2010 plan de trabajo para crea e implementar un manual

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AGOSTO
2010.
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
CONTENIDO
INTRODUCCIÓN ………………………………………………………………………… 1
OBJETIVO GENERAL ………………………………………………………………….. 3
OBJETIVOS ESPECIFICOS ………………………………………………………….… 4
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ………………………………………………… 5
HIPOTESIS …………………………………………………………………………….… 6
JUSTIFICACIÓN ………………………………………………………………………… 7
RESUMEN GENERAL ………………………………………………………………….. 8
UNIDAD I. LA ADMINISTRACIÓN Y EL PROCESO ADMINISTRATIVO
1.1. DEFINICIÓN ………….………………………………………………………….…. 12
1.2. CARACTERÍSTICAS …………………………………………………………….. 13
1.3. IMPORTANCIA ………………………………………………………………….. 13
1.4. SU CARÁCTER: CIENCIA, TÈCNICA O ARTE ………………………………… 14
1.5. EL PROCESO ADMINISTRATIVO ……………………………………………… 15
1.5.1. Etapas del proceso administrativo. …………………………………….... 16
1.5.2. Definición y señalamiento de cada una: ………………………………... 16
 PLANEACION
 ORGANIZACIÓN
 DIRECCION
 CONTROL
 EVALUACION
1.6. EMPRESA …………………………………………………………………………… 48
1.6.1 Concepto y definición …………………………………………………… 48
1.6.2 Características …………………………………………………………… 50
1.6.3 Elementos que conforman a una empresa ………………………………. 51
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
1.6.4 Clasificación de las empresas …………………………………………… 52
1.6.5 PyMES …………………………………………………………………… 55
UNIDAD II. CALIDAD TOTAL Y LIDERAZGO PARA LA PRODUCTIVIDAD.
2.1. CALIDAD ……………………………………………………………………..…
63
2.2. CULTURA DE CALIDAD ……………………………………………………….
66
2.3. CIRCULOS DE CALIDAD ………………………………………………………
73
2.4. CULTURA JAPONESA …………………………………………………………..
74
2.5. LIDERAZGO ……………………………………………………………………..
79
2.6. PRODUCTIVIDAD ……………………………………………………………....
86
UNIDAD III. RECURSOS HUMANOS.
3.1. ELEMENTOS BASICOS DE LA INTEGRACION DE RECURSOS HUMANOS … 89
3.1.1 Valuación de puestos ………………………………………………….
89
3.1.2 Análisis de puestos …………………………………………………….
92
3.1.3 Descripción de puestos ………………………………………………...
94
3.1.4 Evaluación del desempeño …………………………………………….
95
3.2. FUENTES DE RECLUTAMIENTO ………………………………………………..
96
3.2.1. Importancia …………………………………………………………… 96
3.2.2. Reclutamiento interno ………………………………………………...
97
3.2.3. Reclutamiento externo ………………………………………………... 98
3.2.4. Medios de reclutamiento ……………………………………………… 100
3.2.5. Técnicas de reclutamiento …………………………………………….. 102
3.2.6. Reclutamiento virtual …………………………………………………. 103
3.2.7. Evaluación …………………………………………………………….. 104
3.3. SELECCIÒN DE LOS RECURSOS ………………………………………………... 104
3.3.1. Proceso de selección …………………………………………………... 104
3.3.2. Exámenes de conocimientos ………………………………………….. 107
3.3.3. Medición psicológica ………………………………………………….. 108
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
3.3.4. Examen médico ………………………………………………………..
108
3.3.5. Evaluación …………………………………………………………….
108
3.4. CAPACITACIÒN …………………………………………………………………...
108
3.5. SEGURIDAD E HIGIENE …………………………………………………………
112
UNIDAD IV. COMPRAS Y/Ò ADQUISICIONES.
4.1. GENERALIDADES SOBRE LAS EMPRESAS ……………………………………..
114
4.1.1. Definición de compras …………………………………………………..
114
4.1.2. Importancia del área de compras ………………………………………..
115
4.1.3. Objetivos ………………………………………………………………...
115
4.1.4 Función del área de compras …………………………………………….
117
4.2. ELEMENTOS ESENCIALES DE UNA COMPRA ………………………………..
117
4.3. PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS ……………………………………………..
119
4.4. ELABORACION DE DIAGRAMAS DE FLUJO DE LAS COMPRAS ………..….
130
4.5. LICITACIONES PÚBLICAS: ……………………………………………………..
136
4.5.1. Nacionales ………………….…………………………………………..
139
4.5.2. Invitación restringida a cuando menos, tres proveedores ………………
139
4.5.3. Adjudicación directa ……………………..…………………………….
140
UNIDAD V. MANUAL DE COMPRAS
Contenido…………………………………………………….……………………. 143
CONCLUSIONES
GLOSARIO
BIBLIOGRAFÍA
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
Introducción.
La Administración ha demostrado su importancia en la realización de numerosas
investigaciones de su proceso; esto hace que la sociedad, principalmente las
organizaciones, obtengan un mejor desempeño en su productividad, eficiencia y eficacia;
al aprovechar sus recursos por medio de la planeación hasta la simplificación y control de
las actividades de las áreas que conforman a una entidad pública o privada para cumplir
sus objetivos y obtener un beneficio mutuo.
En el desarrollo de la investigación, se muestra la efectividad de la Administración en un
organismo social, dependiendo de la coordinación de todas las etapas del proceso
administrativo con las principales áreas de la organización; ya que enfocamos la
importancia de la ciencia para optimizar la productividad y calidad en las áreas de
recursos humanos y adquisiciones en las entidades públicas y privadas.
Se procura proporcionar mayores conocimientos actuales y herramientas prácticas para
que los profesionistas, técnicos y las personas involucradas en los distintos procesos de
una organización, lo apliquen en el ámbito laboral y en su vida profesional.
El presente dispone de diversos capítulos como la importancia de la Administración y su
proceso, en el que se explica cada uno de los pasos que se manejan; encontraremos la
calidad total, cómo llevar a cabo círculos de calidad, los cuales nos ayudarán a un
mejoramiento continuo dentro de la organización; la aplicación cultura calidad en nosotros
mismos y el liderazgo para la producción.
También cuenta a cerca de recursos humanos y sus elementos, desde cómo valuar un
puesto hasta las mejores técnicas de reclutamiento para obtener una selección
satisfactoria; además de conocer la mejor forma de llevar a cabo las adquisiciones de
organizaciones públicas y privadas, conociendo su proceso y el desarrollo de éste.
1
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
Por último, se podrá consultar el caso práctico que se realizó para una empresa privada
en el que se aplicaron los conocimientos adquiridos aunado al apoyo de la información
descrita; al detectar problemas en el área de compras o adquisiciones, por no poseer un
manual de compras y procedimientos, ya que con éste se buscar el beneficio de la
reducción de tiempo y costos dentro de la empresa.
2
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
Objetivo General.
Aportar información innovadora que permita conocer y adquirir herramientas, así como
procedimientos de forma práctica, acerca de la importancia de la administración, para
optimizar la producción, calidad y control de los recursos humanos y las adquisiciones en
las entidades públicas y privadas.
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La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
Objetivos Específicos.
Unidad 1

Destacar la importancia de la administración e implementación del proceso
administrativo para beneficio de las organizaciones sociales.
Unidad 2

Analizar y aplicar su concepto, las diferentes teorías y métodos de la calidad total,
así como el liderazgo en el equipo de trabajo.
Unidad 3

Proporcionar las bases y los elementos de la realización del proceso de selección
de personal, para que el departamento de Recursos Humanos optimice la toma de
decisiones en la integración del personal.
Unidad 4

Explicar los procedimientos para la realización efectiva de Compras o
adquisiciones en las entidades públicas y privadas.
Unidad 5

Presentar un caso práctico de una entidad organizacional, utilizando las
herramientas y conocimientos que se aportaron en las unidades anteriores.
4
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
Planteamiento del Problema.
Cada día la competencia en cualquier rubro demanda mayor calidad, considerando a las
empresas, toma mayor relevancia siempre buscando una mejora continua para subsistir y
sobresalir en el mercado, sin embargo hay principios básicos que deben ser tomados en
cuenta a nivel administrativo para continuar a la vanguardia.
A diferencia de otras culturas laborales en distintas partes del mundo, en nuestro país no
se ha profundizado en temas que son de vital importancia para el desarrollo de las
empresas y por ende de nuestra economía.
Hemos identificado la falta de conocimiento y de implementación de la administración en
la búsqueda de una calidad total, ya que a través de estos medios se puede contribuir a
la mejora de procesos que por consecuente beneficien la productividad y desarrollo de
las instituciones en nuestra economía, sin dejar a un lado la poca importancia que se le
otorga al desarrollo del capital humano como parte fundamental de cada organización,
por eso nos hemos dado a la tarea de realizar esta investigación buscando la solución a
estos problemas que se pueden presentar en distintas formas.
5
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
Hipótesis.
Implementando el proceso administrativo, la empresa identificara factores que pueden
influir en forma negativa, la productividad de la empresa.
Si la empresa tiene en forma clara la manera en la que tiene que seleccionar a su
personal y a la vez capacitarla dentro de la institución, tendrá como resultado mejor
capital humano para contribuir a su pleno funcionamiento.
Si se utilizan manuales administrativos se reduce tiempo y costo de operación para la
empresa, al establecer las funciones de cada departamento, así como los canales a
seguir en el flujo, especialmente en las adquisiciones de bienes y servicios.
6
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
Justificación.
Este proyecto surge como alternativa de solución a problemas de organización en la
empresa y optimización de recursos humanos, por no llevar acabo una contratación
adecuada que se refleja en la rotación del personal, de igual manera al no identificar el
flujo adecuado para realizar la adquisición de bienes e insumos que contribuyen al
funcionamiento y productividad de la empresa.
La presente investigación ha de lograr que estos factores sean evaluados y corregidos
en las actividades productivas de la empresa, permitiendo así generar mayores recursos
para garantizar la competitividad y el crecimiento de la misma.
Éste proyecto constituye un agente de cambio en la forma de trabajar, buscando siempre
calidad de las instituciones y del desarrollo humano.
La problemática existente ha sido analizada y en base a las diversas fuentes consultadas
que hemos venido revisando, se detectaron los problemas que se están buscando
resolver, con el propósito de mejorar los procedimientos y la forma de trabajar de la
empresa, así como mejorar su calidad y en un futuro cercano, optimizar los costos.
7
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
Resumen General.
Esta investigación se realizó con la finalidad de presentar información que permita,
entender mejor la administración de los recursos humanos y las adquisiciones así como
la importancia que tienen para las empresas públicas y privadas, ya que de ellas depende
en gran parte el buen funcionamiento de estas; de tal manera que si se tienen los
recursos humanos adecuados se podrá contar con el personal capacitado y bien
preparado para enfrentar las situaciones de competitividad y productividad de las
diversas organizaciones que crecen día con día en nuestro país. De la misma manera las
adquisiciones debidamente analizadas pueden ayudar a las organizaciones a obtener
beneficios más remunerables que si se hacen sin un estudio previo.
La administración es la parte fundamental de cualquier negocio, ya sea grande o
pequeño, es uno de los aspectos de mayor importancia ya que, gracias a ésta y a su
proceso administrativo lleva a las empresas por un camino más seguro y sin tantos
errores, o mínimo, se tiene una mejor visión de las situaciones por las que la organización
puede llegar a pasar.
Por medio del proceso administrativo se puede tener una planeación favorable de todos
los planes y proyectos que pretende la empresa, así como también una apropiada
dirección de los mismos para que su finalidad sea cumplida.
Dentro de ésta cabe mencionar que la organización es la que procura delimitar las
funciones de los integrantes para que así se tenga un mejor control de los objetivos y
resultados a los que se proyecta llegar. Por lo anterior el proceso administrativo es de
suma importancia para lograr un futuro económicamente estable y duradero.
Como bien se conoce, empresa es un ente económico que permite el desarrollo de un
país y, por esa razón, se debe considerar que para crear una empresa se debe conocer
perfectamente todos los lineamientos que esta necesita para que sea productiva, real y
competitiva; tomando en cuenta que hay diferentes tipos de empresas que nos permiten
8
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
clasificarlas según el giro, la responsabilidad, su formación jurídica, entre otras, para su
mejor desempeño en el mercado.
Dentro del tema, se desarrolla la calidad, definiéndola como “el hacer las cosas bien a la
primera y sin errores”, por lo que llegamos a la conclusión de que la calidad es uno de los
aspectos que mejor habla de cualquier organización en constante desarrollo y
preparación ya que, de ella depende en gran cantidad o valor que permanezca en
competitividad en el mercado existente, pues sus productos o servicios demostrarán
porque son mejores que otros.
Es de gran valor que seamos conscientes de lo que esta palabra en realidad significa
porque es lo que nos permitirá diferenciarnos de los demás y ser sobresalientes ante la
competencia.
Cabe mencionar, lo importante que es la calidad para algunas empresas, ya que estas
manejan sus círculos de calidad, que les permite valorar el proceso que han llevado y de
esa manera detectar a tiempo en que se han equivocado o que es lo que se puede
mejorar aún más.
Ahora bien, cuando hablamos de liderazgo nos referimos a la forma en la que una
persona tiene el don para saber dirigir y que sus dependientes lo cumplan, de esta
manera sabemos que el liderazgo es una cualidad que se requiere para las empresas
actuales porque se obtiene mejores resultados de un buen líder que de un buen jefe. Lo
anterior se refiere a que un buen líder es la persona que tiene la capacidad para que sus
empleados hagan lo que el diga y así se obtenga los resultados esperados; en cambio un
buen jefe sólo sabe ordenar.
Las empresas actuales necesitan buenos líderes, personas capaces de lograr los
objetivos empresariales a través de su gente sin necesidad de obligarlos o
condicionarlos, de esta manera se obtienen mejores resultados que si se hace a través
de un jefe que muchas veces sólo tiene la facilidad para mandar.
Por otro lado la productividad es la forma en la que una empresa aprovecha al máximo
sus recursos para sobresalir ante los demás, de tal manera que logre un mejor
rendimiento y una mayor rentabilidad para lograr la permanencia en el mercado.
9
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
Para todas las organizaciones el recurso humano es el más importante ya que sin él
muchas de las organizaciones no tendrían la posibilidad de cumplir sus metas y objetivos,
porque el recurso humano es quien da la pauta para lograr un trabajo bien hecho.
Dentro de los recursos humanos se debe tomar en cuenta cómo se requiere el personal,
es decir, el puesto adecuado para la persona adecuada esto con la finalidad de que se
trabaje con eficacia y eficiencia, y de esta manera sea más sencillo el cumplimiento de
las metas por área y a su vez se cumplen objetivos establecidos por la institución,
considerando los siguientes puntos:
Valuación de puestos; significa el conjunto de procedimientos sistemáticos para
determinar el valor relativo de cada puesto.
Análisis de puestos; esto es para ver qué puestos se necesitan, qué características se
requieren cubrir para ese puesto y para qué.
Descripción de puestos; en esta etapa se delinea cada aspecto del puesto, es decir, se
hace una definición de los aspectos que se llevarán a cabo en ese puesto, las actividades
a realizar.
Por último, la evaluación del desempeño; esto se lleva a cabo con la finalidad de tener un
control sobre lo que se está haciendo y de esa manera poder corregir los errores que se
presenten o mejorar los aspectos ya presentes.
Es importante saber que las fuentes de reclutamiento son indispensables conocerlas para
saber a qué medio acudir el día que se presente un requerimiento de personal, sobre
todo cuando es muy urgente o muy importante cubrir cierto perfil o puesto.
El proceso de selección consiste en llevar a cabo una serie de técnicas encaminadas a
encontrar a la persona adecuada para el puesto requerido. Esto se hace a través de una
serie de pasos como son: creación de la vacante, requerimiento de personal, entrevista,
exámenes psicométricos, examen de conocimientos, exámenes médicos, entre otros. Lo
anterior se lleva a cabo para saber que el candidato que se escogió es el adecuado y si
no hasta encontrar al candidato que reúna de la mejor manera todos los requisitos para
cubrir el puesto.
10
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
Dentro del área de recursos humanos se presenta la capacitación, que no es otra cosa
que la forma en la que una persona adquiere conocimientos, habilidades y actitudes para
desempeñar mejor su trabajo.
Este aspecto es considerado como un medio de competitividad en el mercado, pues es
una forma de estar constantemente preparado y actualizado ante los cambios de nuestro
país.
En cuanto a la seguridad e higiene dentro de las organizaciones cabe mencionar que se
requiere tener un estricto control porque depende esto el mejor desempeño de las
funciones de los trabajadores porque así tienen el pleno confort de estar trabajando en un
lugar que se preocupa por ellos y su salud, de esa manera trabajan más tranquilos,
relajados y por lo tanto son más productivos.
Por último hablamos de las compras y las adquisiciones como el medio por él cual la
empresa consigue los mejores beneficios para ésta; por esa razón el encargado de
compras debe tener un amplio conocimiento del mercado en que se desarrolla la
organización para saber qué es lo que más le conviene a la misma desde qué comprar,
cómo comprar y para qué comprar.
11
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
Unidad 1.
La Administración y el Proceso Administrativo.
1.1 DEFINICIÓN.
La administración puede definirse de diversas formas, al igual que muchas otras áreas
del conocimiento humano, pero es posible conceptualizarla para efectos de su fácil
comprensión e incluyendo sus aspectos más importantes a través del análisis y síntesis
de diversos especialistas en la materia:
E. F. L. Brench. “Es un proceso social que lleva consigo la responsabilidad de
planear y regular en forma eficiente las operaciones de una empresa, para lograr
un propósito dado”.
J. D. Mooney .Es el arte o técnica de de dirigir e inspirar a los demás, con base en
un profundo y claro conocimiento de la naturaleza humana”.
Peterson and Plowman.”Una técnica por medio de la cual se determinan,
clasifican y realizan los propósitos y objetivos de un grupo humano”.
Koontz & O'Donnell.” La dirección de un organismo social, y su efectividad en
alcanzar sus objetivos, fundada en la habilidad de conducir a sus integrantes”.
Con base en los anteriores conceptos, se propone la siguiente definición:
“El proceso que conjunta principios y técnicas para el logro eficiente de una meta
grupal, mediante el uso de sus recursos y esfuerzo”.
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La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
1.2 CARACTERÍSTICAS DE LA ADMINISTRACIÓN
1. Universalidad. Se puede aplicar en todo tipo de organismo social y en todos los
sistemas políticos existentes.
2. Especificidad. Tiene características específicas que no permite confundirla con
otras disciplinas.
3. Unidad temporal. Aunque se distingan cada una de las etapas del proceso
administrativo, éste es único y, por lo mismo, en todo momento de la vida de un
organismo se están dando, en mayor o menor grado, todos o la mayor parte de
los elementos administrativos. Así, al hacer los planes, no por eso se deja de
mandar, de controlar, de organizar o de evaluar.
4. Unidad jerárquica. Participación de los individuos de un cuerpo administrativo en
los diferentes grados y modalidades de la administración.
5. Valor instrumental. Es un medio para alcanzar un fin, es decir, se utiliza en los
organismos sociales para lograr en forma eficiente los objetivos establecidos.
6. Amplitud de ejercicio. Se aplica en todos los niveles de un organismo formal, por
ejemplo, presidentes, gerentes, supervisores, ama de casa, etc.
7. Interdisciplinariedad. Hace uso de los principios, procesos, procedimientos y
métodos de otras ciencias que están relacionadas con la eficiencia en el trabajo.
Está relacionada con Matemáticas, Estadística, Derecho, Economía, Contabilidad,
Sociología, Psicología, Filosofía, entre otras.
8. Flexibilidad. Los principios y técnicas administrativas se pueden adaptar a las
diferentes necesidades de la empresa o grupo social.
1.3 IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN
La administración es una actividad de máxima importancia dentro del qué hacer de
cualquier organismo, ya que se refiere al establecimiento, búsqueda y logro de objetivos
que se establecen y tener un mejor control. Todos administramos nuestras propias vidas,
y la práctica de la administración se encuentra en cada una de las facetas de la actividad
humana, negocios, escuelas, gobierno, familia, etc.
El establecimiento y logro de objetivos, son tareas retadoras y productivas para cualquier
tamaño de empresa, y descubriremos que los obstáculos administrativos que se nos
13
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
presentan para lograr nuestro éxito, son muy similares en todo tipo de actividad
empresarial.
La importancia de la administracion se demuestra por medio de los siguientes
argumentos:
La administración puede darse adonde exista un organismo social, dependiendo
la complejidad, esta se empleara en diferentes grados.
El éxito de una organización social depende directa o indirectamente de una
buena administración, además contribuye al mejoramiento de la calidad de vida
de las personas.
Simplifica el trabajo al establecer principios, métodos y procedimientos, para
lograr mayor rapidez y efectividad.
Un organismo social depende de la adecuada administración, porque solo a través
de esta, se hace un óptimo uso de los recursos materiales, humanos, técnicos y
financieros. Esto da como resultado una elevación en la productividad, así como
en lo económico y social.
En los países en vías de desarrollo como México, mejorar la calidad de su
administración es requisito indispensable, por que se necesita coordinar todos los
elementos que intervienen para poder crear las bases esenciales del desarrollo
como son: la capitalización, la calificación de sus trabajadores y empleados, etc. 1
1.4 SU CARÁCTER: CIENCIA, TÉCNICA O ARTE.
La definimos como ciencia, ya que conjunta los conocimientos obtenidos mediante la
práctica y el razonamiento, a través de un proceso sistematizado del que se deduce
algún principio.
1
Reyes Ponce, Agustín, Administración de empresas. Ed. Limusa. México 2002. páginas 28 y
14
29
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
Administración como Ciencia
Es el conocimiento organizado (conceptos, teoría, principios y técnicas) en el que se
sustenta la práctica y desarrollo de la ciencia administrativa, ya que ésta explica
sistemáticamente los fenómenos administrativos en las organizaciones sociales.
Administración como Arte
Se refiere al uso del conocimiento fundamental que proporciona la ciencia administrativa
y su aplicación a una determinada situación concreta a partir del conocimiento,
capacidad, habilidad y destrezas de los administradores en la perspectiva de obtener
resultados prácticos.
Se dice que administrar es un arte, empero el término se utiliza con más propiedad para
referirse al conjunto de conocimientos (ciencia) que le sirve de fundamento.
Administración como Técnica
La ciencia crea conocimiento y la técnica la pone en práctica. Esto también sucede con la
ciencia administrativa, por o que tiene un conjuntos de técnicas que se aplican en los
procesos de planificación, organización, dirección y control.
1.5 EL PROCESO ADMINISTRATIVO.
Se refiere a planear y organizar la estructura de órganos y cargos que componen la
empresa, dirigir y controlar sus actividades. Se ha comprobado que la eficiencia de un
organismo es mucho mayor que la suma de las eficiencias de los trabajadores, y que
ella debe alcanzarse mediante la racionalidad, es decir la adecuación y coordinación de
los medios a los fines que se desean alcanzar, muchos autores consideran que el
administrador debe tener una función individual de coordinar, sin embargo parece mas
exacto concebirla como la esencia de la habilidad general para armonizar los esfuerzos
individuales que se encaminan al cumplimiento de las metas del grupo.
15
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
Por tanto, cabe decir que la administración es el proceso de planificar, organizar, dirigir y
controlar las actividades de los miembros de la organización y el empleo de todos los
demás recursos organizacionales, con el propósito de alcanzar metas establecidas por la
organización
1.5.1 ETAPAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
1.5.2 DEFINICIÓN Y SEÑALAMIENTO DE CADA ELEMENTO
PLANEACIÓN.
Planear nos ayuda al qué hacer, cómo, cuándo, por qué y quién ha de hacerlo. La
planeación cubre la línea que va desde dónde estamos hasta dónde queremos ir. Hace
posible que ocurran cosas que de otra manera nunca sucederían; aunque el futuro exacto
16
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
rara vez puede ser redicho, y los factores fuera de control pueden interferir con los planes
mejor trazados, a menos que haya planeación, los hechos son abandonados al azar.
La planeación es un proceso intelectualmente exigente; requiere la determinación de los
cursos de acción y la fundamentación de las decisiones, en los fines, conocimientos y
estimaciones razonadas.
La tarea de la planeación es exactamente: minimización del riesgo y el aprovechamiento
de las oportunidades.
La naturaleza esencial de la planeación puede ponerse de relieve mediante sus cuatro
componentes principales que son:
1. Contribución a los objetivos y propósitos.
2. Primacía de la planeación.
3. Extensión de la administración.
4. Eficacia de la planeación.
El propósito de cada plan es facilitar el logro de los objetivos de la empresa; puesto que
las organizaciones empresariales de organización, integración, dirección, liderazgo y
control están encaminadas a apoyar el logro de los objetivos empresariales, la planeación
lógicamente precede a la ejecución de todas las funciones.
Para Sánchez Guzmán la planeación es: “Aquella herramienta de la administración que
nos permite determinar el curso concreto de acción que debemos seguir, para lograr la
realización de los objetivos previstos”. Según Terry, la planeación es “Seleccionar
información y hacer suposiciones respecto al futuro para formular las actividades
necesarias para realizar los objetivos organizacionales, está compuesta de numerosas
decisiones orientadas al futuro. Representa el destinar pensamiento y tiempo ahora para
una inversión en el futuro”.
"Planear es función del administrador, aunque el carácter y la amplitud de la planeación
varían con su autoridad y con la naturaleza de las políticas y planes delineados por su
superior".
17
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
La planeación es una función de todos los gerentes, aunque el carácter y el alcance de la
planeación varían con la autoridad de cada uno y con la naturaleza de las políticas y
planes establecidos por los superiores.
Si se reconocen la generalización de la planeación, es más fácil comprender porqué
algunas personas hacen distinción entre la elaboración de políticas y la administración, o
entre el "gerente" y el "administrador" o "supervisor".
Un gerente, debido a su autoridad o posición en la organización, puede hacer más,
planeación que otro o una planeación más importante, o bien la planeación de uno puede
ser más básica y aplicable a una porción más grande de la empresa que la de otro. Sin
embargo, todos los gerentes hacen planes.
Es esencial para que las organizaciones logren óptimos niveles de rendimiento, estando
directamente relacionada con ella, la capacidad de una empresa para adaptarse al
cambio. La planificación incluye elegir y fijar las misiones y objetivos de la organización.
Después, determinar las políticas, proyectos, programas, procedimientos, métodos,
presupuestos, normas y estrategias necesarias para alcanzarlos, incluyendo además la
toma de decisiones al tener que escoger entre diversos cursos de acción futuros.
Este proceso desde luego que implica contar con los elementos siguientes:

Pronosticar los volúmenes de ventas que se puedas alcanzar en determinados
periodos.

Fijar los resultados finales deseados u objetivos.

Desarrollar estrategias que señalen cómo y cuándo alcanzar las metas
establecidas.

Formular presupuestos.

Establecer procedimientos.

Determinar políticas que orientan los gerentes en la toma de decisiones.
Importancia de la Planeación.
18
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
En la organización, la planificación es el proceso de establecer metas y elegir los medios
para alcanzar dichas metas. Sin planes los gerentes no pueden saber como organizar su
personal ni sus recursos debidamente.
Quizás incluso ni siquiera tengan una idea clara de que deben organizar, sin un plan no
pueden dirigir con confianza ni esperar que los demás le sigan. Sin un plan, los gerentes
y sus seguidores no tienen muchas posibilidades de alcanzar sus metas ni de saber
cuándo ni dónde se desvían del camino. El control se convierte en un ejercicio
insignificante.
El reconocimiento de la influencia de la planeación ayuda en mucho a aclarar los intentos
de algunos estudiosos de la administración para distinguir entre formular la política y la
administración, o entre el director y el administrador o el supervisor. Un administrador, a
causa de su delegación de autoridad o posición en la organización, puede mejorar la
planeación establecida o hacerla básica y aplicable a una mayor proporción de la
empresa que la planeación de otro. Sin embargo, todos los administradores desde, los
directores hasta los jefes o supervisores, planean lo que les corresponde. El siguiente
esquema nos muestra más claramente esta división.
Beneficios de la Planeación.
Los beneficios obtenidos a través de la planeación según Sánchez Guzmán son los
siguientes:
a) Un mejor orden y control, así como una mayor eficiencia en el desarrollo de las
actividades.
b) Con ella se reduce la actividad dispersa, la duplicidad de esfuerzos y los
movimientos inútiles.
c) Se consigue realizar los objetivos en forma íntegra, eficaz y oportuna.
d) Se tendrá una buena coordinación interna, la cual nos llevará al mejor
aprovechamiento de todos los recursos de la empresa y por lo tanto al más alto
nivel de utilidades.
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La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
e) Se eliminan en lo posible las decisiones arbitrarias, las basadas en el sentimiento
o en la improvisación.
f) Se reduce al mínimo el tiempo “total” empleado en las actividades de la empresa.
g) Esto es de suponerse si estamos partiendo de la base de que solo se realiza el
trabajo necesario y bajo el debido control.
h) Da una visión panorámica de toda la organización, en forma clara y completa,
permitiendo captar las relaciones importantes, comprender mejor las actividades y
fundamentar correctamente las acciones.
Limitaciones de la Planeación.
Dentro de las limitaciones de la planeación podemos mencionar:
1. La planeación consume tiempo y dinero; sin embargo, esto no es sino una
inversión cuya recuperación y beneficios adicionales se producen por medio de
resultados más efectivos, económicos y rápidos.
2. Los buenos esfuerzos de planeación no pueden apresurarse, se requiere tomar el
tiempo necesario para reflexionar, localizar y analizar datos suficientes, para
considerar posibles cursos de acción y para formular el plan en sí.
3. Debe balancearse el empleo de recursos dedicados a la planeación, de tal
manera que su costo no llegue a exceder su verdadera utilidad.
4. Dificultad para llegar a los datos precisos con relación al futuro.
5. La gente se interesa más en el presente que en el futuro.
6. La planeación es costosa.
Propósito de la Planeación.
La planeación reduce el impacto del cambio, minimiza el desperdicio y la redundancia y
fija los estándares para facilitar el control. La planeación establece un esfuerzo
coordinado. Da dirección tanto a los administradores como a lo que no lo son. Cuando
todo los interesados saben a dónde va la organización y con que deben contribuir para
lograr el objetivo, pueden empezar a coordinar sus actividades, a cooperar unos con
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La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
otros, y a trabajar en equipo. La falta de planeación puede dar lugar a un zigzagueo y así
evitar que una organización se mueva con eficiencia hacia sus objetivos.
La planeación reduce la incertidumbre. También aclara la consecuencia de las acciones
que podrían tomar los administradores en respuesta al cambio. La planeación también
reduce la superposición y desperdicios de actividades. La coordinación antes del hecho
probablemente descubra desperdicios y redundancia.
Además cuando los medios y los fines están claros, las ineficiencias son obvias. En
resumen los propósitos son:
1. Disminuir el riesgo del fracaso
2. Evitar los errores y asegurar el éxito de la empresa.
3. Administrar con eficiencia los recursos de la empresa.
4. Asegurar el éxito en el futuro.
A manera de síntesis podemos decir que el propósito y naturaleza de la planeación
pueden resumirse haciendo referencia a los siguientes principios:

Principio de contribución a los objetivos: El propósito de cada plan y de todos los
planes de apoyo es favorecer el logro de los objetivos de la empresa.

Principio de los objetivos: Si se quiere que los objetivos tengan significado para la
gente, deben ser claros, viables y verificables.

Principio de primacía de la planeación: La planeación antecede lógicamente a
todas las demás funciones administrativas.

Principio de eficiencia de los planes: La eficiencia de un plan se mide por su
contribución al propósito y a los objetivos, balanceado por los costos requeridos
para formularlo y operarlo y por las consecuencias no deseadas.
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La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
Principios de la Planeación.
En la Planeación se pueden considerar los principios siguientes:

Precisión: El cursos o los cursos de acción a seguir deben ser precisos, bien
definidos dado que van a seguir acciones concretas. Mientras que el fin buscado
sea impreciso, los medios que coordinemos serán necesariamente total o
parcialmente ineficientes. Hay que reducir en lo posible el campo de lo eventual y
de la imprevisión y emplear planes tan detallados como sea conveniente.

Flexibilidad: En aparente contraposición al principio de “precisión” antes
mencionado, tenemos el que un curso de acción debe ser “flexible” a fin de poder
realizar en él los ajustes o cambios que resulten convenientes, de acuerdo a la
influencia ocasionada por factores internos o externos al organismo social que nos
ocupa; o sea, que todo plan debe dejar suficiente margen, para que se pueda
absorber los cambios que puedan surgir; cambios debido a los imprevisible, o a
las variaciones que se hayan presentado en las circunstancias después de haber
cumplido con la etapa de la “previsión” y que se hicieron evidente gracias al
proceso de revisión continua a que todo plan debe estar sujeto. En muchos casos,
los cambios en cuestión solo serán adaptaciones momentáneas, después de
realizar las cuales podemos volver a la dirección original.
De ser posible, en el mismo plan original deberán preverse de antemano los caminos a
seguir cuando se establezca la necesidad de realizar cambios en el curso o cursos de
acción originales. Igualmente deberán establecerse desde el principio, los “sistemas” para
la revisión rápida y continua de los procedimientos empleados, así como para la
aplicación de las medidas correctivas a que haya lugar.

Unidad de dirección: Para cada objetivo se sigue un curso de acción definido,
adecuadamente coordinado con los demás objetivos y con sus cursos de acción
correspondientes. De tal manera que aunque dentro de una empresa se estén
realizando simultáneamente varios planes, todos ellos deben estar integrados y
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La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
coordinados de tal manera, que bien pueda decirse que existe un solo plan
general.
Para el logro más eficaz de los objetivos de una empresa, así como para obtener el
máximo beneficio, todos los planes que se estén desarrollando en la misma o que estén
por desarrollarse deben consolidarse, apoyarse mutuamente, y ser congruente en sus
fines y en sus medios. Hay que tomar en cuenta que la planeación general de una
empresa es tan fuerte como lo es el más débil de sus planes parciales.

Consistencia: Todo plan deberá estar perfectamente integrado al resto de los
planes, para que todos interactúen en conjunto, logrando así una coordinación
entre los recursos, funciones y actividades, a fin de poder alcanzar con eficiencia
los objetivos.

Rentabilidad: Todo plan deberá lograr una relación favorable de los beneficios
que espera con respecto a los costos que exige, definiendo previamente estos
últimos y el valor de los resultados que se obtendrán en la forma más cuantitativa
posible. El plan debe expresar que los resultados deben ser superiores a los
insumos o gastos.

Participación: Todo plan deberá tratar de conseguir la participación de las
personas que habrán de estructurarlo, o que se vean relacionadas de alguna
manera con su funcionamiento.
Pasos en la Planeación.
Los administradores siguen esencialmente todos los pasos en cualquier tipo de
planeación:
1. Detección de las oportunidades, aunque precede la planeación real y, por lo
tanto, no es estrictamente parte del proceso de planeación, la detección de las
oportunidades tanto en el ambiente externo como dentro de organización, es el
verdadero punto de partida de la planeación. Limita las posibles oportunidades
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La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
futuras y verla con claridad y de manera compleja, saber donde se encuentra los
puntos débiles y fuertes, comprender que problema se desean resolver y porque,
así como saber lo que se esperar ganar. La plantación requiere de un diagnóstico
realista de la determinación de oportunidades.
2. Establecimiento de objetivos. Consiste en establecer objetivos para toda la
empresa y después para cada unidad de trabajo subordinadas, lo cual debe
realizarse tanto para a corto plazo, como largo. Los objetivos especifican los
resultados esperados y señalan los puntos finales de lo que se debe hacer, a que
habrá de darse prioridad y que se debe lograr con la red de estrategias, políticas,
procedimientos, reglas, presupuestos y programas.
3. Desarrollo de premisas. El tercer paso lógico de la planeación es establecer,
difundir obtener consenso para utilizar premisas críticas de la planeación tales
como pronósticos, las políticas básicas y los planes ya existentes en la compañía.
4. Determinación de curso alternativo de acción. Consiste en buscar cursos
alternativos de acción, en particular aquellos que no resultan inmediatamente
evidentes. Pocas veces hay un plan para el que no existan alternativas razonables
y con bastante frecuencia, una que no es obvia resulta ser la mejor.
5. Evaluación de cursos alternativos de acción. Después de buscar los cursos
alternativos y examinar sus puntos fuertes y débiles el paso siguiente es
evaluarlos, ponderando a la luz de las premisas y metas previamente fijas.
Quizás un curso parezca ser el mas lucrativo, pero puede ser que requiera un
gran desembolso de efectivo y que sea de lenta recuperación; otro puede parecer
menos rentable pero quizás representa un riesgo menor; otro quizás se adapte a
los objetivos de largo plazo de la compañía.
6. Selección de un curso de acción. Este es el punto en el cual se adopta un plan, el
punto real de la toma de decisiones. Ocasionalmente un análisis y evaluación de
cursos alternativos revelara que dos o más de ellos son aconsejable y quizás el
administrador decida seguir varios cursos en lugar del mejor.
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La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
7. Formulación de planes derivados. Pocas veces cuando se toma una decisión, la
planeación esta completa por lo cual se aconseja un séptimo paso, casi
invariablemente se necesitan planes derivados para respaldar el plan básico.
8. Expresión numérica de los planes a través del presupuesto. Se debe presentar
una expresión numérica convertida en presupuesto, si se preparan bien los
presupuestos se convierten en un medio para sumar los diversos planes y fijar
estándares importantes contra los que se puedan medir el avance de la
planeación.
Elementos de la Planeación.
A los elementos de la planeación, también se les llama tipos de planes y según éstos,
toda operación debe tener un propósito o meta; generalmente el propósito de los
negocios es la producción y distribución de bienes y servicios económicos (como por
ejemplo, el de los tribunales es la interpretación y aplicación de leyes; el de la universidad
la enseñanza, la investigación y la extensión.
A continuación mencionamos los diferentes tipos de planes:
Propósitos: Las aspiraciones fundamentales o finalidades de tipo cualitativo que persigue
en forma permanente, un grupo social.
Investigación: Aplicada a la planeación la investigación consiste en la determinación de
todos los factores que influyen en el logro de los propósitos, así como de los medios
óptimos para conseguirlos.
Objetivos: Algunas veces se les llaman metas y actividades, representan no solo el punto
final de la planeación, sino también el lugar hacia donde se encaminan la organización,
integración, dirección, liderazgo y control; así que, los objetivos y metas son considerados
como planes.
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La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
Estrategias: Cursos de acción general o alternativas que muestran la dirección y el
empleo de los recursos y esfuerzos, para lograr los objetivos en las condiciones más
ventajosas.
Políticas: Son enunciados generales que guían o canalizan el pensamiento o la acción en
la toma de decisiones. Las políticas delimitan el área dentro de la cual debe tomarse las
decisiones y deben estar de acuerdo con los objetivos; las políticas permiten que los
administradores deleguen autoridad a la vez que mantienen el control.
Las políticas son además: principios generales o filosofías que sirven para orientar la
acción del grupo de trabajo u organismo social; son normas amplias, generales, elásticas
y realistas. El objetivo fija las metas, la política señala los medios genéricos para llegar a
ellos.
Las políticas permiten a los jefes aplicar su propio criterio e iniciativo en la toma de
aquellas decisiones a la vez que inspiran y orientan en caso de duda; sirven además
para suplir omisiones.
Ejemplos de políticas son: Pagar salarios altos, vender solo al contado, promover
solamente al personal interno, otorgar descuentos, capacitar al personal.
Los objetivos son necesarios para dar dirección al individuo y a los esfuerzos del grupo y
las políticas sirven para indicar la estrategia general por medio de la cual son alcanzados
aquellos objetivos.
Ejemplo de política administrativa: “La política de la empresa será obtener una mayor
penetración en el mercado basándose en la competencia de precios”.
Las políticas se pueden clasificar en básicas, generales y departamentales, ellas
identifican al nivel de la organización.
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La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
Programas: “Los programas son los planes mismos; pero en los cuales no solo se fijan
los objetivos y la secuencia de operaciones, sino principalmente se hace referencia al
tiempo requerido para realizar cada de una de sus partes.
Es la consecuencia cronológica que confiere vitalidad y sentido práctico a un plan”. Los
programas pueden ser a corto plazo generalmente a un año y de largo plazo cuando
excede ese período.
Los programas tienen como fundamento el capital necesario y los presupuestos
operacionales; los programas están constituidos por metas, políticas, procedimientos,
reglas, asignación de áreas, recursos a emplearse y otros elementos necesarios para
llevar a acabo un curso de acción.
Presupuestos: Considerado como un plan, un presupuesto es la expresión de los
resultados esperados en términos numéricos; hay varios tipos de presupuesto proyectado
de ganancias y pérdidas.
Hacer un presupuesto es planear, el presupuesto es un instrumento de control que
permite consolidar los planes de una empresa.
Además de su uso en la planeación, el presupuesto también se utiliza para el control y la
coordinación.
Como fuente de coordinación, el presupuesto proporciona información respecto a los
planes que se han hecho, asegurándose de que estén en equilibrio con cada uno de los
otros planes.
Los diferentes tipos de presupuesto:
1. Específicos: Comúnmente se usa en el gobierno, consiste esencialmente en que
establece una suma de dinero como límite a gastar o a invertir en una
determinada actividad o programa.
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La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
2. Fijos: Implican un plan que no cambia, aunque cambien sus ventas o la
producción; el estándar o unidad de medida no cambia.
3. Flexibles o variables: Permite revisar los gastos y los costos de producción; es
más fácil de utilizar en el control de operaciones que el presupuesto específico.
Existe otro tipo de clasificación como la siguiente:
a) Presupuesto de operación: incluye la planeación de las operaciones para el
siguiente período.
b) Presupuesto de capital: demuestra la planeación de los cambios en los activos
fijos.
c) Presupuesto financiero: establece el origen y aplicación de fondos, trata de los
movimientos de efectivo.
Procedimientos: Detallan la forma exacta en que debe desarrollarse una actividad; y son
guías de acción más que de pensamiento. Los procedimientos son aquellos planes
formulados dentro de las políticas establecidas, cuya finalidad es la de
señalar la
secuencia cronológica más eficiente, destinada a obtener los mejores resultados en cada
función concreta realizada dentro de una empresa o grupo social.
Los procedimientos son más definidos que las políticas y se aplican a actividades
específicas para la realización de ciertas metas bien definidas. Los procedimientos se
dan en todos los niveles de una empresa, pero son más frecuentes en los niveles de
operación, a diferencia de las políticas que se dan en los niveles más altos.
Un procedimiento es: la descripción de cómo cada una de las serie de tareas se van a
llevar a cabo, cuando va a realizarse y por quién, como por ejemplo: Un conjunto de
instrucciones específicas para procesar órdenes. Otro ejemplo: Todos los pasos que hay
que dar para la constitución de una empresa mercantil.
Métodos: Es una descripción de cómo un paso del procedimiento puede llevarse a cabo
de la mejor forma posible, ejemplo: la técnica específica en la aplicación de un test de
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La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
aptitudes es un método; mientras que la secuencia de pasos para emplear personal
constituye un procedimiento. La simplificación del trabajo debe comenzar con el estudio
de los procedimientos.
Con el empleo de métodos adecuados un gerente podrá lograr mayor eficiencia,
comparar fácilmente los rendimientos, elaborar bases para determinar la capacidad
efectiva del personal, lograr calidad uniforme de productos o servicios, etc.
Reglas: Dentro del procedimiento tenemos las reglas; las cuales son aplicables al
“procedimiento” y al “método”; las reglas de por tanto, son normas que se refieren a una
acción específica y definida; o sea, que una regla dice con exactitud que debe hacerse y
que no debe hacerse.-Las regla no deja campo o decisión o elección al jefe en quien se
delega autoridad, sino que tan solo le permite analizar si ella es aplicable al caso
concreto de que se trate.
ORGANIZACIÓN.
Se trata de determinar que recurso y que actividades se requieren para alcanzar los
objetivos de la organización. Luego se debe de diseñar la forma de combinarla en grupo
operativo, es decir, crear la estructura departamental de la empresa. De la estructura
establecida necesaria la asignación de responsabilidades y la autoridad formal asignada
a cada puesto. Podemos decir que el resultado a que se llegue con esta función es el
establecimiento de una estructura organizativa.
Para que exista un papel organizacional y sea significativo para los individuos, deberá de
incorporar:
a. Objetivos verificables que constituyen parte central de la planeación.
b. Clarificar los principales deberes o actividades
c. Área de discreción o autoridad de modo que quien cumple una función
sepa lo que debe hacer para alcanzar los objetivos.
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La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
Además, para que un papel dé buenos resultados, habrá que tomar las medidas a fin de
suministrar la información necesaria y otras herramientas que se requieren para la
realización de esa función.
La organización es el acto de dirigir, organizar, sistematizar el proceso productivo que
llevan a cabo los administradores, gerentes economistas, contadores que se encuentran
en puestos directivos de la unidad productora. La remuneración del capital y la
organización es la ganancia.
Es en este sentido en que concebimos la organización como:
1) La identificación y clasificación de las actividades requeridas,
2) El agrupamiento de las actividades mediante las cuales se consiguen los
objetivos,
3) La asignación de cada agrupamiento a un gerente con autoridad para
supervisarla
4) La obligación de realizar una coordinación horizontal vertical en la
estructura organizacional.
La organización es la función de correlación entre los componentes básicos de la
empresa la gente, las tareas y los materiales para que puedan llevar a cabo el plan de
acción señalado de antemano y lograr los objetivos de la empresa.
La función de organización consta de un número de actividades relacionadas, como las
siguientes:

Definición de las tareas.

