Manual Comite de Adquisiciones

PROYECTO
MANUAL DE INTEGRACION Y FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ DE
ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS DE LA
SOCIEDAD HIPOTECARIA FEDERAL, S.N.C.,
INSTITUCIÓN DE BANCA DE DESARROLLO.
ABRIL DE 2002.
INDICE
1.
ANTECEDENTES.
2.
OBJETIVO.
3.
FUNDAMENTACION LEGAL.
4.
DEFINICIONES.
5.
ESTRUCTURA.
6.
INTEGRACION.
7.
ORGANIGRAMA.
8.
FUNCIONES.
9.
DE LAS SESIONES.
10.
DE LA SUPLENCIA.
11.
DE LA PRESENTACION DE CASOS.
12.
DE LA VOTACION.
13.
DEL DESARROLLO DE LAS SESIONES.
14.
DE LAS FUNCIONES DE LOS MIEMBROS.
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1.
ANTECEDENTES.
Podemos decir que la primera regulación formal y precisa en materia de
adquisiciones se encuentra en el "Decreto Mediante el que se Reglamentan las
Compras de las Dependencias del Ejecutivo Federal", publicado en el Diario Oficial
de la Federación de fecha 2 de febrero de 1944; este Decreto constituye el
antecedente de los actuales Comités de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios,
vistos como órganos colegiados para determinar las acciones conducentes a la
optimización de los recursos destinados a las adquisiciones, arrendamientos y
servicios, así como para coadyuvar al cumplimiento de la ley y demás disposiciones
aplicables, para lograr las metas establecidas en estas materias.
En el citado decreto se determina la creación de la Comisión Coordinadora de
Compras, a la cual se encargaron los aspectos técnicos y de dirección en la materia,
y en síntesis, conoció de las previsiones del consumo; la planeación de la
centralización del abasto; la integración, dirección y control de compras
consolidadas; tuvo a su cargo emitir políticas y procedimientos; el establecimiento
de condiciones; la formulación de catálogos sobre normas de calidad y precio; y la
elaboración de un directorio de proveedores, dando origen a la regulación del
proceso.
La primera aparición de los órganos colegiados, tipificados como Comités de
Compras, se encuentra en el artículo 5, fracción IV, de la segunda Ley de
Inspección de Adquisiciones, publicada en el Diario Oficial de la Federación de
fecha 6 de mayo de 1972, vigente hasta el 31 de diciembre de 1979, en la que se
determinó que la Secretaría del Patrimonio Nacional, promoviera la creación de los
Comités en cada una de las entidades, quedando a su cargo la aplicación de las
medidas que en materia de adquisiciones dictará la propia Secretaría.
Posteriormente la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Almacenes, publicada en
el Diario Oficial de la Federación de fecha 31 de diciembre de 1979, en el artículo 4,
fracción VII, estableció que la Secretaría de Comercio y Fomento Industrial,
promovería la creación de Comités de las dependencias, o con la participación de
éstas, para que contribuyeran a la elaboración y vigilancia del cumplimiento de las
normas que regularan las adquisiciones, arrendamientos, servicios y almacenes, los
que debían integrarse de acuerdo con los lineamientos de la misma Secretaría.
El origen de los actuales Comités de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de
la Administración Publica Federal, se encuentra en el "Acuerdo que Fija los
Lineamientos para la Integración y Funcionamiento de los Comités de Compras y de
la Comisiones Consultivas Mixtas de Abastecimiento de la Administración Pública
Federal", publicado en el Diario Oficial de la Federación de fecha 13 de octubre de
1980, por la Secretaría de Comercio y Fomento Industrial, mediante el que se
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definió la obligación de crear tales órganos en cada dependencia o entidad,
considerando que su integración contribuiría a la elaboración y vigilancia de las
normas que regían sobre las adquisiciones y, ejercerían control para que se
realizaran conforme a la Ley.
Posteriormente, en febrero de 1982, entró en vigor el "Instructivo para la Integración
y Funcionamiento de los Comités de Compras de las Dependencias y Entidades de
Administración Pública Federal", en el que se establecieron las reglas para
organizar los cuerpos colegiados, el catálogo de obligaciones y facultades, siempre
restringidas por un sinnúmero de autorizaciones y restricciones impuestas por la
Secretaría de Comercio, reduciéndose su actuación a la aplicación de las normas y
la dictaminación de políticas internas de orden menor.
