MINISTERIO DE AGRICULTURA Y GANADERÍA, MAG “APOYANDO LA SEGURIDAD ALIMENTARIA Y NUTRICIONAL, FORTALECIENDO LOS ENCADENAMIENTOS PRODUCTIVOS PARA EL DESARROLLO DE LA FAMILIA RURAL” GUIA METODOLÓGICA PARA LA REALIZACIÓN DE DIAGNÓSTICO SOCIO EMPRESARIAL MAG-DESARROLLO RURAL AGOSTO, 2011 AGRADECIMIENTOS En todo ser humano confluyen tres: Como se ve a sí mismo, como le ven los demás y como es en realidad. Todas las personas somos el resultado de un conjunto de esfuerzos y posibilidades para cumplir el sueño de vivir mejor. A las instituciones acompañantes en este esfuerzo de uniformizar aspectos conceptuales, metodológicos y técnicos que faciliten la realización del Diagnóstico Socio Empresarial, requerido en el proceso de ejecución del Plan de Agricultura Familiar del Ministerio de Agricultura y Ganadería, MAG: Dirección de Desarrollo Rural: Elsa Tejada, Erizelda Beatriz Mazariego Bustamante Instituto Interamericano de Cooperación para la Agricultura IICA: Rolando Téllez. A todas las personas que apoyan este tipo de esfuerzos por garantizar la inclusión al desarrollo y modernización rural. MAG-PRODEMORO GUIA METODOLÓGICA PARA LA REALIZACIÓN DE DIAGNÓSTICO SOCIO EMPRESARIAL, AÑO 2011 CONTENIDO PÁG. INTRODUCCIÓN……………………………………………………………………… 4 OBJETIVOS……………………………………………………………………………… 5 General……………………………………………………………………………………… 5 Específicos ……………………………………………………………………………… 5 ASPECTOS METODOLÓGICOS……………………………………………… 5 FASE I: PREPARATORIA………………………………………………………………… 6 PREPARARTORIA ACUERDOS Y COMPROMISOS FASE II: TALLER DE DIAGNÓSTICO PARTICIPATIVO……………………… DIAGNÓSTICO SOCIAL ORGANIZATIVO DIAGNÓSTICO EMPRESARIAL PRODUCTIVO FASE III: ANÁLISIS Y SISTEMATIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN…… ANÁLISIS Y SISTEMATIZACIÓN INDICE DEL DOCUMENTO DE DIAGNÓSTICO ANEXOS 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7 Ficha Pre-Diagnóstica de la organización/grupo de interes Matriz de Diagnóstico Social Organizativo Matriz de Diagnóstico Empresarial Productivo Matriz FODA Carta Didáctica Formato de asistencia 8 MAG-PRODEMORO GUIA METODOLÓGICA PARA LA REALIZACIÓN DE DIAGNÓSTICO SOCIO EMPRESARIAL, AÑO 2011 INTRODUCCIÓN Esta guía se constituye en una herramienta de consulta para la realización del Diagnóstico Socio Empresarial, que facilita el conocimiento sobre la situación real de las organizaciones en la dimensión socio organizacional y empresarial productiva. El diagnóstico nos facilita la oportunidad de identificar, analizar, reflexionar y valorar el trabajo de la organización a nivel interno y externo y, definir futuras acciones en función de verdaderas necesidades. Además facilita el trabajo desde cualquier enfoque: ambiental, de género y otros. Promueve la participación y desarrolla elementos de convivencia social y empresarial en el campo. El Diagnóstico Socio Empresarial en el desarrollo rural, deberá procurar la articulación de lo empresarial, productivo y social organizativo. La Guía metodológica puede ser aplicada a diferentes tipos de organización (asociaciones, cooperativas, grupo de interés constituidos por los Centros de Desarrollo Productivo (CDP) y Centros de Acopio y Servicios (CAS) ó cualquier otro tipo de organización de primer nivel), para generar juicios de valor en su funcionamiento e incidencia en el entorno La guía ha sido diseñada para ser usada por equipos técnicos multidisciplinarios de campo que desarrollan actividades de desarrollo rural del Ministerio de Agricultura, como también a dirigentes, líderes, liderezas y demás personas con formación en el tema. Por algunos elementos específicos el Diagnóstico Socio Empresarial, requiere que sea liderado por profesionales del área social y empresarial, para su adecuada articulación. Además estos deben tener preferiblemente, elementos en procesos de capacitación de adultos y metodologías participativas, entre otros aspectos. La guía esta compuesta por 3 ejes: Un eje conceptual, que permite concretar y precisar los principales aspectos teóricos. Un eje metodológico, el cual tiene que ver con establecer fases de trabajo, un orden lógico para la acción, y finalmente un eje técnico, que brinda instrumentos y herramientas requeridas para realizar el Diagnóstico Socio Empresarial. 