Formación del Espacio de Participación Social. Proyecto CIUMED- SUDOE. Documento previo II Procedimiento estratégico para la realización del diagnóstico técnico y definición de estrategias y propuestas de acción en el proyecto CIUMED -SUDOE a través de la formación de un Espacio para la Participación Social (EPS). Documento previo II. 1) Objetivos del procedimiento. 2) Propuesta básica para el diseño de un modelo organizativo mínimo del EPS. 2.1 Comité Institucional. 2.1.1 Funciones generales. 2.1.2 Líder. 2.1.3 Miembros del Comité Institucional. 2.1.3.1 Número de miembros. 2.1.3.2 Estructura del Comité Institucional. 2.1.4 Acuerdo de constitución. 2.1.5 Forma de funcionamiento del Comité Institucional. 2.1.6 Relaciones con el Comité Técnico. 2.2 Comité Técnico. 2.2.1 Funciones generales. 2.2.2 Coordinadores Técnicos. 2.2.3 Miembros. 2.2.3.1 Selección de los miembros. 2.2.4 Funcionamiento del Comité Técnico. 2.2.4.1 Desarrollo de las reuniones. 2.2.4.2 Sistema de decisión y voto. 2.2.4.3 Elaboración de documentos. 3) Trabajos iniciales para la puesta en marcha del Espacio de Participación Social. 1 Formación del Espacio de Participación Social. Proyecto CIUMED- SUDOE. Documento previo II 1. Objetivos del procedimiento. La planificación estratégica aplicada al territorio local trata de establecer una serie de objetivos, a medio y largo plazo, sobre la organización del desarrollo del territorio y definir aquellas actuaciones que permitirán alcanzar los objetivos teniendo en cuenta el comportamiento probable del entorno tanto local como externo. Los principales beneficios que se derivan de un proceso de planificación estratégica son: Facilita una visión global e intersectorial. Ofrece un horizonte de planificación a medio y largo plazo. Anticipa e identifica las tendencias del entorno. Marca prioridades y define acciones clave. Involucra a ciudadanos y agentes en un proyecto común. Orienta la cooperación entre el sector público y privado. Promueve la coordinación entre las instituciones públicas. Se fundamenta en el consenso y en el compromiso. 2. Propuesta básica para el diseño de un modelo organizativo mínimo para la formación del Espacio de Participación Social (EPS). 2.1 Comité Institucional. 2.1.1 Funciones generales. Es el principal órgano de participación institucional y social. Debe constituirse como un espacio de poder compartido, en el que los actores sociales puedan colaborar, concertar, cooperar y consensuar las acciones y propuestas derivadas del proceso de participación. Le corresponden al Comité Institucional las siguientes funciones: Impulsar públicamente el proyecto. Supervisar y aprobar sus líneas directrices y resultados. Promover la cooperación entre el sector público y privado. Servir como elemento de relación entre los agentes socioeconómicos de la ciudad o territorio. Seleccionar a los Coordinadores Técnicos del EPS. Seleccionar a los miembros del Comité Técnico. Promover, en una fase posterior, el desarrollo de las estrategias y acciones formuladas en el proyecto. 2 Formación del Espacio de Participación Social. Proyecto CIUMED- SUDOE. Documento previo II 2.1.2 Líder. El líder del Comité Institucional será el Ayuntamiento al que correspondan las máximas competencias de planificación en el ámbito local. Cuando el proyecto afecte a varios ayuntamientos esta función la puede ejercer: El principal organismo o institución de carácter supramunicipal coordinador de políticas territoriales: Mancomunidad, Órgano comarcal, Gobierno regional, etc. El Ayuntamiento de mayor entidad por su población o por su función de cabecera. El Ayuntamiento que pacten los distintos entes locales representados. En su defecto, el órgano institucional socio del proyecto. 2.1.3 Miembros del Comité Institucional. El Comité estará integrado por representantes de las Administraciones Públicas con competencias en el desarrollo territorial de la zona, agentes sociales, empresas privadas representativas, instituciones y asociaciones ciudadanas. Solo podrán formar parte del Consejo Institucional aquellos organismos invitados por el Presidente o Vicepresidente del Comité. Entre otros, se propone la incorporación al Comité Institucional de: Los alcaldes de los distintos municipios ubicados en el territorio. Los líderes de los partidos políticos representativos. Organizaciones de empresarios (Cámaras, Asociaciones...). Sindicatos. Administraciones regionales. Colegios profesionales. Asociaciones cívicas. Universidades. Empresas representativas. 