Modulo2CotizacionyLicitacion

Módulo 2
Procedimiento a seguir en los Eventos de
cotización, licitación, tiempos óptimos y
errores comunes
Departamento de Adquisiciones y Mantenimiento
Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social
AÑO 2015
Procedimientos de contrataciones
Las adquisiciones públicas en Guatemala están reguladas por la Ley
de Contrataciones del Estado (Decreto 57-92 del Congreso de la
República) y su Reglamento (Acuerdo Gubernativo No. 1056-92).
Allí se contemplan los siguientes procedimientos de contratación:
• Compra directa: Para adquisiciones hasta de Q.90,000.00. Para
montos mayores de Q.10,000.00 se deberá publicar en el portal de
guatecompras.
• Cotización: Para adquisiciones mayores de Q.90,000.00, con un
límite máximo de Q.900,000.00. Se deben hacer las publicaciones
del expediente en el portal de guatecompras.
• Licitación pública: Para adquisiciones mayores de Q.900,000.00, las
ofertas se deben solicitar mediante publicaciones en el portal de
guatecompras y en el diario oficial.
Procedimientos de contrataciones
• Casos de excepción: Algunos de los casos de excepción están
establecidos en el art. 44 de la Ley de Contrataciones. Se realiza
el procedimiento que establezca la Ley de Contrataciones o su
Reglamento. Algunos de los casos vistos en el MSPAS son:
arrendamientos de bienes inmuebles y los que se derivan de los
estados de casos de excepción. Dependiendo del tipo de
proceso, así será su publicación en guatecompras.
• Contrato abierto: Es una de las formas especiales de la
contratación. Mediante la cual el Ministerio de Finanzas Públicas
–a través de la DNCAE- escoge uno o varios proveedores para
que le proporcionen bienes o suministros de uso general que
utilicen dos o mas instituciones del Estado.
COTIZACIÓN
Montos a los que le es aplicable
La cotización es el régimen que deben aplicar
todas las unidades ejecutoras del MSPAS,
cuando el precio de los bienes, obras,
suministros o servicio exceda de Q.90,000.00 y
no sobrepase los Q.900,000.00 (Art. 38 Ley de
Contrataciones).
Procedimiento de la cotización
Solicitud de pedido
• Previamente a iniciar una compra por cotización, se debe
contar con el pedido suscrito por el jefe del Departamento o
Servicio que corresponda (Art. 15 Reglamento).
• La persona que está firmando como solicitante no puede
participar nuevamente dentro del proceso, por conflicto de
interés.
• Los productos que se ingresen en la solicitud de pedido deben
ser claros, con las características y detalles de lo que
necesitan, pero sin colocar marcas o especificaciones técnicas
que dirijan la compra.
• Debe contar con los sellos y firmas correspondientes.
• En esta etapa aun no es indispensable contar con la partida
presupuestaria que cubrirá el evento.
Elaboración de Proyecto de Bases
• Se debe realizar el proyecto de bases según
los modelos publicados en el SICODA.
• Se debe crear el evento en guatecompras y
elevar el proyecto de bases dejándole 3 días
hábiles para que puedan realizar las preguntas
pertinentes los interesados, que sirven para
mejorar y/o aclarar el contenido de las bases.
Dictamen Técnico Favorable
• Se debe solicitar por lo menos al día 4 después de
publicadas las prebases, o después de
contestadas las preguntas.
• Se realiza el Dictamen Técnico Favorable en base
al Art. 21 de la Ley de Contrataciones.
• Debe ser emitido por una persona que sea
experta o que tenga amplio conocimiento del
insumo o servicio que se está cotizando.
• En caso de ser un evento de construcción se debe
solicitar el Dictamen Técnico Favorable a la
Unidad de Planificación Estratégica –UPE-.
Dictamen Jurídico
• Se debe solicitar después de recibido el Dictamen
Técnico Favorable.
• Se realiza el Dictamen Jurídico en base al Art. 21
de la Ley de Contrataciones.
• Debe ingresar el expediente al Departamento de
Adquisiciones y Mantenimiento para que sea
emitido el dictamen correspondiente. En caso de
contar la unidad ejecutora con su propio jurídico
debe ingresar el expediente al DAM para el visto
bueno correspondiente.
Solicitud de aprobación de documentos
• Es un oficio el cual debe ser firmado por el
Gerente Administrativo Financiero dirigido a la
Autoridad Administrativa Superior (Director)
Resolución de aprobación de documentos
• La resolución de aprobación de documentos
deberá ser emitida por la Autoridad
Administrativa Superior (Director).