Selección y colocación de los empleados.

Definir autoridad y responsabilidad.

Determinar relaciones de autoridad

Delegar responsabilidad.
30
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
Tipos de Organización.

Organización Formal.
Es un sistema de tareas bien determinadas, cada una de estas tiene en si una
determinada cantidad especifica de autoridad, responsabilidad y deber de rendir cuentas.
Esta organización facilita la determinación de objetivos y políticas, es una forma de
organización fija y predecible, lo que permite a la empresa anticipar sus futuros logros.
Es la estructura intencional de papeles en una empresa organizada formalmente. Cuando
se dice que una organización es formal, no hay en ello nada inherentemente inflexible o
demasiado limitante. Para que el gerente organice bien, la estructura debe proporcionar
un ambiente en el cual el desempeño individual, tanto presente como futuro, contribuya
con más eficiencia a las metas del grupo.
La organización formal debe ser flexible. Deberá darse cabida a la discreción para
aprovechar los talentos creativos, y para el reconocimiento de los gustos y capacidades
individuales en la más formal de las organizaciones. Sin embargo el esfuerzo individual
en una situación de grupo debe canalizarse hacia metas del grupo y de la organización.
Organización Informal: El autor Chester Barnard, en su obra considera como
organización informal cualquier actividad personal conjunta sin un propósito consciente
conjunto, aún cuando contribuya a resultados conjuntos.

Organización Lineal.
Se originó con los antiguos ejércitos y en la organización eclesiástica de la era medieval.
Es una organización muy simple y de conformación piramidal, donde cada jefe recibe y
transmite todo lo que sucede en su área, cada vez que las líneas de comunicación son
rígidamente establecida.
Como conclusiones podemos decir que aunque la ciencia de la organización no se ha
desarrollado todavía hasta un punto donde los principios sean leyes infalibles, hay un
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La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
gran consenso entre los estudiosos de la administración respecto a cierto número de
ellos. Estos principios son verdades de aplicación general, aunque su aplicabilidad no
está tan rigurosa como para darles el carácter exacto de leyes de ciencia pura. Se trata
más bien de criterios esenciales para la organización eficaz. Los principios orientadores
básicos de la organización se resumirían como sigue:
Propósito de la Organización.
Es contribuir a que los objetivos sean significativos y favorezcan la eficiencia
organizacional.
Causa de la Organización.
La causa fundamental de la estructura organizacional es la limitación del tramo de
control. Si no hubiese tal limitación, podríamos tener una empresa desorganizada con un
solo gerente.
Estructura de la Organización Formal.
La estructura organizacional generalmente se presenta en organigramas. Casi todas las
compañías necesitan unidades o departamentos tanto de línea como de asesoría.
Los gerentes de línea contribuyen directamente al logro de los objetivos y metas
principales de la organización. Por lo tanto, se encuentran en la “cadena de mando”. Sus
contribuciones primordialmente son proporcionar asesoramiento y pericia especializada.
Por lo tanto, la gente de las unidades de “staff” no se hallan en la cadena de mando.
Es importante una estructura organizacional bien definida porque asigna autoridad y
responsabilidades de desempeño en forma sistemática.
Principios de Organización.

Unidad de mando
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La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
Un subordinado sólo deberá recibir ordenes de un solo jefe, cuando no se respeta este
principio se generan fugas de responsabilidad, se da la confusión y se produce una serie
de conflictos entre las personas.

Especialización
Consiste en agrupar las actividades de acuerdo a su naturaleza, de tal forma que se
pueda crear la especialización en la ejecución de las mismas.

Paridad de autoridad y responsabilidad
La autoridad se delega y la responsabilidad se comparte y por ello se debe mantener un
equilibrio entre la autoridad y la responsabilidad.

Equilibrio de Dirección–Control
Consiste en diseñar una estructura de tal forma que nos permita coordinar las acciones y
al mismo tiempo evaluar los resultados de la misma.

Definición de puestos
Se debe definir con claridad el contenido de los puestos en relación a los objetivos de los
mismos.
Pasos Básicos de la Organización.
1. Dividir la carga de trabajo entera en tareas que puedan ser ejecutadas, en forma
lógica y cómoda, por personas o grupos. Esto se conoce como la división del
trabajo.
2. Combinar las tareas en forma lógica y eficiente, la agrupación de empleados y
tareas se suele conocer como la departa mentalización.
3. Especificar quien depende de quien en la organización, esta vinculación de los
departamentos produce una jerarquía de la organización.
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La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
4. Establecer mecanismos para integrar las actividades de los departamentos en un
todo congruente y para vigilar la eficacia de dicha integración. Este proceso se
conoce con el nombre de coordinación.
5. División del trabajo: se refiere a descomponer una tarea compleja en sus
componentes, de tal manera que las personas sean responsable de una serie
limitada de actividades, en lugar de tareas en general.
6. Todas las tareas de la organización desde la producción hasta la administración
se pueden subdividir. La división del trabajo crea tareas simplificadas que se
pueden aprender a realizar con relativa velocidad por consiguiente comenta la
especialización, pues cada persona se convierte en experta en cierto trabajo.
además como crea una serie de trabajo, las personas pueden elegir puestos,
o puedan ser asignadas a aquellas, que se ciñan a sus talentos e intereses.
7. Departamentalización: se refiere agrupar en departamentos aquellas actividades
de trabajo que son similares o tiene una relación lógica, para ello se labora un
organigrama donde mediante cuadros se representan los diferentes
departamentos que integran la organización.
8. La Departamentalización es el resultado de las decisiones que toman los gerentes
en cuanto a las actividades laborales una vez que han sido dividida las tareas
se pueden relacionar en grupos “parecidos” como pueden suponer existen
muchas variedades de trabajos y departamentos en las organizaciones y los
trabajos y departamentos de una organización serán deferentes a las de otras.
9. Jerarquía: desde los primeros días de la industrialización los gerentes se
preocupan por la cantidad de personas y departamentos que podrían manejar
con eficacia, este interrogante pertenece al tramo de control administrativo
cuando se ha dividido el trabajo, departamentos creados y elegido el tramo de
control los gerentes pueden seleccionar una cadena de mando; es decir, un
plan que especifique quien depende de quien. Estas líneas de dependencia
son características fundamentales de cualquier organigrama para representar
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La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
la jerarquía que es plan que específica quien controla a quien en una
organización.
10. Coordinación:
consiste
en
integrar
las
actividades
de
departamentos
interdependientes a efecto de perseguir las metas de organización con
eficiencia, sin coordinación los miembros de la organización perderían de vista
sus papeles dentro de la misma y enfrentarían la tentación de perseguir los
intereses de los departamentos, a espesa de las metas de la organización. Un
grado importante de organización con toda posibilidad beneficiara un trabajo
que no es rutinario ni pronosticable, un trabajo en el cual los factores del
ambiente están cambiando y existe mucha interdependencia.
Factores que influyen en la Estructura Organizacional.
Existen factores internos y factores externos que influyen en la estructura organizacional.

Factores internos :
1. Enfoque conceptual adoptado - toma de decisiones centralizadas contra toma de
decisiones descentralizada, con mayor delegación de autoridad.
2. Espacio de control.
3. Diversidad de productos y clase de operación.
4. Tamaño de la organización.
5. Características de los empleados.

Factores externos:
1. Tecnología (cómo se transfieren los insumos a las salidas de producción).
2. Características del mercado (estabilidad, extensión, tipos de clientes).
3. Dependencia del medio ambiente.
La estructura de organización es fundamental para la planificación y el control de
utilidades porque tanto la planificación como el control se relacionan directamente con la
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La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
distribución de autoridad y responsabilidad dentro de toda la empresa. La distribución se
formaliza comúnmente en la estructura de la organización.
DIRECCIÓN.
Es la capacidad de influir en las personas para que contribuyan a las metas de la
organización y del grupo. Implica mandar, influir y motivar a los empleados para que
realicen tareas esenciales. Las relaciones y el tiempo son fundamentales para la tarea de
dirección, de hecho la dirección llega al fondo de las relaciones de los gerentes con cada
una de las personas que trabajan con ellos.
Los gerentes dirigen tratando de convencer a los demás de que se les unan para lograr
el futuro que surge de los pasos de la planificación y la organización, los gerentes al
establecer el ambiente adecuado, ayudan a sus empleados a hacer su mejor esfuerzo. La
dirección incluye motivación, enfoque de liderazgo, equipos y trabajo en equipo y
comunicación.
La dirección es la supervisión cara a cara de los empleados en las actividades diarias del
negocio. La eficiencia del gerente en la dirección es un factor de importancia para lograr
el éxito de la empresa.
Cuando un administrador se interesa por sí mismo en la función directiva, comienza a
darse cuenta de parte de su complejidad. En primer lugar, está tratando con gente, pero
no en una base completamente objetiva, ya que también él mismo es una persona y, por
lo general, es parte del problema. Está en contacto directo con la gente, tanto con los
individuos, como con los grupos. Pronto descubre, como factor productivo, que la gente
no está solamente interesada en los objetivos de la empresa; tiene también sus propios
objetivos. Para poder encaminar el esfuerzo humano hacia los objetivos de la empresa, el
administrador se da cuenta pronto que debe pensar en términos de los resultados
relacionados con la orientación, la comunicación, la motivación y la dirección.
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La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
Aunque el administrador forma parte del grupo, es conveniente, por muchas razones,
considerarlo como separado de sus subordinados. Para lograr los objetivos de la
empresa se le han asignado recursos humanos y de otra índole, y tiene que integrarlos.
También es conveniente pensar en el administrador como separado del grupo porque es
su jefe. Como jefe no es tanto uno de los del grupo como aquel que ha de persuadir al
grupo para que haga lo que él quiere o deba hacerse. La dirección implica el uso
inteligente de un sistema de incentivos más una personalidad que despierte interés en
otras personas.
Como se podrá observar en éste, lo que trata es el factor humano de la producción, las
relaciones interpersonales, a fin de poder armonizar las mismas, y desempeñarse en un
ambiente apto y agradable para el buen desempeño de las funciones de cada uno de los
participantes.
Principios de la Dirección

Motivación:
Es una característica de la Psicología humana que contribuye al grado de compromiso de
la persona. Incluye factores que ocasionan canalizan y sustentan la conducta humana de
un sentido particular o comprometido. Las metas de la organización son inalcanzables, a
menos que exista el compromiso permanente de los miembros de la organización.
La motivación fue uno de los primeros conceptos a los que se enfrentaron gerentes y
administradores. El llamado modelo tradicional suele estar ligado a Taylor y la
administración científica. Los gerentes determinaban cuales eren la forma mas eficiente
de ejecutar tareas repetitivas y después motivaban a los trabajadores mediante un
incentivo salariales cuanto mas producían los trabajadores más ganaban el supuesto
básico era que los gerentes entendían el trabajo mejor que los trabajadores quienes en
esencia, eran holgazanes y solo podían ser motivado mediante el dinero. La conclusión
es que los gerentes pueden motivar a los empleados reconociendo las necesidades
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La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
sociales y haciendo que se sientan útiles e importantes, de tal manera que se sientan
parte de la organización.

Liderazgo:
En forma gerencial es el proceso de dirigir las actividades laborales de los miembro de un
grupo y de influir en ellas, el liderazgo involucra a otras personas, empleados o
seguidores, si no hubiera a quien mandar las cualidades del liderazgo del gerente serian
irrelevantes; también involucra una desigualdad de poder entre los lideres y los miembros
del grupo la cual se usa de diferentes forma para influir en la conducta de los seguidores
de diferentes manera.

Comunicación:
La comunicación es el fluido vital de una organización, los errores de comunicación en
más de una organización han ocasionado daños muy severos, por tanto la comunicación
efectiva es muy importante para los gerentes ya que ella representa la hebra común para
las funciones administrativas. Los gerentes preparan planes hablando con otras
personas, para encontrar la mejor manera de distribuir la autoridad y distribuir los
trabajos.
De igual manera las políticas motivacionales, el liderazgo, y los grupos y equipos se
activan en razón del intercambio regular de información las comunicaciones como
cualquier actividad intelectual se pueden perfeccionar
enfrentando los retos que
representan, las organizaciones pueden ser un lugar ideal para aprender esta lección.

Equipos y Trabajo en equipo:
Un equipo se define como dos o mas personas que interactúan y se influyen entre si, con
el propósito de alcanzar un objetivo común. En las organizaciones, desde siempre, han
existido dos tipos de equipos los formales e informales. Los equipos formales son
creados por los gerentes con el propósito de encargarles tareas especificas, el tipo de
grupo formal que prevalece es el equipo de mando, otro tipo de equipo formal es el
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La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
comité el cual por regla formal dura mucho tiempo y se encarga de problemas y
decisiones que se repiten.
Los equipos informales son de naturaleza social estos grupos son formaciones naturales
que aparecen en el ambiente de trabajo en respuesta a la necesidad de un contacto
social. Estos equipos tienden a formarse alrededor de amistades e intereses comunes.
Principios de Dirección.
a) Coordinación de intereses: El logro del fin común se hará más fácil cuanto mejor
se logre coordinar los intereses del grupo y aún los individuales de quienes
participan en la búsqueda de aquel.
b) Impersonalidad del mando: La autoridad en una empresa debe ejercerse más
como producto de una necesidad de todo el organismo social que como resultado
exclusivo de la voluntad del que manda.
c) Resolución de conflictos: Debe procurarse que los conflictos que aparezcan se
resuelvan lo más pronto que sea posible y de modo que, sin lesionar la disciplina
produzcan el menor disgusto a las partes.
d) Aprovechamiento de conflictos: Debe procurarse aún aprovechar el conflicto para
forzar el encuentro de soluciones. Mary Parker Follet afirma que todo conflicto,
como todo razonamiento en el mundo físico, es de suyo un obstáculo a la
coordinación, paro que así como la fricción puede ser aprovechada.
e) Vía jerárquica: Al transmitirse una orden deben seguirse los conductos
previamente establecidos, y jamás omitirlos sin razón ni en forma constante.
Elementos de la Dirección.
La dirección como parte del proceso administrativo se compone de varios elementos:
39
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Adquisiciones.
a) Toma de decisiones: Significa la elección de un curso de acción o alternativa. Al
tomar decisiones es necesario antes de evaluar las alternativas, definir y analizar
el problema, para posteriormente aplicar la decisión o alternativa que mejor se
sugiera.
b) Integración: Al igual que en la toma de decisiones, también existe un proceso para
la adecuada integración en cuanto al personal se refiere, este proceso inicia con
el reclutamiento u obtención de los candidatos que aspiran a un puesto
determinado, en seguida se introducirán, o dicho en otras palabras, se les
ambientará; para finalmente capacitarlos en el desarrollo de las funciones que
habrán de realizar.
c) Motivación: La motivación es la labor más importante de la dirección, a la vez que
la más compleja, pues a través de ella se logra la ejecución del trabajo, de
acuerdo a normas o patrones de conducta esperados.
d) Comunicación: La comunicación en cualquier grupo que se trate, es de vital
importancia ya que involucra a los individuos no solo en su papel de
comunicadores, sino en el buen uso que a la información se le da.
e) Supervisión: Consiste en vigilar y guiar a los subordinados de tal forma que las
actividades se realicen adecuadamente.
CONTROL.
Es la función administrativa que consiste en medir y corregir el desempeño individual y
organizacional para asegurar que los hechos se ajusten a los planes y objetivos de las
empresas. Implica medir el desempeño contra las metas y los planes, muestra donde
existen desviaciones con los estándares y ayuda a corregirlas. El control facilita el logro
de los planes, aunque la planeación debe preceder del control. Los planes no se logran
por si solos, éstos orientan a los gerentes en el uso de los recursos para cumplir con
metas especificas, después se verifican las actividades para determinar si se ajustan a
40
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
los planes. El propósito y la naturaleza del control es fundamentalmente garantizar que
los planes tengan éxito al detectar desviaciones de los mismos al ofrecer una base para
adoptar acciones, a fin de corregir desviaciones indeseadas reales o potenciales.
La función de control le proporciona al gerente medios adecuados para checar que los
planes trazados se implanten en forma correcta.
La función de control consta de cuatro pasos básicos:
1. Señalar niveles medios de cumplimiento; establecer niveles aceptables de
producción de los empleados, tales como cuotas mensuales de ventas para los
vendedores.
2. Checar el desempeño a intervalos regulares.
3. Determinar si existe alguna variación de los niveles medios.
4. Si existiera alguna variación, tomar medidas o una mayor instrucción, tales como
una nueva capacitación o una mayor instrucción. Si no existe ninguna variación,
continuar con la actividad.
Sistemas.
Sistema es el conjunto o montaje de cosas conexas o interdependientes y que
interactúan para formar una unidad compleja; todo compuesto por partes en una
disposición ordenada de acuerdo con algún esquema o plan. En cualquier sistema debe
haber fronteras que los separen de su ambiente. La administración de operaciones debe
ser vista como un sistema.
En el modelo de administración de operaciones, los insumos incluyen necesidades de los
clientes, información, tecnología, mano de obra y administración, activos fijos y bienes
variables que son relevantes para el proceso de transformación.
El sistema de administración orgánico, se caracteriza por el desempeño individual basado
en el conocimiento de la tarea de todos los interesados, una redefinición continúa de las
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La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
tareas mediante interacción y consultas laterales. Se afirma que este sistema es más
adecuado para enfrentar condiciones inestables y cambiantes y problemas que no
pueden predecirse.
En cambio, el sistema de administración mecanicista parece ser apropiado para
ambientes organizacionales relativamente estables, y se caracteriza, entre otras cosas,
por una diferenciación especializada de tareas, por individuos que consideran que sus
tareas son distintas de la mayoría, por derechos y obligaciones definidos con precisión,
por una estructura jerárquica, por una interacción vertical entre el superior y los
subordinados, y por tener instrucciones y decisiones que provienen del superior.
Diseño.
Es la estructuración de un trabajo en términos del contenido, función y relaciones. Puede
concentrarse en puestos individuales o en grupos de trabajo.
El diseño de un producto y su producción requieren diversas actividades, con frecuencia
se siguen estos pasos:

Crear ideas de productos investigando las necesidades del consumidor y
analizando diversas alternativas.

Seleccionar el producto con base en diversas consideraciones, incluyendo datos
de análisis económicos y de mercado, y realizar un estudio general de viabilidad.

Preparar un diseño preliminar.

Buscar una decisión final.

Decidir si las instalaciones de la empresa son adecuadas.

Seleccionar el proceso para producir el bien.

Después que se diseña el producto, preparar el diseño de las instalaciones a
utilizar.
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La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
Propósito y Función del Control.
El propósito y la naturaleza del control es fundamentalmente garantizar que los planes
tengan éxito al detectar desviaciones de los mismos al ofrecer una base para adoptar
acciones, a fin de corregir desviaciones indeseadas reales o potenciales.
La función de control le proporciona al gerente medios adecuados para checar que los
planes trazados se implanten en forma correcta.
La función de control consta de cuatro pasos básicos:
1. Señalar niveles medios de cumplimiento; establecer niveles aceptables de
producción de los empleados, tales como cuotas mensuales de ventas para los
vendedores.
2. Chequear el desempeño a intervalos regulares.
3. Determinar si existe alguna variación de los niveles medios.
4. Si existiera alguna variación, tomar medidas o una mayor instrucción, tales como
una nueva capacitación o una mayor instrucción. Si no existe ninguna variación,
continuar con la actividad.
El control es la cuarta, y última función en el proceso administrativo. Al igual que la
planificación, el control se ejerce continuamente. Por lo tanto, hay procesos de control
que deben siempre estar funcionando en una empresa.
El control se ejerce a través de la evaluación personal, los informes periódicos de
desempeño e informes especiales. Bajo otro enfoque, se identifican los tipos de control
como sigue:
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La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
Fases del Control.
Un proceso de control corriente, cuyo propósito sea ayudar a vigilar las actividades
periódicas de un negocio y de cada centro de responsabilidad, consta de las siguientes
fases:
1. Comparar el desempeño con las metas y normas planificadas.
2. Preparar un informe de desempeño que muestre los resultados reales, los
resultados planificados y cualquier diferencia entre ambos.
3. Analizar las variaciones y las operaciones relacionadas para determinar las
causas subyacentes de las variaciones.
4. Desarrollar cursos de acción opcionales para corregir cualesquier deficiencia y
aprender de los éxitos.
5. Hacer una selección del menú de alternativas y ponerla en práctica.
6. Hacer el seguimiento necesario para evaluar la efectividad de la corrección;
continuar con la alimentación adelantada para efectos de planificación.
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La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
El control eficaz exige la alimentación adelantada. En otras palabras, se supone que los
objetivos, los planes, las políticas y las normas se han desarrollado y comunicado a
aquellos gerentes que tienen las correspondientes responsabilidades de desempeño.
Por lo tanto, el control debe necesariamente apoyarse en el concepto de la
retroalimentación, el cual exige mediciones del desempeño y dispara la acción correctiva
prevista para asegurar el logro de los objetivos. Cuando los planes se hacen
operacionales, debe ejercerse el control para medir el avance. En algunos casos, el
control tiene también como resultado la modificación de los planes y metas anteriores o la
formulación de nuevos planes, cambios en la operación y reasignación de la gente.
Deben desarrollarse métodos de control para las características particulares de la
operación y la estructura de organización.
Un importante aspecto de control que a menudo se pasa por alto es su relación con el
momento de la acción. El control no puede ser a posteriori; por ejemplo, un desembolso
ya efectuado o una ineficiencia ya cometida no puede deshacerse. Por lo tanto, debe
aplicarse un control eficaz en el momento de la acción o cuando se asuma el
compromiso. Este concepto sugiere que el gerente responsable de ciertas acciones debe
empeñarse en alguna forma de control previo (a priori); para hacer tal cosa, los objetivos,
los planes, las políticas y las normas deben haber sido comunicados al gerente y
plenamente comprendidos por éste con la anticipación necesaria.
La comparación de los resultados reales con las metas y normas planificadas constituye
una medición de la efectividad del control durante un período pasado especificado, el cual
constituye la base para una eficaz retroalimentación. Los hechos que se muestran en un
informe de desempeño no pueden ya cambiarse; sin embargo, la medición histórica
puede conducir a un mejoramiento del control en el futuro. El concepto importante aquí es
que los objetivos, las políticas y las normas cumplen dos necesidades básicas en el
proceso global de control, a saber:
1. La alimentación adelantada - que constituye una base para el control en el
momento de la acción
45
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
2. La retroalimentación - que representa una base para la medición de la eficacia del
control posteriormente a la acción. Además la retroalimentación sirve para la
planificación.
Control como un Sistema de Retroalimentación.
El control administrativo es esencialmente el mismo proceso básico que se encuentra en
los sistemas físicos, biológicos y sociales. Muchos sistemas se controlan a si mismos
mediante la retroalimentación de información, que muestra las desviaciones con respecto
a los estándares y da origen a los cambios, en otras palabras, los sistemas utilizan parte
de su energiza para retroalimentar información se compara el desempeño con un
estándar e inicia la acción correctiva.
Por lo general el control administrativo se considera como un sistema de
retroalimentación similar al que opera en el termostato común en un hogar. Este aspecto
se puede ver con claridad al observar el proceso de retroalimentación en el control
administrativo el la figura. Este sistema presenta el control en una forma más compleja y
realista que si se considera solamente como un asunto de fijación de estándares,
medición del desempeño y corrección de desviaciones. Los administradores miden el
desempeño real, comparan esta medición con los estándares e identifican las
desviaciones; pero después, para realizar las correcciones necesarias deben desarrollar
un programa de acción correctiva y ponerlo en practica a fin de al desempeño deseado.
Ventajas Del Proceso Administrativo.
Se ofrece un marco de trabajo conceptual. Proporciona fundamentos para el estudio de la
administración promoviendo el entendimiento de lo que es la administración.
Son factibles de las contribuciones de otras escuelas administrativas ya que puede
usarse lo mejor del pensamiento contemporáneo administrativo.
Se obtiene flexibilidad, si bien es aplicable a una variedad de situaciones, se da al usuario
el margen necesario para adaptarlo a un conjunto particular de situaciones.
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La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
Se reconoce flexibilidad y arte de la administración y se fomenta la mejor manera de
utilizarlo en una forma práctica.
Se proporciona una genuina ayuda a los practicantes de la administración. El patrón del
proceso hace que el gerente analice y entienda el problema y lo lleve a determinar los
objetivos y los medios para alcanzarlos.
Los principios de la administración además de que están derivados, refinados y
aplicados, sirven como directrices necesarias para una útil investigación administrativa y
así mejorar los procesos de una empresa.
Se estimula el desarrollo de una filosofía determinada de la administración, cada una de
las fases de sus aplicaciones requiere servirse de valores, convicciones del gerente y el
entendimiento de los objetivos, recursos en torno del cual opera.
Elementos del Control.
Establecimiento de estándares: Es la aplicación de una unidad de medida, que servirá
como modelo, guía o patrón en base en lo cual se efectuará el control.
Medición de resultados: La acción de medir la ejecución y los resultados, puede de algún
modo modificar la misma unidad de medida.
Corrección: La utilidad concreta y tangible del control está en la acción correctiva para
integrar las desviaciones en relación con los estándares.
Retroalimentación:
El
establecimiento
de
medidas
correctivas
da
lugar
a
la
retroalimentación; es aquí en donde se encuentra la relación más estrecha entre la
planeación y el control.
47
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
1.6 EMPRESA
1.6.1 CONCEPTO Y DEFINICIÓN

En un sentido general, la empresa es la más común y constante actividad
organizada por el ser humano, la cual, involucra un conjunto de trabajo diario,
labor común, esfuerzo personal o colectivo e inversiones para lograr un fin
determinado.

Puede definirse empresa como cualquier clase de actividad humana que de un
modo deliberado persigue la obtención de determinadas finalidades.

Es la organización de los factores de la producción, capital y trabajo, con el fin de
obtener una utilidad.

Ricardo Romero, autor del libro "Marketing", define la empresa como "el
organismo formado por personas, bienes materiales, aspiraciones y realizaciones
comunes para dar satisfacciones a su clientela" 2

Julio García y Cristóbal Casanueva, autores del libro "Prácticas de la Gestión
Empresarial", definen la empresa como una "entidad que mediante la organización
de elementos humanos, materiales, técnicos y financieros proporciona bienes o
servicios a cambio de un precio que le permite la reposición de los recursos
empleados y la consecución de unos objetivos determinados.3

Para Simón Andrade, autor del libro "Diccionario de Economía", la empresa es
"aquella entidad formada con un capital social, y que aparte del propio trabajo de
su promotor puede contratar a un cierto número de trabajadores. Su propósito
2
Romero Ricardo, MARKETING, Editora Palmir E.I.R.L., 2000, Pág. 9.
3
Prácticas de la Gestión Empresarial, Julio García del Junco, Julio y Casanueva Rocha Cristóbal, Mc Graw Hill, 2000, Pág.
3.
48
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
lucrativo se traduce en actividades industriales y mercantiles, o la prestación de
servicios".4

El Diccionario de Marketing, de Cultural S.A., define a la empresa como una
"unidad económica de producción, transformación o prestación de servicios, cuya
razón de ser es satisfacer una necesidad existente en la sociedad.5

El Diccionario de la Real Academia Española, en una de sus definiciones
menciona que la empresa es una "unidad de organización dedicada a actividades
industriales, mercantiles o de prestación de servicios con fines lucrativos".6
"La empresa es una entidad conformada básicamente por personas, aspiraciones,
realizaciones, bienes materiales y capacidades técnicas y financieras; todo lo cual, le
permite dedicarse a la producción y transformación de productos y/o la prestación de
servicios para satisfacer necesidades y deseos existentes en la sociedad, con la finalidad
de obtener una utilidad o beneficio".
En conclusión, la definición de empresa permite "visualizar" a toda empresa como una
entidad conformada por elementos tangibles (elementos humanos, bienes materiales,
capacidad financiera y de producción, transformación y/o prestación de servicios) e
intangibles (aspiraciones, realizaciones y capacidad técnica); cuya finalidad es la
satisfacción de las necesidades y deseos de su mercado meta para la obtención de una
utilidad o beneficio.
4
Andrade Simón, Diccionario de Economía, Tercera Edición, Editorial Andrade, Pág. 257.
5
Diccionario de Marketing, de Cultural S.A., Pág. 110.
6
www.rae.es, del Diccionario de la Lengua Española, de la Real Academia Española, URL de la Página Web =
http://www.rae.es/.
49
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
1.6.2
En
CARACTERÍSTICAS

Persigue retribución por los bienes o servicios que presta.

Opera conforme a leyes vigentes (fiscales, laborales, ecológicas, de salud, etc.).

Se fija objetivos.

Es una unidad económica.

La negociación es la base de su vida, compra y vende.

Integra y organiza recursos ya sean propios o ajenos.

Se vale de la administración para operar un sistema propio.

Corre riesgos.

Investiga el mejoramiento de sus productos, sus procesos y sus servicios.
está
existen
varios
conceptos
que
se
manejan
generalmente
como:
Cliente: Persona física o jurídica que nos compre de forma habitual los productos objeto
de nuestro negocio.
Proveedor: Persona física o jurídica que nos vende de forma habitual los productos que
nuestra empresa vende o sirve de materias primas para la elaboración de nuestras
mercancías.
Representantes: persona física o jurídica queque vende mercancía en nombre de una
empresa. La relación entre el representante y el cliente se reduce a la venta del producto
ya recibir las posibles reclamaciones o a prestar apoyo técnico en su caso. La empresa
vendedora suele pagar un porcentaje a los representantes.
Mercancía: Todos aquellos productos, artículos, objetos de transacción entre diferentes
empresas y entre éstas y los consumidores.
Almacén: Lugar físico donde se almacena o se guarda la mercancía, se entiende que esa
mercancía está disponible para servir en cualquier momento.
Stock: La mercancía que está parada en el almacén, pendiente de venta.
50
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
Pedidos: Son órdenes para que la mercancía pase de unos sitios a otros. La forma de
realizar los pedidos puede ser por carta, teléfono, mediante impresos establecidos.
Pedidos a proveedores: son lo que realiza mi empresa a los proveedores, generalmente
se utiliza un impreso diseñado por el propio proveedor.
1.6.3 ELEMENTOS QUE CONFORMAN A UNA EMPRESA
Los principales elementos que debe contar son una empresa u organización son:
Factores activos
Personas físicas y/o jurídicas (entre otras entidades mercantiles, cooperativa,
fundaciones, etc.) que constituyen una empresa realizando, entre otras, aportación de
capital (sea puramente monetario, sea de tipo intelectual, patentes, etc.). Estas
"personas" se convierten en accionistas de la empresa.
Participan, en sentido amplio, en el desarrollo de la empresa:

Administradores.

Clientes.

Colaboradores y compañeros.

Fuente financiera.

Accionistas.

Suministradores y proveedores.

Trabajadores.
Factores pasivos
Todos los que son usados por los elementos activos y ayudan a conseguir los objetivos
de la empresa. Como la tecnología, las materias primas utilizadas, los contratos
financieros de los que dispone, etc.
51
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
1.6.4 CLASIFICACIÓN DE LAS EMPRESAS
Existen numerosas diferencias entre unas empresas y otras. Sin embargo, según en qué
aspecto nos fijemos, podemos clasificarlas de varias formas. Dichas empresas, además
cuentan con funciones, funcionarios y aspectos disímiles, a continuación se presentan los
tipos de empresas según sus ámbitos y su producción.
Las empresas se pueden clasificar de la siguiente manera:
a) Actividad o Giro.
Las empresas pueden clasificarse, de acuerdo con la actividad que desarrollen, en:

Industriales. La actividad primordial de este tipo de empresas es la producción de
bienes mediante la transformación de la materia o extracción de materias primas.
Las industrias, a su vez, se clasifican en:

Extractivas. Cuando se dedican a la explotación de recursos naturales, ya
sea renovables o no renovables. Ejemplos de este tipo de empresas son las
pesqueras, madereras, mineras, petroleras, etc.

Manufactureras: Son empresas que transforman la materia prima en
productos terminados, y pueden ser:

De consumo final. Producen bienes que satisfacen de manera directa las
necesidades del consumidor. Por ejemplo: prendas de vestir, muebles,
alimentos, aparatos eléctricos, etc.

De producción. Estas satisfacen a las de consumo final. Ejemplo:
maquinaria ligera, productos químicos, etc.

Comerciales. Son intermediarias entre productor y consumidor; su función
primordial es la compra/venta de productos terminados. Pueden clasificarse en:

Mayoristas: Venden a gran escala o a grandes rasgos.

Minoristas (detallistas): Venden al menudeo.
52
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.


Comisionistas: Venden de lo que no es suyo, dan a consignación.
Servicio. Son aquellas que brindan servicio a la comunidad que a su vez se
clasifican en:

Transporte

Turismo

Instituciones financieras

Servicios públicos (energía, agua, comunicaciones)

Servicios privados (ventas, publicidad, contable, Administrativo)

Educación

Finanzas

Salubridad
b) Forma Jurídica.
Atendiendo a la titularidad de la empresa y la responsabilidad legal de sus propietarios.
Podemos distinguir:

Empresas individuales: si sólo pertenece a una persona. Esta puede responder
frente a terceros con todos sus bienes, es decir, con responsabilidad ilimitada, o
sólo hasta el monto del aporte para su constitución, en el caso de las empresas
individuales de responsabilidad limitada o EIRL. Es la forma más sencilla de
establecer un negocio y suelen ser empresas pequeñas o de carácter familiar.

Empresas societarias o sociedades: constituidas por varias personas. Dentro de
esta clasificación están: la sociedad anónima, la sociedad colectiva, la sociedad
comanditaria y la sociedad de responsabilidad limitada

Las cooperativas u otras organizaciones de economía social.
c) Dimensión.
No hay unanimidad entre los economistas a la hora de establecer qué es una empresa
grande o pequeña, puesto que no existe un criterio único para medir el tamaño de la
empresa. Los principales indicadores son: el volumen de ventas, el capital propio, número
de trabajadores, beneficios, etc. El más utilizado suele ser según el número de
53
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
trabajadores. Este criterio delimita la magnitud de las empresas de la forma mostrada a
continuación:

Micro empresa: si posee 10 o menos trabajadores.

Pequeña empresa: si tiene un número entre 11 y 50 trabajadores.

Mediana empresa: si tiene un número entre 51 y 250 trabajadores.

Gran empresa: si posee más de 250 trabajadores.

Multinacional: si posee ventas internacionales.
d) Ámbito de Actuación.
En función del ámbito geográfico en el que las empresas realizan su actividad, se pueden
distinguir:

Empresas locales

Regionales

Nacionales

Multinacionales

Transnacionales

Mundial
e) Conformación de su Capital.

Empresa privada: si el capital está en manos de accionistas particulares (empresa
familiar si es la familia, empresa autogestionada si son los trabajadores, etc.)

Empresa pública: si el capital y el control está en manos del Estado

Empresa mixta: si la propiedad es compartida
f) Cuota de Mercado que Poseen las Empresas.

Empresa aspirante: Aquélla cuya estrategia va dirigida a ampliar su cuota frente al
líder y demás empresas competidoras, y dependiendo de los objetivos que se
plantee, actuará de una forma u otra en su planificación estratégica.

Empresa especialista: Responde a necesidades muy concretas, dentro de un
segmento de mercado, fácilmente defendible frente a los competidores y en el que
54
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
pueda actuar casi en condiciones de monopolio. Este segmento debe tener un
tamaño lo suficientemente grande como para que sea rentable, pero no tanto
como para atraer a las empresas líderes.

Empresa líder: Marca la pauta en cuanto a precio, innovaciones, publicidad, etc.,
siendo normalmente imitada por el resto de los actuantes en el mercado.

