GUÍA DEL PROCESO LICITACIÓN RESTRINGIDA
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GUÍA DEL PROCESO LICITACIÓN RESTRINGIDA DGCP – Sistema Informático para la Gestión de las Compras y Contrataciones del Estado Dominicano Edic. /Rev.: 000 v01.00 Fecha: 30/06/2015 HOJA DE CONTROL DE DOCUMENTO DOCUMENTO / ARCHIVO: Título GUÍA DEL PROCESO DE LICITACIÓN RESTRINGUIDA Nombre Archivo DGCP-GUI-Guía del Proceso de Licitación Restringuida F01AE4GC v01.00 Fecha 30/06/2015 Versión v01.00 Cliente Dirección General Contrataciones Públicas-DGCP Asunto / Detalle GUÍA DEL PROCEDIMIENTO DE LICITACIÓN RESTRINGUIDA Soporte lógico Microsoft Word Localización Santo Domingo- República Dominicana REGISTRO DE CAMBIOS Versión Páginas Fecha Modificación Motivo del cambio v00.00 60 29/05/2015 Creación del documento v00.01 67 30/06/2015 Actualización del documento v01.00 67 30/06/2015 Revisión final del documento Fase 1A Nombre Área Jhonattan Toribio Tecnología George Slujalvkosky Tecnología Sandra Santana Tecnología Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-GUI-Guía del Proceso de Compras Menores F01A-E4GC v01.00 DISTRIBUCIÓN DEL DOCUMENTO: 2 de 67 CONTROL DEL DOCUMENTO Este documento ha sido: Nombre: Preparado por: Revisado por: Ramy Garcia Marianelly Aparicio Aprobado por: Firma: DGCP-GUI-Guía del Proceso de Compras Menores F01A-E4GC v01.00 Fecha: Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 3 de 67 INDICE 1. 2. PROCESO DE LICITACIÓN RESTRINGIDA .............................................................. 5 CREACIÓN DE PROCEDIMIENTO LICITACIÓN RESTRINGIDA .............................. 6 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 3. PLANEACION ............................................................................................................ 9 3.1 3.2 4. 5. La creación del procedimiento en el sistema inicia con: ......................................................6 Una vez ingresado al sistema en el área de trabajo: ...........................................................6 Después de haber ingresado a tipo de procesos de compras: ...........................................7 Una vez pulsado el botón “Crear” : .......................................................................................8 Una vez completados los datos: ...........................................................................................8 Requisitos técnicos .............................................................................................................22 Requisitos Económicos ......................................................................................................23 APERTURA DE OFERTAS (SOBRE TÉCNICO Y ECONÓMICO) ........................... 36 EVALUACIÓN .......................................................................................................... 38 5.1 Evaluación del sobre Técnico. ...........................................................................................38 5.2 Admisión de las Ofertas Técnicas. ....................................................................................42 5.3 Subsanables .......................................................................................................................42 5.3.1 Notificación de Errores u Omisiones de tipo o naturaleza Subsanables: ..........................42 5.3.2 Subsanación de Ofertas: ....................................................................................................43 5.3.3 Evaluación después de la subsanación. ...........................................................................43 5.4 Evaluación de sobre Económico .......................................................................................44 SELECCIÓN ............................................................................................................. 49 CREACIÓN DEL CONTRATO .................................................................................. 57 DGCP-GUI-Guía del Proceso de Compras Menores F01A-E4GC v01.00 6. 7. Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 4 de 67 1. PROCESO DE LICITACIÓN RESTRINGIDA Licitación Restringida; proceso de compras que permitirá realizar las contrataciones de bienes y servicios bajo un procedimiento de selección con un número limitado de proveedores que pueden atender el requerimiento. Esta consta de varias faces para la ejecución del procedimiento a continuación un diagrama con los detalles: Selección Creación del Contrato Fase Observación ( opcional) Evaluación Creación del Procedimineto Apertura de Ofertas (Sobre Técnico y Sobre Economico.) Gerenciamiento del Contarto Imagen 1: Fases de la Creación de Proceso de Licitación Restringida. Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-GUI-Guía del Proceso de Compras Menores F01A-E4GC v01.00 Creación del Procedimiento 5 de 67 2. CREACIÓN DE PROCEDIMIENTO LICITACIÓN RESTRINGIDA 2.1 La creación del procedimiento en el sistema inicia con: Registrarse con el usuario y clave asignado. Imagen 2. Ingresar datos para registrarse como usuario en el sistema. 2.2 Una vez ingresado al sistema en el área de trabajo: Hacer clic en el botón “Procesos” que está ubicado en la barra de menú de inicio Hacer clic en “Tipos de procesos” Imagen 3. Ruta para Crear un proceso de Licitación Restringuida Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-GUI-Guía del Proceso de Compras Menores F01A-E4GC v01.00 se deberá continuar con los siguientes pasos: 6 de 67 2.3 Después de haber ingresado a tipo de procesos de compras: Deberá iniciar con el proceso de Licitación Restringida. DGCP-GUI-Guía del Proceso de Compras Menores F01A-E4GC v01.00 Imagen 4. Proceso de Licitación Restringida. Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 7 de 67 2.4 Una vez pulsado el botón “Crear” : Se abrirá un cuadro, donde se tendrá que completar las informaciones relacionadas al proceso. Imagen 5. Crear Proceso Licitación Restringida Las informaciones que deberá completar son las siguientes: Tipo de Procedimiento: Está definido por defecto. Nombre: es el nombre que tendrá el expediente de ese proceso Ej.: Compra de Suministros gastables. 2.5 Una vez completados los datos: Deberá pulsar el botón , el sistema guardara la información suministrada y traerá una secuencia de pasos dividido en bloques donde deberá continuar con la información del proceso. Imagen 6. Crear Proceso Licitación Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-GUI-Guía del Proceso de Compras Menores F01A-E4GC v01.00 Unidad de requisición: se seleccionará el área o unidad de compra que realiza el proceso. 