• Debe tener fecha posterior a la de los dictámenes
en base al Art. 21 de la Ley de Contrataciones.
Publicación definitiva del evento
Los documentos que se deben publicar son:
• Solicitud de pedido (sin precios)
• Bases definitivas (rubricadas)
• Dictamen Técnico Favorable
• Dictamen Jurídico
• Invitación a cotizar
• Formulario de cotización
• Modelo de contrato
• Criterio de calificación
• Resolución de aprobación de documentos
• Planos (Construcción)
Art. 39 Ley de Contrataciones
Inconformidades
• Las inconformidades o preguntas pueden ser
presentadas por los oferentes que están en desacuerdo
con las bases definitivas del evento por considerar
alguna especificación que no corresponde.
• Las inconformidades se deben presentar dentro de los
5 días calendario siguientes a la publicación del evento
en definitiva.
• Las inconformidades deberán responderse dentro de
los 5 días calendario después de recibida por la
Autoridad Administrativa Superior.
• En caso de que la respuesta a una inconformidad
ocasione cambio en las bases se deberá trabajar una
adenda o modificación a los documentos.
• Art. 35 Ley de Contrataciones
ADENDA O MODIFICACIONES
En caso de existir algún error en las bases definitivas publicadas en guatecompras
se podrá corregir realizando una adenda o modificación a las bases siempre y
cuando sea previo a la apertura del evento.
•
•
•
•
Para poder realizarla se necesitan los documentos siguientes:
Adenda (Documento en el que se establece como se publicó el error y como se
pretende cambiarlo. Se debe cambiar también el cronograma ya que se cambiará
la fecha de apertura (mínimo 8 días hábiles posteriores a la publicación de la
modificación). En caso de tener visita técnica y esta ya se realizó, esta fecha no
puede modificarse.
Dictamen Técnico Favorable de adenda (Puede ser emitido por la misma persona
que emitió el anterior dictamen)
Dictamen Jurídico (Debe ingresar nuevamente al DAM para emitirlo)
Resolución de aprobación de adenda (Debe ser emitida por la Autoridad
Administrativa Superior (Director))
Se deben publicar en guatecompras los cuatro documentos anteriores bajo el NOG
correspondiente previo a la fecha y hora de la apertura programada para que se
tomen en cuenta los cambios.
Art. 39 BIS Ley de Contrataciones
Nombramiento de la junta de
cotización
La Autoridad Administrativa Superior es la encargada de nombrar a los
integrantes de la junta de cotización. Para los eventos de cotización se
requiere de tres personas y un suplente (el suplente no lo establece la Ley
por lo que no es obligatorio, solo de respaldo) Art. 15 Ley de
Contrataciones.
Deben ser personas idóneas, que conozcan del tema y que tengan
experiencia con el bien o suministro que se pretende adquirir.
Los integrantes de la junta de cotización deben ser servidores públicos
(renglones 011 o 022). En caso de no contar la Unidad Ejecutora con
personal que reúna las características puede solicitar apoyo a otras
Unidades.
Al momento de nombrar a la junta el encargado de compras deberá
entregar a cada integrante una copia de las bases para su análisis, previo a
la recepción y apertura de plicas.
Recepción de ofertas y apertura de plicas
• Los integrantes de la junta de cotización deberán ubicarse en
el lugar establecido en el cronograma de las bases para recibir
las plicas, con el tiempo suficiente para tener todo preparado.
En caso que alguno de los integrantes no se presente puede
actuar el suplente nombrado y este quedará como titular.
• Se debe iniciar el periodo de recepción de ofertas a la hora
exacta establecida en el cronograma y finalizarla 30 minutos
después.
• Al finalizar la recepción de ofertas, se debe dar inicio a la
apertura de plicas, diciendo en voz alta el nombre de cada
uno de los oferentes y el monto total ofertado de los mismos.
Análisis de las ofertas y Acta de
apertura
• Deberán
revisar
los
requisitos fundamentales
de cada oferente para
determinar si procede su
posterior
análisis,
evaluación y calificación; o
su rechazo.
• En caso de ser empresas
individuales
colocar
el
nombre del propietario y el
nombre de la empresa debe
ser como aparece en la
patente.
• En caso de ser Sociedades
colocar el nombre completo
de la sociedad como
aparece en la patente.