Con la publicación de las "Primeras Normas Complementarias sobre Adquisiciones
y Almacenes", se delegan en los Comités de Compras una serie de facultades para
la toma de decisiones en materia de adquisiciones, emitiéndose un nuevo
instructivo, con las adecuaciones correspondientes por la entonces Secretaría de
Programación y Presupuesto, publicadas en el Diario Oficial de la Federación de
fecha 28 de octubre de 1983, mediante las cuales se constituyeron en órganos de
decisión, elaboradores y vigilantes del cumplimiento de las Normas sobre
Adquisiciones y Generadores de Directrices y Políticas Internas.
La Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios relacionados
con Bienes Muebles, publicada en el Diario Oficial de la Federación de fecha 8 de
febrero de 1985, retoma los conceptos de la ley anterior y en su artículo 15
establece la obligación de constituir Comités, cuyo objeto sería determinar las
acciones tendientes a la optimización de los recursos que se destinen a las
adquisiciones, arrendamientos y servicios, coadyuvar a la observancia de la ley y
demás disposiciones aplicables, así como, para el cumplimento de las metas
establecidas; mediante reformas publicadas en el Diario Oficial de la Federación de
fecha 7 de febrero de 1988, se les da mayor flexibilidad, ratificándose que su objeto
es determinar las acciones tendientes a la optimización de los recursos que destinen
a las adquisiciones, arrendamientos y prestación de servicios, coadyuvando a la
observancia de la legislación aplicable para que se cumplan las metas
institucionales.
Con la publicación del Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y
Prestación de Servicios relacionados con Bienes Muebles, publicado en el Diario
Oficial de la Federación de fecha 13 de febrero de 1990, se terminó con la
innumerable reglamentación existente en materia de adquisiciones y, se definieron
las funciones de los Comités, reiterando la necesidad de que a través de ellos se
lograra la optimización de los recursos destinados a las adquisiciones y se
proporcionara y fortaleciera la comunicación con los proveedores, como lo ordenaba
la ley vigente, precisando que sería la Secretaría de Programación y Presupuesto la
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que en el ámbito de sus atribuciones emitiera las bases de integración y
funcionamiento de los mismos.
El "Acuerdo que Establece las Bases de Integración y Funcionamiento de los
Comités de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios relacionados con Bienes
Muebles, y de las Comisiones Consultivas Mixtas de Abastecimiento de las
Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal", publicado en el
Diario Oficial de la Federación de fecha 3 de mayo de 1990, cubrió el señalamiento
del artículo 8 del reglamento, dando pie a la integración adecuada de los órganos
colegiados, bases vigentes hasta en tanto la Secretaría de Contraloría y Desarrollo
Administrativo expidiera bases acordes con la Ley de Adquisiciones y Obras
Públicas.
En virtud de la publicación de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios
del Sector Público, en el Diario Oficial de la Federación de fecha 4 de enero de 2000,
y en cumplimiento a lo establecido en la fracción VII de su artículo 22, y en el artículo
16 del Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del
Sector Público, publicado en el citado Órgano de Difusión el 20 de agosto de 2001,
se emite el presente Manual de Integración y Funcionamiento del Comité de
Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de la Sociedad Hipotecaria Federal,
S.N.C., Institución de Banca de Desarrollo.
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2.
OBJETIVO.
Precisar los aspectos que conduzcan a una debida integración y funcionamiento del
Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de esta Sociedad, así como,
determinar las políticas y normas conducentes para la optimización de los recursos
destinados a las adquisiciones, arrendamientos y servicios; coadyuvando a la
observancia de la legislación aplicable para que se cumplan las metas
institucionales.
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3.
FUNDAMENTACIÓN LEGAL.
3.1
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, Artículo 134.
3.2
Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.
3.3
Ley Orgánica de la Administración Pública Federal.
3.4
Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del
Sector Público.
3.5
Lineamientos para la Contratación de Seguros Sobre Bienes
Patrimoniales, a Cargo de las Dependencias y Entidades de la
Administración Pública Federal.
3.6
Normatividad en Materia de Administración de Recursos (vigente).
3.7
Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público.
3.8
Reglamento de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público
Federal.
3.9
Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos.
3.10
Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores
Públicos.
3.11
Decreto del Presupuesto de Egresos de la Federación.
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4.
DEFINICIONES.
4.1
ADQUISICIONES: Las adquisiciones y arrendamientos de bienes
muebles y/o la prestación de servicios de cualquier naturaleza, excepto
los relacionados con obras públicas.