8 de 67 3. PLANEACION En esta fase la plataforma mostrará una nueva pantalla, dividida en bloques en los que se deberán completar los datos solicitados. Para continuar con el formulario de creación de Licitación Restringida completar los siguientes pasos: se deberá DGCP-GUI-Guía del Proceso de Compras Menores F01A-E4GC v01.00 Imagen 7. Bloques de procesos Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 9 de 67 Paso 1: Información General Este paso describirá la información actual del Proceso de Compra. El mismo estará divido por los siguientes bloques: Bloque 1: Información General Bloque 2: Información del Contrato Bloque 3: Ubicación del Contrato Bloque 4: Configuración del Equipo y Flujo de aprobación Bloque 5: Documentos Internos Bloque 1. Información General: este bloque se deberá completar la siguiente información: • Referencia del procedimiento: este pasó esta completado automáticamente por el sistema. Indicando un código de nombramiento de los expedientes de la unidad de compras. • Nombre: título de la compra que se está realizando. Si se escoge un elemento del PACC se deberá indicar el nombre del primer elemento del procedimiento. Si se elige más de una adquisición, el nombre del procedimiento se deberá quedar vacio. Esta opción es editable. • Descripción: breve detalle del título del procedimiento que se está realizando. • Relacionar con otro proceso: en este campo se elegirá entre las opciones Sí o No ( seleccionado por defecto). - Proceso relacionado: luego de indicar la opción SI, el usuario podrá buscar todos los procedimientos creados por la entidad y seleccionar uno o mas Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-GUI-Guía del Proceso de Compras Menores F01A-E4GC v01.00 Bloque 6: Fase de Obsevaciones 10 de 67 procedimientos. Los datos del procedimiento que se estarán relacionando no son sustituibles. • Id único: información completa por el sistema automáticamente. Dicha información no deberá estar visible. Imagen 8. Bloques de procesos Bloque 2. Información del Contrato: este bloque se compone de la siguiente manera: Objeto: se deberá seleccionar cuál es la modalidad del contrato, entre estas opciones están Bienes, Servicios y Obras. Bienes: En caso de elegir Bienes el sistema desplegará una justificación de la modalidad de contratación donde se deberá elegir entre: Decreto presidencial Resolución de la Máxima Autoridad Resolución del Comité de Compras y Contrataciones Organismo de Financiación Externo Imagen 9. Objeto del contrato -Bienes Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-GUI-Guía del Proceso de Compras Menores F01A-E4GC v01.00 • 11 de 67 Luego se elegirá si aplica la duración estimada del contrato como muestra en la imagen 10. Imagen 10. Información del Contrato- Objeto Bienes Servicios: si la elección es Servicios aparecerá un Subtipo de Contrato, deberá seleccionar una de estas opciones: Servicios Consultorías Consultorías basada en la calidad de los servicios En este paso se elegirá la justificación de la modalidad y la duración estimada del contrato (días, horas, semanas, meses o años) si aplican como muestra en la imagen 16. Imagen 12. Información del Contrato- Objeto Servicios Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-GUI-Guía del Proceso de Compras Menores F01A-E4GC v01.00 Imagen 11. Objeto del contrato –Servicios 12 de 67 Obras: En caso de elegir obras el sistema desplegara una justificación de la modalidad de contratación donde se deberá elegir entre: Decreto presidencial. Resolucion de la Maxima autoridad. Resolución del comité de Compras y Contrataciones. Organismo de Financiación Externo. Imagen 13. Información del Contrato- Objeto Obras Bloque 3. Ubicación del Contrato: Es la misma dirección de la unidad de requisición. En caso de seleccionar otra ubicación el sistema dará la posibilidad de definir una nueva ubicación. Esta ubicación se clasificará de acuerdo a los clasificadores geográficos. Imagen 14. Ubicación del Contrato utilizando la misma dirección Ubicación del contrato utilizando una dirección nueva. Imagen 15. Ubicación del Contrato utilizando nueva dirección Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-GUI-Guía del Proceso de Compras Menores F01A-E4GC v01.00 Ubicación del contrato utilizando la misma dirección. 13 de 67 Bloque 4. Configuración de Equipos y Flujos: Se deberá seleccionar el equipo de trabajo con todos los usuarios que participarán en diferentes tareas dentro del proceso de compras. El equipo deberá ser creado antes de la realización del procedimiento. Imagen 16. Configuración del Equipo y del flujo de aprobación Bloque 5. Documentos Internos: se podrá adjuntar documentos internos que estará disponibles sólo para los usuarios de la entidad definidos en el Equipo del procedimiento. Imagen 18. Buscar Documentos Internos Imagen 19. Documentos Internos anexados Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-GUI-Guía del Proceso de Compras Menores F01A-E4GC v01.00 Imagen 17. Documentos Internos 14 de 67 Después de añadir todos los datos hacer clic en el botón “anexar y luego cerrar”. Bloque 6. Fase de Observaciones: Esta fase es opcional. Se deberá elegir entre las opciones Sí o No. - OPCIÓN SÍ: Proceso con fase de observación constará con dos etapas (Fase borrador y fase de selección ). Este deberá tener un mensaje indicando que el proceso podrá hacer aclaraciones/observaciones. Ningún proveedor podrá presentar ofertas en esta etapa. Imagen 20. Fase de Observación – Opción SI - OPCIÓN NO: Imagen 21. Fase de Observación – Opción NO Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-GUI-Guía del Proceso de Compras Menores F01A-E4GC v01.00 Deberá estar seleccionada por defecto. El procedimiento tendrá una fase y no tiene etapa borrador. 15 de 67 Paso 2: Configuraciones del Procedimiento En este paso se establecerá las fechas del cronograma, horas, forma de pago, si se limita o no a pymes, visita al lugar de ejecución, observaciones, configuración avanzada y Modo de presentación de la oferta. El paso Configuraciones del Procedimiento estará dividido en 09 bloques que detallamos a continuación: Bloque 1. Cronograma Bloque 2. MiPymes Bloque 3. Pago de anticipos Bloque 4. Visita al lugar de ejecución Bloque 5. Lotes Bloque 6. Observaciones Bloque 7. Configuraciones Avanzadas Bloque 9. Modo de presentación de ofertas. Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-GUI-Guía del Proceso de Compras Menores F01A-E4GC v01.00 Bloque 8. Configuración de decimales 16 de 67 Bloque 1. Cronograma: este bloque se compone de la siguiente forma: Zona horaria Fecha prevista de Publicación del proyecto de pliego de condiciones. Plazo para presentar observaciones al proyecto de pliego de condiciones. Reunión para discusión de observaciones y sugerencias al proyecto de pliegos de condiciones. Plazo de validez de las ofertas Imagen 22. Cronograma En caso de seleccionar que no el sistema le mostrará una pantalla como muestra la imagen. Imagen 23. Limitar proceso a Mi pymes respuesta NO Si elige si, el campo “Limitar este proceso a Mi pymes” va a quedará visible y el proceso va a ser para compañías clasificadas como Mi Pymes o Mi Pymes Mujeres Imagen 24. Limitar proceso a Mi pymes respuesta SI Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-GUI-Guía del Proceso de Compras Menores F01A-E4GC v01.00 Bloque 2. Mi Pymes: este paso deberá elegir si quiere limitar el proceso de compras especialmente a Pymes o Mi Pymes Mujeres. 