1 MAG-PRODEMORO GUIA METODOLÓGICA PARA LA REALIZACIÓN DE DIAGNÓSTICO SOCIO EMPRESARIAL, AÑO 2011 OBJETIVOS General. Que las personas integrantes de las organizaciones, realicen un análisis de la situación actual de la organización, el estado de las diferentes variables que la componen desde el pilar social organizativo y empresarial productivo. Específicos. a. Identificar y analizar la dinámica grupal en aspectos como roles, liderazgo, manejo de conflictos, cohesión, interacción personal y grupal. b. Realizar un análisis crítico del funcionamiento de la estructura organizativa, planeación interna, nivel de gestión y rendición de cuentas. c. Analizar la situación empresarial productiva de la organización en cuanto a administración y recurso humano, aspectos financieros, Planificación y Control de la Producción, mercadeo y ventas, relaciones con proveedores d. Identificar la situación de género y juventud en la base social organizativa y empresarial productiva e. Identificar y proponer los principales ejes y definir líneas estratégicas para el fortalecimiento de capacidades organizativas f. Identificar y priorizar iniciativas socio-productivas y de negocios para el fortalecimiento de la dimensión empresarial ASPECTOS METODOLÓGICOS El Diagnóstico Socio Empresarial, será realizado mediante una metodología participativa, donde las personas integrantes de la organización tienen un rol protagónico en el análisis y expresión de su realidad. El eje central del proceso metodológico es el Taller Diagnóstico, la selección de las personas participantes a este taller y la organización del mismo la realizan líderes, liderezas y el equipo facilitador. 2 MAG-PRODEMORO GUIA METODOLÓGICA PARA LA REALIZACIÓN DE DIAGNÓSTICO SOCIO EMPRESARIAL, AÑO 2011 La Unidad de Análisis es La Organización, considerada esta como la unión de dos o más personas por un interés común, esta organización puede ser: asociaciones, cooperativas, grupo de interés constituidos por los Centros de Desarrollo Productivo (CDP) y Centros de Acopio y Servicios (CAS) ó cualquier otro tipo de organización de primer nivel. El Diagnóstico Socio Empresarial será realizado por un equipo de dos profesionales con al menos cinco años de experiencia en el manejo de procesos participativos para el desarrollo organizativo y empresarial, con especial énfasis en integrar hombre y mujer. El proceso para la elaboración del Diagnóstico Socio Empresarial, es el siguiente: DIAGNÓSTICO SOCIO EMPRESARIAL FASE III: ANÁLISIS Y SISTEMATIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN FASE I: PREPARATORIA (1 DÍA) (1 DÍA) FASE II: TALLER DE DIAGNÓSTICO PARTICIPATIVO (1 DÍA) FASE I: PREPARATORIA 1. Visita previa del equipo facilitador a las organizaciones (1 día): Esta fase incluye dos momentos: uno de planeación previa y el segundo orientado a la definición de acuerdos y compromisos: Reunión con representantes de la organización: exposición de objetivos de la actividad a desarrollar, coordinar fecha, hora, lugar, ambientación y otros aspectos logísticos para el desarrollo del Taller, solicitar documentación legal de la 3 MAG-PRODEMORO GUIA METODOLÓGICA PARA LA REALIZACIÓN DE DIAGNÓSTICO SOCIO EMPRESARIAL, AÑO 2011 organización para ser entregada el día del taller, enfatizar en la participación de personal clave de la organización (mínimo 20 participantes, considerar número de personas asociadas para que sea representativo), garantizando el involucramiento de hombres, mujeres y jóvenes y las condiciones necesarias para favorecer el encuentro. Recopilar información general por medio de la ficha pre-diagnóstica de la organización/grupo de interés. Ver Anexo 1 Elaborar las herramientas y matrices diseñadas para el taller Por cada evento preparar: papelones, plumones, tirro, tarjetas, libreta de apuntes, rotafolio, cámara, lista de asistencia. Acta de compromiso y acuerdos de reunión 2. Elaboración del cronograma de actividades de la fase de los talleres a realizar, entregada a la coordinación de la actividad diagnóstica FASE II: TALLER DE DIAGNÓSTICO PARTICIPATIVO Esta fase consiste en la realización de un taller de diagnóstico, mediante el cual las personas integrantes de la organización realizan un análisis desde la perspectiva social organizativa y empresarial productiva. Este taller se desarrolla a través de cinco módulos definidos a continuación: MODULO I II III IV V DESCRIPCIÓN Expresión de una secuencia de eventos, períodos, acontecimiento relevantes que forman la historia u origen de la organización Análisis participativo del funcionamiento de la organización Análisis participativo del funcionamiento empresarial productivo Análisis Situacional de la organización Identificación participativa de las iniciativas productivas HERRAMIENTA Línea del Tiempo Matriz de Diagnóstico Organizativo (Anexos 2) Social Matriz Empresarial Productiva (Anexos 3) FODA (Anexos 4) Lluvia de Ideas Una característica de este taller es su enfoque participativo correspondiendo al equipo facilitador el manejo de las herramientas para que sean las personas participantes integrantes de la organización quienes realicen el diagnóstico de la situación actual de su 4 MAG-PRODEMORO GUIA METODOLÓGICA PARA LA REALIZACIÓN DE DIAGNÓSTICO SOCIO EMPRESARIAL, AÑO 2011 organización en el pilar social organizativo y empresarial productivo. Por tal razón, la metodología de trabajo consiste en análisis grupal y de plenarias para la reflexión colectiva. Ver Anexo 5: Carta Didáctica FASE III: ANÁLISIS Y SISTEMATIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN Esta fase consiste en sistematizar los resultados y productos del taller, tales como las matrices social organizativa, empresarial productiva, el