA CONTROL FISCAL VERSION: 1.0 INFORME DE AUDITORIA “De la mano contigo Vigilamos los bienes de todos” Nit: 892.300.310-2 PAGINA: 7 de 75 Confrontar que todo egreso de fondos se efectúe mediante giro de cheques individuales con base en comprobantes debidamente legalizados. Observar que en los comprobantes de egreso se registre el número de la cuenta corriente y del cheque, el nombre del banco y el valor neto girado. En el área de tesorería, se examinaron 500 comprobantes de egresos de un total de 4.995, que representan el 10% del total. En el trabajo de auditoría se presentó la siguiente limitación que afectó el alcance de la misma: en algunos casos la información no se entregó en forma oportuna y completa haciéndose necesario reiterar lo solicitado, generando traumatismos en la aplicación de procedimientos de auditoría de acuerdo a lo planeado. Los hallazgos u observaciones se dieron a conocer oportunamente a la entidad dentro del desarrollo de la auditoría, las respuestas de la administración fueron analizadas y se incorporó en el informe lo que se encontró debidamente soportado. 1.2. CONCEPTO SOBRE EL ANÁLISIS EFECTUADO La Contraloría Municipal de Valledupar, conceptúa que la gestión de la Empresa de Servicios Públicos de Valledupar – EMDUPAR S.A. E.S.P., en las áreas o procesos evaluados, no cumple con los principios de economía, eficiencia, eficacia, equidad y valoración de los costos ambientales, como consecuencia de las observaciones planteadas en el presente informe. 1.2.1. Línea Contratación El Estado, con el fin de cumplir los fines esenciales consagrados en la Constitución y la Ley, acude a la contratación con los particulares ante la imposibilidad de asumir por sí mismo, la ejecución de las tareas necesarias para lograr la prestación de los servicios públicos y demás actividades de su naturaleza. Para adelantar la evaluación a la gestión contractual, se tomaron los contratos más representativos por su impacto social, la cuantía de la inversión y aquellos que fueron objeto de denuncia y/o quejas por presuntas irregularidades en su ejecución. Considerando que la contratación estatal tiene como propósito la ¡De la mano contigo vigilamos los bienes de todos! E_mail: Carrera 9 No. 7 Bis 171 Teléfonos 5736868 – Telefax: 5853455 [email protected] WEB: www.contraloriavalledupar.gov.co FECHA: 07/05/09 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE VALLEDUPAR OFICINA CONTROL FISCAL VERSION: 1.0 “De la mano contigo Vigilamos los bienes de todos” Nit: 892.300.310-2 INFORME DE AUDITORIA PAGINA: 8 de 75 satisfacción de las necesidades de la comunidad, donde se comprometen los servidores públicos y los particulares que intervienen en el proceso contractual a hacer buen uso y control de los recursos del estado. En el análisis efectuado a este proceso sobre las vigencias 2006 y 2007, y en algunos casos denuncias de la vigencia 2008, se detectaron debilidades administrativas por los siguientes aspectos: No se tienen en cuenta algunas disposiciones que regulan el proceso contractual, en especial las normas contempladas en el manual de contratación e interventoría de la entidad; no existen planes de contratación anual, no hay controles en el área de almacén, existen contratos en los que no se estipula con claridad la cantidad y especificaciones técnicas de los bienes adquiridos, suscripción de contratos onerosos que no reportaron beneficios a la entidad revelando una gestión antieconómica e ineficaz, ambigüedad en los estudios técnicos y/o términos de referencia previo a la contratación y carencia de estudios de conveniencia y oportunidad. Asimismo, al verificar los contratos, no se encontraron algunos soportes documentales de los informes de interventoría, ni de los contratistas. De otra parte, se observa que los interventores avalan informes sin la respectiva inspección, seguimiento y control, demostrando falta de eficiencia y eficacia en la salvaguarda de los recursos de EMDUPAR S.A. ESP. En el archivo de los contratos u órdenes suscritos, no se observa la rigurosa aplicación de normas de gestión y administración documental por parte de la empresa, acorde a lo establecido en la Ley 594 de 2000 y el capitulo primero del Decreto 4124 de 2004, poniendo en riesgo la custodia y cuidado de los documentos contractuales, así como la memoria institucional. En el proceso de contratación EMDUPAR S.A. E.S.P., gasto en el año 2006 el 30% de su presupuesto y en la vigencia 2007 el 47%, sin embargo no ha implementado los controles de rigor que la magnitud de las inversiones amerita. Lo expuesto nos permite afirmar que no se cumplieron de manera adecuada los procedimientos formales para contratar establecidos por la misma entidad en su manual interno de contratación e interventoría; tampoco se respetaron los principios medulares de la función pública de moralidad y eficacia en la gestión ¡De la mano contigo vigilamos los bienes de todos! E_mail: Carrera 9 No. 7 Bis 171 Teléfonos 5736868 – Telefax: 5853455 [email protected] WEB: www.contraloriavalledupar.gov.co FECHA: 07/05/09 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE VALLEDUPAR OFICINA CONTROL FISCAL VERSION: 1.0 INFORME DE AUDITORIA “De la mano contigo Vigilamos los bienes de todos” Nit: 892.300.310-2 PAGINA: 9 de 75 desarrollada por los gerentes de EMDUPAR en la suscripción, ejecución y pago de varios contratos. Denotando falencias en los procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por la entidad, con el fin de procurar de todas las actividades, operaciones y actuaciones se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes (Control interno). 1.2.2. Línea Tesorería. La Tesorería de EMDUPAR S.A., tramitó 2.276 comprobantes de egresos en la vigencia 2006, y 2.719 en la vigencia 2007, para un total de 4.995 comprobantes; en la muestra tomada se pudo verificar los siguientes aspectos: número, fecha, beneficiario, cédula o NIT, concepto del gasto, valor bruto del pago, retenciones practicadas, neto pagado, cuenta bancaria afectada, número de cheque, verificación del valor cobrado en extracto, certificado de disponibilidad y registro presupuestal. El trabajo de campo realizado permite concluir, que a pesar de encontrarse deficiencias en los pagos de algunos contratos como: falta de disponibilidad Presupuestal y no exigencia en su totalidad de los requisitos legales de la facturas de ventas; el equipo auditor considera que el manejo de tesorería es aceptable. Se recomienda maximizar los controles, con el fin de soslayar los riesgos asociados a los procesos de tesorería. La entidad posee 69 cuentas bancarias, se observo la existencia de un alto porcentaje de cuentas inactivas con saldos pendientes por ejecutar de convenios interadministrativos; se recomienda que se realicen los tramites pertinentes que conlleven a la depuración de las mismas. Con relación a la observación que se dejo en el plan de mejoramiento sobre el atraso de las conciliaciones bancarias, se evidencio alto cumplimiento por parte del sujeto auditado ya que estas se encuentran conciliadas en un 80%. En el archivo de los comprobantes de egreso suscritos, no se observa la aplicación de normas de gestión y administración documental por parte de la empresa, acorde a lo establecido en la Ley 594 de 2000 y el capitulo primero del Decreto 4124 de 2004, éstos están expuestos y sin seguridad; poniendo en riesgo la custodia y cuidado de los documentos, así como la memoria institucional. ¡De la mano contigo vigilamos los bienes de todos! E_mail: Carrera 9 No. 7 Bis 171 Teléfonos 5736868 – Telefax: 5853455 [email protected] WEB: www.contraloriavalledupar.gov.co FECHA: 07/05/09 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE VALLEDUPAR OFICINA CONTROL FISCAL VERSION: 1.0 “De la mano contigo Vigilamos los bienes de todos” Nit: 892.300.310-2 INFORME DE AUDITORIA PAGINA: 10 de 75 1.3. RELACIÓN DE HALLAZGOS En desarrollo de la presente auditoría, se establecieron 35 (treinta y cinco) hallazgos administrativos, de los cuales 32 (treinta y dos) tienen presunta incidencia disciplinaria, 16 (dieciséis) fiscales en cuantía de $1.667.087.690. y dos (2) penales; estos serán trasladados ante las autoridades competentes. 1.4. PLAN DE MEJORAMIENTO La entidad debe ajustar el plan de mejoramiento que se encuentra desarrollando, con acciones y metas que permitan solucionar las deficiencias comunicadas durante el proceso auditor y que se describen en el informe. El Plan de Mejoramiento ajustado debe ser entregado a la Contraloría Municipal de Valledupar, dentro de los 15 días hábiles siguientes al recibo del informe, de acuerdo con la resolución Orgánica No 062 de 2002, proferida por la Contraloría Municipal de Valledupar. Dicho plan de mejoramiento debe contener las acciones y metas que se implementarán por parte de la entidad, las cuales deberán responder a cada una de las debilidades detectadas y comunicadas por el equipo auditor, el cronograma para su implementación y los responsables de su desarrollo. Atentamente, ALBA LUZ TRUJILLO LOBO Contralora Municipal de Valledupar ¡De la mano contigo vigilamos los bienes de todos! E_mail: Carrera 9 No. 7 Bis 171 Teléfonos 5736868 – Telefax: 5853455 [email protected] WEB: www.contraloriavalledupar.gov.co FECHA: 07/05/09 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE VALLEDUPAR OFICINA CONTROL FISCAL VERSION: 1.0 INFORME DE AUDITORIA “De la mano contigo Vigilamos los bienes de todos” Nit: 892.300.310-2 PAGINA: 11 de 75 2. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA 2.1 EVALUACIÓN A LA CONTRATACIÓN De acuerdo a la información reportada por EMDUPAR S.A. E.S.P. con relación a la contratación, se estableció el valor total de la misma según tipos de contratos así: CUADRO No 1. CONTRATOS SUSCRITOS VIGENCIA 2006 ESTADISTICAS 2006 Tipos de Contratos Cantidad Contratos Valor Contrato de Suministro 7 $ 2,019,083,000.00 Contrato de Obra 22 $ Contrato de Prestación de Servicios 64 $ 1,914,646,714.00 Contrato de Consultoría 5 $ 1,445,830,520.00 575,731,804.95 Órdenes de Compra 143 $ 903,469,238.00 TOTALES 241 $ 6,858,761,276.95 GRAFICA No 1 ¡De la mano contigo vigilamos los bienes de todos! E_mail: Carrera 9 No. 7 Bis 171 Teléfonos 5736868 – Telefax: 5853455 [email protected] WEB: www.contraloriavalledupar.gov.co FECHA: 07/05/09 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE VALLEDUPAR OFICINA CONTROL FISCAL VERSION: 1.0 “De la mano contigo Vigilamos los bienes de todos” Nit: 892.300.310-2 INFORME DE AUDITORIA PAGINA: 12 de 75 CUADRO No 2. CONTRATOS SUSCRITOS VIGENCIA 2007 ESTADISTICAS 2007 Tipos de Contratos Cantidad Contratos Valor Contrato de Suministro 20 $ 1,681,904,500.00 Contrato de Obra 72 $ 8,640,095,137.98 Contrato de Prestación de Servicios 52 $ 1,160,740,737.76 Contrato de Consultoría 5 $ 205,949,477.00 Órdenes de Compra Almacén 82 $ 1,381,742,357.39 TOTALES 231 $ 13,070,432,210.13 GRAFICA No 2 Del análisis realizado a la muestra seleccionada y en atención a las quejas y/o denuncias, se obtuvieron las siguientes observaciones: Hallazgo 01. Ausencia de planeación en la actividad contractual El contrato es el instrumento jurídico para la ejecución de la planificación y el presupuesto y para asegurar el cumplimiento de los fines del Estado. La preparación del contrato estatal, comienza con mucha antelación al momento que los entes públicos toman la decisión de celebrar un negocio jurídico en particular, ¡De la mano contigo vigilamos los bienes de todos! E_mail: Carrera 9 No. 7 Bis 171 Teléfonos 5736868 – Telefax: 5853455 [email protected] WEB: www.contraloriavalledupar.gov.co FECHA: 07/05/09 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE VALLEDUPAR OFICINA CONTROL FISCAL VERSION: 1.0 “De la mano contigo Vigilamos los bienes de todos” Nit: 892.300.310-2 INFORME DE AUDITORIA PAGINA: 13 de 75 ésta etapa se encuentra estrechamente ligada con la elaboración de los planes y programas generales de gasto e inversión y la conformación del presupuesto. De la evaluación realizada en las vigencias 2006, 2007 y 2008, se pudo constatar que EMDUPAR S.A. E.S.P. no realizó el Plan Anual de Contratación para la adquisición de bienes y servicios requeridos para el logro de los objetivos y metas institucionales y el buen funcionamiento de la entidad durante la vigencia fiscal, el cual debió efectuarse con base en las necesidades planteadas y detectadas por los jefes de departamentos, de unidades, de áreas y oficina de compras, con el apoyo institucional de la oficina jurídica, secretaria general y la coordinación de la unidad de planificación. Lo anterior ha conllevado a celebrar contratos inadecuados donde no hay claridad del objeto de los mismos, no se determina la cantidad y las especificaciones técnicas requeridas, se evidenciaron contratos suspendidos y prórrogas constantes. Análisis de la respuesta. Del análisis efectuado a los planteamientos del sujeto auditado, el equipo auditor mantiene la observación y reafirma que en este caso no se cuestiona la existencia o no del plan de compras; sino la inexistencia del plan anual de Contratación a que se refiere el Manual Interno de Contratación e Interventoría de la empresa. Por consiguiente, el equipo auditor considera que la respuesta del sujeto auditado no desvirtúa la presunta inconsistencia formulada en el Informe Preliminar. Para el equipo auditor estas debilidades o deficiencias pueden constituirse en un presunto hallazgo administrativo con incidencia disciplinaria, por incumplimiento a lo establecido en el folio 3 etapa precontractual numeral 1, artículos 3, 7 y 37 del Manual interno de contratación e Interventoría de la empresa; el artículo 2 literal b) y h) de la Ley 87 de 1993; el artículo 23 y el numeral 1 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002. Hallazgo 02 Bienes sin asegurar - contrato Nº 0038 de 2006. El servidor debe vigilar y salvaguardar los bienes y valores que le han sido encomendados para que sean utilizados debida y racionalmente, de conformidad con los fines a que han sido destinados. Del análisis realizado al contrato Nº 0038 de 2006, cuyo objeto es “la adquisición de una unidad móvil de limpieza y succión”; por valor de $679.500.000, este vehículo ¡De la mano contigo vigilamos los bienes de todos! E_mail: Carrera 9 No. 7 Bis 171 Teléfonos 5736868 – Telefax: 5853455 [email protected] WEB: www.contraloriavalledupar.gov.co FECHA: 07/05/09 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE VALLEDUPAR OFICINA CONTROL FISCAL VERSION: 1.0 “De la mano contigo Vigilamos los bienes de todos” Nit: 892.300.310-2 INFORME DE AUDITORIA PAGINA: 14 de 75 fue adquirido para realizar las actividades propias de la prestación del servicio de acueducto y alcantarillado en la ciudad de Valledupar. Mediante prueba de auditoría se pudo constatar que la entidad venia utilizando el vehículo o móvil de limpieza y succión de placa No SZA 095, sin el debido seguro obligatorio desde el 17 de marzo de 2008 y solo hasta el 07 de noviembre del mismo, siete (7) meses después de vencido fue renovado, después de la solicitud realizada por el equipo auditor. El vehículo se encontraba sin el seguro obligatorio, razón por la cual no podía ser utilizado, así lo enseña la norma legal (artículo 42 de la Ley 769 de 2002), de lo cual se deriva que al permitir su uso, en las circunstancias aquí descritas configura un uso indebido del bien. Se puede concluir, que en la entidad no hay control y vigilancia en la salvaguarda de los bienes que hacen parte de la misma; lo que puede traer como consecuencia que los bienes en cualquier momento sean dañados, hurtados, y en el peor de los casos, ocasionar daños a terceros que afectarían el patrimonio de la entidad. El ejercicio del Control Interno deberá concebirse y organizarse de tal manera que sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos existentes en la entidad, para proteger los recursos de la organización buscando su adecuada administración ante posibles riesgos. Análisis de la respuesta. Teniendo en cuenta que en su respuesta la entidad anexa la póliza de seguro que amparaba al vehiculo, y que éste no causó daño alguno, ni la debilidad ha sido recurrente, el equipo auditor replantea la connotación dada inicialmente en el informe preliminar, quitando la incidencia disciplinaria, dejándola de tipo administrativo con el fin de que se sometan a un plan de mejoramiento. Por consiguiente, se constituye un hallazgo administrativo. Hallazgo 03. Suministro de bienes El artículo séptimo del Manual de Contratación interna de EMDUPAR SA ESP establece que la contratación debe obedecer a una adecuada planeación y eficiente uso de los recursos, control de inventarios y el aseguramiento de la calidad de las adquisiciones para cada vigencia fiscal, racionalizando el gasto público como acción prioritaria del Estado; para garantizar el funcionamiento administrativo de las diferentes dependencias que sirven de apoyo para un mejor y oportuno servicio misional de la entidad. ¡De la mano contigo vigilamos los bienes de todos! E_mail: Carrera 9 No. 7 Bis 171 Teléfonos 5736868 – Telefax: 5853455 [email protected] WEB: www.contraloriavalledupar.gov.co FECHA: 07/05/09 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE VALLEDUPAR OFICINA CONTROL FISCAL VERSION: 1.0 “De la mano contigo Vigilamos los bienes de todos” Nit: 892.300.310-2 INFORME DE AUDITORIA PAGINA: 15 de 75 De la inspección técnica realizada a varias dependencias, incluida la división de Servicios generales y suministros, el equipo auditor detectó la falta de manuales de procedimientos que contemplen la planeación, programación y controles utilizados en el manejo de las entradas y salidas de elementos. De la evaluación realizada a las entradas y salidas de los elementos o bienes suministrados mediante los contratos números 0041 de la vigencia 2006; 0118, 0027, 0044, 0030, 0119, 0061, y 0082 de la vigencia fiscal 2007; 059, 088 de la vigencia 2008, se revisaron las ordenes de servicios 200700005, 20070007, 20070012, 20070021, 20070023, 20070037, 200700059, 20070065; se verificaron selectivamente el suministro de elementos o bienes a las diferentes dependencias de la empresa, donde se pudo constatar que no se llevan los debidos procedimientos referente al control de solicitudes y pedidos; se requirieron los archivos físicos de las vigencias 2006, 2007 y 2008, y estos no fueron entregados. La División de Suministros de la Empresa EMDUPAR S. A. E S. P., no cumple con lo establecido en las normas; no existen políticas y lineamientos generales para la administración de los bienes de consumo, devolutivos y de los bienes muebles de la entidad, no hay un inventario actualizado y valorizado de los bienes muebles, se llevan procedimientos inadecuados, el plan de compras no tiene la operatividad efectiva, es inapropiado el manejo de las entradas y salidas de elementos, algunos elementos fueron entregados con base en los pedidos, los cuales se encuentran sin firmas de recibo a satisfacción, no se lleva kárdex en almacén a pesar de estar sistematizada la dependencia. De otra parte, la dependencia de almacén de cualquier entidad pública o privada, se responsabilizará del control y clasificación de mercancías, de tal manera que los elementos que se custodien allí, permanezcan en buen estado, en óptimas condiciones ambientales y de seguridad que garantice una vida útil del producto. Mediante inspección física de bienes se pudo evidenciar que existen equipos de cómputo y periféricos como impresoras, teclados y dispositivos de comunicaciones, los cuales se encuentran inutilizados y sujetos al deterioro por el estado de almacenamiento en que están. (Ver Anexo 2). De igual forma no se evidenció documento alguno en donde se determine la disposición final de cada uno de estos elementos, ni reporte técnico de funcionario idóneo que especifique el estado de uso en que se encuentran estos elementos. Análisis de la respuesta. Para el equipo auditor no son suficientes sus descargos por ser posteriores a las acciones; reiterando además que en visitas realizadas al área de ¡De la mano contigo vigilamos los bienes de todos! E_mail: Carrera 9 No. 7 Bis 171 Teléfonos 5736868 – Telefax: 5853455 [email protected] WEB: www.contraloriavalledupar.gov.co FECHA: 07/05/09 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE VALLEDUPAR OFICINA CONTROL FISCAL VERSION: 1.0 “De la mano contigo Vigilamos los bienes de todos” Nit: 892.300.310-2 INFORME DE AUDITORIA PAGINA: 16 de 75 almacén se pudo constatar que no se aplican los procesos señalados, ni se lleva un Kárdex; revelando la falta de organización general en la dependencia de almacén por la ausencia de control y vigilancia de los elementos adquiridos, en tal sentido no se acepta la respuesta del ente auditado, quedando en firme las debilidades detectadas. Estos hechos descritos configuran un presunto hallazgo Administrativo con presunta incidencias disciplinaria por inobservar el artículo 7 del Manual interno de Contratación e Interventoría de EMDUPAR SA ESP; los literales a), b), c), d), e), f) articulo 2º, y literales e), i) artículo 4 de la Ley 87 de 1993; articulo 23 y los numerales 1, 21 y 22 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002. Hallazgo 04. Contrato de Suministro No 0122 de 2007. Los servidores públicos están obligados a buscar el cumplimiento de los fines de la contratación, a vigilar la correcta ejecución del objeto contratado y a proteger los derechos de la entidad, del contratista y de los terceros que puedan verse afectados por la ejecución del contrato. Del análisis documental realizado al Contrato de suministro No 0122 del 06 de noviembre de 2007, cuyo objeto es “Suministro de un Software comercial para la empresa de Servicios Públicos de Valledupar EMDUPAR S.A. E.S.P.”, suscrito con Avanced Technologies Group Consultant S.A. AT SA, por valor de $350.000.000., con una adición de $170.000.000., para un total de $520.000.000., se pudo determinar que no se está dando aplicación a los principios que rigen la administración pública, además de incumplir lo dispuesto en el Manual de contratación e Interventoría de la empresa, debido a: Falta de experiencia del Contratista. En su propuesta el contratista demuestra su experiencia, relacionando dos (2) contratos y sus adiciones, uno con el Hospital local de Aguachica y el otro con el Municipio de Valledupar, dentro de los cuales la implementación realizada no corresponden a procesos comerciales que era lo requerido por EMDUPAR S.A. E.S.P. para suplir su necesidad. Además, según auditoria Gubernamental con Enfoque Integral, vigencia 2006, realizada al Municipio de Valledupar, por la Contraloría Municipal, se pudo comprobar que Avanced Technologies Group Consultant S.A. AT SA, incumplió en la implementación y funcionamiento del software objeto del contrato suscrito con el Municipio; situación ésta que pudo identificar EMDUPAR S.A. E.S.P. antes de suscribir el contrato, lo que deja ver la falta de vigilancia y verificación, al momento de seleccionar objetivamente al ¡De la mano contigo vigilamos los bienes de todos! E_mail: Carrera 9 No. 7 Bis 171 Teléfonos 5736868 – Telefax: 5853455 [email protected] WEB: www.contraloriavalledupar.gov.co FECHA: 07/05/09 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE VALLEDUPAR OFICINA CONTROL FISCAL VERSION: 1.0 “De la mano contigo Vigilamos los bienes de todos” Nit: 892.300.310-2 INFORME DE AUDITORIA PAGINA: 17 de 75 contratista; incumpliendo lo dispuesto en los términos de la invitación privada para adquisición del software, anexo 5, especificaciones técnicas mínimas exigidas al proveedor, ítem 2 folio 24, que dice: “ El oferente deberá demostrar como mínimo tres (3) implantaciones exitosas en Empresas públicas y/o privadas dirigidas al manejo de procesos administrativos y comerciales de dichas instituciones. De igual manera EMDUPAR S.A. E.S.P., se reserva el derecho de visitar y verificar la implantación y funcionamiento del software en sitio lo que le permitirá conocer y realizar un diagnostico exhaustivo de la aplicación, verificando las fortalezas y debilidades del software” Se suscribió el Contrato Modificatorio No 001 al Contrato de Suministro No 122 de 2007, por valor de $170.000.000. para la “ adquisición de un modulo de migración de datos, el cual no quedo contemplado dentro del mismo y en consecuencia garantizar el procesamiento de datos en la estructura nueva del software que se va adquirir.” , el cual para el equipo auditor, por las evidencias encontradas, era innecesario e injustificado toda vez que en su propuesta inicial el contratista garantizaba que “el sistema de información RIDANA AQUA, esta diseñado en arquitectura Cliente-Servidor, lo que representa una importante confiabilidad de la integridad de los datos, esta característica también es importante a la hora de desear una migración a otro tipo de servidor de base de datos como son SQL Server, Oracle, MySQL, ETC”.