GUÍA DEL PROCESO DE COMPRAS POR DEBAJO DEL UMBRAL
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GUÍA DEL PROCESO DE COMPRAS POR DEBAJO DEL UMBRAL DGCP – Sistema Informático para la Gestión de las Compras y Contrataciones del Estado Dominicano Eric. /Rev.: 000 V02.00 Fecha: 02/07/2015 HOJA DE CONTROL DE DOCUMENTO DOCUMENTO / ARCHIVO: Título GUÍA DEL PROCESO DE COMPRAS POR DEBAJO DEL UMBRAL Nombre Archivo DGCP-GUI- Guía del Proceso de Compras por debajo del Umbral F01A-E4GC v02.00 Fecha 02/07/2015 Versión v02.00 Cliente Dirección General de Contrataciones Públicas -DGCP Asunto / Detalle Guía del Proceso de Compras por debajo del Umbral Soporte lógico Microsoft Word Localización Santo Domingo, República Dominicana Versión Páginas Fecha Modificación Motivo del cambio v00.00 28 19/12/2014 Creación de documento v00.01 36 22/12/2014 Revisión del documento v00.02 61 23/01/2015 Actualización al formato DGCP v00.03 61 28/01/2015 Actualización del documento con el portal V01.00 61 29/01/2015 Revisión final del documento V02.00 56 02/07/2015 Actualización del documento DISTRIBUCIÓN DEL DOCUMENTO: Nombre Área Jhonattan Toribio Tecnología George Slujalvkosky Tecnología Sandra Santana Capacitación Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-GUI- Guía del Proceso de Compras por debajo del Umbral F01A-E4GC v02.00 REGISTRO DE CAMBIOS 2 de 56 CONTROL DEL DOCUMENTO Este documento ha sido: Nombre: Preparado por: Revisado por: Angélica Consuegra Marianelly Aparicio Aprobado por: Firma: Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-GUI- Guía del Proceso de Compras por debajo del Umbral F01A-E4GC v02.00 Fecha: 3 de 56 INDICE 1. COMPRAS POR DEBAJO DEL UMBRAL ................................................................. 5 1.1 FASES DEL PROCEDIMIENTO DE COMPRAS POR DEBAJO DEL UMBRAL .................5 CREACIÓN DEL PROCESO COMPRAS POR DEBAJO DEL UMBRAL ................... 6 SELECCIÓN ............................................................................................................. 11 3.1 Paso No.1 Información General .........................................................................................12 3.1.1 Bloque 1: .........................................................................................................................12 3.1.2 Bloque 2: .........................................................................................................................13 3.1.3 Bloque 3: .........................................................................................................................14 3.1.4 Bloque 4: .........................................................................................................................14 3.1.5 Bloque 5: .........................................................................................................................14 3.1.6 Bloque 6: .........................................................................................................................15 3.2 Paso No.2 Configuraciones del procedimiento: .................................................................16 3.2.1 Bloque 1. Cronograma:...................................................................................................16 3.2.2 Bloque 2. Mipymes: ........................................................................................................17 3.2.3 Bloque 3. Pago de Anticipos y Solicitud de garantía: .....................................................17 3.2.4 Bloque 4: Visitas al lugar de ejecución ..........................................................................19 3.2.5 Bloque 5: Lotes: ..............................................................................................................19 3.2.6 Bloque 6: Observaciones: ...............................................................................................20 3.2.7 Bloque 7: Configuraciones Avanzadas: ..........................................................................20 3.3 Paso 3 Artículos y preguntas: ............................................................................................21 3.4 Paso 4. Evaluación: ............................................................................................................22 3.5 Paso 5. Documentos del procedimiento: ............................................................................24 3.5.1 Bloque Comentario: ........................................................................................................24 3.5.2 Bloque Documentos : .....................................................................................................25 3.6 Paso 6. Documentos habilitantes : .....................................................................................26 3.6.1 Lista de Documentos: .....................................................................................................26 3.6.2 Bloque otros documentos requeridos para la presentación de la oferta: .......................27 3.7 Paso 7. Invitación: ..............................................................................................................28 3.8 Paso 8. Configuración del Presupuesto: ............................................................................30 3.9 Publicación Diferida: ...........................................................................................................32 3.10 Declarado Desierto: ............................................................................................................33 3.11 Adendas: .............................................................................................................................35 4. APERTURA DE OFERTA (SOBRE ECONÓMICO) : ................................................ 36 Evaluación de Oferta Económica: ...................................................................................................39 5. SELECCIÓN O ADJUDICACION ............................................................................. 41 5.1 5.2 7. Paso 1. Información general: ..............................................................................................41 Paso 2. Informe Final: .........................................................................................................48 CREACIÓN DEL CONTRATO .................................................................................. 