Empresa seguidora: No dispone de una cuota suficientemente grande como para
inquietar a la empresa líder.
1.6.5 Pequeñas y Medianas Empresas (PyMES).
Hoy día, los gobiernos de países en desarrollo reconocen la importancia de las PyME´s
por su contribución al crecimiento económico, a la generación de empleo, así como al
desarrollo regional y local.
Las pequeñas y medianas empresas (PyME's) tienen particular importancia para las
economías nacionales, no solo por sus aportaciones a la producción y distribución de
bienes y servicios, también por que poseen mayor flexibilidad para adaptarse a los
cambios del mercado y emprender proyectos innovadores que resultaran una buena
fuente generadora de empleo, sobre todo profesionales y demás personal calificado.
No obstante sus limitaciones, el papel de las PyME´s en la economía de los países ha
sido un factor que ha generado incrementos en la producción, valor agregado,
aportaciones fiscales, fortalecimiento del mercado interno, aumento de exportaciones,
etc., por lo que han sido motivo de diseño de políticas encaminadas a promoverlas y
apoyarlas para elevar su competitividad y enfrentar la competencia de un mundo
globalizado.
En nuestro país, es por ello que la Secretaría de Economía, se encarga de organizar
ferias para que las empresas PyME, se puedan dar a conocer o puedan encontrar
opciones de financiamiento, ver nuevas innovaciones para que los inversionistas analicen
y elijan la que mejor les convenga.
La Secretaría de Economía brinda el apoyo necesario a las empresas PyME, por medio
de un simulador, podemos observar como se describe el proceso de creación de una
55
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
empresa PyME, así como clasifica el proceso de desarrollo de la misma llamado
"Incubadora de negocios".
Existen diferentes programas establecidos para apoyar el desarrollo de las PyME´s, como
los siguientes:
El Programa de Capital Semilla: Proporciona apoyo financiero temporal para el
arranque y etapa inicial del negocio, a los proyectos de emprendedores que son
incubados por alguna de las incubadoras de negocios que forman parte del sistema
nacional de la Secretaría de Economía.
El Programa de Emprendedores: El Programa Nacional de Emprendedores tiene como
objetivo promover e impulsar en los mexicanos la cultura y desarrollo empresarial que
resulten en la creación de más y mejores micro y pequeñas empresas a través de la Red
Nacional de Incubadoras.
Una incubadora es un centro de apoyo a emprendedores que proporciona orientación,
consultoría y asistencia integral para la creación de una empresa. Las Incubadoras,
realizan un acompañamiento empresarial para el desarrollo y puesta en marcha del plan
de negocios, evalúan la viabilidad técnica, financiera y de mercado de los proyectos y en
algunos casos, proveen de espacios físicos como son oficinas, acceso a equipos,
servicios administrativos, de logística, así como servicios de información y apoyo técnico.
La Red Nacional de Incubadoras de Empresas está integrada por 450 incubadoras en
180 ciudades en
instituciones educativas, organizaciones de la sociedad civil,
organismos empresariales y asociaciones que cuentan con una metodología reconocida
por la Secretaría de Economía.
Programa Nacional de Empresas Gacelas: Tiene el objetivo de buscar e identificar a
empresas de todos los sectores que posean un alto potencial de crecimiento.
A estas empresas se les llama Gacelas, porque crecen más rápido que el resto de las
demás compañías y, por lo tanto, también son las que más contribuyen al desarrollo de la
economía y a la creación de empleos. Este programa esta interesado en identificarlas
para brindarles herramientas y apoyos que les permitan crecer aún más.
56
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
No es lo mismo invertir en todas las empresas, que en el grupo de compañías que en
realidad tienen potencial, liderazgo, habilidad e innovación para convertirse en las futuras
organizaciones de alto impacto en el país.
Una Empresa Gacela debe reunir alguna de las siguientes características:

Debe de tener más de 3 años de operación.

En alguno de los últimos 3 años de operación, debió generar un crecimiento
superior al 15% en ventas.

Que tenga más de 50 empleados
Sin embargo, una empresa también puede ser Gacela, si considera que obteniendo
financiamiento o consultoría en diversos temas, puede alcanzar este crecimiento.
Programa de Microempresas: Se considera microempresa a la que tiene entre 0 y 10
trabajadores. Esto es así, independientemente de que el negocio se dedique a la
industria, al comercio o los servicios.
Ventajas:
Las microempresas son un motor de crecimiento económico y de empleo fundamental
para el país ya que, de acuerdo a resultados del último censo económico del INEGI:

De cada 100 empresas mexicanas, 96 son microempresas.

Contribuyen con el 40.6% del empleo.

Aportan el 15% del PIB.
Desventajas:
La competitividad y productividad de las microempresas, sobre todo de las de tipo
tradicional está siendo amenazada por la incorporación de modernos conceptos de
negocio, que evidencian:

Limitada profesionalización.

Crecimiento desordenado.

Rezago tecnológico.

Altos consumos de energía.
57
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.

Imagen comercial descuidada e insalubre.

Administración informal

Limitados accesos al financiamiento.
Franquicia: Las franquicias se han vuelto una opción importante para todo emprendedor,
es por ello que la SE mediante este programa brinda apoyos a aquellas personas que
deseen desarrollar o certificar una franquicia. Así como para aquellas personas que
deseen simplemente adquirir o certificarse como consultor. Existen básicamente tres
tipos de franquicia: Franquicia de formato de negocio, Franquicias de distribución
exclusiva y Franquicia de producto y marca.
El objetivo del programa son 2: beneficiar el desarrollo y crecimiento de PyMEs
incorporándolas a este sector, y brindar al emprendedor la oportunidad de desarrollar su
idea de negocio.
Existen diferentes apoyos para las personas que estén integradas dentro de este rubro o
para aquellas personas que deseen integrarse. Este programa está dirigido a
inversionistas, franquiciantes, franquiciatarios, consultores, proveedores del sector,
emprendedores y expertos en el sector público y cubren las siguientes necesidades:

Desarrollo de Franquicias: Es un apoyo para poder beneficiar a un negocio exitoso
que deseé ser franquiciado. Deberá cumplir con los siguientes requisitos: Tener
dos años de experiencia en el negocio y contar con al menos una sucursal
adicional a la matriz. Asimismo, deberá de entregar la documentación.

Certificación de Franquicias: Para poder certificar a un franquiciado (franquicia)
deberá cumplir con los siguientes requisitos: Tener 3 años de experiencia y 2
establecimientos franquiciados o tener 2 años de experiencia y 3 establecimientos
franquiciados.

Adquisición de Franquicia: Para poder beneficiar a un emprendedor deberá
cumplir con los siguientes requisitos: Escoger una franquicia certificada por la SE
y aprobar el proceso de selección de la franquicia deseada.

Certificarse como consultor de Franquicias: Para certificar a un consultor este
debe cumplir con los siguientes requisitos: Demostrar experiencia de al menos 3
58
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
años en el desarrollo de nuevas franquicias y haber completado diez desarrollos
con al menos 3 puntos de venta vigentes.
Tractoras: Las empresas tractoras son todas aquellas grandes empresas que fomentan
el crecimiento y desarrollo económico a nivel Macro, ya que la mayoría de ellas son
grandes firmas a nivel nacional o internacional. Las empresas tractoras de México
representan un mercado fundamental para el crecimiento y apuntalamiento de las
pequeñas y medianas empresas, en especial las denominadas gacelas, luego de que las
compras de las grandes compañías, como las cadenas comerciales y hoteleras
incrementan sus activos y capital.
Las empresas tractoras son grandes generadoras de empleo y activación de las
economías, no solo de la localidad de donde se encuentran ubicadas, sino a nivel
mundial, ya que en ocasiones son grandes corporativos localizados en varios puntos del
país o del mundo.
Dichas empresas acarrean consigo la activación de economías globales al generar
empleos de forma directa y por medio de la subcontratación de servicios y consumo de
productos de otras empresas.
Su principal desventaja es que son regidas por los mercados internacionales y si existe
un declive de la economía de algún país, repercute de forma directa sobre todas las
empresas miembros, causando en la mayoría de las veces, despidos masivos o el cierre
de las mismas.
Programas de Exportación: Con la finalidad de apoyar a las medianas y pequeñas
empresas en materia de comercio exterior, el Gobierno Federal ha establecido una serie
de programas e instrumentos que apoyen a las exportaciones. Son cuatro tipos de
programas y son los siguientes:

Devolución de impuestos (DrawBack)
Su objetivo es devolver a los exportadores el valor del impuesto general de importación
pagado por bienes o insumos importados que se incorporan a mercancías de exportación
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La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
o por las mercancías que se retornan en el mismo estado o
para su reparación o
alteración.

Empresas Altamente Exportadoras (ALTEX)
El programa de Empresas Altamente Exportadoras (ALTEX), que fue establecido en
1990, ha sido un instrumento eficaz en la eliminación de obstáculos administrativos a
favor del sector industrial, lo cual ha beneficiado no sólo en la simplificación de trámites,
sino en mayor liquidez para este sector de la economía mexicana.
Derivado del acuerdo entre la Secretaría de Economía y la Secretaría de Hacienda y
Crédito Público y que es considerado como uno de los logros más importantes para este
programa, es que las empresas ALTEX obtienen la devolución de saldos a favor del IVA
por concepto de exportaciones en un plazo aproximado de 5 días hábiles.
Adicionalmente, este programa ofrece otros beneficios, dentro de los cuales se encuentra
el acceso gratuito al Sistema de Información Comercial administrado por esta Secretaría.

Empresas de Comercio Exterior (ECEX)
Uno de estos instrumentos es el de las Empresas de Comercio Exterior, mediante el cual
se ha impulsado la comercialización de mercancías mexicanas en los mercados
internacionales, así como la identificación y promoción de éstas con el fin de incrementar
su demanda y así mejorar las condiciones de competencia internacional para las
mercancías nacionales.

Industria Manufacturera, Maquiladora y de Servicio de Exportación
Ante la gran competencia por los mercados globales, es fundamental proveer a las
empresas mexicanas, al menos, de las mismas condiciones que ofrecen sus principales
competidores, que le permitan posicionar con éxito sus mercancías y servicios en el
comercio internacional.
Con este propósito, el Gobierno Federal publicó el 1 de noviembre de 2006 el Decreto
para el Fomento de la Industria Manufacturera, Maquiladora y de Servicios de
Exportación, con el objetivo de fortalecer la competitividad del sector exportador
60
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
mexicano, y otorgar transparencia y continuidad a las operaciones de las empresas,
precisando los factores de cumplimiento y simplificándolos; permitiéndoles adoptar
nuevas formas de operar y hacer negocios; disminuir sus costos logísticos y
administrativos; modernizar, agilizar y reducir los trámites.
Este instrumento integra los programas para el Fomento y Operación de la Industria
Maquiladora de Exportación (Maquila) y el que Establece Programas de Importación
Temporal para Producir Artículos de Exportación (PITEX), cuyas empresas representan
en su conjunto el 85% de las exportaciones manufactureras de México.
Programa Integral de Apoyo a las Pequeñas y Medianas Empresas
El Centro Empresarial México – Unión Europea (CEMUE) es la entidad gestora del
Programa Integral de Apoyo para las Pequeñas y Medianas Empresas (PIAPYME).
El PIAPYME es el programa de apoyo empresarial de mayor relevancia entre México y la
Unión Europea; fue puesto en marcha por la Comisión Europea y la Secretaría de
Economía del gobierno mexicano, con el fin de facilitar a las PYMEs el establecimiento de
relaciones de negocios con Europa.
Su instrumentación se basa en una amplia serie de actividades de asistencia técnica,
capacitación y servicios de información, dirigidas hacia empresas individuales, grupos de
empresas y operadores mexicanos y europeos, tanto privados como públicos.
Las acciones que desarrollará el PIAPYME durante los 4 años de su duración persiguen:

Incrementar la competitividad de las PYMEs mexicanas y europeas mediante
acciones de asistencia técnica y capacitación.

Incrementar la eficiencia productiva, administrativa y comercial de las empresas
mexicanas mediante el apoyo a la transferencia de tecnología, "know how",
desarrollo e innovación tecnológica.

Respaldar los procesos de cooperación empresarial que contribuyen a la
generación alianzas estratégicas entre pequeñas y medianas empresas europeas
y mexicanas para acelerar su proceso de modernización e internacionalización.
61
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.

Mejorar la promoción y facilitar el intercambio comercial entre México y la Unión
Europea.

Fomentar la integración de cadenas productivas a través de la cooperación
empresarial.

Fortalecer los mercados mediante el apoyo a sistemas de información de
comercio exterior de fácil acceso.
62
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
Unidad 2.
Calidad Total y Liderazgo para la Productividad.
2.1 CALIDAD
La calidad es un concepto que ha ido variando con los años y que existe una gran
variedad de formas de concebirla en las empresas, a continuación se detallan algunas de
las definiciones que comúnmente son utilizadas en la actualidad.
La calidad es:
• Satisfacer plenamente las necesidades del cliente.
• Cumplir las expectativas del cliente y algunas más.
• Despertar nuevas necesidades del cliente.
• Lograr productos y servicios con cero defectos.
• Hacer bien las cosas desde la primera vez.
• Diseñar, producir y entregar un producto de satisfacción total.
• Producir un artículo o un servicio de acuerdo a las normas establecidas.
• Dar respuesta inmediata a las solicitudes de los clientes.
• Sonreír a pesar de las adversidades.
• Una categoría tendiente siempre a la excelencia.
• Calidad no es un problema, es una solución.
El concepto de Calidad según:

Edwards Deming: "la calidad no es otra cosa más que una serie de
cuestionamiento hacia una mejora continua".
63
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.

Dr. J. Juran: la calidad es "La adecuación para el uso satisfaciendo las
necesidades del cliente".

Kaoru Ishikawa define a la calidad como: "Desarrollar, diseñar, manufacturar y
mantener un producto de calidad que sea el más económico, el útil y siempre
satisfactorio para el consumidor".

Rafael Picolo, Director General de Hewlett Packard: define "La calidad, no como
un concepto aislado, ni que se logra de un día para otro, descansa en fuertes
valores que se presentan en el medio ambiente, así como en otros que se
adquieren con esfuerzos y disciplina".

Calidad es "ajustarse a las especificaciones" según Crosby.
Con lo anterior se puede concluir que la calidad se define como "Un proceso de
mejoramiento continuo, en donde todas las áreas de la empresa participan activamente
en el desarrollo de productos y servicios, que satisfagan las necesidades del cliente,
logrando con ello mayor productividad".
Es observable que el concepto de calidad ha evolucionado continuamente según las
necesidades y las características de las personas y organizaciones a lo largo de la
historia; no obstante, su significado está relacionado con el grado de perfección de un
producto o servicio, el control de la variabilidad en su proceso y el nivel de satisfacción
del cliente respecto al mismo.
A lo largo de la historia el término calidad ha sufrido numerosos cambios :
Etapa
Concepto
Finalidad
Satisfacer al cliente.
Artesanal
Hacer las cosas bien independientemente
Satisfacer al artesano, por el
del coste o esfuerzo necesario para ello.
trabajo bien hecho
Crear un producto único.
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La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
Revolución
Industrial
Segunda Guerra
Mundial
Hacer muchas cosas no importando que
Satisfacer una gran demanda
de bienes.
sean de calidad
(Se identifica Producción con Calidad).
Obtener beneficios.
Asegurar la eficacia del armamento sin
Garantizar la disponibilidad de
importar el costo, con la mayor y más rápida
un armamento eficaz en la
producción (Eficacia + Plazo = Calidad)
cantidad y el momento preciso.
Minimizar costes mediante la
Calidad
Posguerra (Japón) Hacer las cosas bien a la primera
Satisfacer al cliente
Ser competitivo
Postguerra (Resto
del mundo)
Control de Calidad
Satisfacer la gran demanda de
Producir, cuanto más mejor
bienes causada por la guerra
Técnicas de inspección en Producción para
Satisfacer las necesidades
evitar la salida de bienes defectuosos.
técnicas del producto.
Satisfacer al cliente.
Aseguramiento de
la Calidad
Sistemas y Procedimientos de la
Prevenir errores.
organización para evitar que se produzcan
Reducir costes.
bienes defectuosos.
Ser competitivo.
Satisfacer tanto al cliente
Teoría de la administración empresarial
Calidad Total
centrada en la permanente satisfacción de
las expectativas del cliente.
externo como interno.
Ser altamente competitivo.
Mejora Continua.
65
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
2.2 CULTURA DE LA CALIDAD.
El concepto de calidad en las organizaciones económicas podría ser planteado
inicialmente a través de dos dimensiones : una “ hard “ constituida por las diversas
técnicas empleadas para medir la calidad y otra “ soft “ que comprende los aspectos
relacionados con la mentalidad de los trabajadores y con la responsabilidad de “ producir
“ calidad. La primera de las dimensiones está referida a los aspectos e instrumentos
técnicos del proceso y a las mejoras en los sistemas técnicos. Entre los instrumentos
técnicos aparecen el diagrama de Pareto, los histogramas, los diagramas de recorrido y
cartas de control.
La dimensión soft de la calidad está referida a los recursos humanos y a su gestión. La
implementación de sistemas de calidad puede requerir cambios en la misión, estructura,
diseño de puestos, prácticas de gestión y múltiples aspectos de la organización de
recursos humanos. La formación y capacitación de los recursos humanos deberá incluir
el fomento de valores y prácticas que sustenten la búsqueda de la mejora continua e
incrementada de la calidad en la organización.
Una cultura de la calidad, deberá sustituir cualquier tipo de presión sobre los trabajadores
que les impida incluir el compromiso con la calidad como horizonte para su trabajo
cotidiano. El respeto mutuo y el trabajo en equipo, el espíritu de colaboración deberán ser
elementos necesarios del clima organizacional. El autocontrol, la autonomía, la
creatividad sólo se desarrolla a partir de un involucramiento de los integrantes con el
proyecto organizacional.
Los cambios que se producen en una organización activan actores y recursos
institucionales, alteran los márgenes de poder en los que los actores desarrollan sus
estrategias, modifican roles y competencias.
Una organización es un plan de actividades humanas que no se pone en marcha hasta
que no se hayan reclutado las personas que vayan a desempeñarse en las distintas
funciones. Edgard Schein señala que al incorporar personas a una organización deben
enfrentarse dos situaciones problemáticas: al definir una política de reclutamiento,
selección, entrenamiento, socialización y asignación de cargos diseñada para asegurar la
mayor eficiencia por parte de cada empleado, no está por ello asegurada la satisfacción
66
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
automática de las necesidades y expectativas
que cada uno traiga al ingresar a la
organización.
Así entonces, la cuestión consistirá en encontrar las políticas organizacionales y la
práctica social que permita alguna compatibilidad entre las exigencias organizacionales y
las necesidades humanas.
La otra cuestión señalada por Edgard Schein es que tanto la asignación de las personas
a los cargos como la utilización eficiente de los recursos humanos pueden lograrse a
través de dos estrategias “fundamentalmente diferentes basadas en premisas
completamente diferentes “. Una es que el cargo es una constante y la persona una
variable (puede ser seleccionada
y entrenada, visión de la psicología de personal). La
otra posibilidad es que el cargo y su medio físico pueden ser rediseñados para
adecuarlos a las capacidades y limitaciones de las personas. Estas dos perspectivas, la
del individuo que pretende satisfacer sus necesidades en la organización y la del
administrador que atiende las demandas de la organización, pueden según Schein, ser
planteadas en un marco que contemple a ambas.
La noción de contrato psicológico pretende abordar esta dicotomía desde una perspectiva
integrada y dinámica. Una vez reclutadas, seleccionadas, entrenadas y asignadas la
organización debe encarar la tarea de crear las condiciones que permitan continuidad en
la manutención de un alto nivel de eficiencia, a la vez que se genera en los empleados la
satisfacción originada en la pertenencia y trabajo en la organización, visualizada como un
lugar en el que puedan satisfacer algunas de sus necesidades. La noción de contrato
psicológico permite el tratamiento de este tema desde la perspectiva de la consideración
de un conjunto de expectativas, no escritas en parte alguna, que operan a toda hora entre
cualquier miembro y otros miembros dirigentes de la organización. Esta idea está
implícita en el concepto de rol organizacional, en el sentido de que cada rol es
básicamente un conjunto de expectativas conductuales.
Desde la perspectiva del contrato psicológico, cada persona a partir del desempeño de
un rol en la organización, tiene expectativas
sobre retribución salarial, jornada laboral,
escalas salariales, estabilidad laboral... Muchas de estas expectativas son implícitas y
están referidas al sentido de la dignidad y a su valor como persona. Cada integrante de la
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La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
organización espera, en virtud de lo anterior, un tratamiento como ser humano,
oportunidades para crecer y desenvolverse, reconocimiento a sus méritos.
La mayor parte de los problemas que generan descontento laboral, que provocan
conflictos tienen más que ver con el incumplimiento de este contrato psicológico, aún
cuando las demandas se concentren en aspectos explícitamente más puntuales.
La organización también tiene expectativas implícitas sobre los trabajadores. La lealtad
por parte de los empleados, la discreción respecto a los secretos de la organización, que
aparezca como un digno representante de la organización cuidando su imagen, que se
perciba identificado con su empresa.
Las consideraciones anteriores revelan la naturaleza cambiante de los términos de este
contrato que evoluciona de acuerdo a las circunstancias históricas, económicas y
sociales. Las expectativas de empleados y gerentes surgen de las necesidades más
apremiantes, de lo aprendido de otras personas, de tradiciones y normas. De las
maneras en que las necesidades y los condicionantes externos se modifiquen, cambiarán
también las expectativas “convirtiendo al contrato psicológico en un contrato dinámico
que debe renegociarse constantemente.”
El objetivo de alcanzar una cultura de la Calidad Total requiere el desafío de enfrentar
paradigmas vigentes basados en concepciones sobre las organizaciones que privilegian
las estructuras a los logros. Robert Reich en su libro “El trabajo de las naciones “, analiza
las transformaciones que en diseños y organización se han producido en las empresas
que sustituyeron la producción de altos volúmenes de bienes y servicios, que
consiguientemente han dejado de participar e invertir en amplias series de fábricas o
maquinarias, no empleando tampoco grandes dotaciones de operarios. Estas empresas a
las que Reich denomina
“empresas de valor “, no aparecen necesariamente
centralizadas ni en la propiedad ni en el poder. El poder y la prosperidad surgen de los
grupos que acumularon los conocimientos más valiosos para identificar y resolver
problemas.
Los
integrantes
de
estas
organizaciones
deberán
poseer
nuevas
competencias y habilidades.
Estas habilidades diferentes aunque vinculadas entre sí, se relacionan con la capacidad
para resolver los problemas planteados por la producción de bienes únicos, por la aptitud
68
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
para ayudar a los consumidores a entender sus necesidades y percibir cómo las mismas
pueden satisfacerse por los productos y las habilidades orientadas a vincular la tarea
desempeñada por los encargados de identificar las oportunidades y los responsables de
la resolución de los problemas. Esta descripción de empresa que hace Reich, sólo puede
desarrollarse en el marco de una cultura de la calidad.
La cultura de la calidad requiere el planteo de un nuevo paradigma organizacional donde
se privilegien las aptitudes para el aprendizaje y el compromiso, tanto en términos
individuales como organizacionales. Un paradigma organizacional orientado hacia la
calidad privilegiará aspectos como los siguientes:

Compromiso con visiones, misiones y objetivos estratégicos.

Promoción y estímulo de conductas cuyo objetivo sea el aprendizaje, más que las
certezas de lo conocido.

Favorecer el traslado de los valores a acciones.

Estimular, fomentar y entrenar
equipos autónomos
con capacidad de
autodirigirse.

Privilegiar el comportamiento comprometido y dinámico frente al pasivo.

Procurar objetivos que estimulen antes que empujen.

Proveer autonomía dinámica, delegación y enriquecimiento de puestos y tareas.

Estimular la creencia que pueden llevarse a cabo cualquier objetivo.

Ejercer un liderazgo que estimule la emulación.

Valorar y promover el aprendizaje continuo.

Crear factores de evaluación de desempeño basados en la creatividad, innovación
y cambio.

Desenvolver programas permanentes de capacitación y entrenamiento.
La puesta en práctica de este paradigma en la vida organizativa no es lineal y requiere la
consideración de variables organizativas e individuales.
La cultura es responsable de muchos de los comportamientos de grupos y naciones, es
decir, una costumbre social se traduce en el lugar de trabajo en un riesgo peculiar.
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La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
Wall y Solum
sostiene que se si intenta llevar un cambio cultural interno en una
organización, se deben tomar en cuenta lo que ellos llaman las leyes naturales de las
organizaciones.

Se obtiene lo que se habla. El conocimiento por parte de todos los integrantes de
la organización de los valores y la misión es importante para poder cumplirlos.

La cultura del trabajo en equipo es reflejo del líder. Un gerente motivado creativo e
inspirado puede transmitir sus estados de animo a su equipo.

No es posible ir más rápido que un paso a la vez. La cultura no puede construirse
de abajo hacia arriba: tiene que irse compenetrando
en cada nivel de la
organización de arriba hacia abajo o en forma paulatina, nivel por nivel.

Las organizaciones facultadas requieren confianza. No se puede pedir
responsabilidad de un grupo de trabajo si no se le otorga la autoridad y confianza
para que cumpla con su tarea.
La cultura es un fenómeno cambiante. Su contenido en determinado tiempo y espacio no
asegura que en otras circunstancias sea la misma. El desarrollo de una cultura de calidad
debe analizarse desde el punto de vista global de la organización, pero sin ignorar el
aspecto de la cultura individual.
La dirección de un grupo de personas y el cambio que se realiza deben efectuarse de
acuerdo de acuerdo con la dinámica del grupo así como con su situación la naturaleza
del cambio. las intervenciones que se hagan en pro de un cambio cultural deben asegurar
éste de forma consciente y duradera por parte de los miembros. A continuación se
mencionan algunos métodos de cambio.
Método de Lewin (Davis & Newstrom, 1991).
1. Descongelamiento. En este paso se prepara al grupo de enfoque o a la
organización en su conjunto para entrar al cambio mediante la explicación del
problema o la situación que se enfrenta. Esto se puede hacer por medio de un
análisis en equipo, lo cual facilita la aceptación del proceso de cambio por los
integrantes del mismo, o mediante un equipo representante de los miembros
70
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
de la organización, siempre y cuando esta representatividad sea legítima. En
esta etapa el aspecto calve es que los miembros del equipo sientan que el
problema es parte de ellos, y no que les es asignado. En casos extremos la
aparición de una situación de crisis o emergencia facilita el proceso de
descongelamiento.
2. Movimiento. En esta etapa del proceso, los individuos efectúan el cambio
necesario, guiados por la dirección. Este cambio se debe hacer en dos niveles
culturales: el de aceptación y el de valoración del cambio, lo que incluye los
supuestos base de la organización, así como la adopción de nuevos hábitos
de trabajo.
3. Recongelamiento. Los hábitos introducidos en el punto anterior, al ser al ser
asimilados lentamente por los miembros del equipo, se internalizan y se
vuelven parte de la cultura. La responsabilidad de la dirección es reforzar este
cambio mediante la adopción de políticas y procedimientos de evaluación y
reconocimiento del desempeño humano que aseguren los nuevos hábitos de
trabajo, esto es esencial, pues en caso de que se pierda, el cambio puede ser
ineficaz o poco duradero.
Método de Edgar Shein (1993). Este autor propone usos de mecanismos
base para cambiar la cultura de un equipo de trabajo
Primarios. Son los que actúan cuando se crea una organización y por lo general son
resultado del estilo de trabajo del líder de ésta, tales como: lo que atrae la atención de los
líderes, lo que miden y controlan regularmente; como se reacciona en situaciones de
crisis e incidentes críticos, los criterios según los cuales los líderes colocan sus recursos;
cómo se forman personas modelo, como se enseña y aconseja; los criterios mediante los
cuales se entregan premios y se otorga estatus, así como aquellos por los cuales los
lideres reclutan, seleccionan, promueven, retiran e incomunican a los miembros de la
organización.
71
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
Estos mecanismos son usados por los líderes al comienzo de la organización en
respuesta a las crisis que se presenten durante la vida de la empresa.
Secundarios. Llamados así por que en organizaciones jóvenes no son creadores de
cultura, pero en organizaciones maduras llegan a serlo. Además, sólo funcionan si son
coherentes y congruentes con los mecanismos primarios. En el caso de que lleguen a
diferir, son fuente de conflicto y obstaculizan el desarrollo de la organización. Los
mecanismos son: el diseño tanto organizacional como estructural; los sistemas y
procedimientos organizacionales; el diseño de espacios físicos, fachadas o edificios; las
historias, rituales, leyendas o mitos sobre personal y los eventos; y los estatutos formales
de filosofía organizacional, los valores y credo.
Cuando se analizan estos mecanismos, se puede concluir que los primarios tienen más
relación con una forma libre de comportamiento de los individuos, aquellos que conllevan
una decisión, mientras que los secundarios están asociados con los métodos de trabajo
y las costumbres. Si se relacionan los dos mecanismos con la metodología de Lewin, se
puede apreciar que los primarios se orientan hacia la fase de descongelamiento en la
cual se intenta mostrar un nuevo camino.
La fase de cambio se orienta a trabajar con los dos mecanismos: los primarios, en
relación con los nuevos valores y actitudes, y los secundarios, modificando tanto métodos
de trabajo como sistemas organizacionales. La última fase consiste en dejar crecer los
nuevos mecanismos secundarios que puedan dar forma y consistencia a la cultura.
Desarrollo de una cultura de calidad Humberto Cantú Delgado
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La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
2.3 CÍRCULOS DE CALIDAD.
Todos conocemos la imagen de calidad que los productos japoneses tienen en el
mercado internacional. Gran parte del progreso de los sistemas japoneses de producción
es atribuible a W. Edwards Demming, quien ayudo a instalar el control de calidad en ese
país después de la Segunda Guerra Mundial. Los japoneses tomaron muy en serio el
control de calidad y han descubierto que sus intentos por fabricar productos de muy alta
calidad compensan con creces los costos en que se incurre. No obstante en algunos
procesos puede ser prohibitivo el costo de eliminar todos los defectos.
El círculo de calidad es un grupo de empleados que se reúne periódicamente para
resolver los problemas que afecten a su área de trabajo, en general de seis a doce
voluntarios procedentes de una misma área de trabajo integran el círculo. Los miembros
reciben capacitación en la solución de problemas, en el control estadístico de calidad y en
el proceso de grupo. Los círculos de calidad casi siempre recomiendan soluciones para
resolver los problemas de productividad que luego pueden poner en práctica los
gerentes.
Una de las principales características de las organizaciones que han puesto en operación
el control de Calidad en toda la empresa es el Movimiento de los Círculos de Calidad,
iniciado en 1962 y 1963 con el primer círculo registrado en la compañía de teléfonos y
telégrafos Nippon. En un principio, el movimiento se dirigió al sector industrial de Japón;
ahora se ha extendido a diversos sectores y se exporto a muchos países.
La naturaleza y los objetivos de los círculos de calidad varían según la empresa en que
se implanten. En Japón se trata por lo general de un grupo voluntario de 5 a 10
trabajadores del mismo departamento, quienes se reúnen regularmente, encabezados
por un supervisor o un trabajador líder, las metas de los Círculos de Calidad son:
1. Contribuir a la mejora y desarrollo de la empresa.
2. Respetar las relaciones humanas y construir talleres que ofrezcan satisfacción en
el trabajo.
3. Descubrir las capacidades humanas mejorando su potencial.
73
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
Los miembros de los círculos aprenden a dominar el control de calidad estadístico y otros
métodos relacionados y usos para: mejorar la calidad, estandarizar la operación y lograr
resultados significativos en la mejora de la calidad, reducción de costos, productividad y
seguridad.
Se enseñan siete herramientas a todos los empleados:
1. La gráfica de Pareto.
2. El diagrama de Causa-Efecto.
3. La Estratificación.
4. La hoja de Verificación.
5. El Histograma.
6. El Diagrama de Dispersión.
7. La gráfica de Control de Shewhart.
Los miembros del círculo reciben capacitación continua en las áreas de control y mejora.
Cuando es posible, el mismo círculo pone en práctica las soluciones aprendidas; en
otras ocasiones, sus integrantes presionan para que las realice la dirección siempre
dispuesta a escuchar y actuar, dado su compromiso con los círculos. Los miembros de
los círculos reciben reconocimientos no financieros por las mejoras conseguidas.
2.4 CULTURA JAPONESA
Después de la Segunda Guerra Mundial, al sufrir Japón estragos por este acontecimiento
era necesario que tomaran de nuevo el camino que los llevaría a la cima de las potencias
económicas y productivas del mundo, y lo lograron mediante la implantación y convicción
de una cultura en calidad, para comprender en que consiste la cultura Japonesa es
necesario conocer las aportaciones de algunas personalidades que han contribuido al
desarrollo de esta ideología.
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La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
Kaoru Ishikawa
El gurú de la calidad, Kaoru Ishikawa, nació en la ciudad de Tokio, Japón en el año de
1915, es graduado de la Universidad de Tokio. Ishikawa es hoy conocido como uno de
los más famosos gurús de la calidad mundial. La teoría de Ishikawa era manufacturar a
bajo costo. Dentro de su filosofía de calidad él dice que la calidad debe ser una
revolución de la gerencia. El control de calidad es desarrollar, diseñar, manufacturar y
mantener un producto de calidad. Algunos efectos dentro de empresas que se logran
implementando el control de calidad son la reducción de precios, bajan los costos, se
establece y mejora la técnica, entre otros.
Kaoru Ishikawa también da a conocer al mundo sus siete herramientas básicas que son:
gráfica de pareto, diagrama de causa-efecto, estratificación, hoja de verificación,
histograma, diagrama de dispersión, y gráfica de control de Schewhart.
Kaoru Ishikawa dice que practicar el control de calidad (CTC) es desarrollar, diseñar,
manufacturar y mantener un producto de calidad que sea él más económico, el más útil y
siempre satisfactorio para el consumidor.
Ishikawa fue profesor en la Universidad de Tokio y fundador de la Union of Japanese
Scientists and Engineers (UJSE), esta se ocupaba de promover la calidad dentro de
Japón durante la época de la post-guerra. El incluso promovió ideas revolucionarias de
calidad durante gran parte de su vida. Ishikawa inicio los círculos de calidad en la "Nippon
Telegraph and Cable" en el año de 1962. Definió a los clientes como internos y externos
a las organizaciones. La carrera de Kaoru Ishikawa en algunas formas es paralela a la
historia económica del Japón contemporáneo. Ishikawa, como el Japón entero,
aprendieron las bases del control de calidad estadístico que los Americanos
desarrollaron.
Pero justo como los logros económicos del Japón no son limitados a imitar productos
extranjeros, los logros de calidad del Japón e Ishikawa en particular van mas allá de la
aplicación eficiente de ideas importadas. Es posible que la contribución más importante
de Ishikawa haya sido su rol en el desarrollo de una estrategia de calidad japonesa. Para
los japoneses la calidad es parte de sus propias vidas, no solo la aplican de arriba a
75
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
abajo en una empresa, sino que también al producto, dentro del proceso de producción,
tanto bajo el uso del cliente.
Uno de los logros más importantes de la vida de Kaoru Ishikawa fue contribuir al éxito de
los círculos de calidad.
El diagrama de causa - efecto, frecuentemente llamado el diagrama de Ishikawa,
posiblemente es el diagrama que lo hizo mayormente conocido. Este diagrama ha
demostrado ser una herramienta muy poderosa que puede ser fácilmente utilizada para
analizar y resolver problemas, es tan simple que cualquier persona lo puede aplicar. A
pesar que los círculos de calidad se desarrollaron primero en Japón, se expandieron a
más de 50 países, una expansión que Ishikawa jamás se hubiera imaginado.
Originalmente, Ishikawa creía que los círculos dependían de factores únicos que se
encontraban en la sociedad japonesa. Pero después de ver círculos creándose en
Taiwán y Corea del Sur, él teorizó que los círculos de calidad pueden desarrollarse en
cualquier país del mundo siempre y cuando dicho país utilizara el alfabeto Chino.
El razonamiento de Ishikawa era que el alfabeto Chino, uno de los sistemas de escritura
más difíciles pueden ser aprendidos solo con mucho estudio, en esa época el trabajo
duro y el deseo de la educación se hicieron sumamente importantes en esos países.
Ishikawa llama a los altos directivos y a los obreros como la asociación de papasmaestros en los círculos de calidad. A pesar de que los círculos de calidad fueron ideas
tempranas de los japoneses en adaptarse en el occidente. Ishikawa siempre estuvo alerta
de la importancia de la alta dirección. Apoyo de los empresarios más altos es una clave
elemental para las estrategias de calidad dentro del Japón. A finales de los años 50 y
principios de los 60 el desarrollo cursos de control de calidad para ejecutivos y altos
empresarios. El también ayudo a elaborar una conferencia muy famosa que se llama:
Annual Quality Control Conference for Top Management en 1963.
Como miembro del comité para el premio Deming, Ishikawa desarrollo una auditoria
rigurosa que determina cuales compañías son candidatas para el premio Deming. Dicha
auditoria requiere la participación de los altos ejecutivos de la empresa. De acuerdo a
Ishikawa el saber de la gente que la empresa es activa y se mueve hacia la mejora es el
76
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Adquisiciones.
mejor premio que el ganador puede recibir. Kaoru Ishikawa fue chairman del consejo
editorial mensual "Statistical Quality Control" y "Reports of Statistical Applications
Research", Kaoru Ishikawa también estuvo involucrado en la creación del logotipo y
bandera de la calidad. Ishikawa estuvo involucrado en actividades de la estandarización
internacional y japonesa a principios de los 50.
En su discurso al recibir la medalla Shewhart, Ishikawa llamo estandarización y control
de calidad como "dos ruedas de un mismo carro". Su énfasis puede ser sorprendente
para algunos que piensan que los estándares no se pueden cambiar, que piensan que
son rígidos.
Pero Ishikawa dice que los estándares necesitan cambia, a través de su carrera, Ishikawa
trabajo en muchas cosas, pero siempre bajo su filosofía.
Estilos y etapas de un proceso continuo que tiene por finalidad satisfacer plenamente al
cliente para lograr su lealtad. El compromiso del Management, empezando por el
"número uno" de la empresa.
Genichi Taguchi
El Dr. Genichi Taguchi nació en Japón en 1924, graduándose en la Escuela Técnica de la
Universidad Kiryu, y más tarde recibió el Doctorado en la Universidad Kyushu en 1962.
Trabajó en el Astronomical Department of the Navigation Institute del entonces Imperio
Japonés; más tarde trabaja en el Ministerio de Salud Pública y en el Institute of Statistical
Mathematics. Sin embargo, su principal etapa profesional ha sido dentro de la Electrical
Communication Laboratory (ECL) de la Nippon Telephone and Telegraph Co. (19481961) en donde se enfocó a la mejora de la productividad en la investigación y
desarrollo.
Posterior a esto, es profesor para la Universidad Aoyama Gaukin de Tokio y consultor
para empresas tan importantes como Toyota Motors y Fuji Films. Es miembro de la Japan
Association for Quality Control, la Japan Association for Industrial Engineering, la Japan
Association for Applied Statistics y la Central Japan Quality Control Association.
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La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
Entre sus publicaciones destacan Introduction to Quality Engineering, Systems of
Experimental Design, Robust Engineering y The Mahalanobis-Taguchi System. Ha
recibido el Premio Deming en cuatro ocasiones por sus aportaciones sobre calidad. En
1989 le es concedida la medalla con banda púrpura al avance tecnológico y económico
por el Emperador Akihito.
La contribución más importante del Dr. Taguchi, ha sido la aplicación de la estadística y la
ingeniería para la reducción de costos y mejora de la calidad en el diseño de productos y
los procesos de fabricación. En sus métodos emplean la experimentación a pequeña
escala con la finalidad de reducir la variación y descubrir diseños robustos y baratos para
la fabricación en serie. Las aplicaciones más avanzadas de los Métodos Taguchi,
permiten desarrollar tecnología flexible para el diseño y fabricación de familias de
productos de alta calidad, reduciendo los tiempos de investigación, desarrollo y entrega
del diseño.
Shigeo Shingo
Nació en Japón en 1909, Shigeo Shingo tal vez no es tan conocido en Occidente como
Ishikawa y Taguchi, aunque la incidencia de su trabajo, especialmente en Japón, ha sido
inmensa. Después de graduarse en Ingeniería Mecánica en la Escuela Técnica
Yamanahsi en 1930, se incorporó a la Fábrica de Ferrocarriles Taipei, en Taiwán, donde
introdujo los métodos de gestión científica. Es interesante advertir que los sistemas
poka-yoke, al utilizar dispositivos que evitan la aparición de defectos, obvian la necesidad
de medición. En general, los sistemas poka-yoke comprenden dos fases: el aspecto de
detección y el aspecto de regulación. La detección se puede realizar de diferentes
maneras: contacto material, interruptores de fin de carrera, células fotoeléctricas,
interruptores sensibles a la presión, termostatos, etc. La regulación se puede producir
mediante una alarma (una luz intermitente, el zumbido de una sirena), o asumiendo el
control (prevención, para automática de una máquina), o ambas cosas a la vez.
Shingo había sido un firme defensor de la aplicación del control estadístico de procesos
desde que tuvo sus primeras nociones de él. Gradualmente, a medida que fue realizando
más proyectos con los sistemas poka-yoke, su entusiasmo por el Control Estadísticos de
Procesos se desvaneció. La mejora a partir de los métodos estadísticos proviene de la
detección y medición de los defectos y de una reacción ante ellos; sus métodos evitan los
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La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
defectos. Además, los métodos estadísticos utilizan técnicas de muestreo; sus métodos
poka-yoke permiten realizar una inspección del 100% y hacen que la medición sea
innecesaria.
En 1977, finalmente se liberó del hechizo de los métodos estadísticos cuando una
factoría de la División de Lavadoras Automáticas de Matsushita llevaba ya 7 meses
funcionando sin defecto alguno en su línea de montaje de tuberías de desagüe en la que
trabajaban 23 obreros que fabricaban 30.000 unidades al mes. Desde entonces, muchas
más compañías han estado durante meses sin sufrir defectos, gracias a la utilización de
los métodos de Control de Calidad Cero de Shingo.
Los sistemas poka-yoke mejoran la eficacia del proceso, evitan desperdicios y reducen
costes; factores críticos para la medición y mejora de cualquier organización. En 1969,
mientras trabajaba para Toyota, Shingo concibió un sistema conocido como Cambio de
Troquel en Un Minuto o SMED, en el acrónimo inglés con que se conoce en la industria.
Esta metodología de mejora reduce de un modo similar los desperdicios. El propósito del
SMED es: minimizar la cantidad de tiempo que se gasta cuando se realizan cambios de
utillaje, reducir los períodos de inactividad, aumentar la flexibilidad de la producción,
evitar la necesidad de largos procesos de fabricación y de grandes lotes.
Las existencias de materiales se pueden reducir espectacularmente y hay menos
necesidad de mantener grandes existencias de productos terminados para cubrir las
interrupciones de producción.
2.5 LIDERAZGO
El liderazgo es un tema crucial hoy en día en donde las fronteras se han abierto al
comercio global; donde las organizaciones y empresas permanentemente se encuentran
en una constante lucha por ser cada vez más competitivas, lo que ha generado que las
personas que las conforman sean eficientes y capaces de dar mucho de si para el
bienestar de la organización o empresa. Al hablar de organizaciones y personas es
indispensable mencionar a los conductores, los líderes de hoy, aquellos que logran el
éxito de sus organizaciones y que orientan a sus subordinados a conseguirlo.
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La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
El líder como toda persona posee muchos defectos y virtudes que debe conocer; esto
implica mirar primero dentro de uno mismo, conocerse para luego entender a los demás y
reflejar lo que quiere lograr, lo que busca alcanzar con los demás para conseguir el éxito.
Este análisis nos llevara a entendernos para luego conocer a los demás y de esta forma
mejorar nuestro desempeño como líderes que somos, sea para beneficio personal y/o de
nuestra organización.
Distinguir entre liderazgo y administración ofrece importantes ventajas analíticas. Permite
singularizar el liderazgo para su estudio sin la carga de requisitos relativos al tema,
mucho más general, de la administración. El liderazgo es un aspecto importante de la
administración.
La capacidad para ejercer un liderazgo efectivo es una de las claves para ser
administrador eficaz; así mismo, el pleno ejercicio de los demás elementos esenciales de
la administración(la realización de la labor administrativa con todo lo que ésta entraña)
tiene importantes consecuencias en la certeza de que un administrador será un líder
eficaz, los administradores deben ejercer todas las funciones que corresponden a su
papel a fin de combinar recursos humanos y materiales en el cumplimiento de objetivos.
La clave para lograrlo es la existencia de funciones claras y de cierto grado de
discrecionalidad o autoridad en apoyo a las acciones de los administradores.
La esencia del liderazgo son los seguidores. En otras palabras, lo que hace que una
persona sea líder es la disposición de la gente a seguirla. Además, la gente tiende a
seguir a quienes le ofrecen medios para la satisfacción de sus deseos y necesidades. El
liderazgo y la motivación están estrechamente interrelacionados. Si se entiende la
motivación, se apreciará mejor qué desea la gente y la razón de sus acciones.
DEFINICIÓN DE LIDERAZGO
Según el Diccionario de la Lengua Española (1986), liderazgo se define como la
dirección, jefatura o conducción de un partido político, de un grupo social o de otra
colectividad. El Diccionario de Ciencias de la Conducta (1956), lo define como las
"cualidades de personalidad y capacidad que favorecen la guía y el control de otros
individuos".
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La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
Otras definiciones son: -"El liderazgo es un intento de influencia interpersonal, dirigido a
través del proceso de comunicación, al logro de una o varias metas"
Rallph M. Stogdill, en su resumen de teorías e investigación del liderazgo, señala que
"existen casi tantas definiciones del liderazgo como personas que han tratado de definir el
concepto. Aquí, se entenderá el liderazgo gerencial como el proceso de dirigir las
actividades laborales de los miembros de un grupo y de influir en ellas. Esta definición
tiene cuatro implicaciones importantes.