17 de 67 Bloque 3. Pago de Anticipos: en este se configurará la forma de pago del proceso, el mismo tendrá dos opciones y deberá seleccionar si desea o no desea pagar anticipo. Si selecciona la opción SI deberá llenar la fecha prevista del pago del anticipo y el porciento de anticipo tal cual se muestra en la imagen Imagen 25. Pago de Anticipos En caso de seleccionar NO el sistema le mostrará una pantalla como muestra la imagen 24. Bloque 4. Visita al lugar de ejecución: se deberá elegir entre las opciones “SI o No” en caso de que se requiera visita al lugar de ejecución para el procesos de compras. - No se requiere visita al lugar de ejecución. Imagen 27. No permitir visita al lugar de ejecución Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-GUI-Guía del Proceso de Compras Menores F01A-E4GC v01.00 Imagen 26. Pago de Anticipos opción No 18 de 67 En caso de seleccionar la opción SI deberá completar los datos solicitados como muestra la imagen 28. Imagen 28. Permitir visita al lugar de ejecución Bloque 5. Lotes: en este paso se podrá elegir entre las opciones “SI o NO” (campo obligatorio). La opción “NO” estará marcada por defecto. Imagen 29. Lotes con respuesta NO Imagen 30. Lotes con respuesta SI Bloque 6. Observaciones: este bloque se podrá poner cualquier observación relacionado al proceso de compras. Imagen 31. Observaciones Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-GUI-Guía del Proceso de Compras Menores F01A-E4GC v01.00 Si se selecciona la opción “SI” deberá definir la cantidad y nombres de los lotes. 19 de 67 Bloque 7. Configuraciones Avanzadas: este campo en caso de elegir la opción SI el sistema le permitirá configurar número decimales del precio de los artículos y el precio total, por igual se encontrará el modo de presentación de ofertas. Imagen 32. Configuraciones avanzada respuesta NO Imagen 33. Configuraciones avanzada respuesta SI. - No. decimales (precio de los artículos): le permitirá al usuario seleccionar el número máximo de decimales, que tendrán los precios de las ofertas. - No. Decimales ( precio total): ): le permitirá al usuario seleccionar el número máximo de decimales, que tendrán el precio total de las ofertas. - Imagen 34. Configuraciones de decimales Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-GUI-Guía del Proceso de Compras Menores F01A-E4GC v01.00 Bloque 8. Configuraciones de decimales: 20 de 67 Bloque 9. Modo de presentación de ofertas: - Modo de presentación de ofertas: el usuario deberá elegir las opciones de plataforma, papel o plataforma y papel. - Requiere el envio de las muestras: el usuario deberá elegir entre las opciones Sí o No. Si elige Sí aparecen los siguientes campos: - Cuándo se requiere presentación de la muestra: el usuario deberá elegir entre las opciones “ Con el envio de oferta” o “ Con la aceptación del contrato”. - Comentarios al envio de muestras: el usuario podrá indicar la dirección donde los proveedores deben enviar las muestras. Imagen 35. Modalidad de presentación de la oferta Paso 3: Artículos y Preguntas Imagen 36. Formulario de respuesta Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-GUI-Guía del Proceso de Compras Menores F01A-E4GC v01.00 En este paso se facilitará la descripción, cantidad, cuenta presupuestaría, código UNSPSC, precio unitario y precio total del proceso de compras, por igual se establecerá preguntas dirijas al proveedor para que se complete cuando se realice la oferta. 21 de 67 3.1 Requisitos técnicos Se solicita al proveedor toda la información pertinente del proceso de Licitación Restringida: como documentaciones u algún informe impreso que deba adjuntarse a la propuesta de la oferta técnica. Imagen 37. Sobre 1: Requisitos Técnicos. Imagen 38. Sobre 1: Requisitos Técnicos – Preguntas de la propuesta. Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-GUI-Guía del Proceso de Compras Menores F01A-E4GC v01.00 Para facilitar el registro de condiciones de un procedimiento, la plataforma da la posibilidad de crear tantas preguntas como la entidad necesite según el tipo de necesidad. 22 de 67 3.2 Requisitos Económicos Se detalla la lista de artículos, precio de la oferta, cantidades, código UNSPSC, cuenta del presupuestaria donde esta destinado los fondos. Imagen 39. Sobre 2: Propuesta Económica. Paso 4. Evaluación En este paso será posible definir una evaluación de criterios a las ofertas que se harán a este proceso. El sistema hace la pregunta: Definir un modelo de evaluación para este procedimiento: Imagen 40. Modelo de Evaluación respuesta NO En caso de seleccionar “Si” le desplegará las siguientes opciones con las que podrá configurar la evaluación: Modelo de evaluación: Evaluación de varios criterios de selección por la “oferta económica mas ventajosa.” (por defecto, no editable). Método de evaluación: Manual seleccionada por defecto y no es editable. Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-GUI-Guía del Proceso de Compras Menores F01A-E4GC v01.00 Deberá elegir entre las opciones Si o No (elegido por defecto, editable). 23 de 67 Publicar modelo de evaluación: deberá elegir entre las opciones Si o No (la opción “No” esta seleccionada por defecto). Si elige la opción si, significa que deberá digitar manualmente los criterios de evaluación que serán publicados al proveedor cuando se muestre interesado. Imagen 41. Modelo de Evaluación respuesta SI Imagen 42. Configuración del modelo de evaluación Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-GUI-Guía del Proceso de Compras Menores F01A-E4GC v01.00 Para agregar los criterios que tendrá la evaluación en el área de configuración del modelo de evaluación deberá pulsa el botón, el sistema habilita los campos para describir los criterios, podrá insertar los criterios de evaluación de manera manual indicando el % de ponderación que dará a cada uno. 24 de 67 Deberá pulsar el botón Agregar criterio y el sistema le traerá una línea para escribir los criterios con los que evaluara las ofertas a su vez tendrá el botón Borrar seleccionado que le permitirá eliminar criterios ya creados y Comprobar suma que le validará el porcentaje asignado a cada criterio este dentro del rango 100. Imagen 43. Reglas para el modelo de evaluación seleccionado Imagen 44. Configuración del modelo de evaluación Bloque Comentarios En este bloque podrá añadir observaciones al procedimiento visibles para