2.1.3.1 Número de miembros. No existe límite, pero una dimensión excesiva del Comité puede limitar su capacidad operativa y dificultar los procesos de decisión y consenso. Para un municipio de tamaño medio el número de miembros debería ser de entre 10 y 15. En municipios pequeños el número debería rondar los 10 miembros. 3 Formación del Espacio de Participación Social. Proyecto CIUMED- SUDOE. Documento previo II 2.1.3.2 Estructura del Comité Institucional. La estructura del Comité Institucional será el siguiente: Presidente: Alcalde del municipio1. Vicepresidente/s: Representante de la Institución/es; Socio/s en el Proyecto. Gobierno regional. Secretario: Puede actuar como tal uno de los Coordinadores Técnicos del proyecto (CIUMED) o un miembro de alguna de las instituciones que presiden el proyecto (Cédula Ejecutiva). Vocales: El resto de los miembros del Comité Institucional. Vocales sin voto: Pueden asesorar puntualmente a los miembros del Comité en la toma de decisiones. Tendrán voz pero no voto. Los miembros del Comité Institucional podrán delegar su representación por medio de suplentes. Cédula Ejecutiva del Comité Institucional: Presidente + Vicepresidentes + Secretarios. Presidente Vicepresidentes COMITÉ INSTITUCIONAL Secretario Vocales Coordinadores Técnicos Coordinador COMITÉ TÉCNICO Secretario Vocales con voto Vocales sin voto 1 En otros casos, responsable del organismo líder. 4 Cédula Ejecutiva Formación del Espacio de Participación Social. Proyecto CIUMED- SUDOE. Documento previo II 2.1.4 Acuerdo de Constitución. En las fases previas del proceso el líder deberá invitar a las instituciones y organismos que considere oportunos para formar parte del Comité Institucional. Esta invitación se puede realizar de forma directa o a través de una convocatoria dirigida a las instituciones y organizaciones del ámbito territorial. Es función del líder comprometerse en la búsqueda de la participación de un amplio conjunto de órganos representativos en cada uno de los temas objeto del proyecto. También es tarea del líder la de explicar las características del proceso a seguir y los fines de la convocatoria y proyecto, la remisión de información o la realización de reuniones informativas previas. Una vez realizada la búsqueda de la participación, cada una de las Instituciones que vayan a formar parte del Comité, en su primera reunión como tal, formalizará su participación con la firma de un Acuerdo de Constitución del Comité Institucional, donde se deberá indicar. Los objetivos del proceso estratégico dentro del proyecto CIUMED-SUDOE. La relación de instituciones que participan en el Comité. La relación de personas que ostentarán la representación de esas instituciones. Las obligaciones y derechos de los miembros: participación en las reuniones, suplencias, formas de voto, nombramiento de miembros del Comité Técnico, etc. Es conveniente dar cobertura informativa a la firma del Acuerdo a través de los medios de comunicación. 2.1.5 Forma de funcionamiento del Comité Institucional. El organismo que ostente el liderazgo será responsable de realizar, con la suficiente antelación (30 días antes) las convocatorias para sus reuniones, así como ostentará la responsabilidad de remitir la información necesaria para el desarrollo de las mismas. No podrán afectarse ingresos a personas integrantes en el Comité o retribuir su trabajo en los mismos. Los acuerdos del Comité Institucional se tomarán por mayoría de los votos de los asistentes con derecho a voto. En caso de empate, éste se dirimirá por el voto de calidad del Presidente. 5 Formación del Espacio de Participación Social. Proyecto CIUMED- SUDOE. Documento previo II El Comité Institucional tiene un carácter consultivo y de fomento de la participación social. Los acuerdos tomados en su seno no serán vinculantes para las Administraciones Públicas ni para cualquier otro miembro del Comité. 2.1.6 Relaciones con el Comité Técnico. El Comité Institucional nombrará: A los Coordinadores Técnicos del proyecto. Esta decisión corresponderá al Presidente y Vicepresidentes del Comité. Se informará al resto de miembros del Comité Institucional de este nombramiento. A los técnicos y expertos que compondrán el Comité Técnico, los cuales podrán representar a los distintos organismos componentes del Comité Institucional. Dependiendo de las características que presente el organismo representado (amplio desempeño competencial, valioso panel técnico, etc.) el número de representantes por institución podrá variar ( uno ó mas de uno). El Presidente y Vicepresidentes del Comité, por iniciativa propia o a instancias del coordinador/es del proyecto solicitará al Comité el nombramiento de los miembros del Comité Técnico, ya sean estos expertos vinculados a los organismos representados u otros especialistas independientes que posean indudables conocimientos sobre el ámbito territorial de trabajo. 