(folio 13); asimismo en la metodología de implantación de la propuesta presentada por el contratista, en la Fase 3 se describe: Migración y puesta en marcha. “Se realiza en esta fase la implementación y puesta en marcha del sistema por módulos y la carga inicial de la base de datos con la información que proporcionará EMDUPAR S.A. E.S.P., con estos archivos se realizara la conversión de los datos a las nuevas estructuras del sistema, migrando así los datos básicos, generales, históricos e iniciales.” (folio 19). Vencimiento del plazo contractual, acta de inicio de fecha 09 de noviembre de 2007. Contrato modificatorio No 002 de fecha 04 de marzo de 2008 por medio del cual se prorroga por cuarenta y cinco (45) días mas el Contrato de Suministro No 0122 de 2007. Contrato modificatorio No 003 de fecha 18 de abril de 2008 por medio del cual se prorroga por cuarenta (40) días mas el Contrato de Suministro No 0122 de 2007. A pesar de las prorrogas otorgadas, el plazo contractual terminó el 31 de mayo de 2008 y a la fecha no se ha dado cabal cumplimiento al objeto ¡De la mano contigo vigilamos los bienes de todos! E_mail: Carrera 9 No. 7 Bis 171 Teléfonos 5736868 – Telefax: 5853455 [email protected] WEB: www.contraloriavalledupar.gov.co FECHA: 07/05/09 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE VALLEDUPAR OFICINA CONTROL FISCAL VERSION: 1.0 “De la mano contigo Vigilamos los bienes de todos” Nit: 892.300.310-2 INFORME DE AUDITORIA PAGINA: 18 de 75 contratado, ni se ha liquidado. Asimismo se encuentran vencidas las garantías. Falta de control y vigilancia EMDUPAR S.A. E.S.P. canceló a Avanced Technologies Group Consultant S.A. AT SA, la suma de $432.500.000., correspondientes al 83% del valor total pactado por la adquisición del software, el cual no ha sido entregado a satisfacción. Se suscribió un acta parcial el día 17 de diciembre de 2008, donde se entrega por parte del contratista la instalación de las tablas iniciales del sistema AQUA, actividad que no evidenciaba mayores avances en la implementación del sistema y se recibió como el 75% de avance; en la misma acta se recibe instalado el software migrador de datos, y aún el modulo para migrar los datos no ha sido entregado ni instalado. Se designó como Interventor al Jefe de la Unidad de Sistemas, quien no rindió informes parciales ni final de su gestión, sobre el estado de ejecución técnica, física y financiera en que se encontraba el contrato; éste funcionario fue declarado insubsistente mediante resolución No 00779 de fecha 26 de agosto de 2008, fecha para la cual ya debía haber suministrado e implementado el software contratado, sin embargo, el contratista continuaba con las actividades de implementación, sin la debida interventoría ya que esta no ha sido asignada nuevamente. Existe suficiente documentación en la empresa, que demuestran el incumplimiento del contratista, Avanced Technologies Group Consultant S.A. AT SA, sin embargo, a la fecha EMDUPAR S.A. E.S.P. no ha iniciado acción judicial o sanción alguna en contra del contratista. Análisis de la respuesta. Respecto a la experiencia, los contratos presentados por el contratista son dos, los otros corresponden ha adiciones de los primeros, a demás la entidad no verificó la implantación y funcionamiento de los (software) trabajos desarrollados por el contratista en sitio lo que le permitiera conocer y realizar un diagnostico exhaustivo de la aplicación. Asimismo no se obtuvo respuesta por la falta de control y vigilancia del contrato ni por la adición realizada. Los argumentos presentados por la entidad, no desvirtúan la observación detectada por el equipo auditor. ¡De la mano contigo vigilamos los bienes de todos! E_mail: Carrera 9 No. 7 Bis 171 Teléfonos 5736868 – Telefax: 5853455 [email protected] WEB: www.contraloriavalledupar.gov.co FECHA: 07/05/09 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE VALLEDUPAR OFICINA CONTROL FISCAL VERSION: 1.0 “De la mano contigo Vigilamos los bienes de todos” Nit: 892.300.310-2 INFORME DE AUDITORIA PAGINA: 19 de 75 Frente a las presuntas irregularidades antes enunciadas, se observa una conducta omisiva y permisiva de los funcionarios de la empresa involucrados en la ejecución del contrato. Por lo tanto para el equipo auditor se establece un hallazgo de tipo administrativo, con presuntas incidencias disciplinaria por inobservar lo establecido en el artículo 3, 7, 25, 26, 37, 40 y 42 del Manual interno de Contratación e Interventoría de EMDUPAR S.A. E.S.P.; artículo 23, numeral 1º del artículo 34; numerales 31 y 34 del artículo 48 de la Ley 734 de 2002; fiscal en cuantía de $432.500.000. y penal por la presunta comisión del delito de falsedad ideológica en documento público consagrado en el artículo 286 del código penal (Ley 599 de 2000), al consignar una falsedad que serviría como prueba para el pago parcial del Contrato; y el artículo 410 del mismo, al tramitar un contrato sin observancia de los requisitos legales esenciales. Hallazgo 05. Orden de compra No 200700059 del 07 de septiembre de 2007. Los servidores públicos están obligados a buscar el cumplimiento de los fines de la contratación y velar por la buena calidad del objeto contratado. En la evaluación realizada a la Orden de Compra No 200700059 del 07 de septiembre de 2007, cuyo objeto es el suministro de un Espectrofotómetro, suscrito con Industrias de cortes y dobleces Titan y/o Omar G Gómez, por valor de $37.120.000., se pudo observar mediante visita técnica que realizó este organismo de control fiscal el día 13 de noviembre de 2008, que este no se encuentra funcionando adecuadamente. Este equipo debió ser entregado por el contratista en funcionamiento y perfecto estado de operación, sin embargo han transcurrido más de doce (12) meses desde la fecha inicial prevista de entrega y puesta en marcha del equipo, y aún no ha prestado el servicio para el que fue adquirido. El equipo fue recibido sin realizar las pruebas técnicas para determinar su estado y características, ni se realizaron las capacitaciones necesarias para su manejo y funcionamiento. El pago total del contrato se realizó el 26 de octubre de 2007, comprobante de egreso No 2007002047, sin que los supervisores del mismo hayan procedido a verificar el adecuado y correcto funcionamiento del equipo. Según valoración y verificación realizada al equipo por la firma Multiservicios Alfur, personal capacitado y preparado profesionalmente, éste presenta problemas en la lámpara de tungsteno, marcando lecturas erróneas que comprometen la fiabilidad de las pruebas que en él se realicen, asimismo constató que el equipo ha sido utilizado 46 horas, contradiciendo la opinión del personal del laboratorio de la ¡De la mano contigo vigilamos los bienes de todos! E_mail: Carrera 9 No. 7 Bis 171 Teléfonos 5736868 – Telefax: 5853455 [email protected] WEB: www.contraloriavalledupar.gov.co FECHA: 07/05/09 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE VALLEDUPAR OFICINA CONTROL FISCAL VERSION: 1.0 “De la mano contigo Vigilamos los bienes de todos” Nit: 892.300.310-2 INFORME DE AUDITORIA PAGINA: 20 de 75 planta que argumentan que el equipo no se ha utilizado este tiempo, ya que desde el mismo momento de su entrega no funcionó adecuadamente. A pesar que la administración de la empresa tenía conocimiento de las irregularidades, como consta en los informes de fecha 23 de abril y 15 de agosto de 2008 presentados por el Jefe División de Producción y el de fecha 28 de agosto de 2008 presentado por la Jefe de Control Interno, la entidad no realizó las gestiones pertinentes para hacer efectiva las garantías ofrecidas por el proveedor, constituyendo un presunto detrimento al patrimonio de la empresa en cuantía de $37.120.000. Análisis de la respuesta. Los argumentos presentados por la entidad, no desvirtúan la observación detectada por el equipo auditor, ya que el equipo suministrado no ha prestado el servicio para el cual fue adquirido, se observa en su respuesta, que éste se recibió a satisfacción sin constatar su correcto funcionamiento, ni se capacitó adecuadamente al personal para su manejo por no contar con los reactivos necesarios para ello. Asimismo existen suficientes evidencias que demuestran que la entidad tenía conocimiento de los hechos y no hizo efectivas las garantías pactadas en el contrato. Para el equipo auditor los hechos antes descritos constituyen, un presunto hallazgo administrativo con presuntas incidencias fiscal en cuantía de $37.120.000, por lo señalado en el artículo 6 de la Ley 610 de 2000 e incurriendo en una presunta conducta disciplinaria por incumplimiento de las obligaciones de los servidores públicos, según lo señalado en los artículos 25 y 42 del Manual interno de Contratación e Interventoría de EMDUPAR S.A. E.S.P. y los artículos 23; 34, numeral 1; 48 numerales 31 y 34 de la Ley 734 de 2002. Hallazgo 06. Contrato de prestación de Servicios No 0106 de 2007. Del análisis documental, realizado al contrato No 0106 del 09 de agosto de 2007, cuyo objeto es “prestación de servicios profesionales de abogados para la recuperación de la cartera morosa de la empresa mediante cobros pre jurídicos y jurídicos a los usuarios morosos y demás acciones pertinentes, de acuerdo a la información suministrada por la empresa de servicios públicos de Valledupar S.A. E.S.P.”, suscrito con Iván Castro Maya E.U. Las partes acordaron que el pago del citado contrato sería por el concepto de Honorarios profesionales por las actividades de cobro pre- jurídico a razón del 8% de lo efectivamente recaudado y por el cobro jurídico se cancelaría el 12% de lo efectivamente recaudado en desarrollo del objeto contractual. ¡De la mano contigo vigilamos los bienes de todos! E_mail: Carrera 9 No. 7 Bis 171 Teléfonos 5736868 – Telefax: 5853455 [email protected] WEB: www.contraloriavalledupar.gov.co FECHA: 07/05/09 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE VALLEDUPAR OFICINA CONTROL FISCAL VERSION: 1.0 “De la mano contigo Vigilamos los bienes de todos” Nit: 892.300.310-2 INFORME DE AUDITORIA PAGINA: 21 de 75 Analizado el comprobante de egreso número 2007002274, de fecha 26 de noviembre de 2007, donde se le cancelan al contratista los honorarios por la gestión realizada entre el 01 al 31 del mes de octubre de 2007, según factura número 002 de 2007, entregada por el contratista. Debemos señalar la siguiente inconsistencia: Se le entrego a la Comisión de auditoría un C.D, el cual presenta información respecto de la gestión de cobro realizada por el contratista en el mes de octubre de 2008, al verificar el total recaudado en éste mes, asciende a la suma de $81.524.731, lo que indica que EMDUPAR S.A., debe cancelar por Honorarios el 8% de los efectivamente recaudado o sea la suma de $6.521.978. Pero se aprecia en el comprobante de egreso número 2007002274, que al contratista le reconocen una gestión en el recaudo por valor de $151.943.978., cancelándole al contratista $12.155.518 por honorarios; valor superior al establecido por el equipo auditor según la documentación entregada por la administración. Lo que indica que EMDUPAR S.A., reconoció al contratista $5.633.540. de más, configurando un presunto detrimento de los recursos de la empresa, por pagar en forma indebida los servicios prestados por el contratista. Del análisis de la respuesta a la observación formulada al Comprobante de egreso número 2008000462 del 14 de marzo de 2008. El sujeto auditado presenta una fotocopia autentica del contrato Modificatorio No. 001 del 17 de diciembre de 2007, con el cual se modificó la cláusula tercera del contrato inicial, quedando como porcentaje de pago al contratista honorarios del diez por ciento de lo efectivamente recaudado. Por lo que queda desvirtuado el presunto detrimento detectado inicialmente. Respecto al comprobante 2007002274 no se demostró la gestión realizada por el contratista. Los hechos descritos constituyen para el equipo auditor un hallazgo de tipo administrativo, con presuntas incidencias disciplinaria, por incumplimiento a lo establecido en el artículo 25 del Manual Interno de Contratación e Interventoría de la empresa; artículo 23, numeral 1 del artículo 34 y numeral 31 articulo 48 de la Ley 734 de 2002; y fiscal en una cuantía de $5.633.540 por lo establecido en el artículo 6 de la Ley 610 de 2000. Hallazgo 07. Contrato de Suministro N° 0042 de 2007. Analizado el contrato de Suministro N° 0042 del 21 de marzo de 2007, cuyo objeto contractual es “Suministro del software AGC SERVER 92 WS – ARC Editor 9.0, para la implementación del Sistema de Información Georeferenciada – GIS de la ¡De la mano contigo vigilamos los bienes de todos! E_mail: Carrera 9 No. 7 Bis 171 Teléfonos 5736868 – Telefax: 5853455 [email protected] WEB: www.contraloriavalledupar.gov.co FECHA: 07/05/09 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE VALLEDUPAR OFICINA CONTROL FISCAL VERSION: 1.0 “De la mano contigo Vigilamos los bienes de todos” Nit: 892.300.310-2 INFORME DE AUDITORIA PAGINA: 22 de 75 Empresa de Servicios Públicos de Valledupar, Emdupar S.A E.S.P”., por valor de $56.590.345. Este software fue adquirido en el mes de Julio de 2007, según estudio de conveniencia y oportunidad elaborado por la empresa, en donde se plantea la necesidad de adquirir un sistema de información que incluya consulta Georeferenciada de mapeo de redes, estado de solicitudes, gestión de mantenimiento, inspecciones técnicas, interventoría y demás aspectos inherentes a la gestión técnica de los servicios de acueducto y alcantarillado. Ante esta situación la empresa decide adquirir el software en mención, con el objeto de implementar un sistema de información geográfico y a demás para dar cumplimiento al programa de gestión y acuerdo de mejoramiento. Sin embargo, a la fecha de corte de la auditoria, el equipo auditor, pudo comprobar que el software, dieciocho (18) meses después de ser adquirido, no ha sido de utilidad para la empresa, debido a que no se ha utilizado desde su adquisición. Esto evidencia claramente que la empresa no planeo de manera adecuada su actividad contractual, está fue improvisada, lo que conllevó a realizar un gasto hasta ahora innecesario e inoperante. Analizada la respuesta de la entidad y al verificar los argumentos planteados por el sujeto de control sobre el aplicativo y las diferentes actividades alternas que se requieren para que el sistema como tal funcione adecuadamente, el equipo auditor acepta la respuesta dada por el ente y decide cambiar la incidencia del hallazgo, dejándolo solo administrativo a fin de poder hacerle seguimiento a esta observación y lograr que la entidad implemente adecuadamente una herramienta tan importante en la gestión de los procesos que realiza la empresa en beneficio de la comunidad. Debemos señalar la importancia del seguimiento que ejecute control Interno, en cumplimiento de las funciones otorgadas en la 87 de 1993, en especial el numeral e del articulo 12. Esta constituye para el equipo auditor un hallazgo de tipo administrativo. Hallazgo 08. Contrato de consultoria Nº 0036 de 2007. De la evaluación realizada al contrato Nº 0036 de 2007, cuyo objeto es “ la realización de estudios de caracterización de las fuentes hídricas superficiales y vertimientos en el sistema de tratamiento de aguas residuales “el Tarullal y el Salguero” de la ciudad de Valledupar”. Una vez revisados los documentos soportes del ¡De la mano contigo vigilamos los bienes de todos! E_mail: Carrera 9 No. 7 Bis 171 Teléfonos 5736868 – Telefax: 5853455 [email protected] WEB: www.contraloriavalledupar.gov.co FECHA: 07/05/09 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE VALLEDUPAR OFICINA CONTROL FISCAL VERSION: 1.0 “De la mano contigo Vigilamos los bienes de todos” Nit: 892.300.310-2 INFORME DE AUDITORIA PAGINA: 23 de 75 contrato, se pudo comprobar que no reposa hoja de vida que certifique que el contratista era la persona idónea y gozaba de la experiencia para desempeñar el objeto contractual; existe un acta de recibo final de fecha 19 de julio de 2007, sin que evidencie la realización del estudio de caracterización, lo que dificultó al equipo auditor constatar la ejecución del objeto contractual. Análisis de la respuesta. En su respuesta la entidad anexa los soportes donde se constata la realización de los estudios objeto del contrato. Por consiguiente, se desvirtúa el presunto detrimento establecido inicialmente; constituyéndose en un hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria por incumplimiento a lo establecido en el articulo 24 y 25, del Manual Interno de Contratación e Interventoría de la Entidad; artículo 23 y numeral 1 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002. Hallazgo 9. Contrato de suministro No. 0027 del 2007 De acuerdo a las revisiones realizadas al contrato de suministro No. 0027 del 2007, cuyo objeto es “suministro de Útiles de Oficina, tintas y otros para EMDUPAR S.A. E.S.P.”, por un valor total de $119.000.000; con una duración de once (11) meses, se observa que existen presuntas inconsistencias en el proceso de ejecución e incumplimiento a lo dispuesto en el Manual Interno de Contratación e Interventoría, fundamentado en el siguiente hallazgo: En la revisión de las solicitudes de materiales y suministros expedidas por la empresa Emdupar, para el proveedor, se pudo constatar que algunas carecen de la firma de quien autoriza en almacén y quien hace el requerimiento y en las notas de entrega de mercancías expedidas por el proveedor, otras no poseen firmas y nombres de las personas que reciben a satisfacción los suministros, ni contienen precios de los artículos entregados y no referencia el número del documento mediante el cual se hizo la solicitud. Analizando el proceso aplicado a las salidas de almacén, estas son elaboradas en forma general, las cuales deben procesarse en forma individual teniendo en cuenta que las solicitudes de suministros no están requeridas por un área determinada, ni por responsable de la tenencia de los elementos; no permitiendo a la administración tener el conocimiento del consumo real, que sirva como indicador para medir la eficacia en el uso debido, control de inventarios y ¡De la mano contigo vigilamos los bienes de todos! E_mail: Carrera 9 No. 7 Bis 171 Teléfonos 5736868 – Telefax: 5853455 [email protected] WEB: www.contraloriavalledupar.gov.co FECHA: 07/05/09 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE VALLEDUPAR OFICINA CONTROL FISCAL VERSION: 1.0 “De la mano contigo Vigilamos los bienes de todos” Nit: 892.300.310-2 INFORME DE AUDITORIA PAGINA: 24 de 75 aprovechamiento de los suministros, aplicando las medidas de austeridad y racionalidad de los recursos públicos. Al revisar la liquidación del contrato en estudio, se observo que el total pagado fue de $119.000.000 correspondiente a las facturas expedidas por el proveedor en cumplimiento a su objeto contratado, sin embargo las salidas de suministros aportadas por el Jefe de Almacén aplicadas a este contrato suman $87.288.542, observándose una diferencia de $31.711.458. Análisis de la Respuesta. El ente auditado aporta el estudio de conveniencia y oportunidad, publicación en gaceta, Resolución de la DIAN; más no aporta las solicitudes, ni las entradas y salidas de materiales y suministros debidamente diligenciadas, donde consten cantidades, el destino y quien recibe los elementos. Para el equipo auditor no son suficientes