PD.UC.06 COMPRA POR DEBAJO DEL UMBRAL MÍNIMO

Sistema Nacional de Compras y Contrataciones Públicas
Manual de Procedimientos: COMPRA POR DEBAJO DEL UMBRAL MÍMINO
I -IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO:
PD.UC.06
COMPRA POR DEBAJO DEL UMBRAL MÍNIMO
Objetivo(s) del proceso:
Realizar las compras y contrataciones de bienes y servicios, que por razones de necesidad haya que comprar
fuera de la planificación de una Licitación Pública Nacional u otro procedimiento, o que por razones de índole
moral, la institución se vea en la necesidad de adquirirlo fuera del Plan Anual de Compras.
Alcance:
Comprende todas las compras y contrataciones de bienes y servicios de las Instituciones de la Administración
Pública, por montos inferiores al umbral establecido para las Compras Menores.
Referencia Normativa:
 Constitución de la República Dominicana
 RD-CAFTA.
 Ley No. 340-06, sobre Compras y Contrataciones Públicas de Bienes, Servicios Obras y Concesiones,
y sus modificaciones contenidas en la Ley No. 449-06.
 Reglamento de Aplicación de la Ley, aprobado mediante Decreto No. 543-12.
 Ley No. 200-04, de Libre Acceso a la Información Pública.
 Por las normas emitidas por el Órgano Rector del Sistema Nacional de Compras y Contrataciones
Públicas.
II -ESPECIFICACIONES GENERALES:
RESPONSABLE DEL PROCESO: UNIDAD OPERATIVA DE COMPRAS Y CONTRATACIONES
Unidades Operacionales Involucradas:





Máxima Autoridad Institucional
Dirección Administrativa y Financiera o su equivalente
Unidad Operativa de Compras y Contrataciones
Almacén y Suministro
Oficina de Acceso a la Información (OAI)
Políticas y Otras Observaciones:
 Los Oferentes deberán estar previamente inscrito en el Registro de Proveedores del Estado (RPE).
 Las Entidades Contratantes deberán tomar en cuenta los umbrales establecidos por la Dirección
General de Contrataciones Públicas, Órgano Rector del Sistema.
 Ningún procedimiento de Compra por debajo del umbral mínimo podrá ser iniciado si no se dispone de
la apropiación presupuestaria correspondiente.
 Las Unidades Operacionales involucradas deberán utilizar los documentos estándar emitidos por la
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II -ESPECIFICACIONES GENERALES:
RESPONSABLE DEL PROCESO: UNIDAD OPERATIVA DE COMPRAS Y CONTRATACIONES
Dirección General de Contrataciones Públicas.
 La Entidad Contratante deberá elaborar las Especificaciones Técnicas/Fichas Técnicas o Términos de
Referencias, de las compras o contrataciones de mayor frecuencia en la institución, a los fines de contar
con una base de datos que permita la agilización de los procedimientos. Los peritos para la elaboración
de las mismas deberán ser designados por el Comité de Compras y Contrataciones y deberán ser
revisadas periódicamente conforme los incidentes que se vayan presentando durante el desarrollo de
los procedimientos.
 Las Especificaciones Técnicas/ Fichas técnicas o Términos de Referencias deberán ser elaboradas por
Peritos.
 La Entidad Contratante no podrá bajo ninguna circunstancia adjudicar una Oferta que supere el precio
de mercado.
 Todos los documentos que se generen en el proceso deberán ser cargados al Sub-sistema de Compras
del SIGEF o en su defecto en el Portal administrado por el Órgano Rector.
III -DESCRIPCIÓN DEL PROCESO:
ETAPA / UNIDAD RESPONSABLE
PROCEDIMIENTO
INSUMOS
PRODUCTOS
PREPARACIÓN
Modelo de Solicitud de ETAPA:
RESPONSABLE(S):
Unidad Operativa de Compras y
Compra o ContrataciónContrataciones
SNCC.D.001
Oficina de Acceso a la Información
Solicitud de compra o
contratación contentiva de
los bienes a adquirirse y de
los servicios a ejecutarse,
01.01Preparación de las Solicitudes de firmada por la Unidad
Operativa de Compras y
Compras o Contrataciones.
Contrataciones.
La Unidad Operativa de Compras y Contrataciones
formaliza la Solicitud compra o contratación tomando
en consideración el precio histórico y el precio del
mercado, para solicitar el correspondiente Certificado
de Existencia de Fondos a la Dirección Administrativa
Financiera, o su equivalente, previa verificación de la
pertinencia o no de la compra.
Difusión a través del portal
institucional
y
del
administrado por el Órgano
Rector.
La Unidad Operativa de Compras y Contrataciones
remite la Solicitud de compra o contratación a la
Oficina de Acceso a la Información (OAI) para fines de
su publicación en el Portal de la Entidad Contratante y
del administrado por el Órgano Rector.