todos los proveedores. Imagen 45. Comentarios externos Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-GUI-Guía del Proceso de Compras Menores F01A-E4GC v01.00 Paso 5. Documentos del procedimiento: 25 de 67 Bloque Documentos En este bloque será posible adjuntar los documentos necesarios para que el proveedor pueda presentar su oferta, pliego de condiciones, anexos, catálogos etc., podrá adjuntar documentos por tres opciones: Crear desde documento tipo: opción para adjuntar plantillas de documentos. Buscar en la biblioteca: son documentos que han sido cargados previamente en el menú “documentos de la entidad” y podrá elegir alguno de ellos. Borrar seleccionado: podrá eliminar cualquier documento, seleccionando el documento que desea borrar Anexar documento: adjuntar documentos que se encuentran en el ordenador. DGCP-GUI-Guía del Proceso de Compras Menores F01A-E4GC v01.00 Imagen 46. Opciones de pago Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 26 de 67 Paso 6. Documentos Habilitantes Contiene los siguientes bloques: Bloque Lista de Documentos En este bloque el sistema mostrará una lista con todos los tipos de documentos que se solicitan a los proveedores en los procedimientos. Al seleccionar uno o varios de estos tipos de documentos podrá definir el momento de entrega de los mismos, si en la Selección o en la oferta. Para seleccionarlos podrá filtrarlos por familia. En la opción de documentos administrativos el usuario definirá como se debe hacer la entrega de los documentos, el periodo de validación de los documentos. Si se refiere a la garantía de fiel cumplimiento o garantía de seriedad de la oferta, el porcentaje de la garantía que va a cubrir el valor total de la oferta estará inidicado en la pestaña de documentos administrativo. Bloque otros documentos Otros Documentos requeridos para la presentación de la oferta: deberá elegir entre las opciones Si o No (la opción “No” esta seleccionada por defecto). - Si el usuario selecciona “sí” le aparecerá la opción agregar otro tipo de documento (Estos documentos serán públicos). Imagen 48. Bloque otros documentos Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-GUI-Guía del Proceso de Compras Menores F01A-E4GC v01.00 Imagen 47. Documentos Habilitantes 27 de 67 El siguiente paso es finalizar consulta donde procederá a habilitar los dos últimos pasos como la invitación al procedimiento y Configuración del Presupuesto. Si existe un flujo de aprobación se procederá a la probación del mismo para finalizar consulta. Imagen 49. Opciones bloqueadas – Invitación y Configuración del Presupuesto. Luego que se finaliza la consulta se completará el paso 7- Invitación y el paso 8 Configuración del Presupuesto. Paso 7. Invitación Contiene los siguientes pasos: Bloque invitación manual de proveedores En el paso Articulos y Respuesta el o los los códigos UNSPSC seleccionados estaran habilitado automaticamente en la opcion de sistema de calificacion de UNSPSC. Imagen 50. Códigos UNSPSC Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-GUI-Guía del Proceso de Compras Menores F01A-E4GC v01.00 En este paso el comprador procederá a invitar un minino de 5 oferentes, el sistema le presentara los proveedores del rubro indicado en el código UNSPSC, en el paso 4 de la lista de Articulos y Respuestas. Aquí podrá elegir el proveedor que entienda invitar para dicho proceso; para esto tendrá que: 28 de 67 La unidad de compra es la responsable de la invitación de los proveedores. Para buscar el Proveedor en el Directorio DGCP debe conocer el RNC de este. Si el Proveedor no está registrado en el DGCP, la Unidad de Compras debe contactarlo para solicitarle el registro en el DGCP. El sistema mostrará la lista de los proveedores que corresponde al rubro de la compra. Imagen 51. Invitación Manual a Proveedores Imagen 52. Proveedores seleccionados según código UNSPSC También podrá realizar una búsqueda manual de otros proveedores que requiera invitar, El comprador podrá seleccionar los proveedores que desee y que estén registrados en la plataforma. Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-GUI-Guía del Proceso de Compras Menores F01A-E4GC v01.00 Una vez seleccionados estos proveedores no podrán ser retirados de la invitación 29 de 67 Deberá pulsar el botón Buscar y el sistema traerá la lista de todos los proveedores registrados, a continuación pulsara Seleccionar en los que considere debe invitar finalmente hacer clic en el botón azul que se encuentra en la parte inferior derecha de la pantalla. Estos proveedores podrán ser retirados de la lista de invitados en caso de que lo requiera, seleccionando el check box que se encuentra al lado del nombre de la entidad proveedora y pulsando . DGCP-GUI-Guía del Proceso de Compras Menores F01A-E4GC v01.00 Imagen 53. Buscar y Añadir Proveedores Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 30 de 67 Los proveedores u oferentes seleccionados recibirán una notificación por correo electrónico y dentro de la plataforma que le indica que está invitado a participar en la oportunidad. Imagen 54. Proveedores invitados Paso 8. Configuración del Presupuesto. Este paso se queda desbloqueado luego de dar clic en “finalizar consulta” y antes de la publicación del proceso. Destino del gastos ( obligatorio): el usuario deberá seleccionar entre las opciones de funcionamiento o inversión. Origen de los recursos: el usuario deberá seleccionar en un dropdown entre: fuente general, fuentes con destio especifico, fuentes de recursos propios, transferencias, crédito interno, fuentes de terceros, entre otros. Integracion manual: campo no editable. El sistema define si es una integración manual o automática. Código Autorización de Disponibilidad Presupuestal: Esta integración es manual, es obligatorio y editable. Si hay integracion con el Sigef, esta campo será informativo y no editable. Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-GUI-Guía del Proceso de Compras Menores F01A-E4GC v01.00 Lo conforma las siguientes aplicaciones. 31 de 67 Documento justificativo: este campo solo es visible y obligatorio cuando la integración es manual. El usuario tendrá que adjuntar un documento para probar que tiene presupuesto para la compra. Total estimado: campo visible y no editable. Este valor se pondrá automáticamente cuando se realice la lista de precio en el paso Articulos y pregunta. Cuenta presupuestaría: campos no editable, el sistema mostrará el número de la cuenta. Valor: valor a ser consumido de la cuenta. Estimado: estado de la integración. Se presentarán los estados posibles: Imagen 55. Configuración del presupuesto. Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-GUI-Guía del Proceso de Compras Menores F01A-E4GC v01.00 integrado y no integrado. 