los argumentos y pruebas aportadas para desvirtuar la connotación del hallazgo. Las irregularidades detectadas constituyen para el equipo auditor un hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria por incumplimiento de los artículos 3, 7, 11 y 25 del Manual interno de contratación e interventoría; el literales a), b), c), d), e), f) artículo 2, y literales e), i) artículo 4 de la ley 87 de 1993; numeral 1º del articulo 34 y numerales 31 y 34 artículo 48 de la Ley 734 de 2002 y fiscal en cuantía de $119.000.000., por lo establecido en el artículo 6º de la Ley 610 de 2.000. Hallazgo 10. Contrato de Suministro 0138 de 2007 Es obligación de los servidores buscar el cumplimiento de los fines de la contratación, vigilar la correcta ejecución del objeto contratado y proteger los derechos de la entidad. Del análisis realizado al contrato de suministro No 0138 de 2007, cuyo objeto es “Suministro de computadores, scanner sistema de cámaras de seguridad para la planta de tratamiento de agua, impresoras laser de alta capacidad y un servidor de alto desempeño para la empresa de servicios públicos de Valledupar.”, por valor de $130.000.000.; mediante visita de inspección física a la planta de tratamiento de agua potable, se pudo constatar que las cantidades suministradas no corresponden a las estipuladas en el contrato; según pruebas documentales evaluadas se pudo comprobar que se recibieron a satisfacción equipos que no fueron suministrados, atribuyéndose falta de control y vigilancia en el desarrollo de la actividad contractual. Asimismo equipos adquiridos como las cámaras de ¡De la mano contigo vigilamos los bienes de todos! E_mail: Carrera 9 No. 7 Bis 171 Teléfonos 5736868 – Telefax: 5853455 [email protected] WEB: www.contraloriavalledupar.gov.co FECHA: 07/05/09 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE VALLEDUPAR OFICINA CONTROL FISCAL VERSION: 1.0 INFORME DE AUDITORIA “De la mano contigo Vigilamos los bienes de todos” Nit: 892.300.310-2 PAGINA: 25 de 75 seguridad no se encuentran en funcionamiento, corriendo el riesgo de originar un presunto detrimento patrimonial, por que no están prestando los servicios para los cuales fueron adquiridos. Conforme a las pruebas recaudadas durante el proceso de auditoria, en las que se encuentran entre otras: Entradas y salidas de almacén, acta de visita, ordenes de pago, factura, constancias, registro fotográfico; se estableció que la administración de EMDUPAR S.A. E.S.P. canceló al proveedor elementos que no habían suministrado. En el siguiente cuadro se describen los equipos faltantes al momento de la inspección. CUADRO No 3 COMPARACIÓN DE LOS EQUIPOS RECIBIDOS Y ENCONTRADOS EQUIPOS RECIBID0S EQUIPOS ENCONTRADOS PRECIO ORDEN ELEMENTO UND CANTIDAD UNITARIO 0138 de 2007 Sistema de cámaras de seguridad de 16 puntos de video (se encuentra sin funcionamiento y solo instalaron 7 puntos de video.) UND PRESUNTO VALOR ($) DETRIMENTO DETRIMENTO CANTIDAD 1 sin funcionar 1 1 TOTAL PRESUNTO DETRIMENTO $31.958.000 $31.958.000 Fuente: Orden de pago No 2007001747 Los elementos no encontrados, se constituyen en un presunto detrimento al patrimonio de EMDUPAR S.A. E.S.P., en cuantía de $31.958.000, por lo señalado en el artículo 6 de la Ley 610 de 2000. Análisis de la respuesta. Se acepta parcialmente, puesto que aún las cámaras de video no están funcionando y solo se instalaron 7 (siete) de las 16 (dieciséis) pactadas en el contrato. Para el equipo auditor se establece un hallazgo de tipo administrativo, con presuntas incidencias disciplinaria, por lo establecido en el numeral 1º del artículo 34; numerales 31 y 34 del artículo 48 de la Ley 734 de 2002; y fiscal en cuantía de $31.958.000. ¡De la mano contigo vigilamos los bienes de todos! E_mail: Carrera 9 No. 7 Bis 171 Teléfonos 5736868 – Telefax: 5853455 [email protected] WEB: www.contraloriavalledupar.gov.co FECHA: 07/05/09 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE VALLEDUPAR OFICINA CONTROL FISCAL VERSION: 1.0 “De la mano contigo Vigilamos los bienes de todos” Nit: 892.300.310-2 INFORME DE AUDITORIA PAGINA: 26 de 75 Hallazgo 11. Contratos de obra Nos 146, 147 y 148 de 2007. De la evaluación realizada a los siguientes contratos: Contrato de obra No 146 del 31 de diciembre de 2007, cuyo objeto es “Construcción y adecuación de los componentes del sistema de acueducto del corregimiento de la Mesa del Municipio de Valledupar”. Por valor de $896.566.027. Contrato de obra No 147 del 31 de diciembre de 2007, cuyo objeto es “Construcción y adecuación de los componentes del sistema de acueducto del corregimiento de la Mina del Municipio de Valledupar”. Por valor de $667.122.605. Contrato de obra No 148 del 31 de diciembre de 2007, cuyo objeto es “Construcción y adecuación de los componentes del sistema de acueducto del corregimiento de las Casitas del Municipio de Valledupar”. Por valor de $74.785.465. Se constataron hechos irregulares en los contratos que demuestran deficiencias en la planeación y ejecución, debido a la falta de algunos diseños, otros incompletos, que debieron ser rediseñados, lo que conllevó a que después de iniciadas las obras, se suspendieran en varias ocasiones, ocasionando retrazo en la ejecución de los proyectos. Situaciones originadas por la ambigüedad en los estudios técnicos y/o términos de referencia previos a la contratación, además no se tuvo en cuenta algunas de las disposiciones que regulan el proceso contractual, en especial las normas contempladas en el manual de Contratación e interventoría de la entidad, quedando evidenciado porque: No se exigió a la firma contratista IMAG LTDA, en forma previa el Certificado de Paz y Salvo Municipal, paz y salvo fiscal expedido por la contraloría, el cual le Garantiza a EMDUPAR, que el contratista no es Responsable Fiscal en atención al Acuerdo 042 de 1995, expedido por el Concejo Municipal de Valledupar, éstos fueron suministrado en forma extemporánea. No hay constancia del estudio de mercado o análisis de precios, que determinaría el valor oficial. No se solicitaron las ofertas necesarias, de acuerdo con el valor del contrato. El acta de iniciación de los contratos, se firmo meses después de haberse suscrito el contrato, esto altera las fechas pactadas en el contrato y las condiciones normales de ejecución, precios de los materiales y de la mano de obra, duración de licencias y trámites de manejo ambiental entre otros. ¡De la mano contigo vigilamos los bienes de todos! E_mail: Carrera 9 No. 7 Bis 171 Teléfonos 5736868 – Telefax: 5853455 [email protected] WEB: www.contraloriavalledupar.gov.co FECHA: 07/05/09 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE VALLEDUPAR OFICINA CONTROL FISCAL VERSION: 1.0 “De la mano contigo Vigilamos los bienes de todos” Nit: 892.300.310-2 INFORME DE AUDITORIA PAGINA: 27 de 75 La falta de planeación dio lugar al incumplimiento de los cronogramas establecidos, no se justifican las constantes suspensiones y prorrogas, para cualquier contratista es previsible que en la ejecución de las obras se presenten lluvias y diversas situaciones externas que les afecte; sin embargo no es consecuente con los múltiples impactos que la obra suscita en los corregimientos, como son: la movilidad, la alteración de las actividades diarias de los residentes e inestabilidad económica que se genera; la administración sin mayores exigencias y sin contar con evidencias, motivaciones y una comprobación sustentada, haya modificados sus plazos en más de seis meses; en detrimento de la calidad de vida de los habitantes de las Casitas, La Mesa y La Mina Municipio de Valledupar. Análisis de la respuesta. No se admite la respuesta de la entidad donde manifiestan que el hecho de modificar parte del trazado y localización de la red de conducción no cambia los diseños, siendo estos aspectos fundamentales para determinar cotas, pendientes, coordenadas para los levantamientos, calculo de volúmenes, regimenes de propiedad, análisis hidráulico, velocidades, etc. Los argumentos presentados por la entidad, no satisfacen los planteamientos realizados por el equipo auditor, quedando en firme la observación. Para el equipo auditor estas debilidades o deficiencias pueden constituirse en un presunto hallazgo administrativo con incidencia disciplinaria, por incumplimiento a lo establecido en la etapa precontractual, artículos 3, 7, 25 y 37 del Manual interno de contratación e Interventoría de la empresa; el artículo 2 literal b) y h) de la Ley 87 de 1993; el artículo 23 y el numeral 1 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002. Hallazgo 12. Contrato de consultoría No 0094 de 2006. Los servidores públicos están obligados a buscar el cumplimiento de los fines de la contratación. Del análisis realizado al Contrato de consultoría No 0094 del 20 de diciembre de 2006, cuyo objeto es la “Consultoría para la elaboración y ejecución de estudio técnico legal, asesoría integral general y especifica de procesos y procedimientos administrativos y jurídicos en la reorganización o modernización y realización objetiva de todos los actos administrativos que constituya real y efectivamente la reorganización, modernización o reestructuración tanto de la planta de personal como demás procesos requeridos ante la empresa de servicios públicos de Valledupar – EMDUPAR S.A. E.S.P.“, se pudo constatar que dando cumplimiento a lo dispuesto en el contrato de consultoría, el contratista entregó el informe final de su gestión, que concluye cada uno de los objetivos trazados a partir del diagnostico Jurídico, administrativo, organizacional y financiero realizado a la empresa. ¡De la mano contigo vigilamos los bienes de todos! E_mail: Carrera 9 No. 7 Bis 171 Teléfonos 5736868 – Telefax: 5853455 [email protected] WEB: www.contraloriavalledupar.gov.co FECHA: 07/05/09 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE VALLEDUPAR OFICINA CONTROL FISCAL VERSION: 1.0 “De la mano contigo Vigilamos los bienes de todos” Nit: 892.300.310-2 INFORME DE AUDITORIA PAGINA: 28 de 75 Como desarrollo del diagnostico efectuado y de las jornadas de trabajo que el contratista adelantó, elaboró los siguientes documentos que constituían, toda la estrategia para la implementación y adopción del proceso de reorganización de la empresa de Servicios Públicos de Valledupar – EMDUPAR S.A. E.S.P. El informe contiene: Propuesta Organizacional, Propuesta Institucional, Análisis y Proyección Financiera, Proyección de Actos Administrativos, Manual Específico de Funciones, Requisitos y Competencias Laborales, Manual de Procedimientos y Documentos Jurídicos. Dicho diagnostico coincidió con las conclusiones de estudios anteriores efectuados por el anterior Ministerio de Desarrollo, con el realizado por el vice ministerio de Agua potable y saneamiento básico del Ministerio de Medio Ambiente, Vivienda y Desarrollo territorial e informes de seguimiento realizados por la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios, informes de auditorias externas y las auditorias gubernamentales con enfoque integral realizadas por la Contraloría Municipal de Valledupar. A pesar de que la realización e implementación del trabajo realizado constituía una base sólida para el importante proceso de reorganización administrativa de la empresa, este no fue implementado y aún los funcionarios desconocen el contenido del mismo, hecho que es evidente, porque en el transcurso de la auditoria, en varias oportunidades, mediante oficios, se le requirió a la empresa el suministro de los manuales de procesos y procedimientos de la entidad, expresando que no existen. Aunque, debemos señalar que el valor agregado de este contrato no era la realización de los procesos sino la implementación de los mismos. EMDUPAR S.A. E.S.P., no solo es deficiente en la satisfacción y los resultados sociales y ambientales esperados con sus obras o actividades, al menor costo posible y con la mayor calidad, sino que además las comisiones, diseños, estudios y demás que esta empresa paga, no tienen la finalidad y utilidad requerida sopena de estar incursos en erogaciones que como en este caso se pueden perder y conforme a la ley establecerse como detrimento al erario público. El incumplimiento en las metas conlleva a ratificar por parte del Equipo Auditor que pese a la ejecución del contrato éste no llegó a su fin, el cual era el cumplimiento de la meta planteada, la reorganización o modernización empresarial de EMDUPAR S.A. E.S.P., por lo cual la empresa, fue ineficaz además de ineficiente. ¡De la mano contigo vigilamos los bienes de todos! E_mail: Carrera 9 No. 7 Bis 171 Teléfonos 5736868 – Telefax: 5853455 [email protected] WEB: www.contraloriavalledupar.gov.co FECHA: 07/05/09 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE VALLEDUPAR OFICINA CONTROL FISCAL VERSION: 1.0 “De la mano contigo Vigilamos los bienes de todos” Nit: 892.300.310-2 INFORME DE AUDITORIA PAGINA: 29 de 75 Análisis de la respuesta. En todo contrato debe hacerse previamente, el análisis de conveniencia y oportunidad, un análisis de los posibles riegos que pudieran sobrevenir en el desarrollo del contrato. Por consiguiente; no se justifica que la entidad alegue como prueba el hecho de que esta clase de contratos, dependía exclusivamente para su implementación y resultados de la voluntad discrecional y de las condiciones políticas, jurídicas, económicas y sociales del Municipio y de la Empresa. De lo anterior, se desprende que la entidad a pesar de que la realización e implementación del trabajo realizado constituía una base sólida para el importante proceso de reorganización administrativa de la empresa, este no fue implementado y aún los funcionarios desconocen el contenido del mismo, hecho que es evidente, y que la entidad en sus descargos aceptan que no fueron implementados. En cuanto al argumento relacionado con el cumplimiento del contrato, se reitera al sujeto de control, que se cuestionó a pesar de la ejecución del contrato; que no cumplió con la meta planteada desde el análisis de conveniencia y oportunidad, que era la implementación de los procesos; finalidad requerida para la optimización de los procesos de la entidad. Por consiguiente, los argumentos no logran desvirtuar la connotación del hallazgo, dada inicialmente. Por consiguiente, para el equipo auditor constituye un hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria por violación a lo establecido en artículo 3 y 7 del Manual Interno de Contratación e interventoría de la Entidad; de igual forma se esta desconociendo lo dispuesto en los literales a), b), c), del artículo 2 de la Ley 87 de 1993; artículo 23, numeral 1 del artículo 34 y numeral 31 artículo 48 de la Ley 734 de 2002; y Fiscal en cuantía de $234.800.000. por el hecho de que ésta erogación con cargo al tesoro público no logrará el desarrollo de la meta propuesta con esta consultoría y a obtener los resultados para los cuales la administración contrató, conllevó a incurrir en lo dispuesto en el artículo 6° de la ley 610 de 2000. Hallazgo 13. Contrato de suministro Nº 0055 de 2006. La urgencia manifiesta es de gran importancia para darle celeridad a los contratos que tengan que desarrollarse por circunstancias que ameriten atención inaplazable y que sean producto de situaciones irresistibles como son hechos de fuerza mayor o caso fortuito, circunstancias de orden público, estados de excepción o hechos de la naturaleza. Cualquier entidad estatal en forma autónoma puede declarar la urgencia mediante acto administrativo motivado, no obstante, es necesario precisar que es de gran importancia su fundamentación, puesto que allí radica su sustento jurídico y justificación, los cuales deben radicar en aspectos que no hayan podido ser objeto de planeación o previsión por parte de la administración. ¡De la mano contigo vigilamos los bienes de todos! E_mail: Carrera 9 No. 7 Bis 171 Teléfonos 5736868 – Telefax: 5853455 [email protected] WEB: www.contraloriavalledupar.gov.co FECHA: 07/05/09 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE VALLEDUPAR OFICINA CONTROL FISCAL VERSION: 1.0 “De la mano contigo Vigilamos los bienes de todos” Nit: 892.300.310-2 INFORME DE AUDITORIA PAGINA: 30 de 75 De la evaluación realizada al contrato de suministro Nº 0055 del 30 de agosto de 2006, cuyo objeto es el “suministro de Cloro Gaseoso para el proceso de desinfección del agua en la planta de tratamiento de la ciudad de Valledupar”. Del análisis efectuado a los documentos soportes del contrato se pudo constatar que la entidad mediante resolución 0795 de fecha 29 de agosto de 2006, Declara una Urgencia Manifiesta, argumentando que “es procedente la declaración de la urgencia manifiesta, para la inmediata contratación directa a través de solicitud de una oferta, del suministro de cloro con una persona idónea, teniendo en cuenta que con la situación que se presenta de falta de cloro en la empresa no se puede esperar los términos que se requieren para la contratación mediante solicitud privada de varias ofertas, ya que urge una pronta contratación del suministro del cloro para evitar que se paralice el servicio de acueducto prestado por la empresa”. De lo anteriormente expuesto, se puede evidenciar que en la entidad no hay una planeación adecuada, siendo el cloro un elemento perenne de vital importancia en los procesos de tratamiento y potabilización del agua para el consumo humano y en este caso en particular por estar implícita en el deber ser de EMDUPAR S.A. E.S.P., el funcionario encargado debe propender de manera permanente porque se tenga la provisión necesaria para desarrollar y garantizar el proceso de desinfección del agua en la planta de tratamiento. De otra parte, se pudo observar que en la cláusula Primera objeto del contrato, no dejan establecido la cantidad de cloro que va a suministrar el contratista, lo que expresa es “En las cantidades, especificaciones, condiciones y características aquí indicadas” pero en ninguna de las cláusulas hacen claridad de las misma, demostrando improvisación y la incertidumbre de que la entidad haya pagado la totalidad del valor del contrato que asciende a la suma de $236.640.000, sin recibir el objeto total contratado, aunque existen entradas y salidas de almacén esto no garantiza que dichas entregas obedezcan a la satisfacción del objeto contractual. De lo anterior, se puede concluir que la entidad no tiene procesos definidos que conlleven desde su inicio a un trabajo en equipo, comenzando con una buena motivación con el análisis de conveniencia y oportunidad para garantizar con ello la necesidad de la entidad, hasta su entrada al almacén, quien es el que debe garantizar que el producto fue entregado acorde con lo contemplado en el contrato. Análisis de la Respuesta. Del estudio efectuado a los descargos emitidos por la entidad, una vez analizados los documentos soportes y valorado los argumentos, se hace necesario aclarar a la entidad que se cuestiona en esta observación es el hecho de dejar acabar el cloro siendo este un elemento indispensable y de vital importancia en los ¡De la mano contigo vigilamos los bienes de todos! E_mail: Carrera 9 No. 7 Bis 171 Teléfonos 5736868 – Telefax: 5853455 [email protected] WEB: www.contraloriavalledupar.gov.co FECHA: 07/05/09 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE VALLEDUPAR OFICINA CONTROL FISCAL VERSION: 1.0 “De la mano contigo Vigilamos los bienes de todos” Nit: 892.300.310-2 INFORME DE AUDITORIA PAGINA: 31 de 75 procesos de tratamiento y potabilización del agua para el consumo humano y en este caso en particular por estar implícita en el deber ser de EMDUPAR S.A. E.S.P. Por consiguiente, para el equipo auditor constituye un hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria por incumplimiento a lo establecido en los artículos 3 y 7 del Manual Interno de Contratación e Interventoría de la Entidad; el artículo 2 literal a), b) y h) de la Ley 87 de 1993 y el artículo 23 y numeral 1 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002. Hallazgo 14. Contrato de prestación de servicios Nº 0031 de 2006. Del estudio efectuado al contrato de prestación de servicio Nº 0031 del 27 de enero de 2006, cuyo objeto es “la elaboración de los estudios de costos y tarifas de la empresa de servicios públicos Emdupar S.A. E.S.P., conforme a las resoluciones de la CRA 287 de 2004 y 345, 346 de 2005 y circular 02 de enero de 2006, igualmente la elaboración de modelos de cálculos y seguimiento de ingresos, subsidios y sobreprecios”. Análisis de la respuesta. Del análisis efectuado a la respuesta emitida por el sujeto de control, se puede concluir; una vez aclarados y puestos a disposición en mesa de trabajo todos los documentos soportes relacionados con este punto, como son: Reunión extraordinaria de junta directiva Nº 176 del 11 de diciembre de 2006, Modelo de reporte y verificación de estudios de costos y tarifas de acueducto y alcantarillado en aplicación de la Resolución 287 y normas complementarias. El equipo auditor acepta la respuesta de la entidad de manera parcial, recomendándoles que se tenga en el contrato todos los documentos que soportan la ejecución del objeto contractual, con el fin de que al momento de revisarlos estén conforme se estipula por la Ley; evitando con ello hacer juicios que una vez desvirtuados terminan desgastando a las partes. Además inobservando la aplicación de normas de gestión y administración documental por parte de la empresa, acorde a lo establecido en la Ley 594 de 2000. Por consiguiente, el equipo auditor replantea la connotación disciplinaria dada inicialmente a la observación, constituyendo un hallazgo administrativo, sin la incidencia disciplinaria. Hallazgo 15. Contratos de prestación de servicios N° 0009 y 0058 de 2006 Evaluados los Contratos de Prestación de Servicios N° 0009 de 2006, cuyo objeto contractual es “Coordinar la atención de las comunidades usuarios, para viabilizar el mejoramiento y la imagen de la empresa, en lo relacionado a la instalación, ensanche y ¡De la mano contigo vigilamos los bienes de todos! E_mail: Carrera 9 No. 7 Bis 171 Teléfonos 5736868 – Telefax: 5853455 [email protected] WEB: www.contraloriavalledupar.gov.co