FODA y las iniciativas productivas, con estos insumos el equipo consultor elaborará un documento con el siguiente índice de contenido I. Introducción II. Resumen Ejecutivo III. Objetivos del Diagnóstico Socio Empresarial Objetivo General Objetivos Específicos IV. Información General de la Organización V. Metodología utilizada VI. Resultados del Diagnóstico 6.1 Social Organizativa 6.1.1 Roles, Actitudes, Necesidades, Autoridad, Liderazgo y Poder 6.1.2 Manejo de conflictos, Cohesión y Vínculos, Entorno del Grupo y Sostenibilidad 6.1.3 Estructura y Funcionamiento Organizacional 6.1.4 Planeación y Gestión Organizacional 6.2 Empresarial Productiva 6.2.1 Administración y Recursos Humanos 6.2.2 Aspectos financieros 6.2.3 Planificación y Control de la Producción 6.2.4 Mercadeo y Ventas 6.3 Situación de Género y Juventud en la Base Social Organizativa y Empresarial Productiva VII. Análisis Técnico de Resultados 7.1 Base Social Organizativa 7.2 Empresarial Productiva 7.3 Género y Juventud VIII. Ejes y Líneas Estratégicas para el fortalecimiento organizacional IX. Iniciativas productivas y de negocios para el fortalecimiento de la dimensión empresarial X. Conclusiones XI. Anexos 1. Ficha Pre-Diagnóstica de la organización/grupo de interés 5 MAG-PRODEMORO GUIA METODOLÓGICA PARA LA REALIZACIÓN DE DIAGNÓSTICO SOCIO EMPRESARIAL, AÑO 2011 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Matriz de Diagnóstico Social Organizativo Matriz de Diagnóstico Empresarial Productivo Matriz FODA Carta Didáctica Lista de Asistencia Carta Compromiso para la realización del Diagnóstico Documentación legal de la organización 6 MAG-PRODEMORO GUIA METODOLÓGICA PARA LA REALIZACIÓN DE DIAGNÓSTICO SOCIO EMPRESARIAL, AÑO 2011 ANEXOS 7 MAG-PRODEMORO GUIA METODOLÓGICA PARA LA REALIZACIÓN DE DIAGNÓSTICO SOCIO EMPRESARIAL, AÑO 2011 ANEXO 1: FICHA PRE-DIAGNÓSTICA DE LA ORGANIZACIÓN Y/O GRUPO DE INTERÉS FICHA PRE-DIAGNÓSTICA DE LA ORGANIZACIÓN Y/O GRUPO DE INTERÉS INFORMACIÓN GENERAL Nombre completo de la Organización y/o Grupo de Interés Institución Rectora de Personería Jurídica Fecha de constitución Tipo de Organización: Grupo de Interés ____ Desarrollo Comunal ____ Asociación ____ Cooperativa _____ Municipal _____ Otro tipo:______________________________________________________ Departamento Municipio Dirección / Ubicación Número de personas asociadas/integrantes del grupo de interés Hombres _______ Mujeres _______ Teléfono Fax Total: _______ E-Mail Nombre de Representante Legal / Presidente(a) de la Organización y/o Grupo de Interés: Teléfonos: E-Mail: Actividad Económica Principal a la cual Otra Actividad, especifique: se dedica la Organización y/o Grupo de Interés: 8 Aspirantes a asociarse Hombres _______ Mujeres _______ Nombre de otra persona de Contacto: Teléfonos: E-Mail: MAG-PRODEMORO GUIA METODOLÓGICA PARA LA REALIZACIÓN DE DIAGNÓSTICO SOCIO EMPRESARIAL, AÑO 2011 FICHA PRE-DIAGNÓSTICA DE LA ORGANIZACIÓN Y/O GRUPO DE INTERÉS I ¿Tiene bienes la organización / grupo? SI ___ NO ___ Especifique: Cuenta la organización con terreno propio: Si ___ Especifique como está distribuido el terreno: No ___ Poseen Infraestructura (oficina) Si ___ Equipo de Oficina Si ___ No ___ Área (Mts²). ___________ No ___ ¿Como se financia el funcionamiento de la organización / grupo de interés? Aportes propios ____ Fondos externos ____ Alcaldía ____ Donaciones ____ Crédito ____ Otros:______________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________ ¿Tienen Libros de Actas?: SI ___ NO ___ De Asamblea: ___ Junta Directiva / Consejo de Administración: ___ Junta/Comitê de Vigilancia: ___ Otros: __________________________________________________________________________ ¿Han manejado recursos (financieros, humanos, productivos, etc.)? Si____ No____ Explique: __________________________________________________________________________________ ¿Han gestionado proyectos para su organización ó comunidad? SI ___ NO ___ Tipo de proyecto gestionado: _________________________________________________________ Nombre de la Institución que les ha apoyado: ____________________________________________ ¿Creen que su organización es conocida en la comunidad? SI ___ NO ___ Explique: _______________________________________________________________________ Iniciativa Productiva / Tipo de Proyecto que le interesa a la Organización / Grupo de Interés Nombre de la persona que registró la información: ___________________________________ 9 MAG-PRODEMORO GUIA METODOLÓGICA PARA LA REALIZACIÓN DE DIAGNÓSTICO SOCIO EMPRESARIAL, AÑO 2011 ANEXO 2: No. 1 2 3 4 MATRIZ DE DIAGNÓSTICO SOCIAL ORGANIZATIVO Matriz de Diagnóstico Social Organizativo Dimensión Grupal Roles, actitudes y necesidades de las personas Integrantes de la organización Expectativas y No tienen claridad sobre Clarifican Se definen mecanismos para necesidades de las las necesidades y expectativas y articular las expectativas y personas integrantes expectativas necesidades. necesidades