4.2
COMITÉ: Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de la
Sociedad Hipotecaria Federal, S.N.C., Institución de Banca de
Desarrollo.
4.3
CONTRALORÍA: Secretaría de Contraloría y Desarrollo Administrativo.
4.4
LEY: Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector
Público.
4.5
REGLAMENTO: Reglamento de la Ley
Arrendamientos y Servicios del Sector Público.
4.6
SOCIEDAD: Sociedad Hipotecaria Federal, S.N.C., Institución de Banca
de Desarrollo.
4.7
UNIDADES: Se refiere a las Unidades Administrativas de la Sociedad.
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de
Adquisiciones,
5.
ESTRUCTURA.
Para el debido cumplimiento de sus facultades, funciones y objetivos, el Comité
tendrá la estructura siguiente:
5.1
Un Presidente.
5.2
Un Secretario Ejecutivo.
5.3
Tres Vocales.
5.4
Dos Asesores.
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6.
INTEGRACIÓN.
6.1
MIEMBROS.
A.
Con derecho a voz y voto:
CARGO
6.1.1
El Director General Adjunto de Administración.
Presidente
6.1.2
El Subdirector de Recursos Materiales.
Secretario
Ejecutivo
6.1.3
El Director General Adjunto de Finanzas.
Vocal
6.1.4
El Director de Administración.
Vocal
6.1.5
El Director de Contabilidad.
Vocal
B.
Sin derecho a voto, pero con voz
6.1.5
El Director General Adjunto Jurídico Fiduciario.
Asesor
6.1.6
El Titular del Órgano Interno de Control.
Asesor
6.2
ACREDITAMIENTOS.
En la primera sesión de cada ejercicio, los miembros titulares del Comité con
derecho a voz y voto podrán designar por escrito a sus respectivos suplentes, los
que deberán contar con un nivel jerárquico inmediato inferior al del titular y sólo
podrán participar en ausencia de este último.
6.3
INVITADOS.
Podrán ser convocados a las sesiones del Comité, a juicio del Secretario Ejecutivo, los
servidores públicos responsables de las áreas requirentes de los asuntos a tratar en la
sesión respectiva y su comparecencia será con voz, pero sin derecho a voto, para
auxiliar a los miembros del Comité en todo lo necesario, útil o conveniente, relacionado
con los aspectos técnicos o administrativos del asunto objeto del requerimiento
sometido a la consideración del Comité.
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7.
ORGANIGRAMA.
COMITÉ DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS DE LA SOCIEDAD
HIPOTECARIA FEDERAL, S.N.C., INSTITUCIÓN DE BANCA DE DESARROLLO
PRESIDENTE
ASESOR
SECRETARIO
EJECUTIVO
ASESOR
VOCAL
VOCAL
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VOCAL
8.
FUNCIONES DEL COMITÉ.
El Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de la Sociedad Hipotecaria
Federal, S.N.C., Institución de Banca de Desarrollo tendrá las funciones siguientes:
8.1
Conocer, aplicar, difundir, vigilar y coadyuvar al debido cumplimiento de
la ley y demás disposiciones aplicables;
8.2
Revisar los programas y presupuestos de adquisiciones, arrendamientos
y servicios, así como formular las observaciones y recomendaciones
convenientes;
8.3
Conocer de los montos máximos a que alude el artículo 42 de la Ley;
8.4
Dictaminar, previamente a la iniciación del procedimiento, sobre la
procedencia de celebrar licitaciones públicas, así como los casos en que
no se celebren por encontrarse en alguno de los supuestos de
excepción previstos en el artículo 41, salvo en los casos de las
fracciones II, V y XII de este artículo, en cuyo caso se deberá informar al
Comité una vez concluida la contratación respectiva y considerando que
dicha función también podrá ser ejercida por el Director General de la
Sociedad;
8.5
Proponer las políticas internas, bases y lineamientos en materia de
adquisiciones, arrendamientos y servicios, así como autorizar los
supuestos no previstos en éstos, sometiéndolas a consideración del
órgano de gobierno de la Sociedad, las cuales tendrán por objeto:
8.5.1
Mejorar las condiciones y características del abastecimiento a la
Sociedad;
8.5.2
Optimizar la organización, funcionamiento y eficiencia de la unidad
responsable de las adquisiciones;
8.5.3
Requerir y suministrar bienes y servicios;
8.5.4
Realizar investigaciones de mercado;
8.5.5
Seleccionar fuentes de suministro;
8.5.6
Optimizar la entrega-recepción de bienes y servicios;
8.5.7
Racionalizar, aprovechar y optimizar los medios y recursos que se
destinen a la función de adquisiciones;
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8.5.8
Optar por el abastecimiento simultáneo;
8.5.9
Fijar penas convencionales a los proveedores;
8.5.10
Establecer las condiciones de pago de los bienes y servicios sujetos a
escalación de precios;
8.5.11
Orientar en materia de rescisión de contratos, y
8.5.12
Consolidar los requerimientos y las operaciones de adquisiciones.