FECHA: 07/05/09 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE VALLEDUPAR OFICINA CONTROL FISCAL VERSION: 1.0 “De la mano contigo Vigilamos los bienes de todos” Nit: 892.300.310-2 INFORME DE AUDITORIA PAGINA: 32 de 75 mejoramiento de los servicios públicos de acueducto y alcantarillado en la implementación de las buenas relaciones de Emdupar con la comunidad”, por valor de $12.000.000 y él No 0058 de 2006 cuyo objeto contractual es “Soporte Técnico para el sistema administrativo y Financiero (SYSMAN) de la empresa de servicios públicos de Valledupar Emdupar S.A. E.S.P”. por valor de $19.720.000. Del análisis realizado a los documentos que soportan estos contratos, se evidencia claramente la falta de interventoría, debido a que no reposan los informes del seguimiento y evaluación realizada por los interventores, así mismo, no se encontró los informes donde el contratista especifique o haya plasmado las acciones que realizó con motivo del objeto contractual. El equipo auditor solicitó los informes pertinentes a la ejecución del contrato y estos no fueron suministrados. Análisis de la respuesta. Si bien es cierto que se anexan los cuadros de actividades realizadas por el contratista en cumplimiento del objeto contractual. No se anexan las pruebas suficientes que demuestren la ejecución del contrato; el contratista no plasma en sus informes de actividades a quienes se les efectuó. Por consiguiente, las respuestas de la entidad no desvirtúan las observaciones planteadas por el equipo auditor. Para el equipo auditor se constituye un presunto hallazgo administrativo con incidencia disciplinaria por incumplimiento a lo señalado en los artículos 25, 37 y 42 del Manual interno de Contratación e Interventoría de EMDUPAR S.A. E.S.P. y los artículos 23 y numeral 1 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002, y fiscal en cuantía de $31.720.000, según lo establecido en el Articulo 6 de la Ley 610 del 2000. Hallazgo 16. Proyecto Embalse Multipropósito Los Besotes. El Plan de Desarrollo Municipal 2004 – 2007, “Proyecto de Vida”, dentro de la línea de política 6. Macroproyectos para el desarrollo, estableció como meta “la gestión del 100% de los recursos financieros para la ejecución de la primera fase (agua potable y generación de energía) del proyecto Embalse los Besotes, en forma directa o a través de gestión externa”. Para el cumplimiento de está, La empresa de servicios públicos de Valledupar, EMDUPAR S.A. E.S.P., durante los años 2004 a 2007, ejecutó diferentes contratos por valor de $2.397.629.920. (Ver anexo 3), los cuales a pesar de haberse ejecutados, sus productos y la inversión para obtenerlos se puede perder por la falta de continuidad del proyecto. En desarrollo de este la empresa ha obtenido los siguientes avances: ¡De la mano contigo vigilamos los bienes de todos! E_mail: Carrera 9 No. 7 Bis 171 Teléfonos 5736868 – Telefax: 5853455 [email protected] WEB: www.contraloriavalledupar.gov.co FECHA: 07/05/09 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE VALLEDUPAR OFICINA CONTROL FISCAL VERSION: 1.0 INFORME DE AUDITORIA “De la mano contigo Vigilamos los bienes de todos” Nit: 892.300.310-2 PAGINA: 33 de 75 AVANCE Diagnostico de alternativas ambientales Estudio de impacto ambiental sobre la alternativa seleccionada Diseños de obras de infraestructura y cálculos estructurales Gestión para aprovechar área especial en la zona de frontera Proceso de consulta previa con pueblos indígenas: Acercamiento, información y estudios Solicitud de licencia ambiental ante el MAVDT Socialización del proyecto ante diferentes entes Estructuración de un equipo interdisciplinario de profesionales especializados asignado al proyecto LOGRO Definición de alternativas por parte del MAVDT Evaluación del estudio Definición del diseño del proyecto Modificación del artículo 9 de la Ley 191 de 1995 (Ley de fronteras) Reuniones informativas y preparatorias Convenio para participación EIA pueblos indígenas Socialización de Estudios en comunidades indígenas Identificación de impacto Formulación del auto 10 del 2005 (requerimientos del MAVDT) Inserción en audiencia pública del PND y en el Plan de inversiones Plurianual del PDD A pesar de estar contemplado en el nuevo Plan de Desarrollo Municipal 2008 – 2011 “Valledupar, te quiero” en su línea de política 2. Más y mejor saneamiento básico para todos; el cual presenta entre sus metas: “Formular el proyecto de protección de la cuenca hidrográfica, avalúo y adquisición de predios y gestión para obtener la licencia ambiental del proyecto los besotes.” Y “Promover con el apoyo del Gobierno Nacional, Departamental la construcción del embalse multipropósito los Besotes.”; en la vigencia 2008 no se realizaron las inversiones necesarias para darle continuación al proyecto. Es nuestro deber constitucional y legal, prevenir y advertir a la administración de EMDUPAR S.A. E.S.P., acerca de la necesidad de precaver la causación de un detrimento para la empresa, como consecuencia del daño patrimonial que se ocasione al posponer o no darle continuidad al proyecto; ya que de no ser así, se necesitara de otras erogaciones para contratar nuevos y más recientes estudios que avalen y permitan su ejecución, así como desarrollar nuevos trámites para obtener los permisos ambientales y cumplir con otras imposiciones, conforme a los actos administrativos que las autoridades ambientales impongan. ¡De la mano contigo vigilamos los bienes de todos! E_mail: Carrera 9 No. 7 Bis 171 Teléfonos 5736868 – Telefax: 5853455 [email protected] WEB: www.contraloriavalledupar.gov.co FECHA: 07/05/09 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE VALLEDUPAR OFICINA CONTROL FISCAL VERSION: 1.0 “De la mano contigo Vigilamos los bienes de todos” Nit: 892.300.310-2 INFORME DE AUDITORIA PAGINA: 34 de 75 2.1.1. Atención de quejas y/o denuncias. Hallazgo 17. Inadecuados Procedimientos en la entidad. De la evaluación realizada al proceso adelantado por los Hermanos MONTERO SIERRA contra la entidad, con ocasión a la afectación por daños y perjuicios por la instalación de tres (3) tuberías de conducción de agua potable en los predios “La Alegría y Villa del Rosario “.Se pudo constatar lo siguiente: La entidad mediante sentencia de fecha 09 de junio de 2003 del Juzgado Primero Civil del Circuito de Valledupar, fue condenada a cancelar la totalidad de $276.664.720, y las costas del proceso. Que mediante oficio del 22 de agosto de 2006, la apoderada de los hermanos Montero Sierra, hace solicitud de conciliación ante Emdupar. (Indemnización por equivalencia). Que según acta de audiencia de Conciliación en el centro de conciliación y Arbitraje de la Cámara de Comercio de Valledupar, el día 18 de septiembre de 2006, la apoderada solicita que la entidad acepte como valor la suma de $230.000.000, aduciendo que de actualizar los valores serían mucho mas elevados los valores de la condena, en razón de la valorización de los terrenos por donde pasan estas tuberías; y acogiéndose a estas pretensiones las partes acuerdan dar por terminado el proceso de reparación directa que se adelanta en el Tribunal Contencioso Administrativo. Queda plenamente demostrado y constatado el inadecuado procedimiento utilizado por los funcionarios de la entidad, con la instalación de tres (3) tuberías sin previo consentimiento de los hermanos Montero Sierra, conllevando con ello a que la empresa mediante lo contemplado en el acta de conciliación y lo acordado en la reunión de comité de conciliación Nº 016, deba aprobar la cancelación de los $230.000.000, los cuales se cancelarán de la siguiente manera: $70.000.000, para cancelarles en el año 2006, $35.000.000 en el mes de octubre y $35.000.000 para el mes de diciembre y el saldo restante de $160.000.000, en (7) cuotas mensuales a partir del mes de enero de 2007. Así mismo, se pudo constatar que la empresa a corte de la auditoria no ha emprendido las acciones de repetición correspondientes, contra el funcionario, o ex funcionario cuya conducta genero la conciliación que da origen al pago de la ¡De la mano contigo vigilamos los bienes de todos! E_mail: Carrera 9 No. 7 Bis 171 Teléfonos 5736868 – Telefax: 5853455 [email protected] WEB: www.contraloriavalledupar.gov.co FECHA: 07/05/09 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE VALLEDUPAR OFICINA CONTROL FISCAL VERSION: 1.0 “De la mano contigo Vigilamos los bienes de todos” Nit: 892.300.310-2 INFORME DE AUDITORIA PAGINA: 35 de 75 referida sentencia para resarcir el daño del patrimonio público. De conformidad con lo dispuesto en el párrafo segundo del Art. 90 de la Constitución Política y el artículo 4 de la Ley 678 de 2001. Es importante resaltar que la acción de repetición tiene una finalidad de interés público, como es la protección del patrimonio público el cual es necesario salvaguardar integralmente para la realización efectiva de los fines y propósitos del Estado Social de Derecho, como lo señala el artículo 2 de la Constitución Política. Análisis de la respuesta. No es admisible la respuesta dada por la entidad, ya que hasta agosto de 2007, la empresa tenía la obligación de cancelar; lo que en términos legales se entiende que a partir de aquí, es que se debe contar el tiempo para que se inicie la acción de repetición, contra el funcionario, cuya conducta dio origen al pago de la referida sentencia y con esto resarcir el daño al patrimonio público. De lo anterior, se colige que es obligación de la entidad endilgar responsabilidad a aquellos funcionarios que le asisten los hechos antes descritos. Por consiguiente, para el equipo auditor los hechos anteriormente descritos se constituyen en un hallazgo administrativo con presuntas incidencias disciplinaria por incumplimiento a lo establecido en el párrafo segundo del artículo 90 de la Constitución; artículo 4 de la Ley 678 de 2001 y el artículo 23 y el numeral 36 del artículo 48 de la Ley 734 de 2002; y fiscal en cuantía de $230.000.000, por lo establecido en el artículo 6 de la Ley 610 de 2000. Hallazgo 18. Contrato de prestación de servicio No 0059 de 2008. De la evaluación realizada al contrato de prestación de servicio No 0059 del 23 de abril de 2008, cuyo objeto es “Realizar la publicidad y mercadeo para el lanzamiento y comercialización del nuevo producto de la Empresa de Servicios Públicos de Valledupar EMDUPAR S.A. ES.P.”, suscrito con explosión creativa publicidad LTDA, por valor de $55.000.000., se pudo establecer que no se realizaron los estudios previos necesarios para sacar un nuevo producto al mercado, como lo son la formulación de un plan de negocios, que permitiera de manera cuantitativa y cualitativa dimensionar las ventajas o desventajas del proyecto; el conocimiento global del mercado; estrategias competitivas; posibilidades y eventos de las tecnologías; ni la obtención de permisos o licencias. ¡De la mano contigo vigilamos los bienes de todos! E_mail: Carrera 9 No. 7 Bis 171 Teléfonos 5736868 – Telefax: 5853455 [email protected] WEB: www.contraloriavalledupar.gov.co FECHA: 07/05/09 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE VALLEDUPAR OFICINA CONTROL FISCAL VERSION: 1.0 “De la mano contigo Vigilamos los bienes de todos” Nit: 892.300.310-2 INFORME DE AUDITORIA PAGINA: 36 de 75 Además, no hay constancia real del cumplimiento del objeto contractual, en la revisión documental realizada no se encontraron las entradas y salidas de los materiales, suministros e insumos adquiridos por medio de este contrato. En visita de inspección realizada a la división de servicios generales y suministros, el Jefe de la División, funcionario SABAS DAZA CHACIN, manifiesta al equipo auditor que en la división de servicios generales y suministros de la empresa EMDUPAR S.A. E.S.P., no se han recibido los materiales, suministros e insumos adquiridos por medio del Contrato de prestación de Servicio Número 0059 de 2008, por lo tanto en esta dependencia no se ha generado ninguna entrada o salida de los elementos objeto del contrato y descritos en la propuesta del contratista; lo cual consta en acta de fecha 04 de noviembre de 2008. Asimismo se detectó irregularidad en el acta de recibo final de fecha 30 de septiembre de 2008, firmada por Jefe de la Unidad de Planificación (E) en calidad de interventor, Nefer Enrique Pana Zarate, quien para la época en que se suscribe el acta no se había posesionado como tal, éste fue encargado provisionalmente en dicho cargo, mediante Resolución No 00871 del 10 de octubre de 2008. Análisis de la respuesta. Teniendo en cuenta que el agua purificada y envasada para consumo humano es considerado por el Ministerio de la Protección Social como alimento de alto riesgo epidemiológico, el equipo auditor no acepta la respuesta de la entidad, por cuanto si bien COOLESAR, contaba en ese momento con la licencia sanitaria, éste producto “La Gota Fria” no se le realizaron las pruebas y controles de calidad necesarias para ser envasada, no contaba con el registro de calidad del invima, incumpliendo la normatividad vigente como las Resoluciones 012186 de 1991 y la 05109 de 2005, expedidas por el Ministerio de la Protección Social. Por otra parte, la entidad envía como soporte del cumplimiento del objeto contractual, un acta de recibo final suscrita el 21 de octubre de 2008, la cual no reposaba en el expediente del contrato cuando el equipo auditor lo revisó; esta acta amplia las obligaciones pactadas en el contrato pues se suscribe 21 (veintiún) días después de vencido el plazo contractual, por lo que se debieron ampliar las garantías del mismo y no envían dichos soportes. Los documentos soportes enviados no dan claridad, respecto a los elementos suministrados por el contratista, quienes reciben los elementos no fueron designados como interventores, además no existe acta de cambio de interventoría, ni informe del interventor saliente, quien debió recibir y suscribir el acta final. Los argumentos presentados por la entidad, no satisfacen los planteamientos realizados por el equipo auditor, quedando en firme la observación. Para el equipo auditor los hechos descritos anteriormente, constituyen un presunto hallazgo administrativo con incidencia disciplinaria, por incumplimiento a lo ¡De la mano contigo vigilamos los bienes de todos! E_mail: Carrera 9 No. 7 Bis 171 Teléfonos 5736868 – Telefax: 5853455 [email protected] WEB: www.contraloriavalledupar.gov.co FECHA: 07/05/09 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE VALLEDUPAR OFICINA CONTROL FISCAL VERSION: 1.0 “De la mano contigo Vigilamos los bienes de todos” Nit: 892.300.310-2 INFORME DE AUDITORIA PAGINA: 37 de 75 establecido en el Artículo 3, 7 y 25 del Manual Interno de Contratación e interventoría de la empresa; el artículo 23, numeral 1 artículo 34 y numeral 31 artículo 48 de la Ley 734 de 2002; fiscal en cuantía de $55.000.000 por lo señalado en el artículo 6 de la Ley 610 de 2000 y penal por la presunta comisión del delito de falsedad ideológica en documento público consagrado en el artículo 286 del código penal, al consignar una falsedad que sirvió como prueba para el pago del contrato; y el artículo 410 del mismo. Hallazgo 19. Contrato de suministro Nº 0084 de 2008 Del estudio efectuado al contrato de suministro Nº 0084 del 07 de julio de 2008, cuyo objeto es el “suministro e instalación de sensores de inserción y convertidor electromagnéticos en la planta de tratamiento de agua potable de la ciudad de Valledupar”. Mediante la revisión a los documentos del contrato, se pudo constatar que inicialmente la duración del contrato era por tres (3) meses, luego el contratista solicita una prorroga en el tiempo por (30) días, aduciendo que tuvo dificultad para proveer los equipos porque la empresa Argentina EUROMAG se encontraba de vacaciones, esta fue concedida el 31 de Octubre del 2008 a pesar de la existencia del pronunciamiento efectuado por el interventor el 7 de Octubre de la misma vigencia, donde cuestiona el atraso en mas de 66 días, con el agravante que la ejecución del contrato era hasta el 1 de noviembre de la misma anualidad. El 20 de Noviembre del 2008 nuevamente el contratista solicita prorroga de 15 días mas y expone que los equipos se habían solicitado en esta oportunidad a Italia, de esta solicitud no hay pronunciamiento alguno por parte de la entidad. Mediante visita a la planta el día 20 de enero de 2009 se pudo constatar, que los sensores de inserción y el convertidor electromagnético aún no han sido suministrados a pesar de encontrarse terminado el plazo contractual. Por consiguiente, para el equipo auditor es evidente la improvisación de la entidad cuando realiza los estudios para seleccionar al contratista como la persona idónea que en tiempo real pueda satisfacer las necesidades de la empresa. Análisis a la respuesta. Si bien es cierto que las figuras jurídicas de suspensión, adición, prórrogas, ampliación, reinicio, etc. están establecidas en su Manual Interno de Contratación e interventoría, éstas se utilizan para casos excepcionales y justificados mas no para subsanar la falta de planeación e improvisación en la actividad contractual. Los argumentos presentados por la entidad, no satisfacen los planteamientos realizados por el equipo auditor, quedando en firme la observación. ¡De la mano contigo vigilamos los bienes de todos! E_mail: Carrera 9 No. 7 Bis 171 Teléfonos 5736868 – Telefax: 5853455 [email protected] WEB: www.contraloriavalledupar.gov.co FECHA: 07/05/09 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE VALLEDUPAR OFICINA CONTROL FISCAL VERSION: 1.0 “De la mano contigo Vigilamos los bienes de todos” Nit: 892.300.310-2 INFORME DE AUDITORIA PAGINA: 38 de 75 Los hechos anteriormente descritos se constituyen en un hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria por incumplimiento a lo establecido en los artículos 3, 7, 24, 25, 37 y 42 del manual interno de contratación de la entidad y el artículo 23 y numeral 1 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002. Hallazgo 20. Contrato de prestación de servicios Nº 0125 de 2008 Del estudio efectuado al contrato de prestación servicios Nº 0125 del 14 de octubre de 2008, cuyo objeto es “realizar la instalación de la canaleta PARSHALL en el canal de adicción en concreto de las PTAP de la ciudad de Valledupar”. Mediante la revisión a los documentos de legalización del contrato, se pudo constatar que el contratista frente a los aportes de seguridad social allegó el carnet del SISBEN, Debemos recordar que el Sisben es para las personas sin empleo y de bajos recursos que no tienen la capacidad económica para afiliarse al sistema contributivo, y es obvio, que si es contratado por una empresa, tanto la empresa como el trabajador tienen la capacidad económica para hacer los respectivos aportes. El Sisben es sólo para aquellas personas desempleadas y/o independientes de bajos ingresos. (Aunque no faltan personas de estratos superiores que estén afiliados al Sisben, quitándole la oportunidad de acceso a la salud a quienes en verdad lo necesitan) De modo, que una empresa que realice contrato de prestación de servicios, debe obligatoriamente exigir al contratista afiliarse tanto a salud como a pensión y riesgos profesionales, sin importar que el empleado esté afiliado al régimen subsididado. Lo que el contratista debe hacer, es una solicitud a quien administra el Sisben para que le conserven su cupo por el tiempo que este afiliado al sistema contributivo, luego que el trabajador vuelva a quedar desempleado, puede (y tiene el derecho) solicitar la reinclusión al Sisben”. De igual forma, se pudo evidenciar, que no se suscribió acta de inicio, ni de ampliación de plazos, no existe informe de interventoría, máxime cuando este contrato era para ser ejecutado en un mes; lo que denota improvisación, falta de planeación y de interventoría en los procesos contractuales que se adelantan en la entidad. En visita practicada el día 20 de enero de 2009 a la planta de producción por funcionarios de la contraloría, se pudo constatar que la canaleta parshall aún no ha sido instalada. Análisis de la respuesta. El objeto de esta contratación aún no se ha cumplido, en su respuesta la entidad no justifica los atrasos presentados, ni especifica el estado actual del mismo. Asimismo aceptamos que la entidad no tenía por que exigir al contratista que certificara su afiliación al sistema de seguridad social, pero al presentar su afiliación al sisben, pudo la entidad constatar la irregularidad presentada por no estar afiliado al ¡De la mano contigo vigilamos los bienes de todos! E_mail: Carrera 9 No. 7 Bis 171 Teléfonos 5736868 – Telefax: 5853455 [email protected] WEB: www.contraloriavalledupar.gov.co FECHA: 07/05/09 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE VALLEDUPAR OFICINA CONTROL FISCAL VERSION: 1.0 “De la mano contigo Vigilamos los bienes de todos” Nit: 892.300.310-2 INFORME DE AUDITORIA PAGINA: 39 de 75 régimen contributivo, y debió exigir la afiliación a éste. Los argumentos presentados por la entidad, no satisfacen los planteamientos realizados por el equipo auditor, quedando en firme la observación. Por consiguiente, para el equipo auditor los hechos anteriormente descritos se constituyen en un hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria por incumplimiento a lo establecido en el artículo 7, 24 y 25 del Manual Interno de Contratación e Interventoría de la empresa y el artículo 23 y el numeral 1 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002. Hallazgo 21. Extralimitación de funciones de la Jefe de la división de Recursos Humanos. A todo servidor público le esta prohibido: incumplir los deberes o abusar de los derechos o extralimitar las funciones contenidas en la constitución, los tratados internacionales ratificados por el congreso, las leyes, los decretos, las ordenanzas, los acuerdos distritales y municipales, los estatutos de la entidad, los reglamentos y los manuales de funciones, las decisiones judiciales y disciplinarias, las convenciones colectivas y los contratos de trabajo. En atención a queja y/o denuncia anónima, recibida por el equipo auditor, en desarrollo de la etapa de ejecución de la auditoría, donde