Descuadre de Saldos en Farmacia y pasos que se debe seguir

Descuadre de saldos
INTRODUCCION
El proceso de REGENERAR SALDO debe permitir el cuadre con los saldos físicos
luego de la ejecución del proceso correspondiente por parte del personal de
Farmacia. Debe ejecutarse 1 o 2 veces por semana por parte del personal de
Farmacia. En el mes de MARZO del año pasado estuve haciendo ese proceso,
estuvieron trabajando conmigo Vladimir y Giovanna, les expliqué los pasos que
tenían que hacer para la corrección de cada uno de los saldos de cada
medicamento/insumo, Giovanna se encargó de la corrección semanal mientras
laboró en el Hospital. Alguien en Farmacia debió seguir haciendo ésta labor, ya que
de no hacerse se han podido descuadrar los Saldos.
En el Email que envía Vladimir, menciona que ejecutó el Proceso de REGENERA
SALDOS 2 veces:

Opción 1: Regenera saldos tomando información desde el “PRIMER
INVENTARIO” (Debe ser usado por PRIMERA VEZ para arrastrar todos los
SALDOS desde que se comenzó con GALENHOS, por lo tanto demora más de
1hr). El proceso muestra como resultado final una LISTA DE ERRORES EN
EXCEL, de los cuales los más evidentes son los que muestran saldos
negativos, esto no quiere decir que solo hay que corregir esos negativos,
sino emitir una lista de SALDOS en ese momento y compararla con las
tarjetas FISICAS.

Opción 2: Regenera saldos tomando “SALDOS DEL ULTIMO MES” (Debe ser
usado cuando ya estén corregidos todos los SALDOS, ósea por la persona de
FARMACIA, demora 5 a 7 minutos). El proceso muestra como resultado final
una LISTA DE ERRORES EN EXCEL, de los cuales los más evidentes son los
que muestran saldos negativos, para este caso son 463, pero hay que tener
en cuenta que este proceso está arrastrando los problemas anteriores, no se
debió ejecutar, se debe ejecutar cuando todo este OK (usando la Opción 1).
MOTIVOS DEL DESCUADRE DE SALDOS
Caso
1:
Al
momento
de
despachar
en
FARMACIA,
eligieron
un
MEDICAMENTO/INSUMO POR OTRO. Ejm: despacharon físicamente “12008SUTURA CATGUT CROMICO 0 C/A 1/2 CIRCULO REDONDA 40 mm X 70 cm
UNI” pero registraron en el Sistema “11995- SUTURA CATGUT CROMICO 0 C/A
1/2 CIRCULO REDONDA 20 mm X 70 cm”. Resultado: el código “11995”
disminuye su saldo en el Sistema pero no en su saldo físico y “12008” sigue con el
mismo saldo en el Sistema pero disminuye su saldo físicamente.
Caso 2: Al momento de despachar Medicamentos en FARMACIA, les falto registrar
1 MEDICAMENTO/INSUMO QUE SE DESPACHO. Ejm: despacharon físicamente 5
medicamentos, entre ellos está “00808-AMOXICILINA 500 mg TAB”, pero en
el Sistema no está registrado este despacho. Resultado: el código “00808” sigue
con su mismo saldo en el Sistema pero disminuye su saldo físico.
Caso 3: Al momento de registrar una Compra en el Almacén Especializado usan un
CODIGO que no es el Correcto. Ejm: Compran “12008- SUTURA CATGUT
CROMICO 0 C/A 1/2 CIRCULO REDONDA 40 mm X 70 cm UNI” y registran
en el sistema el código “11995- SUTURA CATGUT CROMICO 0 C/A 1/2
CIRCULO REDONDA 20 mm X 70 cm”. Resultado: el saldo físico del código
“12008” sigue siendo el mismo pero su saldo en el Sistema si aumenta y para el
código “11995” aumenta su saldo en el Sistema pero físicamente seguirá con su
saldo. Cuando llega este producto a la FARMACIA en el SISTEMA seguirá con el
código “11995” pero físicamente usan el código “12008” para juntar saldos.
Resultado: el código “11995” aumentará su saldo en el Sistema pero en su saldo
físico no aumentará y para el código “12008” aumentará su saldo físico pero en el
Sistema seguirá con su mismo saldo, todo esto en la Farmacia.
El personal de farmacia a las 7am emite un Reporte llamado “Parte diario”, el cual
lo usan para:


Apuntar en cada tarjeta KARDEX físico los movimientos (total de ingresos y
total de salidas) que hubo en el día y matemáticamente anotan el SALDO
que les queda en la tarjeta KARDEX.
Verifican si cuadra el SALDO FINAL del Reporte con el SALDO de la tarjeta
KARDEX. En caso que no cuadre el saldo marcan con una EQUIX el
medicamento/insumo en el Reporte, pero no solucionan en el Sistema este
descuadre, solo informan.
SOLUCION URGENTE (POR UNICA VEZ) POR PARTE DE INFORMATICA
Solución 1:
1. Parar las Farmacias y Almacén Especializado por 5 horas. No se registre
nada en el Sistema para el Almacén Especializado, FARMACIAS.
2. Ejecutar el proceso: Herramientas  REGENERA SALDOS, eligiendo la
opción “Regenera saldos tomando SALDOS desde el PRIMER
INVENTARIO” y elegir la FARMACIA o ALMACEN
3. Emitir un reporte de SALDOS (en papel) en ese momento usando la opción
“Reportes  Farmacia  Saldo por Almacén”
4. Tener las Tarjetas Kardex físicas, verificar con el Reporte de Saldos, aquellos
que no cuadren:
o Anotar en el Reporte de Saldos (papel impreso) la cantidad a Ajustar
 Caso 1: si para el ítem “00808-Amoxicilina….” Tiene saldo en
la tarjeta Kardex de 1000 y en el Reporte dice 980 entonces
anotar en el Reporte +20. Además anotar el último lote y
fechaVencimiento físico.
 Caso 2: si para el ítem “00807-Amoxicilina…” tiene saldo en la
tarjeta Kardex de 2000 y en el Reporte dice 2200 entones
anotar en el Reporte -200.
 Caso 3: si para el ítem “00808-Amoxicilina…” tiene saldo en la
tarjeta Kardex de 10 y en el Reporte dice -25 entones anotar
en el Reporte +35. Además anotar el último lote y
fechaVencimiento físico.
o Para aquellos ítems que se necesite hacer Nota de Ingreso
 Usar la opción “Farmacia  Nota de Ingreso”
 Elegir la Farmacia correspondiente en DESTINO
 Concepto=Ajuste de inventario
 Registrar
aquellos ítems que tienen el símbolo + en el
Reporte (papel impreso) y registrar la cantidad, lote, fecha
Vencimiento
o Para aquellos ítems que se necesite hacer Nota de Salida
 Usar la opción “Farmacia  Nota de Salida”
 Elegir la Farmacia correspondiente en ORIGEN
 Concepto=Ajuste de inventario
 Registrar aquellos ítems que tienen el símbolo - en el
Reporte (papel impreso) y registrar la cantidad
Solución N° 2:
5. En caso se quiera realizar esta tarea en varios días:
a. El primer día:
i. Parar la Farmacia por 2 horas
ii. Se deberá proceder con los pasos 1 al 4 para un Grupo de
Medicamentos/Insumos
(de
preferencia
los
medicamentos/insumos con mayor movimiento), hasta donde
alcance esas 2 horas
b. El Segundo, Tercer, cuarto, etc. Día:
i. Parar la Farmacia por 2 horas
ii. Ejecutar el proceso: Herramientas  REGENERA SALDOS,
eligiendo la opción “Regenera saldos tomando SALDOS
DEL ULTIMO MES” y elegir la FARMACIA O ALMACEN. Ya
no es necesario hacerlo en forma total la REGENERACION DE
SALDOS otra vez.
iii. Se deberá proceder con los pasos 3,4 para un Grupo de
Medicamentos/Insumos hasta donde alcance esas 2 horas
SOLUCION PERMANENTE 1 O 2 VECES POR SEMANA POR PARTE DE
FARMACIA
1. Parar las Farmacias y Almacén Especializado por 30 minutos. No se registre
nada en el Sistema para el Almacén Especializado, FARMACIAS.
2. Ejecutar el proceso: Herramientas  REGENERA SALDOS, eligiendo la
opción “Regenera saldos tomando SALDOS DEL ULTIMO MES” y elegir
la FARMACIA.
3. Emitir un reporte de SALDOS (en papel) en ese momento usando la opción
“Reportes  Farmacia  Saldo por Almacén”
4. Tener las Tarjetas Kardex físicas, verificar con el Reporte de Saldos, aquellos
que no cuadren:
o Anotar en el Reporte de Saldos (papel impreso) la cantidad a Ajustar
 Caso 1: si para el ítem “00808-Amoxicilina….” Tiene saldo en
la tarjeta Kardex de 1000 y en el Reporte dice 980 entonces
anotar en el Reporte +20. Además anotar el último lote y
fechaVencimiento físico.
 Caso 2: si para el ítem “00807-Amoxicilina…” tiene saldo en la
tarjeta Kardex de 2000 y en el Reporte dice 2200 entonces
anotar en el Reporte -200.
 Caso 3: si para el ítem “00808-Amoxicilina…” tiene saldo en la
tarjeta Kardex de 10 y en el Reporte dice -25 entones anotar
en el Reporte +35. Además anotar el último lote y
fechaVencimiento físico.
o Para aquellos ítems que se necesite hacer Nota de Ingreso
 Usar la opción “Farmacia  Nota de Ingreso”
 Elegir la Farmacia correspondiente en DESTINO
 Concepto=Ajuste de inventario
 Registrar
aquellos ítems que tienen el símbolo + en el
Reporte (papel impreso) y registrar la cantidad, lote, fecha
Vencimiento
o Para aquellos ítems que se necesite hacer Nota de Salida
 Usar la opción “Farmacia  Nota de Salida”
 Elegir la Farmacia correspondiente en ORIGEN
 Concepto=Ajuste de inventario
 Registrar aquellos ítems que tienen el símbolo - en el
Reporte (papel impreso) y registrar la cantidad
ACCIONES INMEDIATAS
1. Explicarles mediante (video conferencia) al personal Informático los pasos
que deben realizar para corregir los saldos
2. Se debe explicar a la Jefa de Farmacia los motivos de este problema y la
solución permanente, donde ellos deberán trabajarlo. O en todo caso pactar
una reunión con la Jefa de Farmacia, Uds. y nosotros para explicarles todo el
tema (video conferencia).