2.2 Comité Técnico. 2.2.1 Funciones generales. Dará soporte técnico al proyecto. Estará formado por personas de perfil técnico vinculadas a los agentes económicos y sociales del Comité Institucional, así como por expertos destacados por sus conocimientos en distintos temas. El Comité Técnico ejercerá, a través del debate y el consenso, las siguientes funciones: Analizar, completar y consensuar el prediagnóstico técnico de funciones urbanas. Definir las estrategias para el territorio en cada horizonte temporal. Determinar las actuaciones más adecuadas para la consecución de las estrategias decididas. Priorizar dichas actuaciones. 6 Formación del Espacio de Participación Social. Proyecto CIUMED- SUDOE. Documento previo II 2.2.2 Coordinadores Técnicos. Serán los máximos responsables técnicos del Espacio Social de Participación. Se propone una coordinación técnica compartida entre: - Un técnico vinculado al organismo-socio del proyecto CIUMED. Un técnico vinculado al organismo o institución líder del EPS. 2.2.3 Miembros. El Comité Técnico debe tener un carácter interdisciplinar y multidisciplinar. Sus miembros deben ser buenos comunicadores, expertos o especialistas en uno o varios temas, disponer de cierta capacidad de síntesis y comprensión y facilidad para ordenar y clarificar los correspondientes debates y conclusiones. 2.2.3.1 Selección de los miembros. Corresponderá a los miembros del Comité Institucional nombrar a los miembros del Comité Técnico. Los miembros del Comité Técnico deben provenir, en la medida de lo posible, tanto del sector público como del sector privado de la ciudad o territorio y sería adecuado la existencia de dos o tres integrantes expertos o conocedores por cada tema o área del proyecto. La organización del Comité Técnico será la siguiente: Coordinadores: Ejercerá esta función uno de los Coordinadores Técnicos del EPS. Secretario: Uno de los coordinadores técnicos o bien un técnico vinculado a la institución que ejerza de socio en el proyecto CIUMED. Vocales con voto. Tendrán derecho a voto aquellos miembros del Comité que representen a alguno de los organismos o instituciones que forman parte del Comité institucional. Vocales sin voto. El resto de los miembros del Comité Técnico tendrán derecho a voz pero no a voto. 7 Formación del Espacio de Participación Social. Proyecto CIUMED- SUDOE. Documento previo II 2.2.4 Funcionamiento del Comité Técnico. 2.2.4.1 Desarrollo de las reuniones. Cuestiones previas Es necesario indicar que, en el debate de los temas, el análisis de los sectores específicos se realizará básicamente para fines analíticos, existiendo entre las distintas cuestiones a evaluar numerosas interrelaciones. Estas vinculaciones enriquecerán los resultados y permitirán una mejor definición de las propuestas y acciones a desarrollar, por lo que se debe invitar a la participación y al debate al mayor número de miembros posibles del Comité en cada uno de los temas a tratar. Cada tema debe tratarse pues de forma transversal a los demas. Con el objetivo de evitar atascos metodológicos, los miembros del Comité Técnico que no puedan asistir a las reuniones deberán hacer llegar sus opiniones a las mismas a través de los medios que estimen oportunos con el fin de que sus opiniones y críticas sustenten el debate y ayuden a la toma de posiciones y decisiones. 8 Formación del Espacio de Participación Social. Proyecto CIUMED- SUDOE. Documento previo II Las reuniones del Comité Técnico La convocatoria, dirección y elaboración de documentos previos y definitivos serán responsabilidad de los Coordinadores Técnicos. Se propone el siguiente esquema de reuniones: 1ª REUNIÓN: DIAGNÓSTICO TÉCNICO Trabajos previos Resultados previstos 1) Encuestas y reuniones con colectivos no representados. Documentos de resumen: trascripción escrita de diagnóstico y propuestas y/o explotación estadística de datos. 2) Envió a los miembros del Comité Técnico del documento informativo (características del proyecto, función de los miembros, forma de trabajo del grupo, etc.), prediagnóstico técnico y convocatoria de la reunión con al menos 20 días de antelación. Si es posible proponer 2 fechas alternativas. 3) Previsión logística: local con condiciones técnicas (pizarra, monitor, proyector, diapositivas, ordenador portátil, sistema de grabación, etc.), catering, desplazamientos de los miembros. 1) Constituir el Comité Técnico. 