8.6
Analizar trimestralmente el informe de la conclusión de los casos
dictaminados, conforme al punto 8.4 anterior, así como los resultados
generales de las adquisiciones, arrendamientos y servicios y, en su caso
disponer las medidas necesarias;
8.7
Formular recomendaciones para evitar el probable incumplimiento de
alguna disposición jurídica o administrativa;
8.8
Analizar exclusivamente para su opinión, cuando se le solicite, los
dictámenes y fallos emitidos por los servidores públicos responsables de
ello;
8.9
Elaborar, aprobar y mantener actualizado su Manual de Integración y
Funcionamiento, conforme a las bases que expida la Contraloría;
8.10
Autorizar, cuando se justifique, la creación, suspensión, reinstalación o
extinción de subcomités de adquisiciones, arrendamientos y servicios y
de especialidad, determinando su integración, operación y
funcionamiento a través de los manuales inherentes, así como los
límites de responsabilidad respecto de los asuntos que puedan conocer
dentro de sus áreas de influencia y la forma y términos en que deberán
informar al propio Comité en forma trimestral de cada asunto que
dictaminen;
8.11
Aprobar al programa de aseguramiento de bienes patrimoniales de la
Sociedad, así como, vigilar que las pólizas de seguros se contraten de
acuerdo a la disponibilidad de recursos;
8.12
Autorizar los casos de reducción del plazo que debe transcurrir entre la
fecha de la publicación de la convocatoria y el acto de presentación y
apertura de proposiciones de las licitaciones públicas;
8.13
Verificar el cumplimiento de sus resoluciones;
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8.14
Elaborar y aprobar su programa anual de trabajo;
8.15
Revisar los programas anuales de adquisiciones de las Unidades
Administrativas de la Sociedad, y emitir las observaciones y
recomendaciones que correspondan, previo a su autorización;
8.16
Nombrar al o los servidores públicos, encargados de presidir y recibir las
proposiciones, las muestras, las garantías, los poderes, así como
registrar a los asistentes en los actos de apertura de proposiciones;
8.17
Definir la política en cuanto a consolidación de pagos y
reaprovechamiento de bienes en las adquisiciones, arrendamientos, así
como las firmas necesarias (indicando los cargos de los firmantes), para
las requisiciones, contratos y modificaciones;
8.18
Decidir lo procedente respecto de los desacuerdos que se pudieran
suscitar en las licitaciones, entre el área de adquisiciones y las áreas
técnicas;
8.21
Delegar sus facultades y funciones en los Subcomités de Adquisiciones.
La delegación no impide o limita de modo alguno al Comité para ejercer
directamente las facultades y funciones que se delegen;
8.22
Nombrar a los funcionarios que representarán al Comité, ante los
Subcomités de Adquisiciones y de especialidad, y
8.23
Las demás que le confieran otras disposiciones aplicables en la materia.
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9.
DE LAS SESIONES.