al plan y de la organización desarrollo de la organización. Comportamientos y Comportamientos y Comportamientos Comportamientos y actitudes usuales actitudes usuales de y actitudes actitudes usuales de desinterés. usuales de propuestas y soluciones. críticas. Autoridad, liderazgo y poder Ejercicio de Sin autoridad Con autoridad La autoridad se valida en la autoridad, liderazgo reconocida, líderes reconocida por dinámica del grupo por existentes en el grupo espontáneos. unos pocos, sin todos (das) mediante planes de trabajo. elecciones regulares, rotación y equidad en la representatividad. Conocimiento de la Limitado conocimiento Conocimiento de Diagnóstico de problemas y realidad por parte de de los problemas, ciertos problemas necesidades de la directivos. necesidades y recursos y necesidades. organización con una visión que posee la integral. organización. Participación Acción esporádica de Acciones de la Participación activa de personas con intereses directiva sin asociados (das) y actores puntuales. mayor externos. intervención de los asociados. Manejo de conflictos Reconocimiento de Incapacidad de Reconocimiento Razones, intereses y actores conflictos. reconocer los intereses de intereses de en conflicto están contrapuestos que las partes y plenamente identificados. motivan el conflicto diferentes actores. Manejo de No saben procesar La información se Información aporta con Información. directamente o no existe aporta a las datos objetivos y veraces al información que aporte discusiones. proceso. al manejo de conflictos. Comunicación. No existe comunicación Existe Comunicación fluida y entre las partes en comunicación contribuye a la resolución. disputa. constante pero intransigente. Cohesión y vínculos Clima grupal Agresividad. Permisivos, poco Alto compromiso, interés y interés. respeto. Relaciones De rechazo, tensas, Da opiniones, De solidaridad, gratificantes, 10 MAG-PRODEMORO GUIA METODOLÓGICA PARA LA REALIZACIÓN DE DIAGNÓSTICO SOCIO EMPRESARIAL, AÑO 2011 interpersonales. actitud defensiva. Grado de cohesión. Fuerte deseo de abandonar el grupo. 5 Expectativas y demandas del entorno sobre el grupo. 6 Estrategia y recursos para la operación regular. Instancias de seguimiento y evaluación. 7 Historia, nacimiento, orígenes de la organización. Estructura organizacional. Misión de la organización. Visión de la organización. Principios y valores. Situación jurídica. Beneficios. pide información, expresa sus sentimientos. Se muestran niveles. Entorno de grupo No son reconocidas y Son reconocidas analizadas por el grupo. pero no se definen acciones específicas. Sostenibilidad Asociados y directorio no Bajo compromiso se ha apropiado del para la operación. grupo/organización. muestra satisfacción, comprensión y accesibilidad. Sentido fuerte de nosotros grupal y conciencia de grupo. Son reconocidas y se articulan a los planes. Asociados y directorio respetan y aplican mecanismos de participación para sostenibilidad. Existen acuerdos claros, normativa y buena administración de estrategias y sostenibilidad. No disponen de Se asume instancias de débilmente el seguimiento y seguimiento de evaluación. algunos aspectos. Estructura y funcionamiento organizacional Nace por presión de Nace como Nace como una necesidad terceros. oportunidad para compartida por las obtención de personas. recursos. No existe directiva, solo Directiva Directiva proactiva. acción puntual de nombrada. personas. No poseen misión. Tienen la misión. La misión fue construida participativamente y es aplicada. No existe la visión. Tienen la visión. La visión fue construida participativamente y es articulada a todas las acciones. No cuentan con Cuentan con Cuentan con principios y principios y valores principios y valores construidos definidos. valores. participativamente y aplicados en las acciones de la organización. Trabajan y desarrollan Poseen Su situación jurídica es clara, acciones en un ámbito personería y actualizada, cumplen de informalidad jurídica. jurídica. deberes y derechos. Visualizan la Visualizan Visualizan los beneficios organización para algunos individuales y colectivos obtener exclusivamente beneficios mediante la organización, beneficios económicos a diferentes a los con diferenciación de corto plazo. económicos género y jóvenes. mediante la organización 11 MAG-PRODEMORO GUIA METODOLÓGICA PARA LA REALIZACIÓN DE DIAGNÓSTICO SOCIO EMPRESARIAL, AÑO 2011 acciones (sociales). Existen acciones pero no se aplican Decisiones unipersonales y/o de pequeños grupos. Directiva decide a discreción. Procesos contables, administrativos y financieros. No cuentan con procesos contables, administrativos y financieros. Gestión. Baja capacidad gestión y logro. Procedimientos, reglas, normas. No cuentan con procedimientos, reglas y normas. Cuentan con algunos procesos pero no los manejan adecuadamente Cuentan con algunas metas fijadas en el plan operativo. Cuentan con algunos procedimientos, normas y reglas de manera informal. Se evalúa y se hace seguimiento a acciones puntuales. Acciones Afirmativas para la participación de las mujeres y jóvenes en la organización Mecanismos de toma de decisiones. No existen afirmativas Procesos seguimiento evaluación. de y Relevo generacional. Enfoque de género. 