32 de 67 A continuación pulsar el botón publicar y el proceso quedara publicado en la Fase Borrador- donde podrá recibir observaciones y preguntas al proceso. A lo largo de la creación del procedimiento, tendrá a su disposición las siguientes opciones: Guardar: el procedimiento se queda en estado borrador podrá seguir trabajando en él posteriormente. Editar: en esta etapa podrá realizar cambios al proceso. Cancelar: podrá cancelar la creación del procedimiento, pero no eliminar la información. Finalizar: el sistema asume los datos y coloca visible la opción “Publicar si faltará por completar algún dato el sistema emitirá una alerta indicando el campo que deberá rellenar o corregir. Si hay flujo de aprobación asociado: si hay un flujo de aprobación asociado a la publicación en alguno de los pasos anteriores, tendrá que confirmar dicho flujo y cada responsable de la aprobación recibirá una notificación para realizar la tarea. - Si no hay flujo de aprobación asociado: podrá pulsar la opción “Publicar”. DGCP-GUI-Guía del Proceso de Compras Menores F01A-E4GC v01.00 si el aprobador rechaza la acción, el usuario comprador recibirá una alerta en la plataforma y podrá realizar las modificaciones y/o correcciones pertinentes; si el usuario aprueba la acción, el usuario podrá publicar el procedimiento. Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 33 de 67 Publicación Diferida. Es el proceso de compras estará completo con fecha futura de pubicación. Imagen 56 . Confirmación de Publicación Diferida. El status estará en edición y se publicará automáticamente en en el sistema en la fecha programada. Una vez realizada la publicación del procedimiento en la plataforma, éste estará disponible para todos los proveedores. Proceso declarar Desiertos. - Si no se presenta ninguna oferta en la fecha y hora establecida en el cronograma de actividades de la licitación del proceso. - Cuando todas las ofertas son descartadas (descalificadas), en la apertura del sobre técnico y sobre económico. - - Cuando todas las ofertas son descartadas (descalificadas), en la evaluación técnica técnica y en la evaluación económica. Se realizará una notificación por medio de un documento adjunto al proceso indicando las causas por la que se declara desierto. Esta información es visible para todos y estará disponible en la opción búsqueda de liciitaciones u oportunidades en el portal. Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-GUI-Guía del Proceso de Compras Menores F01A-E4GC v01.00 Existen varias condiciones para que un proceso se declare Desierto. Las principales son: 34 de 67 Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-GUI-Guía del Proceso de Compras Menores F01A-E4GC v01.00 Imagen 57 . Confirmación de Publicación Diferida 35 de 67 4. APERTURA DE OFERTAS (SOBRE TÉCNICO Y ECONÓMICO) La apertura de las ofertas ( técnicas y económicas) de los proveedores serán recibidas en la plataforma con la información encriptada sin posibilidad de conocer su contenido hasta que el o los usuarios asignados realicen la acción para la apertura de los sobres. Al iniciar la apertura y antes de abrir los sobres, el usuario tendrá disponible las siguientes información:Lista de ofertas recibidas, Referencia de las ofertas, Nombre de las proveedores que han presentado las ofertas. Feha y hora de presentación de la oferta. Imagen 58. Lista de Ofertas. En la fase de apertura del expediente, tendrá la opción para iniciar el proceso dando click en el botón “abrir”. Dicha oferta tendrá dos sobres. Imagen 59. Apertura sobre técnico. Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-GUI-Guía del Proceso de Compras Menores F01A-E4GC v01.00 Primer sobre: Corresponde a la apertura del sobre Técnico de la Oferta 36 de 67 Segundo Sobre: Luego de la evaluación del sobre técnico y cumplida la fecha para la apertura del sobre económico. Tendrá la opción para iniciar el proceso de apertura, dando click al botón “abrir”. Imagen 60. Apertura sobre Economico. Imagen 61. Documentos Internos de la oferta. Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-GUI-Guía del Proceso de Compras Menores F01A-E4GC v01.00 Bloque Documentos: con esta aplicación se podrá añadir documentos , actas en la apertura de los sobres. Donde permitirá añadir, borrar y visualizar documentos. 37 de 67 5. EVALUACIÓN 5.1 Evaluación del sobre Técnico. Luego de la apertura se podrá realizar la evaluación de las ofertas en la plataforma. Al consultar el detalle de la oferta, la entidad tiene la opción para hacer la evaluación manual de la oferta de acuerdo con los criterios definidos en la creación del procedimiento; Se puede realizar la evaluación en la plataforma o fuera de la plataforma; En la plataforma hay dos opciones distintas para hacer la evaluación: 1. En la pantalla de apertura de sobres, tras la apertura, hay la opción “Evaluación de criterios” 2. En el área de trabajo del procedimiento, en el widget “Evaluación de criterios”. Al hacer el clic en el botón “Evaluación” el sistema muestra una pantalla para crear evaluación que tiene los siguientes campos: Bloque detalles del proceso: Id procedimiento (relleno automático) Id técnico (relleno automático). Imagen 62. Bloque detalle del proceso de evaluación Bloque detalles de la evaluación de criterios Referencia de la evaluación Nombre de la evaluación (campo obligatorio) Se debe publicar la lista de oferentes que presentaron Ofertas Técnicas. Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-GUI-Guía del Proceso de Compras Menores F01A-E4GC v01.00 38 de 67 El siguiente paso es iniciar el proceso de evaluación de las ofertas. Imagen 63. Bloque Información general de evaluación Después se le dará clic al botón crear. Imagen 64. Evaluación creada Imagen 65. Crear análisis Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-GUI-Guía del Proceso de Compras Menores F01A-E4GC v01.00 Se le dará clic al botón “Crear análisis” para hacer el análisis de la evaluación. 39 de 67 Se completarán los campos que son obligatorio y luego se eligirán los proveedores que serán evaluados. Para finalizar se da clic en Crear. Imagen 66. Análisis de evaluación Imagen 67. Evaluación comparativa creada Los peritos inidcarán la puntuaciones a cada oferta de los proveedores, que se determino en la evaluación técnica. Imagen 68. Análisis de la evaluación proveedores. Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-GUI-Guía del Proceso de Compras Menores F01A-E4GC v01.00 Creada la evaluación comparativa de Criterios, se procederá a realizar la evaluación de las ofertas de los proveedores. 40 de 67 El usuario va a introducir manualmente las puntuaciones. Imagen 70. Finalizar evaluación Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-GUI-Guía del Proceso de Compras Menores F01A-E4GC v01.00 Imagen 69. Puntuación de evaluación. 