9.1
Las sesiones se celebrarán de la forma siguiente:
9.1.1
En la primera reunión del ejercicio fiscal de que se trate deberá
presentarse a consideración el calendario de reuniones ordinarias; el
volumen anual de adquisiciones, arrendamientos y servicios autorizado y
los montos máximos a que alude el artículo 42 de la Ley;
9.1.2
El Comité celebrará las sesiones en la fecha, hora y lugar
preestablecidos;
9.1.3
El Comité sesionará de manera ordinaria, conforme al calendario
aprobado, por lo menos una vez al mes, salvo que no exista asunto que
tratar, en cuyo caso, el Secretario Ejecutivo deberá dar aviso
oportunamente a los miembros del Comité cuando menos con 24 horas
de anticipación a la que se tenía prevista para su celebración, sólo en
casos debidamente justificados y a través de convocatoria emitida por el
Presidente del Comité, se podrán realizar reuniones extraordinarias;
9.1.4
A las sesiones del Comité deberán asistir puntual e invariablemente los
miembros titulares o suplentes;
9.1.5
Para ser validas y reconocidas conforme a derecho las sesiones del
Comité se llevarán a cabo cuando asistan como mínimo la mitad más
uno de los miembros con derecho a voto;
9.1.6
En ausencia del Presidente del Comité o de su suplente, las reuniones
no podrán llevarse a cabo;
9.1.7
Para llevar a cabo formalmente las sesiones se deberá:
9.1.7.1
Expedir la convocatoria con la debida oportunidad para hacerla del
conocimiento con anticipación de por lo menos 48 horas para las
sesiones ordinarias y de 24 horas en caso de las extraordinarias, en las
que se indique fecha, hora y lugar en que se celebrará la sesión,
señalando si es de carácter ordinario o extraordinario;
9.1.7.2
Elaborar el orden del día que describa los asuntos que se presentarán a
la consideración y resolución del Comité, e invariablemente deberá
incluirse un apartado correspondiente al seguimiento de acuerdos
emitidos en la reunión anterior. En el punto correspondiente a asuntos
generales, sólo podrán incluirse asuntos de carácter informativo;
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9.1.7.3
Integrar la carpeta de trabajo que contenga el planteamiento formal y los
documentos soporte de los asuntos, para analizar, evaluar y resolver los
mismos, y
9.1.7.4
El orden del día junto con los documentos correspondientes de cada
sesión se entregarán a los integrantes del Comité cuando menos con
dos días hábiles de anticipación a la celebración de cada sesión
ordinaria y de un día hábil en el caso de las extraordinarias; en caso de
no observarse estos plazos, la sesión no podrá llevarse a cabo.
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10.
DE LAS SUPLENCIAS.
10.1
La suplencia de los miembros será en la forma siguiente:
10.1.1
Las ausencias de los miembros del Comité serán suplidas por sus
respectivos suplentes;
10.1.2
Cuando asistan los miembros suplentes y se incorporen los titulares, el
suplente podrá seguir participando en las sesiones, sólo con derecho a
voz.
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11.
DE LA PRESENTACION DE LOS CASOS.
11.1
Los casos se presentarán en la forma siguiente:
11.1.1
Los casos que deberán ser objeto de la consideración y resolución del
Comité, se presentarán por conducto del Secretario Ejecutivo;
11.1.2
Los casos se presentarán a la consideración del Comité, en estricto
apego al orden del día autorizado;
11.1.3
Los casos que requieran de la consideración y resolución del Comité, se
remitirán al Secretario Ejecutivo cuando menos con cinco días hábiles
de anticipación a la fecha en que habrá de celebrarse la sesión;
11.1.4
La presentación de cada caso se sujetará a lo siguiente:
11.1.4.1
Los casos podrán presentar a través del formato anexo 1, número
CAAS-01, de este Manual, adecuado de conformidad con las
necesidades del caso;
11.1.4.2
Síntesis de los antecedentes y hechos que se relacionen;
11.1.4.3
Incluir la propuesta o alternativa de solución y justificación;
11.1.4.4
El formato de los asuntos que se sometan a consideración del Comité
deberán contener como mínimo indispensable, los datos siguientes:
11.1.4.4.1 La información resumida del asunto que se propone sea analizada, o
bien, la descripción general de los bienes y servicios que se pretendan
adquirir, arrendar o contratar, así como su monto estimado;
11.1.4.4.2 La justificación y la fundamentación legal para llevar a cabo el
procedimiento de contratación y de conformidad con lo establecido en el
segundo párrafo del artículo 40 de la Ley, indicación acerca de si los
precios serán fijos o sujetos a ajuste, si los contratos serán abiertos o
con abastecimiento simultáneo y las condiciones de entrega y pago;
11.1.4.4.3 La indicación de la documentación soporte que se adjunte para cada
asunto, dentro de la cual deberá considerarse, entre otra, la que acredite
la existencia de suficiencia presupuestal, así como la que certifique la
cantidad de existencia de inventarios;
11.1.4.4.4 Las características relevantes de la operación, tales como: el carácter
nacional o internacional del procedimiento de contratación, tomando en
cuenta que si fuese internacional, se deberá presentar la investigación
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de mercado a que hace referencia el artículo 28, fracción II, inciso b) de
la Ley; si se encuentra o no cubierto por los Capítulos de Compras del
Sector Público de los tratados de libre comercio, en su caso, si cuenta
con la autorización de la Secretaría de Economía (anteriormente
Secretaría de Comercio y Fomento Industrial), para reservar de la
aplicación de los tratados de libre comercio el procedimiento de
contratación respectivo; si los precios son fijos o sujetos a escalación; si
los contratos son abiertos; si se requiere abastecimiento simultáneo,
entre otros.