• Deberán faccionar el acta
correspondiente y el listado
de oferentes según los
modelos establecidos en el
SICODA.
• Antes de publicar el acta en
guatecompras, deberá de
ser
revisada
por
el
supervisor técnico.
Ausencia de ofertas
• En el caso que se llegara a la recepción de ofertas y apertura
de plicas y no llega ningún oferente, la junta facciona el acta
correspondiente y solicita a la Autoridad Administrativa
Superior que prorrogue el plazo para recibir ofertas (8 días
hábiles más).
• La Autoridad Administrativa Superior resolverá la solicitud por
lo que fijará nueva fecha para recepción de ofertas y apertura
de plicas. Esa resolución se debe publicar en guatecompras
bajo el NOG correspondiente.
• En la nueva fecha se reciben ofertas y continua el proceso
normal. En caso de no presentarse ninguna oferta se realiza
una compra directa por ausencia de ofertas, según el Art. 32
de la Ley de Contrataciones.
Solicitud de documentos (requisitos no
fundamentales)
• En caso de ser necesario, la junta podrá solicitar
al/los oferente(s) documentos que hagan falta
dentro del expediente siempre que sean
requisitos no fundamentales.
• Aunque se les denomine “requisitos no
fundamentales” no significa que no deban
presentarlos tal y como se solicitan en las bases.
• Deben ser solicitados en el periodo de calificación
de las ofertas previo a la adjudicación.
Art. 27 Ley de Contrataciones
Calificación y adjudicación
• Los integrantes de la junta de cotización deberán
calificar y evaluar cada una de las ofertas verificando
que hayan cumplido con todos los requisitos
solicitados.
• A los oferentes que no presenten todos los requisitos
se les debe rechazar la oferta y no serán punteadas de
acuerdo a los criterios de calificación de las bases.
• Deberán realizar el cuadro de calificación para poder
insertarlo dentro del acta de adjudicación la cual debe
ser dentro de las fechas establecidas en el cronograma
del evento para adjudicar.
• El acta y el cuadro se deberán trabajar en base a los
modelos publicados en el SICODA.
Art. 33 Ley de Contrataciones
Acta de adjudicación
• El acta debe de realizarse bien fundamentada y
respaldada, haciendo constar alguna variante dentro
del proceso: solicitud de documentos no
fundamentales, oferentes que si y no cumplieron
con la solicitud de la junta, la razón del rechazo,
razón de descalificación y la razón de la adjudicación.
• El acta de adjudicación deberá de publicarse en
guatecompras, dentro de los 2 días hábiles
siguientes de faccionarse el acta.
• Antes de publicar el acta en guatecompras, el asesor
técnico deberá revisar el acta y el cuadro de
calificación.
Inconformidades
• Las inconformidades pueden ser presentadas por
los oferentes que están en desacuerdo con la
calificación y adjudicación del evento.
• Se deben presentar dentro de los 5 días
calendario siguientes a la publicación del acta de
adjudicación y cuadro de calificación.
• Las inconformidades deberán responderse dentro
de los 5 días calendario después de presentadas.
• En caso de que la respuesta a una inconformidad
ocasione cambio en la adjudicación la junta podrá
contestarla con un acta que modifique o amplíe
la adjudicación.
• Art. 35 Ley de Contrataciones
Aprobación de la adjudicación
La junta tiene 2 días hábiles después de las inconformidades para elevar el expediente a la
Autoridad Administrativa Superior para su evaluación y su aprobación, improbación o para el
efecto de prescindir la negociación.
Art. 36 Ley de Contrataciones
Improbación
Aprobación o prescindir
•
•
•
•
•
Después de recibido el expediente la
Autoridad Administrativa Superior deberá
evaluar la adjudicación y verificar el
cumplimiento de todos los requisitos
solicitados.
En caso de no cumplir con todo, la Autoridad
Administrativa
Superior
resolverá
improbando la adjudicación dentro de los 5
días siguientes después de recibido el
expediente.
Tiene 2 días para elevarla al portal de
guatecompras bajo el NOG correspondiente
después de la fecha de emisión y de esta
forma notificar a los integrantes de la junta
de cotización para que puedan dentro de los
5 días hábiles siguientes, realizar la
reevaluación en la cual podrán confirmar o
modificar su adjudicación.
Se deberá publicar en guatecompras dentro
de los 2 días hábiles posteriores de
faccionada el acta.