el quejoso manifiesta presuntas irregulares presentadas en la división de recursos humanos de la empresa, sobre la nivelación salarial de los funcionarios ISMAEL HINOJOSA y FABIAN GONZALEZ OCHOA, sin la autorización pertinente. Se pudo constatar que la funcionaria, ROSALBINA HERRERA BARROS, quien para la época de los hechos se desempeñaba como jefe de la división de recursos humanos, aplicó la nivelación salarial de los funcionarios antes señalados, sin ninguna orden o autorización. Por lo tanto, pudo incurrir en la extralimitación de sus funciones al actuar violando la esfera de competencia de la junta directiva de la empresa contenidas en el artículo vigésimo octavo de la reforma de los Estatutos, escrituras públicas 1.262 del 2004, que establece: funciones de la junta directiva literal i) “Determinar la estructura, unidades de organización, objeto generales de la sociedad, planta de personal, creación supresión y fusión de oficios o empleos, sistemas salariales, funciones, remuneraciones básicas y prestaciones en general del personal vinculado a EMDUPAR S.A. E.S.P.”, al autorizar el pago de las nivelaciones salariales de los funcionarios Ismael Hinojosa y Fabián González Ochoa. ¡De la mano contigo vigilamos los bienes de todos! E_mail: Carrera 9 No. 7 Bis 171 Teléfonos 5736868 – Telefax: 5853455 [email protected] WEB: www.contraloriavalledupar.gov.co FECHA: 07/05/09 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE VALLEDUPAR OFICINA CONTROL FISCAL VERSION: 1.0 “De la mano contigo Vigilamos los bienes de todos” Nit: 892.300.310-2 INFORME DE AUDITORIA PAGINA: 40 de 75 Del análisis realizado a los comprobantes de pago de nomina, se determinó el aumento salarial del señor Ismael Hinojosa, quien devengaba a 31 de diciembre de 2007, $997.900. y con la nivelación quedo en $1.147.622. y el señor Fabián González, devengaba $1.139.044., aumento su salario a $1.509.852. Estos aumentos fueron realizados sin ningún tipo de autorización en el mes de enero y en la primera quincena de febrero de 2008. Los aumentos realizados en los salarios durante las tres (3) quincenas, constituyen un detrimento para la entidad en $780.795. Análisis de la respuesta. La entidad en su respuesta solo hace mención a la acción disciplinaria más no a las acciones tendientes ha resarcir el presunto detrimento causado a la entidad. Los argumentos presentados por la entidad, no satisfacen los planteamientos realizados por el equipo auditor, quedando en firme la observación. Para el equipo auditor, los hechos descritos, constituyen un hallazgo administrativo con presuntas incidencias disciplinaria por inobservar el artículo 28 literal i) de los Estatutos de la empresa; el articulo 34 numeral 1 y 35 numeral 1 de la Ley 734 de 2002 (la Unidad de control Interno Disciplinario de la Empresa, sancionó a la funcionaria, mediante fallo de primera instancia de fecha 17 de julio de 2008.) y fiscal en cuantía de $780.795., según lo establecido en el artículo 6 de la Ley 610 de 2000. Hallazgo 22. Contratos de obras Nos 0137, 0138, 0139 y 0140 de 2008. La administración de EMDUPAR S.A. E.S.P. como entidad pública debe ceñirse al principio de legalidad y a la finalidad de interés público que debe ser el único móvil de su actuación. Por ello se establece que no obrarán con abuso o desviación de poder y que deben observar los principios de la función administrativa, al deber de selección objetiva y los requisitos previstos en su Manual Interno de Contratación e Interventoría. En el marco del Convenio Interadministrativo No 628 de fecha 15 de septiembre de 2008, suscrito entre el Departamento del Cesar y la Empresa de Servicios Públicos de Valledupar, EMDUPAR S.A. E.S.P., cuyo objeto consiste en: apoyo a la Empresa de Servicios Públicos de Valledupar, EMDUPAR S.A. E.S.P., para el suministro e instalación de 28.000. micromedidores en el Municipio de Valledupar – Departamento del Cesar, por valor total de $5.229.470.500., de los cuales el Departamento del Cesar, hará un aporte de $5.129.470.500., y por su parte EMDUPAR S.A. E.S.P. aportará la suma de $100.000.000.; EMDUPAR S.A. ¡De la mano contigo vigilamos los bienes de todos! E_mail: Carrera 9 No. 7 Bis 171 Teléfonos 5736868 – Telefax: 5853455 [email protected] WEB: www.contraloriavalledupar.gov.co FECHA: 07/05/09 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE VALLEDUPAR OFICINA CONTROL FISCAL VERSION: 1.0 “De la mano contigo Vigilamos los bienes de todos” Nit: 892.300.310-2 INFORME DE AUDITORIA PAGINA: 41 de 75 E.S.P. adelantó los procesos de contratación para el suministro, instalación y/o reposición, a ejecutarse en desarrollo del objeto de este convenio; suscribiendo los siguientes contratos de obra: Contratos de obras Nos 0137 de 2008. cuyo objeto es la “Instalación y/o reposición incluido el suministro de los micromedidores, en el sector I, comunas 1 y 2 de la ciudad de Valledupar”. Por valor de $983.655.890. Contratos de obras Nos 0138, de 2008. cuyo objeto es la “Instalación y/o reposición incluido el suministro de los micromedidores, en el sector II comunas 3 y 6 de la ciudad de Valledupar”. Por valor de $1.317.036.133. Contratos de obras Nos 0139 de 2008. cuyo objeto es la “Instalación y/o reposición incluido el suministro de los micromedidores, en el sector III comuna 4 de la ciudad de Valledupar”. Por valor de $1.308.562.710. Contratos de obras Nos 0140 de 2008. cuyo objeto es la “Instalación y/o reposición incluido el suministro de los micromedidores, en el sector IV comuna 5 de la ciudad de Valledupar”. Por valor de $1.375.755.593. Del análisis realizado ha éstos contratos, se observa que se suscribieron el mismo día, 21 de noviembre de 2008, tienen el mismo objeto, y al sumar el monto de los mismos se establece un valor de contratación que debe tramitarse en estos casos de contratos superiores a tres mil trescientos (3.300) SMLMV, por el procedimiento de selección Invitación Pública previsto en el artículo decimo sexto numeral 3 del Manual interno de Contratación e Interventoría de EMDUPAR S.A. E.S.P. - Acuerdo 0169 de 2005; procedimiento omitido, quedando demostrado en esta contratación un “fraccionamiento de contrato”, acción no permitida de conformidad con los principios de la función administrativa a que se refiere el artículo 209 de la Constitución política; en especial los principios de publicidad y economía, concordado con otros principios como el de transparencia y selección objetiva. De otra parte, no hay constancia del estudio de mercado o análisis de precios, que determinaría el valor oficial del objeto a contratar. Análisis de la respuesta. En su respuesta la entidad indica que por razones de rendimiento, control, supervisión y evaluación, adelantaron la contratación por sectores en aras de garantizar una mayor celeridad del proceso logrando obtener mayor cobertura y efectividad a mediano plazo, precisamente buscando un adecuado cumplimiento de los fines previstos; lo anterior no es un argumento valedero, pues la entidad mediante un proceso licitatorio público tiene la posibilidad de escoger a una persona natural o jurídica de cumpla las condiciones estipuladas por la empresa (Capacidad financiera, técnica, ¡De la mano contigo vigilamos los bienes de todos! E_mail: Carrera 9 No. 7 Bis 171 Teléfonos 5736868 – Telefax: 5853455 [email protected] WEB: www.contraloriavalledupar.gov.co FECHA: 07/05/09 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE VALLEDUPAR OFICINA CONTROL FISCAL VERSION: 1.0 “De la mano contigo Vigilamos los bienes de todos” Nit: 892.300.310-2 INFORME DE AUDITORIA PAGINA: 42 de 75 administrativa, etc.) para desarrollar el objeto contractual, y donde seguramente entrarían a participar con propuestas más ventajosas y económicas. Los argumentos presentados por la entidad, no satisfacen los planteamientos realizados por el equipo auditor, quedando en firme la observación. Para el equipo auditor, las inconsistencias detectadas en la contratación suscrita, se constituyen en un hallazgo administrativo, con presunta incidencia disciplinaria por inobservancia de las siguientes normas: etapa precontractual, artículos 3, 15 y 16 numeral 3 del Manual interno de Contratación e Interventoría de EMDUPAR S.A. E.S.P. - Acuerdo 0169 de 2005; artículos 23 y 34 numeral 1 de la Ley 734 de 2002. Hallazgo 23. Resolución de pago No 00888 de 2008. El contrato estatal como fuente del gasto público no puede sustraerse de los requisitos que exige la ley; el artículo 345 de la Constitución Nacional consagra el principio de legalidad del gasto público, del cual forma parte el requisito de la disponibilidad presupuestal cuyo objeto principal es la protección de los recursos públicos para la realización de los fines estatales. Por otra parte, el artículo octavo del manual interno de contratación e interventoría de EMDUPAR S.A. E.S.P., establece que la entidad para iniciar cualquier proceso de contratación de obras, bienes y servicios, será indispensable e incuestionable la expedición del certificado de disponibilidad presupuestal. A su turno el artículo 21 del decreto 115 de 1996, determina que todos los actos administrativos que afecten apropiaciones presupuestales deberán contar con certificados de disponibilidad presupuestal previos que garanticen la existencia de apropiaciones suficientes para atender estos gastos y de igual forma, estos compromisos deberán contar con registro presupuestal para que los recursos con él financiados no sean desviados a ningún otro fin. Mediante la evaluación realizada a la resolución No 00888 de fecha 23 de octubre de 2008, por medio de la cual se ordena un pago al señor ELIAS ANTONIO QUINTERO RODRIGUEZ, identificado con cedula de ciudadanía número 77.170.548 de Valledupar, por haber prestado los servicios de “ remodelación y modificación al parque externo y embellecimiento de zonas verdes externas de la Empresa de Servicios Públicos de Valledupar “EMDUPAR S.A. E.S.P.”, se pudo establecer que se prestaron unos servicios y se expidió la orden de pago sin que existiera la correspondiente disponibilidad, ni registro presupuestal previo. ¡De la mano contigo vigilamos los bienes de todos! E_mail: Carrera 9 No. 7 Bis 171 Teléfonos 5736868 – Telefax: 5853455 [email protected] WEB: www.contraloriavalledupar.gov.co FECHA: 07/05/09 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE VALLEDUPAR OFICINA CONTROL FISCAL VERSION: 1.0 “De la mano contigo Vigilamos los bienes de todos” Nit: 892.300.310-2 INFORME DE AUDITORIA PAGINA: 43 de 75 Dentro de los documentos analizados, se verifican las siguientes actuaciones: celebración del contrato sin documento escrito, cuenta de cobro por valor $5.027.000., de fecha 29 de septiembre de 2008, disponibilidad presupuestal número 2008000895 de fecha 01 de octubre de 2008, expedida días después de haberse prestado el servicio; certificado de reserva presupuestal número 2008001185 de fecha 31 de 0ctubre de 2008 y se profirió la orden de pago número 00888 de 23 de octubre de 2008, para que la señora tesorera pagara esta orden; lo que se traduce en el reconocimiento y pago por parte de la administración de hechos cumplidos y por ende transforma en ilegitimo el contenido de la resolución de pago, realizado en estas condiciones. Análisis de la respuesta. El equipo auditor no cuestiona la realización o no del objeto contractual, ni el deber que tenía la entidad de cancelar dicha obligación; si no la inobservancia de los procedimientos establecidos en las normas presupuestales y en el Manual Interno de Contratación e Interventoría de la empresa. Por lo tanto los argumentos presentados por la entidad, no satisfacen los planteamientos realizados por el equipo auditor, quedando en firme la observación. Para el equipo auditor los hechos antes descritos constituyen un hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria, por vulnerar lo establecido en el artículos 3, 8 y 37 del Manual interno de contratación e Interventoría de la empresa; el artículo 2 literal a), b) y h) de la Ley 87 de 1993; artículos 21 y 22 del decreto 115 de 1996; los artículos 23, 34 numeral 1 y el 48 numeral 31de la ley 734 de 2002. Hallazgo 24. Instalación de Micromedidores. Del estudio de necesidad expuesto por el Jefe del Departamento Comercial, de fecha abril 6 de 2006, sobre el índice de agua no contabilizada (IANC), que registra la Empresa EMDUPAR S.A.entre el 48 a 53%, la cual fue sometida al ajuste de planificación con relación al PGR por mostrar débiles indicadores de gestión; la concertación con la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios SSPD a un PROGRAMA DE GESTIÒN y las exigencias de la Ley 142 de 1994 y lo establecido por la CRA en la Resolución 151 de 2001 para alcanzar un mínimo de cobertura micro medido del 95% para el uso racional del servicio de acueducto. Por lo anterior, mediante el contrato No 0041 de junio 20 de 2006, cuyo objeto fue el suministro de catorce mil medidores durante la vigencia 2006 que fueron recibidos en almacén; según lo estipulado en el contrato y factura de remisión del ¡De la mano contigo vigilamos los bienes de todos! E_mail: Carrera 9 No. 7 Bis 171 Teléfonos 5736868 – Telefax: 5853455 [email protected] WEB: www.contraloriavalledupar.gov.co FECHA: 07/05/09 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE VALLEDUPAR OFICINA CONTROL FISCAL VERSION: 1.0 “De la mano contigo Vigilamos los bienes de todos” Nit: 892.300.310-2 INFORME DE AUDITORIA PAGINA: 44 de 75 proveedor, téngase en cuenta que a diciembre 31 de 2005 se encontraban 1.080 medidores en stock en almacén, para un total de 15.080 unidades; aparatos debidamente ingresados a la dependencia de almacén. Con fundamento en lo anterior, la Empresa mediante contrato 0089 de noviembre de 2006 cuyo objeto fue INSTALACIÒN Y/O REPOSICIÒN DE MICROMEDIDORES A LOS USUARIOS DE LA EMPRESA DE SERVICIOS PÙBLICOS DE VALLEDUPAR S.A., para desarrollar la actividad en un término de siete (7) meses; el contrato tuvo varias suspensiones imputables al ente auditado por falta de cajillas; por lo cual incumple la administración el artículo 17 del Decreto 111 de la programación integral de los recursos; retrasando los programas a que viene sometida la empresa al no disponer de cajillas; pues, antes de comenzar las labores de instalaciones debió apropiar el stock suficiente de cajillas igual al numero de medidores a instalar. Al corte de la presente auditoria, se encuentran en inventario de almacén 904 y 1.161 medidores en la bodega de la División de facturación, constatándose que se instalaron 12.015 aparatos, lo que guarda relación con los elementos obtenidos por la empresa. De los medidores instalados se hicieron 15 muestreos selectivos constatándose que en realidad se efectuó la instalación de los medidores a los usuarios. Teniendo en cuenta que no se instalaron la totalidad de los medidores en inventario, constituye ineficiencia e ineficacia en la gestión de la empresa para la ejecución de las estrategias de carácter institucional, técnicas y administrativas; al no justificarse que contando con 15.080 unidades de medidas adquiridos a junio de 2006 y solo empiezan a instalarse a partir del segundo semestre del 2007 y aún al corte de la presente auditoria quedan pendientes por instalar 2.065 unidades (enero 2009); no se cumple el estudio y análisis de conveniencias para llevar a cabo el programa de micro medición con las características técnicas establecidas en el RAS (capitulo B.7); no se ejecutan los planes operativos y de acción establecido por la entidad; siendo una obligación cumplir el mandato de la ley 142 exigido por la CRA para alcanzar un mínimo de cobertura de 95% como lo fija la resolución CRA 151 de 2001. Análisis de la respuesta. No se aceptan los descargos presentados por la entidad, teniendo en cuenta, como ellos mismo lo manifiestan, que solo a diciembre 22 de 2008 se recibieron 3000 cajillas, meses después de la adquisición de los micromedidores, lo que impidió desarrollar la instalación de los mismos en su momento. ¡De la mano contigo vigilamos los bienes de todos! E_mail: Carrera 9 No. 7 Bis 171 Teléfonos 5736868 – Telefax: 5853455 [email protected] WEB: www.contraloriavalledupar.gov.co FECHA: 07/05/09 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE VALLEDUPAR OFICINA CONTROL FISCAL VERSION: 1.0 “De la mano contigo Vigilamos los bienes de todos” Nit: 892.300.310-2 INFORME DE AUDITORIA PAGINA: 45 de 75 Estos hechos descritos constituyen un hallazgo administrativo con presuntas incidencias disciplinarias, por inobservancia a lo establecido en los artículos 3, 7 y 37 del Manual interno de contratación e Interventoría de la empresa; el artículo 2 literal b) y h) de la Ley 87 de 1993; artículo 146 de la Ley 142 de 1994; el artículo 23 y el numeral 1 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002. Al Incumplir las metas de las instalaciones Masivas de micromedidores. Hallazgo 25. Queja y/o denuncia radicada Q: 146-2008 En atención de la queja y/o denuncia radicada Q: 146-2008, presentada en la Oficina de Participación Ciudadana, relacionada con presuntas irregularidades en desarrollo de los contratos 0097-2005 y 0027-2006, suscritos entre la Empresa de Servicios Públicos de Valledupar “EMDUPAR” S.A. E.S.P y FUNDATEC, en donde manifiesta el quejoso que no se cumplió el objeto contractual y que la empresa contratista no existe. Igualmente, afirma que hay contradicciones por parte de los inspectores de policía rural, quienes certifican la realización del objeto contractual, debido a que unos verbalmente manifiestan que no se cumplió el objeto y por escrito afirman lo contrario. Es obligación de la entidad, planear de manera adecuada su actividad contractual y que se oriente a la satisfacción de necesidades de la misma. Del análisis efectuado al contrato 0027-2006, suscrito el 27 de enero de 2006, con FUNDATEC, representada por FERNANDO ALONSO CALDERON PEÑA, cuyo objeto “es prestar asistencia técnica para el proceso de conformación y puesta en marcha de las empresas comunitarias que operaran en los corregimientos de los Corazones, el Alto de la vuelta, Guacoche, Guacochito, el Jabo, Aguas Blancas, Villa Germanía, La Mesa, Sabana Crespo, Guatapurí, Chemesquemena y los Haticos; a través de la Empresa de Servicios Públicos de Valledupar, EMDUPAR S.A. E.S.P”, con una duración inicial de nueve (9) meses y adicionado por tres (3) meses mas para un total de doce (12) meses y por valor inicial de $45.928.288 y una adición de $15.642.120 para un total de $61.570.408. Basados en los registros documentales recaudados para desvirtuar o no los hechos sobre las presuntas irregularidades denunciadas por el quejoso, se pudo constatar, que en la ejecución del contrato se presentaron situaciones que denotan falta de planeación del mismo, por las siguientes consideraciones: ¡De la mano contigo vigilamos los bienes de todos! E_mail: Carrera 9 No. 7 Bis 171 Teléfonos 5736868 – Telefax: 5853455 [email protected] WEB: www.contraloriavalledupar.gov.co FECHA: 07/05/09 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE VALLEDUPAR OFICINA CONTROL FISCAL VERSION: 1.0 “De la mano contigo Vigilamos los bienes de todos” Nit: 892.300.310-2 INFORME DE AUDITORIA PAGINA: 46 de 75 No se realizaron los estudios previos suficientes y pertinentes, con llevando ha adicionarlo en tiempo y valor, desde el principio se presentaron retrasos que terminaron en una suspensión de cinco (5) meses. No se tuvieron en cuenta la presencia de resguardos indígenas en zona de influencia de las actividades a realizar. En desarrollo del contrato se constituyeron las empresas AGUASUR, AGUAS DEL RIO BADILLO y ASOVEGA, las cuales no se han puesto en marcha por adolecer de las autorizaciones exigidas para la suscripción del respectivo contrato de operación con el municipio. Esta última fue disuelta y liquidada mediante acta Nº 002 del 2 de diciembre de 2007, de la Asamblea extraordinaria por presentar dificultades económicas para asumir las responsabilidades que la Ley le asigna a los entes prestadores de servicios públicos. Por lo anterior, se exhorta a la entidad para que en futuras contrataciones, desde el inicio del proyecto planifique y justifique a cabalidad las necesidades que se pretenden satisfacer; que estas estén acorde con los lineamientos requeridos y que se ajusten a la satisfacción de las necesidades de la comunidad; que estos proyectos no se vean retrasados por falta de conocimiento, idoneidad, comunicación y socialización previa, con las poblaciones que de una u otra forma estén involucrados en los procesos. Evitar que sea el contratista el que termine estipulando el tiempo de ejecución del contrato; tiempo este que debe ser establecido por la entidad y someterse a desarrollar el objeto contractual. Teniendo en cuenta que a pesar de que el trabajo fue realizado, como es la constitución de las empresas comunitarias que operaran en los diferentes corregimientos; precisamente por falta de planeación, estudios, diseños concertación; estas no se pondrán en marcha (AGUASUR y AGUAS DEL RIO BADILLO), por adolecer de las autorizaciones exigidas, de ahí que se cuestiona el hecho de que esta empresa fue ineficaz e ineficiente y pague erogaciones que no lograron la finalidad y utilidad requerida; lo que conforme a la Ley debe establecerse como detrimento al patrimonio público, por cuanto, el incumplimiento de los objetivos trazados conlleva a ratificar por el equipo auditor que pese a la ejecución del contrato este no llevo la consecución del fin primordial que era que se constituyeran las microempresas; hechos estos también evidentes, por la disolución y liquidación de la Asociación de Usuarios del Acueducto de la Vega Arriba- ASOVEGA, argumentando para su liquidación que como la entidad ha ¡De la mano contigo vigilamos los bienes de todos! E_mail: Carrera 9 No. 7 Bis 171 Teléfonos 5736868 – Telefax: 5853455 [email protected] WEB: www.contraloriavalledupar.gov.co FECHA: 07/05/09 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE VALLEDUPAR OFICINA CONTROL FISCAL VERSION: 1.0 “De la mano contigo Vigilamos los bienes de todos” Nit: 892.300.310-2 INFORME DE AUDITORIA PAGINA: 47 de 75 