2) Validar y completar el prediagnóstico técnico. El método utilizado para realizar el diagnóstico será tipo DAFO o análisis de fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas que podemos identificar en el territorio analizado, así como completar los documentos elaborados en el prediagnóstico técnico. 3) Este diagnóstico servirá de marco de referencia para definir los objetivos y las líneas estratégicas a alcanzar a medio y largo plazo. 4) El diagnóstico se compondrá de un análisis externo (oportunidades y amenazas) y un análisis interno (fortalezas y debilidades). 5) Una técnica de trabajo posible es la de “visualización”: Se solicitará a cada integrante que escriba (previamente a la reunión) en una cuartilla una o varias oportunidades, debilidades, fortalezas y amenazas en cada uno de los temas, así como que aporten mejoras al prediagnóstico técnico. Los coordinadores transcribirán todas las propuestas y los argumentos DAFO que no se repitan, que se mostrarán a los miembros en la reunión. Esta hoja servirá como base para el debate. 6) Posteriormente se redactará un informe con los resultados obtenidos, que debe votarse (ya sea en su conjunto o de forma parcial),y que debe servir de base para la realización del diagnóstico definitivo. 9 Formación del Espacio de Participación Social. Proyecto CIUMED- SUDOE. 2ª Y 3ª REUNIÓN Trabajos previos Documento previo II Resultados previstos 1) Envío a los miembros del Comité Técnico del 1) Una vez alcanzado y consensuado el documento consensuado de diagnóstico diagnóstico del territorio analizado, en esta técnico. reunión se deberán concretar las estrategias y 2) Convocatoria de la reunión con al menos 20 propuestas de actuación en un horizonte de días de antelación. Si es posible proponer 2 medio y largo plazo. fechas alternativas. 2) En una primera sesión, y para cada uno de los 3) Previsión logística: local con condiciones temas, los miembros del Comité Técnico técnicas (pizarra, monitor, proyector, propondrán estrategias y acciones, de una diapositivas, ordenador portátil, sistema de forma abierta y mediante la técnica de "lluvia grabación, etc.), catering, desplazamientos de de ideas". Se puede realizar un primer debate los miembros. sobre las mismas donde se planteen otras alternativas en aquellos temas más problemáticos. En esta fase no se priorizarán las actuaciones. 3) Los coordinadores recogerán todas las propuestas en un panel, para cada uno de los temas propuestos. 4) En una segunda sesión se debatirán y votarán las actuaciones y propuestas planteadas en los paneles. En esta fase se deben priorizar las actuaciones consensuadas. Se puede llegar a un nivel de consenso parcial o total en cada caso e incorporar las observaciones o notas aportadas de forma individual o por varios miembros, si estas enriquecen el documento a juicio de los coordinadores técnicos. 5) Finalmente se realizará un documento final donde se indicarán las estrategias y acciones decididas. 10 Formación del Espacio de Participación Social. Proyecto CIUMED- SUDOE. 4ª REUNIÓN Trabajos previos Documento previo II Resultados previstos 1) Envío a los miembros del Comité Técnico del 1) En esta reunión los coordinadores técnicos documento consensuado de propuestas y expondrán a los miembros del Comité estrategias. Institucional las estrategias y actuaciones 2) El líder realizará una convocatoria del Comité consensuadas en el seno del Comité Técnico. Institucional con, al menos, 30 días de 2) Los miembros del Comité Institucional antelación. debatirán dichas propuestas y posteriormente 3) Los coordinadores prepararán el material para votarán un documento sintetizado donde la presentación de las acciones y estrategias se recojan de forma resumida las estrategias propuestas por el Comité Institucional. desarrolladas en el seno del Espacio de Participación Social, firmando un documento u acta de conformidad. Reuniones adicionales: Se puede incrementar el número de reuniones intermedias en la que se decidan las alternativas, estrategias y acciones. En temas problemáticos, de fuerte trascendencia o difícil consenso, se pueden realizar sesiones temáticas en las que participen la totalidad o parte de los miembros del Comité Técnico. Puede ser necesario que los coordinadores realicen reuniones al margen del Comité Técnico con colectivos no representados en el Comité Técnico o especialistas/ expertos que no forman parte del mismo o no puedan ser convocados en el mismo como vocales sin voto. En estos casos, los coordinadores técnicos expondrán, en las reuniones del Comité Técnico, las opiniones de los mismos mediante documentos de síntesis. 