Sistema Nacional de Compras y Contrataciones Públicas Manual de Procedimientos: COMPRA POR DEBAJO DEL UMBRAL MÍMINO I -IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO: PD.UC.06 COMPRA POR DEBAJO DEL UMBRAL MÍNIMO Objetivo(s) del proceso: Realizar las compras y contrataciones de bienes y servicios, que por razones de necesidad haya que comprar fuera de la planificación de una Licitación Pública Nacional u otro procedimiento, o que por razones de índole moral, la institución se vea en la necesidad de adquirirlo fuera del Plan Anual de Compras. Alcance: Comprende todas las compras y contrataciones de bienes y servicios de las Instituciones de la Administración Pública, por montos inferiores al umbral establecido para las Compras Menores. Referencia Normativa: Constitución de la República Dominicana RD-CAFTA. Ley No. 340-06, sobre Compras y Contrataciones Públicas de Bienes, Servicios Obras y Concesiones, y sus modificaciones contenidas en la Ley No. 449-06. Reglamento de Aplicación de la Ley, aprobado mediante Decreto No. 543-12. Ley No. 200-04, de Libre Acceso a la Información Pública. Por las normas emitidas por el Órgano Rector del Sistema Nacional de Compras y Contrataciones Públicas. II -ESPECIFICACIONES GENERALES: RESPONSABLE DEL PROCESO: UNIDAD OPERATIVA DE COMPRAS Y CONTRATACIONES Unidades Operacionales Involucradas: Máxima Autoridad Institucional Dirección Administrativa y Financiera o su equivalente Unidad Operativa de Compras y Contrataciones Almacén y Suministro Oficina de Acceso a la Información (OAI) Políticas y Otras Observaciones: Los Oferentes deberán estar previamente inscrito en el Registro de Proveedores del Estado (RPE). Las Entidades Contratantes deberán tomar en cuenta los umbrales establecidos por la Dirección General de Contrataciones Públicas, Órgano Rector del Sistema. Ningún procedimiento de Compra por debajo del umbral mínimo podrá ser iniciado si no se dispone de la apropiación presupuestaria correspondiente. Las Unidades Operacionales involucradas deberán utilizar los documentos estándar emitidos por la Procedimiento PD.UC.06.COMPRA POR DEBAJO DEL UMBRAL MÍNIMO Departamento de Políticas, Normas y Procedimientos Dirección General de Contrataciones Públicas Ministerio de Hacienda de la República Dominicana Página 1 de 8 UR/02.2015 Sistema Nacional de Compras y Contrataciones Públicas Manual de Procedimientos: COMPRA POR DEBAJO DEL UMBRAL MÍMINO II -ESPECIFICACIONES GENERALES: RESPONSABLE DEL PROCESO: UNIDAD OPERATIVA DE COMPRAS Y CONTRATACIONES Dirección General de Contrataciones Públicas. La Entidad Contratante deberá elaborar las Especificaciones Técnicas/Fichas Técnicas o Términos de Referencias, de las compras o contrataciones de mayor frecuencia en la institución, a los fines de contar con una base de datos que permita la agilización de los procedimientos. Los peritos para la elaboración de las mismas deberán ser designados por el Comité de Compras y Contrataciones y deberán ser revisadas periódicamente conforme los incidentes que se vayan presentando durante el desarrollo de los procedimientos. Las Especificaciones Técnicas/ Fichas técnicas o Términos de Referencias deberán ser elaboradas por Peritos. La Entidad Contratante no podrá bajo ninguna circunstancia adjudicar una Oferta que supere el precio de mercado. Todos los documentos que se generen en el proceso deberán ser cargados al Sub-sistema de Compras del SIGEF o en su defecto en el Portal administrado por el Órgano Rector. III -DESCRIPCIÓN DEL PROCESO: ETAPA / UNIDAD RESPONSABLE PROCEDIMIENTO INSUMOS PRODUCTOS PREPARACIÓN Modelo de Solicitud de ETAPA: RESPONSABLE(S): Unidad Operativa de Compras y Compra o ContrataciónContrataciones SNCC.D.001 Oficina de Acceso a la Información Solicitud de compra o contratación contentiva de los bienes a adquirirse y de los servicios a ejecutarse, 01.01Preparación