ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL JUZGADO DE PENSIONES ALIMENTARIAS DEL I CIRCUITO JUDICIAL SAN JOSÉ SAN JOSÉ, COSTA RICA ENERO 2006 Programa de Modernización de la Administración de Justicia Licitación por Registro # 65-05 1 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL La estructura jerárquica del Poder Judicial se encuentra conformada por diferentes niveles, los cuales se respetan dentro de las leyes que rigen esta organización gubernamental. En lo que a materia de Pensiones Alimentarias se refiere, encontramos el siguiente orden jerárquico: Organigrama Nº 1 Estructura Jerárquica con respecto a Juzgados de Pensiones Alimentarias del Poder Judicial Sala de Casación Tribunal Superior de Familia Juzgado de Familia Juzgado de Pensiones Alimentarias Fuente: Diseño Ing. Inés Valverde Durán Los juzgados presentan una división en materia jurisdiccional y administrativa. En la parte jurisdiccional existe independencia judicial de los/las jueces/zas, ya que éstos/as se encuentran sometidos/as a la Constitución Política y a las Leyes (artículo 154 de la Constitución Política). La jerarquía vertical se establece para asegurar una doble instancia a las partes y que lo resuelto por un juez/a pueda ser revisado por otro/a de mayor categoría, por esa razón, el superior inmediato de los Juzgados de Pensiones Alimentarias, es el Juzgado de Familia correspondiente; siguiendo en su orden jerárquico el Tribunal Superior de Familia y posteriormente Salas de Casación. Sobre la parte administrativa, en los juzgados donde existe más de un juez/a, uno/a de ellos/as debe asumir la coordinación en cuanto a las decisiones administrativas (nombramientos, directrices, régimen disciplinario, etc.); siguiendo los lineamientos que establezcan tanto la Corte Plena, como el Consejo Superior. Todos los juzgados y Programa de Modernización de la Administración de Justicia Licitación por Registro # 65-05 2 funcionarios/as judiciales están subordinados a estas dos dependencias en lo administrativo (artículo 67 y siguientes de la Ley Orgánica del Poder Judicial); existiendo departamentos (Departamento de Planificación, Inspección Judicial, Contraloría de Servicios, Departamento de Personal, entre otros) que dependen directamente del Consejo Superior y los cuales dan soporte a los juzgados. Otros dirigen la aplicación del régimen disciplinario. Es importante resaltar que en el año 1998, se constituye el Juzgado de Pensiones Alimentarias del I Circuito Judicial de San José, como resultado de la fusión del personal de las Alcaldías I y II de esta materia. Con referencia al informe N° 367-PLA-2002 del Departamento de Planificación, con fecha 12 de marzo del 2002, donde se clasifica la estructura de los despachos judiciales en “cuatro escenarios”, se cita, que el Juzgado de Pensiones Alimentarias del I Circuito Judicial de San José aplica su estructura jerárquica y funcional, dentro del escenario número 3, el cual se define para los despachos judiciales donde se cuente con dos o más Jueces/zas (uno/a de ellos/as Juez/Jueza Coordinador/a), un/a Juez/a Tramitador/a y un/a “Auxiliar Judicial Coordinador/a” (Secretario); ver Figura 1. De conformidad con lo anterior expuesto, se precisan tres niveles jerárquicos en la organización: Primer Nivel: Se ubica a los/las jueces/zas del despacho, los cuales se encargan de administrar la justicia. Todos los/las jueces/zas realizan las mismas labores judiciales, pero uno/a de estos/as profesionales tiene el sobrecargo como Coordinador/a, encargándose del componente administrativo del Juzgado como la coordinación y representación de éste ante entidades externas e internas, formulación de proyectos, organización y supervisión del personal auxiliar, etcétera. Programa de Modernización de la Administración de Justicia Licitación por Registro # 65-05 3 Segundo Nivel: Se ubica el asistente judicial (secretario), quien se encuentra a un nivel intermedio, por las funciones administrativo-judiciales que desempeña. Tercer Nivel: Se ubican los/las auxiliares judiciales y demás colaboradores/as, quienes se encuentran subordinados directamente al nivel inmediato. Figura 1. Escenario N° 3: Relaciones Jerárquicas y Funcionales para las figuras de Juez Coordinador, Juez Tramitador y “Asistente Judicial” (antiguo Secretario). Relaciones Jerárquicas Juez Coordinador Relaciones Funcionales Jefe del despacho (jurisdiccional, administrativo). Distribuye el trabajo a