19
12.
DE LA VOTACION.
12.1
El Presidente tendrá derecho a voz y voto y además, contará con voto
de calidad en caso de empate;
12.2
El Secretario Ejecutivo y los Vocales, tendrán derecho a voz y voto;
12.3
Los Asesores tendrán derecho a voz;
12.4
Los Invitados tendrán derecho a voz, en el supuesto a que se refiere el
punto 14.5.1 de este Manual;
12.5
Las decisiones del Comité se tomarán por unanimidad o por mayoría de
votos; considerando las definiciones siguientes:
12.5.1
Unanimidad.- La votación favorable o desfavorable del 100% de los
miembros presentes;
12.5.2
Mayoría de votos.- La votación favorable o desfavorable del 50% más
uno de los miembros presentes, y
12.6
En el acta de la reunión deberá indicarse quienes emiten el voto y el
sentido de éste, excepto en los casos en que la decisión sea unánime.
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13.
DEL DESARROLLO DE LAS SESIONES.
13.1
Las sesiones ordinarias se llevarán a cabo de la forma siguiente:
13.1.1
Previo al inicio de la sesión los miembros registrarán su asistencia en
una lista que se elaborará conforme al anexo 2;
13.1.2
El Secretario Ejecutivo verificará la lista de asistencia a la que se refiere
el punto anterior e informará al Presidente si existe quórum;
13.1.3
El Presidente declarará formalmente si procede, o se cancela la sesión;
13.1.4
Quien presida la sesión someterá a consideración de los miembros, el
acta de la sesión anterior. De no haber observaciones se procederá, a
declararla aprobada, de haberlas pedirá al Secretario Ejecutivo se tome
nota de las observaciones para que se hagan las modificaciones o
adiciones correspondientes;
13.1.5
El Secretario Ejecutivo procederá a la formalización del acta aprobada,
recabando la firma de los miembros que hayan asistido a la sesión de la
que se dé cuenta;
13.1.6
El Secretario Ejecutivo procederá a exponer los asuntos que, se
presenten a la consideración y resolución del Comité,
13.1.7
Los asuntos se presentarán en forma individual y serán objeto de
análisis, evaluación y deliberación por parte de los miembros del Comité;
13.1.8
Quien presida la sesión será el único facultado para ceder, limitar o
suspender el uso de la palabra y procurará, en todo momento, que la
exposición de los puntos de vista sean serios, responsables y
congruentes con el asunto o análisis;
13.1.9
El Secretario Ejecutivo vigilará que se registren en el acta
correspondiente a la sesión los comentarios relevantes de cada caso
tratados por el Comité;
13.1.10
Quien presida la sesión será el único facultado para compilar, resumir,
sintetizar y precisar las propuestas o alternativas de solución a los
asuntos;
13.1.11
Quien presida la sesión deberá someter a votación la propuesta de cada
caso y, procederá a cuantificar los votos a favor, en contra y las
abstenciones. En el caso de la toma de decisiones por mayoría, se
asentará en el acta el voto nominal de cada uno de los participantes;
21
13.1.12
El Secretario Ejecutivo vigilará que se consignen en el listado de casos y
en el acta con toda claridad y precisión, las resoluciones tomadas;
13.1.13
El formato de asuntos que se somete a la consideración del Comité,
deberá ser firmado por el Secretario Ejecutivo, responsabilizándose de
que la información contenida en el mismo corresponda a la
proporcionada por el área requirente;
13.1.14
Una vez que el asunto sea analizado y dictaminado por el Comité, el
formato a que se refiere el punto anterior, deberá ser firmado antes de
concluir la sesión, por cada asistente con derecho a voto;
13.1.15
Las especificaciones y justificaciones técnicas deberán ser firmadas por
el titular del área responsable de la requisición;
13.1.16
Las resoluciones con respecto a los asuntos tratados, tendrán el
carácter de acuerdo;
13.1.17
Las resoluciones serán de carácter irrevocable. Solo mediante
resolución del propio Comité se podrá suspender, modificar o cancelar
su contenido y efectos;
13.1.18
Invariablemente se incluirá en el orden del día un apartado
correspondiente al seguimiento de acuerdos emitidos en las reuniones
anteriores;
13.1.19
Desahogado el orden del día y registrados los hechos, opiniones y
resoluciones, quien presida la sesión preguntará a los miembros del
Comité si existe algún asunto general que se estime necesario o
conveniente tratar, de haberlo se procederá a su desahogo, de no
haberlo procederá a declarar formalmente terminada la sesión,
precisando, para efectos de registro en el acta la hora en que termina;
13.1.20
El Secretario Ejecutivo elaborará el proyecto de acta de cada sesión,
documento que quedará sujeto a la consideración y aprobación de los
miembros del Comité en la siguiente sesión ordinaria;
13.1.21
Las sesiones extraordinarias se celebrarán exclusivamente para tratar
asuntos urgentes. El orden del día de estas sesiones no incluirá la
presentación de actas ni de asuntos generales;
13.1.22
Quedará a elección de los Asesores y los Invitados que asistan para
orientar o aclarar la información de los asuntos a tratar, firmar el formato
22
en que se contenga el acuerdo respectivo; sin embargo, deberán firmar
el acta de la reunión como constancia de su participación.