En primer término, el liderazgo involucra a otras personas; a los empleados o
seguidores. Los miembros del grupo; dada su voluntad para aceptar las órdenes del
líder, ayudan a definir la posición del líder y permiten que transcurra el proceso del
liderazgo; sino hubiera a quien mandar, las cualidades del liderazgo serían irrelevante.

En segundo el liderazgo entraña una distribución desigual del poder entre los
líderes y los miembros del grupo. Los miembros del grupo no carecen de poder;
pueden dar forma, y de hecho lo hacen, a las actividades del grupo de distintas
maneras. Sin embargo, por regla general, el líder tendrá más poder.

El tercer aspecto del liderazgo es la capacidad para usar las diferentes formas del
poder para influir en la conducta de los seguidores, de diferentes maneras. De hecho
algunos líderes han influido en los soldados para que mataran y algunos líderes han
influido en los empleados para que hicieran sacrificios personales para provecho de la
compañía. El poder para influir nos lleva al cuarto aspecto del liderazgo.

El cuarto aspecto es una combinación de los tres primeros, pero reconoce que el
liderazgo es cuestión de valores. James MC Gregor Burns argumenta que el líder que
para por alto los componentes morales del liderazgo pasará a la historia como un
malandrín o algo peor. El liderazgo moral se refiere a los valores y requiere que se
ofrezca a los seguidores suficiente información sobre las alternativas para que, cuando
llegue el momento de responder a la propuesta del liderazgo de un líder, puedan elegir
con inteligencia.
Chiavenato, Idalberto (1993), Destaca lo siguiente:
"Liderazgo es la influencia interpersonal ejercida en una situación, dirigida a través del
proceso de comunicación humana a la consecución de uno o diversos objetivos
específicos".
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La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
Cabe señalar que aunque el liderazgo guarda una gran relación con las actividades
administrativas y el primero es muy importante para la segunda, el concepto de liderazgo
no es igual al de administración. Warren Bennis, al escribir sobre el liderazgo, a efecto de
exagerar la diferencia, ha dicho que la mayor parte de las organizaciones están sobre
administradas y sublidereadas. Una persona quizás sea un gerente eficaz (buen
planificador y administrador) justo y organizado-, pero carente de las habilidades del líder
para motivar.
Otras personas tal vez sean líder eficaces, con habilidad para desatar el entusiasmo y la
devolución, pero carente de las habilidades administrativas para canalizar la energía que
desatan en otros. Ante los desafíos del compromiso dinámico del mundo actual de las
organizaciones, muchas de ellas están apreciando más a los gerentes que también tiene
habilidades de líderes.
IMPORTANCIA DEL LIDERAZGO

Es importante por ser la capacidad de un jefe para guiar y dirigir.

Una organización puede tener una planeación adecuada, control y procedimiento
de organización y no sobrevivir a la falta de un líder apropiado.

Es vital para la supervivencia de cualquier negocio u organización.

Por lo contrario, muchas organizaciones con una planeación deficiente y malas
técnicas de organización y control han sobrevivido debido a la presencia de un
liderazgo dinámico.
TENDENCIAS DEL LIDERAZGO
A medida que cambian las condiciones y las personas, cambian los estilos de liderazgo.
Actualmente la gente busca nuevos tipos de líder que le ayuden a lograr sus metas.
Históricamente han existido cinco edades del liderazgo (y actualmente estamos en un
periodo de transición hacia la sexta). Ellas son:

Edad del liderazgo de conquista. Durante este período la principal amenaza era la
conquista. La gente buscaba el jefe omnipotente; el mandatario despótico y
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La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
dominante que prometiera a la gente seguridad a cambio de su lealtad y sus
impuestos.

Edad del liderazgo comercial. A comienzo de la edad industrial, la seguridad ya no
era la función principal de liderazgo la gente empezaba a buscar aquellos que
pudieran indicarle como levantar su nivel de vida.

Edad del liderazgo de organización. Se elevaron los estándares de vida y eran
más fáciles de alcanzar. La gente comenzó a buscar un sitio a donde
"pertenecer". La medida del liderazgo se convirtió en la capacidad de organizarse.

Edad del liderazgo e innovación. A medida que se incrementa la taza de
innovación, con frecuencia los productos y métodos se volvían obsoletos antes de
salir de la junta de planeación. Los líderes del momento eran aquellos que eran
extremadamente innovadores y podían manejar los problemas de la creciente
celeridad de la obsolencia.

Edad del liderazgo de la información. Las tres últimas edades se han desarrollado
extremadamente rápido (empezó en la década del 20). Se ha hecho evidente que
en ninguna compañía puede sobrevivir sin líderes que entiendan o sepan como se
maneja la información. El líder moderno de la información es aquella persona que
mejor la procesa, aquella que la interpreta más inteligentemente y la utiliza en la
forma más moderna y creativa.

Liderazgo en la "Nueva Edad".
Las características del liderazgo que
describiremos, han permanecido casi constante durante todo el siglo pasado.
Pero con la mayor honestidad, no podemos predecir qué habilidades especiales
van ha necesitar nuestros líderes en el futuro. Podemos hacer solo conjeturas
probables. Los líderes necesitan saber como se utilizan las nuevas tecnologías,
van ha necesitar saber como pensar para poder analizar y sintetizar eficazmente
la información que están recibiendo, a pesar de la nueva tecnología, su
dedicación debe seguir enfocada en el individuo. Sabrán que los líderes dirigen
gente, no cosas, números o proyectos. Tendrán que ser capaces de suministrar la
que la gente quiera con el fin de motivar a quienes están dirigiendo. Tendrán que
desarrolla su capacidad de escuchar para describir lo que la gente desea. Y
tendrán que desarrollar su capacidad de proyectar, tanto a corto como a largo
plazo, para conservar un margen de competencia.
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La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
ESTILOS DE LIDERAZGO
Cuando ya le ha sido asignada la responsabilidad del liderazgo y la autoridad
correspondiente, es tarea del líder lograr las metas trabajando con y mediante sus
seguidores. Los líderes han mostrado muchos enfoques diferentes respecto a como
cumplen con sus responsabilidades en relación con sus seguidores. El enfoque más
común para analizar el comportamiento del líder es clasificar los diversos tipos de
liderazgo existentes. Los estilos varían según los deberes que el líder debe desempeñar
solo, las responsabilidades que desee que sus superiores acepten y su compromiso
filosófico hacia la realización y cumplimiento de las expectativas de sus subalternos. Se
han usado muchos términos para definir los estilos de liderazgo, pero tal vez el más
importante ha sido la descripción de los tres estilos básicos: el líder autócrata, el líder
participativo y el líder de rienda suelta.

LÍDER AUTÓCRATA: Un líder autócrata asume toda la responsabilidad de la
toma de decisiones, inicia las acciones, dirige, motiva y controla al subalterno. La
decisión y la gula se centralizan en el líder. Puede considerar que solamente él es
competente y capaz de tomar decisiones importantes, puede sentir que sus
subalternos son incapaces de guiarse a sí mismos o puede tener otras razones
para asumir una sólida posición de fuerza y control. La respuesta pedida a los
subalternos es La obediencia y adhesión a sus decisiones. El autócrata observa
los niveles de desempeño de sus subalternos con la esperanza de evitar
desviaciones que puedan presentarse con respecto a sus directrices.

LÍDER PARTICIPATIVO: Cuando un líder adopta el estilo participativo, utiliza la
consulta, para practicar el liderazgo. No delega su derecho a tomar decisiones
finales y señala directrices específicas a sus subalternos pero consulta sus ideas
y opiniones sobre muchas decisiones que les incumben. Si desea ser un líder
participativo eficaz, escucha y analiza seriamente las ideas de sus subalternos y
acepta sus contribuciones siempre que sea posible y práctico. El líder participativo
cultiva la toma de decisiones de sus subalternos para que sus ideas sean cada
vez más útiles y maduras.
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La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
Impulsa también a sus subalternos a incrementar su capacidad de auto control y los insta
a asumir más responsabilidad para guiar sus propios esfuerzos. Es un líder que apoya a
sus subalternos y no asume una postura de dictador. Sin embargo, la autoridad final en
asuntos de importancia sigue en sus manos.

LÍDER QUE ADOPTA EL SISTEMA DE RIENDA SUELTA O LÍDER LIBERAL:
Mediante este estilo de liderazgo, el líder delega en sus subalternos la autoridad
para tomar decisiones Puede decir a sus seguidores "aquí hay un trabajo que
hacer. No me importa cómo lo hagan con tal de que se haga bien". Este líder
espera que los subalternos asuman la responsabilidad por su propia motivación,
guía y control.
Excepto por la estipulación de un número mínimo de reglas, este estilo de liderazgo,
proporciona muy poco contacto y apoyo para los seguidores. Evidentemente, el
subalterno tiene que ser altamente calificado y capaz para que este enfoque tenga un
resultado final satisfactorio.
Desde luego, existen diversos grados de liderazgo entre estos estilos; sólo se analizaron
tres de las posiciones más definidas .En una época, algunos autores y administradores
separaban uno de estos estilos de liderazgo y lo promovían como la panacea para todas
las necesidades de supervisión.
La mayoría dio énfasis a la administración participativa, aunque el estilo autócrata tuvo
varios defensores que lo promovían como la única técnica eficaz. Ocasionalmente existen
promotores del estilo de rienda suelta que afirman que es un estilo singularmente
provechoso.
Las tendencias más recientes enfatizan la necesidad de adaptación y flexibilidad en el
uso de los estilos de liderazgo, como oposición al perfeccionamiento de uno solo de
dichos estilos." Se cree que en la sociedad dinámica actual son raros los administradores
cuyos pensamientos y preferencias sean completamente iguales y los trabajadores que
tengan idénticas capacidades y necesidades.
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La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
Y casi nunca hay dos organizaciones que tengan metas y objetivos idénticos. Debido a
esto, por lo general se recomienda que el administrador tome en cuenta una serie de
factores para determinar qué estilo de liderazgo es apropiado para cada situación.
En pocas palabras, un estilo de liderazgo será más eficaz si prevalecen determinados
factores situacionales, en tanto que otro estilo puede ser más útil silos factores cambian.
2.6 PRODUCTIVIDAD
El único camino para que un negocio pueda crecer y aumentar su rentabilidad (o sus
utilidades) es aumentando su productividad. Y el instrumento fundamental que origina
una mayor productividad es la utilización de métodos, el estudio de tiempos y un sistema
de pago de salarios.
Del costo total a cubrir en una empresa típica de mano factura de productos metálicos,
15% es para mano de obra directa, 40% para gastos generales. Se debe comprender
claramente que todos los aspectos de un negocio o industria - ventas, finanzas,
producción, ingeniería, costos, mantenimiento y administración- son áreas fértiles para la
aplicación de métodos, estudio de tiempos y sistemas adecuados de pago de salarios.
Hay que recordar que las filosofías y técnicas de métodos, estudio de tiempos y sistemas
de pago de salarios son igualmente aplicables en industrias no manufactureras. Por
ejemplo: Sectores de servicio como hospitales, organismos de gobierno y transportes.
Siempre que hombres, materiales e instalaciones se conjugan para lograr un cierto
objetivo la productividad se puede mejorar mediante la aplicación inteligente de los
principios de métodos, estudios de tiempos y sistema de pago de salarios.
¿Qué es Productividad?
Productividad puede definirse como la relación entre la cantidad de bienes y servicios
producidos y la cantidad de recursos utilizados. En la fabricación la productividad sirve
para evaluar el rendimiento de los talleres, las máquinas, los equipos de trabajo y los
empleados.
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La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
Productividad en términos de empleados es sinónimo de rendimiento. En un enfoque
sistemático decimos que algo o alguien es productivo con una cantidad de recursos
(Insumos) en un periodo de tiempo dado se obtiene el máximo de productos.
La productividad en las máquinas y equipos esta dada como parte de sus características
técnicas. No así con el recurso humano o los trabajadores. Deben de considerarse
factores que influyen.
¿Como se mide la Productividad?
La productividad se define como la relación entre insumos y productos, en tanto que la
eficiencia representa el costo por unidad de producto. Por ejemplo: En el caso de los
servicios de salud, la medida de productividad estaría dada por la relación existente entre
el número de consultas otorgadas por hora/médico.
La productividad se mediría a partir del costo por consulta, mismo que estaría integrado
no solo por el tiempo dedicado por el médico a esa consulta, sino también por todos los
demás insumos involucrados en ese evento particular, como pueden ser materiales de
curación medicamentos empleados, tiempo de la enfermera, etc.
Factores internos y Externos que afectan la Productividad

Factores Internos:
* Terrenos y edificios
* Materiales
* Energía
* Máquinas y equipo
* Recurso humano
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La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.

Factores Externos:
* Disponibilidad de materiales o materias primas.
* Mano de obra calificada
* Políticas estatales relativas a tributación y aranceles
* Infraestructura existente
* Disponibilidad de capital e interese
* Medidas de ajuste aplicadas
La productividad es, sobre todo, una actitud de la mente. Ella busca mejorar
continuamente todo lo que existe. Está basada en la convicción de que uno puede hacer
las cosas mejor hoy que ayer y mejor mañana que hoy. Además, ella requiere esfuerzos
sin fin para adaptar actividades económicas a condiciones cambiantes aplicando nuevas
teorías y métodos.
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La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
Unidad 3.
Recursos Humanos.
3.1 ELEMENTOS BÁSICOS DE LA INTEGRACIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS
3.1.1 VALUACIÓN DE PUESTOS
La valuación de puestos, es una técnica que consiste en un conjunto de procedimientos
sistemáticos para determinar el valor relativo de cada puesto. Se tiene en cuenta las
responsabilidades, habilidades, esfuerzos y las condiciones de trabajo. El objetivo de la
evaluación de puestos es decidir el nivel de las remuneraciones.
Es recomendable que la valuación sea realizada por personal con capacitación especial,
que recibe el nombre de analista de puestos. Cuando se emplea un grupo de personas
(gerentes) o especialistas, el grupo recibe el nombre de comité de valuación de puestos.
Los métodos o formas más comunes para hacer la valuación de puestos son:
1. Jerarquización de puestos: es el método más sencillo (y menos preciso) para llevar a
cabo una valuación de puestos. Los especialistas verifican la información procedente del
análisis de puestos, cada puesto se integra en una escala subjetiva, de acuerdo con su
importancia relativa en comparación con los otros. Estas son jerarquizaciones generales,
aunque es posible también que los evaluadores consideren el grado de responsabilidad,
capacitación, esfuerzo y condiciones de trabajo que conlleva la función.
Las escalas de compensación económica que se basan en jerarquizaciones amplias
garantizan que los puestos más importantes sean mejor pagados, pero debido a la falta
de precisión, los niveles de pago resultantes pueden ser distorsionados.
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La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
2. Graduación de puestos: la graduación o clasificación de puestos es un método algo
más completo, aunque tampoco muy preciso. Consiste en asignar a cada puesto un
grado, es decir se ubican los puestos en niveles o clases.
En este método se hace previamente un análisis de los puestos a evaluarse, de tal
manera que de acuerdo a las responsabilidades del puesto se establecen las categorías.
La descripción que más se acerque a la descripción de puesto determina la graduación o
clasificación. Garantiza que los Colaboradores más importantes recibirán una
compensación más alta, pero la falta de precisión también puede conducir a distorsiones.
3. Comparación de factores: este método requiere que el comité de evaluación de
puestos compare los componentes esenciales de cada puesto. Los componentes
esenciales son los factores comunes a todos los puestos en evaluación, por ejemplo: el
grado de responsabilidad, capacitación, esfuerzo mental, esfuerzo físico y condiciones
laborales. Cada uno de estos factores se compara (uno a uno) respecto al mismo factor
en otros puestos. Esta evaluación permite que el comité determine la importancia relativa
de cada puesto. Se basa en los siguientes pasos:
1: Identificación de los factores esenciales. Decidir qué factores son significativos y
comunes para una amplia gama de puestos.
2: Selección y determinación de los puestos claves. Son los que se encuentran
comúnmente, tanto en la organización como en el mercado de trabajo,los puestos
esenciales se seleccionan porque es más sencillo identificar la tasa de mercado para
ellos. Es ideal que estos puestos sean considerados clave por los empleados y que cada
uno comprenda una amplia variedad de factores importantes que deben evaluarse.
3: Adscripción de salarios para puestos esenciales. Se concede un valor monetario a
cada componente básico de cada puesto. La proporción salarial concedida a los factores
de cada puesto dependerá de la importancia de cada factor.
4: Ubicación de los puestos esenciales en una tabla de comparación de factores. La
información se transfiera a una tabla de comparación de factores, de acuerdo con la
compensación salarial adscripta a cada factor esencial, se colocan los puestos básicos
que sirvieron para el estudio.
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La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
5: Evaluación de otros puestos. Una vez que se registran los puestos básicos y la
asignación de salarios para cada uno de sus factores esenciales, se puede proceder a la
evaluación de otros puestos, sirviéndose de los puestos típicos como indicadores.
6: Sistema de puntos: es el más empleado para la evaluación de puestos. En vez de
utilizar niveles salariales, utiliza puntos. Sus resultados son más precisos, porque permite
manejar con mayor detalle los factores esenciales.
Es recomendable el establecimiento de un comité evaluador. Pasos:
1: Determinación de los factores esenciales. Puede desarrollarse con los mismos
factores del método de comparación, pero generalmente profundiza más el análisis pues
descompone estos elementos en subfactores.
2: Determinación de los niveles de los factores. Dado que el nivel de responsabilidad
puede variar de uno a otro puesto, el sistema de puntos crea varios niveles asociados
con cada factor. Estos niveles ayudan a los analistas a fijar compensaciones para
diferentes grados de responsabilidad y otros factores esenciales.
3: Adjudicación de puntos a cada subfactor. Con los factores esenciales listados y los
diferentes niveles colocados como encabezados, se obtiene un sistema matricial de
puntuación. El comité asigna puntos, en forma subjetiva a cada subfactor. Esta
adjudicación de puntos permite que el comité conceda puntuaciones muy exactas a cada
elemento del puesto.
4: Adjudicación de puntos a los niveles. Ya asignados los puntos a cada elemento del
puesto del nivel IV, los analistas conceden puntos en cada nivel diferente, para resaltar la
importancia de cada uno.
5: Desarrollo del manual de evaluación. El manual incluye una explicación por escrito
de cada elemento del puesto. También define qué se espera, en términos de desempeño
de los cuatro niveles de cada subfactor. Esta información es necesaria para asignar
puntos a los puestos de acuerdo con su nivel.
6: Aplicación del sistema de puntuación. Cuando se encuentran listos el manual y la
matriz de puntuación, se puede determinar el valor relativo de cada puesto. Este proceso
es subjetivo. Requiere que el especialista en sueldos y salarios compare las
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La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
descripciones de puesto en el manual de evaluación, para cada subfactor. El punto de
coincidencia entre la descripción de puestos y la descripción del manual permite fijar el
nivel y los puntos de los subfactores de cada puesto.
Se suman los puntos de cada subfactor para identificar el número total de puntos del
puesto. Después de obtener la puntuación total para cada puesto, se establecen las
jerarquías relativas.
Al igual que con los otros métodos, estos resultados deben ser verificados por los
gerentes de departamento, para asegurarse de que las puntuaciones y los niveles
salariales establecidos son adecuados.
La valuación de puestos contribuye a evitar problemas sociales, legales y económicos,
que plantean los salarios, por la remuneración equitativa a los colaboradores por los
servicios que presta para trabajo igual, desempeñando en puesto y condiciones de
eficiencia iguales, contando con estructura adecuada y una política general de salarios,
las organizaciones pueden planear sus actividades y sus costos con un grado de mayor
certidumbre.
3.1.2 ANÁLISIS DE PUESTOS
Desde la época primitiva cuando los hombres comenzaron a formar grupos para alcanzar
sus objetivos que resultaban inalcanzables de modo individual, la administración ha sido
fundamental para lograr la coordinación del quehacer humano. La organización y la
división del trabajo generaron la necesidad de modelos para gestionar personas.
La forma de enfocar la gestión de los recursos humanos ha cambiado en
correspondencia con la dinámica del desarrollo social, influenciado por sucesos y
filosofías como la revolución industrial, la administración científica y la psicología
industrial.
Los estudios preelimínales en el Análisis y Descripción de Puestos de Trabajo (ADPT)
coinciden con la revolución industrial en Europa en Estados Unidos, Charles Babbage, en
Europa, y Frederick Taylor en la Unión Americana fueron los primeros autores que
plantearon que el trabajo podría y debía estudiarse de manera sistemática y en relación
con algún principio científico.
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La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
La revolución industrial estuvo caracterizada por el desarrollo rápido de la tecnología de
producción, la división y la especialización del trabajo, la producción en masa, mediante
procedimiento de ensamble, así como la reducción del trabajo físico pesado.
Con ella aparecieron métodos científicos aplicados a la ingeniería de producción y el
desarrollo computarizado de control.
Como uno de los resultados de la revolución industrial, los empleados comenzaron a
discutir colectivamente temas de interés mutuo y surgen los sindicatos que influyeron
notablemente en las relaciones entre empleados y patrones. El sindicalismo contribuyó a
la expansión de programas de beneficio para los empleados, a la definición clara de las
obligaciones laborales, a la implantación de estructuras sistemáticas de salarios y al
sistema de manejo de quejas entre otras más.
De forma paralela a la revolución industrial surgió la administración cientifica que fue un
intento por investigar métodos de producción y montaje y establecer la manera más
eficiente para realizar un trabajo. Se considera que el "padre" de este movimiento fue
Frederick Taylor.
La administración cientifica contribuyó a la profesionalización de la GRH. Se sustituyó el
enfoque de corazonada e intuición en la gestión, por el de diseño y planificación basados
en técnicas para la administración.
Después de la segunda guerra mundial, las investigaciones en el campo de la ingeniería
del factor humano comenzaron a experimentar en el diseño de las tecnologías, las
instalaciones y el equipamiento, obteniéndose resultados a finales de la década de 1940.
Algunos años después se hizo evidente que muchos de los problemas administrativos
existentes eran el resultado de fenómenos humanos en vez de mecánicos. Este
reconocimiento impulsó la intervención del psicólogo industrial en el mundo del trabajo,
introduciéndose la idea de que los trabajadores tenían necesidades emocionales y
psicológicas que debían considerarse en el trabajo, convirtiéndose la satisfacción del
trabajador y el compromiso con el trabajo en aspectos importantes, mejorando así
algunos aspectos relacionados con la gestión del personal como la selección,
capacitación, colocación, entre otras.
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La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
En la medida en que fueron cambiando las relaciones con los empleados y las personas
fueron más valiosas, los métodos y funciones de los Recursos Humanos se convirtieron
en aspectos claves de las organizaciones
Las tendencias actuales de la Gestión de los Recursos Humanos se dirigen hacia
enfoques sistemáticos prácticos, multidisciplinarios y participativos que consideran el
Análisis y Descripción de los Puestos de Trabajo (ADPT) como una herramienta básica
para el establecimiento de toda política de recursos humanos pues casi todos las
actividades desarrolladas en el área de recursos humanos se basan de uno u otro modo
en la información que proporciona este procedimiento.
3.1.3 DESCRIPCIÓN DE PUESTOS CONCEPTOS Y OBJETIVOS.
Antes de entrar en materia de conceptos, resulta conveniente realizar una serie de
reflexiones relacionadas todas ellas con la figura del puesto de trabajo, a partir de la
bibliografía consultada:
Respecto a su procedencia podemos afirmar que el análisis de los puestos de trabajo
nace y se desarrolla en el ámbito de la teoría y de las técnicas de la Organización
Científica del Trabajo. El núcleo de esta corriente estaba constituido por el estudio
organizado del trabajo, posterior análisis hasta conseguir reducirlo a sus elementos más
simples y la mejora sistemática del rendimiento del trabajador con relación a cada uno de
estos elementos.
El análisis de los puestos de trabajo es un proceso objetivo, en la medida en que no tiene
en consideración a la persona que ocupa el puesto de trabajo, sino al puesto en sí.
Aparece entonces el problema del analista de puestos: perder la orientación y
concentrarse en el titular del puesto de trabajo en lugar de hacerlo en el propio puesto,
ésta circunstancia también está presente en el proceso de valoración de los puestos de
trabajo.
Los puestos, curiosamente, son considerados como una posesión personal por parte de
sus ocupantes y ello unido al inevitable egocentrismo presente en la interpretación de las
percepciones individuales induce a los empleados a considerar este proceso como una
intromisión territorial molesta.
94
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
El puesto de trabajo determina en gran medida el rol que las personas juegan en las
organizaciones. Esto hace que se espere un determinado comportamiento en un
individuo por el simple hecho de ocupar un determinado puesto de trabajo.
El puesto de trabajo es el principal nexo de unión entre los empleados y la organización.
Efectivamente, este vínculo permite a los individuos realizar aportaciones para con su
organización, al tiempo que les permite recibir las recompensas pertinentes.
Las organizaciones pueden ser entendidas como conjuntos de personas que
desempeñan puestos de trabajo o como conjuntos de puestos de trabajo que son
ocupados por personas.
Con frecuencia suele ocurrir que diversas personas ocupan puestos de idéntico
contenido, luego, generalmente el número de puestos de trabajo es inferior al de
miembros de la compañía. No obstante, también pueden observarse situaciones
contrarias cuando una determinada firma convive con la figura del puesto vacante. En
este caso existe el puesto, pero no la persona que ha de ocuparlo.
3.1.4 EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO
Dado que la descripción de puestos nos indica las tareas, actividades, deberes y
obligaciones de las que es responsable la persona que ocupa el cargo, dicha descripción
nos servirá para determinar hasta que punto la persona está desarrollando un
rendimiento acorde a lo exigido por el puesto. Esto cobra especial relevancia si se está
utilizando un procedimiento de evaluación por objetivos o por valores.
Valoración de Puestos: El análisis y descripción de puestos de trabajo constituye la
herramienta básica a partir de la cual se determina el sistema de valoración de puestos a
utilizar. Sin el análisis de puestos de trabajo no resultaría posible la posterior realización
de la valoración, procedimiento mediante el que se pretende determinar el valor relativo
de los distintos puestos que componen una organización.
95
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
3.2. FUENTES DE RECLUTAMIENTO.
3.2.1. IMPORTANCIA.
De acuerdo con Werther, William B. Jr., “EL reclutamiento es el proceso de identificar e
interesar candidatos capacitados para llenar las vacantes de la organización. El proceso
de reclutamiento se inicia con la búsqueda de candidatos y termina cuando se reciben las
solicitudes de empleo”.7
Reclutamiento, dentro de la administración de recursos humanos significa,”un proceso
técnico que tiene por objeto abastecer a la empresa del mayor número de solicitudes
para contar con mejores oportunidades de escoger entre varios candidatos los idóneos”.
Al analizar los conceptos, concluimos que el reclutamiento es:
“El proceso de detectar y atraer a candidatos potenciales para que formen parte de una
organización social”
Frecuentemente, el reclutamiento empieza cuando un gerente inicia una requisición de
empleados, es decir un documento que especifica el puesto, el departamento, nivel
educativo, habilidades, la fecha en que es requerido para trabajar, etc.
Se apoya de las fuentes de reclutamiento, que son los diversos sitios donde pueden
encontrar personas calificadas. Se dividen en dos grupos: las internas y externas.
Y de los medios de reclutamiento, estos son los conductos o formas que se usan para
atraer empleados potenciales. La empresa debe de contar con diferentes recursos para
su funcionamiento, pero el personal es fundamental para el éxito de una empresa o
compañía. Por eso cuando se requiera cubrir un puesto, una de las principales
actividades que se debe de realizar es el reclutamiento.
Es importante llevar acabo el proceso de reclutamiento de la manera más adecuada y
atractiva, porque al ser mejor, atraerán a un
idóneos para cubrir una
mayor número posible de postulantes
vacante. Con el fin de evitar pérdida de tiempo, capital y
desarrollo de la productividad.
7
Werther William B., Jr. Administración de personal y recursos humanos, Quinta Edición, Editorial McGrill, 2000
96
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
3.2.2. RECLUTAMIENTO INTERNO.
Las empresas cuentan con fuentes de reclutamiento interno, es decir los empleados que
laboran en la compañía, constituyen una fuente para ser candidatos a otro puesto.
Al presentarse una determinada vacante, la empresa intenta cubrirla mediante la
reubicación de sus empleados, los cuales pueden ser ascendidos (movimiento vertical) o
transferidos (movimiento horizontal) o transferidos con promoción (movimiento diagonal).
Las principales ventajas son que los candidatos internos están familiarizados con la
organización y poseen información
más detallada acerca de las políticas, los
procedimientos, programas, etc., sirve como estímulo para que el personal se prepare y
realice mejor sus actividades, además la gerencia conoce muchas cualidades personales
y laborales del empleado.
Las políticas empresariales relacionadas con el empleo de familiares afectan en cierta
parte los esfuerzos de reclutamiento, estas varían pero es común que impidan la
contratación de familiares cercanos sobre todo cuando se trabaja en la misma área o
departamento.
Las fuentes de reclutamiento interno más comunes son:
Programas de promoción de información sobre vacantes. Los departamentos de
personal participan en procesos de promover y transferir al personal de la compañía
mediante programas de promoción de información sobre vacantes, a través de las cuales
se les informa a los empleados que vacantes existen y cuales son los requisitos para
llenarlas.
Empleados que se retiran. Una fuente de candidatos que a menudo se ignora es la que
componen los empleados que se retiran se la empresa por diversas razones, como no
cumplir con su jornada laboral o se han visto obligados a retirarse por diversas razones
legitimas y pueden volver a integrarse a la compañía.
Referencias y recomendaciones de los empleados o trabajadores. Una de las
mejores fuentes para obtener empleados que puedan desempeñarse eficazmente en un
puesto. Los recomendados de un empleado pueden recibir información mas precisa
acerca del puesto potencialmente deseado a ocupar y los beneficios que se obtienen.
97
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
3.2.3. RECLUTAMIENTO EXTERNO.
Las empresas lo llevan acabo cuando las vacantes no pueden ocuparse internamente,
por eso el departamento de recursos humanos debe identificar candidatos en el mercado
externo de trabajo.
Las fuentes externas de reclutamiento varían de acuerdo con el tipo de puesto y la
condición de la demanda laboral como:

Bolsas de trabajo de las universidades, escuelas tecnológicas o comerciales.

Agencias de empleo.

Ferias de empleo.

Solicitantes por iniciativa propia.

Compañías de identificación de personal a nivel ejecutivo.

Outsourcing.
Las bolsas de trabajo de las escuelas y universidades. Constituyen una de las más
importantes fuentes, ya que permite detectar candidatos con cierta preparación técnica y
por lo tanto se puede elegir de acuerdo a las necesidades de la empresa.
En la actualidad, podemos encontrar en la bolsa de trabajo el requerimiento de becarios.
Un becario es una forma especial de reclutamiento, que tiene como finalidad colocar a un
estudiante a un empleo temporal, sin ninguna obligación de parte de la empresa de
contratarlo de forma permanente o que él lo acepte después del termino de su carrera.
El principal beneficio que obtienen es la adquisición de experiencia laboral,porque pone
en práctica la teoría en el área que les correspone,además se ha observado que tienen
mayor progreso y facilidad para encontrar un empleo.
Agencias de empleo.Una agencia de empleo es una organización que ofrece a las
empresas a reclutar empleados y ayuda a las personas en la búsqueda de empleos,
98
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
estas llevan acabo funciones de reclutamiento y selección que han demostrado ser
benéficas en las empresas.
Generalmente, la agencia solicita al candidato que se presente en las oficinas de
personal de la empresa contratante. El pago de la agencia puede provenir de la empresa
contratante o del candidato.
Una tarifa común es un mes de sueldo o en algunos casos un porcentaje del ingreso
anual del empleado.
Ferias de empleo. En estas participan un solo empleador o un grupo, para atraer a un
gran número de solicitantes con el fin de realizarles una entrevista, estas se organizan
en determinadas comunidades o industrias.
La ventaja principal de las ferias es la opotunidad de conocer a un gran número de
candidatos en poco tiempo y es menos costoso que la contratación tradicional. En el caso
de los solicitantes pueden tener mayor acceso a las diferentes empresas.
Durante los periodos de alto desempleo, por lo regular las organizaciones mantienen una
oferta elevada de solicitantes calificados por las solicitudes que llegan, pero si hay bajo
desempleo quizás estas deberán anunciarse más o contratar una agencia.
Solicitantes por inicitaiva propia. Cuando las empresas tienen una buena imagen del
lugar de trabajo,atraen a candidatos competentes sin realizar grandes esfuerzos de
reclutamiento. Por propia iniciativa pueden acudir a una empresa específica para solicitar
empleo,porque tienen una impresión favorable, frecuentemente demuestran ser
empleados competentes.
Por lo regular se le pide a la persona que llene un formulario de solicitud de empleo, para
determinar sus intereses, actitudes, habilidades, etc.
Compañías de identificación de personal a nivel ejecutivo. Se especializan en buscar
personal de nivel ejecutivo, tiene un nivel más especializado que las agencias, solamente
contratan ciertos recursos humanos específicos, a cambio de un pago cubierto por la
empresa contratante.
99
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
Outsourcing. Los costos de reclutamiento y selección de personal son altos cuando se
toman en cuenta todos los gastos del proceso,por eso en la actualidad las empresas
están usando una alternativa: el outsourcing.
El outsourcing es el proceso que consiste en transferir la responsabilidad de un área de
servicio y sus objetivos a un proveedor externo.
La subcontratacion de diversas funciones a otras empresas ha sido una práctica común
y seguira creciendo con el transcuros del tiempo.
3.2.4. MEDIOS DE RECLUTAMIENTO.
Medios de Reclutamiento Interno
El departamento de Recursos Humanos debe tener la capacidad de indentificar a los
empleados actuales que puedan ocupar los puestos cuando estos estén disponibles,entre
las diferentes herramientas que utilizan son las base de datos de empleados,anuncios de
empleo,procedimientos de ofertas de empleo,etc.
Anuncio y oferta de empleo. El anuncio de empleo es un procedimeinto para comunicar
a los empleados de la empresa que existe un puesto vacante.La oferta de empleo es un
procedimiento que permite a los empleados que creen poseer las características
requeridas para solicitar el empleo. Anteriormente los empleos se anunciaban en un
tablero, en la actualidad las grandes empresas recurren al Internet.
Sin embargo, con estos procedimientos y el proceso en línea, tiene sus puntos negativos
como: para llevar acabo un sistemas eficaz se necesita una inversión de tiempo y
dinero,se les debe de explicar a los candidatos el porque no fueron seleccionados y
deben de elegir al solicitante más calificado para que el sistemas tenga credibilidad.
Verbalmente. Aviso del jefe inmediato o de la persona encargada del puesto que se este
requiriendo en dicha empresa hacia los empleados que en ella laboran.
Boletín interno. Es un papel que se reparte dentro de la misma empresa en donde se da
la información necesaria sobre algún puesto que se encuentre vacante.
100
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
Medios de Reclutamiento Externo
Al analizar las fuentes de reclutamiento,detecta la fuente más conveniente y trata de
atraer a los solicitantes usando los métodos específicos. Los medios que se utilizan son:
Anuncios. Es una forma de comunicar al público, las necesidades de empleo de la
empresa a través de la radio,televisión,periódico y el internet.
Sin importar el método utilizado,la empresa debe decidir que imagen corporativa desea
proyectar al definir el contenido del anuncio ,el por qué deben de estar interesados al
puesto y que indicación deben de seguir para considerarlos.
Cuando se trata de reclutar con urgencia una persona, generalmente se usan la radio y la
televisión,estos son los medios más demandados por la gente.
Anuncios en periódicos. Es común por su cobertura y a un costo relativamente bajo en
este medio,éstos generan un amplio número de candidatos,pero muchos no están
calificados y el procesamiento de la información es costoso.
Los anuncios de reclutamiento en el periódico se clasifican en: económicos y
desplegados.
Los primeros aparecen en la sección de empleos, pueden presentarse en palabras
mayúsculas y minúsculas, su costo está en proporción directa del número de palabras
que lo formen.
Los segundos también aparecen en la sección de empleos pero se caracterizan por
aparecer en recuadros marcados en diferentes tipos de letras y su costo está en
proporción de el número de lineas ágata.
La requisición al sindicato.Se usa cuando la empresa tiene la obligación de acudir al
sindicato titular del contrato colectivo de trabajo,para solicitar el abastecimiento de
recursoso humanos. Se usa una forma escrita donde aparecen los datos indispensables
del candidato,para orientar al responsable de la colocación de la persona adecuada.
Boletines. Parte de una serie de registros, se les otorga la información de los aspirantes
de una manera oportuna a las empresas afiliadas, generalmente estas empresas se
dedican a colocar solicitantes y hacen labor de reclutamiento y selección.
101
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
El costo de las empresas afiliadas se calcula sobre el porcentaje del salario que perciba
el personal colocado.
Los datos que se publican generalmente del aspirante son, sus datos personales, la
experiencia y a veces el salario que quieren obtener.
Cartel o manta. Anuncio o aviso impreso en algún tipo de papel o manta que se coloca
tanto fuera como dentro de la empresa y en lugares públicos con el fin de atraer posibles
candidatos, como en los centros comerciales y supermercados.
3.2.5. TÈCNICAS DE RECLUTAMIENTO
Test Psicológico
Evalúa el comportamiento y la personalidad de los candidatos de forma estandarizada,
para predecir su actuación en las diferentes actividades que llevaran acabo en la
empresa. Son de gran importancia para minimizar problemas o que ocurra el fracaso en
el proceso de selección de personal.
En éstas pruebas se consideran las siguientes áreas básicas como la inteligencia, sus
habilidades, destreza, interés y temperamento.
Las pruebas deben ser realizadas y aplicadas por personas especializadas, porque son
las responsables de la efectividad y confidencialidad de los resultados.
Test de Conocimientos
Evalúa el grado de habilidades, conocimientos y logros adquiridos en su trayectoria
académica y en el aspecto laboral de cada candidato. La prueba debe de aplicarse
deacuerdo al tipo de puesto que están solicitando, para que el resultado sea preciso y se
coloque a la persona en el área que realmente pueda desarrollarse y sobresalir.
Test de Personalidad
Mide uno o varios aspectos de la personalidad de un candidato, su objetivo es predecir si
las personas están capacitadas para aceptar situaciones de alta tensión así como su
102
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
capacidad para relacionarse adecuadamente con el equipo de trabajo o con las personas
externas que tengan relación con la empresa.
Test de Aptitud
Las pruebas de aptitud especializadas han sido diseñadas para predecir las
probabilidades de que el candidato pueda aprender un determinado trabajo o adquirir
ciertas habilidades como lógicas, matemáticas y verbales.
3.2.6. RECLUTAMIENTO VIRTUAL.
La velocidad y la amplia reserva de capacidades que ofrece la Web , hacen que el
proceso de reclutamiento sea más eficinte y rentable, tanto para el que contrata como
para el solicitante. El reclutamiento por internet no ha reemplazado totalmente al
reclutamiento tradicional,se ha convertido en una ayuda esencial para los reclutadores de
hoy en día.
Para aumentar al máximo el éxito de este tipo de reclutamiento, el encargado o gerente
del departamento de Recusroso Humanos deben realizar los siguientes puntos:

Investigar los sitios de empleo por internet y familiarizarse con las opciones
disponibles.