8 Mecanismos de planificación. de No se realizan ningún tipo de evaluación y seguimiento. No visualizan la importancia de insertar el enfoque de relevo generacional en la organización. Visualizan la importancia de trabajar relevo generacional, pero no desarrollan acciones. No visualizan la Visualizan la importancia de insertar importancia de el enfoque de género en trabajar enfoque la organización. de género, pero no desarrollan acciones Planeación y gestión organizacional Las acciones son De vez en cuando esporádicas, no existe se cuenta con un planificación. plan de trabajo. 12 Acciones aplicadas definidas y Procesos de consulta, consensos focalizados, validación en asamblea. Promoción e inclusión de mujeres y jóvenes. Cuentan y manejan de manera adecuada los procesos contables, financieros y administrativos. Alta capacidad de logro de metas. Cuentan con procedimientos, normativas, reglamentos, validadas por la asamblea y aplicados por todos(as). Evaluación y seguimiento regular del plan de desarrollo organizacional de acciones, procesos y resultados. Visualizan, establecen políticas y desarrollan acciones para el relevo generacional (jóvenes: hombres y mujeres) Visualizan, establecen políticas y desarrollan acciones para trabajar con enfoques de género. El presupuesto se gasta de acuerdo al plan de desarrollo de la organización. MAG-PRODEMORO GUIA METODOLÓGICA PARA LA REALIZACIÓN DE DIAGNÓSTICO SOCIO EMPRESARIAL, AÑO 2011 Mecanismos de rendición de cuentas interna y externa. Quien maneja el dinero responde solo así mismo. La directiva rinde cuentas a sí mismos. Planeación organizacional. Las acciones son individuales no hay planeación. Se realizan planes a corto plazo para acciones puntuales. Formulación de proyectos. No ha existido un proyecto que integre a la organización. Negociación de proyectos. Cada persona busca a su beneficio particular. Existen varias ideas para formular proyectos Existen iniciativas para negociar los proyectos con diferentes actores locales. Canalización de recursos. Individualmente se buscan mecanismos para satisfacer ciertas necesidades. Se gestionan recursos. Niveles de concertación. Bajo nivel de concertación. Éxito o fracaso de las alianzas internas y externas. Poca experiencia en alianzas internas y externas. Existe un nivel de concertación entre miembros y organizaciones locales. La organización cuenta con cierta experiencia de alianzas. 13 La rendición de cuentas se realiza para todos los miembros de la organización y se está abierto para responder inquietudes de otros actores. Se ha realizado un plan de desarrollo socioorganizacional y está en sincronía con los demás aspectos de la organización. Los proyectos se formulan con base en diagnóstico y planeación participativa, y priorización de necesidades. Se buscan consensos y acuerdos comunitarios, locales, regionales y con otras entidades para llegar a la ejecución de los proyectos formulados. Se identifican recursos humanos y materiales de la organización, así como externos a ella y se forman acuerdos para canalizar recursos. Existe un nivel de concertación que trasciende las organizaciones locales. Las alianzas se dan a nivel intergubernamental y gestionan alianzas con agentes internacionales. MAG-PRODEMORO GUIA METODOLÓGICA PARA LA REALIZACIÓN DE DIAGNÓSTICO SOCIO EMPRESARIAL, AÑO 2011 ANEXO 3: MATRIZ DE DIAGNÓSTICO EMPRESARIAL PRODUCTIVO No. ADMINISTRACION 1 ¿La organización ha formulado su MISIÓN y VISIÓN? 2 ¿Conoce cuáles son los objetivos que se ha fijado la organización para el presente año? ¿Posee objetivos definidos con respecto a la política de la organización (utilidades, posición en el 3 mercado, expansión, productividad, etc.)? 4 ¿Posee objetivos definidos con respecto a las relaciones con el personal asociado, empleado? 5 ¿Posee objetivos definidos con respecto a la capacitación del personal? 6 ¿Tiene un orden de prioridades establecidos para el logro de sus objetivos? 7 ¿Tiene coherencia en torno a la política y objetivos establecidos? 8 ¿Los valores y principios son conocidos por todos? 9 ¿Tiene manuales de organización y organigramas actualizados? 10 ¿Dispone de un sistema base para la toma de decisiones? 11 ¿Dispone de un sistema base para las negociaciones? 12 ¿Tienen fácil acceso los colaboradores a la gerencia? ¿Existen procedimientos normalizados para el flujo de información entre colaboradores y 13 gerencia? ¿Las funciones y la correspondiente asignación de responsabilidades están especificadas por 14 escrito? 15 ¿Se dan subordinaciones o mezclas indeseables entre las diferentes funciones de la empresa? 