Calendario Actualización 3_2012

CALENDARIO INSTITUCIONAL PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS
SOCIEDAD HIPOTECARIA FEDERAL, S.N.C.
MÓDULO 1
COMITÉ DE INFORMACIÓN ÁREA
COORDINADORA DE ARCHIVOS
NORMATIVIDAD E INSTRUMENTOS
TÉCNICOS
Registro de coordinadores de archivos.
Fecha límite: 2 de abril de 2004
Establecimiento de criterios específicos para
procedimientos y organización de archivos.
Establecimiento de un programa de
capacitación y asesoría archivística.
Instrucciones
2009
2011
2012
Indicar con "Sí" o "No" según
corresponda.
Señalar el mes del año en que se realizó o
se programa realizar esta acción.
Indicar el número de servidores públicos
que se ha capacitado y los que se
programa capacitar.
Describir brevemente las aplicaciones que
se van a desarrollar en cada año.
Elaboración del Cuadro de Clasificación de
Archivos.
Fecha límite: octubre de 2004
Elaboración del Catálogo de Disposición
documental.
Fecha límite: octubre de 2004
Indicar con "Sí" o "No" si se efectuó su
elaboración.
Diseño de formatos para inventarios de
archivos.
Indicar con "Sí" o "No" en cuanto a la
realización el diseño de formatos
Indicar con "Sí" o "No" si se efectuó su
elaboración.
Indicar el porcentaje de avance.
En cinco
años
Más de
cinco años
Actividad
permanente
√
Desarrollo de aplicaciones de tecnologías de la
información para el manejo y control de
archivos.
Diseño e integración de la Guía Simple de
Archivos.
Fecha límite: 1 de enero de 2005
2010
50
50
95
Inicio de la
conceptualización y
desarrollo de la
aplicación para la
administración del
archivo de trámite y
de concentración.
Préstamo de
expedientes
Desarrollo de la
aplicación para
la
administración
del archivo de
trámite y de
concentración.
Préstamo de
expedientes
Desarrollo de la
aplicación para
la administración
del archivo de
trámite y de
concentración.
Préstamo de
expedientes.
Puesta en
marcha.
Se redefinó el
cuadro de
clasificación.
Se redefinió el
catálogo de
disposición
documental.
Inicio de la
elaboración de
los inventarios
de los Archivos
de Trámite y
Archivo de
Concnetración
√
√
√
Elaboración de los
inventarios de los
Archivos de
Trámite y Archivo
de Concnetración
Elaboración de
los inventarios
de los Archivos
de Trámite y
Archivo de
Concnetración
Elaboración de
los inventarios
de los Archivos
de Trámite y
Archivo de
Concnetración
Inicio de la
Actualización de la Actualización de Actualización de
actualización de
Guía Simple
la Guía Simple la Guía Simple
la Guía Simple
√
√
CALENDARIO INSTITUCIONAL PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS
SOCIEDAD HIPOTECARIA FEDERAL, S.N.C.
MÓDULO 2
ARCHIVOS EN TRÁMITE
Instrucciones
2009
2010
2011
Designación del responsable(s) del archivo de Indicar el porcentaje de unidades
trámite
administrativas en que se ha sido
designado el responsable
Incorporación de procedimientos de archivo de Indicar el mes del año en que se llevará a
trámite en manual de procedimientos.
cabo
Registro de correspondencia de entrada y
salida en formatos con elementos de
descripción obligatorios
Clasificación y descripción de expedientes de
archivo en carátulas
Elaboración de Inventario documental
Indicar el porcentaje de unidades
administrativas en que se implementará
esta acción.
Indicar el porcentaje en que se programa
efectuar esta acción.
Indicar el porcentaje en que se programa
efectuar esta acción.
Indicar el porcentaje de unidades
Establecimiento de recursos materiales y
administrativas en que se ha
espacios físicos adecuados para la
conservación de archivos (mobiliario, espacios implementado esta acción.
y medidas de seguridad).
Indicar el porcentaje de unidades
Establecimiento de mecanismos que
administrativas en que se ha
garanticen la integridad, autenticidad y
implementado esta acción.
disponibilidad de archivos en formato
electrónico.
MGPApara APF
2012
En cinco
años
Más de
cinco años
Actividad
permanente
Se registran
cambios.
Pendientes la
reasignación de
responsables.
√
MGPApara APF MGPApara APF
√
100%
30%
40%
50%
60%
100%
20%
30%
40%
50%
100%
100%
5%
5%
5%
5%
√
100%
CALENDARIO INSTITUCIONAL PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS
SOCIEDAD HIPOTECARIA FEDERAL, S.N.C.
MÓDULO 3
ARCHIVOS EN CONCENTRACIÓN
Instrucciones
Establecimiento de procedimientos para la
recepción de archivos semiactivos y control de
préstamo de expedientes.
Establecimiento de sistemas de control del
préstamo de expedientes.
Señalar el mes del año en que se ralizó o
se programa realizar esta acción.
Indicar el porcentaje de unidades
administrativas en que se implementará
esta acción.
Elaboración de inventarios de los archvios que Señalar el porcentaje por año en que se
se localizan en el acervo de concentración
realizará esta acción.
Promoción y dictamen de disposición
documental.
Rescate y transferencias documentales al
archivo histórico.
Organización de archivos que están en
custodia.
Elaboración de instrumentos de descripción de
los archivos en custodia.
Instrumentación de mecanismos
automatizados para el control de archivos de
concentración.
Establecimiento de recursos materiales y
espacios físicos adecuados para la
conservación de archivos (mobiliario, espacios
y medidas de seguridad).
Establecimiento de mecanismos que
garanticen la integridad, autencidad y
disponibilidad de archivos en formato
electrónico
Anotar el número de procesos efectuados
por año.
Anotar el número de procesos efectuados
por año.
Anotar el número de archivos descritos.
Anotar el número de archivos descritos.
Indicar cuándo se lleva a cabo.
Indicar el porcentaje por año en que se
implementará esta acción.
Señalar en qué año se realizará esta
acción.
2009
2010
2011
2012
En cinco
años
En proceso de
actualización.
En proceso de
actualización.
En proceso de
actualización.
En proceso de
actualización.
60%
100%
N/A
N/A
5%
50%
N/A
En proceso de
instrumentación.
Se consideran
adecuaciones
N/D
100%
N/D
Más de
cinco años
Actividad
permanente
CALENDARIO INSTITUCIONAL PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS
SOCIEDAD HIPOTECARIA FEDERAL, S.N.C.
MÓDULO 4
ARCHIVOS HISTÓRICO
Instrucciones
Recepción de archivos con valor histórico.
Señalar los metros lineales recibidos
Organización de archivos históricos.
Señalar los porcentajes en que se
realizará esta acción.
Elaboración de instrumentos de consulta
Señalar los porcentajes en que se
realizará esta acción.
Establecimiento de sistema para el servicio de Señalar en qué año se programa llevar a
consulta del acervo documental
cabo esta acción.
Establecimiento de programas de
conservación
Establecimiento de programas de difusión.
Señalar en qué año(s) se programa esta
acción.
Señalar en qué año se programa esta
acción.
2009
2010
2011
En cinco
años
Más de
cinco años
Actividad
permanente
Se consideran
en la aplicación
√
√
√
Se consideran
en la aplicación
informática
√
√
√
Se consideran
en la aplicación
informática
√
√
√
Se consideran
en la aplicación
informática
√
√
√
N/D
√
√
√
N/D
√
√
√
2012