Ya no hay periodo de inconformidades. Se
eleva de nuevo el expediente a la autoridad.
•
•
•
Después de recibido el expediente la
Autoridad Administrativa Superior deberá
evaluar la adjudicación y verificar el
cumplimiento de todos los requisitos
solicitados.
En caso de cumplir con todo, la Autoridad
Administrativa
Superior
resolverá
aprobando la adjudicación dentro de los 5
días siguientes después de recibido el
expediente.
Tiene 2 días para publicar en el portal de
guatecompras
bajo
el
NOG
correspondiente después de la fecha de
emisión.
Podrá también resolver prescindir del
evento por caso fortuito o fuerza mayor en
cualquier momento hasta antes de
suscribir el contrato. Art. 37 Ley de
Contrataciones.
Inconformidades
• Los
interesados
podrán
presentar
sus
inconformidades contra la aprobación de la
adjudicación, dentro del plazo y cómputo de
tiempos ya establecido, dándose respuesta a las
mismas de igual forma.
Recursos
• Los oferentes que se encuentren en desacuerdo
con la resolución dictada por la Autoridad
Administrativa Superior podrán interponer
recurso de revocatoria para que el Ministro lo
resuelva, por lo que el proceso sigue un nuevo
trámite interno para resolver el recurso. El plazo
para interponer los recursos es de 10 días hábiles.
Art. 99 Ley de Contrataciones.
Constancia de Disponibilidad Presupuestaria
• Deberán contar con la constancia de disponibilidad
presupuestaria al momento de la solicitud de
delegación de firma para los renglones de los
subgrupos: 21, 22, 23, 25, 26, 27, 28, y 29 del grupo de
gasto 2 y grupo del gasto 3 los renglones 331, 332, 325
y 328 según el artículo 1 del Decreto 9-2014 del
Congreso de la República, que reforma a la Ley
Orgánica del Presupuesto
Art. 3 Ley de Contrataciones
• Para todos los renglones que no necesitan CDP será
necesario un oficio por parte de presupuesto de la
Unidad Ejecutora en el que establezcan la partida
presupuestaria con la que se cubrirá el evento.
Omisión de contrato escrito
• La ley de contrataciones establece que para los
bienes o servicios adquiridos en el mercado local
o entrega inmediata, por montos menores del
Q.100,000.00 no será necesario realizar contrato
escrito con todas sus formalidades.
• Se deberá realizar un acta de negociación la cual
deberá firmar el proveedor y la Autoridad
Administrativa Superior de la Unidad Ejecutora.
• Luego de faccionada el acta de negociación la
unidad ejecutora, se recibe la fianza de
cumplimiento por parte del proveedor, y se
procederá a generar la orden de compra.
Delegación de firma y suscripción de contrato
• Después de los días de recursos y sin haberse interpuesto
ninguno, la unidad ejecutora deberá solicitar a la Autoridad
Superior la delegación de firma en caso de existir
adjudicaciones superiores a los Q.100,000.00.
• Se deberá enviar el expediente al Departamento de
Adquisiciones y Mantenimiento para revisión, cumpliendo
con todos los requisitos previos y así poder diligenciar la
delegación de firma. Para este tramite se cuenta con 10
días hábiles, dentro de los cuales se deberá delegar la firma
y suscribir el contrato administrativo. El contrato se deberá
realizar en base a los modelos establecidos en el SICODA.
Art. 47 Ley de Contrataciones
Fianza de cumplimiento
• El adjudicado tendrá 15 días hábiles después
de la fecha del contrato administrativo para
comprar y presentar la fianza de cumplimiento
del contrato, la cual deberá ser por el 10% del
total de la negociación.
• Se tendrá que verificar que la fianza cubra el
plazo contractual tomando en cuanto el
tiempo de la aprobación de clausulas de
contrato.
Art. 65 Ley de Contrataciones
Aprobación de clausulas de contrato
• Luego de recibida la fianza de cumplimiento la unidad
ejecutora deberá remitir nuevamente el expediente al
Departamento de Adquisiciones y Mantenimiento para
revisión de contrato y de fianza, trasladando a la
Autoridad Superior para su aprobación.
• Se cuentan con 10 días calendario posterior a la fecha
de presentación de la fianza de cumplimiento para
poder realizar la resolución de aprobación de clausulas
de contrato por parte de la Autoridad Superior.