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14.
DE LAS FUNCIONES DE LOS MIEMBROS.
14.1
Del Presidente:
14.1.1
Autorizar la convocatoria y el orden del día de las sesiones ordinarias y
extraordinarias;
14.1.2
Presidir formalmente las sesiones del Comité;
14.1.3
Convocar a sesión extraordinaria, por conducto del Secretario Ejecutivo,
cuando lo considere necesario;
14.1.4
Ejercer voto de calidad en caso de empate en la toma de decisiones;
14.1.5
Orientar las resoluciones de acciones del Comité al cumplimiento de las
disposiciones jurídicas técnicas y administrativas que regulan las
adquisiciones;
14.1.6
Orientar las resoluciones y acciones del Comité a los criterios de
economía, eficiencia, eficacia, transparencia, imparcialidad y honradez,
que deben concurrir en la función de adquisiciones, así como procurar
que los procedimientos de contratación contribuyan a obtener, a favor de
la Sociedad, las mejores condiciones de calidad precio y oportunidad en
el abastecimiento de los bienes y servicios que demanda;
14.1.7
Procurar que las resoluciones y acciones del Comité contribuyan al
cumplimiento eficaz de los programas de la Sociedad;
14.1.8
Presentar a la consideración del Comité, para su aprobación, los
documentos siguientes:
14.1.8.1
El calendario anual de sesiones ordinarias del Comité;
14.1.8.2
El programa anual de trabajo del Comité;
14.1.8.3
El Manual de Integración y Funcionamiento del Comité;
14.1.8.4
El Manual de Integración y Funcionamiento de los Subcomités de
Adquisiciones y de Especialidad;
14.1.8.5
La propuesta de políticas, bases y lineamientos en materia de
adquisiciones, y
14.1.8.6
Los formatos e instructivos para la presentación de los asuntos y los
diferentes informes que se entregarán al Comité;
24
14.1.9
Proponer a los representantes titulares del Comité, ante los Subcomités
de Adquisiciones, y
14.1.10
Presentar el informe trimestral al Comité, en términos de los previsto en
el artículo 18 del Reglamento.
14.2
Del Secretario Ejecutivo:
14.2.1
Vigilar la correcta elaboración y expedición de la convocatoria, del orden
del día de cada sesión y de los listados de asuntos que se sometan a
dictamen, incluyendo los soportes documentales necesarios;
14.2.2
Presentar al Presidente el orden del día de las sesiones ordinarias y
extraordinarias para su aprobación;
14.2.3
Enviar oportunamente a los miembros del Comité el expediente de la
reunión a celebrarse;
14.2.4
Recibir conforme al procedimiento y requisitos establecidos, los asuntos
que se someterán a la consideración y resolución del Comité para su
incorporación en el orden del día de la sesión más próxima a su
recepción;
14.2.5
Proveer los medios necesarios y los recursos suficientes para mantener
en operación al Comité;
14.2.6
Levantar el acta de cada una de las sesiones;
14.2.7
Vigilar que se integren los expedientes y archivos con la documentación
que sustente los actos y resoluciones tomadas por el Comité, y se
mantenga actualizado, cuidando su conservación por el tiempo que
marca la Ley;
14.2.8
Dar seguimiento a los acuerdos tomados por el Comité y mantenerlo
informado de su cumplimiento;
14.2.9
Coordinar la elaboración de los documentos siguientes:
14.2.9.1
El calendario de sesiones ordinarias;
14.2.9.2
El programa anual de trabajo;
14.2.9.3
El Manual de Integración y Funcionamiento;
25
14.2.9.4
El Manual de Integración y Funcionamiento de los Subcomités de
Adquisiciones y de Especialidad;
14.2.9.5
La propuesta de políticas, bases y lineamientos en materia de
adquisiciones;
14.2.9.6
Los formatos e instructivos para la presentación de los asuntos y los
diferentes informes;
14.2.10
Dar a conocer las resoluciones y acciones del Comité y verificar su
debido cumplimiento;
14.2.11
Asesorar en materia de adquisiciones a las diferentes unidades de la
Sociedad;
14.2.12
Cuidar que los acuerdos del Comité se asienten en los formatos
respectivos;
14.2.13
Designar un secretario técnico quien lo auxiliará en las tareas indicadas,
y
14.2.14
Las demás que expresa y formalmente le asigne la normatividad, el
Presidente o el pleno del Comité.