jueces decisores, y supervisa directamente su labor. Jueces decisores canalizan al Juez Coordinador cualquier inquietud relacionada con el accionar del despacho. Juez Tramitador Asume con independencia funcional y responsabilidad propia, la tramitación de los asuntos, así como lo relacionado con el personal de apoyo (administrativo, jurisdiccional). Resuelve las inquietudes que le indique el Juez Coordinador, y le comunica a este último los resultados obtenidos. “Asistente Judicial” (Secretario) Apoya la labor jurisdiccional y administrativa del Juez Tramitador. Ello no lo exime de separarse por completo de su labor sustantiva (proveer expedientes, principalmente). Personal de apoyo (Notificadores, Aux. Jud., Aux. Serv. Grales., otros) Ejecuta las Tramitador. indicaciones Programa de Modernización de la Administración de Justicia Licitación por Registro # 65-05 emanadas del Juez 4 El Juzgado o despacho, también se rige por un orden jerárquico interno, establecido. El organigrama 2, se presenta el orden que actualmente tiene el juzgado, con la respectiva cantidad de colaboradores en cada nivel y una breve descripción de las labores que ejecutan en el juzgado. Organigrama 2 Estructura Jerárquica del Juzgado de Pensiones Alimentarias del I Circuito Judicial de San José Juez Coordinador-Tramitador (1) Juez Decisorios (2) Asistente Judicial (1) Auxiliares Judiciales (8) Auxiliar de Servicios Generales 2 (1) Auxiliar Supernumerario (0) Notificador (1) Meritorios (0) Fuente: Diseño propio Ing. Inés Valverde - 7 de diciembre, 2005 Seguidamente, se presenta la estructura del personal actual que conforma el juzgado en cantidad de personas y con una breve descripción del puesto, separando el personal profesional del personal auxiliar. CUADRO N°1 CANTIDAD DE PERSONAL PROFESIONAL Y DESCRIPCIÓN DE PUESTO Personal Profesional 1 Jueza Descripción de Puesto Se encarga de revisar y firmar el proveído, resolver recursos, decretar apremios, fijar montos de pensiones (provisional y definitiva), revisar los pronunciamientos del superior en casos apelados, recibir pruebas testimoniales y confesionales, entre otros. Se encargan de dictar las sentencias para cada expedientes, revisar los pronunciamientos del 2 Jueces (Juez/a) superior en casos apelados, recibir pruebas testimoniales y confesionales, entre otros. Fuente: Juzgado de Pensiones Alimentarias del I Circuito Judicial de San José Programa de Modernización de la Administración de Justicia Licitación por Registro # 65-05 5 CUADRO N°1.1 CANTIDAD DE PERSONAL AUXILIAR Y DESCRIPCIÓN DE PUESTO Personal Auxiliar Descripción de Puesto Se encarga de asistir al Juez Coordinador en las funciones 1 Auxiliar Judicial 2 ejerciendo como Asistente Judicial 1. administrativas, trimestrales de fijos, realizar evacuar informes mensuales y consultas, supervisar el personal, asistir a allanamientos cuando se requerie, entre otros. Cinco se encargan de las labores de trámite y proveído de expedientes, encargándose de dar seguimiento a todo el 7 Auxiliares Judiciales 1. Cinco como proceso desde su inicio hasta su final. El Tesorero se Tramitadores-Proveedores, otro como encarga de estudios, órdenes de apremio, certificaciones, Tesorero y otro como Auxiliar de giros, depósitos, entre otros. Y el Auxiliar de Servicios Servicios Generales. Generales se encarga del aseo, correo, fotocopias, envío y 1 Auxiliar Judicial 3B, ejerciendo como Manifestadora. recepción de fax, entre otros. Se encarga de las labores de manifestación, atención de consulta, búsqueda de expedientes, entre otros. Confeccionar listados de expedientes a notificar, traer al despacho los listados de notificaciones tramitados el día 1 Notificador anterior, agregar las resoluciones notificadas a los expedientes respectivos, distribuir expedientes entre los AUJ, compartir funciones con los Juzgados de Niñez y 1 Auxiliar de Servicios Generales 2, ejerciendo como Manifestadora. Adolescencia y Violencia Doméstica. Se encarga de las labores de manifestación, atención de consulta, búsqueda de expedientes, entre otros. Fuente: Juzgado de Pensiones Alimentarias del I Circuito Judicial de San José La estructura del Poder Judicial es totalmente piramidal, sin embargo, el juzgado presenta internamente una estructura plana de tipo funcional, ya que se encuentra conformado por una serie de “áreas informales” que se han especializado en tareas específicas, como por ejemplo, el área de manifestación en la atención al público. Con la especialización se busca producir resultados como: 1. Aumentar la repetición del trabajo, facilitar su normalización y permitir resultados más uniformes y eficientes. 