Art. 48 Ley de Contrataciones
Envío a la Contraloría General de Cuentas
• Se deberá enviar al Registro de Contratos de la
Contraloría General de Cuentas copias de los siguientes
documentos: contrato administrativo, fianza de
cumplimiento de contrato y resolución de aprobación
de contrato, junto con el oficio en el que se remite la
documentación anterior.
• Se deberá publicar en el portal de guatecompras bajo
el NOG correspondiente el oficio donde se remitió a la
Contraloría, el contrato administrativo y la resolución
de aprobación de clausulas de contrato.
LICITACIÓN PÚBLICA
Montos a los que le es aplicable
La licitación es el régimen que debe aplicarse
cuando el monto de los bienes, obras,
suministros o servicio exceda de Q.900,000.00
(Art. 17 Ley de Contrataciones).
El trámite de la licitación es similar al de la
cotización, con algunas diferencias puntuales
que se describen a continuación:
Solicitud de aprobación de documentos
• Es un oficio el cual debe ser firmado por la
Autoridad Administrativa Superior dirigido a la
Autoridad Superior (Ministro)
Resolución de aprobación de documentos
• La resolución de aprobación de documentos
deberá ser emitida por la Autoridad Superior
(Ministro).
• Debe tener fecha posterior a la de los dictámenes
en base al Art. 21 de la Ley de Contrataciones.
Publicaciones de la convocatoria
• Se publica la convocatoria a licitar en el portal
de guatecompras.
• Asimismo, la convocatoria a licitar, se publica
una vez en el Diario Oficial, dentro de los 5
días calendario siguientes a su publicación en
guatecompras.
Art. 23 Ley de Contrataciones
QUE DEBE CONTENER LA
PUBLICACIÓN
• Breve descripción de lo que se licita.
• Indicación del lugar donde se entregará a los
interesados los documentos correspondientes
• Condiciones de su entrega, lugar, día y hora
para la recepción y apertura de plicas.
• El tamaño del anuncio en ningún caso será
menor de seis pulgadas por dos columnas (Art. 8
RLCE)
Ejemplo de publicación
Recepción de ofertas
• Deben de transcurrir por lo menos 40 días
calendario entre la publicación de la
convocatoria a licitar en guatecompras y la
fecha fijada para la recepción de ofertas.
ADENDA O MODIFICACIONES
En caso de existir algún error en las bases definitivas publicadas en guatecompras
se podrá corregir realizando una adenda o modificación a las bases siempre y
cuando sea previo a la apertura del evento.
•
•
•
•
Para poder realizarla se necesitan los documentos siguientes:
Adenda (Documento en el que se establece como se publicó el error y como se
pretende que cambie. Se debe cambiar también el cronograma si amerita el
cambio de la fecha de apertura, mínimo 8 días hábiles posteriores a la publicación
de la modificación). En caso de tener visita esta fecha no puede modificarse.
Dictamen Técnico Favorable de adenda (Puede ser emitido por la misma persona
que emitió el anterior)
Dictamen Jurídico (Debe ingresar nuevamente al DAM para emitirlo)
Resolución de aprobación de adenda (Debe ser emitida por la Autoridad Superior
(Ministro))
Se deben publicar en guatecompras los cuatro documentos anteriores bajo el NOG
correspondiente previo a la fecha y hora de la apertura programada para que se
tomen en cuenta los cambios.
Art. 19 BIS Ley de Contrataciones
Nombramiento de la junta de
Licitación
Se debe enviar una propuesta de los posibles integrantes a la Autoridad
Superior, quien es la encargada de nombrar a los integrantes de la junta de
licitación. Para los eventos de licitación se requiere de cinco personas y
dos suplentes (los suplentes no los establece la Ley por lo que no son
obligatorios, solo de respaldo). Art. 11 Ley de Contrataciones.
Deben ser personas idóneas, que conozcan del tema y que tengan
experiencia con el bien o suministro que se pretende adquirir.
Los integrantes de la junta de cotización deben ser servidores públicos
(renglones 011 o 022). En caso de no contar la Unidad Ejecutora con
personal que reúna las características puede solicitar apoyo a otras
Unidades.
Al momento de nombrar a la junta el encargado de compras deberá
entregar a cada integrante una copia de las bases para que ellos las
puedan revisar previo a la recepción y apertura de plicas.
Ausencia de ofertas
• En el caso que se llegara a la recepción de ofertas y
apertura de plicas y no llega ningún oferente, la junta
facciona el acta correspondiente y solicita a la Autoridad
Superior que prorrogue el plazo para recibir ofertas (8 días
hábiles más).