2.2.4.2 Sistema de decisión y voto. Dos ideas deben traerse a colación en el momento de decidir cuál habría de ser el sistema de votación dentro del Comité Técnico. El objetivo principal del CIUMED, su filosofía, coincide con la filosofía que pretende inspirar esta fase de “Espacio para la participación social”, de lo que se trata es de sacar adelante el proceso, de fomentar la participación de los socios, de implicar a la comunidad. Buscar el consenso no es sino sacar adelante una propuesta intentando evitar que la misma sea retirada. Aprobar lo mínimo aunque no se pueda conquistar el máximo. La propuesta sería la siguiente, cada documento habría de aprobarse por consenso entre los miembros que tienen derecho a voto (vocales que representan por 11 Formación del Espacio de Participación Social. Proyecto CIUMED- SUDOE. Documento previo II reflejo institucional a aquellos organismos e instituciones que están presenten en el Comité Institucional). No obstante lo anterior, como quiera que pueden confluir muchos intereses, se admitirá que los documentos se aprueben incluyendo votos particulares que se separen en sus opiniones del documento consensuadamente aprobado. 2.2.4.3 Elaboración de documentos. La realización de los documentos de diagnóstico y de estrategias de actuación será responsabilidad de los Coordinadores Técnicos (y equipos técnicos vinculados a los mismos) o personas en las que deleguen. Los coordinadores podrán solicitar la colaboración puntual de distintos miembros del Comité Técnico para la realización parcial de los mismos. Esta colaboración no será remunerada. 3. Trabajos iniciales para la puesta en marcha del Espacio de Participación Social. En una fase previa, es necesaria la formación del Comité Institucional y de su Cédula Ejecutiva. Las fases para la constitución de estos entes pueden ser las siguientes: 1) Decidir y contactar con el organismo o institución que ejercerá la función de líder. 2) Formar la Cédula Ejecutiva del Comité Institucional: Presidente, Vicepresidentes y Secretario. 3) Decidir quienes serán los Coordinadores Técnicos. 4) Decidir que miembros pueden formar parte del Comité Institucional. 5) Realizar contactos previos con estos miembros. 6) El coordinadores prepararán los documentos informativos sobre los objetivos del EPS dentro del proyecto CIUMED-SUDOE. 7) Invitar a los miembros seleccionados a través de una carta de invitación y un documento informativo. Convocarlos a la reunión de constitución. 8) En esa primera reunión constituir al Comité Institucional: nombramiento de miembros, firma del Acuerdo de Constitución, formalización del órgano ejecutivo (Cédula Ejecutiva) y nombramiento de Coordinadores Técnicos y. Una fase paralela a la anterior y que puede realizarse a partir del paso 4 del anterior esquema es la conformación del Comité Técnico. Para ello se proponen las siguientes fases: 12 Formación del Espacio de Participación Social. Proyecto CIUMED- SUDOE. Documento previo II 1) Los coordinadores elaborarán una primer listado de posibles miembros. 2) Contacto previo con los cuerpos técnicos de los organismos que compondrán el Comité Institucional: valoración técnica y voluntad de participación. 3) Una vez constituido el Comité Institucional, se invitará a los organismos que lo componen a que aporten personal técnico al proyecto. 4) Listado definitivo de expertos/ especialistas. 5) Los coordinadores prepararán documentos informativos sobre el ESP y el proyecto en su conjunto. También sintetizarán el prediagnóstico técnico para su presentación ante el Comité Técnico. 6) Convocatoria de los miembros a la primera reunión del Comité Técnico. Envio de documentos informativos. Si es posible, envio del prediagnóstico técnico o parte del mismo. Cuando existan dificultades para decidir miembros o representantes de algunos de los sectores, ya sea por la existencia de numerosas asociaciones u organizaciones o por la dudosa capacidad técnica de la misma, se puede: Optar por la auto-selección de su representante técnico. Optar por su participación a través de cuestionarios o dinámicas de grupo. ESQUEMA GENERAL DE REUNIONES Primera Reunión: Constitución de la Cédula Ejecutiva Preselección de los Coordinadores Técnicos Segunda Reunión: Constitución del Comité Institucional Firma de Acuerdo de Constitución Nombramiento de los Coordinadores Técnicos Tercera Reunión: Constitución del Comité Técnico Documento de diagnóstico Cuarta y Quinta Reunión: Documento de estrategias y actuaciones a medio y largo plazo. Cuarta y Quinta Reunión: Documento de estrategias y actuaciones a medio y largo plazo. Sexta Reunión: Aprobación del Documento de estrategias por el Comité Institucional 13