41 de 67 5.2 Admisión de las Ofertas Técnicas. En esta etapa se admitirán las ofertas por la puntuación obtenidas en la evaluación. Imagen 71. Evaluación admitida 5.3 evaluación económica. Tomando encuenta que Subsanables 5.3.1 Notificación de Errores u Omisiones de tipo o naturaleza Subsanables: • El usuario comprador tendrá que enviar un mensaje a través de la opción Mensajes en el área de trabajo del procedimiento, para el proveedor que tiene en falta los documentos. • El proveedor recibirá el mensaje en la opción mensajes y tiene la posibilidad de adjuntar documentos al mensaje. • El usuario comprador recibirá el mensaje con los documentos y tendrá el botón “Añadir” para poder añadir los documentos automáticamente a la oferta. • El envío, recepción y lectura de los mensajes generan un recibo electrónico con la fecha y hora en la que se realizó la acción. Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-GUI-Guía del Proceso de Compras Menores F01A-E4GC v01.00 Las ofertas excluidas podrán participar en la podrán ser subsanables. 42 de 67 5.3.2 Subsanación de Ofertas: Después de descargar la documentación aportada por el proveedor, se podrá hacer la realización de una nueva evaluación en la plataforma desde los siguientes puntos: - En la fase de apertura, pulsando el botón evaluación. - En el área de trabajo del procedimiento, en el widget evaluación de criterios. La plataforma mostrará los campos correspondientes a los criterios y se podrá introducir la puntuación de manera manual en la comparativa de criterios del Sobre Técnico. Se puede crear un flujo de aprobación para la evaluación. Antes de que el usuario aprobador realice la acción, el perito podrá adjuntar el Informe de evaluación de Ofertas Técnicas en el paso Documentos del flujo de aprobación. • Los Oferentes que no subsanen los errores u omisiones de tipo o naturaleza subsanable dentro del plazo, serán excluidos del procedimiento en el paso Fases de Apertura. • Cuando ninguna de las Ofertas se ajusta a las especificaciones técnicas y legales requeridas en el Pliego de Condiciones Específicas, se procederá a declarar el procedimiento desierto. 5.3.3 Evaluación después de la subsanación. Calificar todos los pendientes. Descalificar todos los pendientes: se tendrá que indicar el motivo de la exclusión. Calificar (en una oferta en concreto). Descalificar (en una oferta en concreto): se tendrá que indicar el motivo de la exclusión. Después de realizar la calificación de las ofertas, el usuario tramitador tendrá que pulsar “Terminar calificación”, con lo que el registro pasará al flujo de aprobación. La notificación de los resultados definitivos del proceso de evaluación y validación de Ofertas Técnicas y con ello los Oferentes habilitados para la apertura y lectura de sus Ofertas Económicas se realizará a través de la herramienta de Mensajes eligiendo entre dos opciones: Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-GUI-Guía del Proceso de Compras Menores F01A-E4GC v01.00 Según los resultados, se tendrá que calificar las ofertas en el paso Fases de Apertura, ya que estas se encuentran con el estado “Pendiente”. Este podrá: 43 de 67 - Selección de destinatarios “Selección manual”, eligiendo el proveedor (de tal manera que se comunicará proveedor a proveedor). - Selección de destinatarios “Licitadores” de tal manera que un único mensaje estará disponible para todos los proveedores que enviaron una oferta. El usuario tiene la posibilidad de adjuntar documentos al mensaje. El envío, recepción y lectura de los mensajes generan un recibo electrónico con la fecha y hora en la que se realizó la acción. Las Ofertas de los Oferentes que no quedaron habilitados, es decir, que fueron excluidos, quedarán cifradas en la plataforma sin posibilidad de acceder a su contenido. 5.4 Evaluación de sobre Económico Imagen 72. Apertura Sobre Económico. Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-GUI-Guía del Proceso de Compras Menores F01A-E4GC v01.00 Al finalizar la evaluación de criterios se procederá a realizar la evaluación económica. Una vez vencido el plazo para la apertura de la oferta económica, el o los usuarios definidos para la apertura de ofertas realizarán la desencriptación de las mismas, pulsando el botón Abrir. 44 de 67 Los Oferentes que no integren en su Propuesta Económica la Garantía de Seriedad de Oferta conforme lo establezca el Pliego de Condiciones Específicas quedan excluidos. La exclusión se realizará en la Fase de apertura, en la opción Excluir, y justificando la causa de exclusión. Imagen 73. Fase de apertura admitir o excluir . Vía 1: Imagen 74. Vía 1 para evaluación economica Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-GUI-Guía del Proceso de Compras Menores F01A-E4GC v01.00 Tendrá la opción de realizar un estudio de precios que le permitirá evaluar la mejor oferta, podrá acceder al mismo por diferentes vías: 45 de 67 Vía 2: Imagen 75. Vía 2 para evaluación economica Imagen 76. Mapa Comparativo de precio. Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-GUI-Guía del Proceso de Compras Menores F01A-E4GC v01.00 La plataforma indicará automáticamente el precio más bajo recibido, y se podrá generar un archivo en formato Excel, que podrá ser adjuntado a los Documentos correspondiente a la fase de apertura. 46 de 67 La unidad operativa de compras y contrataciones genera el reporte preliminar de lugares ocupados y el estudio de precios que podrán ser adjuntados en el paso documentos correspondientes a la fase de apertura, de esta forma peritos podrán descargarlo y realizar las evaluaciones de ofertas económicas en la plataforma Imagen 78. Análisis de la evaluación económica Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-GUI-Guía del Proceso de Compras Menores F01A-E4GC v01.00 Imagen 77. Evaluación económica 47 de 67 DGCP-GUI-Guía del Proceso de Compras Menores F01A-E4GC v01.00 Imagen 79. Reporte de la evaluación económica Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 48 de 67 6. SELECCIÓN La Selección se podrá realizar desde diferentes opciones: En la fase de apertura, pulsando el botón Selección. A partir de la evaluación, la entidad tiene la posibilidad de seleccionar con base en ese análisis A partir del mapa comparativo de precios, o sea, tras el estudio de precios, la entidad tiene la posibilidad de seleccionar con base en ese análisis. En el área de trabajo del procedimiento, en el widget Selección. Siempre que se crea una Selección, la plataforma le asigna una numeración única (ID de la Selección). Pasos de la creación de la Selección consta de los siguientes puntos: La creación de una Selección consta de varios pasos: 1. Paso Información General • • • Estado: campo rellenado automáticamente por la plataforma. no editable. Tipo de Selección: campo rellenado automáticamente por la plataforma. no editable. Creado desde