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Solicitud de Compra o
Contratación contentiva
de los bienes a
adquirirse y de los
servicios a ejecutarse,
firmada por la Unidad
Operativa de Compras y
Contrataciones,
conforme al Plan Anual
de
Compras
y
Contrataciones.
Certificado de Existencia
de Fondos aprobado por la
DAF o su equivalente,
donde verifica, reserva y
01.02Apropiación de Fondos.
hace constar que la
La Dirección Administrativa Financiera (DAF) o su Entidad Contratante cuenta
equivalente, valida la existencia de fondos en el con la apropiación de
presupuesto para la compra o contratación del bien o fondos suficientes.
servicio en cuestión y lo remite a la Unidad Operativa
de Compras y Contrataciones.
ETAPA:
PREPARACIÓN
RESPONSABLE(S): Dirección Administrativa Financiera o
su equivalente
Modelo de Certificado de
Existencia de FondosSNCC.D.002
Solicitud de Compra o
Contratación contentiva
de los bienes a
adquirirse y de los
servicios a ejecutarse,
firmada por la Unidad
Operativa de Compras y
Contrataciones,
conforme al Plan Anual
de
Compras
y
Contrataciones.
Acto simple emitida por la
Máxima
Autoridad
Ejecutiva de la Entidad
Contratante,
donde
apodera a la Dirección
01.03Apoderamiento para Ejecución del
Administrativa Financiera,
Proceso.
o su equivalente, del
Procedimiento
La Máxima Autoridad, revisa el requerimiento y la correspondiente.
Certificación de Existencia de Fondos, y apodera a la
Unidad Operativa de Compras y Contrataciones para
que dé inicio al procedimiento correspondiente.
ETAPA:
PREPARACIÓN
RESPONSABLE(S): Máxima Autoridad Institucional
Unidad Operativa de Compras y
Contrataciones
Certificado de Existencia
de Fondos aprobado por
la DAF o su equivalente,
donde verifica, reserva y
hace constar que la
Entidad
Contratante
cuenta
con
la
apropiación de fondos
suficientes.
PREPARACIÓN
Certificado de Existencia ETAPA:
Número Único para el
de Fondos aprobado por RESPONSABLE(S): Unidad Operativa de Compras y
Procedimiento de Compra
Contrataciones
la DAF o su equivalente,
o Contratación.
donde verifica, reserva y
hace constar que la 01.04Asignación del Número Único y Carga
en el Portal.
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Entidad
Contratante
cuenta
con
la Una vez se cuenta con la apropiación de fondos para la
apropiación de fondos compra o contratación, la Unidad Operativa de
Compras y Contratación carga el proceso en el Subsuficientes.
sistema de Compras y Contrataciones SIGEF o en su
Sub-sistema
de defecto, en el portal administrado por el Órgano Rector
Compras
y e inicia el Expediente Administrativo de compras con su
Contrataciones SIGEF.
Número Único correspondiente.
Portal administrado por
el Órgano Rector.
Modelo de Invitaciones a ETAPA: PERFECCIONAMIENTO DE LA COMPRA O
presentar Ofertas - CONTRATACIÓN
RESPONSABLE(S): Unidad Operativa de Compras y
SNCC.D.014
Contrataciones
Orden de Compra u Orden
de Servicios aprobada.
Entrada de Almacén.
Modelo de Orden de 02.01Ejecución de la Compra.
Compra- SNCC.D.027
Difusión a través del portal
institucional
y
del
Modelo de Orden de La Unidad Operativa de Compras y Contrataciones administrado por el Órgano
Servicios- SNCC.D.028 procede a invitar a un (1) Oferente, debidamente Rector.
inscrito en el Registro de Proveedores del Estado, a
Modelo de Recepción de presentar su Oferta.
Bienes- SNCC.D.029
La Unidad Operativa de Compras y Contrataciones en
Modelo de Recepción de el plazo establecido, recibe la Propuesta Económica y
Servicios- SNCC.D.030 procede al análisis de la misma.
La Unidad Operativa de Compras y Contrataciones
emite la Orden de Compra de Bienes u Orden de
Contratación de Servicios correspondiente y la remite al
proveedor con copia al almacén.
La Unidad Operativa de Compras y Contrataciones
remite a la Oficina de Acceso a la Información (OAI) la
Orden de Comprade Bienes u Orden de Contratación
de Servicios, según corresponda, para su publicación y
difusión.
Orden de Compra u ETAPA: PERFECCIONAMIENTO DE LA COMPRA O
Orden de
Servicios CONTRATACIÓN
RESPONSABLE(S): Máxima Autoridad Ejecutiva
aprobada.
Dirección Administrativa Financiera o
Conduce/ Factura.
su equivalente
Oficina Acceso a la Información
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Cheque/ Transferencia de
pago al proveedor.
Difusión a través del portal
institucional
y
del
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Entrada de Almacén.
02.02Pago.
La Dirección Administrativa Financiera o su
equivalente, debe garantizar que el pago a los
proveedores se realice conforme al plazo establecido
en la Orden de Compra de Bienes u Orden de
Contratación de Servicios.
administrado por el Órgano
Rector.
