DIAGNÓSTICO ACTUAL DE LA COMUNICACIÓN

TRABAJO INTRANET
DIAGNÓSTICO ACTUAL DE LA COMUNICACIÓN INTERNA DEL DEPARTAMENTO
DE DESARROLLO SOCIAL Y MUNICIPIOS
El Departamento de Desarrollo Social y Municipios del Gobierno Regional de Los Lagos,
cuenta con una dotación de 6 funcionarios, de los cuales 5 funcionarios trabajan en un mismo lugar
físico, mientras que la jefatura se encuentra en un espacio distinto.
Nuestro departamento tiene como objetivo general “apoyar de manera integral y eficiente
la gestión de los municipios de la Región de Los Lagos, contribuyendo así al mejoramiento de
la calidad de vida de todos sus habitantes”. Debido a lo anterior, tenemos a nuestro cargo
diversos programas que nos permiten cumplir el objetivo mencionado; a saber:






Programa Mejoramiento Urbano y Equipamiento Comunal de Emergencia (PMU
Emergencia),
Programa Mejoramiento Urbano y Equipamiento Comunal de Emergencia IRAL,
Programa Mejoramiento de Barrios,
Ficha CAS.
Fondo Social Presidente de la República.
Programa de Apoyo a la Gestión Municipal..
Actualmente, el Gobierno Regional cuenta con un INTRANET, llamado Groupwise. Esta
herramienta que fue puesta a disposición de la institución, lamentablemente está siendo subutilizada
por nuestro departamento.
Lo anterior se basa en que de forma continua se debe oficiar a los municipios (clientes) de
la región (42) los diferentes beneficios a que se han hecho acreedores, por medio de los distintos
programas mencionados anteriormente, además de innumerables invitaciones para distintas
actividades que organizamos como departamento, entre otras muchas informaciones que solicitamos
por diversos motivos. Por tanto, en la práctica, cada uno de los profesionales debe formular dichos
oficios, los cuales deben ser firmados por la jefatura del departamento o de la división, según la
temática e importancia que requiera dicha acción.
Por distintos motivos, ha dichos oficios se les detecta mala redacción, faltas de ortografía,
entre otras errores al momento de la impresión y de la posterior revisión de la jefatura, lo cual hace
retrasar el envío de información a los destinatarios.
Esto trae como consecuencia, un gasto innumerable de papel y de tinta de impresión que
encarece financieramente el accionar del departamento y asimismo del Gobierno Regional de Los
Lagos, además de una pérdida en horas/hombre en la gestión que se debe realizar a diario.
FLUJOGRAMA DEL DIAGNÓSTICO
Realización del oficio por
parte del profesional
encargado
Impresión del oficio
NO
Revisión del oficio por la
jefatura
OK
Se despacha al
destinatario
El flujograma demuestra la urgente determinación del departamento de valorar el uso eficaz
del INTRANET, para optimizar el uso de los recursos del departamento y, por consiguiente, al
Gobierno Regional.
PLAN DE COMUNICACIÓN INTERNA DEL DEPARTAMENTO DESARROLLO
SOCIAL Y MUNICIPIOS
Teniendo claridad en lo que tenemos que realizar para optimizar nuestros recursos,
debemos responder a las siguientes preguntas:

¿Qué queremos comunicar?
Lo que queremos comunicar con esto es demostrar a los colegas y jefatura del departamento
que es posible mejorar nuestro accionar, siendo eficiente en el uso de los recursos físicos y de
tiempo, y transversalizar la información intra-departamento

¿A quién se debe comunicar?
Se debe comunicar a los profesionales del departamento, ya que la jefatura debería liderar
este cambio de accionar administrativo. La propuesta es la siguiente:
1. Antes que el profesional, dependiendo del programa a su cargo, realice el oficio
correspondiente, deberá enviar a la Jefatura del Departamento de Desarrollo Social y
Municipios un mail, para que éste apruebe el oficio final.
2. Posteriormente el profesional dará impresión al documento para que la secretaria se
encargue de estampar la fecha y número y sea despachado.
FLUJOGRAMA DE LA PROPUESTA
Realización del oficio por
parte del profesional
encargado
Profesional
corrige oficio
No
aprobado
Envío por e-mail a la
jefatura y revisión de ésta
última
Envío de jefatura del
oficio al profesional
encargado
OK
Se imprime oficio y
secretaria despacha

¿Cómo se llevará a cabo?
En primer lugar sensibilizar a los profesionales del departamento de esta propuesta.
Posteriormente tener una reunión ampliada con la jefatura y los demás miembros del departamento.

¿Cuándo?
Esta acción se hará efectiva cuando la jefatura envíe un memorándum a cada profesional
dando por aprobada la propuesta, y su puesta en acción.
1. Objetivos:


Maximizar los recursos físicos y el tiempo al momento de oficiar a los municipios
diversos temas.
Lograr mayor rapidez en la entrega de información, vía oficio, a las
municipalidades de la región.
2. Público objetivo:

Gobierno regional y municipios de la región.
3. Tipo de información a transmitir:
 Aprobación, observaciones, ofertas de financiamiento en relación a los proyectos
que presentan los municipios de la región al departamento.
4. Recursos para la implantación:

Que el INTRANET funcione adecuadamente.
5. Los responsables en materia de comunicación:

Sólo necesitamos que la unidad de informática del Gobierno Regional mantenga el
INTRANET en óptimas condiciones.
6. La calendarización regular de la comunicación:

Debido a la oferta de financiamiento, la comunicación es diaria con los municipios.
SERVICIO e-GOB
El Departamento de Desarrollo Social y Municipios, pertenece a la División de
Análisis y Control del Gobierno Regional de Los Lagos, por lo tanto esta “innovación” en
el accionar de nuestras actividades administrativas, tendrá repercusiones positivas al
momento de dar a conocer proyectos aprobados o con observaciones a los municipios de la
región, ya que la información que fluirá desde nuestras oficinas a nuestros clientes
(municipios) será óptima, tanto para que los clientes puedan en los tiempos establecidos
comenzar a ejecutar sus proyectos o para enviar corregidas las observaciones de sus
iniciativas propuestas en un inicio.
**************************
NOMBRE: OSCAR A. OYARZÚN SMITH
PROFESIÓN: ADMINISTRADOR PÚBLICO
DEPARTAMENTO: DESARROLLO SOCIAL Y MUNICIPIOS