14.3
De los Vocales:
14.3.1
Asistir puntual
extraordinarias;
14.3.2
Presentar a la consideración y resolución del Comité los asuntos que
sobre adquisiciones requieran de su aprobación;
14.3.3
Analizar con oportunidad los asuntos que se consignen en el orden del
día y, los documentos sobre los asuntos a tratar;
14.3.4
Proponer, en forma clara y concreta, alternativas para la solución y
atención de los asuntos que se presente a la consideración y resolución
del Comité;
14.3.5
Manifestar con veracidad, seriedad y respeto sus puntos de vista, sus
propuestas o alternativas de solución y emitir su voto en los asuntos que
se ventilen en las sesiones, así como su conformidad o inconformidad
con el contenido del acta y de la minuta de acuerdos;
e
invariablemente
26
a
las
sesiones
ordinarias
y
14.3.6
Firmar la documentación que de cuenta de los acuerdos tomados por el
Comité;
14.3.7
En su caso enviar al Secretario Ejecutivo antes de la sesión, los
documentos de los asuntos que se deban someter a la consideración del
Comité, y
14.3.8
Las demás que expresamente les asigne el Presidente o el pleno del
Comité.
14.4
De los Asesores:
14.4.1
Exponer y orientar con fundamento, imparcialidad y seriedad, sus puntos
de vista en torno a los asuntos que se ventilen en el Comité, de acuerdo
con las facultades que tenga conferidas al área que lo haya designado;
14.4.2
Proporcionar, según su competencia la asesoría legal, técnica y
administrativa que se le requiera para sustentar y dar forma a las
resoluciones y acciones del Comité;
14.4.3
Procurar el estricto cumplimiento de la ley, del reglamento y de las
demás disposiciones aplicables en la materia, y
14.4.4
Promover, ante las instancias internas y externas de su competencia, la
atención y resolución expedita de los asuntos que atañe a la Sociedad.
14.5
De los Invitados:
14.5.1
Unicamente tendrán participación en los casos en que el Secretario
Ejecutivo considere necesaria su intervención, para aclarar aspectos
técnicos y administrativos, relacionados con los asuntos sometidos a la
consideración del Comité.
14.6
De todos los integrantes del Comité:
14.6.1
La responsabilidad de cada integrante del Comité quedará limitado al
voto o comentario que emita u omita, en lo particular, respecto al asunto
sometido a su consideración, con base en la documentación que le sea
presentada;
14.6.2
En relación con el punto anterior las determinaciones y opiniones de los
miembros del Comité no comprenden las acciones y omisiones que
posteriormente se generen durante el desarrollo de los procedimientos
de contratación o en el cumplimiento de los contratos.
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ANEXOS
28
29
ANEXO 2
LISTA DE ASISTENCIA
De la reunión _________ del Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y
Servicios de la Sociedad Hipotecaria Federal, S.N.C., Institución de Banca de
Desarrollo que tiene lugar el día __ de ______ de 200_, a las _____ horas, en
___________, ubicada en el ___ piso del edificio de esta Sociedad, sito en Ejército
Nacional 180, Col. Anzures, México, D.F.
CARGO
NOMBRE
PRESIDENTE
SECRETARIO
VOCAL
VOCAL
VOCAL
ASESOR
ASESOR
INVITADO
INVITADO
INVITADO
30
FIRMA
31