de las Solicitudes de firmada por la Unidad Operativa de Compras y Compras o Contrataciones. Contrataciones. La Unidad Operativa de Compras y Contrataciones formaliza la Solicitud compra o contratación tomando en consideración el precio histórico y el precio del mercado, para solicitar el correspondiente Certificado de Existencia de Fondos a la Dirección Administrativa Financiera, o su equivalente, previa verificación de la pertinencia o no de la compra. Difusión a través del portal institucional y del administrado por el Órgano Rector. La Unidad Operativa de Compras y Contrataciones remite la Solicitud de compra o contratación a la Oficina de Acceso a la Información (OAI) para fines de su publicación en el Portal de la Entidad Contratante y del administrado por el Órgano Rector. Procedimiento PD.UC.06.COMPRA POR DEBAJO DEL UMBRAL MÍNIMO Departamento de Políticas, Normas y Procedimientos Dirección General de Contrataciones Públicas Ministerio de Hacienda de la República Dominicana Página 2 de 8 UR/02.2015 Sistema Nacional de Compras y Contrataciones Públicas Manual de Procedimientos: COMPRA POR DEBAJO DEL UMBRAL MÍMINO Solicitud de Compra o Contratación contentiva de los bienes a adquirirse y de los servicios a ejecutarse, firmada por la Unidad Operativa de Compras y Contrataciones, conforme al Plan Anual de Compras y Contrataciones. Certificado de Existencia de Fondos aprobado por la DAF o su equivalente, donde verifica, reserva y 01.02Apropiación de Fondos. hace constar que la La Dirección Administrativa Financiera (DAF) o su Entidad Contratante cuenta equivalente, valida la existencia de fondos en el con la apropiación de presupuesto para la compra o contratación del bien o fondos suficientes. servicio en cuestión y lo remite a la Unidad Operativa de Compras y Contrataciones. ETAPA: PREPARACIÓN RESPONSABLE(S): Dirección Administrativa Financiera o su equivalente Modelo de Certificado de Existencia de FondosSNCC.D.002 Solicitud de Compra o Contratación contentiva de los bienes a adquirirse y de los servicios a ejecutarse, firmada por la Unidad Operativa de Compras y Contrataciones, conforme al Plan Anual de Compras y Contrataciones. Acto simple emitida por la Máxima Autoridad Ejecutiva de la Entidad Contratante, donde apodera a la Dirección 01.03Apoderamiento para Ejecución del Administrativa Financiera, Proceso. o su equivalente, del Procedimiento La Máxima Autoridad, revisa el requerimiento y la correspondiente. Certificación de Existencia de Fondos, y apodera a la Unidad Operativa de Compras y Contrataciones para que dé inicio al procedimiento correspondiente. ETAPA: PREPARACIÓN RESPONSABLE(S): Máxima Autoridad Institucional Unidad Operativa de Compras y Contrataciones Certificado de Existencia de Fondos aprobado por la DAF o su equivalente, donde verifica, reserva y hace constar que la Entidad Contratante cuenta con la apropiación de fondos suficientes. PREPARACIÓN Certificado de Existencia ETAPA: Número Único para el de Fondos aprobado por RESPONSABLE(S): Unidad Operativa de Compras y Procedimiento de Compra Contrataciones la DAF o su equivalente, o Contratación. donde verifica, reserva y hace constar que la 01.04Asignación del Número Único y Carga en el Portal. Procedimiento PD.UC.06.COMPRA POR DEBAJO DEL UMBRAL MÍNIMO Departamento de Políticas, Normas y Procedimientos Dirección General de Contrataciones Públicas Ministerio de Hacienda de la República Dominicana Página 3 de 8 UR/02.2015 Sistema Nacional de Compras y Contrataciones Públicas Manual de Procedimientos: COMPRA POR DEBAJO DEL UMBRAL MÍMINO Entidad Contratante cuenta con la Una vez se cuenta con la apropiación de fondos para la apropiación de fondos compra o contratación, la Unidad Operativa de Compras y Contratación carga el proceso en el Subsuficientes. sistema de Compras y Contrataciones SIGEF o en su Sub-sistema de defecto, en