tenido dificultades económicas para asumir las responsabilidades que la Ley le asigna a los entes prestadores de servicios públicos. Análisis de la respuesta. Del análisis efectuado a los planteamientos realizados por el sujeto auditor, reafirmamos, que de haberse realizado las estrategias pertinentes y conducentes a la materialización del objeto contractual, el proceso no hubiese sufrido retrasos, suspensiones; y como bien lo manifiesta la entidad, “por ser líder en la región con gran experiencia y conocimiento técnico para brindar apoyo a este tipo de objeto contractuales, es decir para brindar apoyo técnico en la conformación de empresas comunitarias”. De ahí, que era la empresa, la que por su experiencia y conocimiento debió tener claro desde el inicio, lo que se requería para que estas empresas llegaran a un feliz término; lo que conllevaba a la entidad a gestionar con antelación las respectivas autorizaciones, máxime cuando el fin primordial de la materialización del objeto contractual, era la constitución y puesta en marcha de las microempresas; y como bien lo afirma la entidad, este aspecto esencial estaba supeditado a la aprobación del Concejo Municipal. Por lo cual, se sigue cuestionando el hecho de que pese a que este aspecto no era atribuible a funciones de la entidad; debió preverse desde el inicio del proceso. Por consiguiente, para el equipo auditor, la respuesta del sujeto auditado no desvirtúa la presunta inconsistencia formulada en el Informe Preliminar, por cuanto la observación se mantiene en firme. Por consiguiente, para el equipo auditor constituye un hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria por incumplimiento a lo establecido en artículo 3, 7 y 25 del Manual Interno de Contratación e Interventoría de la Entidad; el artículo 23 y numeral 1 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002, Y Fiscal en cuantía de $61.570.408., según lo establecido en el artículo 6 de la Ley 610 de 2000. Hallazgo 26. Contrato de consultoría No 034 de 2008. Los servidores públicos están obligados a buscar el cumplimiento de los fines de la contratación, vigilar la correcta ejecución del objeto contratado y proteger los derechos de la entidad, del contratista y de los terceros que puedan verse afectados por la ejecución del contrato. Del análisis documental realizado al Contrato de Consultoría No 0034 del 31 de marzo de 2008, cuyo objeto es “Realizar la consultoría para adelantar acciones correctivas sobre el diagnostico de los procesos administrativos, comerciales, financieros y operativos llevados a cabo en la empresa de servicios públicos de Valledupar ¡De la mano contigo vigilamos los bienes de todos! E_mail: Carrera 9 No. 7 Bis 171 Teléfonos 5736868 – Telefax: 5853455 [email protected] WEB: www.contraloriavalledupar.gov.co FECHA: 07/05/09 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE VALLEDUPAR OFICINA CONTROL FISCAL VERSION: 1.0 INFORME DE AUDITORIA “De la mano contigo Vigilamos los bienes de todos” Nit: 892.300.310-2 PAGINA: 48 de 75 EMDUPAR S.A. E.S.P.”, suscrito con SUMAMOS S.A., por valor de $232.000.000, con una duración de cuatro (4) meses, se pudo determinar lo siguiente: Análisis precontractual: Para el equipo auditor la realización de este contrato era innecesario ya que la empresa cuenta con diferentes estudios, diagnósticos, auditorias externas, contratos de consultoría, informes o estudios anteriores efectuados por el vice ministerio de Agua potable y saneamiento básico del Ministerio de Medio Ambiente, Vivienda y Desarrollo territorial, informes de seguimiento realizados por la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios, y las auditorias gubernamentales con enfoque integral realizadas por la Contraloría Municipal de Valledupar; en los cuales además del diagnostico, se plantean las acciones de mejoramiento o actividades correctivas que le permitirían a la empresa mejorar la gestión de todos los procesos que en ella se realizan para la prestación eficiente y eficaz del servicio de acueducto y alcantarillado. Asimismo se observa que las actividades producto del contrato, corresponden a funciones básicas y especificas contempladas en la constitución, las leyes y reglamentos internos que deben desempeñar el gerente, los Jefes de Departamento y de División de la empresa. Como ejemplo señalamos algunas de las actividades comunicadas por el Jefe administrativo y financiero de EMDUPAR S.A. E.S.P., que fueron realizadas por el contratista: Procesos administrativos. “Manifiestan la revisión por parte de la firma contratista de 112 contratos temporales (4 meses) vigencia 2008, y 46 contratos a termino fijo que culminaban en mayo de 2008, con el propósito de adelantar las comunicaciones de preaviso de no prorroga del contrato y disminuir ostensiblemente la planta de personal contratista de la empresa previo análisis de las actividades desarrolladas.” Actividad que según el manual de funciones y requisitos mínimos, Pág. 31, corresponde realizarla al jefe de la división de recursos humanos. Procesos Contables. “La realización de un análisis al tema de cartera en la empresa y se establece llevar a cabo el plan de alivio cartera, se definen las políticas generales para la recuperación de cartera y …” Actividades que según el manual de funciones y requisitos mínimos, Pág. 128, corresponde realizarla al jefe del departamento comercial. ¡De la mano contigo vigilamos los bienes de todos! E_mail: Carrera 9 No. 7 Bis 171 Teléfonos 5736868 – Telefax: 5853455 [email protected] WEB: www.contraloriavalledupar.gov.co FECHA: 07/05/09 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE VALLEDUPAR OFICINA CONTROL FISCAL VERSION: 1.0 “De la mano contigo Vigilamos los bienes de todos” Nit: 892.300.310-2 INFORME DE AUDITORIA PAGINA: 49 de 75 No se realizó un análisis económico o de precios del mercado, para determinar el valor estimado de la consultoría a contratar. No se solicitaron las ofertas necesarias, de acuerdo con el valor del contrato. No hay un análisis o evaluación de propuestas. La cláusula primera objeto a desarrollar por parte del consultor, En él se describen generalidades del mismo, con lo cual se observa que se estipulan cláusulas que no son lo suficientemente claras, a las cuales el contratista deba sujetarse. Por lo tanto, la falta de claridad en este punto puede generar controversias y diversas interpretaciones entre las partes, pues no hay información completa de las obligaciones que deben cumplir los contratistas, hecho que está desconociendo lo normado en el manual interno de contratación, en relación con las condiciones expresas descritas en los contratos y los términos de la invitación, además de la no aplicación de los principios rectores que rigen la contratación de la empresa. Etapa contractual: El contrato se inicio el tres (03) de abril de 2008. según acta de inicio suscrita por el Representante Legal del de SUMAMOS, Daniel Augusto García Gil y los interventores Jhonny Eduardo Camacho Sangregorio, Jefe Unidad de Planificación; Sandra Luz Cujia Mora, Jefe Unidad Asesora Jurídica; Silvia Daza Pupo, Jefe Departamento Comercial. Este mismo día se hace entrega de $116.000.000, correspondientes al 50% del valor del contrato. Oficio de fecha 23 de junio de 2008, dirigido al contratista, donde la interventoría manifiesta que desde el momento del perfeccionamiento y acta de inicio del contrato, hasta la fecha, se ha agotado más de la mitad del plazo contractual, y la interventoría conoce únicamente el cronograma de actividades. Lo anterior denota falta de seguimiento y control del objeto contrato. El 24 de junio de 2008, el contratista presenta un avance del 26% en la ejecución del contrato. Oficio de fecha 07 de julio de 2008, donde la interventoría manifiesta que han trascurrido tres (3) de los cuatro (4) meses, establecidos como plazo contractual y lo único que reposa en los archivos del contrato, es el denominado cronograma de trabajo y avance, y la primera acta de recibo parcial suscrita el 29 de mayo de 2008, con un informe impreciso y ambiguo de ¡De la mano contigo vigilamos los bienes de todos! E_mail: Carrera 9 No. 7 Bis 171 Teléfonos 5736868 – Telefax: 5853455 [email protected] WEB: www.contraloriavalledupar.gov.co FECHA: 07/05/09 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE VALLEDUPAR OFICINA CONTROL FISCAL VERSION: 1.0 “De la mano contigo Vigilamos los bienes de todos” Nit: 892.300.310-2 INFORME DE AUDITORIA PAGINA: 50 de 75 las actividades desarrolladas. En el mismo oficio reitera que el informe presentado no obedece a los resultados que debe mostrar la firma contratista en cumplimiento de las obligaciones pactadas en el contrato. Además de los anteriores oficios no hay más informes de interventoría, ni ningún tipo de intervención o pronunciamiento respecto a la ejecución del contrato por parte de estos. El acta de recibo final y a satisfacción, es suscrita por la doctora Sandra Cujia Mora, una de las interventoras y el señor Vladimir Álvarez Claro, quien no tiene la calidad de Representante Legal de la firma contratista; ésta acta no esta firmada por los otros interventores, como lo son el Jefe de Planificación, el Jefe de Departamento Comercial y el Jefe Administrativo y Financiero de EMDUPAR S.A. E.S.P. El proceso de reorganización administrativa de la empresa, no fue implementado, y los funcionarios desconocen el contenido del mismo, hecho que es evidente puesto que en el transcurso de la auditoria se le requirió en varias oportunidades mediante oficios los manuales de procesos y procedimientos de la entidad, expresando que no existen. La empresa no ha corregido las debilidades administrativas que pretendía subsanar con la ejecución del contrato, como se demuestra en el incumplimiento del acuerdo de mejoramiento suscrito con la superintendencia de servicios públicos domiciliarios y las observaciones detectadas en esta auditoria. No hay constancia del pago de los aportes realizados por el contratista a la seguridad social integral y parafiscal, en desarrollo del contrato. se evidencia falta de planeación, y mala gestión por parte de la administración, frente al resultado del contrato, por cuanto se desconocieron los dos pronunciamientos o informes de los interventores, en los cuales se advertía que no se estaban dando los efectos esperados ni se estaban cumpliendo las metas trazadas, objetivos y obligaciones acordadas entre las partes, generando mayores perjuicios a la Empresa. Análisis de la respuesta. La respuesta de la entidad, no desvirtúa los planteamientos realizados por el equipo auditor. La entidad aun continua con las mismas deficiencias administrativas, sin mostrar mayores avances en el manejo de los procesos internos que realiza. Los aportes realizados por el contratista a la seguridad social integral, enviados, no corresponden al personal relacionado en su propuesta, ni a las sumas que debieron haber sido cotizadas; no hay soportes del pago de los aportes parafiscales. ¡De la mano contigo vigilamos los bienes de todos! E_mail: Carrera 9 No. 7 Bis 171 Teléfonos 5736868 – Telefax: 5853455 [email protected] WEB: www.contraloriavalledupar.gov.co FECHA: 07/05/09 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE VALLEDUPAR OFICINA CONTROL FISCAL VERSION: 1.0 “De la mano contigo Vigilamos los bienes de todos” Nit: 892.300.310-2 INFORME DE AUDITORIA PAGINA: 51 de 75 Los interventores designados por la administración no avalan el cumplimiento de las obligaciones contractuales, del acta de recibo final enviada se observan presuntas irregularidades en la estampa de la rubrica del señor Jhonny Camacho Sangregorio, para lo cual se solicito colaboración a la Fiscalia General de la Nación; asimismo la doctora Luisa Maria Cuello Chinchilla suscribe el acta al encontrarse vacante la jefatura del departamento comercial mas no participo como interventora del contrato . Además el acta no fue suscrita por el jefe del departamento administrativo o por quien estuviera asumiendo dichas funciones como interventor del contrato. Para el equipo auditor estas debilidades o deficiencias pueden constituirse en un presunto hallazgo administrativo con incidencia disciplinaria, por incumplimiento a lo establecido en la etapa precontractual, artículos 3, 7, 16, 25 y 37 del Manual interno de contratación e Interventoría de la empresa; los literales a), b), c), e) y f), del artículo 2 y literal e), i) del artículo 4 de la Ley 87 de 1993; el artículo 23, el numeral 1 del artículo 34 y el numeral 31 y 34 del artículo 48 de la Ley 734 de 2002., y fiscal en cuantía de 232.000.000., por el hecho de que éste gasto era innecesario y además no logró obtener los resultados para los cuales la administración contrató, constituyéndose en detrimento según lo dispuesto en el articulo 6 de la Ley 610 de 2000. Hallazgo 27. Ejecución de múltiples contratos de prestación de servicios para el desarrollo de labores propias de la Empresa. La Empresa EMDUPAR S.A. E.S.P, paralelo a sus necesidades laborales firma, en el 2006 y 2007, un total de 116 contratos de prestación de servicios profesionales, por valor de $3.075.387.452.oo, cuyas esencias están ligados al funcionamiento de la misma cumpliendo unos objetos contractuales asociados al modelo de gestión y ejecución de procesos de acueducto y alcantarillado, que fueron necesarios revisar en aras de la austeridad que debe reinar y que en muchos casos deben utilizar elementos de trabajo propiedad de la Empresa, entre ellos cubículos, computadores y demás requeridos para su accionar. Durante las vigencias analizadas (2006 y 2007) la Empresa no depuro los procesos de prestación de servicios; no determinó la necesidad de los servicios personales que este tipo de contratación buscaba; no contó con un procedimiento o acto administrativo que facilitara verificar la conveniencia, considerando la planta con que cuenta, como tampoco realiza adecuados controles antes de la suscripción de estos contratos de prestación de servicios, razón por la cual se presume que presentan debilidades. En la revisión realizada a los contratos de prestación de servicios profesionales números 002, 004, 005, 007 y 008 de 2006; ¡De la mano contigo vigilamos los bienes de todos! E_mail: Carrera 9 No. 7 Bis 171 Teléfonos 5736868 – Telefax: 5853455 [email protected] WEB: www.contraloriavalledupar.gov.co FECHA: 07/05/09 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE VALLEDUPAR OFICINA CONTROL FISCAL VERSION: 1.0 “De la mano contigo Vigilamos los bienes de todos” Nit: 892.300.310-2 INFORME DE AUDITORIA PAGINA: 52 de 75 0077, 0080 y 0106 de 2007, se evidenció que no están adjuntos los siguientes documentos: Copia del comprobante de egresos o pago, constancia de la división de recursos humanos sobre la existencia o no de personal de planta para dicha función, y las constancias de pago de la seguridad social integral. Análisis de la respuesta. La Empresa, no aporta suficientes pruebas que desvirtúen las inconsistencias señaladas en el Informe Preliminar. El régimen de personal o laboral de las empresas de servicios públicos domiciliarios depende de la naturaleza jurídica de cada entidad prestadora del servicio público; así lo señala, la Corte Constitucional en Sentencia C-318 de 1996. Emdupar como Empresa de Servicios Públicos Domiciliarios de carácter oficial, en cuanto al régimen de personal no se rige por normas de derecho privado, en este sentido existe suficiente fundamento legal y jurisprudencial que lo establece con absoluta claridad. La Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo de Estado se pronunció respecto al régimen laboral aplicable a los trabajadores de las Empresas de servicios Públicos de carácter Oficial en los siguientes términos: “(…) En consecuencia, la normatividad contenida en el artículo 41 de la ley 142 de 1.994 debe entenderse referida en lo pertinente al inciso 2o del artículo 5o del decreto 3135 de 1.968" (Rad. 704). En relación con las empresas de servicios públicos oficiales, el mencionado artículo no fija expresamente el régimen laboral aplicable a sus servidores. Pero si dichas empresas son aquellas en cuyo capital la Nación, las entidades territoriales, o las entidades descentralizadas de aquella o éstas tienen el 100% de los aportes, debe entenderse que son sociedades entre entidades públicas para desarrollar una actividad industrial o comercial y por lo mismo, de conformidad con el artículo 4o del decreto ley 130 de 1976, se someten a las normas previstas para las empresas industriales y comerciales del Estado. En consecuencia, el régimen laboral de los servidores de una empresa de servicio público oficial es el indicado por el inciso 2o del artículo 5o del decreto ley 3135 de 1968, esto es el de trabajadores oficiales. Adicionalmente debe tenerse en cuenta que los estatutos de la empresa deberán precisar qué actividades de dirección o de confianza deben ser desempeñadas por personas que tengan calidad de empleados públicos “ De conformidad con lo anterior, Emdupar E.S.P no puede ser ajena a las normas generales que regulan la obligación de adoptar, previo estudios que definen los costos y gastos típicos de operación de la Empresa, una estructura y planta de personal adecuada a las necesidades del servicio. Como entidad publica está obligada a diseñar y poner en funcionamiento una planta de personal de conformidad con lo establecido en los estatutos de la Empresa, la ley y el Decreto 3135 de 1968 y desde luego con base en las normas de ¡De la mano contigo vigilamos los bienes de todos! E_mail: Carrera 9 No. 7 Bis 171 Teléfonos 5736868 – Telefax: 5853455 [email protected] WEB: www.contraloriavalledupar.gov.co FECHA: 07/05/09 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE VALLEDUPAR OFICINA CONTROL FISCAL VERSION: 1.0 “De la mano contigo Vigilamos los bienes de todos” Nit: 892.300.310-2 INFORME DE AUDITORIA PAGINA: 53 de 75 presupuesto, con el fin de vincular solo el personal requerido y permitido con sujeción a la normatividad vigente. “En ningún caso el número de trabajadores oficiales vinculados al servicio de una entidad podrá exceder el total de estos cargos fijado para ese tipo de servidores en la respectiva planta de personal “ Las reglas que de manera general se establecen para la conformación de las plantas de personal y la vinculación a la misma por parte de las entidades del estado, nos obliga a concluir que las entidades para el desarrollo de su objeto social deban vincular trabajadores oficiales y están obligadas a establecer en sus plantas de personal el numero de cargos permanentes que se requiera para ser ocupados por dichos trabajadores, señalándose la apropiación presupuestal necesaria para atender el salario de los mismos. Conforme a estas consideraciones no puede la Gerencia de Emdupar libremente vincular trabajadores oficiales al servicio de la Empresa sin que estas labores estén previamente definidas en el manual de funciones y correspondan a cargos creados en la planta de personal. De otra parte, Emdupar también está sometida a las normas de austeridad en el gasto publico y a los principios de planeación de su gestión; razón por la cual, no puede mediante contratos de prestación de servicios vincular personal para el ejercicio de funciones que corresponde al giro ordinario de su negocio como es la prestación de los servicios de acueducto y alcantarillado. No es de recibo para el equipo auditor la respuesta presentada en relación con los requisitos de Ley de los contratos ya que no existe dentro de los anexos documentos que certifique la existencia o no de personal de planta para el desarrollo de las funciones o actividades contratadas, tampoco aparece prueba de los aportes al Sistema de Seguridad Social Integral. (Artículo 3º de la Ley 797 de 2003 modificatorio del artículo 15 de la Ley 100 de 1993) Respecto a la obligación de cotizar al Sistema General de Seguridad Social Salud de los contratistas personas naturales, el inciso 1º del artículo 23 del Decreto 1703 de 2002, señala que en los contratos en donde esté involucrada la ejecución de un servicio por una persona natural en favor de una persona natural o jurídica de derecho público o privado, tales como contratos de obra, de arrendamiento de servicios, de prestación de servicios, consultoría, asesoría, la parte contratante deberá verificar la afiliación y pago de aportes al Sistema General de Seguridad Social en Salud De esta manera, es claro que en los contratos (sin importar su duración) en donde esté involucrada la ejecución de un servicio por una persona natural en favor de una persona ¡De la mano contigo vigilamos los bienes de todos! E_mail: Carrera 9 No. 7 Bis 171 Teléfonos 5736868 – Telefax: 5853455 [email protected] WEB: www.contraloriavalledupar.gov.co FECHA: 07/05/09 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE VALLEDUPAR OFICINA CONTROL FISCAL VERSION: 1.0 “De la mano contigo Vigilamos los bienes de todos” Nit: 892.300.310-2 INFORME DE AUDITORIA PAGINA: 54 de 75 natural o jurídica de derecho público o privado, tales como contratos de obra, de arrendamiento de servicios, de prestación de servicios, consultoría, asesoría, es decir, bajo la modalidad de contratos de prestación de servicios o cualquier otra modalidad de servicios que adopten, el contratista deberá estar afiliado al Sistema General de Seguridad Social en Pensiones y al Sistema General de Seguridad Social en Salud, y la parte contratante deberá verificar la afiliación y pago de aportes, sea cual fuere la duración o modalidad de contrato que se adopte. (Artículo 50 de la Ley 789 de 2002) Estos hechos constituyen un hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria, por incumplimiento a lo establecido en la etapa precontractual, artículos 3, 7 y 37 del Manual interno de contratación e Interventoría de la empresa; el artículo 2 literal b) y h) de la Ley 87 de 1993; el artículo 23 y el numeral 1 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002. Hallazgo 28. Contratación de personal La Constitución Política establece en su artículo 122: “No habrá empleo público que no tenga funciones detalladas en Ley o reglamento y para proveer los de