16 ¿Los encargados de cada puesto tienen pleno conocimiento de sus funciones y las de los demás? No. MERCADEO Y VENTAS ¿Efectúa estudios de mercado para conocer la situación y tendencias de la demanda de sus 1 productos y/o servicios? ¿Conoce los canales de distribución que utiliza su empresa para disminuir plazos de entrega y/o 2 transporte? ¿La empresa ha realizado estudios adecuados de la competencia y sus posibles ventajas y 3 desventajas? 4 ¿Lleva registros sobre las ventas realizadas por zonas, productos y por clientes? 5 6 7 8 9 10 11 12 13 ¿Se realizan mediciones sobre la satisfacción de los clientes? ¿Posee un sistema de recepción de quejas al alcance de los clientes? ¿Conoce la distribución geográfica de sus clientes? ¿Conoce cuántos y quiénes son sus clientes potenciales? ¿Trabaja con sus clientes en la elaboración de nuevos productos y/o servicios? ¿Posee nuevos productos y/o servicios en desarrollo? ¿Garantiza sus productos y/o servicios por cualquier defecto cualitativo? ¿El mercado conoce de dicha garantía? ¿La empresa posee un sistema que permita resolver inmediatamente los reclamos de los clientes? 14 15 ¿Conoce el porcentaje de participación de sus productos y/o servicios en el mercado con relación a la competencia? ¿Existe respeto por la fecha de entrega de productos y/o servicios? 14 MAG-PRODEMORO GUIA METODOLÓGICA PARA LA REALIZACIÓN DE DIAGNÓSTICO SOCIO EMPRESARIAL, AÑO 2011 16 ¿Aplica criterios bien definidos para la fijación de precios y condiciones de venta? 17 ¿Posee datos reales sobre sus ventas mensuales en el último año? 18 ¿Conoce acerca de los plazos de pago que tienen sus clientes más importantes? 19 20 ¿Ha realizado promociones de ventas y ha medido sus resultados? ¿Sus vendedores y promotores son entrenados periódicamente para mejorar su eficiencia? 22 ¿Existe una relación adecuada entre sus vendedores y la producción o entre vendedores y la existencia en bodega? ¿Existen estímulos para los vendedores por aumento de ventas? 23 ¿Los catálogos, listas de precios y especificaciones son claros, atractivos y están al día? 24 ¿Ha determinado el costo por falta de inventario (ventas perdidas)? 25 ¿Tiene criterios establecidos para la publicidad de su empresa, de sus productos y/o servicios? 26 ¿Sus productos y/o servicios cubren las expectativas que la publicidad generó en sus clientes? 21 27 28 29 No. 1 2 3 4 5 6 ¿Realiza el empresario un seguimiento periódico a sus clientes? ¿Conocen el inventario promedio en días? ¿Conoce las características detalladas del producto y/o servicio que expende? RECURSOS HUMANOS ¿Existe un proceso de selección de personal? ¿Posee datos para saber si su personal en general considera que es bien remunerado? ¿Conoce cuáles son los criterios para evaluar a su personal? ¿Conoce en qué porcentaje está la rotación del personal? ¿Existe un clima laboral agradable? ¿Los diferentes cargos de la empresa poseen descripción detallada por escrito? ¿Cada cargo en la empresa tiene establecido los requisitos de experiencia, educación, instrucción, 7 condiciones de trabajo, responsabilidades, etc.? 8 ¿Las descripciones de cargo son conocidas plenamente por el personal? 9 ¿Tiene manual de funciones y un perfil de puestos? 10 ¿Posee un sistema de incentivos o estímulos? 11 ¿Conoce la frecuencia con la que directivos de la empresa asisten a seminarios? 12 ¿Conoce la frecuencia con la que los colaboradores de la empresa asisten a seminarios? ¿Cómo es el sistema de remuneración en su empresa en comparación con otras similares de la 13 localidad? 14 ¿Existen niveles de disciplina en la empresa? 15 ¿Se estimula la auto mejora del personal? No. PLANIFICACION Y CONTROL DE LA PRODUCCION 1 ¿Posee registros de la demanda, producción y venta de sus productos? ¿Posee un registro actualizado de materias primas e insumos, productos en proceso y productos 2 terminados? 3 ¿Registra fechas de inicio y terminación de un proceso productivo? 4 ¿Ha calculado el valor del costo hora-máquina de cada máquina? 5 ¿Ha calculado el valor del costo hora-hombre en el trabajo? 15 MAG-PRODEMORO GUIA METODOLÓGICA PARA LA REALIZACIÓN DE DIAGNÓSTICO SOCIO EMPRESARIAL, AÑO 2011 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 ¿Tiene registrado el tiempo de proceso de cada producto en las diferentes secciones? ¿Establece por escrito fechas de inicio y finalización de lotes de producción? ¿Pone atención a la fecha de elaboración y caducidad de sus productos? ¿La orden de fabricación se hace por escrito con el detalle del proceso a realizar, especificaciones y fecha de entrega? ¿Posee un registro que verifique la existencia de todas las materias primas antes de ordenar la producción de un trabajo? ¿Los materiales se dañan con frecuencia por mal manejo? ¿El diseño de la planta permite una adecuada fluidez? ¿Posee estudios de optimización para disminuir el recorrido de los materiales entre las operaciones sucesivas? ¿Se conoce los plazos de entrega de los materiales/insumos por parte de los proveedores? ¿Realiza mantenimiento preventivo? 