La Dirección Administrativa Financiera o su equivalente
elabora el/los cheques/transferencia, correspondientes
y lo remite a la Máxima Autoridad Ejecutiva de la
Entidad Contratante, para su revisión y trámite, si
procede.
La Dirección Administrativa Financiera, o su
equivalente, remite a la Oficina de Acceso a la
Información la Orden de Compra de Bienes u Orden de
Servicios, según corresponda, y el pago para su
publicación y difusión.
Comprobante
de ETAPA: GERENCIMIENTO DE LA COMPRA
Recepción de los bienes RESPONSABLE(S): Unidad Operativa de Compras y
Contrataciones
adjudicados, o de los
Almacén y Suministro
servicios ejecutados.
Expediente Administrativo
de
compras
y
contrataciones.
02.03Cierre del Expediente Administrativo
de Compra.
Una vez se han completado todas las entregas y los
pagos correspondientes a la Orden de Compra de
Bienes u Orden de Contratación de Servicios, se
procede al cierre del expediente administrativo de la
compra.
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IV - FLUJOGRAMA DEL PROCESO:
PD.UC.06 COMPRA DIRECTA
Procedimiento
General
Máxima
Autoridad
Ejecutiva
Dirección
Adm. Y
Financiera
Consultoría
Jurídica
Ud. Operativa
Compras y C.
Comité de
Licitaciones
Oficina
Acceso
Información
Peritos
Especialistas
Inicio del
proceso
Preparación de
las solicitudes
de compras y
contrataciones
UOCC formaliza la
solicitud de compras
o contrataciones y
solicita certificado de
existencia de fondos a
la DAF
Requerimiento
Diferentes
Unidades
Apropiación de
Fondos
Remite solicitud de
compras o
contrataciones para
su publicación a la
OAI y averificación
de fondos
Existen
Fondos?
Publica
información en
portal entidad
contratante y del
órgano rector
No
Si
Notifica la no
existencia de
fondos
Devuelve
solicitud
Notifica la no
existencia de
fondos al
requiriente
Remite la
validación de
existencia de
fondos
Apoderamiento
para Ejecución
del Proceso
Revisa
requerimiento y
certificación de
existencia de
fondos
Apodera UOCC
Asignacion No.
Unico y carga en
portal
Ejecución de la
Compra
Carga solicitud en
el SIGEF o en
portal adm. por el
órgano rector
Invita a un (1)
oferente inscrito
en Registro de
Proveedores del
Estado
Recibe propuesta
económica y
procede a análisis
Emite orden de
compra o de
servicios
Remite orden de
compra a Almacén
con copia a
proveedor
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PD.UC.06 COMPRA DIRECTA (continuación)
Procedimiento
General
Máxima
Autoridad
Ejecutiva
Dirección
Adm. Y
Financiera o Equivalente
Ud. Operativa
Compras y C.
Almacen y
Suministro
Remite orden a
OAI para
publicación y
difusión
Oficina
Acceso
Información
Publica información
en portal entidad
contratante y del
órgano rector
Garantiza que se
realice pago a los
proveedores
conforme al plazo
establecido
Pago
Elabora el (los)
cheques(s) y/o
transferencia(s)
correspondiente(s)
Remite a MAE
para su revisión y
tramitación
Revisa y
aprueba
Modificar cuadro:
Remite a OAI
órdenes de compras
o de servicios y
pago para su
publicación y
difusión
Publica información
en portal entidad
contratante y del
órgano rector
Recibe las
entregas totales
de los bienes
Recepción de
Mercancia
Cierre del
Expediente
Administrativo
Completadas todas
las entregas procede
a cierre de expediente
administrativo
Fin del proceso
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Indicadores de Desempeño





Cantidad de incumplimiento en la entrega.
Porcentaje de incumplimiento en la entrega.
Cantidad de bienes devueltos.
Porcentaje de bienes devueltos.
Tiempo para llevar a cabo el procedimiento.
V - CREACIÓN:
Fecha
Realizado por:
5 octubre Dpto. de Políticas,
del 2010
Procedimientos.
Normas
Aprobada Por:
Firma:
DR. ERIC HAZIM
y Director General de Contrataciones Públicas
Nombre
Cargo
Referencia:
VI - CONTROL DE CAMBIOS
No.
1
Fecha
27-09-2012
Realizada /Aprobada por:
Realizada por:
Dpto. de Políticas, Normas y
Procedimientos.
Aprobada por:
DRA. YOKASTA GUZMÁN S.
Directora General de
Contrataciones Públicas
Descripción y Referencias.
Sustitución del Decreto 490-07 de fecha 30 de
agosto del 2007 por el Decreto 543-12 de fecha
6 de septiembre del 2012.
Sustitución del Comité de Licitaciones por el
Comité de Compras y Contrataciones.
El alcance.
No hay nada escrito después de esta línea
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