PLAN DE CONSERVACIÓN PREVENTIVA Y ACCIONES

Código: F-BS-100
PROCESO: GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
Versión: 0
Fecha: Enero de 2013
FORMATO: FICHA TÉCNICA DE ARCHIVOS
Página: 1 de 2
Localidad: (Diligenciar el nombre de la Sede:
(Diligenciar
el Ubicación del archivo en
localidad donde se ubica el archivo)
nombre de la sede donde la Sede: (Describir donde
se encuentra el archivo)
se encuentra el archivo en
la sede ejemplos: segundo
piso, primer piso, sótano,
etc)
Nombre y Apellidos:
DATOS DE CONTACTO
RESPONSABLE
DEL ARCHIVO
(diligenciar los datos de contacto
personales del responsable de
archivo)
Teléfono Fijo:
Móvil:
Correo electrónico:
Dirección archivo sede SDIS:
DATOS SEDE DEL ARCHIVO
(diligenciar los datos de contacto
institucionales del responsable del
archivo)
Tipo de documentación
archivos identificados
Metros lineales (mtL)
depósito de archivo.
Teléfono archivo sede SDIS:
Correo electrónico SDIS:
de
los (Describir qué tipo de documentos custodia el archivo
ejemplo: contratos, Historias sociales de vejez, Hojas de
vida, contratos, resoluciones, derechos de petición
demandas, etc, fichas SIRBE, etc.
totales
por (Medir en metros la documentación que posee en el
archivo).
Descripción
de
la
tipología Fotografías: (Indicar si/no hay fotografías)
documental: (Indicar SI –NO)
Planos: (Indicar si/no hay planos de obra civil)
Formatos no textuales: ( Indica si/no hay documentos no
impresos; tales como los documentos visuales,
audiovisuales, magnéticos, electrónicos, CD, DVD,
DISCOS DUROS EXTERNOS , USB, otros)
FormatosTextuales: (Indicar si/no existen documentos
impresos en papel tamaño oficio y/o carta que
conforman un expediente, o libros, prensa, catálogos,
otros)
Código: F-BS-100
PROCESO: GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
Versión: 0
Fecha: Enero de 2013
FORMATO: FICHA TÉCNICA DE ARCHIVOS
Metros lineales de documentos
agrupados
y
almacenados
en
sistemas
ajenos
a
la
norma
archivística, sin ser procesados
técnicamente.
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Carpetas Inadecuadas (no institucionales): (indicar mtl
metros lineales de documentos agrupados en carpetas
no institucionales)
AZ: (Indicar mtl metros lineales de documentos
agrupados en AZs)
Cajas (no institucionales): (Indicar mtl metros lineales de
documentos agrupados en cajas no institucionales).
Otros: (Indicar en mtl metros lineales los documentos
que estén almacenados en otro tipo de contenedor a
los señalados).
Metros lineales de documentos que se Indicar en mtl metros lineales los documentos que se
encuentran
en
unidades
de encuentran almacenados adecuadamente en cajas
almacenamiento adecuados (cajas X200 y/o X300.
X200 y carpetas con refuerzo de yute). Es importante recordar que 4 cajas de referencia X200
equivalen a 1 metro lineal (mtL) y 3 cajas de referencia
X300, equivalen a 1 metro lineal ( mtl).
Volumen total del depósito de archivo: Alto: mt
Alto, Ancho, Largo. (Indicar las
medidas en metros del Alto, Ancho y Ancho: mt
largo del espacio de archivo).
Largo: mt
Fecha de actualización: (Indicar la fecha en que fue diligenciado este formato)
Firma del responsable del Archivo: (Firma del responsable del archivo o delegado)
OBSERVACIONES:
Nota: Al diligenciar el formato favor eliminar las letras en rojo.
ELABORÓ
NOMBRE
CARGO
REVISÓ
CARMEN ELENA MARTINEZ
GARCIA
VALESKA MASSY SÁNCHEZ
PROFESIONAL EN
CONSERVACIÓN
GESTIÓN DOCUMENTAL,
ARCHIVO Y
CORRESPONDENCIA
APROBÓ
TATIANA PIÑEROS LAVERDE
OSCAR HERNAN SERRATO
GONZALEZ
SUBDIRECTORA ADMINISTRATIVA
Y FINANCIERA
ASESOR SUBSISTEMA INTERNO
DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y
ARCHIVO (SIGA)
DIRECTORA DE GESTIÓN
CORPORATIVA
LIDERESA DEL PROCESO DE
GESTIÓN DE BIENES Y
SERVICIOS