16 17 18 19 ¿Los desperdicios son utilizados. Conoce qué destino tienen los mismos? ¿Posee estudios sobre el impacto ambiental que tiene el proceso productivo? ¿Tiene algún sistema de registro constantemente actualizado sobre el nivel de existencias? ¿Posee formatos de control de entradas y salidas de materiales de circulación permanente? ¿Los materiales son inventariados con la frecuencia adecuada para conocer la situación real de los 20 mismos? 21 ¿Se visita por lo menos una vez al año ferias o eventos similares? ¿Los parámetros de operación, mantenimiento y capacidad de las máquinas son plenamente 22 conocidas? 23 ¿Posee servicios técnicos, garantías y repuestos para la revisión de máquinas en el país? 24 ¿Existen diagramas de operación para los trabajos más importantes? No. RECURSOS FINANCIEROS 1 ¿Posee políticas de financiamiento con respecto a inversiones, compras, créditos? 2 ¿Tiene sistematizada la información interna para toma de decisión en materia de financiamiento? ¿Tiene información actualizada de las diversas fuentes de financiamiento y de sus posibilidades de 3 utilización? 4 ¿Se toman en cuenta para la planificación del presupuesto, datos estadísticos de años anteriores? ¿Conoce cuál es su punto de equilibrio por producto y/o servicio ó por la mezcla de productos y/o 5 servicios? 6 ¿Conoce cuántos y cuáles son los productos y/o servicios que generan el 80% de sus ventas? 7 ¿Conoce cuántos y cuáles son los productos y/o servicios que generan el 80% de sus utilidades? 8 ¿Comparan anualmente sus costos a normas internacionales? ¿El presupuesto es controlado y analizado periódicamente (mensual o trimestralmente), con el fin 9 de estudiar ajustes necesarios? 10 ¿Disponen de indicadores que señalen cada trimestre la salud de su empresa? 11 ¿Tratan de optimizar al máximo el uso de sus activos? ¿Tienen establecido algún sistema de registro de los diferentes tipos de costos y de costos por 12 áreas de trabajo que permita el conocimiento de los diferentes gastos de la empresa? ¿Existe un programa definido para la revisión periódica de los costos y su comparación con valores 13 del último periodo a fin de averiguar las variaciones o desviaciones que han ocurrido, importancia 16 MAG-PRODEMORO GUIA METODOLÓGICA PARA LA REALIZACIÓN DE DIAGNÓSTICO SOCIO EMPRESARIAL, AÑO 2011 de las mismas y sus causas? ¿Posee registros tales como mayor, asientos de libro diario, etc., que permitan llevar un balance 14 general de la empresa? 15 ¿Maneja un fondo de caja chica y se encuentra reglamentado? 16 ¿La información contable que se maneja en los diferentes libros se encuentra al día? ¿Posee balances de cierre del último ejercicio y estado de pérdidas y ganancias para el último 17 semestre? 18 ¿Se tiene establecido algún sistema de registro de gastos? 19 ¿Reciben siempre los pagos de sus clientes en la fecha prevista? 20 ¿Siempre pagan a sus proveedores en la fecha acordada? PRODUCCIÓN 1. Recurso humano existente desagregado por sexo 2. Formación / Capacitación 3. Rubros que se manejan 4. Infraestructura, maquinaria, equipo, herramientas 5. Disponibilidad de mano de obra 6. División del trabajo: Tareas de mujeres y tareas de hombres 7. Fuentes de empleo 8. Área de terreno colectivo o promedio de área por familia 9. Práctica de análisis de suelo 10. Registros y controles 11. Nivel tecnológico utilizado 12. Proceso para la ejecución de actividades 13. Volúmenes de producción y calidad 14. Productividad 15. Relación beneficio-costo 16. Asistencia técnica productiva COMERCIALIZACION 1. Recurso humano existente 2. Formación / Capacitación 3. Sistema de planificación 4. Canales de comercialización 5. Relación con proveedores / clientes 6. Registros y controles 7. Identificación de mercado 8. Información de mercado 9. Quiénes realizan las actividades de comercialización (hombres, mujeres, cómo la realizan) MEDIO AMBIENTE 1. Recurso naturales disponibles 2. Situación actual de los recursos naturales 3. Proyecciones de uso y manejo de los recursos naturales 4. Actividades realizadas por la organización, respecto a manejo y conservación 5. Formas de participación de los hombres y de las mujeres 17 MAG-PRODEMORO GUIA METODOLÓGICA PARA LA REALIZACIÓN DE DIAGNÓSTICO SOCIO EMPRESARIAL, AÑO 2011 ANEXO 4: MATRIZ FODA ANÁLISIS SITUACIONAL DE LA ORGANIZACIÓN FORTALEZAS (FUERZAS OPORTUNIDADES POSITIVAS) (FACTORES EXTERNOS QUE FACILITAN) DEBILIDADES (FUERZAS NEGATIVAS) AMENAZAS (FACTORES EXTERNOS QUE LIMITAN) MAG-PRODEMORO GUIA METODOLÓGICA PARA LA REALIZACIÓN DE DIAGNÓSTICO SOCIO EMPRESARIAL, AÑO 2011 ANEXO 5: CARTA DIDÁCTICA DEL TALLER DE DIAGNÓSTICO Hora Actividad Objetivo Inicio Final 08:00 08:30 Inscripción de Completar lista Participantes Participantes 08:30 08:50 Bienvenida y presentación de participantes 08:50 09:00 Presentación de Objetivos del taller. de A la entrada del salón la persona encargada de logística velará que cada participante se anote en lista. Dar la