carácter remunerados se requiere que estén contemplados en la respectiva planta y previstos sus emolumentos en el presupuesto correspondiente”. En atención a queja y/o denuncia radicada bajo el número Q: 126-08, relacionada con presuntas irregularidades en la contratación de personal en la empresa de servicios públicos de Valledupar – EMDUPAR S.A. E.S.P., se realizó un análisis y evaluación documental de todos los contratos, constatándose lo siguiente: La Junta Directiva de la Empresa de servicios públicos de Valledupar EMDUPAR S.A. E.S.P., mediante acuerdo N°.135 del 4 de Diciembre de 2000, suprime, Crea y adopta los Cargos de la estructura Orgánica y Planta de Personal de la Empresa. Esta planta de personal global se encuentra distribuida entre las diferentes dependencias que conforman la estructura orgánica Administrativa de la empresa. La Planta de Personal aprobada en el año 2000 por la Junta Directiva de la empresa EMDUPAR S.A. E.S.P. presentaba un total de 132 cargos; de ellos 21 son empleados públicos, y 111 son trabajadores oficiales. Actualmente y así como lo señala la ley, y conforme lo establece la Convención Colectiva de Trabajo 2008-2009 hoy todos son trabajadores oficiales. Aunque ¡De la mano contigo vigilamos los bienes de todos! E_mail: Carrera 9 No. 7 Bis 171 Teléfonos 5736868 – Telefax: 5853455 [email protected] WEB: www.contraloriavalledupar.gov.co FECHA: 07/05/09 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE VALLEDUPAR OFICINA CONTROL FISCAL VERSION: 1.0 “De la mano contigo Vigilamos los bienes de todos” Nit: 892.300.310-2 INFORME DE AUDITORIA PAGINA: 55 de 75 estos cargos estén siendo ocupados por trabajadores con contrato a término indefinido, fijo a un año y fijo menores de un año, y ciento trece (113) trabajadores a labor (por obra a labor determinada). Como parte del análisis al proceso de gestión humana y la verificación al comportamiento de las modificaciones parciales internas a la Estructura Orgánica y Planta de Personal de la Empresa que la junta directiva ha efectuado mediante diferentes acuerdos, se evidencia que en las vigencias fiscales de 2000 a 2008, se realizaron los siguientes cambios en la estructura organizacional: Mediante acuerdo 137 de 2001 de junta directiva, se crearon los dos (2) cargos que se relacionan a continuación: División de Proyecto y Construcciones. Sección de tratamiento. El 19 de Diciembre de 2007 mediante acta N°.186 de Junta Directiva, se creo la oficina de Contratación Administrativa e Invitación Pública y privada de oferentes, y los siguientes cargos: Uno (1) Jefe profesional graduado en derecho. Uno (1) Abogado Titulado. Uno (1) Auxiliar. Dos (2) profesionales en derecho para el Departamento Comercial que ejecuten la jurisdicción coactiva. En acta N° 002 del 19 de Febrero de 2008 la Junta Directiva Creo el siguiente cargo: Uno (1) Actualizador de Catastro de Redes, Alcantarillado y Suscriptores. Al totalizar las personas vinculadas mediante contrato de trabajo por obra o labor determinada, término fijo e indefinido, así como los empleados públicos vinculados mediante una relación legal y reglamentaria, el total de los servidores públicos de la Empresa de EMDUPAR S.A.E.S.P. es de 253 empleos. Como producto de esta evaluación se detectaron diversas debilidades, siendo éstas, las más relevantes: ¡De la mano contigo vigilamos los bienes de todos! E_mail: Carrera 9 No. 7 Bis 171 Teléfonos 5736868 – Telefax: 5853455 [email protected] WEB: www.contraloriavalledupar.gov.co FECHA: 07/05/09 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE VALLEDUPAR OFICINA CONTROL FISCAL VERSION: 1.0 “De la mano contigo Vigilamos los bienes de todos” Nit: 892.300.310-2 INFORME DE AUDITORIA PAGINA: 56 de 75 Falta la actualización del Manual de Funciones y los Perfiles de Cargos. No existe correspondencia entre el manual de funciones y requisitos mínimos (Acuerdo No. 0168 del 2005, la estructura orgánica y planta de personal aprobada (Acuerdo 135 de Diciembre 4 del 2000) y la relación del personal según nominas de pagos. Lo anterior se establece por la siguiente consideración. En la estructura de la planta no se encuentran creados los cargos del Jefe de control Interno Disciplinario, Secretario General, el Jefe de la División de Planes y Programas, Analista de Sistemas, Auxiliares de Apoyo Logístico, personal de apoyo, Auxiliar de Archivos; los cuales representan 42 funcionarios inscritos a la nomina sin estar creados en la estructura orgánica de la planta. Nombramiento de trabajadores sin el lleno de los requisitos. Examinadas las hojas de vida y los contratos suscritos por la empresa, se observo que el señor FRANKLIN ARIZA CAPERA, en su carpeta no posee documentos que acrediten la calidad de bachiller y Administrador Publico; así mismo, el 28 de diciembre de 2007 es contratado para desempeñar el oficio de Supervisor de corte y reconexión, este cargo no esta en el Manual de Funciones. Igualmente, el Señor PEDRO JOSE CASTILLO, en la vigencia del 2006, fue contratado en dos oportunidades mediante contrato temporal para desempeñar el cargo de auxiliar de apoyo en la División de Producción, el cual revisado el manual de funciones y la estructura orgánica no se encontró el cargo en mención. Existencia de contratos de trabajo no establecidos en la planta. EMDUPAR S.A.-ESP funciona laboralmente a través de muchos contratos a término fijo e indefinido y a labor, cuyo costo en los años 2006, 2007 y 2008 asciende a $2.013.760.198., personal cuya situación laboral sigue sin definición. Se constató que los trabajadores se obligan a cumplir las actividades descritas en el objeto del contrato, cuando en estos no está definido dicho objeto. Así mismo las actividades propias del oficio no están contenidas en el Manual de Funciones. Estos funcionarios están contratados por la Empresa en periodos continuos (días, meses y año) por mas de cinco años bajo estas modalidades, situación que deja en riesgo no sólo la pérdida de una importante experiencia y conocimiento, sino a la empresa, ante posibles conflictos por la carencia de una labor preventiva de tipo jurídico y soluciones de orden laboral, aspecto último que se puede abordar en ¡De la mano contigo vigilamos los bienes de todos! E_mail: Carrera 9 No. 7 Bis 171 Teléfonos 5736868 – Telefax: 5853455 [email protected] WEB: www.contraloriavalledupar.gov.co FECHA: 07/05/09 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE VALLEDUPAR OFICINA CONTROL FISCAL VERSION: 1.0 “De la mano contigo Vigilamos los bienes de todos” Nit: 892.300.310-2 INFORME DE AUDITORIA PAGINA: 57 de 75 una reestructuración, de tal manera que la empresa quede con el personal que requiere, con perfiles óptimos para la eficiencia empresarial. Considerando el necesario fortalecimiento de la capacidad empresarial y la adopción de un modelo de gestión para el desarrollo misional de la Empresa, ésta deberá determinar la adopción de la nueva planta de personal con el fin de solucionar una situación de irregularidad e inestabilidad laboral de varios años atrás. Lo anterior complementado con un proceso de selección y promoción que implica en primer lugar, el ascenso de personas ya vinculadas mediante contratos de trabajo a término fijo, a cargos existentes en la planta de personal, y en segundo lugar, la normalización respecto de los trabajadores vinculados mediante la modalidad de contratos temporales a término fijo y de obra o labor, para vincularlos de manera indefinida, todo esto precedido de un concurso de méritos técnico y transparente, conforme a las normas que rigen la materia en la empresa. Análisis de la respuesta. La Empresa no presenta una explicación lógica y razonada en relación con los hechos evidenciados por el equipo auditor; razón por la cual, se mantiene el hallazgo con las mismas connotaciones. Para el equipo auditor, los hechos descritos, constituyen un hallazgo administrativo con presuntas incidencias disciplinaria por inobservar el artículo 122 de la Constitución Política de Colombia; el Manual específico de funciones y requisitos mínimos de EMDUPAR S.A. E.S.P., el artículo 28 literal i) de los Estatutos de la empresa; Ley 142 de 1994; Resolución N°.062 de 2005; Resolución N° 005 de 2003; etapa precontractual, artículos 3, 7 y 25 Manual Interno de contratación e Interventoría (acuerdo N° 0169 de 2005); Convención Colectiva de Trabajó 2008-2009 y el articulo 34 numeral 1 y 35 numeral 1 de la Ley 734 de 2002. Hallazgo 29. Vinculación de trabajadores sin autorización de la Junta directiva. A todo servidor público le esta prohibido: incumplir los deberes o abusar de los derechos o extralimitar las funciones contenidas en la constitución, los tratados internacionales ratificados por el congreso, las leyes, los decretos, las ordenanzas, los acuerdos distritales y municipales, los estatutos de la entidad, los reglamentos y los manuales de funciones, las decisiones judiciales y disciplinarias, las convenciones colectivas y los contratos de trabajo. ¡De la mano contigo vigilamos los bienes de todos! E_mail: Carrera 9 No. 7 Bis 171 Teléfonos 5736868 – Telefax: 5853455 [email protected] WEB: www.contraloriavalledupar.gov.co FECHA: 07/05/09 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE VALLEDUPAR OFICINA CONTROL FISCAL VERSION: 1.0 “De la mano contigo Vigilamos los bienes de todos” Nit: 892.300.310-2 INFORME DE AUDITORIA PAGINA: 58 de 75 En la vigencia fiscal de 2006 fueron nombrados cinco (5) trabajadores a término indefinido y en los acuerdos aportados, no aparece el que autoriza al gerente Dr. Darío Rafael Zalabata Vega, para realizar los siguientes nombramientos: ISMAEL HINOJOSA, ALCIDES JULIO ARRIETA, LEDYS LOZANO VERGEL, MILDRETH GAMEZ FLOREZ Y MILTON ESCOBAR LASCARRO. Según lo establecido en la revisión documental, el gerente general de la empresa extralimitó y transgredió los límites que se le han asignado al aumentar la planta de personal de la empresa, quitando la competencia que al respecto le corresponde a la junta directiva contenida en el artículo vigésimo octavo de la reforma de los Estatutos, escrituras públicas 1.262 del 2004, que establece: funciones de la junta directiva literal i) “Determinar la estructura, unidades de organización, objeto generales de la sociedad, planta de personal, creación supresión y fusión de oficios o empleos, sistemas salariales, funciones, remuneraciones básicas y prestaciones en general del personal vinculado a EMDUPAR S.A. E.S.P.”. Análisis de la respuesta. El equipo auditor acepta parcialmente la respuesta de la Entidad, en la medida que si bien es cierto que la modalidad del contrato que se celebre con los trabajadores ofíciales puede variar de termino fijo a término indefinido, no es menos cierto y como ya se afirmó en el hallazgo anterior la permanencia del servidor cuyo contrato se celebra ya sea a termino definido o indefinido debe estar precedida de la creación de un cargo en la planta de empleos, que de acuerdos a los estatutos de la Empresa es tarea de la Junta Directiva. De la revisión efectuada no se encuentra que los referidos servidores estén vinculados a la planta creada. Para el equipo auditor, los hechos descritos, constituyen un hallazgo administrativo con presuntas incidencias disciplinaria por inobservar el Manual específico de funciones y requisitos mínimos de EMDUPAR S.A. E.S.P., el artículo 28 literal i) de los Estatutos de la empresa; el articulo 34 numeral 1 y 35 numeral 1 de la Ley 734 de 2002. Hallazgo 30. No existen documentos que demuestren la cancelación por parte del trabajador de los aportes en salud integral. Mediante Resolución No. 0706 del 26 de Julio del 2006, expedida por la Oficina de Control Disciplinario, fue suspendida por dos (2) meses la señora NILVIA ELISA QUIROZ FIGUEREDO vinculada a través de contrato a termino fijo como trabajadora oficial desde el 2 de Febrero de 2004 hasta la fecha como AUXILIAR ASISTENCIAL NIVEL 2. Durante el periodo de suspensión, EMDUPAR S.A. E.S.P. canceló los aportes de seguridad social integral de la trabajadora en un ¡De la mano contigo vigilamos los bienes de todos! E_mail: Carrera 9 No. 7 Bis 171 Teléfonos 5736868 – Telefax: 5853455 [email protected] WEB: www.contraloriavalledupar.gov.co FECHA: 07/05/09 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE VALLEDUPAR OFICINA CONTROL FISCAL VERSION: 1.0 “De la mano contigo Vigilamos los bienes de todos” Nit: 892.300.310-2 INFORME DE AUDITORIA PAGINA: 59 de 75 100%, asumiendo el % que le correspondía a la funcionaria, los cuales asciende a $288.610. Constituyéndose un presunto detrimento para la empresa al realizar unos pagos que era obligación del empleado. Análisis de la respuesta. El equipo auditor mantiene la observación, en la medida en que la misma no se desvirtúa y por el contrario la misma trabajadora al presentar a la División de Recursos Humanos su solicitud para que se realice el descuento correspondiente, confirma lo evidenciado en el trabajo de campo. Para el equipo auditor los hechos antes descritos constituyen un hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria, por vulnerar lo establecido en la Ley 100 de 1993; los artículos 23, 34 numeral 1 de la ley 734 de 2002, y fiscal en cuantía de $288.610., según lo normado en el artículo 6 de ley 610 de 2000. Hallazgo 31. Presunta violación de las normas que regulan la afectación de los recursos del presupuesto sin previa autorización. Existen contratos a termino fijo (ver anexo No. 4), que fueron suscritos el 28 de diciembre de 2007 con fecha de terminación el 28 de diciembre de 2008, comprometiendo presupuesto de vigencia futura, hecho que contraviene el principio de anualidad establecido por el decreto 115 de 1996 articulo 4 el cual señala: ”El año fiscal comienza el 1 de enero y termina el 31 de diciembre de cada año. Después del 31 de diciembre no podrán asumirse compromisos con cargo a las apropiaciones del año fiscal que se cierra en esa fecha y los saldos de apropiación no afectados por compromisos caducarán sin excepción”. en concordancia con el artículo 13 de la misma norma.” El presupuesto de gastos comprende las apropiaciones para gastos de funcionamiento, gastos de operación comercial, servicio de la deuda y gastos de inversión que se causen durante la vigencia fiscal respectiva. La causación del gasto debe contar con la apropiación presupuestal correspondiente, así su pago se efectúe en la siguiente vigencia fiscal. El pago deberá incluirse en el presupuesto del año siguiente como una cuenta por pagar. Análisis de la respuesta. Revisada la respuesta presentada por la Entidad, el equipo auditor mantiene la observación recordándole a la Administración que el Principio de Anualidad Presupuestal es de imperativo cumplimiento para las operaciones del gasto de dineros públicos. ¡De la mano contigo vigilamos los bienes de todos! E_mail: Carrera 9 No. 7 Bis 171 Teléfonos 5736868 – Telefax: 5853455 [email protected] WEB: www.contraloriavalledupar.gov.co FECHA: 07/05/09 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE VALLEDUPAR OFICINA CONTROL FISCAL VERSION: 1.0 “De la mano contigo Vigilamos los bienes de todos” Nit: 892.300.310-2 INFORME DE AUDITORIA PAGINA: 60 de 75 Ahora bien, lo que se cuestiona es la contratación de servicios de personal sin justificación y la celebración de contratos de trabajo por fuera de la planta de personal, casos en los que además de evidenciarse violación a los principios que regulan la planta de personal, también se violenta principios de orden presupuestal, teniendo en cuenta que las contrataciones de personal (en cualquier modalidad) que se efectúe por fuera de la planta debe contar con la correspondiente disponibilidad previa, antes de la asunción del compromiso y respecto del cual se exige el cumplimiento del principio de anualidad, sin perjuicio de las excepciones que para el mismo plantea la Ley de Presupuesto. Se desprende de toda lógica que los cargos que corresponden a la planta de empleos deben estar presupuestados todos sus emolumentos en el presupuesto de cada anualidad, sin importar el término de duración de los contratos de trabajo que se celebren, es decir, para este ultimo caso, el principio de anualidad se encuentra regulado en la presupuestación anual de los gastos de personal que equivalen a los que se causan por la ocupación de los cargos de la planta. Para el equipo auditor los hechos antes descritos constituyen un hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria, por vulnerar lo establecido en el artículos 3, y 37 del Manual interno de contratación e Interventoría de la empresa; el artículo 2 literal a), b) y h) de la Ley 87 de 1993; artículo 4 del decreto 115 de 1996; los artículos 23 y 34 numeral 1 de la Ley 734 de 2002. Hallazgo 32. Presunta legalización de hechos cumplidos. Existen contratos que se suscribieron en la vigencia del 2006 a término fijo e indefinido, con el agravante que fueron firmados el 31 de Mayo con retroactividad al 8 de Marzo del 2006. No existe justificación escrita sobre estas actuaciones las cuales deben estar regladas en el Estatuto de la Entidad y observándose con rigurosidad las normas presupuestales. No existen políticas por parte de la empresa que establezca claramente los procedimientos para realizar dichos contratos, así mismo no se establece en ninguno de los contratos la disponibilidad y el registro presupuestal, inobservando el artículo 21 del decreto 115 de 1996, que determina que todos los actos administrativos que afecten apropiaciones presupuestales deberán contar con certificados de disponibilidad presupuestal previos que garanticen la existencia de apropiaciones suficientes para atender estos gastos y de igual forma, estos compromisos deberán contar con registro presupuestal para que los recursos con él financiados no sean desviados a ningún otro fin. ¡De la mano contigo vigilamos los bienes de todos! E_mail: Carrera 9 No. 7 Bis 171 Teléfonos 5736868 – Telefax: 5853455 [email protected] WEB: www.contraloriavalledupar.gov.co FECHA: 07/05/09 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE VALLEDUPAR OFICINA CONTROL FISCAL VERSION: 1.0 “De la mano contigo Vigilamos los bienes de todos” Nit: 892.300.310-2 INFORME DE AUDITORIA PAGINA: 61 de 75 Los contratos suscritos a que se hace referencia en esta observación, se detallan en el anexo No 5. Así mismo, los pagos que se efectuaron a estos funcionarios entre el 8 de Marzo y el 31 de Mayo del 2006 bajo el nuevo contrato, se traduce en el reconocimiento y pago de la administración de hechos cumplidos; por lo tanto este mayor valor reconocido que asciende en la cuantía de $1.155.745, se considera un detrimento patrimonial. Análisis de la respuesta. El equipo auditor no comparte la respuesta de la Entidad, no es posible en la Administración pública suscribir contratos con efectos retroactivos, no puede generarse para la administración el pago de servicios personales sin que existiere el contrato. Las obligaciones nacen hacia el futuro; razón por la cual, el pago del periodo que corresponde del 8 de marzo al 31 de mayo de 2006 es ilegal. Por lo anterior, se mantiene la observación planteada en el Preliminar. Para el equipo auditor los hechos antes descritos constituyen un hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria, por vulnerar lo establecido en el artículos 3, 8 y 37 del Manual interno de contratación e Interventoría de la empresa; el artículo 2 literal a), b) y h) de la Ley 87 de 1993; artículos 21 y 22 del decreto 115 de 1996; los artículos 23, 34 numeral 1 y el 48 numeral 31de la ley 734 de 2002, y fiscal en cuantía de $1.155.745., según lo normado en el artículo 6 de ley 610 de 2000. Hallazgo 33. Presunta violación de las normas que regulan la anulación contractual de mutuo acuerdo. Del análisis realizado a los contratos de trabajo vigencia 2008, se constató la existencia de un acta de mutuo acuerdo, celebrada entre la Administración y varios trabajadores, en la cual las partes deciden dejar sin efecto algunos contratos firmado el 2 de enero de 2008, fundamentado en circunstancia ajenas a la voluntad de las partes, decidiendo la celebración de un nuevo contrato, el cual es firmado el 9 de enero de 2008 por el actual gerente Doctor LICINIO BELEÑO JIMENEZ, Esta situación se presenta con los siguientes trabajadores: JOSE LUIS CUELLO CATAÑO, DALKIS MURGAS CHINCHIA, EDGAR JOSE TETE JIMENEZ, RICARDO PINEDA ARREGOCES, HERNESTO ALONSO OROZCO, JOSE JUAN BENJUMEA DAZA, MARISOL OSPINIO CASTILLA, MARIA ISABEL TEJEDA RODRIGUEZ, INES ALEJANDRA VASQUEZ CASTAÑEDA, ELISA MARCELA RODRIGUEZ GUETE Y DIONISIO ALBERTO CAMPILLO entre otros, observamos que en estos contratos solo cambia la fecha de iniciación y ¡De la mano contigo vigilamos los bienes de todos! E_mail: Carrera 9 No. 7 Bis 171 Teléfonos 5736868 – Telefax: 5853455 [email protected] WEB: www.contraloriavalledupar.gov.co FECHA: 07/05/09 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE VALLEDUPAR OFICINA CONTROL FISCAL VERSION: 1.0 “De la mano contigo Vigilamos los bienes de todos” Nit: 892.300.310-2 INFORME DE AUDITORIA PAGINA: 62 de 75 terminación en relación con los suscritos el 2 de enero, a manera de ejemplo en el último de los citados trabajadores referenciamos el contrato a termino fijo inferior a un año,(f.100 a104). Los Acuerdos de mutuo consentimiento no cuentan con fecha de suscripción; razón por la cual no existe causa legal que justifique la suscripción de un nuevo contrato por cuanto es exactamente igual al suscrito por EDUARDO ANTONIO CASTRO PAYARES anterior gerente. Al respecto debemos acotar que no es clara la justificación para que el trabajador se allane a renunciar derechos laborales que se originan a partir de la firma del contrato del 02 de enero; más aún cuando constitucional y legalmente no puede renunciar a sus derechos laborales ni por manifestación escrita, hecho que compromete la responsabilidad de la Empresa en cuanto a los días que corren del 2 al 8 de enero de 2008, en el cual el trabajador causo sus derechos y que puede la Empresa verse avocada a enfrentar reclamaciones posteriores en razón de irrenunciabilidad de los derechos y acreencias laborales, pudiendo