Participar en el desarrollo de la sección del reclutameinto de la página
corporativa,proporcionando los datos que los candidatos necesitan como
información sobre el puesto,la empresa, ambiente de trabajo,etc.

Redactar anuncios amplios porque, internet proporciona espacio suficiente
para describir completamente el puesto,la ubicación y la empresa.

Colocar anuncios en varios sitios importantes,incluyendo la página inicial de la
empresa y sitios comerciales de empleo en linea.

Vigilar tanto los anuncios tradicionales como por internet para evaluar la
rentabilidad.
El internet es un medio innovador y eficaz para atraer a los aspirantes, sin embargo del
mismo modo que en otros métodos de reclutamiento, no es una herramienta de
103
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
selección.No reemplaza las entrevistas personales ni otros pasos que se requieren para
evaluar a los candidatos.
3.2.7 EVALUACIÒN.
La evaluación del proceso de reclutamiento de personal es indispensable para identificar
deficiencias y realizar correcciones oportunas.
También para analizar si los aspirantes cubren el perfil requerido por la empresa, y si las
fuentes o medios de reclutamiento fueron los más adecuados para encontrarlos.
3.3 SELECCIÓN DE LOS RECURSOS
3.3.1 PROCESO DE SELECCIÓN.
Es la serie de técnicas encaminadas a encontrar a la persona adecuada para el puesto
requerido. Estas técnicas deben enfocarse en tres áreas, principalmente:
 Experiencia Laboral
 Trayectoria Académica y
 Aspectos Psicológicos.
104
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
Entrevista
En sentido estricto se puede decir que la entrevista es una forma de comunicación
interpersonal, que tiene por objeto proporcionar o recabar información o modificar
actitudes y en virtud de las cuales se toman determinadas decisiones. En la
administración de recursos humanos se encuentran con mayor frecuencia la de
selección, de ajuste de confrontación de resolución de problemas, entre otras.
105
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
Si la entrevista es una conversación y tiene un objetivo, habrá de considerarse que esto
implica una interrelación de los individuos entrevistado y entrevistador, que van a ejercer
una acción recíproca; y aunque es uno de los medios más antiguos para allegar
información del solicitante sigue representando a la fecha un elemento clave en el
proceso de selección, lo cual implica el conocimiento de diversas técnicas, a utilizar en la
misma, dependiendo de las características del entrevistado y de el nivel a que se esta
seleccionando.
Paralelamente el entrevistador requiere como profesional que es, adiestramiento y
supervisión adecuados y una autocrítica que le permita ir valorando los éxitos y
limitaciones en la realización de las mismas.
La tarea del entrevistador es prepara el ambiente en que se realizara la entrevista y el
cual puede condicionarse dependiendo esto de las reacciones del entrevistado que
pretende conocer.
Fases de la entrevista
Rapport. Este término significa “concordancia”, “simpatía”; es una etapa de la entrevista
que tiene como propósito disminuir las tensiones del solicitante y aunque en sentido
estricto el rapport debe reinar durante toda esta, un trato cordial ayuda a establecerlo,
preguntas que no pongan en tensión al candidato.
Cima. Dicha etapa se refiere a la realización de la entrevista propiamente y a través de
ella van a explorarse las áreas que se mencionaron de manera general y que sirven
también para la elaboración de la solicitud.
Historia Laboral. Aquí se pretende conocer la velocidad de progreso del individuo su
estabilidad, sus ingresos económicos, su actitud hacia la autoridad, sus habilidades para
relacionarse. El tipo de supervisión que ejerce, en resumen, la manera general en que se
desenvuelve en el ambiente de trabajo.
106
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
Historia educativa. En este proceso se pretende establecer si ha existido continuidad en
sus estudios, la duración de los mismos, los grados obtenidos o cual ha alcanzado el
candidato.
Historia Personal. La exploración de esta área en una entrevista de selección de
personal
ha sido objeto de críticas severas, por considerarse que la información
respectiva corresponde a la vida privada del solicitante y que la organización no tienen
derecho a investigarla.
No podemos pasar por alto que los conocimientos para un trabajo especifico pueden ser
proporcionados por la organización a la persona y no son por tanto patrones de
comportamiento que han sido aprendidos desde la infancia y muchos de ellos tenderán a
repetirse en la vida adulta si no en forma radical si con variaciones, las cuales en un
momento dado pueden ser determinantes en el desempeño adecuado del trabajo.
Tiempo Libre. Aquí se está buscando información sobre el uso que hace de su tiempo
libre, para precisar la manera como canaliza sus tensiones y hace uso de su
responsabilidad personal.
Cierre. Cinco o diez minutos antes de dar por terminada la entrevista, se anuncia el final
de la misma, dando oportunidad al solicitante para que haga las preguntas que estime
pertinentes y manifieste sus impresiones sobre la entrevista misma, y finalmente, se le de
a conocer cual es el siguiente paso a realizar.
3.3.2 EXÁMENES DE CONOCIMIENTOS
La realización de estas pruebas, usualmente las hace el futuro jefe inmediato, a fin de
comprobar que el candidato tiene los conocimientos, la habilidad y experiencia laboral
suficiente que el puesto exige.
107
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
3.3.3 MEDICIÓN PSICOLÓGICA
En esta etapa del proceso técnico de selección se hará una valoración de la habilidad y
potencialidad del individuo, así como de su capacidad en relación con los requerimientos
del puesto y las posibilidades de futuro desarrollo.
3.3.4 EXAMEN MÉDICO
El examen medico de admisión revista una importancia básica en las organizaciones, al
grado de llegar a influir en elementos tales como calidad y cantidad de producción,
índices de ausentismo y puntualidad y, siendo un poco más extenso, afecta los aspectos
de desarrollo de dicha organización.
3.3.5 EVALUACIÓN
Se evalúan y comparan los requerimientos del puesto con las características de los
candidatos. Hecho esto se presenta al jefe inmediato y, de ser necesario, al jefe del
departamento o gerente de área, apara su consideración y decisión final.
En este apartado, resulta importante insistir en que es recomendable que la decisión final
corresponda al jefe o jefes inmediatos del futuro empleado, por ser los directos
responsables del trabajo del futuro subordinado; al departamento de selección de
personal corresponde un papel asesor en dicha decisión final.
3.4 CAPACITACIÓN
La capacitación es una herramienta fundamental para la Administración de Recursos
Humanos, es un proceso planificado, sistemático y organizado que busca modificar,
mejorar y ampliar los conocimientos, habilidades y actitudes del personal nuevo o actual,
como consecuencia de su natural proceso de cambio, crecimiento y adaptación a nuevas
circunstancias internas y externas.
108
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
La capacitación mejora los niveles de desempeño y es considerada como un factor de
competitividad en el mercado actual. A continuación se presentan algunos conceptos
sobre Capacitación de personal:
*La capacitación consiste en proporcionar a los empleados, nuevos o actuales, las
habilidades necesarias para desempeñar su trabajo. Proceso de enseñanza de las
aptitudes básicas que los nuevos empleados necesitan para realizar su trabajo.
*La capacitación se considera como un proceso a corto plazo, en que se utiliza un
procedimiento planeado, sistemático y organizado, que comprende un conjunto de
acciones educativas y administrativas orientadas al cambio y mejoramiento de
conocimientos, habilidades y actitudes del personal, a fin de propiciar mejores niveles de
desempeño compatibles con las exigencias del puesto que desempeña, y por lo tanto
posibilita su desarrollo personal, así como la eficacia, eficiencia y efectividad empresarial
a la cual sirve.
Capacitación, o desarrollo de personal, es toda actividad realizada en una organización,
respondiendo a sus necesidades, que busca mejorar la actitud, conocimiento, habilidades
o conductas de su personal.
Concretamente, la capacitación: Busca perfeccionar al colaborador en su puesto de
trabajo. La necesidad de capacitación surge cuando hay diferencia entre lo que una
persona debería saber para desempeñar una tarea, y lo que sabe realmente.
Una de las principales responsabilidades de la supervisión es adelantarse a los cambios
previendo demandas futuras de capacitación, y hacerlo según las aptitudes y el potencial
de cada persona.
¿Dónde aplicar la Capacitación?
Los campos de aplicación de la capacitación son muchos, pero en general entran en una
de las cuatro áreas siguientes:
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La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
a) Inducción: Es la información que se brinda a los empleados recién ingresados.
Generalmente lo hacen los supervisores del ingresante. El departamento de RRHH
establece por escrito las pautas, de modo de que la acción sea uniforme y planificada.
b) Entrenamiento: Se aplica al personal operativo y se da en el mismo puesto de trabajo.
La capacitación se hace necesaria cuando hay novedades que afectan tareas o funciones
o cuando se hace necesario elevar el nivel general de conocimientos del personal.
c) Formación básica: Se desarrolla en organizaciones de cierta envergadura; procura
personal especialmente preparado, con un conocimiento general de toda la organización.
Se toma en general profesionales jóvenes, que reciben instrucción completa sobre la
empresa, y luego reciben destino.
d) Desarrollo de Jefes: Suele ser lo más difícil, porque se trata de desarrollar más bien
actitudes que conocimientos y habilidades concretas. En todas las demás acciones de
capacitación, es necesario el compromiso de la gerencia. Aquí, es primordial el
compromiso de la gerencia general, y de los máximos niveles de la organización.
El estilo gerencial de una empresa se logra no solo trabajando en común, sino sobre todo
con reflexión común sobre los problemas de la gerencia. En cualquiera de los casos,
debe planificarse adecuadamente tanto la secuencia como el contenido de las
actividades, de modo de obtener un máximo alineamiento.
Capacitación como Inversión.
La organización invierte recursos con cada colaborador al seleccionarlo, incorporarlo, y
capacitarlo. Para proteger esta inversión, la organización debería conocer el potencial de
sus hombres. Esto permite saber si cada persona ha llegado a su techo laboral, o puede
alcanzar posiciones más elevadas.
También permite ver si hay otras tareas de nivel similar que puede realizar, desarrollando
sus aptitudes y mejorando el desempeño de la empresa.
110
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
Otra forma importante en que la organización protege su inversión en recursos humanos
es por medio del planeamiento de carrera. Estimula las posibilidades de crecimiento
personal de cada colaborador, y permite contar con cuadros de reemplazo.
La capacitación, aunque está pensada para mejorar la productividad de la organización,
tiene importantes efectos sociales. Los conocimientos, destrezas y aptitudes adquiridos
por cada persona no solo lo perfeccionan para trabajar, sino también para su vida. Son la
forma más eficaz de protección del trabajador, en primer lugar porque si se produce una
vacante en la organización, puede ser cubierta internamente por promoción; y si un
trabajador se desvincula, mientras más entrenado esté, más fácilmente volverá a
conseguir un nuevo empleo.
Las promociones, traslados y actividades de capacitación son un importante factor de
motivación y retención de personal. Demuestran a la gente que en esa empresa pueden
desarrollar una carrera, o alcanzar un grado de conocimientos que les permita
desarrollarse.
Beneficios de Capacitar
La capacitación permite evitar la obsolescencia de los conocimientos del personal, que
ocurre generalmente entre los empleados más antiguos si no han sido actualizados.
También permite adaptarse a los rápidos cambios sociales, como la situación de las
mujeres que trabajan, el aumento de la población con títulos universitarios, la mayor
esperanza de vida, los continuos cambios de productos y servicios, el avance de la
informática en todas las áreas, y las crecientes y diversas demandas del mercado.
Disminuye la tasa de rotación de personal, y permite entrenar sustitutos que puedan
ocupar realizar nuevas funciones rápidas y eficazmente.Por ello, las inversiones en
capacitación redundan en beneficios tanto para la persona entrenada como para la
empresa.
111
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
3.5 SEGURIDAD E HIGIENE
Son el conjunto de normas expedidas para la protección de los trabajadores, orientadas a
evitar las causas de los accidentes y a prevenir las enfermedades profesionales, que
pueden traer a las personas una disminución de la aptitud para el desempeño de la
actividad, a la que se encuentren dedicados como consecuencia de la relación laboral.
Seguridad en el Trabajo
Es el conjunto de acciones que permiten localizar y evaluar los riesgos, y establecer las
medidas para prevenir los accidentes de trabajo. La seguridad en el trabajo es
responsabilidad compartida. Tanto de las autoridades como de empleadores y
trabajadores.
Higiene en el Trabajo
Es la disciplina dirigida al reconocimiento, evaluación y control de los agentes a que están
expuestos los trabajadores en su centro laboral y que pueden causar una enfermedad de
trabajo.
Objetivos:

Eliminar las causas de las enfermedades profesionales.

Reducir los efectos perjudiciales provocados por el trabajo en personas enfermas
o portadoras de defectos físicos.

Prevenir el empeoramiento de enfermedades y lesiones.

Mantener la salud de los trabajadores.

Aumentar la productividad por medio del control del ambiente de trabajo.
A continuación se mencionan los fundamentos legales que se deben considerar y
cumplir:

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.
112
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.

Ley Federal del Trabajo.

Reglamento Federal de Seguridad, Higiene y Medio Ambiente de Trabajo.

Ley del Seguro Social.
Estas son las normas de seguridad y métodos de prueba para las empresas:
•
Condiciones de seguridad e higiene.
•
Condiciones de seguridad, prevención, protección y combate de accidentes.
•
Equipo de Protección Personal.
•
Selección, uso y manejo en los centros de trabajo.
•
Constitución, Organización y Funcionamiento de las Comisiones de Seguridad e
Higiene en los centros de trabajo.
La empresa debe planear e implementar un programa de Higiene y Seguridad es un
conjunto de actividades que permiten mantener a los trabajadores y a la empresa con la
menor exposición posible a los peligros del medio laboral. Los costos relacionados con
los permisos de enfermedad, retiros por incapacidad, sustitución de empleados
lesionados o muertos, son mucho mayores que los que se destinan a mantener un
programa de Higiene y Seguridad.
113
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
UNIDAD IV.
COMPRAS Y ADQUISICIONES.
4.1 GENERALIDADES SOBRE LAS EMPRESAS.
Es importante tener en cuenta que la empresa es la organización o ente económico más
importante de la economía porque en ella giran aspectos necesarios como lo son todos
los recursos con los que cuenta la misma.
Este tema se refiere a los elementos que tienen mayor importancia y que se deben tomar
en cuenta para la presentación de una empresa, es decir, que la empresa debe contar
con los siguientes aspectos:
Descripción de la empresa: razón social, historia, misión, visión, valores, organización.
Descripción de productos o servicios: Catálogo de los mismos, precios, condiciones de
pago y entrega, etc.
Es necesario que la empresa este bien constituida ya que de eso dependerá la
credibilidad ante sus clientes y competencia.
4.1.1 DEFINICIÓN DE COMPRAS
Las compras pueden definirse como el proceso de decisión en el que las organizaciones
llegan a la conclusión de la necesidad de adquirir un producto o un servicio, por lo que
identificarán, evaluarán y elegirán a una marca y a un proveedor entre diferentes
alternativas.
114
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
4.1.2 IMPORTANCIA DEL ÁREA DE COMPRAS
En la actualidad son muchas las empresas que en su afán de aumentar su rentabilidad,
enfocan sus principales esfuerzos en las áreas de operaciones, financieras o de
marketing.
Sin embargo, otras áreas dentro de la misma empresa pueden ser también importantes
fuentes de rentabilidad, aquí destaca el área de compras y contrataciones. Esta área ha
sido tradicionalmente vista como una oficina que solo ejecuta, restándole de esta forma el
aspecto analítico que debiera tener.
¿Por qué es importante replantear el área de compras y contrataciones? Pues porque la
mayor parte del tiempo, esta se encuentra abocada a responder a la presión diaria de las
operaciones, y no puede dedicarle el suficiente tiempo para acciones de mayor valor
agregado en el mediano y largo plazo.
Esta área debe dejar de ser vista como un centro de costos y convertirse en un
generador de valor agregado para la empresa. Con solo ver que las compras de la
empresa representan el 60% o 70% del total de sus egresos, el gerente se dará cuenta
de que si logra disminuir esos porcentajes el impacto en las utilidades será notable.
Una empresa debe comprar insumos teniendo en cuenta el costo total de ese producto,
no solo el precio sino el uso y duración del mismo. Aunque hay empresas que buscan
hacer negocio con el proveedor que sea más rápido (así no cueste mucho) y otras que
prefieren al que trae más innovación.
4.1.3 OBJETIVOS
El departamento de compras tiene objetivos generales y específicos, los cuales deben de
cumplirse en su totalidad ya que ayuda al mejor rendimiento y utilización de los recursos
dichos objetivos se muestran a continuación:
115
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
Objetivos Generales.
1. Establecer normas y políticas, de acuerdo con las condiciones y
necesidades de la empresa.
2. Buscar y adquirir al precio justo, en la cantidad necesaria, con la mejor
calidad, el producto controlado, dentro del menor tiempo posible, con
capacidad y disponibilidad adquisitiva asegurada, y con cumplimiento
honesto.
3. Desarrollar y administrar las compras.
4. Establecer proveedores bien evaluados.
5. Estar informados de los cambios tecnológicos que puedan surgir en el uso
de nuevos materiales, para poder traducirlos en ahorro de costos, mejora
de calidad de materiales o artículos, mejora de servicios de adquisición y
distribución.
Objetivos Específicos.
1. Mantener los inventarios al nivel más bajo posible, pero lo suficiente para
alimentar satisfactoriamente las necesidades de producción.
2. Encontrar y desarrollar fuentes de abastecimiento.
3. Localizar nuevos materiales y productos.
4. Asegurar buen servicio de los proveedores, incluyendo entrega rápida y
calidad adecuada de los artículos.
5. Implantar políticas de compra que beneficien a la empresa.
116
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
6. Desarrollar óptimos procedimientos y controles.
7. Mantener un costo de operación económico en el departamento de
compras, que estará equilibrado con los buenos resultados obtenidos.
4.1.4 FUNCIÓN DEL ÁREA DE COMPRAS
La función del departamento de Comprar sin más preámbulos es ayudar a producir más
utilidades a la empresa. La obtención de utilidades es el objetivo primordial de toda
empresa, por lo tanto el comercio es uno de los actos que ayudan a generar éstas en la
medida que se realice una buena compra.
Los costos repercutirán directamente en el precio de venta del producto final, si estos son
bajos, podrá ofrecerse un precio de mercado competitivo y, como consecuencia, se
obtendrá un margen de utilidad mayor.
4.2 ELEMENTOS ESENCIALES DE UNA COMPRA.
Una compra es adquirir una cosa a cambio de cierta cantidad de dinero. Es el acto de
obtener el producto o servicio de la calidad correcta, al precio correcto y en el tiempo
correcto. Esta descripción conlleva al proceso administrativo; el departamento de
compras lleva un papel muy importante dentro de la administración de operaciones.
Se puede afirmar que comprar supone el proceso de localización y selección de
proveedores, adquisición de productos o materiales, luego de negociaciones sobre el
precio y condiciones de pago, así como el acompañamiento de dicho proceso para
garantizar su cumplimiento de las condiciones pactadas y en términos de mercadotecnia,
comprar es adquirir por un precio en dinero algún bien, derecho o mercancía.
Existen diversas razones por las que las compras adquieren especial importancia en toda
la actividad industrial, comercial y de servicios siendo éstas: la participación del
departamento de compras en la obtención de utilidades, la fijación del precio de compra,
117
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
la fijación del precio de venta, la operación eficiente de la inversión, y, los costos y
sustitución de materiales.
Los siguientes elementos que se consideran en una compra, son:
Fijación del Precio de Compra. El precio es lo más importante en el proceso de
compras además de obtener una excelente calidad para el mejor aprovechamiento de los
recursos que requiere la empresa para su productividad y desarrollo competitivo.
Algunos proveedores sostienen el precio sólo por un tiempo determinado, ya que las
materias primas que intervienen en el producto pueden ser de importación, por lo cual
debe haber ajuste inmediato en precios de acuerdo al deslizamiento del peso contra el
dólar, razón por la cual el comprador debe estar informado de la situación cambiaria de
momento, con el objeto de garantizar que el precio cotizado sea respetado.
Resulta necesario conocer que en proporción un deslizamiento o un ajuste brusco de la
relación peso-dólar afecta al producto comprado, debido a que el precio de venta del
material que se pretende adquirir aumentará en proporción a la cantidad de materiales de
importación que lleve en sí dicho producto; por ejemplo, si se compone de un material de
importación, el comprador no aceptaría un aumento ; por otra parte, en la negociación
debe considerarse el tipo de cambio que ha sido creado por el gobierno como ayuda o
para las transacciones comerciales.
Operación Eficiente de la Inversión. El departamento de compras tiene que asegurar
la recepción de los materiales adecuados y en la cantidad requerida, con el objeto de
transformarse y poder hacer las entregas a tiempo del producto terminado a los
clientes; al mismo tiempo, debe de cuidar de mantener sólo el inventario pertinente para
cubrir las necesidades y mantener un coeficiente de seguridad razonable y no caer en
costos de almacenamiento que están constituidos por el interés sobre la inversión, la
obsolescencia y los costos de espacio.
Costos y Sustitución de Materiales. Las compras representan costos que pueden ser
controlables por el departamento de compras, debido a que éstos pueden incrementarse
o disminuirse, dependiendo de la habilidad del comprador.
118
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
A través de la experiencia del personal de compras, tales como proyectar la oferta y la
demanda, de manera que se pueda forzar una disminución en el precio de compra, o
lograr descuentos por volumen, por pagos al contado y descuentos comerciales.
Al estar en constante contacto en el mercado en general, el departamento de compras
está en posición de introducir nuevos materiales en sustitución de otros, lo que puede
repercutir en abaratamiento del producto final, sin tener que sacrificar su calidad.
La obtención de utilidades es el objetivo primordial de toda empresa, por lo tanto el
comercio es uno de los actos que ayudan a generar éstas en la medida que se realice
una buena compra.
Los costos repercutirán directamente en el precio de venta del producto final, si estos
son bajos, podrá ofrecerse un precio de mercado competitivo y, como consecuencia, se
obtendrá un margen de utilidad mayor.
4.3 PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS.
Una empresa que decide comprar materiales en lugar de fabricarlos o integrar
verticalmente debe administrar una función de compras.
La administración de compras como la tarea del departamento que está enfocada al
costo del inventario y la transportación, la disponibilidad del abasto y la calidad de los
proveedores.
Dicho proceso de administración de compras tiene algunas modificaciones, las cuales se
verán a continuación:
Planeación
Dentro de la administración de compras, debemos entender forzosamente que hay que
fijarnos metas que nos encaminen y nos dirijan a lograr los objetivos de un departamento
de compras y lógicamente de la empresa misma.
119
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
Pronóstico de Ventas.
El pronóstico es una técnica utilizada en la planeación de ventas en función de
experiencias de años anteriores, que sirve de base para la elaboración de planes y
programas en todas las áreas de las empresas; asimismo, nos indica el número de
artículos o productos a fabricar o a producir en un tiempo determinado en condiciones
favorables y con la calidad especificada para satisfacer las necesidades del mercado.
Para elaborar un pronóstico de ventas, se deben de tomar en cuenta los siguientes
factores:

Estadística de ventas de años anteriores.

Tipo de mercado al cual se dirige el producto.

Competencia directa o indirecta.

Calidad del artículo.

Precio.

Inflación.
Una vez elaborado el pronóstico de ventas y proporcionado al departamento de
ingeniería y de control de inventarios, quienes a su vez programan las cantidades de
materiales o artículos a comprar, así como el tiempo en que se deben suministrar a los
almacenes, se sitúan pues, los objetivos generales de un departamento de compras.
Programas.
Es una herramienta administrativa en la cual nos indica las cantidades de artículos que
deberán comprarse, así como el tiempo en que deberá suministrarse al almacén para la
producción de la que se dedique la empresa.
En el caso de las empresas industriales, un programa nos indica cuántas piezas de cada
parte debe adquirir para la fabricación pronosticada de su producto final. Cabe hacer
mención que es indispensable clasificar los artículos en cuanto a su costo, representando
el 80% del total a comprar a los de más alto costo, el 15% a los de costo medio y el 5%
restante a los de costo más bajo. A esta clasificación se le denomina “ABC”.
120
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
Presupuestos.
Se dice que un presupuesto es la expresión numérica en dinero de un plan. Un plan es la
selección de un camino para lograr un objetivo en un lapso determinado. Alcanzar un
objetivo implica la reunión de recursos disponibles y ésta reunión de recursos presupone
una organización.
Los elementos para hacer un presupuesto son:

Tener plena organización.

Mantener un estricto conocimiento de los recursos.

Contar con objetivos perfectamente determinados.

Poseer una larga experiencia en la operación.

Establecer un período de tiempo definido.

Ser previsible.

Lograr imaginación.

Poseer buena habilidad.
Organización.
El organizar es la sincronización jerarquizada para la consecución de una meta. La
organización es la necesidad básica de conocer perfectamente los objetivos de la
empresa, para el logro de los objetivos planteados en la planeación. Aparece entonces, la
división del trabajo, pero perfectamente sincronizada para lograr la meta fijada. Es el
medio por el cual podemos definir la estructura más adecuada para el logro de los fines
de cualquier organismo social.
Dirección.
Si sabemos que dirigir es el arte de vincular estrechamente a los hombres unos con
otros, nos está indicando que en un departamento de compras debe existir ese vínculo
dinámico y evolutivo, gracias al cual, los gerentes comunican constantemente lo que
desean en la forma que esperan que motiven a los subalternos a apoyar planes y
objetivos de la empresa.
121
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.

Dirección por Objetivos.
La dirección por objetivos no es algo realmente nuevo, aunque así lo han presentado
algunos autores. Es más que un sistema, es una filosofía, una forma de pensar y de ser
en función de los negocios.
Dentro del ámbito administrativo, la dirección por objetivos (DPO), es un método de
dirección que enfatiza más sobre los resultados que sobre las operaciones, señala las
metas que deben alcanzar a todos los niveles de la organización y utiliza los resultados
en comparación con las metas fijadas, como método de evaluación de la contribución de
cada uno de los miembros y como guía para el manejo de la unidad.
También exige establecer un sistema de planeación que no tiene que verse lo que
haremos mañana, sino lo que haremos hoy, para que el mañana sea como deseamos
que sea; significa trabajar para lograr el futuro.
El punto es, que en la medida en que un individuo conoce lo que quiere lograr, aumentan
sus probabilidades de éxito.
Desafortunadamente, se confunde la efectividad con la eficiencia, lo que con frecuencia
lleva al individuo, departamento o empresa, a realizar eficientemente aquello que nunca
habían podido hacer, y que por estar bien hecho, los ha alejado de lo que podría
considerarse su(s) objetivo(s).
Es por eso que la DPO deberá fijarse metas a corto plazo, para su conveniencia, en las
que deberán de ser revisadas éstas, mínimo, cada ocho días.

Dirección por Excepción.
Es frecuente encontrar una serie de situaciones que se presentan en forma repetitiva
dentro de las labores de la dirección del departamento de compras. Cuando ocurren,
requieren de la atención del ejecutivo para tomar la misma dirección una y otra vez.
122
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
La dirección por excepción (DPE) consiste en un sistema de identificación y
comunicación que emite una señal cuando se requiere la atención de la persona
encargada, y permanece en silencio cuando no se requiere.
La DPE se basa precisamente en la identificación de las excepciones, entendiendo por
excepción aquella señal que advierten al gerente de compras de que puede realizar una
acción. La acción por llevar a cabo puede ser, en función del tipo de excepción que se
trate: correctiva o creativa.
La primera, se refiere a aquella por medio de la cual se pretende reestablecer un
equilibrio similar al anteriormente sostenido y que podemos dividir en acciones de
reinstalación enfocadas a volver a implantar el control.
La segunda, se encamina al aprovechamiento de oportunidades que se han presentado y
aunque también pretende establecer el equilibrio, ya no se busca uno similar al anterior,
sino de tipo superior.
Por ejemplo, si el departamento de recepción de materiales detecta que existen defectos
en ciertos productos de un proveedor.
La acción correctiva es informar al proveedor de dicho defecto y que nos entregase de
forma correcta el producto; también, si reemplazamos a ese proveedor por otro con las
mismas condiciones del bien, entonces sería una acción correctiva.
La acción creativa es cuando aprovechamos no un cambio de proveedor, sino conseguir
otro que nos venda el mismo artículo pero con mejores condiciones, dividiendo las
compras.
Control.
Como lo habíamos mencionado es la medición de los resultados actuales y pasados en
relación con los esperados, con el fin de corregir, mejorar y formular nuevos planes. Es
123
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
necesario distinguir la función de control, que es de naturaleza administrativa, con las
operaciones de control, que son de carácter técnico.
Así, el departamento de control de calidad, obtiene estadísticas de materiales que es la
operación de control; mientras que cuando se envía al departamento de compras, en
donde se interpretan y se toman acciones, ya es la función de control en sí.
El control no es posible si no existen estándares o normas de alguna manera prefijados;
será más efectivo cuanto más precisas y cuantitativas sean tales estandarizaciones.
Es indispensable que en cualquier departamento de compras exista un manual que
permita llevar a cabo el proceso de comprar para cumplir con las funciones de control.
El manual de compras se define como la guía oficial del departamento, mediante el cual
se proporciona la clara definición de los objetivos, su estructura, procedimientos,
funciones, responsabilidades, y la autoridad delegada para el cumplimiento de los
trabajos encomendados.
Un manual de compras tendrá como objetivo básico la observancia de las políticas
generales de la empresa. La política de la empresa se define como la orientación de la
acción administrativa en un determinado sentido, en juego de determinados objetivos
generales y particulares que se desean alcanzar.
Esta orientación puede venir dada por normas escritas, que constituyen las líneas de
conducta, comportamiento y decisiones anticipadas sobre determinados aspectos.
Los enunciados o normas constituyen un plan de acción general que sirve de guía a la
dirección de la empresa, son el armazón de la dinámica de las decisiones, expresan
formas de comportamiento, cuyo fin consiste en guiar la acción de un modo coherente y
dar por resuelto a priori determinados problemas.
En general, tienen mayor importancia práctica las normas encaminadas a guiar la acción
de sectores específicos de la empresa: puede tratarse de política financiera, de
aprovisionamiento, de producción, de comercialización, de personal, etc. El conjunto de
estas normas construye el manual de cada sector de la empresa.
124
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
Evaluación.
Para determinar el valor que representa cada individuo para el departamento es
recomendable hacer evaluaciones del personal por lo menos cada 6 meses. Existen
valores predeterminados en cada empresa en donde se puede realizar el criterio de
evaluación.
Ciertamente, las evaluaciones se basan en resultados obtenidos en números (cantidad
de compras realizadas, porcentaje de rebajas, puntos obtenidos por bonificaciones de
proveedores, etc.), empero, los factores calificativos generales se pueden enumerar:
calidad y cantidad de trabajo realizado, iniciativa y creatividad, confiabilidad e integridad,
conocimiento del trabajo y habilidad para aprender, cooperación, juicio, puntualidad, etc.
Procedimiento o Flujograma de Compras.
El funcionamiento de compras debe estar dirigido por normas organizativas y funcionales
precisas que hagan que las operaciones previstas siempre se realicen del mismo modo.
Por lo tanto, hay que establecer procedimientos normalizados, cuyo fin es especificar
para cada operación o grupo de operaciones la participación de sectores de la empresa y
del exterior interesado.
Un procedimiento es la sucesión de pasos consecutivos para realizar una actividad.
Tenemos los pasos comunes que se desarrollan en torno al departamento de compras:
Requisición. Es el pedimento que se le realiza al proveedor sobre cierta necesidad de
satisfacer cierta demanda de compra.
En la mayoría de las ocasiones, ocurre de forma verbal, resultando con ello, un diálogo
entre comprador y proveedor para la futura compra-venta del bien o servicio.
Cotización. Es el establecimiento de la cantidad a pagar, forma y plazo de pago por la
adquisición del bien o servicio en cuestión. Se abre paso a negociaciones entre el
oferente y el demandante.
125
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
Al hablar de cotización, se está hablando de la valorización de que los proveedores le
dan a su artículo que ofrecen, representada en dinero.
En el sector público las cotizaciones se realizan bajo la Ley de Adquisiciones en la que se
determina el proveedor ganador mediante concursos o licitaciones; en el sector privado,
las cotizaciones se solicitan de acuerdo a las políticas que tengan las empresas
solicitantes, que generalmente son 3 cotizaciones solicitadas.
Pedidos u Órdenes de Compras. Es el documento físico, por escrito, en el cual se
estipula la cantidad y calidad requerida a entregar por parte del proveedor hacia el
solicitante, indicando el tiempo y el lugar adecuado para ello, por lo que sería risible no
estipular las condiciones de compras de los bienes o servicios.
El pedido puede cambiar en cuanto a su forma, tamaño, impresión, pero nunca variará su
objetivo: hacer la solicitud de algún bien o servicio.
El contenido del pedido deberá de llevar por lo menos estos elementos: número de
referencia, fecha, proveedor asignado, fecha requerida, lugar de entrega, condiciones de
pago, cantidad, unidad, descripción, precio, importe total, autorización, y cláusulas.
Expeditación. No es más que una confirmación del pedido. Lo primero que debe de
hacer un expeditador es cerciorarse que el proveedor está perfectamente enterado de
que hay un pedido a su favor y que se encuentra de acuerdo con todos los datos,
cantidades,
precios,
fechas,
etc.,
que
aparecen
en
la
orden
de
compra.
Recibo de Materiales. Deberá verificar que se esté realizando la entrega del proveedor
precisamente lo que se encuentra estipulado en el pedido u orden de compra con la
cantidad correcta.
Finalizada la actividad de remesa de materiales, se procede a realizar un reporte de
recibo, en el cual se especifique la fecha, nombre de proveedor, número de pedido,
entrega parcial o total, cantidad recibida, descripción, observaciones y autorizaciones
correspondientes.
126
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
Control de Calidad. La calidad de los productos siempre será un factor importante. Se
revisarán todos los bienes entregados, así como la valoración del servicio ofrecido por el
proveedor en su caso; de contener defectos, características dañadas o incompletas en
los artículos, se procederá a separarlos, contarlos y registrarlos para su posterior
devolución al fabricante o distribuidor (proveedor) que hizo la entrega.
Es aquí, en el control de calidad, donde actúan los ingenieros y administradores para
lograr su objetivo principal: asegurar los productos con la mejor calidad requerida. Lo que
era de interés para un grupo reducido de técnicos de control de calidad, es ahora motivo
de preocupación primaria entre un número creciente de gerentes, ingenieros y
estadísticos.
En términos más precisos, la calidad es una expresión de las propiedades medidas,
condiciones o características de un producto o proceso, establecidas por lo general en
términos de grados, clases, especificaciones determinados por la aplicación del producto.
Por lo tanto, el control de calidad es un conjunto de esfuerzos efectivos de los diferentes
grupos de una organización para la integración del desarrollo, del mantenimiento y de la
supervisión de la calidad de un producto, con el fin de hacer posibles la fabricación y el
servicio, a satisfacción completa del consumidor y económico.
Rechazos y/o devoluciones. Es el regreso físico de la mercancía que no cumple con las
características impuestas por el área de control de calidad que van acompañadas
siempre por un documento físico que describe las causas por la que se somete dicha
acción.
Esta acción repercutirá tanto para el pago del proveedor como para el resurtido del
siguiente pedido. Se deberá de realizar un informe al responsable comprador.
Pagos. El pago es la remuneración económica por obtener el bien y/o servicio del
proveedor al comprador, ya sea en forma de dinero en efectivo, transferencia electrónica
o cualquier otro medio que sea indirectamente el cobro de cierta cantidad de efectivo, en
contra exhibición de la factura correspondiente.
127
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
El departamento de compras debe intervenir sólo para realizar un seguimiento de pagos
a proveedores, pero no para ejecutar tal función, pues el objetivo principal del
departamento de compras son las adquisiciones de bienes y/o servicios; el departamento
debe de iniciar y cerrar el contrato de compraventa con el proveedor, pues da pauta a
que el comprador se quede sin herramientas para las futuras negociaciones.
Inventarios. La administración de inventarios consiste en establecer, realizar y mantener,
las cantidades más ventajosas de materias primas, materiales en proceso y productos,
empleando para tal fin, las técnicas, procedimientos y programas más convenientes a la
las necesidades de la empresa.
El término inventario tiene diversos puntos de vista, como una empresa industrial implica
que su inventario está formado por materias primas, productos en proceso y artículos
terminados; mientras que para una empresa comercial implica mercancía existente.
Los inventarios son un puente de unión entre la producción y las ventas. Generalmente
son la partida más grande del activo; la adquisición, distribución y retención de los
inventarios, se entiende exclusivamente a la lista de mercancías compradas para
volverse a vender, mercancías que forman parte del activo circulante.
El hecho de que haya un inventario no agrega valor al producto, pero sí añade utilidad en
el uso; los inventarios agregan a la misma utilidad de tiempo, lugar y cantidad, ya que el
artículo que no se encuentra en algún lugar determinado, en el tiempo requerido y en la
cantidad solicitada, tiene pocas posibilidades de consumo. Uno de los principales
objetivos de la contabilidad para inventarios es determinar debidamente la utilidad a
través del proceso de enfrentar los costos apropiados para los ingresos. El proceso ésta
en precisar cuánto del costo total de los artículos que forman el inventario inicial, más
compras netas de un determinado período, debe restarse de las ventas efectuadas, en
éste, a fin de determinar el inventario final que debe enfrentarse a las ventas del próximo
período.
El control de inventarios significa el planeamiento de operaciones de producción a largo,
mediano y corto plazo, al igual que una buena programación de la producción y los
métodos de control.
128
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
Un sistema de control amplio e integrado que incluya al planeamiento, la programación y
el control de la producción, ha de tener una estrecha relación con otras actividades del
proceso administrativo, como movimiento de caja, presupuesto financiero, y pronóstico de
ventas. Ningún sistema de control de inventarios eliminará los faltantes en las
existencias.
Clasificación de Inventarios. La clasificación de inventarios se basa en el tipo de
material que almacenan, por lo que tenemos las siguientes clasificaciones:
 Suministros. Artículos de costo indirecto que se consumen en las operaciones de
fábrica.
 Materias primas. Material en bruto en un término relativo, pues es el contenido
principal que utilizará a futuro en producto fabricado por la empresa. Son los
bienes que no se les ha añadido ningún factor o componente en la fábrica en que
se hallan.
 Productos en proceso. Aquellos que están en períodos de transformación, antes
de convertirse en productos terminados, y su costo se encuentra en aumento por
lo que se lleva mano de obra y gastos indirectos.
 Materiales de producción. Piezas o componentes que pueden obtenerse en
fuentes externas a la empresa, o pueden ser producidas en la fábrica y
almacenadas para su uso futuro.
 Material de trabajo. Son los que se usan en el funcionamiento de la planta o en la
producción de la compañía, pero que no llegan a formar parte integrante de los
mismos productos.
 Productos terminados. Son los bienes terminados que se almacenan para su
venta y entrega a los clientes.
 Mercancías en tránsito. Se refiere a las mercancías adquiridas por la empresa,
las cuales forman parte de su activo, aun cuando no se encuentren físicamente
en sus almacenes.
 Mercancías en consignación. Son las que se han enviado con el objeto de
buscarles mercado y son propiedad de la empresa, mientras no sean vendidas.
129
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
 Mercancías en depósito. Son las que se han entregado para su custodia en
algún almacén de depósito y se encuentran amparadas con el certificado de
depósito respectivo. Se encuentran, en algunas ocasiones, como garantía de un
préstamo obtenido, por lo que se les llama también mercancías pignoradas.
 Artículos obsoletos. Son piezas, herramientas, materiales viejas, en reparación
usadas provenientes de la producción y máquinas reconstruidas. Son objetos
para venderse a un precio bajo cualquiera, contar de recuperar un poco de
inversión pasada.
4.4 ELABORACIÓN DE DIAGRAMAS DE FLUJO DE LAS COMPRAS.
Los diagramas de flujo son la representación gráfica que muestra la sucesión de pasos
que consta un procedimiento, según su formato o propósito, puede contener información
adicional sobre el método de ejecución, el itinerario de las personas, el tiempo empleado,
la distancia recorrida, etc.
Su finalidad es ayudar a las organizaciones sociales, al simplificar el trabajo, eliminar
demoras, evitar duplicidad de funciones y tener una mejor coordinación en cada una de
las actividades que se llevan acabo.
Algunas empresas funcionan únicamente con el concepto de control complementario a la
disposición de emplear una persona o una sección para que coordine las actividades
inherentes de control a los proveedores.
Un departamento de compras debe contar con un análisis profundo en cuanto al manejo
de márgenes de utilidad, precios de venta internos y de la competencia, rotación de
inventarios, análisis de Paretto de los proveedores, etc., para poder situar al responsable
comprador con la realidad del mercado y de la empresa.
Entre más conocimiento se pueda manejar en la negociación, mejores oportunidades
tendrá el comprador en obtener sus objetivos con el proveedor.
130
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
Clasificación de diagramas de flujo
Por su amplia utilización y debido a las adaptaciones que se les realizan para satisfacer
las necesidades particulares de cada trabajo, los diagramas se clasifican de la siguiente
manera:

Presentación

De bloque: Se representa de forma general, con el objeto de destacar
determinados aspectos.