2. Centrar la atención de el/la trabajador/a, facilitando el aprendizaje. 3. Permitir que se ajusten los/las servidores/as a las tareas. Sin embargo, es importante resaltar la diferencia entre una descripción de puesto y una especificación de puesto, ya que ésta estriba en la perspectiva que se adopte. La descripción define qué es el puesto, sus responsabilidades y obligaciones. La especificación describe qué tipo de demandas se hacen al empleado y la empleada; y las habilidades y competencias que debe poseer la persona que desempeña el puesto. Programa de Modernización de la Administración de Justicia Licitación por Registro # 65-05 6 No es frecuente separar enteramente la descripción de la especificación, resulta más práctico combinar ambos aspectos1; llevándolos a la especialización de puestos que es lo que se busca. La Ley Orgánica del Poder Judicial, en su artículo 3 expone: “Si los despachos jurisdiccionales se organizaren en un circuito judicial, los/las juece/zas nombrarán entre ellos/as al coordinador/a general.” Más adelante también expone: “El coordinador/a distribuirá la carga de trabajo, aplicando los criterios que hayan fijado los jueces y las juezas con anterioridad y buscando siempre la mayor equidad.” Estos lineamientos son muy generales, por lo que en este caso particular, el juzgado conforma una estructura acorde a sus necesidades. Cabe reiterar, que la organización interna corresponde a un sistema de especialización de puestos, como anteriormente se mencionó, buscando una rotación de labores y apelando a una gama más amplia de habilidades del personal, enriqueciendo así el puesto de trabajo y la visión actual del Poder Judicial. En la actual estructura no se observan problemas, ya que los pocos niveles que la conforman se encuentran acorde con la cantidad de personal que tiene el despacho, no requiriendo más niveles en lo que a jerarquía se refiere. En igual forma, la comunicación, no se ve afectada por la estructura, ya que permite una relación cercana y buen flujo de información. Los puestos dentro de la organización se encuentran claramente definidos; sin embargo, se presentan conflictos de tipo disfuncional2, ya que al no tenerse definiciones claras de las responsabilidades que se deben cumplir por cada colaborador/a, en el puesto que ocupa momentáneamente por cortos o largos períodos de tiempo durante su jornada laboral, se generan alteraciones en el proceso voluntaria o involuntariamente, debido al papel polifuncional3 que deben cumplir. Ejemplificando: en audiencia de café, el/la Auxiliar Judicial en turno debe cubrir el puesto de el/la Manifestador/a. Puede ocurrir que un 1 http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/rrhh/andipu.htm 2 http://www.rae.es/ Diccionario de la Real Academia de la Lengua Española, Disfuncional: Desarreglo en el funcionamiento de algo o en la función que le corresponde. 3 El empleado de hoy debe ser polifuncional, ser capaz de realizar distintas tareas de un proceso, adaptable al cambio, y mostrar potencialidad para aprender permanentemente y servir a la empresa en posiciones de mayor responsabilidad y complejidad. (www.cemla.org/pdf/rh-Emilio-es.PDF) Programa de Modernización de la Administración de Justicia Licitación por Registro # 65-05 7 documento se traspapele, incluyéndose en un expediente erróneo por cualquier eventualidad ocurrida en el momento que atendió el/la Auxiliar Judicial, y el/la Manifestador/a no se de cuenta de lo ocurrido. Algunas ventajas y desventajas que presenta una estructura organizacional plana, son las siguientes: CUADRO Nº 2 - VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE UNA ESTRUCTURA PLANA Ventajas Desventajas Se dedica muy poco tiempo a la la planeación, planeación, la la Es sencilla y clara. investigación y el control. Es difícil capacitar al personal personal en en todos todos los los Se logra una disciplina laboral. laboral. aspectos. Los jefes siempre están saturados saturados de de trabajo, trabajo, Se facilita la rapidez de acción. acción. sobre todo de detalles. La organización descansa en personas personas yy al al No hay conflicto de autoridad autoridad ni ni perderse una de éstas se producen producen trastornos trastornos fuga de responsabilidad. administrativos. Fuente: http://www.contactopyme.gob.mx/guiasempresariales/guias.asp?s=10&g=1&sg=1 Analizando la estructura desde la perspectiva de las personas que requieren del servicio del juzgado, el resultado final se ve afectado. No por la estructura, ya que ésta se identifica con el proceso de pensiones alimentarias (ver Diagrama de Bloques 1), sino por los factores internos y externos que se presentan en el transcurso del proceso. El diagrama de bloques interpreta que el proceso va acorde con la estructura, ya que inicia en un nivel inferior, pasa a un nivel superior; pasa nuevamente a un nivel inferior y vuelve a pasar a un nivel superior; teniendo el mismo comportamiento en todas las etapas del proceso. Programa de Modernización de la Administración de Justicia Licitación por Registro # 65-05 8 DIAGRAMA DE BLOQUES 1 Estructura Jerárquica VERSUS Proceso de Pensiones Juzgado de Pensiones Alimentarias I Circuito Judicial de San José Manifestador Auxiliar Judicial Juez Tramitador Auxiliar Judicial Juez Decisor Notificador Interposición de la demanda Traslado De demanda Pensión Provisional Audiencia Sentencia Notificación Fuente: Diseño propio Ing. Inés Valverde - 9 de diciembre, 2005 La interacción de los puestos de trabajo en la estructura organizacional del juzgado, es de alta frecuencia, ya que en el transcurso de todo el proceso se presenta una correlación entre los puestos. Ejemplificando, desde el momento de la interposición de la demanda, se crea un expediente que será el representante físico de las partes en el juzgado, siendo éste el que tendrá relación con los diferentes puestos de trabajo en todo el proceso. Las figuras de el/la Juez/a Coordinador/a y la Asistente Judicial, se valoran como importantes y funcionales dentro de la estructura organizacional. Toda entidad necesita un líder, el cual se hace necesario para marcar la línea de mando y ejercer la autoridad. La figura de la Jueza Coordinadora (actualmente mujer) cumple con las funciones jurisdiccionales y administrativas estipuladas en el documento 155-DO-2003Anexo B del Departamento de Planificación, apoyadas en los artículos 3 y 101 de la Ley Orgánica del Poder Judicial4, a pesar de que sus funciones encomendadas no están estrictamente definidas a nivel administrativo y requieren de responsabilidad y tiempo para su efectiva ejecución. La carencia de conocimiento en materia de administración y recursos humanos, hace que las figuras (Jueza CooordinadoraAsistente Judicial) no integren en su totalidad el rol asignado. La Jueza Coordinadora, Licda. Elizabeth Picado, opina sobre esto: “La capacitación en cuanto al manejo del personal es nula. En ningún documento del Poder Judicial se estipula como debe 4 Departamento de Planificación – Sección Desarrollo Organizacional. 155-DO-2003_Anexo B, del 13 de noviembre 2003. Páginas 62-67, Escenario 2. Información suministrada por el Departamento de Planificación. Programa de Modernización de la Administración de Justicia Licitación por Registro # 65-05 9 tratarse el recurso humano y es en la figura del Asistente Judicial donde se delega mucha de esa responsabilidad, ya que las funciones de coordinación y jurisdiccionales no permiten que haya un completo control e interacción sobre el mismo.” En cuanto a la figura del Asistente Judicial, ésta juega un papel muy importante dentro de la estructura, ya que es la persona que supervisa la labor del personal de apoyo y por su independencia, hace que pueda ejecutar aquellas acciones encaminadas al mejoramiento continuo del despacho judicial, con la obligación de ponerlas en conocimiento de su superior inmediato a fin de obtener su aprobación.5 No se presenta duplicidad de funciones en este particular, ya que ambos puestos (Jueza Coordinadora-Asistente Judicial) tiene una clara visión de su papel dentro del juzgado, al igual que el personal y jueces/juezas de apoyo. En lo que a poder de decisión se refiere, su grado depende de la relación interpersonal y de confianza que se tengan ambas figuras. En el caso específico del Juzgado de Pensiones Alimentarias del I Circuito Judicial de San José, el Sr. Hernán Fallas, ejerce el cargo de Asistente Judicial 1 en el despacho, pero su puesto de contratación es de Auxiliar Judicial 2. El Sr. Fallas presenta poder de decisión en asuntos de menor cuantía; quedando permisos de varios días, vacaciones y otros, a cargo directamente de la Jueza Coordinadora. El personal por indicación previa, tiene