• La Autoridad Superior resolverá la solicitud por lo que fijará
nueva fecha para recepción de ofertas y apertura de plicas.
Esa resolución se debe publicar en guatecompras bajo el
NOG correspondiente.
• En la nueva fecha se reciben ofertas y continua el proceso
normal. En caso de no presentarse ninguna oferta se realiza
una compra directa por ausencia de ofertas, según el Art.
32 de la Ley de Contrataciones.
Aprobación de la adjudicación
La junta tiene 2 días hábiles después de las inconformidades para elevar el expediente a la
Autoridad Superior para su evaluación y su aprobación, improbación o para el efecto de
prescindir la negociación.
Art. 36 Ley de Contrataciones
Improbación
Aprobación o prescindir
•
•
•
•
•
Después de recibido el expediente la Autoridad
Superior deberá evaluar la adjudicación y
verificar el cumplimiento de todos los requisitos
solicitados.
En caso de no cumplir con todo, la Autoridad
Superior resolverá improbando la adjudicación
dentro de los 5 días siguientes después de
recibido el expediente.
Tiene 2 días para elevarla al portal de
guatecompras bajo el NOG correspondiente
después de la fecha de emisión y de esta forma
notificar a los integrantes de la junta de
licitación para que puedan dentro de los 5 días
hábiles siguientes, realizar la reevaluación en la
cual podrán confirmar o modificar su
adjudicación.
Se deberá publicar en guatecompras dentro de
los 2 días hábiles posteriores de faccionada el
acta.
Ya no hay periodo de inconformidades. Se eleva
de nuevo el expediente a la Autoridad Superior.
•
•
•
Después de recibido el expediente la
Autoridad Superior deberá evaluar la
adjudicación y verificar el cumplimiento
de todos los requisitos solicitados.
En caso de cumplir con todo, la Autoridad
Superior
resolverá
aprobando
la
adjudicación dentro de los 5 días
siguientes después de recibido el
expediente.
Tiene 2 días para elevarla al portal de
guatecompras
bajo
el
NOG
correspondiente después de la fecha de
emisión.
Podrá también resolver prescindir del
evento por caso fortuito o fuerza mayor en
cualquier momento hasta antes de
contrato. Art. 37 Ley de Contrataciones.
Recursos
• Los oferentes que se encuentren en
desacuerdo con la resolución que emita la
Autoridad Superior, podrán interponer recurso
de reposición ante la Autoridad Superior, por
lo que el proceso sigue un nuevo trámite
interno para resolver el recurso. El plazo para
interponer los recursos es de 10 días hábiles.
Art. 99 Ley de Contrataciones.
Constancia de Disponibilidad Presupuestaria
• Deberán contar con la constancia de disponibilidad
presupuestaria al momento de la solicitud de
delegación de firma para los renglones de los
subgrupos: 21, 22, 23, 25, 26, 27, 28, y 29 del grupo de
gasto 2 y grupo del gasto 3 los renglones 331, 332, 325
y 328 según el artículo 1 del Decreto 9-2014 del
Congreso de la República.
Art. 3 Ley de Contrataciones
• Para todos los renglones que no necesitan CDP será
necesario un oficio por parte de presupuesto de la
Unidad Ejecutora en el que establezcan la partida
presupuestaria con la que se cubrirá el evento.
Envío a la Contraloría General de Cuentas
• Se deberá enviar al Registro de Contratos de la
Contraloría General de Cuentas una copia del contrato
administrativo firmado, copia de la fianza de
cumplimiento de la obligación y copia de la resolución
de aprobación de clausulas de contrato junto con el
oficio en el que se remite la documentación anterior.
• Se deberá publicar en el portal de guatecompras bajo
el NOG correspondiente el oficio donde se remitió a la
Contraloría en donde se encuentre el sello de recibido
por dicha entidad así como el contrato administrativo
firmado y la resolución de aprobación de clausulas de
contrato. Generar la orden de compra al proveedor.
ERRORES FRECUENTES
EN LA SOLICITUD DE PEDIDO:
 Fecha posterior a los Dictámenes.
 Solicitud con la misma fecha de la publicación de las
prebases.
 No cumple con las firmas.
 No cumple con todos los sellos.
 La sumatoria de totales es incorrecta.
 Se mencionan marcas.