De detalle: Muestran las actividades de forma especifica.
Formato
 De formato vertical: El flujo de las operaciones va de arriba hacia abajo y de
derecha a izquierda.
 De formato horizontal: La secuencia de las operaciones va de izquierda a
derecha en forma descendente.
 De formato arquitectónico: Muestra la secuencia de las operaciones a través
del espacio donde se realizan los movimientos de las personas, materiales, etc.
 De formato tabular: Conocido también de formato panorámico, en el que se
presenta en una sola columna el flujo total de las operaciones de cada puesto o
unidad.

Propósito

De forma: Se ocupa fundamentalmente de documentos con escasa o ninguna
descripción de operaciones.

De labores: Indica la secuencia de las operaciones, así como quién, dónde se
realiza y en qué consiste.

De método: Muestra la secuencia de las actividades, las personas
involucradas y la manera de realizarlas.
131
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.

Analítico: Describe no sólo el procedimiento, quién lo hace y como hacer
cada operación, sino para qué sirven.

De ilustraciones y texto: Ilustra la información de cada operación con textos
y dibujos.

Asistido por computadora: El flujo de información se elabora por medio de
un software.

Combinados: Se emplean dos o más diagramas de forma integrada.
Recomendaciones para el Uso y Aplicación de los Símbolos.

En cuanto a su dibujo

Es conveniente no mezclar en un mismo lado del símbolo varias líneas de
entrada y de salida.

Para que el diagrama sea claro, no debe haber más de una línea de unión entre
dos símbolos.

El símbolo de decisión es el único que puede tener hasta tres líneas de salida.

Las líneas de unión se deben de representar mediante líneas rectas, en caso
necesario se utilizan ángulos rectos.

En cuanto a su contenido y uso

La redacción del contenido del símbolo de operación debe ser realizada
mediante frases breves y sencillas.

Cuando un símbolo identifique una unidad administrativa, debe de contener el
nombre completo o las iniciales, en éste caso se anotará su significado al pie de
la hoja del diagrama.

El símbolo documento debe de contener el nombre original de la forma o reporte.

Si existen varios ejemplares de un documento, el original se tiene que identificar
con la letra “o” y las copias mediante dígitos “1”, “2”, “3”, etcétera. Es
recomendable hacer ésta anotación en el extremo inferior derecho del símbolo.
132
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.

El contenido del símbolo conector puede ser alfabético o numérico, pero debe ser
igual a los conectores de entrada y de salida.

Cuando existe una gran cantidad de conectores, es conveniente asignarles un
color o a su contenido, para facilitar su localización.
Símbolos utilizados en diagramas de flujo
En la actualidad varias normas e instituciones han realizado símbolos, para aplicarlos en
la realización de los diagramas de flujo, a continuación se mencionaran los más
utilizados:

American Society of Mechanical Engineers (ASME)

American National Standard Institute (ANSI)

International Organization for Standardization (ISO)

Deutches Institut fur Normung e.V (DIN)

Símbolos del flujo grama de ingeniería de operaciones y de administracion
y mejora de la calidad del proceso (DO)

Diagramas integrados de flujo (DIF) en las versiones de Yourdon-De
Marco y Gane & Sarson.
La estandarización de los símbolos para la elaboración de Diagramas de Flujo tardó
varios años. Con el fin de evitar la utilización de símbolos diferentes para representar
procesos iguales, International Organization for Standardization (ISO) y American
National Standard Institute (ANSI), estandarizaron los símbolos que mayor aceptación
tenían en 1985.
133
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
Símbolos más usados en la elaboración de diagramas de flujo
134
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
Ejemplo de un diagrama de compras,
135
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
4.5. LICITACIONES PÚBLICAS
Para poder hablar de licitaciones públicas debemos saber primero que es una licitación, y
esta podemos definirla como un proceso, por medio del cual organismos públicos o
privados adquieren bienes o servicios brindados por diversos proveedores. Dichas
licitaciones estan reguladas por la “Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del
Sector Publico” (LAASSP).
Ahora bien una licitacion pública es un proceso administrativo en el cual los organismos
publicos invitan a los interesados (proveedores) a que, sujetandose a las bases fijadas en
el pliego de condiciones formulen propuestas de las cuales se seleccionará y aceptará la
mas conveniente a la institución con lo que quedara pactado el contrato.
Las licitaciónes se dividen en tres tipos las cuales mencionamos a continuación:

Nacionales, internacional e internacional abierta

Invitación restringida a cuando menos 3 proveedores

Adjudicación directa
Cada tipo de licitación cuenta con caracteristicas unicas
Etapas de una Licitacion
Como todo proceso, la licitacion atraviesa cierto numero de etapas hasta llegar al
objetivo, obtener el bien o servicio que verdaderamente necesita el organismo publico y a
continuación se muestran las distintas etapas de las licitaciones:
a) Publicación de la convocatoria: Es el documento emitido a traves de
CompraNet (reglarmente las licitaiones se publican por este medio y su
obtencion es gratuita) por el estado en donde manifiesta:

Nombre, denominación o razón social

Fecha, hora y lugar de la celebración
136
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.

Descripción detallada de los bienes que desea adquirir

El carácter de la licitación

La forma en que los licitantes deberan acreditar su existencia legal y
personalidad juridica
b) Lazo
de
presentación:
Las
licitaciones
internaciones
deberan
ser
presentados en no menos de 20 dias naturales a partir de la presentación de
la convocatoria y las licitaciones nacionales cuando menos 15 dias naturales
contados a partir de la fecha de presentación de la convocatoria.
c) Modificación de los aspectos establecidos en la convocatoria: Si por
algun motivo es necesario cambiar aspectos mencionados en la convicatoria
lanzada se podran realizar a mas tardar el 7mo dia natural previo al acto de
presentación.
d) Entrega de propuestas: Se entregan en sobre cerrado que contiene la oferta
tecnica y economica si son a traves de CompraNet, se entregaran a traves de
tecnologias que resguarden la confidencialidad de la información.
e) Junta de aclaraciones: En esta etapa se discuten las propuestas realizadas
por los participantes de la licitación abriendose los sobres cerrados y haciendo
constancia de la documentación que presenta sin que ellos implique la
evalucación de su contenido o en su caso se puede proceder a realizar las
aclaraciones o hasta declarar desierta una licitación, sera presidido por el
servidor publico designado por la convocante, debera ser asistido por un
representante del area tecnica o servicois objeto de la presentación de cada
junta que se realice se levantara un acta.
f)
Fallo: Es la etapa final de la licitación es el paso donde se indica cual de los
participantes de la misma fue elegido para proveer al organismo publico el
bien o servicio requerido. A continuación mencionamos los datos que debe
contener dicho documento.
137
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
f.1) Relacion de licitantes con proposicion rechazada: Se indican los puntos de
la convocatoria incumplidos, asi como razones legales, tecnicas y economicas
f.2) Relación de licitantes con resultado solvente: aquí se presenta la
descripción general de las proposiciones presentadas.
f.3) Causa por la cual se rechazo: Copia de la investigación de precios, asi
como las razones por las cuales no se eligio al participante.
f.4) Nombre de los licitantes a quienes se les adjudica el contrato: En este
punto se debe mencionar las razon que motivaron la adjudicación, indicar
partidas, conceptos y montos asignados a los licitantes
f.5) Fecha, lugar, hora y firma del contrato: Presentación de garantias y las
entregas de anticipos, asi como la firma de todos los participantes de
conformidad y el nombre, firma y cargo del servidor publico que emite el fallo.
Licitacion Desierta
Cuando una licitación de declara desierta quiere decir que no se concreto y las razones
serian :

Los participantes no reunieron los requisitos especificados en las bases

Los precios ofrecidos por los participantes no fueron aceptables, o no estuvieron
contemplados dentro del presupuesto del organismo público.
Opciones después de una licitación desierta
Después de que una licitación haya sido declarada como desierta se pueden optar por
lanzar una segunda convocatoria con los mismos requisitos pero con algunas
excepciones a la licitación original y ver la respuesta que hay por parte del mercado, o
bien lanzar una nueva convocatoria, pero cabe señalar que en ambos casos es un
138
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
proceso completamente nuevo por lo que se tendran que realizar todos los pasos como si
fuera una nueva.
Si bien se declaro una licitación como desierta se puede optar la adquisicion del bien o
servicio a traves de 2 opciones mas: Invitación a cuando menos 3 proveedores o la
Adjudicación directa , por medio de excepciones.
4.5.1. NACIONALES, INTERNACIONALES E INTERNACIONALES ABIERTAS.
Las licitaciones publicas nacionales tienen caracteristicas especiales como:

Unicamente podran participar personas de nacionalidad Mexicana

Los bienes a adquirir sean producidos unica y exclusivamente en el pais

Que los productos elaborados en el pais cuenten con por lo menos un 50% de
contenido nacional (que las partes que conforman el bien minimamente
contengan un 50% de materiales no importados).

Tratandose de la contratación de arrendamientos y servicios, unicamente podran
participar personas de nacionalidad Mexicana
Las licitaciones publicas internacionales se realizan solo bajo tratados especiales, como
el Tratado de Libre Comercio (TLC), Tratado de Libre Comercio con America del Norte
(TLCAN) o el Tratado de Libre Comercio con America Latina (TLCAL).
Las licitaciones publicas Internacionales abiertas son aquellas en las que participan todo
tipo de licitantes ya sean Mexicanos o extranjeros, no importa el origen ni la composición
del bien o servicio que se prentenda adquirir.
4.5.2. INVITACIÓN RESTRINGIDA A, CUANDO MENOS, TRES PROVEEDORES.
Como se menciono anterior mente para poder optar por esta opción se deben tomar en
cuenta algunos de los siguientes criterios:
139
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.

Aspectos economicos

Por eficieincia

Por eficacia

Transaparencia

En esta opción se buscara invitar proveedores que cumplan con ciertos requisitos ya que
podria decirse de alguna manera que el uso de esta opción es un “caso especial” y
nececitamos que los participantes cumplan con requisitos bastante especificos.
Los proveedores que se inviten deberan contar con:

Proveedores con respuesta inmediata

Provvedores que cuenten con recursos tecnicos

Proveedores que se encuentren financieramente estables.
4.5.3. ADJUDICACIÒN DIRECTA.
En el supuesto de que dos procedimientos de invitación a cuando menos tres personas
hayan sido declarados desiertos, el titular del área responsable de la contratación en la
dependencia o entidad podrá adjudicar directamente el contrato.
Para contratar adjudicaciones directas, cuyo monto sea igual o superior a la cantidad de
trescientas veces el salario mínimo diario general vigente en el Distrito Federal, se deberá
contar con al menos tres cotizaciones con las mismas condiciones, que se hayan
obtenido en los treinta días previos al de la adjudicación y consten en documento en el
cual se identifiquen indubitablemente al proveedor oferente. Asi tambien las razones por
las cuales haremos uso de las excepciones para usar estas opciones como medio de la
adquisicion del bien o servicio (articulo 41 de LAASSP):
140
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.

No existen bienes substitutos (solo hay un solo oferente)

Haya alteración del orden social, economico o salubridad

Perdidas o costos adicionales

Con fines militares o para la armada

Necesidad urgente de los bienes o servicios

Recisión de contrato (obtenido en licitación publica)

Se declare desierta una licitación

Compra de bienes perecederos

Contrato con campesinos o grupos urbanosmarginados

Proveedores en liquidación o disolución
141
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
Unidad 5
Caso Práctico
Plan de Trabajo para Crear e implementar Manuales de Compras y Procedimientos
para la Mejora de la Producción en la Empresa Le Enchant Roman S.A de C.V.
142
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
CONTENIDO DE MANUAL
I. INTRODUCCIÓN ……………………………………………………………………….… 144
II. MISIÓN Y VISIÓN …….…………………………………….……………………….….. 145
III. PRESENTACIÓN Y JUSTIFICACIÓN ….……..……………………………….…..… 146
IV. MARCO LEGAL ………………………………………………………………………… 147
V. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA EMPRESA ………………………....……. 148
Descripción de Puestos de la Empresa ………………………….…………...…....... 149
VI. GERENCIA DE COMPRAS…………………………………………………….….…..…. 154
Estructura del Departamento de Compras………………………………..….…….. 157
Descripción de Funciones en el Departamento de Compras…………….….……... 158
VII. TIPOS DE COMPRAS ………………………………….………………………..……… 166
VIII. PLANEACIÓN DE LAS COMPRAS ……………………..……………………..…….. 177
IX. PRONOSTICO DE COMPRAS ……………………………………………………..…… 179
X. PRESUPUESTO DE COMPRAS ……………………………………………………..….. 183
XI. PROGRAMACIÓN DE COMPRAS …………………….………………………………. 186
XII. PROVEEDORES ………………………………..………………………………………. 187
Comité De Compras …………………………………………………………………………. 187
Evaluación De Proveedores …………………………………………….…………………… 190
Negociación Con Los Proveedores ………………………………………………………….. 195
Desarrollo De Proveedores ………………………………………………….………………. 197
XIII. SISTEMAS DE CALIDAD…………………………………………………………….. 199
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
143
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
l. INTRODUCCIÓN
“Creaciones Román” se creó hace más de una década, el cual se dedicaba únicamente a
la fabricación de bolsas de piel y vinil. A partir del año 2005, el Licenciado Enrique
Román, dueño de la empresa, decidió formalizar el negocio y registrarlo bajo la razón
social LE ENCHANT ROMAN, S.A. DE C.V., lo cual implico diversas modificaciones en la
infraestructura, necesitando la adquisición de un establecimiento suficientemente amplio
para una mayor producción.
Posteriormente, a principios del año 2006 se comenzaron a utilizar nuevos materiales
para la fabricación de los productos, lo cual les permitió incrementar sus niveles de
ventas decidiendo así, manejar en menor cantidad la piel y el vinil, que a la fecha
solamente se trabajan sobre pedido; como consecuencia de las nuevas tendencias y a la
creciente competencia del mercado, ya que permitieron ofrecer diseños y modelos
vanguardistas que satisfacen todo tipo de necesidades y gustos.
Actualmente la empresa se encuentra renovando sus productos constantemente de
acuerdo a las diferentes temporadas del año y a las preferencias del mercado que se
mantiene en constante cambio.
LE ENCHANT ROMAN, S.A. DE C.V. tiene un problema derivado de la insuficiente
atención a la administración en el Departamento de Compras, por lo que pretendemos
mostrar cómo pueden llevar de mejor manera sus actividades y así minimizar costos y
aumentar su producción, a través del conocimiento y la implementación del proceso de
compras.
144
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
ll. MISIÓN Y VISIÓN
MISIÓN:
Al ofrecer una amplia gama de bolsas y accesorios para dama con la mejor calidad y con
diseños novedosos, vanguardistas y juveniles, se proporcionará seguridad y comodidad,
de tal manera que las mujeres se identifiquen y se adapten según sus necesidades a
nuestra línea de productos.
VISIÓN:
Lograr una posición de liderazgo en la fabricación de bolsas para dama dentro del sector
comercial, y extender la marca LE ENCHANT ROMAN, S.A. DE C.V. a nivel nacional, de
tal forma que se obtenga el reconocimiento y prestigio por parte de los consumidores.
145
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
lll. PRESENTACIÓN Y JUSTIFICACIÓN
Este manual contiene, en forma ordenada y sistemática, información e instrucciones
sobre la organización, objetivos, políticas, sistemas, procedimientos, actividades y tareas
que se llevan a cabo dentro de LE ENCHANT ROMAN, S.A. DE C.V. Es un medio
importante para la comunicación en la administración, para registrar y transmitir
información referente a las entidades públicas o privadas, así como las áreas
administrativas que la constituyen.
El objetivo principal del manual es instruir al personal acerca de los aspectos de la
organización para que se logre una mayor eficiencia en su producción.
El presente documento funciona como guía para el nuevo personal que se integra al
Departamento de Compras de la empresa LE ENCHANT ROMAN, S.A. DE C.V. acerca
de la estructura, funciones, responsabilidades y actividades que se realizan en dicha
área, con el fin de proporcionarle la información y las herramientas que le permitan tener
un mejor conocimiento de la empresa, logrando así, un desempeño eficiente en todas las
actividades a su cargo.
También, pretende dar a conocer las características, los elementos y los lineamientos
que se manejan en el Departamento de Compras junto con el procedimiento a seguir en
las diferentes etapas del proceso de compra, establecer los objetivos y políticas bajo las
cuales se rige ésta área, proporcionar los formatos y la información requerida para llevar
a cabo dicho proceso al igual que un catálogo de proveedores, artículos y muestras que
permitan a los colaboradores conocer qué tipo de materiales que se deben adquirir y por
parte de quién, además de establecer un control metodológico que ayude a optimizar los
recursos de la empresa.
146
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
lV. MARCO LEGAL
Esta información estará regida y será interpretada de acuerdo a las leyes existentes que
administran las actividades de compra, como se presentan a continuación:

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos; Artículo 134.
Refiriéndose a las adquisiciones, arrendamientos, licitaciones, recursos económicos
federales, etc.

Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.

Dependencias Normativas:

Secretaría de Hacienda y Crédito Público.

Secretaría de Economía. Sistema de Información Empresarial Mexicano.

Secretaría de la Función Pública. COMPRANET.
147
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las Adquisiciones.
V. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA EMPRESA
Presidente
Lic. Enrique Román
Secretaria
Carla González Reyes
Director de Ventas
Director de Producción
Director de Mercadotecnia
Director de Administración
Lic. Rebeca Arroyo
Lic. Alberto Camacho
Lic. José Carvajal
Lic. Delia Leyva
Fuerza de Ventas
Supervisor
Lic. Alejandro Vázquez
Alejandra Ríos
Esther Núñez
Operarios
Carmen Trejo
Laura Herrera
Tania Robles
Juan Navarrete
Oscar Robles
Sergio Vega
Luís Gomes
Víctor Martínez
Héctor Flores
Andrés López
Esteban Araujo
Gerente de Compras
Gerente de Contabilidad y Finanzas
Lic. Ernesto Ibarra
CP. Cecilia Campos
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
DESCRIPCIÓN DE PUESTOS DENTRO DE LA EMPRESA
Presidente

Planear y desarrollar metas y objetivos a corto y largo plazo, y entregar las
proyecciones de dichas metas a cada departamento.

Realizar evaluaciones periódicas acerca del cumplimiento y desarrollo de dichas
metas y objetivos.

Comunicarse semanalmente con los gerentes de oficina para revisar los
pronósticos por departamento y asegurar la coherencia con la proyección anual.

Poner atención a las operaciones diarias, haciendo recomendaciones y creando
cursos de acción para hacer mejoras si es necesario.

Coordinar junto con la oficina administrativa para asegurar que los registros y sus
análisis se están llevando correctamente.

Coordinar reuniones regulares con los gerentes de cada departamento.

Supervisar
la
contratación
y
entrenamiento
de
todos
los
gerentes
de
departamento.

Mantener una actitud entusiasta para motivar a los empleados y mantenerles la
moral alta.

Supervisar y mantener planes de remuneración para todos los empleados.

Elaborar estrategias que permitan el cumplimiento de las metas y objetivos de la
empresa.

Mantener un equilibrio entre todas las áreas de la empresa.
Secretaría

Llevar control de actividades gerenciales.

Elaborar reportes mensualmente.

Atender llamadas telefónicas.

Contactar y comunicar al Presidente con las personas que éste solicite.

Agendar citas con empresarios, accionistas u otras personas.

Mantener actualizada la agenda del Presidente.

Recibir la correspondencia y entregarla al departamento correspondiente.
149
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.

Recibir y atender a las personas que visitan la empresa

Controlar de expedientes y archivos.

Elaborar documentos.
Director de Ventas

Determinar y asignar zonas de venta para cada vendedor.

Administrar las ventas realizadas por zona.

Establecer las cuotas de venta para cada vendedor.

Desarrollar el programa de ventas mensual.

Registrar y analizar reportes de venta.

Dirigir la elaboración de pronósticos y presupuestos de ventas.

Controlar el manejo del presupuesto.

Generar planes para incrementar las ventas.

Motivar al personal de ventas.

Evaluar el rendimiento de la fuerza de ventas.
Fuerza de Ventas

Concertar citas con los clientes, y realizar las visitas necesarias.

Prospectar el mercado para detectar nuevos clientes.

Presentar y vender los productos o servicios que la empresa ofrece, por medio de
técnicas de negociación.

Evaluar nuevos usos o necesidades de consumo de los clientes reales.

Programar semanalmente el trabajo que va a realizar dependiendo de las zonas.

Tomar y surtir los pedidos de los clientes oportunamente.

Realizar informes sobre reclamos o quejas de sus clientes.

Dar un seguimiento y cobro de pagos.

Realizar reportes e informes periódicos de ventas.

Llevar un control detallado de las operaciones de cada cliente.
150
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
Director de Producción

Planificar la producción mensual por línea de producto.

Establecer los métodos, tiempos y procedimientos a seguir en la fabricación.

Instituir los estándares mínimos de calidad que se deben cubrir.

Controlar el volumen de producción.

Cubrir con la demanda del mercado.

Corroborar el aprovechamiento y explotación de los recursos de la empresa.

Diseñar los productos o servicios que la empresa ofrecerá.

Prevenir en la mayor medida posible los riesgos laborales.

Evitar contaminar y proteger el medio ambiente.

Realizar investigaciones sobre innovación tecnológica.

Establecer una relación estrecha con el departamento de Compras.
Supervisor

Asignar las maquinas a cada operario.

Motivar a los operarios para que se desempeñen eficientemente.

Verificar la asistencia del personal a su cargo.

Analizar el cumplimiento de las metas diarias.

Tomar las medidas necesarias para cumplir con las metas de producción.

Elaborar reportes de avances e informar al gerente de producción

Solucionar los problemas que se presenten.

Verificar la eficiencia en el cumplimiento de las actividades de los operarios.

Evaluar el trabajo de los operarios.
Operarios

Operar la maquinaria de forma adecuada y responsable durante la fabricación de
los productos.

Detectar y solucionar las fallas y/o desperfectos que se presenten durante el
proceso de producción.
151
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.

Realizar las actividades que el supervisor de producción le encomiende.

Imprimir esfuerzo y calidad en la elaboración del producto.

Etiquetar los productos.

Ensamblar las piezas para obtener el producto final.

Informar al supervisor de producción de cualquier anomalía detectada durante el
proceso de producción.
Director de Mercadotecnia

Analizar el mercado y crear estrategias para abarcar un mayor segmento.

Crear una imagen para la marca y para cada línea de productos.

Contrarrestar las actividades mercadológicas que realiza la competencia.

Posicionar la marca y el producto en el mercado.

Establecer buenas relaciones entre la empresa y sus clientes internos y externos.

Realizar un análisis acerca de los puntos débiles y fuertes de la empresa.

Elaborar y diseñar prototipos.

Evaluar y seleccionar el mejor canal de distribución y que se adecua a las
necesidades de la empresa.

Manejar de manera eficaz la Mezcla de Mercadotecnia.

Obtener constantemente información de lo que sucede en el mercado con el
producto, la competencia, y las opiniones de los clientes y distribuidores.

Determinar las posibles mejoras y ajustes de los productos existentes así como el
desarrollo de nuevos productos de acuerdo con los requerimientos y necesidades
del mercado.
Director de Administración

Programar, dirigir, ejecutar, coordinar y controlar las actividades de personal,
contabilidad, logística y servicios internos.

Administrar y supervisar los fondos y valores financieros de la empresa,
canalizando los ingresos y efectuando los pagos correspondientes.
152
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.

Proporcionar la información contable adecuada y oportuna para facilitar la toma de
decisiones.

Colaborar en la elaboración los pronósticos y presupuestos de ventas.

Establecer, actualizar y coordinar normas y directivas de carácter interno para la
administración de los recursos financieros y materiales.

Implementar y evaluar los procesos de planificación, análisis e inversión financiera
con la entrega oportuna de informes de gestión para la toma de decisiones.

Analizar, proponer y monitorear la implementación de políticas y procedimientos
contables y administrativos, acordes a disposiciones legales vigentes.
Gerente de Compras

Planear y coordinar las actividades de suministros de bienes servicios.

Administrar de manera eficiente los recursos financieros.

Negociar con los proveedores.

Verificar que los productos que se adquieren se encuentre en buenas condiciones.

Asegurar calidad y buen precio en las adquisiciones de la empresa.

Contactar, evaluar y seleccionar al mejor proveedor.

Controlar el inventario físico de materia prima.

Notificar los gastos al departamento de contabilidad.

Comprobar dichos gastos con las facturas correspondientes.

Elaborar catálogo de proveedores.
Gerente de Contabilidad y Finanzas

Registrar deudas y documentos por cobrar.

Realizar presentaciones frente a socios y accionistas para mostrar el estado
financiero de la empresa.

Registrar todos los movimientos financieros que realice la empresa.

Organizar, programar, supervisar y evaluar las actividades técnicas del Sistema de
Contabilidad supervisando la formulación de los Balances, Estados Financieros,
Estados Presupuestarios y de Gestión.
153
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.

Elaborar, analizar e interpretar estados financieros.

Supervisar el adecuado registro contable de las operaciones, y la emisión de
información presupuestal para los clientes internos y externos.

Evaluar los aspectos económicos financieros que intervienen en los contratos.

Supervisar el cumplimiento de las normas externas que en materia contable y
tributaria.

Interpretar las disposiciones legales tributarias vigentes y asegurar su correcta
aplicación, supervisando la determinación y pago oportuno de los impuestos a
cargo de la empresa.
Vl. GERENCIA DE COMPRAS
Objetivo de la Gerencia de Compras
Prever, planear, organizar y realizar las compras de todos los recursos materiales que
necesitan las diferentes áreas de la empresa, en el tiempo, en la cantidad y con la
calidad requeridas, de tal forma que se facilite el logro de las metas y objetivos
establecidos mediante la optimización del presupuesto.
Políticas de Compra:

Se deberán ejecutar y supervisar las compras de mobiliario, equipo y materiales y
contratación de servicios de acuerdo con las normas establecidas, garantizando la
eficiente aplicación de los recursos mediante la adquisición oportuna de los bienes
en las mejores condiciones de precios, pago, calidad y garantía; respaldadas por
escrito.

Al momento de solicitar la compra el departamento solicitante deberá entregar el
Formato de Asignación Presupuestal validado y dado de alta por el departamento
154
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
de finanzas, así como mencionar la procedencia de los recursos en caso contrario,
no se realizará la adquisición.

Las requisiciones cuyo monto sea superior a los $ 25,000.00, se podrán cotizar
con tres proveedores como mínimo.

Toda información sobre cotizaciones se manejara única y exclusivamente por los
miembros del personal de compras en forma confidencial.

Se deberá hacer del conocimiento del proveedor que de no cumplir con la entrega
en la fecha convenida, se le sancionará o se le cancelará la compra, según sea el
caso, y se le adjudicará el pedido al proveedor que haya obtenido el segundo lugar
en el cuadro comparativo de cotizaciones.

Solo se recibirá mercancía de proveedores que estén de acuerdo a las facturas,
precios y condiciones pactadas en el pedido.

Solo se recibirán mercancías de los proveedores que vengan acompañados de su
factura original y orden de compra correspondiente. En el caso de que el
proveedor entregue directamente el material o equipo al usuario la documentación
que deberá presentar para la realización de su pago será factura original, copia de
orden de compra.

Todo material, mobiliario y/o equipo o servicio solicitado mediante requisición por
los
departamentos
solicitantes,
deberá
estar
debidamente
detallado
y
especificado, de lo contrario se retardara el trámite correspondiente.

Únicamente se entregarán materiales, mobiliario y equipo, con requisición
debidamente elaborada por el jefe del departamento solicitante y validada por el
departamento de finanzas.

Al solicitar cotización a los proveedores, debe considerarse:
155
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.


Posibilidad de descuento por volumen y pronto pago

Costo de transporte hasta el lugar donde la empresa lo requiera

Garantía

Tiempo de entrega

Soporte técnico

Forma de pago
Toda factura y mercancía correspondiente que se reciba del proveedor debe
revisarse detalladamente antes de iniciar el trámite de su pago.

La selección de proveedores se realizara de forma transparente e imparcial sin
que influyan los obsequios, gratificaciones o cualquier tipo de invitaciones
recibidos.

Se solicitará seriedad de los proveedores, para que en todos los casos respalden y
cumplan por escrito las ofertas telefónicas.

Anualmente se elaborara un inventario físico de existencias, a fin de verificar que
estas coincidan con los registros y los niveles esperados. Se actualizara
permanentemente el catalogo de materiales y precios de los principales
proveedores.

Cuando la empresa requiera de contactar a nuevos proveedores, durante el
proceso de evaluación y selección, el comprador debe dar prioridad a aquellos
proveedores que se encuentren certificados bajo las Normas Oficiales Mexicanas,
principalmente enfocadas al proceso de producción.

El comprador es el encargado de contactar a los proveedores para realizar la
compra de la materia prima empleada en el proceso de producción de las bolsas y
accesorios.
156
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.

En cuanto a artículos de oficina, servicios, comestibles y artículos de limpieza se
refiere, el comprador es el responsable de adquirirlos en establecimientos
autorizados por la empresa.

En cada una de las compras anteriores, el comprador debe facturar la cantidad de
artículos y el precio al que fueron adquiridos, con el fin de corroborar que el monto
de dichas compras sea el asignado a dentro del presupuesto.
ESTRUCTURA DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
DEPARTAMENTO DE
COMPRAS
GERENTE DE COMPRAS
SECRETARIA
ANALISTA DE
PROVEEDORES
COMPRADOR
ALMACENISTA
ACTIVADOR
157
ASISTENTE
ADMINISTRATIVO
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES EN EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS.
I.
Nombre: Gerente de Compras
II.
Área: Compras
III.
Posición en la estructura
1. Jefe inmediato: Gerente de Administración.
2. Subordinados directos: Comprador, secretaria, analista de proveedores, asistente
administrativo y almacenista.
IV. Función básica:
Es responsable de procurar y adquirir oportunamente a nombre de la empresa, en los
mejores términos de precio, calidad y servicio, los materiales, equipo y refacciones
necesarias, para la operación de la empresa de acuerdo a las políticas y procedimientos
establecidos, y mantener una coordinación armoniosa de todos los miembros del
departamento para llevar a cabo el logro de los objetivos propuestos, en forma integral.
V. Funciones específicas:
1. Evaluar la eficiencia de todos los miembros del departamento para corregir faltas
actuales y posteriores así como para promover al personal que lo amerite.
2. Cotizar y seleccionar proveedores para artículos que se mantienen en stock.
3. Firmar todos los pedidos.
4. Comunicarse con el presidente, de acuerdo a la política establecida, sobre
modificaciones que hagan los proveedores en relación con la negociación inicial de todos
los pedidos.
5. Cancelar pedidos, con previa autorización del presidente, cuando la situación lo amerite
y se pueda conseguir otro proveedor.
6. Proporcionar la información que el Presidente y otros departamentos requieran.
158
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
7. Tener informados a los proveedores sobre las políticas y procedimientos que la
empresa tiene establecidos para cualquier tipo de negociación.
8. Establecer en coordinación con su jefe inmediato las políticas del departamento y vigilar
su cumplimiento.
9. Mantener informado a su jefe inmediato mediante reportes de actuación y entrevistas
personales.
10. Tener informado al personal sobre cambios en las políticas y procedimientos de la
empresa o del departamento.
11. Supervisar a sus subalternos, asesorándolos cuando lo requieran y vigilando el
cumplimiento efectivo de las funciones de cada uno.
12. Coordinar la labor del departamento de Compras en relación a los demás
departamentos de la empresa.
13. Desarrollar cualquier función o actividad que el jefe inmediato le asigne.
14. Informar al jefe inmediato sobre las modificaciones en precios de los pedidos en forma
total mensualmente y parcial.
15. Reportar al jefe inmediato sobre los anticipos a cuenta de pedidos.
I.
Nombre: Secretaria
II.
Área: Compras
III.
Posición en la estructura:
1. Jefe inmediato: Gerente de Compras
2. Subordinados directos: Nadie
IV.
Función básica:
Atender al gerente en todo lo que se refiere a comunicación con proveedores
proporcionando la información que reciba en materia de Administración Interna y
relaciones con otros departamentos.
159
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
V. Funciones específicas:
1. Recibir llamadas telefónicas y pasarlas a la persona solicitada.
2. Comunicar al gerente con las personas que éste le solicite.
3. Recibir la correspondencia y distribuirla entre los interesados.
4. Elaborar, con base en el archivo de control de pedidos, la relación de pedidos y turnarla
al gerente, comprador o asistente administrativo, de acuerdo a las políticas y
procedimientos establecidos.
5. Redactar cartas, telegramas, memorándums, etc. que le sean asignados por el gerente.
6. Es responsable del registro de requisiciones.
7. Manejo de Archivos
8. Desarrollar cualquier actividad que el jefe inmediato le asigne.
I.
Nombre: Analista de Proveedores
II.
Área: Compras
III.
Posición en la estructura:
1. Jefe inmediato: Gerente de Compras
2. Subordinados directos: Nadie
lV. Función básica:
Investigar y promover proveedores actuales y potenciales, así como mantener
actualizadas las condiciones de compra de todos los artículos.
V. Funciones específicas:
1. Mantener contacto permanente con proveedores
2. Obtener cotizaciones actualizadas
160
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
3. Hacer un análisis exhaustivo de mercados, investigando la existencia de nuevos
proveedores.
4. Investigar artículos substitutos
5. Hacer la calificación inicial de proveedores, de acuerdo a las políticas y procedimientos
establecidos.
6. Mantener informado al gerente sobre las actividades que realiza con el fin de que éste
pueda aprobar o evaluar las cotizaciones y recomendaciones que el analista haga de los
proveedores.
7. Desarrollar cualquier actividad que le sea encomendada por el jefe inmediato.
8. Elaborar y actualizar los catálogos de productos, proveedores y muestras.
9. Elaborar cuadro comparativo.
I.
Nombre: Comprador
II.
Área: Compras
III.
Posición en la estructura:
1. Jefe inmediato: Gerente de Compras
2. Subordinados directos: Activador
IV.
Función básica:
Es responsable de adquirir los materiales y refacciones que le sean asignados, a los
mejores precios y condiciones de calidad, servicio y pago necesario para la operación de
la empresa, de acuerdo con las políticas y procedimientos establecidos.
V.
Funciones específicas:
1. Cotizar y seleccionar proveedores para pedidos.
2. Anotar en las requisiciones las tres cotizaciones efectuadas o cuando el proveedor es
único, la cotización.
161
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
3. Hacer la calificación con base al servicio y las políticas establecidas de aquellos
pedidos que él haya realizado.
4. Proporcionar la información que el Gerente de Compras requiera de él a través de
reportes de compra.
5. Mantener relación con el analista de proveedores en aquellos casos de mala
calificación de pedidos.
6.
Adquirir los artículos de oficina, servicios, comestibles y artículos de limpieza en
establecimientos autorizados por la empresa.
7. Facturar cada una de las compras realizadas.
8. Coordinar sus funciones y actividades con otros puestos y departamentos que tengan
relaciones con él.
9. Desarrollar todas las actividades que le sean encomendadas por su jefe inmediato.
I.
Nombre: Activador
II.
Área: Compras
III.
Posición en la estructura:
1. Jefe inmediato: Comprador
2. Subordinados directos: Nadie
IV.
Función básica:
Lograr que todos los pedidos realizados, sean entregados en la fecha y condiciones
establecidas a través de la labor de seguimiento.
V. Funciones específicas:
1. Llevar a cabo las actividades de seguimiento señaladas en el archivo de control de
pedidos de acuerdo a las políticas y procedimientos establecidos.
162
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
2. Es el responsable directo del archivo de control de pedidos, así como de los
consecutivos de pedidos y modificaciones al pedido.
3. Informar a su jefe inmediato sobre las actividades que realiza y los problemas que se
presentan.
4. Verificar que la mercancía entre al almacén en el tiempo, en la cantidad, con las
condiciones y características establecidas en el pedido.
5. Desarrollar todas las actividades que el jefe inmediato le asigne.
I.
Nombre: Almacenista
II.
Área: Compras
III.
Posición en la estructura:
1. Jefe inmediato: Gerente de Compras
2. Subordinados directos: Nadie
IV.
Función básica:
Ingresar, registrar, resguardar y custodiar a todos los bienes y elementos que son
adquiridos por Le Enchant Román; y entregarlos a cada uno de los departamentos que
conforman la empresa para que puedan cumplir con sus funciones.
V.
Funciones específicas:
1.
Recibir los materiales en el almacén
2.
Registrar las entradas y salidas del almacén
3.
Almacenar los materiales
4.
Dar mantenimiento a los materiales y al almacén
5. Coordinar el almacén con el departamento de contabilidad y finanzas.
163
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
I.
Nombre: Asistente Administrativo
II.
Área: Compras
III.
Posición en la estructura:
1. Jefe Inmediato: Gerente de Compras
2. Subordinados directos: Nadie
IV.
Función básica
Auxiliar al gerente de compras en las funciones administrativas del departamento.
V. Funciones específicas:
1. Es responsable directo de que el trabajo de mecanografía sea elaborado rápida y
eficientemente y distribuido de acuerdo a las políticas y procedimientos establecidos.
2. Tramitar y expeditar las solicitudes de cheques para anticipos aprobados por el
Presidente.
3. Hacer el cálculo de máximos, mínimos, punto de reorden y cantidad a reordenar de
aquellas requisiciones que lleguen al departamento de compras para abastecimiento de
material.
4. Es responsable de mantener la existencia necesaria de artículos de oficina que
requiera el departamento de Compras para su funcionamiento, de acuerdo a las políticas
establecidas.
5. Llevar el historial de los miembros del personal en forma actualizada.
6. Informar al gerente en forma periódica, acerca de las funciones administrativas que
realiza.
7. Orientar a todos los miembros del departamento sobre la forma en que se deben llevar
a cabo las políticas y procedimientos actuales y los cambios que puedan propiciarse.
8. Desarrollar todas las actividades que le sean asignadas por el jefe inmediato.
164
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.