entendido que los permisos de menos de una audiencia (una hora) deben solicitarlos al Asistente Judicial y que en los de mayor magnitud, deben dirigirse a la Jueza Coordinadora, siempre y cuando esté accesible. Caso contrario, lo comentan al Asistente Judicial para que este informe a su superior inmediato en el momento indicado. Es importante resaltar que la finalidad de la estructura organizacional es establecer un sistema de papeles que han de desarrollar los funcionarios de la institución, para trabajar juntos, de forma óptima y que se alcancen las metas fijadas en la planificación. Por lo tanto, se requiere de una clara definición de los deberes, derechos y actividades de cada persona; fijar el área de autoridad y saber cómo y dónde obtener la 5 Departamento de Planificación – Sección Desarrollo Organizacional. 155-DO-2003_Anexo B, del 13 de noviembre 2003. Páginas 67-70, Escenario 2. Información suministrada por el Departamento de Planificación. Programa de Modernización de la Administración de Justicia Licitación por Registro # 65-05 10 información necesaria para cada acción. Actualmente el despacho, presenta una carencia a nivel de formalización, entendiéndose ésta, como el grado de estandarización de las actividades y la existencia de normas, procedimientos escritos y controles, que faciliten su operación y la capacitación del personal (manual de operaciones, manual de procedimientos, manual de funciones, manual de políticas, manual técnico, entre otros). La estructura organizacional actual es flexible y le permite una adaptación a las necesidades futuras que puedan presentarse, pero es importante aclarar que cuando la estructura se encuentra conformada por pocos niveles, siempre hay exceso de trabajo; situación que cambia con el crecimiento, ya que al existir más personal, con frecuencia se pierde tiempo en tareas sin ninguna importancia o que tienen que ver muy poco con los objetivos de la institución. Sobre los antecedentes de cómo se creó esta estructura organizacional actual del juzgado, se hace mención a la historia: “Entre 1885 y 1920 creció el número de juzgados. En el primer año habían 8 los cuales en algunas ocasiones combinaban la materia civil y penal. En 1910 eran 14 juzgados en los cuales ya existían subdivisiones en cuanto a la materia que trataban. Para este año ya existían en el país 44 alcaldías. Diez años más tarde habían en Costa Rica 15 juzgados y 40 alcaldías.” 6 “Alcaldías: También se dividen según los asuntos que deban resolver. Pueden ser civiles, de faltas y contravenciones, de pensiones alimenticias y otras. En las alcaldías, la administración de Justicia esta a cargo del alcalde, asistido por su personal de apoyo. El alcalde es un funcionario que se encarga de asuntos de bajo costo económico y una tramitación sencilla, como por ejemplo, las pensiones alimenticias. El requisito para ser alcalde es ser abogado y estar incorporado al colegio profesional.”7 6 7 http://historia.fcs.ucr.ac.cr/articulos/espa-gil.htm http://www.costaricaweb.com/general/nuestrademocracia.htm Programa de Modernización de la Administración de Justicia Licitación por Registro # 65-05 11 Por lo citado anteriormente, se deduce que la estructura actual ha sido producto de la necesidad, ya que el crecimiento demográfico de nuestro país y las exigencias que presentan los/las usuarios/as en materia de alimentos, ha generado la separación de la materia de pensiones alimentarias, de algunos Juzgados Contravencionales y de Menor Cuantía8, creando juzgados especializados en materia de pensiones alimentarias. Se detallan los juzgados especializados en materia de pensiones alimentarias que actualmente existen en el país: 1. Juzgado de Pensiones Alimentarias de Cartago. 2. Juzgado de Pensiones Alimentarias de Desamparados. 3. Juzgado de Pensiones Alimentarias de Heredia. 4. Juzgado de Pensiones Alimentarias del I Circuito Judicial de Alajuela. 5. Juzgado de Pensiones Alimentarias del I Circuito Judicial de la Zona Atlántica. 6. Juzgado de Pensiones Alimentarias del I Circuito Judicial de San José. 7. Juzgado de Pensiones Alimentarias del II Circuito Judicial de San José. 8 Actualmente en el país, existen 76 Juzgados Contravencionales y de Menor Cuantía, según la estructura del Poder Judicial. http://www.poder-judicial.go.cr/planificacion/informes/estructura%20programatica%20pj.htm Programa de Modernización de la Administración de Justicia Licitación por Registro # 65-05 12