análisis comparativo: campo rellenado automáticamente por la plataforma. no editable. Imagen 80. Bloque titulo Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-GUI-Guía del Proceso de Compras Menores F01A-E4GC v01.00 Bloque Título 49 de 67 Bloque Resumen • • • • • Referencia del procedimiento: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. Título del proceso: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. Descripción: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. Fase: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. Otras Referencias/Id: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. Imagen 81. Bloque Resumen Bloque Datos Generales • • • • Referencia del procedimiento: campo rellenado automáticamente por plataforma. No editable. Título del Proceso: campo rellenado automáticamente por la plataforma. editable. Unidad de requisición: campo rellenado automáticamente por la plataforma. editable. Proceso de Selección: se define automáticamente. Tipo de procedimiento: campo rellenado automáticamente por la plataforma. editable. la No No No Imagen 82. Bloque Datos Generales Bloque Información del Contrato • • • • • Tipo de Contrato: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. Lugar de ejecución: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. Duración: tiempo definido anteriormente en la edición del procedimiento. El contrato puede ser prorrogado: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. Total estimado: valor llenado automáticamente por la plataforma. Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-GUI-Guía del Proceso de Compras Menores F01A-E4GC v01.00 • 50 de 67 Imagen 83. Bloque Información del Contrato Bloque Comentarios a la Selección • Comentario: casilla de campo libre donde se podrán añadir comentarios a la Selección. Imagen 84. Bloque Comentarios a la Selección Bloque Anexos procesos de selección El usuario podrá adjuntar documentación a la Selección pulsando el botón “Añadir Documento.” Imagen 85. Bloque Anexos a la Selección • Destinación del gasto: información definida en la creación del expediente. No editable. • Origen de los recursos: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. • Integración Manual: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. • Código Autorización de Disponibilidad Presupuestal: automáticamente por la plataforma. No editable. • Grilla de las cuentas presupuestarias: datos rellenados automáticamente y no editables. • Documento Justificativo: esta campo será visible cuando la integración fue manual. • Total Estimado: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. campo rellenado DGCP-GUI-Guía del Proceso de Compras Menores F01A-E4GC v01.00 Bloque Configuración del Presupuesto 51 de 67 Bloque de la Unidad de Compras • • • • Unidad de Compras: ya rellenado con la información definida en la creación del expediente. Dirección: ya rellenado con la información definida en la creación del expediente. Correo Electrónico: ya rellenado con la información definida en la creación del expediente. Teléfono: ya rellenado con la información definida en la creación del expediente. Imagen 86. Bloque Unidad de Compras Bloque Aprobadores para la apertura • Información sobre los usuarios que realizaron la apertura de ofertas, así como la fecha y hora en la que se realizó dicha acción. • • • • • • • • • • Posición: Se deberá indicar la posición en la que ha quedado el proveedor (1º, 2º, 3º, etc.) Orden de llegada: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. Nombre de la oferta: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. Nombre del proveedor: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. Tipo de entidad: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. Valor total de la oferta (precio ofertado): campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. Resultado: el usuario deberá seleccionar entre las opciones adjudicar, admitir o excluir. Puntuación: El usuario deberá indicar la puntuación obtenida por cada uno de los proveedores. Justificación: Pulsando en la opción “Añadir comentario”, el usuario podrá añadir un comentario para una oferta en concreto. Opción: para ver el detalle de la oferta. Imagen 87. Clasificación Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-GUI-Guía del Proceso de Compras Menores F01A-E4GC v01.00 Bloque Clasificación Lista de proveedores que enviaron sus ofertas. Aparecerá la siguiente información: 52 de 67 Bloque Selección de adjudicatarios • • • • • Adjudicado a: el usuario deberá seleccionar el proveedor adjudicatario. Una vez seleccionado el proveedor, el sistema presenta en este campo la lista de artículos con las respectivas cantidades y valores. Si es necesario adjudicar precios diferentes a los iniciales, éstos se podrán modificar en la propia creación de la Selección. Si es necesario adjudicar cantidades diferentes a las iniciales, éstas se podrán modificar en la propia creación de la Selección. El usuario deberá seleccionar los artículos a adjudicar y pulsar en la opción “Añadir seleccionados”. Bloque Artículos a adjudicar Despues de la selección de los artículos a adjudicar, el sistema presentará la lista final y el usuario tendrá que pulsar en la opción “Confirmar” para seguir con la Selección. • • • • • • • • • Nombre del proveedor Descripción de los lotes (si existen) Nº de artículos adjudicados Precio total de Selección Precio base total Contrato (el sistema genera automáticamente el contrato y al pulsar sobre su referencia el sistema le re-direccionara a la pantalla de creación del contrato). Opción para evaluar el proveedor Opción para ver la lista de los artículos Borrar. Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-GUI-Guía del Proceso de Compras Menores F01A-E4GC v01.00 Bloque Lista de Proveedores seleccionados Una vez confirmados los artículos a adjudicar el sistema presenta la lista final de los adjudicatarios, con la siguiente información: 53 de 67 Imagen 89. Publicar Selección Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-GUI-Guía del Proceso de Compras Menores F01A-E4GC v01.00 Imagen 88. Información general de selección 54 de 67 2. Informe final Se notificará a todos los proveedores que han enviado una oferta la Selección con la notificación de la misma. Cualquier proveedor o usuario podrá consultar los detalles del procedimiento de la Selección desde en la plataforma, pulsando el botón “Buscar Licitaciones” sin logearse. Existen tres opciones para generar un documento de la notificación de la Selección: - La plataforma propone una plantilla que contiene referencia del procedimiento y el nombre del proveedor. Se puede cargar en la plataforma una plantilla definida por la entidad contratante con su imagen corporativa asi como los campos del documento. Cargar un documento alogado en el ordenador del usuario. Imagen 90. Creación del informe Final El usuario tendrá a su disposición las siguientes opciones: - Imprimir Cancelar selección Finalizar selección Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-GUI-Guía del Proceso de Compras Menores F01A-E4GC v01.00 - 55 de 67 Los datos de la adjudicacion sé direccionará automáticamente en la creación del contrato. Para poder acceder al borrador del contrato desde la propia Selección o widget Contratos se pulsará en la opción referencia interna del contrato. DGCP-GUI-Guía del Proceso de Compras Menores F01A-E4GC v01.00 Imagen 91. Informe final para publicar. Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 56 de 67 7. CREACIÓN DEL CONTRATO Una vez creada la Selección es posible crear el contrato con el proveedor o proveedores adjudicados. El usuario solo podrá crear el contrato una vez creada la Selección, de tal manera que los datos de la Selección se enviaran automaticamente en el mismo. Podrá acceder al borrador del contrato desde la propia Selección o desde el widget contratos, pulsando en la referencia interna del contrato. El proveedor recibe el contrato solo con el estado aceptado como opcion , es decir , el proveedor no podra rechazar dicho contrato. Si hay un flujo de aprobación asociado al envío del contrato, antes del envío, el usuario aprobador recibirá una alerta para que apruebe el contrato. Se realizará la integración con el SIGEF antes de que el contrato sea enviado al proveedor, para establecer el compromiso (Presupuestal) para cada contrato u orden de compra realizada. Luego que el proveedor acepte el contrato el comprado tendrá las opciones de rechazar o aprobar contrato. Después del contrato aprobado se va a tener la opción de hacer modificaciones al contrato y crear incumplimientos. Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-GUI-Guía del Proceso de Compras Menores F01A-E4GC v01.00 Una vez creado el contrato, se pulsará el botón “Enviar al proveedor” para que éste reciba dicho documento. 57 de 67 A lo largo de la creación de un contrato, el usuario tendrá a su disposición las siguientes opciones: Guardar: el contrato se queda en estado borrador y el usuario podrá seguir trabajando en él posteriormente. Imagen 92. Identificación del Contrato Finalizar: el contrato se queda en estado pendiente de aprobación por el usuario aprobador. Los estados del contrato son: Creado (en edición) Terminado(confirmado); Aprobado (enviado para el proveedor) Cumplido(cerrado) Suspendido Rescindido Imagen 93. Administración del Contrato – Edición. Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-GUI-Guía del Proceso de Compras Menores F01A-E4GC v01.00 58 de 67 Para realizar la creación de los contratos deberá realizar los siguientes pasos: Una vez adjudicado el proceso de compras se generara el paso de contrato el cual tendrá los siguientes pasos disponible: 1. Información general 2. Condiciones 3. Bienes y servicios 4. Documentos de proveedor 5. Documentos del contrato 6. Ejecución de contrato 7. Modificaciones del contrato 8. Incumplimientos Información del contrato: Imagen 94. Bloques del contrato Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-GUI-Guía del Proceso de Compras Menores F01A-E4GC v01.00 En este paso se encontrará el estado del contrato, fecha de inicio de contrato, fecha de terminación de contratación, obligaciones ambientales, obligaciones pos consumo, Reversión. 59 de 67 DGCP-GUI-Guía del Proceso de Compras Menores F01A-E4GC v01.00 Imagen 95. Información del contrato Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 60 de 67 Condiciones : Imagen 96. Condiciones Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-GUI-Guía del Proceso de Compras Menores F01A-E4GC v01.00 En este paso se seleccionará las condiciones y entrega del contrato. 61 de 67 Estará incluido el bloque configuración del Presupuesto. - Destino del gasto: campo rellenado automáticamente por el sistema. No editable. Origen de los recursos: campo rellenado automáticamente por el sistema. No editable. Integración Manual: campo rellenado automáticamente por el sistema. No editable. Código Autorización de Disponibilidad Presupuestal: campo rellenado automáticamente por el sistema. No editable. - Documento Justificativo: La unidad de compara deberá añadir un documento para probar que tiene presupuesto para el bien y servico que va a comprar. - Total Estimado: Campo visible y no editable. - Grilla de las cuentas presupuestarias: los campos de la grilla no son editables. La grilla va a contar con 5 columnas: 1. Cuenta presupuestaria: número de la cuenta 3. Estado: estado de la integracion. 4. Saldo Comprometido: presenta el saldo ya consumido en otros contratos. Imagen 97. Condiciones Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-GUI-Guía del Proceso de Compras Menores F01A-E4GC v01.00 2. Valor: valor a ser consumido de la cuenta. 62 de 67 Bienes y servicios: Este paso mostrará un breve detalle de la lista de precios del proceso de compras. En este apartado especificará los precios unitarios y el precio total ofertado por el proveedor. DGCP-GUI-Guía del Proceso de Compras Menores F01A-E4GC v01.00 Imagen 98. Bienes y servicios Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 63 de 67 Documentos del proveedor Imagen 99. Documentos de Proveedor Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-GUI-Guía del Proceso de Compras Menores F01A-E4GC v01.00 Son los documentos solicitados al proveedor para la acreditación de los requisitos habilitantes. Estos documentos el proveedor tendrá que adjuntarlo en fase de habilitación o en la fase de contratación. 64 de 67 Documentos del contrato Documentos anexados para el proceso de compras. Imagen 100. Documentos del contrato Ejecución de contrato Imagen 101. Ejecución de Contrato Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-GUI-Guía del Proceso de Compras Menores F01A-E4GC v01.00 En este paso se establecerá el plan de cómo se entregara la mercancía. 65 de 67 Modificación del contrato En este paso se modificará cualquier proceso del contrato, tales como: suspensión del contrato, caducar contrato, terminar el contrato, adición en valor. | Imagen 103. Opciones de Modificaciones de contrato Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-GUI-Guía del Proceso de Compras Menores F01A-E4GC v01.00 Imagen 102. Modificación del contrato 66 de 67 Incumplimientos Este paso se sancionará a los proveedores que incumpliera con el proceso de compras. Imagen 105. Ruta de Incumplimiento Una vez que se apruebe los contratos el proceso de compras queda celebrado. Se inicia el proceso de Gerenciamiento del Contrato. Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-GUI-Guía del Proceso de Compras Menores F01A-E4GC v01.00 Imagen 104. Incumplimiento 67 de 67