el portal administrado por el Órgano Rector Compras y e inicia el Expediente Administrativo de compras con su Contrataciones SIGEF. Número Único correspondiente. Portal administrado por el Órgano Rector. Modelo de Invitaciones a ETAPA: PERFECCIONAMIENTO DE LA COMPRA O presentar Ofertas - CONTRATACIÓN RESPONSABLE(S): Unidad Operativa de Compras y SNCC.D.014 Contrataciones Orden de Compra u Orden de Servicios aprobada. Entrada de Almacén. Modelo de Orden de 02.01Ejecución de la Compra. Compra- SNCC.D.027 Difusión a través del portal institucional y del Modelo de Orden de La Unidad Operativa de Compras y Contrataciones administrado por el Órgano Servicios- SNCC.D.028 procede a invitar a un (1) Oferente, debidamente Rector. inscrito en el Registro de Proveedores del Estado, a Modelo de Recepción de presentar su Oferta. Bienes- SNCC.D.029 La Unidad Operativa de Compras y Contrataciones en Modelo de Recepción de el plazo establecido, recibe la Propuesta Económica y Servicios- SNCC.D.030 procede al análisis de la misma. La Unidad Operativa de Compras y Contrataciones emite la Orden de Compra de Bienes u Orden de Contratación de Servicios correspondiente y la remite al proveedor con copia al almacén. La Unidad Operativa de Compras y Contrataciones remite a la Oficina de Acceso a la Información (OAI) la Orden de Comprade Bienes u Orden de Contratación de Servicios, según corresponda, para su publicación y difusión. Orden de Compra u ETAPA: PERFECCIONAMIENTO DE LA COMPRA O Orden de Servicios CONTRATACIÓN RESPONSABLE(S): Máxima Autoridad Ejecutiva aprobada. Dirección Administrativa Financiera o Conduce/ Factura. su equivalente Oficina Acceso a la Información Procedimiento PD.UC.06.COMPRA POR DEBAJO DEL UMBRAL MÍNIMO Departamento de Políticas, Normas y Procedimientos Dirección General de Contrataciones Públicas Ministerio de Hacienda de la República Dominicana Cheque/ Transferencia de pago al proveedor. Difusión a través del portal institucional y del Página 4 de 8 UR/02.2015 Sistema Nacional de Compras y Contrataciones Públicas Manual de Procedimientos: COMPRA POR DEBAJO DEL UMBRAL MÍMINO Entrada de Almacén. 02.02Pago. La Dirección Administrativa Financiera o su equivalente, debe garantizar que el pago a los proveedores se realice conforme al plazo establecido en la Orden de Compra de Bienes u Orden de Contratación de Servicios. administrado por el Órgano Rector. La Dirección Administrativa Financiera o su equivalente elabora el/los cheques/transferencia, correspondientes y lo remite a la Máxima Autoridad Ejecutiva de la Entidad Contratante, para su revisión y trámite, si procede. La Dirección Administrativa Financiera, o su equivalente, remite a la Oficina de Acceso a la Información la Orden de Compra de Bienes u Orden de Servicios, según corresponda, y el pago para su publicación y difusión. Comprobante de ETAPA: GERENCIMIENTO DE LA COMPRA Recepción de los bienes RESPONSABLE(S): Unidad Operativa de Compras y Contrataciones adjudicados, o de los Almacén y Suministro servicios ejecutados. Expediente Administrativo de compras y contrataciones. 02.03Cierre del Expediente Administrativo de Compra. Una vez se han completado todas las entregas y los pagos correspondientes a la Orden de Compra de Bienes u Orden de Contratación de Servicios, se procede al cierre del expediente administrativo de la compra. Procedimiento PD.UC.06.COMPRA POR DEBAJO DEL UMBRAL MÍNIMO Departamento de Políticas, Normas y Procedimientos Dirección General de Contrataciones Públicas Ministerio de Hacienda de la República Dominicana Página 5 de 8 UR/02.2015 Sistema Nacional de Compras y Contrataciones Públicas Manual de Procedimientos: COMPRA POR DEBAJO DEL UMBRAL MÍMINO IV - FLUJOGRAMA DEL PROCESO: PD.UC.06 COMPRA DIRECTA Procedimiento General Máxima Autoridad Ejecutiva Dirección Adm. Y Financiera Consultoría Jurídica Ud. Operativa Compras