Perfil del Puesto
Compras es un área de confianza que se encuentra estrechamente relacionada con los
demás departamentos de la organización, lo cual le permite conocer la estructura,
planeación y objetivos de la empresa.
Esta área se caracteriza por tener una jefatura de mando medio, ya que posee la facultad
y la autoridad para decidir a quién y a qué precio comprar. Así mismo tiene la
responsabilidad de optimizar los recursos de la empresa atendiendo las necesidades de
sus diferentes departamentos con el fin de abastecerlos eficientemente para lograr las
metas y objetivos establecidos.
El departamento de compras es considerado como un área de servicio tanto interno como
externo ya que por un lado, abastece a los demás departamentos con los materiales,
equipo e insumos que necesitan para su óptimo funcionamiento, y por el otro contribuye a
la fabricación de productos de calidad para los clientes finales.
El personal que realiza funciones de compras, es muy vulnerable cuando se trata de
cuestiones de ética, debido a las cantidades de dinero que maneja y las decisiones que
debe efectuar constantemente, es por ello
que debe adoptar una conducta de total
transparencia, lo cual significa que debe cumplir con ciertas normas éticas tales como:

Responsabilidad

Honradez

Integridad

Honestidad

Imparcialidad
165
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
Estructura Organizacional de las Compras
Compras centralizadas
La empresa Le Enchant Román ha establecido un sistema de compras centralizadas
mediante el cual se adquieren los recursos materiales que se necesitan dentro de toda la
organización.
Este sistema consiste en concentrar la autoridad y el control central en el departamento
de compras, siendo éste el único encargado de abastecer a todas y cada una de las áreas
de la empresa.
Esta estructura organizacional de compras se adecua a las posibilidades y necesidades
de la empresa e implica una serie de ventajas que favorecen a la organización, las cuales
se mencionan a continuación:

Un mayor control del volumen de compras

Optimización del presupuesto

Obtención de mayores descuentos por volumen de compra

Unificación del proceso de compra

Se tienen bien establecidos los proveedores mediante un catálogo
Vll. TIPOS DE COMPRAS
Compras Nacionales
Se considera una compra nacional aquella que se realiza dentro del territorio nacional,
aun cuando el proveedor sea extranjero. Así mismo el producto adquirido debe estar
fabricado con un 50% de materia prima nacional.
166
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
Es importante señalar que “Le Enchant Román”
realiza por el momento compras
nacionales y dentro del sector privado, debido a que los recursos y materia prima que la
empresa requiere para funcionar adecuadamente y ofrecer productos de calidad a sus
clientes existen dentro del territorio nacional y cumplen con las características solicitadas.
Los principales proveedores de “Le Enchant Román” dentro del territorio nacional se
encuentran ubicados en los estados de: Monterrey, Guanajuato y Distrito Federal.
Aunado a ello la capacidad actual de la empresa no requiere por el momento de la
importación de recursos y materiales procedentes de otros países.
Por otro lado, estas compras se realizan a través de la oferta y demanda del mercado,
para lo cual la empresa planea, programa y presupuesta las adquisiciones realizando un
cuadro comparativo de cotizaciones en el cual intervienen como mínimo tres proveedores
en donde se especifica la calidad, precio, servicios, condiciones de pago y entrega que se
negocian con los mismos.
Cabe mencionar que para estos fines, la empresa se apega a lo establecido en el
Capítulo II del Código de Comercio referente al contrato de compra-venta.
Compras Internacionales
Para el correcto funcionamiento de la empresa, ésta debe proveerse de forma adecuada y
continua de materias primas, mercancías u otros materiales para cubrir correctamente las
necesidades que demanda el mercado en el que se desenvuelve, y que para lograrlo
debe cumplir con ciertos requisitos elementales de una buena compra (precio, calidad,
cantidad, condiciones de entrega, pago y servicios de posventa). Estos mismos principios
se aplican en las compras internacionales, además de otros no menos importantes como
una mejor asesoría sobre lo que se pretende adquirir, y un servicio técnico, así como la
información necesaria sobre la tecnología avanzada de otros países.
167
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
Por esta razón, y si en algún momento la empresa se ve en la necesidad de recurrir a
proveedores extranjeros y se encuentra facultada para realizar compras internacionales
de materiales o maquinaría y equipo, además del contrato de compra-venta internacional
debe tomar en cuenta contratos complementarios a este tales como:

Contrato de transporte de mercancías

Contrato de seguro de riesgos

Contrato de fianza

Contrato de servicios de inspección de las mercancías
Sin embargo, las compras internacionales deberán planearse con mucho mayor esmero,
pues en ellas influyen factores diferentes como la localización misma de las fuentes
proveedoras, debido a que la distancia es un obstáculo para conocer la capacidad técnica
y financiera o de producción del proveedor internacional. También se deben considerar
los aspectos políticos, culturales, sociales y laborales de los países donde se encuentran
los proveedores, así como el tipo de moneda con que se hagan las negociaciones, los
métodos de pago, el idioma, así como los usos y costumbres de cada país.
Aunado a lo anterior, también deben considerarse en la planeación de compras las
condiciones de entrega que se pacten entre el comprador y el proveedor, ya que deben
apegarse a los lineamientos legales de nuestro país, así como a los tratados y acuerdos
internacionales que se hayan expedido para tal efecto.
Por otro lado, otros aspectos importantes que deben tomarse en cuenta en este tipo de
compras son las condiciones de pago y entrega pactadas entre el comprador y el
proveedor establecidos dentro de los INCOTERMS.
Estos últimos se refieren a los términos comerciales internacionales que establecen la
forma en que la mercancía debe ser transportada, embalada, empaquetada, entregada,
recogida, designada, asegurada, cobrada y pagada.
A continuación se presentan la clasificación de los principales INCOTERMS utilizados en
las compras internacionales:
168
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
GRUPO E
Término mediante el cual el vendedor pone las mercancías a disposición del comprador
en los locales del vendedor.

EX– WORKS (EXW)= En fábrica
GRUPO F
Términos en los que el vendedor cubre la entrega de mercancías a un medio de
transporte elegido por el comprador, quedando libre del costo y riesgo de la mercancía.

FREE CARRIER (FCA)=Libre transportista

FREE ALONGSIDE SHIP (FAS)=Libre al costado del buque

FREE ON BOARD (FOB)=Libre a bordo
GRUPO C
Términos en los que el vendedor ha de contratar el transporte principal, pero sin asumir el
riesgo de pérdida o daño de la mercancía o de costos adicionales a hechos sucedidos
después de la carga y despacho.

COST AND FREIGHT (CFR)=Costo y flete

COST INSURANCE AND FREIGHT (CIF)=Costo, seguro y flete

CARRIAGE PAID TO (CPT)=Transporte pagado hasta el lugar convenido

CARRIAGE AND INSURANCE PAID TO (CIP)=Transporte y seguro pagados
hasta el lugar de destino convenidos.
GRUPO D
Términos en los que el vendedor ha de soportar todos los gastos y riesgos necesarios
para llevar la mercancía al país de destino.
169
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.

DELIVERED AT FRONTIER (DAF)= Entregado en frontera, lugar convenido

DELIVERED EX SHIP (DES)= Entregado sobre buque, puerto de destino
convenido

DELIVERED EX QUAY (DEQ)= Entregado en muelle con derechos pagados en el
puerto de destino convenido

DELIVERED DUTY UNPAID (DDU)= Entregado con derechos no pagados en el
lugar de destino convenido

DELIVERED DUTY PAID (DDP)= Entregado con derechos pagados en el lugar
destino convenido
Cabe mencionar, que la elección del INCOTERM a utilizar se debe hacer con base en el
tipo de producto que se adquiere, así como en las consideraciones que más convengan a
la empresa.
En lo que se refiere al proceso de compra internacional, las dos partes (tanto el
importador como el exportador) tendrán que realizar los diferentes trámites en sus
respectivos países ante las aduanas y las autoridades competentes para autorizar los
trámites de la transacción.
Una vez finalizado el contrato correspondiente a la compra-venta, es necesario el
transporte de la mercancía objeto de la operación hasta el importador, y concretamente
hasta el punto de entrega convenido en el contrato con el exportador.
En función de los distintos factores que intervengan en la operación de compra-venta
internacional, los sistemas de transporte variaran, siendo los principales los siguientes:

Transporte Terrestre:
 Por Carretera
 Por Ferrocarril
 Transporte Marítimo
 Transporte Aéreo
 Transporte Mixto
170
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
El medio de transporte a utilizar será elegido en función de distintas consideraciones,
como lo puede ser la urgencia en el envió, el costo del transporte, las consideraciones
burocráticas, el tipo de mercancía, el punto geográfico del lugar de destino, así como
cualquier otro punto que podría influir en la entrega de la mercancía al importador. En
cada caso, el transporte originará una serie de documentos que son imprescindibles para
poder despachar la mercancía en destino.
Formas de pago
Dentro de los aspectos más importantes ha destacar al realizar una compra internacional
cabe mencionar la carta de crédito que es una forma de pago utilizada en el comercio
internacional que garantiza el pago de los productos o servicios y al ordenante la
recepción de sus productos o servicios, de acuerdo al contrato de compraventa.
La ventaja de las cartas de crédito es que confiere a ambas partes un alto grado de
seguridad, de que las condiciones previstas serán cumplidas ya que permite al importador
asegurarse de que la mercancía le será entregada conforme a los términos previstos,
además de la posibilidad de obtener un apoyo financiero, en tanto que el exportador
puede asegurar su pago.
Clasificación
Éstos se clasifican de diferentes formas, dependiendo del aspecto que se tome en cuenta,
tal y como se muestra a continuación:

De acuerdo a la naturaleza de los documentos requeridos por el crédito:
a) Créditos Simples: Es cuando existe un convenio de corresponsalía entre un Banco
Emisor y un Banco Pagador, con la finalidad de hacer llegar dinero a una plaza distinta,
bien sea por medio de órdenes de pago o por Créditos Documentarios, para facilitar estas
operaciones y según sea el grado de confianza los Bancos poseen en su corresponsalía
una cuenta corriente.
171
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
b) Créditos Documentarios:

Créditos con Cláusula Roja: A través de ésta el beneficiario de la Carta de Crédito
puede girar o recibir anticipos de los montos a ser girados sin necesidad de
constituir garantía real a favor del beneficiario del crédito.

Créditos con Cláusula Verde: Es aquel por el cual el beneficiario de la Carta de
Crédito puede girar anticipadamente el monto de la misma pero deberá constituir
garantía real a favor del Banco Confirmador, Pagador o Negociador de la Carta de
Crédito.

De acuerdo con la tenencia de los giros:
a) A la vista: Es aquel donde el beneficiario de la Carta de Crédito tiene derecho a recibir
el pago por parte del Banco Emisor o Confirmador de la Carta de Crédito al momento de
la presentación de los documentos de conformidad con los requisitos bajo el crédito. Éste
a su vez puede ser con negociación o sin negociación.
b) A Plazo: El banco efectuará el pago con posterioridad a la fecha de presentación de
los documentos. El pago se efectúa contra los documentos que representan las
mercancías y por consiguiente, que posibilitan la transmisión de derechos sobre dichas
mercancías. El banco en ningún momento se responsabilizará por la mercancía objeto de
la transacción, su responsabilidad se limita a los documentos que la amparan, de ahí el
nombre de crédito documentario.
Requisitos

Contar con un contrato de apertura de crédito documentario y un instrumento de
protección contra riesgos cambiarios.

Tener línea de crédito o autorización especial de línea de crédito.

Firmar un pagaré.
172
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.

Presentar orden de compra, pedido o factura pro-forma o contrato de compraventa.
Previa apertura de la Carta de Crédito, el Importador (comprador) y el Exportador
(vendedor) deben firmar un acuerdo comercial bajo la modalidad de:
•
Un Contrato Comercial (de compra/venta).
•
Factura pro-forma emitida por el exportador y aceptada por el importador.
•
Intercambio de notas (contrato informal).
Si se desea tramitar un crédito documentario se debe llevar a cabo el procedimiento de la
siguiente manera:
1. Ambas partes, comprador y vendedor deben celebrar un contrato de compraventa y un
pedido en forma pactando las condiciones generales de la transacción, y el pago de la
misma mediante una carta de crédito.
2. El comprador o importador notificará al banco de su preferencia en su localidad que
emita un crédito a favor del vendedor o exportador.
3. El banco emisor a su vez debe solicitar a otro banco corresponsal en el país del
vendedor que notifique o confirme el crédito al vendedor conforme a las condiciones
pactadas.
4. El banco notificador o confirmador, según sea el caso, deberá informar al vendedor
sobre la existencia de un crédito a su favor.
5. El vendedor debe acudir ante el banco en el cual está disponible el crédito a presentar
toda la documentación que compruebe que el embarque de mercancía ha sido efectuado
conforme a lo estipulado a fin de poder solicitar el pago de acuerdo al vencimiento
especificado.
173
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
Los bancos deben revisar cuidadosamente los siguientes aspectos:

El tipo de crédito (notificado, confirmado, revocable, irrevocable).

El precio establecido, considerando el tipo de cambio aplicable.

La descripción de la mercancía debe coincidir con el pedido.

Fechas previstas para efectuar el embarque y presentación de documentos.

Condiciones de embarque.
Se sugiere obtener referencias comerciales de la contraparte antes de formalizar la
operación.
En la relación fundamental, el banco podrá exigir al cliente la constitución de las garantías
que el banco considere necesarias para los efectos de abrir los créditos documentarios.
Si el banco va a exigir alguna forma de garantía sobre los documentos, se debe
especificar ésta en el contrato de relación de crédito. Estos documentos deben ir a
nombre del banco emisor sobre los documentos y la posibilidad de denominarlas a
nombre del banco.
En cuanto a plazos de validación de la carta de crédito, por ser un instrumento de corto
plazo básicamente, puede oscilar desde un mes hasta un año, aunque con frecuencia los
plazos de validez de la carta de crédito están estipulados en plazos trimestrales, sujetos a
extensión o modificación. Los plazos de validez de la carta de crédito son previamente
negociados entre el beneficiario y el comprador y esto básicamente esta sujeto a las
fechas probables de embarques.
Existen también los plazos para el reembolso y consisten en que el ordenante del crédito
está obligado a reembolsar al banco los montos que éste a su vez haya pagado al
beneficiario. Es importante que el banco imponga a su cliente limitaciones en cuanto a los
plazos para los reembolsos de los montos girados por el beneficiario bajo la carta de
crédito. El plazo de reembolso se refiere al plazo que el banco emisor le otorgue al
ordenante del crédito para reembolsarle las sumas que el banco, a su vez, debe pagarle
al beneficiario del crédito. En principio, si el contrato de crédito no fija plazo, el ordenante
del crédito deberá reembolsar al banco emisor de inmediato al requerimiento del banco.
174
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
En caso que el ordenante desee financiamiento, este será previamente negociado entre el
Banco emisor y el ordenante, generalmente estos financiamientos son a corto plazo y se
rigen en los casos de importaciones con tasas Libor o Prime.
El límite del monto a financiar, dependerá de la capacidad de pago de cada cliente o del
ordenante de la carta de crédito, ya que, estará sujeto a las garantías que ofrece el
ordenante al banco. Normalmente, las grandes empresas y con cierta frecuencia de
productos a importar, negocian con las distintas instituciones bancarias nacionales o
extranjeras montos de líneas de crédito. Estas líneas de crédito, vienen a ser como un
crédito abierto para financiarse el ordenante a través de cartas de crédito por el monto
máximo que tenga aprobada su línea de crédito con cada banco.
Además de encontrarse regulados específicamente en la Ley General de Títulos y
Operaciones de Crédito, el marco jurídico de los créditos documentarios deriva de la
reglamentación internacional emitida por la Cámara de Comercio Internacional ("ICC"),
organización empresarial a nivel mundial encargada de establecer las normas que rigen el
intercambio de bienes a nivel internacional, a efectos de lo cual ha emitido los "Usos y
reglas uniformes relativos a los Créditos Documentarios."
La adhesión a dichas reglas y a los formularios específicos elaborados por la Cámara de
Comercio Internacional ha dado origen a la creación de prácticas uniformes a nivel
mundial en materia de créditos documentarios.
Relación de Compras con otros Departamentos
Departamento de Ventas.
Una buena venta se deriva de una buena compra, es decir, para que la empresa pueda
ofrecer productos de calidad que satisfagan por completo las necesidades de los clientes,
el área de compras debe adquirir materia prima, insumos y equipo que cumplan con los
estándares de calidad requeridos.
175
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
Departamento de Mercadotecnia.
Éste departamento le proporciona a Compras, la información necesaria a cerca del perfil,
gustos, necesidades y preferencias del consumidor, asegurando que los materiales que
se adquieran cumplan con las características y el diseño que el consumidor requiere.
A su vez, al adquirir materiales de buena calidad, se ofrece al consumidor un mejor
producto permitiéndole posicionarse en el mercado al ser reconocido por sus
características y beneficios.
Departamento de Producción.
Producción informa a compras sobre cuándo, cuánto y qué debe comprar para su
utilización en el proceso de fabricación, de tal forma que se logré un abastecimiento
oportuno que coloque competitivamente a la empresa.
Departamento de Contabilidad y Finanzas.
Es el departamento encargado de asignar el presupuesto para las compras que se
efectúan en cada área y llevar un control en forma sistemática de las operaciones
económicas y comerciales que lleva a cabo la empresa.
Departamento de Administración.
Prevé, planea, organiza, integra, dirige y controla todas las actividades que se llevan a
cabo en el departamento de compras para que se realicen en forma eficiente y ordenada,
lo cual permite optimizar el tiempo, recursos y capacidades evitando así gastos
innecesarios.
176
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
Almacén.
Es el área que informa a compras sobre las existencias de materia prima y los artículos
que se requieren para le funcionamiento adecuado de cada uno de los departamentos de
la empresa.
VIII. PLANEACIÓN DE LAS COMPRAS

PLANEACIÓN
La Gerencia de Compras constituye una parte vital dentro de la Empresa Le Enchant
Román y es considerado como una de las áreas con más responsabilidades porque
conlleva la planificación de todos y cada uno de los materiales que se requieren para su
correcto funcionamiento.
Por tal motivo, es el Gerente de Compras el que se encarga de realizar la planeación de
los recursos que se requieren para cada período, apoyado por el Departamento de
Finanzas que es el que se encuentra facultado para fijar el presupuesto disponible para
cada compra.
Dicha planeación se realiza durante los meses de Octubre y Noviembre de cada año, con
el fin de empezar a implantarla en Diciembre, que es el período en el que se realizan las
primeras compras para poder producir los artículos de la temporada Primavera-Verano y
posteriormente se realiza la recompra de dichos materiales en Marzo.
Una vez que ésta temporada comienza a llegar a su fin, en Junio se comienzan a realizar
las compras para la temporada Otoño-Invierno, con el fin de comenzar a producir los
artículos que abastecerán ésta temporada y posteriormente, en Septiembre se realiza la
recompra de los mismos, que servirán para cubrir el total de la producción hasta
Diciembre.
Para ello, el Analista de Proveedores junto con el Comprador, debe consultar el Catálogo
de Proveedores (anexado al final del manual), con el fin de seleccionar y elegir a aquellos
177
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
que cumplan con los requerimientos de la empresa y que puedan abastecerla
oportunamente y de la mejor manera posible.
Dicha planeación se inicia con la identificación de necesidades en cada área, para lo cual
la Gerencia de Compras les hace entrega de los catálogos correspondientes con el fin de
identificar aquellos artículos o materiales que se van a comprar.
Posteriormente, el área solicitante tiene que llenar un formato de requisición en el cual se
especifican todas las características del producto deseado y se le entrega a la Gerencia
de Compras para la selección y evaluación de los mejores proveedores.
En ésta etapa, se dividen los materiales y recursos que la empresa necesita para operar
eficientemente, en 5 rubros, con el fin de llevar una mejor organización y control de cada
uno de ellos.
Dichos rubros se clasifican de la siguiente manera:
1.- Materia Prima (primeros y segundos insumos)
2.- Material de Oficina, artículos de escritura y formatos admtivos.
3.- Servicios
4.- Comestibles
5.- Artículos de Limpieza
Tomando en consideración lo anterior, la Gerencia de Compras debe prever
anticipadamente todos los materiales que deberá adquirir en un período determinado
(dependiendo del tipo de producto que se necesite), en la cantidad y calidad con la que se
requieren y al menor precio para lograr una compra eficiente, y así lograr un
abastecimiento eficaz.
Para ello, debe mantener una adecuada coordinación y control de todas las actividades
que se lleven a cabo en ésta área y evitar que pueda haber excedentes o sobrantes de
material. Así mismo, es en ésta etapa en donde se tienen que tomar las decisiones más
importantes sobre las cuales se regirá el curso de acción a seguir y que afectarán a toda
la empresa.
178
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
Dentro de la planeación existen distintos aspectos muy importantes que se deben tomar
en cuenta y que forman parte de la misma. En primera instancia se encuentran los
pronósticos, que nos ayudan a obtener una estimación acerca de las compras que se
realizarán para cierto período con el fin de conocer el valor aproximado de lo que se
requiere y las cantidades que se requieren. A su vez, el pronóstico esta estrechamente
ligado con el presupuesto, ya que es en éste en donde se presentarán los límites
económicos disponibles para la adquisición de dichos materiales, y finalmente se
encuentra la programación, que es una herramienta muy importante que nos permite
establecer y definir en que períodos y con que frecuencia se realizarán dichas compras.
Cabe mencionar que estos últimos tres, se realizan de manera anual, y en cada uno
deber ser revisado y aprobado por el Gerente de Compras.
De esta manera, con
los planes definidos se logran desarrollar estrategias que le
permiten a la empresa conseguir una ventaja competitiva, y sobre todo, le permiten una
mejor organización en ésta Gerencia, con la correspondiente reducción en costos y una
mejor planificación y control del flujo de efectivo.
IX. PRONÓSTICO DE COMPRAS
Un pronóstico consiste en calcular las posibilidades futuras y realizar conjeturas de lo que
puede suceder con base en señales observadas.
El pronóstico de compras es un indicador que permite calcular cuánto y cuándo se debe
comprar y
sirve como base al comprador para tomar decisiones con respecto a las
adquisiciones de bienes y servicios considerando el precio y calidad de los mismos.
Dicho pronóstico, se elabora de manera anual considerando las cifras de años anteriores,
así como el incremento que se desea lograr y el criterio del comprador, que es el que lo
realiza.
Este va a variar cada año, pero cabe señalar que se debe utilizar el mismo método para
calcularlo en cada período; en éste caso se combinan dos métodos para poder obtener un
179
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
resultado final y con un mínimo error: el método histórico y el de promedios móviles a tres
años.
A continuación se presenta el ejemplo de cómo se realiza un Pronóstico de Compras, lo
que debe incluir y la cantidad final pronosticada.
Para obtener el pronóstico de compras correspondiente al año 2008, se utilizan dos
métodos:
En primer lugar, el método histórico, el cual consiste en reunir las cantidades monetarias
correspondientes a las compras realizadas durante los cuatro años anteriores; mismas
que sirven para obtener el incremento de compras entre cada uno de los períodos y de
esta manera calcular el incremento total de los cuatro años.
A continuación se describe el procedimiento a seguir para realizar dichos cálculos:
Cantidades de las compras realizadas:
AÑO
COMPRAS REAIZADAS
2006
$237,376.00
2007
$341,591.00
2008
$452,310.00
2009
$561,765.00
Una vez que se conocen las cifras de las compras realizadas durante los cuatro años
anteriores, se procede a restarlas para obtener los incrementos entre cada uno de los
años:
180
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.

Incremento del 2006 al 2007:
341, 591. 00 (2007)
- 237, 376. 00 (2006)
$104, 215. 00

Incremento del 2007 al 2008:
452, 310. 00 (2008)
- 341, 591. 00 (2007)
$ 110, 455. 00

Incremento del 2008 al 2009:
561, 765. 00 (2009)
- 452, 310. 00 (2008)
$ 109, 455. 00
181
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
Ya que se calcularon los incrementos año con año, se suman estas cantidades para
obtener el incremento total durante los cuatro años, tal como se muestra en la siguiente
tabla:
AÑO
COMPRAS REALIZADAS
INCREMENTO
2006
$237,376.00
2007
$341,591.00
$104,215.00
2008
$452,310.00
$110,719.00
2009
$561,765.00
$109,455.00
TOTAL
$324,389.00
En segundo lugar, se aplica el método de promedios móviles a tres años, para lo cual,
se divide el incremento total entre tres:
PM= 324, 389. 00 = $108, 130
3
Finalmente, el resultado de la división anterior se suma a la cantidad de compras del año
2009, obteniendo como resultado la cantidad monetaria correspondiente al pronóstico de
compras para el año 2010.
561, 765.00
+108, 130.00
$669, 895.00
PRONÓSTICO DE COMPRAS 2010
182
$ 669, 895.00
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Adquisiciones.
X. PRESUPUESTO DE COMPRAS
El presupuesto es el plan de acción que la empresa elabora con el fin de cumplir una
meta prevista, para lo cual debe ser expresado en valores y términos financieros y se
establece para un período determinado, bajo ciertas condiciones.
De esta forma, la Gerencia de Compras puede prever con cierta anticipación todo aquello
que se requiere para cada período y en las cantidades que se necesitan, aunque
obviamente con ciertos límites en cuanto a capital se refiere, para no adquirir materiales
que no se necesiten o que puedan sobrar después.
En Le Enchant Román el presupuesto se elabora de manera anual, aunque cabe señalar
que las compras de los materiales presupuestados se realizan acorde a la temporada y
necesidades de la empresa, con el fin de asegurar el oportuno abasto de las mercancías
solicitadas.
Dicho presupuesto se realiza con base en datos históricos, es decir, con información de
compras en años anteriores, y se clasifica como un presupuesto de operación, por que
describe los principales programas que la empresa desea llevar a cabo. Su principal
característica es su flexibilidad, al permitir la ratificación de estimaciones de costo y a su
vez es de operación.
A continuación se presenta un modelo para realizar un presupuesto el cual incluye toda la
información necesaria de cada rubro, el costo unitario, el número de unidades y el costo
total.
Considerando diversos aspectos importantes, la Gerencia de Compras ha asignado para
el año 2010 un presupuesto final de $674, 862. 00, que se presenta en la siguiente tabla
en la que se desglosa por rubros dicho presupuesto.
183
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
CONCEPTO
UNIDADES
PRECIO POR UNIDAD PRESUPUESTO
MATERIA PRIMA
$613,920.00
Mezclilla
1200 Metros
$33.00
$39,600.00
Piel
1800 Metros
$132.00
$237,600.00
Vinil
800 Metros
$24.00
$19,200.00
Tela
800 Metros
$21.00
$16,800.00
Yute
500 Metros
$18.00
$9,000.00
Lona
960 Metros
$30.00
$28,800.00
Cierres
14080 Piezas
$5.00
$70,400.00
Broches de metal
14580 Piezas
$3.00
$43,740.00
Hilos
100 Carretes
$250.00
$25,000.00
Adornos
10380 Piezas
$5.00
$51,900.00
380 Litros
$95.00
$36,100.00
Forro imitación seda
1600 Metros
$7.50
$12,000.00
Poliéster
600 Metros
$12.00
$7,200.00
14580 Bolsas
$1.00
$14,580.00
$500.00
$2,000.00
Pegamento
Bolsas de celofán
Agujas
4 Paquetes
MATERIAL DE OFICINA
Hojas de papel
$45,117.00
4 Cajas
$440.00
$1,760.00
Tinta negra p/impresoras
48 Cartuchos
$480.00
$23,040.00
Tinta color p/impresoras
24 Cartuchos
$430.00
$10,320.00
$1,040.00
$8,320.00
4 Paquetes
$50.00
$200.00
2 Piezas
$17.00
$34.00
Bolígrafos
2 Paquetes
$80.00
$160.00
Lápices
5 Paquetes
$20.00
$100.00
Sacapuntas
15 Paquetes
$7.00
$105.00
Gomas
14 Paquetes
$9.00
$126.00
Tinta p/fotocopiadoras
Folders
Carpetas p/contabilidad
8 Toners
Artículos de Escritura
Formatos Administrativos
184
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
Inventarios Físicos
4 Paquetes
$30.00
$120.00
Orden de Compra
8 Paquetes
$40.00
$320.00
Requisición de Compra
8 Paquetes
$19.00
$152.00
Nota de Entrada
4 Paquetes
$30.00
$120.00
Nota de Salida
4 Paquetes
$30.00
$120.00
Faltantes de Mostrador
4 Paquetes
$30.00
$120.00
SERVICIOS
Trejetas de presentación
Posters
$8,635.00
1000 Piezas
$300.00
12 Piezas
$10.00
$120.00
Ventas
20 Piezas
$277.50
$5,550.00
Productos
4 Piezas
$277.50
$1,110.00
Proveedores
2 Piezas
$277.50
$555.00
Muestras
2 Piezas
$500.00
$1,000.00
Catálogos
COMESTIBLES
$5,216.00
156
Agua
Garrafones
$25.00
$3,900.00
Café soluble
12 Frascos
$48.00
$576.00
Azúcar
12 Bolsas
$22.00
$264.00
Galletas
24 Cajas
$18.50
$444.00
4 Paquetes
$8.00
$32.00
Vasos desechables
ARTICULOS DE LIMPIEZA
$1,974.00
Kit de limpieza
2 Piezas
$75.00
$150.00
Papel higiénico
12 Paquetes
$60.00
$720.00
24 Piezas
$6.00
$144.00
12 Galones
$30.00
$360.00
12 Bolsas
$50.00
$600.00
Jabón para tocador
Limpiador p/pisos
Detergente
TOTAL
$674,862.00
185
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
XI. PROGRAMACIÓN DE COMPRAS
La programación de compras es una herramienta de gran apoyo en la planeación de las
mismas, ya que a través de ella podemos conocer gráficamente en que tiempo se deben
realizar las adquisiciones, de tal manera que el abastecimiento sea oportuno y las
diferentes áreas que conforman la empresa cuenten con los recursos necesarios en el
tiempo y forma adecuados para desempeñar eficazmente sus funciones.
La siguiente gráfica de Gant, es un ejemplo que representa los períodos en los que deben
realizarse las compras para Le Enchant Román durante el año 2010.
Como podemos observar, este cronograma nos muestra las compras programadas de las
diferentes categorías de artículos y servicios que requiere realizar la empresa a lo largo
del año.
Sin embargo, se han desarrollado gráficas de Gant específicas, en las que se desglosan
las compras programadas de cada uno de los artículos y servicios pertenecientes a los
rubros que muestra el cronograma general.
186
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
XII. PROVEEDORES
Se considera proveedor a aquella persona o empresa que surte los recursos materiales
que Le Enchant Román requiere en cada uno de los departamentos que integran su
organización a través del área de compras.
La empresa cuenta con un catálogo de proveedores, el cual se encuentra anexado al final
del manual de procedimientos.
Sin embargo, al contactar nuevos proveedores se deben considerar diversos aspectos de
importancia que permiten evaluarlos y tomar decisiones sobre la forma de negociar la
compra, de tal manera que la empresa obtenga lo que necesita con la calidad y
características que requiere y al mejor precio. Dichos aspectos se mencionan a detalle
más a delante.
COMITÉ DE COMPRAS
Le Enchant Román cuenta con un Comité de Compras, el cual tiene como propósito
establecer mecanismos que ayuden a coordinar y supervisar las diferentes actividades
que se llevan a cabo en dicha área y de esta manera lograr un desarrollo transparente y
eficaz de las mismas, con el fin de cumplir con las metas y objetivos establecidos por la
empresa.
Dicho Comité de Compras se encuentra
conformado por los representantes de las
siguientes áreas:

Director General

Gerente de Ventas

Gerente de Producción

Gerente de Mercadotecnia

Gerente de Administración

Compras

Finanzas
187
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
Las principales funciones que debe cumplir el Comité de Compras, son las siguientes:

Establecer las bases por medio de las cuales debe llevarse a cabo el proceso de
compra

Establecer las políticas que deben observarse durante la selección de proveedores
y el proceso de compra

Vigilar un estricto orden y transparencia en las adquisiciones

Aprobar o modificar la programación de compras

Evaluar los resultados obtenidos mediante la ejecución de la programación de
compras

Reorganizar el comité de acuerdo a las necesidades de la empresa y con el fin de
que exista transparencia en todas las compras de la empresa
ÉTICA EN LAS COMPRAS
La ética representa un papel fundamental dentro de la Gerencia de Compras,
principalmente porque en ésta área se maneja de manera importante una gran parte de
los recursos económicos de la empresa.
En ocasiones, suele ser un aspecto muy difícil de tratar debido a que algunas veces el
personal de éste departamento, se deja llevar por las ofertas de proveedores que
prometen todo tipo de incentivos para que se adquieran sus productos, en lugar de
comprar un buen producto a un buen precio, y que beneficie no solo a un individuo, sino a
toda la empresa.
Es por este motivo que en Le Enchant Román se maneja un código de ética en las
compras, que permite a los empleados de éste departamento saber que se puede hacer y
que no.
Dicho código establece lo siguiente:
188
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.

Mantener lealtad a la empresa en todo momento.

Mantener un intachable nivel de integridad en todas sus relaciones comerciales,
tanto dentro como fuera de su empresa.

Optimizar el uso de los recursos, de los que son responsables, con el fin de
proporcionar el beneficio máximo para la empresa.

Promover los más altos niveles de calidad profesional y mantener la altura y el
nivel de la profesión de compras.

Aceptar y cumplir las leyes nacionales e internacionales.

Abstenerse de cualquier negocio propio que pueda estar o parecer en
contradicción con la empresa.

Manejar la información confidencial de la empresa y de los proveedores con la
debida cautela y respeto.

Promover relaciones de beneficio mutuo con los proveedores, a través de la
cortesía e imparcialidad en todas las fases del ciclo de compras.

Mostrar en todo momento Imparcialidad y Objetividad en la toma de decisiones de
compra.

Evitar aceptar regalos personales que no sean considerados como regalos de
cortesía en los negocios.
De ésta manera, se establecen los parámetros bajo los cuales deben estar sujetos todos
los empleados de ésta área, con el fin de crear un departamento confiable y seguro en
materia de manejo de capital.
Obviamente para que esto pueda funcionar de manera correcta, primero se debe hacer un
análisis y una evaluación acerca de las personas que pueden integrar esa área para
determinar el grado de honestidad y confiabilidad que puedan presentar, y de ésta
manera seleccionar aquellas que puedan ser aptas para desempeñarse dentro de éste
departamento.
Dichas personas deben cumplir con ciertos valores importantes como lo son:

Integridad

Veracidad

Honestidad
189
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.

Responsabilidad

Seguridad

Lealtad

Honradez

Rectitud
Aunado a lo anterior, en ésta Gerencia se deben manejar todas las operaciones con
completa y absoluta transparencia, con el fin de que puedan ser analizadas y evaluadas
sin problemas en el momento en que así se requiera.
Finalmente, solo queda mencionar que la ética es una conducta que se debe aplicar no
solo en la Gerencia de Compras, sino en todas las áreas que integran la empresa para
que ésta pueda operar íntegramente y sin complicaciones.
Dependiendo de la calidad moral del comprador, será la calidad del producto adquirido.
EVALUACIÓN DE PROVEEDORES
La evaluación de proveedores es un procedimiento que se realiza continua y
permanentemente con el fin de comprobar si el desempeño esperado de éstos se
materializa. Así mismo, los nuevos proveedores deben ser analizados para comprobar si
su potencial garantiza una consideración seria en el futuro.
De ésta forma, dicha evaluación toma lugar antes y después de realizar la compra;
primeramente, la Gerencia de Compras debe ejecutar su valoración y posteriormente, el
área al cual fue entregada la mercancía debe hacer lo propio con el fin de que cada una
de éstas evalúe a los proveedores dentro del rubro que les corresponde (Ventas,
producción, compras y finanzas).
El método que se utiliza para llevar a cabo este proceso de evaluación consiste en la
aplicación de un cuestionario; antes y después de realizar la compra como se había
mencionado anteriormente.
Para tales efectos, es necesaria la implementación de los cuestionarios que a
continuación se mencionan:
190
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
CUESTIONARIO PRE COMPRA
Objetivo: Someter a consideración la factibilidad de ser proveedor potencial de LE
ENCHANT ROMAN S.A. DE C.V.
EMPRESA:
CONTACTO:
FECHA:
TELÉFONO:
1.- Cite al menos 3 de los requisitos indispensables para laborar dentro de la empresa:
1
2
3
2.- Ofrecen capacitación a sus empleados
1 SI
2 NO
*En caso de respuesta afirmativa pasar a la pregunta siguiente, en caso contrario ir a la 5.
3.- ¿Cada cuando se imparte dicha capacitación y en qué
consiste?
1 CADA MES
2 CADA 6 MESES
3 OTRO
4.- ¿Quién(es) imparte (n) dicha capacitación?
PERSONAL
1 INTERNO
PERSONAL
2 EXTERNO
3 OTRO
5.- Dentro de la empresa, ¿existe un departamento de control de calidad?:
1 SI
2 NO
6.- ¿La empresa esta certificada por algún organismo de calidad?
1 SI
2 NO
*En caso de respuesta afirmativa pasar a la pregunta siguiente, en caso contrario ir a
pregunta 8.
7.- ¿Qué certificación(es) recibió y en qué fecha(s)?
1
FECHA:
2
FECHA:
3
FECHA
8.- ¿Cuál es el volumen mínimo de compra?
191
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
9.- ¿Cuáles son las condiciones de pago aceptadas por la empresa?
1
2
3
10.- ¿Cuál es el tiempo de entrega estimado por pedido?
1 7 DÍAS
2 DE 8 A 15 DÍAS
MÁS DE 30
4 DÍAS
11.- ¿Otorga servicio post venta?
1 SI
2 NO
*En caso de respuesta afirmativa pasar a la pregunta siguiente, en caso contrario concluir.
12.- ¿En que consiste el servicio post venta otorgado?
COMENTARIOS:
192
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
Cuestionario POST COMPRA
Objetivo: Comprobar si el desempeño esperado del proveedor fue óptimo.
EMPRESA:
CONTACTO:
FECHA:
TELÉFONO:
1.- ¿Cómo calificaría la atención y el servicio brindado por el proveedor en el primer contacto?
1 EXCELENTE
2 BUENA
3 REGULAR
4 MALA
2.- La información brindada fue:
1 BUENA
2 MALA
3 OTRO
3.- Durante el proceso de compra ¿el proveedor se mostró atento y facilitó resolver dudas?
1 SI
2 NO
4.- El proveedor, ¿fue accesible a someter a negociación su oferta?
1 SI
2 NO
5.- ¿El precio convenido fue el más conveniente para ambas partes?
1 SI
2 NO
6.- ¿Se respetaron las condiciones pactadas durante la negociación hasta el final del proceso?
1 SI
2 NO
7.- ¿Hubo algún retraso o inconveniente durante el proceso de compra?
1 SI
2 NO
8.- De acuerdo con lo pactado, ¿el transporte de mercancía fue el más idóneo?
1 SI
2 NO
9.- ¿La mercancía llegó a tiempo pactado?
1 PUNTUALMENTE
2 LLEGÓ ANTES
LLEGÓ
3 DESPUÉS
193
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
10.- ¿En que condiciones considera que la mercancía fue recibida?
1 EXCELENTE
2 BUENA
3 MALA
*En caso que la respuesta sea 4 o 5, pasar a la siguiente pregunta, en caso contrario pasar a la
pregunta 11
11.- ¿Se realizó la devolución y cambio de la mercancía correspondiente?
1 SI
2 NO
12.- Se hizo efectivo el servicio post-venta ¿Por qué?
1 SI
2 NO
COMENTARIOS
194
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
Posteriormente a las evaluaciones y de acuerdo con los resultados obtenidos, la gerencia
de Compras debe llevar a cabo la clasificación “ARS” de proveedores (ver anexo X) en
donde éstos se catalogarán de acuerdo a su grado de factibilidad de la siguiente manera:
A = Aprobados (aquellos proveedores cuyas evaluaciones fueron excelentes o cerca de
serlo)
R = Restringidos (aquellos proveedores cuyos resultados en las evaluaciones fueron
buenas, sin embargo presentan fallas en algún punto del proceso)
S = Suspendidos (aquellos proveedores cuyos resultados de evaluación fueron bajos)
Ejemplo de Formato para la Clasificación ARS de los Proveedores
Nombre de
la empresa
Giro
Artículos que
Nombre de
Direcci
Teléfo
Clasificaci
provee
contacto
ón
no
ón
Esta evaluación es de gran utilidad, ya que sirve de base para analizar si realmente se
está comprando lo que la empresa requiere y a su vez sirve de pauta para la mejora
continua en el servicio y calidad que ofrece el proveedor, permitiéndonos lograr un mejor
abastecimiento que satisfaga en las mejores condiciones posibles las necesidades de la
empresa.
NEGOCIACIÓN CON LOS PROVEEDORES
La negociación es un intercambio de impresiones y puntos de vista que se lleva a cabo
con el fin de lograr acuerdos, tratos o deliberaciones que dan lugar a un convenio.
En la negociación intervienen diferentes aspectos de compra, entre ellos, el precio es uno
de los más importantes, pero no el único, ya que también hay que tomar en cuenta la
195
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
cantidad, la calidad, los factores del servicio de la transacción, la entrega, las
especificaciones y las condiciones de pago, entre otros.
Al negociar con los proveedores, el comprador debe atender minuciosamente varios
puntos clave. Por un lado, es de suma importancia que conozca el mercado en el que se
encuentran los materiales que requiere la empresa, mantenerse informado sobre las
diversas fuentes de abastecimiento de dichos materiales y estudiar detenidamente los
precios; y por el otro, debe tener claro y saber que es exactamente lo que la empresa
necesita en ese momento, lo cual le permite negociar acertadamente con los
proveedores.
Por tales razones, la negociación de la compra requiere de una buena organización y
anticipación al proveedor, ya que el comprador debe saber que pedir, como pedirlo y a
quien pedírselo, de esto depende que se compre lo que realmente necesita la empresa y
se eviten pérdidas o compras innecesarias.
Una vez que el comprador tiene claras las necesidades de la empresa, y sabe que es lo
que debe comprar, debe guiar al proveedor para que le ofrezca la mejor calidad al mejor
precio (esto es común en las primeras negociaciones), posteriormente el proveedor
conocerá y se familiarizará con las necesidades de la empresa y sabrá que es lo que
requiere y como lo requiere.
Durante la negociación, los proveedores ofrecen nuevos productos y tecnologías que si
bien resultan interesantes y de ayuda, por el momento la empresa no requiere de ellos;
sin embargo es importante que el comprador tome nota de ello, pues quizá resulten
convenientes y efectivos para la satisfacción de alguna necesidad futura de la empresa.
Las reuniones con los proveedores, son de gran importancia y es lo que afianza la
relación entre nuestra empresa y ellos, siempre hay que recordar que un proveedor no es
una solución a un único problema, puede ser una solución a problemas que aún no
detectamos, o que no pensamos en solucionar.
Por otro lado, la cotización representa un factor importante dentro de la negociación, ya
que a través de ella el comprador cuenta con una mejor organización y a su vez le da una
idea al proveedor de lo que necesita la empresa.
196
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
Antes de la reunión, siempre es bueno solicitar que preparen una presentación de la
empresa, en la cual debe estar siempre la “Misión”, ésta es una buena herramienta para
trabajar con ellos.
DESARROLLO DE PROVEEDORES
Los productos de Le Enchant Román requieren cierto grado de especialización, motivo
por el cual es indispensable contar con la seguridad de que las materias primas que
necesita para su transformación y manufactura, estarán disponibles en el momento
preciso, en la cantidad y con la calidad requerida.
Razón por la cual, la empresa se ve en la necesidad de llevar a cabo un eficiente
Desarrollo de Proveedores, que le permita establecer relaciones de trabajo estrechas y
sólidas con aquellos proveedores que el comprador seleccione, a fin de contar con un
abastecimiento eficaz de las materias primas requeridas por la empresa.
Para lograr dicho desarrollo, la empresa cuenta con un Programa de Desarrollo de
Proveedores, el cual consiste en un diplomado que se les imparte a aquellos proveedores
que son seleccionados por el comprador, en función de la frecuencia con la que les son
fincados los pedidos.
Este programa tiene por objetivo encontrar, formar y desarrollar un grupo de proveedores
que suministren a la empresa los materiales necesarios para su eficiente operación. Esto
quiere decir que se lleva a cabo con el fin localizar a los proveedores existentes, buscar
nuevos proveedores que puedan proporcionar a la empresa los recursos materiales
necesarios y a desarrollar a aquéllas con potencialidad que desean colaborar con la
empresa.
A través de dicho programa, los proveedores se involucran en mayor proporción con la
empresa, en cuanto a su giro, estructura, metas y objetivos a corto y largo plazo, de tal
forma que logren empatizar con éstos y se integren como parte de la organización,
trabajando en equipo con el comprador, con el fin de facilitar el logro de dichas metas y
objetivos.
197
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
En éste sentido, Le enchant Román considera a sus proveedores como colaboradores
capacitados en la evolución de su negocio, formando así un equipo conjunto en donde los
beneficios son mutuos.
Para tal objeto, la empresa necesita suministradores de confianza que conozcan sus
necesidades y expectativas, y que puedan superar las dificultades para adecuarse a sus
requerimientos.
Una vez que los proveedores se han expuesto al Programa de Desarrollo, son integrados
dentro de la organización en una asociación de mutuo beneficio. Así, las buenas
relaciones y los negocios entre los suministradores y Le enchant Román, redundan en
beneficio de ambas partes y ayudan a mejorar la calidad final del producto, a satisfacer
las necesidades y expectativas del consumidor y su entorno.
De ésta manera, el Programa de Desarrollo de Proveedores de Le enchant Román
contempla tres etapas:
1. Selección y Seguimiento: Se basa en fortalecer la capacidad de localización,
selección y seguimiento de proveedores, mediante la creación de una base de datos y un
catálogo que mantienen en constante comunicación a los proveedores y la empresa.
2. Desarrollo de Proveedores: Trata de implementar una correlación ganar – ganar, en
donde planes de financiamiento, contratos y períodos de pago sean establecidos de
acuerdo a las necesidades de cada empresa (Le Enchant Román y proveedor).
3. Punto de Venta: Consiste en contribuir a la capacidad Le Enchant Román para
competir por la preferencia del consumidor mediante la aplicación de una estrategia de
posicionamiento diseñada a la medida.
Los negocios resultantes de dicho programa deben ser comercialmente rentables y tener
una propuesta de valor atractiva tanto para Le Enchant Román como para sus
proveedores, que serán apoyados en todos los ámbitos posibles.
198
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
Así mismo, y aunado a la necesidad de implementar un desarrollo de proveedores, la
gerencia de Compras establece estándares de calidad, servicio, innovación, entrega,
pagos, etc. Estos estándares se pueden traducir en los siguientes aspectos:

Mejora continua de costos de los abastecimientos.