estar en presencia de un posible detrimento patrimonial. Análisis de la respuesta. No comparte el equipo auditor la apreciación que efectúa la Empresa en relación con la observación plasmada en el informe Preliminar. El hecho que se presenta en los casos señalados es irregular, en la medida en que la empresa sin justificación anula contratos y celebra otros induciendo al trabajador a renunciar a sus derechos. Nótese, que el hecho de aceptar el trabajador el no reclamo de los derechos que se puedan originar del primer contrato, no exime a la Administración del pago de lo que se haya causado a favor del trabajador durante la vigencia del primer contrato; esto es el tiempo que transcurrió entre aquel y el nuevo contrato. Como ya se dijo los derechos laborales son irrenunciables. Lo anterior es clara evidencia de la falta de políticas, programas y procedimientos que establezcan claros criterios para la vinculación y ascenso de personal en Emdupar. S.A ESP. Para el equipo auditor los hechos antes descritos constituyen un hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria, por vulnerar lo ¡De la mano contigo vigilamos los bienes de todos! E_mail: Carrera 9 No. 7 Bis 171 Teléfonos 5736868 – Telefax: 5853455 [email protected] WEB: www.contraloriavalledupar.gov.co FECHA: 07/05/09 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE VALLEDUPAR OFICINA CONTROL FISCAL VERSION: 1.0 “De la mano contigo Vigilamos los bienes de todos” Nit: 892.300.310-2 INFORME DE AUDITORIA PAGINA: 63 de 75 establecido en el artículo 53 de la Constitución Nacional, articulo 34 numeral 1de la Ley 734 de 2002. Hallazgo 34. Vinculación laboral sin funciones claramente definidas e incremento salarial sin justificación. Del análisis contractual efectuado, se analizo la vinculación de ALEXANDER HERRERA HERNANDEZ, contratado temporalmente por la Empresa como personal de apoyo de la división de Tesorería, acordándose como obligación del trabajador” a)Servir como auxiliar de Recaudos en la División de Tesorería o en la Dependencia que el empleador considere pertinente de acuerdo a la necesidad del servicio; b) poner al servicio del empleador toda su capacidad normal de trabajo en forma exclusiva en el desempeño de las funciones propias del oficio mencionado y en las labores anexas y complementarias del mismo…”. No obstante, se hace mención a un oficio en particular, que no se encontró dentro del Manual de Funciones de EMDUPAR S.A. E.S.P., que defina las funciones del oficio contratado; esto implica, que no existe la necesidad del servicio porque no están definidas las necesidades de personal por la misma Empresa. De otra parte mientras en el año 2006 con el trabajador se pacto un salario mensual de SEISCIENTOS DOCE MIL SEISCIENTOS DOCE PESOS ($612.612), en el año 2007 se le asigna una remuneración mensual de UN MILLON CIENTO TREINTA Y SIETE MIL NOVECIENTOS OCHENTA Y SIETE ($1.137.987), en ambos contratos se obliga a cumplir con el mismo oficio. Por lo que no es claro cuáles son los criterios para determinar la remuneración de los servicios contratados, ya que no se encuentra evidencia de un sistema salarial o escala de remuneración aprobada, base de argumento de esta decisión. Análisis de la respuesta. La Empresa no desvirtúa el hallazgo, por cuanto se contrata para que el trabajador ejerza como “Auxiliar de recaudos en la División de Tesorería o en la dependencia que el empleador considere pertinente de acuerdo a la necesidad del servicio”, funciones que no están definidas en el Manual de Emdupar. A lo largo de nuestro análisis no encontramos concordancia entre la vinculación de personal a la Empresa con los cargos de la planta y el manual de funciones. Emdupar tiene una carga laboral y prestacional muy alta, que necesariamente exige que su administración establezca políticas claras de restructuración de la planta que permita ingreso y la permanencia en el servicio publico de acuerdo con la planta de empleos, que para tal efecto se organice, la cual debe ser adecuada a las necesidades del servicio; ¡De la mano contigo vigilamos los bienes de todos! E_mail: Carrera 9 No. 7 Bis 171 Teléfonos 5736868 – Telefax: 5853455 [email protected] WEB: www.contraloriavalledupar.gov.co FECHA: 07/05/09 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE VALLEDUPAR OFICINA CONTROL FISCAL VERSION: 1.0 INFORME DE AUDITORIA “De la mano contigo Vigilamos los bienes de todos” Nit: 892.300.310-2 PAGINA: 64 de 75 seleccionando trabajadores idóneos y competentes con el perfil adecuado para cada cargo, teniendo en cuenta el actual grado de desarrollo económico de la Empresa y la proyección de la persona en el tiempo y dentro de la Organización. En igual forma la directiva de la Empresa debe tener en cuenta que solo le es dable acudir a los contratos temporales o a los contratos de prestación de servicios cuando se requiera de personal con conocimientos especializados o destrezas especificas para realizar alguna actividad que por su mismo grado de especialidad no pueda realizarse por el personal de planta; o que se trate de actividades ocasionales (no permanentes) que no corresponden a labores administrativas ordinarias que debe desarrollar la Empresa. Para el equipo auditor los hechos antes descritos constituyen un hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria, por vulnerar lo establecido en los Manual especifico de funciones y requisitos minimos y la Estructura orgánica de la empresa, artículo 23, 34 numeral 1 de la ley 734 de 2002. 2.2. Evaluación a Tesorería. Hallazgo 35. Contratos de Telefonía fija y móvil o celular vigencia 2006-2007 y 2008 En las vigencias objeto de estudio, la administración asignó líneas telefónicas a funcionarios de las siguientes dependencias: Departamento Administrativo y Financiero, Jurídica, División de Almacén, Recurso Humano, Departamento Comercial, Departamento Técnico, Gerencia, Unidad de Planificación, Coordinación de Servicios Generales, División de Suministro, Control Interno, Redes de Alcantarillado, Taller de Medidores, Recepción, facturación, División de Tesorería, División de Presupuesto, Secretaria General, Portería Planta de Tratamiento, Bocatoma y Laboratorio; algunos no cumplen funciones misionales y además excedieron el consumo asignado. Mediante oficio No 30013-043 de fecha 13 de noviembre de 2008, se le solicito a la gerencia de EMDUPAR S.A. E.S.P. un informe detallado de los consumos de las líneas de telefonía celular asignadas a los funcionarios; una vez verificada la información se determino que la Empresa se excedió en los consumos preestablecidos en la suma de $37.798.775 no cumpliendo con las normas de austeridad en el gasto público como se demuestra en el siguiente análisis: ¡De la mano contigo vigilamos los bienes de todos! E_mail: Carrera 9 No. 7 Bis 171 Teléfonos 5736868 – Telefax: 5853455 [email protected] WEB: www.contraloriavalledupar.gov.co FECHA: 07/05/09 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE VALLEDUPAR OFICINA CONTROL FISCAL VERSION: 1.0 “De la mano contigo Vigilamos los bienes de todos” Nit: 892.300.310-2 INFORME DE AUDITORIA PAGINA: 65 de 75 En la vigencia 2006, la administración de la Empresa EMDUPAR S.A., pago por gastos de servicio telefónico a la empresa Avantel en la suma $5.072.860 a Colombia Telecomunicaciones $78.111.472 y a COMCEL la suma de $30.303.133; para un total pagado de $113.487.465 el consumo de estos planes fue excedido por los funcionarios en la suma de $8.041.852. En la vigencia 2007, la administración de la Empresa EMDUPAR S.A., pago por gastos de servicio telefónico a Colombia Telecomunicaciones $45.989.983 y a COMCEL la suma de $45.644.882.; para un total pagado de $91.634.775 el consumo de estos planes fue excedido por los funcionarios en la suma de $13.287.046. En el período enero 1 de 2008 a septiembre 30 de 2008, la administración de la Empresa EMDUPAR S.A., pago por gastos de servicio telefónico a Colombia Telecomunicaciones $123.444.413 y a COMCEL la suma de $60.988.530.; para un total pagado de $184.432.943, el consumo de estos planes fue excedido por los funcionarios en la suma de $16.469.877. Consecuente con la observación anterior, la administración, no estableció controles que restringieran el servicio de celulares. No obstante, se fijó tope máximo mensual en el consumo para los funcionarios; sin embargo, se evidenció que dicho límite se excedió, originando gastos adicionales por un valor aproximado de $37.798.775. Esta anomalía debe ser eliminada, para lo cual consideramos prudente que la empresa proceda a cobrar el exceso del límite establecido a los funcionarios responsables. Análisis de la respuesta. El sujeto auditado responde que los consumos excedidos, van hacer descontados a los respectivos funcionarios, a través de la nómina. Con lo anterior se está reconociendo por parte de la Administración el desbordamiento del gasto por consumo en telefonía celular por parte de funcionarios de EMDUPAR S.A. Los hechos descritos configuran un hallazgo de tipo administrativo, con presuntas incidencias disciplinaria por inobservarse el artículo 3 del decreto 2445 del 23 de noviembre de 2000; el artículo el artículo 1 y 2 del Decreto 1737 de 1998, el párrafo 2 del artículo 128; 209 de la Constitución Política de Colombia; numeral 1 artículo 34 de la Ley 734 de 2002, y fiscal en cuantía de $37.798.775., por lo establecido en el artículo 6 de la Ley 610 de 2000. ¡De la mano contigo vigilamos los bienes de todos! E_mail: Carrera 9 No. 7 Bis 171 Teléfonos 5736868 – Telefax: 5853455 [email protected] WEB: www.contraloriavalledupar.gov.co FECHA: 07/05/09 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE VALLEDUPAR OFICINA CONTROL FISCAL VERSION: 1.0 “De la mano contigo Vigilamos los bienes de todos” Nit: 892.300.310-2 INFORME DE AUDITORIA PAGINA: 66 de 75 Hallazgo 36. Impuesto de Patrimonio. El artículo 25 de la Ley 111 de 1996 dispuso la creación del Impuesto de Patrimonio para los años gravables 2007, 2008, 2009 y 2010, el cual quedó a cargo de las personas naturales, jurídicas, sociedades de hecho y contribuyentes del Impuesto de Renta; como hecho generador el artículo 293 del Estatuto Tributario, precisa que se configura por la posesión de riqueza que tenga el contribuyente a 1 de enero de 2007, siempre y cuando el patrimonio sea igual o superior a tres mil millones de pesos ($3.000.000.000). El artículo 294 del E.T., determina que el impuesto se causa el 1 de enero de cada año para los años 2007, 2008, 2009, 2010, a una tarifa del 1.2% del patrimonio liquido poseído a 1 de enero de cada año. De la evaluación realizada se determinan las siguientes consideraciones: Impuesto de Patrimonio año gravable 2007. La Declaración del Impuesto de Patrimonio de EMDUPAR S.A. de la vigencia 2007, fue presentada sin pago; el patrimonio liquido informado fue por $51.933.783.000 millones lo que generó un impuesto de patrimonio a pagar por $623.205.000. Por el no pago de este impuesto, la DIAN, en la vigencia 2008 procedió a embargar las cuentas bancarias de EMDUPAR S.A., en la suma de $897.829.292.15; la DIAN, descontó por Impuesto de Patrimonio la suma $620.594.000 y por Intereses $130.643.750; el saldo del dinero embargado fue devuelto por la Administración de Impuestos Nacionales. Mediante oficio 8124067-2130 del 6 de octubre de 2008, se le comunicó a EMDUPAR S.A., que adeudaban un saldo por Impuesto de patrimonio vigencia 2007, en la suma de $2.611.000 y por intereses $535.000, por lo que EMDUPAR, procedió a cancelar las sumas indicadas mediante el Recibo Oficial de Pago de Impuestos Nacionales número 490701127695 de 10 de octubre de 2008. Los hechos descritos anteriormente, genero un detrimento en las finanzas de EMDUPAR S.A., por el pago de intereses en la suma de $131.184.375 millones. Se observo que los rubros presupuestales que se habían creado para atender el pago de Impuesto de Patrimonio vigencia 2007, fue el código 030517200319, con una apropiación presupuestal de $80.000.000 millones, este rubro en la misma ¡De la mano contigo vigilamos los bienes de todos! E_mail: Carrera 9 No. 7 Bis 171 Teléfonos 5736868 – Telefax: 5853455 [email protected] WEB: www.contraloriavalledupar.gov.co FECHA: 07/05/09 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE VALLEDUPAR OFICINA CONTROL FISCAL VERSION: 1.0 “De la mano contigo Vigilamos los bienes de todos” Nit: 892.300.310-2 INFORME DE AUDITORIA PAGINA: 67 de 75 vigencia se disminuyo en la suma de $80.000.000 (Traslado del 26 de julio de 2007); el movimiento anterior no es lógico, en razón a que se necesitaba contar con una disponibilidad presupuestal para atender el pago de Impuesto de Patrimonio en la suma de $311.602.500 millones; asimismo se dispuso la creación del rubro presupuestal 030517200219 con una apropiación presupuestal de $80.000.000. Al final de la vigencia 2007, la apropiación presupuestal quedó sin afectación, lo que tampoco es lógico en razón a que este rubro presupuestal debió primero ser adicionado en la suma de $231.602.500 y comprometido a su vez en la suma de $311.602.500 millones (50% del Impuesto de Patrimonio Vigencia 2007). En la vigencia fiscal 2008 la DIAN embarga las cuentas bancarias de EMDUPAR, y descuenta el Impuesto de Patrimonio en la suma de $620.594.000 millones, suma que no quedó amparada con disponibilidad presupuestal de la vigencia fiscal 2007, contrariando lo dispuesto en los artículos 2, 3, 4, 21, y 25 del decreto 115 de 1996. El pago de intereses en la suma de $130.643.750 no contó con disponibilidad presupuestal, contrariando el artículo 21 del decreto 115 de 1996. Impuesto de Patrimonio año gravable 2008. El patrimonio líquido tenido en cuenta para calcular el Impuesto de Patrimonio por el año gravable 2008 corresponde a la suma de $45.548.821.000 millones, lo que generó un Impuesto por pagar de $546.586.000. La administración de EMDUPAR S.A., presentó la Declaración de Impuesto de Patrimonio por la vigencia 2008 el día 8 de mayo sin pago; por lo que la Junta directiva de EMDUPAR mediante Acta Número 004 de fecha 5 de julio de 2008, autorizó al Gerente para que celebrara un acuerdo de pago; la DIAN, mediante oficio número 8124067-2175 comunica a EMDUPAR S.A, la disponibilidad para que se adelante el acuerdo de pago. Con la orden de pago No. 2008002163 del 29 de octubre de 2008, EMDUPAR procede a girar $152.165.000 millones para abonar al Impuesto de Patrimonio y $11.810.000 por intereses, el saldo restante del Impuesto de Patrimonio por pagar $394.421.000 millones se cancelaría en 12 cuotas mensuales, la primera de ellas es cancelada con la orden de pago número 2008002672 del 30 de diciembre de 2008, generándose así un abono por Impuesto de Patrimonio en la suma de $27.725.558, y por intereses $12.767.442. Se observa que los intereses cancelados sobre el impuesto de patrimonio del año 2008 ascienden en ¡De la mano contigo vigilamos los bienes de todos! E_mail: Carrera 9 No. 7 Bis 171 Teléfonos 5736868 – Telefax: 5853455 [email protected] WEB: www.contraloriavalledupar.gov.co FECHA: 07/05/09 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE VALLEDUPAR OFICINA CONTROL FISCAL VERSION: 1.0 “De la mano contigo Vigilamos los bienes de todos” Nit: 892.300.310-2 INFORME DE AUDITORIA PAGINA: 68 de 75 $24.577.442., lo que conlleva a un detrimento patrimonial para la Empresa. EMDUPAR S.A. E.S.P., ya que estos recursos bien podrían ir a los proyectos de inversión. Análisis de la respuesta. El área financiera no estuvo atenta de los cambios en la normatividad tributaria y de las exigencias o retos que debía afrontar la empresa, para atender sus obligaciones ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales; tuvo 149 días (período 27 de diciembre de 2006 fecha en la cual se expide la ley 111 de 2006 y el 25 de mayo de 2007 fecha de presentación sin pago de la Declaración de Impuesto de Patrimonio), para planificar la forma de cómo afrontar el incremento de la obligación tributaria y las modificaciones presupuestales correspondientes, a fin de cumplir en forma estricta con el pago oportuno del impuesto. En lo que respecta al Impuesto de Patrimonio de la vigencia 2008 la administración tampoco reservó suma alguna para atender oportunamente el pago de esta obligación solo se limito a realizar un acuerdo de pago. La responsabilidad del administrador público en cuanto al buen manejo en la ejecución del presupuesto; consiste en establecer prioridades en la ejecución del gasto público, así evitará aplazar compromisos que por su naturaleza, son inaplazables como es el caso de las obligaciones por Impuestos; debido a que su no pagó en forma oportuna le acarrea a la Administración intereses moratorios; disminuyendo así el patrimonio de la empresa. Los recursos que percibe la Nación en desarrollo de la ejecución del Presupuesto, son diferentes a los que percibe la Empresa EMDUPAR S.A., en desarrollo de sus operaciones; por lo que el pago por intereses moratorios que realizó EMDUPAR S.A a la DIAN, de ninguna forma pueden ser tratados como una transferencia de recursos entre entidades; en otras palabras son presupuestos diferentes. Es de anotar que el artículo 352 de la Constitución Política de Colombia, dispone que el presupuesto público está debidamente separado indicando que uno es el de la Nación y el otro el de las Entidades Territoriales y las descentralizadas de cualquier nivel. Los argumentos presentados por la administración de EMDUPAR S.A., no desvirtúan la observación presentada por el equipo auditor. Para el equipo auditor los hechos descritos constituyen un hallazgo administrativo, con presuntas incidencias disciplinaria por la inobservancia de los artículos 2, 3, 4, 21, y 25 del decreto 115 de 1996; Igualmente, se observa desconocimiento de lo dispuesto en los literales a), b), c), e), y f) del artículo 2 y literal e) del articulo 4 y articulo 1 de la ley 87 de 1993; y el numeral 1 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002; y fiscal en la cuantía de $155.761.817., por constituirse como un gasto injustificado que va en contra de la gestión de la misma ¡De la mano contigo vigilamos los bienes de todos! E_mail: Carrera 9 No. 7 Bis 171 Teléfonos 5736868 – Telefax: 5853455 [email protected] WEB: www.contraloriavalledupar.gov.co FECHA: 07/05/09 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE VALLEDUPAR OFICINA CONTROL FISCAL VERSION: 1.0 “De la mano contigo Vigilamos los bienes de todos” Nit: 892.300.310-2 INFORME DE AUDITORIA PAGINA: 69 de 75 entidad, ocasionando la merma del patrimonio o daño patrimonial según lo normado en el artículo 6 de ley 610 de 2000. ¡De la mano contigo vigilamos los bienes de todos! E_mail: Carrera 9 No. 7 Bis 171 Teléfonos 5736868 – Telefax: 5853455 [email protected] WEB: www.contraloriavalledupar.gov.co FECHA: 07/05/09 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE VALLEDUPAR OFICINA CONTROL FISCAL VERSION: 1.0 “De la mano contigo Vigilamos los bienes de todos” Nit: 892.300.310-2 INFORME DE AUDITORIA PAGINA: 70 de 75 3. ANEXOS ¡De la mano contigo vigilamos los bienes de todos! E_mail: Carrera 9 No. 7 Bis 171 Teléfonos 5736868 – Telefax: 5853455 [email protected] WEB: www.contraloriavalledupar.gov.co FECHA: 07/05/09 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE VALLEDUPAR OFICINA CONTROL FISCAL VERSION: 1.0 INFORME DE AUDITORIA “De la mano contigo Vigilamos los bienes de todos” Nit: 892.300.310-2 PAGINA: 71 de 75 ANEXO Nº 1 CUADRO RESUMEN DE OBSERVACIONES DETECTADAS TIPO DE INCIDENCIA CANTIDAD Administrativo 35 Fiscales 16 1.667.087.690 Disciplinarios 32 - Todos menos el 2, 7, 14, y 16. Penales 2 - 4 y 18 VALOR NUMERACIÓN DE OBSERVACIONES Todos 4,5,6,9,10,12,15,17,18,21,25,26,29,32,35 y 36. ¡De la mano contigo vigilamos los bienes de todos! E_mail: Carrera 9 No. 7 Bis 171 Teléfonos 5736868 – Telefax: 5853455 [email protected] WEB: www.contraloriavalledupar.gov.co FECHA: 07/05/09 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE VALLEDUPAR OFICINA CONTROL FISCAL VERSION: 1.0 “De la mano contigo Vigilamos los bienes de todos” Nit: 892.300.310-2 INFORME DE AUDITORIA PAGINA: 72 de 75 ANEXO Nº 2 Monitores, CPUs, Impresoras, Dispositivos de comunicaciones, (Routers, Switch) Recomendación: La empresa debe tomar una oportuna decisión con respectos a lo planteado por el equipo auditor, de tal forma que estos equipos sean diagnosticados y de acuerdo al concepto técnico que emita el funcionario que los revise, darle una disposición final en forma oportuna y adecuada ¡De la mano contigo vigilamos los bienes de todos! E_mail: Carrera 9 No. 7 Bis 171 Teléfonos 5736868 – Telefax: 5853455 [email protected] WEB: www.contraloriavalledupar.gov.co FECHA: 07/05/09 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE VALLEDUPAR OFICINA CONTROL FISCAL VERSION: 1.0 INFORME DE AUDITORIA “De la mano contigo Vigilamos los bienes de todos” Nit: 892.300.310-2 PAGINA: 73 de 75 ANEXO 3. Análisis grafico contratación los besotes INVERSION REALIZADA AL PROYECTO LOS BESOTES - AÑOS 2004 - 2007 Tipos de Contratos Cantidad Contratos Valor Contrato de Prestación de Servicios 22 $ Contrato de Consultoría 4 $ 2,120,029,920.00 TOTALES 26 $ 2,397,629,920.00 277,600,000.00 ¡De la mano contigo vigilamos los bienes de todos! E_mail: Carrera 9 No. 7 Bis 171 Teléfonos 5736868 – Telefax: 5853455 [email protected] WEB: www.contraloriavalledupar.gov.co FECHA: 07/05/09 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE VALLEDUPAR OFICINA CONTROL FISCAL VERSION: 1.0 “De la mano contigo Vigilamos los bienes de todos” Nit: 892.300.310-2 INFORME DE AUDITORIA PAGINA: 74 de 75 ANEXO 4. ¡De la mano contigo vigilamos los bienes de todos! E_mail: Carrera 9 No. 7 Bis 171 Teléfonos 5736868 – Telefax: 5853455 [email protected] WEB: www.contraloriavalledupar.gov.co FECHA: 07/05/09 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE VALLEDUPAR OFICINA CONTROL FISCAL VERSION: 1.0 “De la mano contigo Vigilamos los bienes de todos” Nit: 892.300.310-2 INFORME DE AUDITORIA PAGINA: 75 de 75 ¡De la mano contigo vigilamos los bienes de todos! E_mail: Carrera 9 No. 7 Bis 171 Teléfonos 5736868 – Telefax: 5853455 [email protected] WEB: www.contraloriavalledupar.gov.co