y C. Comité de Licitaciones Oficina Acceso Información Peritos Especialistas Inicio del proceso Preparación de las solicitudes de compras y contrataciones UOCC formaliza la solicitud de compras o contrataciones y solicita certificado de existencia de fondos a la DAF Requerimiento Diferentes Unidades Apropiación de Fondos Remite solicitud de compras o contrataciones para su publicación a la OAI y averificación de fondos Existen Fondos? Publica información en portal entidad contratante y del órgano rector No Si Notifica la no existencia de fondos Devuelve solicitud Notifica la no existencia de fondos al requiriente Remite la validación de existencia de fondos Apoderamiento para Ejecución del Proceso Revisa requerimiento y certificación de existencia de fondos Apodera UOCC Asignacion No. Unico y carga en portal Ejecución de la Compra Carga solicitud en el SIGEF o en portal adm. por el órgano rector Invita a un (1) oferente inscrito en Registro de Proveedores del Estado Recibe propuesta económica y procede a análisis Emite orden de compra o de servicios Remite orden de compra a Almacén con copia a proveedor Procedimiento PD.UC.06.COMPRA POR DEBAJO DEL UMBRAL MÍNIMO Departamento de Políticas, Normas y Procedimientos Dirección General de Contrataciones Públicas Ministerio de Hacienda de la República Dominicana 2 Página 6 de 8 UR/02.2015 Sistema Nacional de Compras y Contrataciones Públicas Manual de Procedimientos: COMPRA POR DEBAJO DEL UMBRAL MÍMINO PD.UC.06 COMPRA DIRECTA (continuación) Procedimiento General Máxima Autoridad Ejecutiva Dirección Adm. Y Financiera o Equivalente Ud. Operativa Compras y C. Almacen y Suministro Remite orden a OAI para publicación y difusión Oficina Acceso Información Publica información en portal entidad contratante y del órgano rector Garantiza que se realice pago a los proveedores conforme al plazo establecido Pago Elabora el (los) cheques(s) y/o transferencia(s) correspondiente(s) Remite a MAE para su revisión y tramitación Revisa y aprueba Modificar cuadro: Remite a OAI órdenes de compras o de servicios y pago para su publicación y difusión Publica información en portal entidad contratante y del órgano rector Recibe las entregas totales de los bienes Recepción de Mercancia Cierre del Expediente Administrativo Completadas todas las entregas procede a cierre de expediente administrativo Fin del proceso Procedimiento PD.UC.06.COMPRA POR DEBAJO DEL UMBRAL MÍNIMO Departamento de Políticas, Normas y Procedimientos Dirección General de Contrataciones Públicas Ministerio de Hacienda de la República Dominicana Página 7 de 8 UR/02.2015 Sistema Nacional de Compras y Contrataciones Públicas Manual de Procedimientos: COMPRA POR DEBAJO DEL UMBRAL MÍMINO Indicadores de Desempeño Cantidad de incumplimiento en la entrega. Porcentaje de incumplimiento en la entrega. Cantidad de bienes devueltos. Porcentaje de bienes devueltos. Tiempo para llevar a cabo el procedimiento. V - CREACIÓN: Fecha Realizado por: 5 octubre Dpto. de Políticas, del 2010 Procedimientos. Normas Aprobada Por: Firma: DR. ERIC HAZIM y Director General de Contrataciones Públicas Nombre Cargo Referencia: VI - CONTROL DE CAMBIOS No. 1 Fecha 27-09-2012 Realizada /Aprobada por: Realizada por: Dpto. de Políticas, Normas y Procedimientos. Aprobada por: DRA. YOKASTA GUZMÁN S. Directora General de Contrataciones Públicas Descripción y Referencias. Sustitución del Decreto 490-07 de fecha 30 de agosto del 2007 por el Decreto 543-12 de fecha 6 de septiembre del 2012. Sustitución del Comité de Licitaciones por el Comité de Compras y Contrataciones. El alcance. No hay nada escrito después de esta línea Procedimiento PD.UC.06.COMPRA POR DEBAJO DEL UMBRAL MÍNIMO Departamento de Políticas, Normas y Procedimientos Dirección General de Contrataciones Públicas Ministerio de Hacienda de la República Dominicana Página 8 de 8 UR/02.2015