 La persona que solicita tiene participación en otra fase del
proceso.
 Se encuentra alterada.
ERRORES FRECUENTES
EN EL DICTAMEN TECNICO Y/O JURIDICO:
 No esperan los 3 días entre la solicitud del Dictamen
Técnico y la publicación de las prebases.
 Persona que firma el Dictamen tiene participación en
otra fase del proceso.
 Persona que firma no es idónea al proceso.
 Datos del evento incompletos.
 No publican algún dictamen, en especial los de
Adenda.
ERRORES FRECUENTES
EN LA RESOLUCION DE APROBACION DE BASES:
• La fecha de la resolución es anterior a
cualquiera de los Dictámenes.
• El nombre del evento no coincide con los
demás documentos.
• Se publica en guatecompras sin firma o sello.
ERRORES FRECUENTES
EN EL NOMBRAMIENTO DE LA JUNTA:
• Los nombres de los integrantes están
incompletos o no coinciden con DPI.
• No pertenecen al renglón 011 o 022.
• Cualquiera de los integrantes de la Junta
figuran en la solicitud de pedido o en el
Dictamen Técnico.
• No adjuntan DPI o constancia de Recursos
Humanos.
ERRORES FRECUENTES
EN EL ACTA DE RECEPCION DE OFERTAS Y APERTURA DE PLICAS:
 Los datos de los miembros de la Junta son incorrectos.
 El nombre o numero de evento no coincide.
 Los nombres de los oferentes no coinciden con los documentos
de la oferta.
 Identifican como oferente a la empresa y no al nombre del
propietario.
 La hora de inicio del Acta es la misma de la finalización.
 No se hace constar que se transcurrió media hora para efectuar
la apertura de plicas.
 La fecha, hora o lugar de la recepción de ofertas no es la misma
que se fijó en el cronograma de las bases publicadas en
Guatecompras.
 La publicación del Acta no se realiza en el plazo legal.
ERRORES FRECUENTES
EN EL ACTA DE ADJUDICACION:
• Los datos de los miembros de la Junta son incorrectos.
• El nombre o numero de evento no coincide.
• Los nombres de los oferentes no coinciden con los documentos de la
oferta.
• Identifican como oferente a la empresa y no al nombre del propietario.
• La hora de inicio del Acta es la misma de la finalización.
• La fecha no es la misma que se fijó en el cronograma de las bases o en
la Adenda.
• Los criterios de calificación no son los que establecen las bases.
• En el caso de únicos oferentes colocan que se le adjudica por ser único
oferente, cuando lo correcto es simplemente “adjudicado”.
• La publicación del Acta no se realiza en el plazo legal.
ERRORES FRECUENTES
EN LA RESOLUCION DE LO ACTUADO POR LA
JUNTA:
• No se realiza dentro de los 5 días hábiles de
recibido el expediente.
• La publicación no se realiza dentro de los 2
días hábiles siguientes de suscrita la
resolución.
• El número correlativo de la resolución se
repite con otras.
ERRORES FRECUENTES
EN EL CONTENIDO DE LA PLICA:
EN LA FIANZA:
• En la fianza se consigna mal el nombre del evento.
• En la fianza se consigna mal el nombre del beneficiario.
• El monto afianzado no coincide con el porcentaje que se encuentra en las bases.
EN EL FORMULARIO DE COTIZACION:
• El nombre del oferente no coincide con el que esta en la patente.
• Las cantidades ofertadas no coinciden con las que se encuentran publicadas.
• Los montos ofertados se encuentran con errores.
• La sumatoria del precio total ofertado está incorrecto o no coincide la cantidad en
letras con la cantidad en números.
ES IMPORTANTE RESALTAR QUE SI TIENEN ERRORES ESTOS REQUISITOS LA OFERTA
DEBE SER RECHAZADA.
ERRORES FRECUENTES
EN LOS REQUISITOS NO FUNDAMENTALES:
• Los documentos solicitados no se presentan como las bases lo
solicitan, ejemplos:
1. Licencias sanitarias y registros sanitarios vencidos.
2. Documentos provenientes del extranjero vienen sin pases de ley.
3. Los documentos que acreditan la capacidad técnica se encuentran
vencidos.
4. Los documentos que acreditan la experiencia, no corresponden a
los documentos que se presentan como respaldo de la
experiencia.
5. Verificar que los documentos que se soliciten en copia legalizada,
estén legalizados por notario.