bienvenida a las La persona facilitadora y representante de personas participantes la organización harán uso de la palabra para dar la bienvenida a las personas participantes y les invitarán a presentarse. Cada uno de las personas participantes se auto presentará indicando su nombre y expectativas Que las personas Haciendo uso de papelografo, se explicará a participantes las personas participantes el objetivo del conozcan el objetivo taller. del Taller y resultados. Esperados 09:00 09:30 Implementación Construir la historia de de la la organización herramienta: Línea de tiempo 09:30 09:40 Procedimiento Metodológico Materiales Fólder con Hoja de Hoja de asistencia asistencia. Papelones, marcadores, tirro Clima de confianza y motivación a la participación y expresión de expectativas al evento Papelones, marcadores, tirro Los participantes comprenden el objetivo del taller y aceden a brindar la información requerida Las personas participantes expresan su historia en el contexto general, se construye la curva del tiempo La persona facilitadora en un papelografo Papelones, define la línea de tiempo con antes y hoy, marcadores, tirro anota elementos y una secuencia de eventos, períodos, acontecimiento relevantes que forman la historia u origen de la organización RECESO Resultados MAG-PRODEMORO GUIA METODOLÓGICA PARA LA REALIZACIÓN DE DIAGNÓSTICO SOCIO EMPRESARIAL, AÑO 2011 ANEXO 5: CARTA DIDÁCTICA DEL TALLER DE DIAGNÓSTICO Hora Actividad Inicio Final 09:40 10:50 Implementación de la herramienta: Matriz Social Organizativa Objetivo Recopilar información sobre la situación actual relacionada al funcionamiento organizativo y hacer un análisis participativo de la misma, identificar los roles de hombres, mujeres y jóvenes. 10:50 12:00 Implementación Analizar la situación de la empresarial, herramienta: identificar los roles de Matriz hombres, mujeres y Empresarial jóvenes. Productiva 12:00 12:30 Procedimiento Metodológico Materiales Resultados El grupo será organizado en 4 mesas de Matriz diseñada, trabajo con 5 integrantes cada una (15 min. papelones, trabajo grupal), plenaria (30 min) se marcadores, tirro realizará un análisis crítico del funcionamiento de la organización, planeación interna, nivel de gestión, rendición de cuentas, situación de género, etc. Cada mesa procederá a trabajar en papelones Matrices que contienen análisis del funcionamiento de la organización y situación de género El grupo será organizado en 4 mesas de Matriz diseñada, trabajo con 5 integrantes cada una (15 min. papelones, trabajo grupal), plenaria (40 min) se marcadores, tirro realizará ejercicio en base a preguntas generadoras, se analiza la situación de la organización en cuanto a planificación y control de la producción, aspectos financieros, mercado y ventas, Administración, recursos humanos, ambiente, relaciones con proveedores, situación de género. Cada mesa procederá a trabajar en papelones ALMUERZO Matrices que contienen análisis empresarial productivo y situación de género MAG-PRODEMORO GUIA METODOLÓGICA PARA LA REALIZACIÓN DE DIAGNÓSTICO SOCIO EMPRESARIAL, AÑO 2011 ANEXO 5: CARTA DIDÁCTICA DEL TALLER DE DIAGNÓSTICO Hora Actividad Objetivo Inicio Final 12:30 02:00 Análisis FODA y Identificar y proponer priorización los principales ejes de trabajo para el fortalecimiento de las capacidades organizativas empresariales 02:00 02:30 Lluvia de ideas Identificar y priorizar iniciativas socioproductivas para fortalecer el componente empresarial de la organización Procedimiento Metodológico Materiales Resultados El grupo será organizado en 4 mesas de trabajo con 5 integrantes cada una (15 min. trabajo grupal), plenaria (40 min). Cada grupo trabaja una dimensión: Fortalezas, Oportunidades, Debilidades, Amenazas. En plenaria se realiza un análisis de conjunto de las distintas dimensiones del FODA. En este apartado es importante conducir al grupo hacia la identificación de los ejes y las grandes líneas estratégicas para el fortalecimiento social organizativo y empresarial productivo En plenaria se promueve la lluvia de ideas, mediante preguntas generadoras. Se pide al grupo proponer ideas de negocio para fortalecer el componente empresarial de la organización, se realiza priorización. Papelones, tarjetas de colores, marcadores, tirro Análisis situacional, ejes y lineamientos estratégicos para el fortalecimiento Papelones, tarjetas de colores, marcadores, tirro Se cuenta con resumen de iniciativas socioproductivas priorizadas MAG-PRODEMORO GUIA METODOLÓGICA PARA LA REALIZACIÓN DE DIAGNÓSTICO SOCIO EMPRESARIAL, AÑO 2011 ANEXO 6: FORMATO DE ASISTENCIA Nombre de la Organización: ___________________________________________Evento:___________________________________ Fecha:__________________ Lugar:_______________________Responsable del evento: ____________________________________ No. Nombre de la persona participante Sexo F M Cargo que ocupa en Ubicación la Organización Dirección / Número de DUI Firma / Huella