Asegurando suministros de materias primas.

Implantando procesos estándar en Compras.

Fortaleciendo la calidad de los suministros desde el nivel administrativo.

Integrando a los proveedores preferentes con actividades de formación continua
en Le Enchant Román.

Extendiendo el concepto "desarrollo de proveedores" a todos los departamentos
de la empresa.
De esta forma se define la necesidad de desarrollar proveedores nuevos o ya existentes,
para fortalecer la relación Negocio a Negocio mediante vocación de servicio, creatividad,
desempeño, involucramiento, uniformidad y compromiso de ambas partes, ésto permite
que los beneficios tanto para el comprador como para los proveedores se incrementen y
ambos cumplan sus metas y objetivos.
XIII. SISTEMAS DE CALIDAD

APLICACIÓN EN LA GERENCIA DE COMPRAS
Los sistemas de calidad en el área de compras son de suma importancia ya que de una
buena compra se deriva una buena venta, es decir, al comprar materiales de calidad se
garantiza la producción de artículos de alta calidad, obteniendo como resultado la
satisfacción total de las necesidades tanto de la empresa como de los clientes finales.
Por tal motivo, la empresa Le Enchant Román considera conveniente que durante el
proceso de evaluación y selección de nuevos proveedores, el comprador tome en cuenta
199
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
como característica principal la certificación de dichos proveedores bajo las Normas
Oficiales Mexicanas que hagan referencia al proceso de producción.
Las siguientes normas son aquellas que se relacionan directamente con la calidad en la
materia prima de las bolsas que elabora Le Enchant Román:
NMX-A-003-1976 (Mezclilla)
La presente Norma tiene por objeto establecer las especificaciones que deben cumplir las
mezclillas de algodón cuyo ligamento sea una tela sarga o derivada de ésta. Ya sea
acabada o preencogida y que se emplea generalmente en la industria del vestido para la
confección de prendas de vestir, accesorios y en la industria de calzado.
Para la aplicación de la presente Norma es necesario consultar las siguientes Normas
Mexicanas:
NMX-A-056-1971 Método de Prueba para la Determinación de la Recuperación de
Humedad en los Materiales Textiles (humedad comercial).
NMX-A-059-1964 Método para la Determinación de la Resistencia a la Tracción y
Alargamiento de las Telas.
NMX-A-065-1974 Método de Prueba para la Determinación de la Solidez del Color de los
Materiales Textiles al Sudor.
NMX-A-067-1964 Método de Prueba para la Determinación de la Solidez a la luz, del color
en los Materiales Textiles.
NMX-A-068-1964 Método de Prueba para la Determinación del Peso en Piezas, Rollos y
Cortes de Tela.
NMX-A-072-1964 Método de Prueba para la Determinación del Peso por metro cuadrado
de telas, método de la Muestra pequeña.
200
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
NMX-A-073-1964 Método de Prueba para la Determinación de la Solidez del Color de los
Materiales Textiles al frote.
NMX-A-074-1964 Método de Prueba para la Determinación de la Solidez del Color al
lavado doméstico e industrial, método de efecto acelerado.
El muestreo de dicho material se debe efectuar de acuerdo a la Norma Mexicana NMX-Z012 vigente "Muestreo para la Inspección por Atributos".
Así mismo debe cumplir con las especificaciones en el mercado establecidas en dicha
norma:

En el producto

Las piezas o rollos deben llevar un marbete con los siguientes datos:

Marca registrada o símbolo del fabricante.

Nombre del producto.

Tipo y grado de calidad.

Longitud en metros.

Peso del rollo o pieza en kilogramos.

Tono.

Número de lote o partida.

Leyenda "HECHO EN MEXICO".

Sello Oficial de Garantía, (cuando la Secretaría de Industria y Comercio, así
lo autorice.)

En el embalaje

Marca registrada o símbolo del fabricante.

Nombre del producto.

Tipo y grado de calidad.

Longitud en metros.

Peso del rollo o pieza en kilogramos.

Tono

Número del lote o partida.
201
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.

Leyenda "HECHO EN MEXICO".

La indicación de colocar el rollo o pieza en posición horizontal.

Sello Oficial de Garantía, (cuando la Secretaría de Industria y Comercio, así lo
autorice.)

Especificaciones del embalaje
La mezclilla va enrollada en tubos huecos de cartón y cada rollo o pieza debe ir
perfectamente envuelto con polietileno para protegerlo de posibles manchas y de la
humedad, así como otras materias que puedan afectar el producto.
NMX-a-022-1994 (Matanza, desuello, conservación, selección y
comercialización de cueros crudos)
Esta norma establece una serie de procedimientos y criterios que deben cumplirse en la
matanza, desuello, conservación, selección y comercialización de cueros crudos de res y
que los organismos y/o empresas relacionados con estos puntos deben aplicarlos.
Esta norma se complementa con las siguientes Normas Oficiales Mexicanas y Normas
Mexicanas vigentes:
NOM-020-SCFI Información comercial - Etiquetado de cuero y pieles curtidas naturales y
materiales artificiales con esa apariencia, así como los productos elaborados con dichos
materiales.
NOM-009-ZOO Proceso sanitario de la carne.
NMX-A-197 Nomenclatura de cueros o pieles curtidas y sin curtir.
NMX-A-199 Nomenclatura para la definición de términos empleados en la industria de
curtiduría.
202
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
Así mismo es necesario que para llevar a cabo la comercialización del cuero crudo de res,
primero debe establecerse un contrato de compra-venta, con el título de cuero crudo de
res, debidamente reglamentado y por escrito entre el comprador y vendedor basado en
las especificaciones de esta norma.
El comprador debe exigir al vendedor los siguientes documentos:
a) Certificado zoosanitario (Ver figura A).
b) Método de conservación.
c) Diagrama de carga en el medio de transporte indicando la raza, selección y calidad
para su identificación de cada atado y su peso.
d) Factura desglosada con las especificaciones de la piel en venta, como garantía de lo
que se porta, así mismo se debe indicar el peso cargado.

Transporte de pieles
Deben rechazarse:

Transportes que recientemente hayan cargado alquitrán, cal, ácidos, cobre, fierro,
u otras sustancias que pudiesen causar manchas en el cuero terminado, así
también grasas y animales que pudiesen contaminar la piel con larvas y
escarabajos.

Aquellos vehículos que sus cajas no se encuentren en buen estado y cuando las
cubiertas de estas sean metálicas deben cubrirse con madera u otro material que
no manche o marque la piel.
203
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
Figura A. Certificado zoosanitario
Cabe mencionar que las normas antes citadas sirven de marco referencial al comprador
para dar preferencia a aquellos proveedores que se encuentran certificados bajo las
mismas, sin descartar a aquellos que aún cuando no cuentan con dicha certificación,
ofrecen un alto grado de calidad en sus productos.
204
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
El Manual de Procedimientos contiene los once pasos del proceso de Compras, el cuál
específica en cada uno de ello sus objetivos y políticas, la descripción de las actividades
dentro de cada uno de los pasos así como el encargado de realizarlas y un diagrama de
flujo que muestra la toma de decisiones de cada paso.
Esto con el fin de dar un enfoque preciso y práctico, además de obtener un resultado
óptimo y eficaz en el Proceso de Compras.
205
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
1.- Requisición de Compra
OBJETIVO:
Identificar
las
necesidades
de
las
diferentes
direcciones
y
departamentos de la empresa para abastecerlas oportunamente, con el fin de
que éstos puedan operar eficientemente.
POLÍTICAS:
Todas las requisiciones de los diferentes Departamentos y Direcciones
deberán ser entregadas por escrito al Departamento de Compras.
Solo se recibirán Requisiciones de Compra durante los primeros 5 días
de cada mes.
Solo se podrán adquirir artículos que se encuentren dentro del Catálogo
de Productos, salvo ciertas excepciones que deberán ser justificadas
por escrito.
El Departamento o Dirección solicitante deberá conservar el número de
pedido que le fue asignado a su requisición.
206
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
NOMBRE DEL PROCESO: Requisición de Compra
DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES:
NUM.
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
1
Entrega formatos de requisición a Departamentos
o Direcciones solicitantes.
2
Llena formato de Requisición de Compra.
Dpto. o Dir.
Solicitante
3
Entrega formato de requisición al Departamento
de Compras.
Dpto. o Dir.
Solicitante
4
Recibe y revisa que la requisición haya sido
llenada correctamente.
Secretaria de
Compras
5
Si es Sí, procede a firmar de recibido (continua en
el punto 6). Si es No, procede a devolver para su
corrección (regresa al punto 2).
Secretaria de
Compras
6
Determina el número de requisición y entrega una
copia de la misma al Almacén y al Dpto. o Dir.
Solicitante.
Secretaria de
Compras
7
Recibe copia de la requisición, registra y clasifica.
Almacenista
8
Verifica la existencia de la mercancía y comunica
al Departamento de Compras.
Almacenista
9
Si hay existencias en el almacén, procede a
abastecer
al
Departamento
o
Dirección
solicitante. Si no, continúa con el siguiente
procedimiento.
Almacenista
10
Fin del proceso
207
Secretaria de
Compras
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Requisición de Compra
DIAGRAMA DE FLUJO:
Inicio
Requisición de
Compra
Entrega formatos de
requisición a deptos. o
Direcciones solicitantes
Llena formato de
requisición de compra
Entrega formato de
requisición al Depto. De
Compras
Recibe y revisa que la
requisición haya sido
llenada correctamente
No
¿Es
correcta?
Si
Firma de Recibido
A
208
Devuelve para su
corrección
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
A
Determinar el número
de
requisición
y
entregar una copia de
la misma al Almacén y
al Dpto. solicitante
Recibir copia de la
requisición, registrar y
clasificar
Verificar la existencia de la
mercancía y comunicar al
Depto. de Compras
No
¿Hay en
existencia?
Si
Abastece al Depto. o
Dirección solicitante
Fin del Procedimiento
209
Continúa con el
siguiente
procedimiento
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
2.- Localización y Selección de Proveedores
OBJETIVO:
Buscar y elegir al proveedor adecuado, que cumpla con todas las
características que se requieren y que sea capaz de satisfacer las
necesidades de la empresa tanto de manera eficiente y oportuna, como en
el tiempo y forma convenidos.
POLÍTICAS:
El comprador deberá siempre consultar en primera instancia el
Catálogo de Proveedores.
Cuando el comprador no encuentre al proveedor adecuado dentro del
catálogo, él mismo se encargará de buscarlo en las fuentes formales
establecidas por la empresa.
Se les deberá dar preferencia a aquellos proveedores que se
encuentren certificados bajo las Normas Mexicanas referentes al
proceso de producción.
Se seleccionaran solo a aquellos proveedores que sean fabricantes.
210
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Localización y Selección de Proveedores
DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES:
NUM.
1
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Busca en el catálogo interno de la empresa al
proveedor que cumpla con las características
especificadas y que pueda satisfacer las
necesidades de la misma.
Comprador
Si localiza al proveedor adecuado, concertar cita
(Continua en el paso 6).
2
Si no lo encuentra dentro del catálogo, busca en las
fuentes formales establecidas por la empresa
(Continua en el paso 3).
Comprador
3
Localiza dichas fuentes, y posteriormente identifica
y selecciona a 3 proveedores como mínimo.
Comprador
4
Contacta a los
seleccionados.
Comprador
5
Concertar cita con los proveedores para obtener
más información de los mismos y a su vez, para
dar a conocer las necesidades de la empresa.
Secretaría de
Compras
6
Analiza la información obtenida en cada cita y
decide si es o no conveniente enviar solicitud de
cotización.
Analista de
Proveedores
7
3
proveedores
previamente
Fin del procedimiento
211
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Localización y Selección de Proveedores
DIAGRAMA DE FLUJO:
Requisición
de compra
Localización y
Selección de
Proveedores
Busca en el catálogo de
la empresa al proveedor
adecuado
No
¿Encontró
proveedor??
??
Si
Concertar
Busca al proveedor en
fuentes formales
Identifica y selecciona
en a tres proveedores
como mínimo
Contacta a los tres
proveedores seleccionados
Concertar cita para obtener
más inf. y dar a conocer las
necesidades de la empresa
Analiza la inf. recabada y
decide si es o no
conveniente cotizar
Fin del
procedimiento
212
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
3.- Solicitud de Cotización a Proveedores
OBJETIVO:
Conocer la oferta de los proveedores seleccionados en términos de precio,
condiciones de entrega y de pago, garantía, disponibilidad y capacidad de
producción, así como demás aspectos referentes a los artículos que requiere
la empresa, para poder seleccionar al proveedor más conveniente.
POLÍTICAS:
Todas las solicitudes de cotizaciones deberán elaborarse por escrito
y con el formato correspondiente anexado en el Manual de Compras.
Las cotizaciones deberán ir dirigidas al Jefe del Departamento de
Compras.
Se deben cotizar con tres proveedores como mínimo.
La cotización podrá entregarse personalmente, por email o por fax,
siempre y cuando contenga la información solicitada.
213
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Solicitud de Cotización a Proveedores
DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES:
NUM.
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
1
Informa al Comprador sobre aquellos
proveedores a los cuales es conveniente
solicitarles una Cotización.
2
Elabora Solicitud de Cotización a Proveedor
3
Rectifica Solicitud de Cotización a Proveedor.
4
Si es No, corrige información y elabora
nuevamente Solicitud de Cotización a Proveedor
(Regresa al paso 2).
Comprador
5
Si es Si, envía Solicitud de Cotización a
Proveedor
(Continúa
con
el
siguiente
procedimiento).
Comprador
6
Fin del procedimiento
214
Analista de
Proveedores
Comprador
Analista de
Proveedores
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Solicitud de Cotización a Proveedores
DIAGRAMA DE FLUJO:
Localización y
selección de
proveedores
Solicitud de
Cotizaciones a
Proveedores
Informa al Comprador sobre aquellos
proveedores a los cuales es conveniente
solicitarles una cotización
Elabora Solicitud de
Cotización a Proveedor
Rectifica Solicitud de
Cotización a Proveedor
No
¿Es
correcta?
Si
Envía Solicitud de Cotización
a Proveedor
Fin del procedimiento
215
Corrige
información
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
4.- Elaboración del Cuadro Comparativo de Cotizaciones
OBJETIVO:
Comparar y analizar cada una de las ofertas de los proveedores, para poder
tomar una decisión acertada y poder así elegir aquel que cumpla con las
expectativas de la empresa y que satisfaga sus necesidades en la manera
más conveniente posible.
POLÍTICAS:
Se deberá elaborar el Cuadro Comparativo por escrito y con el
formato correspondiente anexado en el Manual de Compras.
Se deben entregar en tiempo y forma todas las cotizaciones para
poder ser consideradas dentro del Cuadro Comparativo.
Las cotizaciones deben contener la información solicitada, ya que en
caso de lo contrario se descartaran definitivamente.
Solo se incluirán las cotizaciones de los mejores tres proveedores.
El Cuadro Comparativo será de uso exclusivo para el Departamento
de Compras.
216
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Elaboración del Cuadro Comparativo de
Cotizaciones.
DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES:
NUM.
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
1
Reúne cotizaciones de proveedores.
Comprador
2
Entrega cotizaciones al Analista de Proveedores.
Comprador
3
Verifica que la información éste completa.
Analista de
proveedores
4
Si es No, rechaza cotización y se la devuelve al
comprador (Fin del procedimiento).
Analista de
proveedores
5
Si es Si, vacía la información de las cotizaciones
en el formato del Cuadro Comparativo (Continúa
en el paso 6).
Analista de
Proveedores
6
Analiza y compara la oferta de cada uno de los
proveedores.
Analista de
proveedores
7
Realizar sugerencias y propuestas al Comité de
Compras acerca del que considera es el mejor
proveedor.
Analista de
proveedores
8
Elige la mejor oferta para la empresa.
9
Fin del procedimiento
217
Comité de
Compras
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Elaboración del Cuadro Comparativo de
Cotizaciones
DIAGRAMA DE FLUJO:
Solicitud de
cotizaciones a
proveedores
Elaboración del
Cuadro Comparativo
de Cotizaciones
Reúne cotizaciones
de proveedores
Entrega cotizaciones
a Analista de Prov.
Verifica que la inf.
éste completa
No
Rechaza
cotización
¿Ésta
completa?
Si
Vacía inf. de
cotizaciones
Analiza y compara la
oferta de cada
proveedor
A
218
Fin del
procedimiento
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
A
Hace sugerencias y
propuestas al Comité de
Compras
Elige la mejor oferta para la
empresa
Fin del
procedimiento
219
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
5.- Negociación con proveedores
OBJETIVO:
Establecer las mejores condiciones de compra entre el proveedor y el
comprador, bajo los principios de equidad e integridad, buscando siempre un
mutuo beneficio en el que ambas partes traten de ganar y beneficiarse de la
misma manera.
POLÍTICAS:
El comprador es la única persona encargada de efectuar la
negociación con previa autorización del Jefe del Departamento de
Compras.
La negociación se realizará en el lugar convenido con el proveedor,
de preferencia dentro de las instalaciones de la empresa.
Antes de llevar a cabo la negociación, el comprador deberá
considerar y estudiar detalladamente cada uno de los puntos de la
guía de negociación.
Cuando la negociación en cuestión conlleve compras de más de
$25,000.00, el comprador deberá consultar al Comité de Compras.
El Jefe del Departamento de Compras es el único capacitado para
poder tomar la decisión final en la negociación.
220
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Negociación con Proveedores
DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES:
NUM.
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
1
Identifica y define los aspectos más importantes que
se desean negociar con el proveedor seleccionado.
Jefe del Dpto. de Compras
2
Busca información relacionada con el mercado en el
que se encuentran los materiales que requiere.
Comprador
3
Analiza y estudia detalladamente la información.
4
Establece junto con el Comité de Compras todos
aquellos puntos que se habrán de tratar con el
proveedor.
Comprador
5
Prepara posibles argumentos para tratar de
adelantarse al proveedor y saber como actuar ante
determinadas situaciones.
Comprador/Comité de
Compras
6
Consulta Guía de Negociación y fuentes de poder.
7
Realiza cita con el proveedor en el lugar y fecha
establecida.
Secretaría de Compras
8
Da inicio a la negociación y expone puntos a
considerar.
Comprador
9
Si se logra el acuerdo, éste se formaliza en el
siguiente procedimiento.
Comprador
10
Si no se logra el acuerdo, se localiza al segundo
proveedor (Regresa al paso 7).
Secretaría de Compras
11
Fin del procedimiento
221
Comprador/Comité de
Compras
Comprador
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Negociación con Proveedores
DIAGRAMA DE FLUJO:
Negociación
con
Proveedores
Elaboración de
Cuadro C.
Identifica y define
aspectos a negociar
con proveedor
Busca inf. relacionada con
el mercado el que se
encuentran los materiales
que requiere
Analiza y estudia
detalladamente la inf.
Establece aquellos puntos
a tratar con el proveedor
Prepara posibles
argumentos para
adelantarse al
proveedor
Consulta Guía de
Negociación
A
222
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
A
Realiza la cita con el
proveedor en el lugar y
fecha acordados
Da inicio a la
Negociación y expone
puntos a considerar.
No
¿Se Logró
acuerdo?
Localiza al segundo
proveedor
Si
Se formaliza en el
siguiente
procedimiento
Fin del
procedimiento
223
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
6.- Elaboración de la Orden de Compra
OBJETIVO:
Establecer el suministro oportuno de los materiales requeridos por los
departamentos de la empresa mediante un acuerdo formal posterior a la
negociación, en el cuál se indica de manera detallada que es lo que se
requiere, en que cantidades y con que características, así como las
condiciones de entrega y de pago acordadas con el proveedor.
POLÍTICAS:
El Departamento de Compras es el único responsable de realizar las
Órdenes de Compra para la adquisición de materiales.
La Orden de Compra deberá ser elaborada por escrito y bajo el
formato indicado.
El Jefe del Departamento de Compras es el único que puede firmar y
autorizar una Orden de Compra, previa revisión.
La Orden de Compra deberá entregarse personalmente en la fecha
establecida.
224
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Elaboración de la Orden de Compra
DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES:
NUM.
1
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Llena el formato correspondiente a la Orden de
Compra y asigna número de acuerdo a la
requisición.
Comprador
Verifica que la Orden de Compra se haya
elaborado correctamente.
2
Si es Sí: Continúa en el siguiente paso.
Jefe del Dpto. de
Compras
Si es No: Se devuelve para su corrección
(Regresa al paso 1).
3
Recaba firmas de autorización por parte del
Director General, del Jefe del Dpto. de Compras, y
del Jefe del Dpto. de Contabilidad y Finanzas.
Secretaria del Depto. de
Compras
4
Envía Orden de Compra al proveedor autorizado.
Secretaria del Dpto. de
Compras
5
Recibe Orden de Compra firmada por el proveedor.
Secretaría del Dpto. de
Compras
6
Archiva original de Orden de Compra.
Secretaría del Dpto. de
Compras
7
Envía copia al Almacenista y al Activador
Secretaría del Dpto. de
Compras
8
Fin del procedimiento
225
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Elaboración de la Orden de Compra
DIAGRAMA DE FLUJO:
Negociación
con los
proveedores
Elaboración de la
Orden de Compra
Llena formato de Orden de
Compra y asigna número de
acuerdo a la requisición
correspondiente
Verifica que la Orden de
Compra haya sido
elaborada correctamente
No
¿Se elaboro
bien?
Si
Recaba firmas de
autorización
Envía Orden de Compra
al Proveedor autorizado
A
226
Se devuelve
para su
corrección
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
A
Q
Recibe Orden de Compra
firmada por el proveedor
Archiva original de
Orden de Compra
Envía
copia
Almacenista
y
Activador
Fin del
procedimiento
227
al
al
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
7.- Seguimiento de la Orden de Compra
OBJETIVO:
Conocer el estado en el que se encuentra el pedido facturado para asegurar
el cumplimiento de los términos y condiciones de compra pactadas y evitar
cualquier problema, que podría perjudicar o retardar la entrega oportuna del
mismo.
POLÍTICAS:
El comprador debe mantenerse en constante comunicación con el
proveedor para conocer el avance del pedido.
Se realizará una visita mensual al proveedor correspondiente según
se considere necesario por parte del Comité de Compras.
Cualquier anomalía que reporte el comprador durante su visita al
proveedor, deberá ser reportada inmediatamente al Jefe del
Departamento de Compras.
228
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Seguimiento de la Orden de Compra
DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES:
NUM.
1
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Establece contacto con el proveedor.
Comprador
Solicita la información necesaria sobre el estado de
la orden en cuestión.
2
Si todo va bien, continua en el paso 3; de lo
contrario solicita cita con el proveedor y
posteriormente continúa con el paso 3.
Comprador
3
Elabora reporte con la información proporcionada
por el proveedor.
Comprador
4
Entrega reporte al Dpto. de Compras
Comprador
5
Recibe reporte y firma el avance.
Jefe del Dpto.
de Compras
6
Archiva reporte y localiza al proveedor para
confirmar fecha de entrega.
Secretaria del Dpto.
de Compras
7
Comunica al almacenista la situación para que
prepare y organice el Almacén para la recepción de
las mercancías.
Secretaría del Dpto.
de Compras
8
Fin del procedimiento
229
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Seguimiento de la Orden de Compra
DIAGRAMA DE FLUJO:
Elaboración
de la Orden
de Compra
Seguimiento de la
Orden de Compra
Establece contacto
con el proveedor
Solicita la inf. sobre el
estado de la orden e
cuestión
Si
¿Hay
problemas?
No
Elabora reporte con
la inf. proporcionada
Entrega reporte al
Dpto. de Compras
A
230
Solicita cita
con el
proveedor
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
A
No
¿Coincidieron
?
Informa al Dpto.
de Compras para
su devolución
Si
Firma factura y entrega al
proveedor contra-recibo con
sello y firma del Jefe del
Departamento de Compras
Registra la entrada de la
mercancía al Almacén
Fin del
procedimiento
231
Fin del
procedimiento
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
8.- Recepción de las mercancías
OBJETIVO:
Recibir los bienes adquiridos por la empresa y verificar que éstos coincidan
en cantidad y contenido, con lo estipulado en la requisición y la factura.
POLÍTICAS:
La mercancía recibida deberá coincidir exactamente con la descrita
en la requisición y en la factura, o de lo contrario ésta le será
devuelta al proveedor.
La factura deberá contener los mismos datos a los expuestos en la
requisición.
Si la factura presentara anomalías, se
inmediatamente al Departamento de Compras.
deberá
informar
Cualquier devolución a realizar, deberá ser autorizada previamente
por el Jefe del Departamento de Compras.
232
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Recepción de las Mercancía
DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES:
NUM.
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
1
Recibe al proveedor el día y hora convenidos.
Almacenista
2
Informa al Departamento de Compras de la
llegada de la mercancía.
Almacenista
3
Recibe Factura.
Almacenista
Compara Factura con
Requisición.
3
Orden de Compra y
Almacenista
- Si es Si, procede a la revisión de la mercancía
(Continúa con el paso 4).
- Si es No, devuelve mercancía y/o factura al
proveedor* (Fin del procedimiento).
Revisa mercancía acorde con la factura (tipo,
medidas, paquetes, número de piezas).
4
- Si es Sí, firma factura y entrega al proveedor
contra-recibo con sello y firma del Jefe del Dpto.
de Compras. (Continua con el paso 5).
- Si es No, informa al Jefe del Dpto. de Compras
para que devuelva la mercancía al proveedor*
(Fin del procedimiento).
5
6
Registra entrada de las mercancías al Almacén
bajo el formato indicado.
Fin del procedimiento
233
*Devoluciones: Jefe
del Dpto. de
Compras
Activador
*Devoluciones: Jefe
del Dpto. de
Compras
Almacenista
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Recepción de la Mercancía
DIAGRAMA DE FLUJO:
Seg. de
Orden de
Compra
Recepción de
Mercancía
Recibe al proveedor el
día y hora convenidos
Informa al Dpto. de Compras la
llegada de mercancía
Recibe factura
Compara factura con
Orden y Requisición
No
Devuelve
¿Coincidiero
n?
Si
Revisa mercancía
contra factura
A
Q
234
Fin del
procedimiento
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
A
Q
No
¿Coincidieron?
Si
Informa al Dpto.
de Compras
para su
devolución
Firma factura y entrega al
proveedor contra-recibo con
sello y firma del Jefe del
Departamento de Compras
Registra la entrada de la
mercancía al Almacén
Fin del
procedimiento
235
Fin del
procedimiento
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
9.- Comprobación de las Mercancías
OBJETIVO:
Confirmar que la mercancía que se está recibiendo e ingresando al
Almacén, es exactamente lo que se ordeno y cumple con todas las
características que se especificaron en la Orden de Compra.
POLÍTICAS:
El activador es la única persona autorizada para poder llevar a cabo
la comprobación de las mercancías recibidas.
En caso de que la mercancía entregada fuese diferente en los
términos de la calidad, peso y contenido convenidos, es virtud de
Le Enchant Román devolver la mercancía.
Cuando la mercancía no fuese repuesta en un período máximo de
10 días, el Comprador deberá exigir el reembolso del valor de la
mercancía, más el 20% por daños y perjuicios.
Solo podrán realizarse devoluciones con previa autorización del Jefe
del Departamento de Compras.
236
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Comprobación de las Mercancías
DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES:
NUM.
1
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Lleva a cabo la comprobación de las mercancías
recibidas.
Activador
Activador
Revisa la mercancía tanto en términos de la calidad,
peso y contenido convenidos.
2
- Si es Si, envía la documentación al departamento de
Contabilidad y Finanzas.
- Si es No, se devuelve mercancía y/o factura al
proveedor*.
3
Deberá exigir el reembolso del valor de la
mercancía, más el 20% por daños y perjuicios,
cuando la mercancía no haya sido repuesta en un
período máximo de 10 días.
Solo él autoriza la devolución de la mercancía.
4
5
Fin del procedimiento
237
Almacenista
*Devoluciones: Jefe
del Dpto. de Compras
Comprador
*Devoluciones: Jefe
del Dpto. de Compras
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Comprobación de las Mercancías
DIAGRAMA DE FLUJO:
Recepción de
las mercancías
Comprobación de
mercancías
No
¿Hay
diferencias
?
Sí
Informa al Dpto.
de Compras para
su devolución
Esperar repuesto
de mercancía
Fin del
procedimiento
238
Enviar
doctos.
al
Depto.
de
Contab.
Fin del
procedimien
to
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
10.- Envío de Documentos al Departamento de Contabilidad y Finanzas
OBJETIVO:
Informar y enviar al Departamento de Contabilidad y Finanzas todos los
documentos relacionados con las compras realizadas por la empresa, con
el fin de que éste lleve un mejor control y registro de las operaciones
efectuadas, y al mismo tiempo tenga conocimiento de los gastos que
habrán de solventarse para poder realizar los pagos oportunos de las
facturas correspondientes.
POLÍTICAS:
El Departamento de Contabilidad y Finanzas deberá llevar un control
y registro detallado de todas las actividades de compras efectuadas
por la empresa.
Si los datos de la factura no corresponden a aquellos presentados en
la orden de compra, se le notificará al Departamento de Compras y
se enviará al proveedor para su corrección.
El pago a proveedores se realizará una vez que el Departamento de
Contabilidad y Finanzas reciba la factura correspondiente a la orden
de compra.
La forma y los términos de pago se realizarán de acuerdo a lo
convenido previamente con el proveedor.
239
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Contabilidad y Finanzas
Envío de Documentos al Departamento de
DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES:
NUM.
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
1
Envía copia de documentos (requisición, orden de
compra, nota de entrada) y factura original al
Depto. de Contabilidad y Finanzas
Almacenista
2
Recibe la documentación indicada.
Contador
3
Firma de recibido (Factura original y copia de
requisición, orden de compra y nota de entrada)
Contador
4
Revisa, registra y archiva copias de requisición,
orden de compra y nota de entrada.
Contador
5
Elabora contra-recibo de la factura.
Contador
6
Expide pago correspondiente a dicha factura.
Contador
7
Archiva factura
Contador
8
Fin del procedimiento
240
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Envió de Documentos al Depto. de Contabilidad y Finanzas
DIAGRAMA DE FLUJO:
Comprobación
de las
mercancías
Envío de documentos al
Dpto. de Contabilidad y
Finanzas
Envía copia de doctos. y
factura original al Dpto. de
Contabilidad y Finanzas
Recibe la documentación
indicada
Firma de recibido
Revisa, registra y archiva
copias de requisición,
orden de compra y nota
de entrada.
Elabora contrarecibo de la factura
Expide pago
correspondiente a
dicha factura
Archiva factura
Fin del
procedimiento
241
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
11.- Establecimiento de Control de Inventarios
OBJETIVO:
Conocer y llevar un control de las existencias de los diferentes materiales
en el Almacén para determinar los máximos, mínimos y puntos de
recompra de cada uno de ellos, y mantener al mismo tiempo, una efectiva
rotación del inventario, abasteciendo oportunamente a los diferentes
Departamentos y Direcciones de la empresa para su correcto
funcionamiento.
POLÍTICAS:
Todos los materiales que ingresan al Almacén deben ser registrados
en el formato conocido como “Inventario Físico”.
Se deben calcular los máximos, mínimos y puntos de recompra en el
momento en que los materiales ingresan al Almacén.
El Almacenista debe entregar un reporte mensual de las existencias
al Departamento de Compras.
Antes de autorizar y realizar cualquier compra, se debe verificar que
efectivamente el material en cuestión se ha agotado en el Almacén.
242
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Establecimiento de Control de Inventarios
DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES:
NUM.
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
1
Revisa existencias en el almacén.
Almacenista
2
Determina los máximos y mínimos de cada uno de
los materiales resguardados.
Almacenista
3
Calcula el punto de recompra para cada material.
Almacenista
4
Si hay algún material que se encuentre en el punto
de recompra, informa a la Secretaria del
Departamento de Compras (Continúa en con el
paso 7).
Almacenista
De lo contrario continua con el paso 5.
5
Elabora reporte para el Departamento de Compras.
Almacenista
6
Informa al Depto. de Compras cuando se llegue al
mínimo de cada material.
Almacenista
7
Regresa a la primera etapa del proceso de compra.
Secretaria de
Compras
8
Fin del procedimiento
243
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Establecimiento de Control de Inventarios
DIAGRAMA DE FLUJO:
Envío de doctos
al Dpto. de
Contabilidad y
Finanzas
Establecimiento de
Control de Inventarios
Determina los máximos y
mínimos de cada uno de
los materiales
resguardados
Calcula el punto de
recompra para cada
material
¿Hay punto de
recompra?
No
Si
Informa a la
Secretaria del
Dpto. de Compras
Elabora reporte para
el Dpto. de Compras
Informa al Dpto. de
Compras cuando se
llegue al mínimo de
cada material
Regresa a la primera
etapa del proceso
Fin del
procedimiento
244
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
CONCLUSIONES
En la actualidad, las empresas necesitan de manuales administrativos para la toma de
decisiones en todas las áreas que la conforman, por que definen las funciones de su
personal, responsabilidades, actividades entre otros aspectos; lo importante es que
existen diferentes manuales que pueden adaptarse dependiendo sus necesidades.
El presente manual de compras ha mostrado cómo optimizar la adquisición de los
materiales necesarios, como su uso y manejo; señalando que en el mismo se acoplan
los aspectos fundamentales de las compras y adquisiciones, a partir de un nuevo
enfoque que se integra para una mejora en el proceso de compras.
Es muy común que a los procesos no se les de la importancia que se merecen, no se
hace una buena administración en el proceso o peor aún, no se reconocen los
problemas de la empresa, que tienen origen por la falta de implementación de éste,
como es el caso de Le Enchant Roman.
La empresa debe estar totalmente convencida de la implementación y el valor de los
manuales administrativos, sobre todo el de compras, ya que proporciona el mejor
aprovechamiento de los recursos humanos y materiales, precisa responsabilidades del
personal y ayuda a cumplir sus objetivos establecidos de acuerdo a su presupuesto, por
lo que podrá mantenerse dentro del mercado de forma competitiva.
245
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
GLOSARIO
Almacén: Lugar donde se guarda, almacena y son manejados los productos de la
empresa.
Bien: Conjunto de atributos físicos y tangibles reunidos en una forma identificable, para
satisfacer las necesidades del cliente.
Calidad: Eficacia con que un producto cumple las expectativas del comprador.
Cantidad económica del pedido: Cantidad óptima de reorden cuando se reabastece el
inventario, como lo indica el volumen en que es mínima la suma de los costos de
mantenimiento de inventario y los de procesamiento de pedidos.
Cliente: Individuo u organización que toma una decisión de compra.
Comprar: Adquirir algún bien o servicio, implica recuperar el costo de la compra y
obtener una ganancia para la empresa.
Comprador: Situación en la que un cliente hace directamente la compra a la empresa.
Control de inventarios: Mantener el control sobre el tamaño y composición de los
inventarios, con la finalidad de surtir los pedidos de los clientes en forma oportuna, total
y exacta, a la vez que se reducen al mínimo la inversión y fluctuación de inventarios.
Consumidor: Persona o grupo de personas que usa o consume un producto.
Factura: Cuenta detallada de las mercancías compradas o vendidas, en donde se
desglosa el IVA.
Forma de pago: Forma en la que pagará un producto o un servicio a una empresa y
ésta puede ser: al contado, a crédito o por anticipado.
246
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
Impuesto al valor agregado: Impuesto pagado por las empresas sobre el aumento de
valor que ellas dan, en las diferentes fases de producción, o a un bien o servicio a la
venta.
INCOTERMS: Términos comerciales internacionales que establecen la forma en que la
mercancía debe ser transportada, embalada, empaquetada, entregada, recogida,
designada, asegurada, cobrada y pagada.
Manejo de inventarios: Es el tener un nivel adecuado de las mercancías que se
necesitan comprar y tener en el inventario para que se puedan vender en el momento
preciso.
Mercancía: Todo lo que se vende o se compra.
Orden de compra: Documento que establece los términos en que se solicita la compra
de las mercancías.
Pagaré: Obligación escrita de pagar una cantidad en un tiempo determinado.
Política de compra: Ciertos puntos de referencia que se revisan y toman en cuenta
para tomar una decisión.
Precio: Cantidad de dinero o de otros elementos con utilidad que se requieren para
comprar un producto.
Producto: Conjunto de atributos tangibles e intangibles, como el empaque, color,
precio, calidad y marca junto con los servicios y la reputación del vendedor. Un producto
puede ser un bien, un servicio, un lugar o una idea.
Programación de compras: Herramienta que se utiliza en la planeación, para
establecer el tiempo de abastecimiento de los recursos que necesita la empresa
Pronóstico de ventas: Cálculo de la cantidad de mercancía que se pretende vender
durante un determinado período en un mercado específico y suponiendo una
planeación de ventas.
Proveedores: Personas o empresas que ofrecen los bienes o servicios necesarios para
que una organización produzca lo que vende.
247
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
BIBLIOGRAFÍA
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2002.
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electrónica gratuita. Texto completo en www.eumed.net/libros/2007b/274.
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Prentice Hall, México, 2005.
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elaboración, FCA-UNAM, México.
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Reglamento Federal de Seguridad, Higiene y Medio Ambiente de Trabajo.
Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público Artículos del 26 al
43.
248
La Importancia de la Administración para Optimizar la Producción y Calidad de los Recursos Humanos y las
Adquisiciones.
Fuentes:
www.rae.es, del Diccionario de la Lengua Española, de la Real Academia Española,
URL de la Página Web = http://www.rae.es/.
http://www.mexicoemprende.org.mx/index.php?option=com_content&task=view&id=23&
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http://www.capitalsemilla.org.mx/
http://www.gacelas.org.mx/programa.php
http://www.mexicoemprende.org.mx/index.php?option=com_content&task=view&id=49&
Itemid=74
http://www.mexicoemprende.org.mx/index.php oficial
http://www.economia.gob.mx/
http://www.cemue.com.mx/apps/sitemgr.nsf/portada/1
http://www.mailxmail.com/curso-sistemas-informativos-diseno-creacion-1/empresacaracteristicas-generales-conceptos-1
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