49 7.1 Pasos del Contrato: ............................................................................................................49 8. GERENCIAMIENTO DEL CONTRATO ................................................................... 51 NOTAS ............................................................................................................................. 55 NOTAS ............................................................................................................................. 56 Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-GUI- Guía del Proceso de Compras por debajo del Umbral F01A-E4GC v02.00 2. 3. 4 de 56 1. COMPRAS POR DEBAJO DEL UMBRAL El proceso de Compras por debajo del Umbral atenderá las necesidades de compras y contrataciones pequeñas de bienes y servicios requeridos de manera cotidiana, siendo su umbral posicionado justo debajo del umbral de Compras Menores. Comprenderá todas las compras y contrataciones de las instituciones de la Administración Pública, a través del Procedimiento de Selección de Compras por Debajo del Umbral, en función de los umbrales establecidos por la Dirección General de Contrataciones Públicas como Órgano Rector del Sistema. FASES DEL PROCEDIMIENTO DE COMPRAS POR DEBAJO DEL UMBRAL Creación del Proceso Borrador ( Opcional) Gereciamento del Contrato Creación del Contrato Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. Selección Selección (Adjudicación) Apertura de Ofertas (Sobre Económico) Evaluación DGCP-GUI- Guía del Proceso de Compras por debajo del Umbral F01A-E4GC v02.00 1.1 5 de 56 2. CREACIÓN DEL PROCESO COMPRAS POR DEBAJO DEL UMBRAL Para iniciar con la creación del proceso deberá hacer login en el sistema, ingresando su usuario y contraseña correctos, esto le llevará directamente al área de trabajo. Imagen 1. Entrada al sistema VIA 1: Haciendo clic en el menú procesos, que se encuentra en la parte superior izquierda del menú inicio y seleccionar la opción Procesos de la Unidad de Compras, en este paso se podrá visualizar todas las compras realizadas y tendrá incluido el botón Crear Nuevo Proceso para realizar una nueva compra. Imagen 2. Vía 1 para la creación de proceso compras por debajo del umbral Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-GUI- Guía del Proceso de Compras por debajo del Umbral F01A-E4GC v02.00 Dentro del área de trabajo existen diferentes vías por las cuales iniciar con la creación del proceso como son: 6 de 56 VIA 2: Seleccionando la opción tipos de procesos, en el menú procesos. Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-GUI- Guía del Proceso de Compras por debajo del Umbral F01A-E4GC v02.00 Imagen 3. Vía 2 para la creación de proceso compras por debajo del umbral. 7 de 56 VIA 3: hacer clic en el Menú Ir a, ubicado en la parte superior de la barra de menú inicio, luego seleccionar el proceso compras por debajo del umbral. Imagen 4. Vía 3 para la creación de proceso compras por debajo del umbral. Imagen 5. Menú inicio. 1. Seleccionar la opción menú del comprador: Imagen 6. Menú del comprador. Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-GUI- Guía del Proceso de Compras por debajo del Umbral F01A-E4GC v02.00 VIA 4: Pulsar la opción Menú, ubicado en la parte superior en la barra de menú inicio y seguir los siguientes pasos: 8 de 56 2. En la opción procesos deberá hacer clic en tipo de procesos: Imagen 7. Menú de procesos. A continuación deberá seleccionar la opción del tipo de proceso a elaborar que en este caso es Compras por Debajo del Umbral. Imagen 8. Crear proceso compras por debajo del umbral. Nota: antes de la creación del proceso de compras por debajo del umbral, deberá asegurarse de tener un equipo creado para el mismo. (Consultar Manual de Gestión de Proceso/ Creación de equipos). Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-GUI- Guía del Proceso de Compras por debajo del Umbral F01A-E4GC v02.00 3. 9 de 56 4. A continuación el sistema le lleva a la siguiente pantalla, en donde cumplimentará obligatoriamente los datos solicitados para poder seguir con la creación del proceso. Imagen 9. Crear proceso compras por debajo del umbral. Tipo de proceso: viene dado por defecto. Nombre: es el nombre de lo que desea comprar, ej.: Compra de Computadoras. Unidad de Requisición: servicio o área de trabajo con poder de compra a la que pertenece este proceso, dicha unidad de requisición debe ser creada antes de la creación del proceso. Equipo: equipo que conformará este proceso. Imagen 10. Confirmar proceso compras por debajo del umbral. Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-GUI- Guía del Proceso de Compras por debajo del Umbral F01A-E4GC v02.00 Una vez cumplimentados estos campos, el usuario deberá pulsar el botón “Confirmar” o “Cancelar”; Pulsando el botón “Confirmar”, el sistema muestra una secuencia de pasos, divididos en bloques. 10 de 56 3. SELECCIÓN En esta fase el usuario va a continuar la creación del proceso, el sistema muestra una nueva pantalla, dividida en bloques con las siguientes informaciones rellenadas automáticamente: Estado (rellenado automáticamente). Referencia del procedimiento (rellenado automáticamente): la plataforma rellena automáticamente este campo de acuerdo con el código de nombramiento de los expedientes de compras DGCP. Tipo de procedimiento (rellenado automáticamente). Fase del procedimiento (rellenado automáticamente). Equipo (rellenado automáticamente). Unidad de requisición (rellenado automáticamente). Pasos Disponibles de Fase Selección: Para completar el formulario del proceso Compras por debajo del Umbral deberá seguir los siguientes pasos: Imagen 11. Pasos del proceso Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-GUI- Guía del Proceso de Compras por debajo del Umbral F01A-E4GC v02.00 En esta nueva pantalla, el sistema le mostrará un post-it con la siguiente información disponible (la información sólo debe estar visible después de terminar el paso “Información General”): 11 de 56 3.1 Paso No.1 Información General Este paso describirá la información actual del proceso de compra, el mismo está dividido por los siguientes bloques: Bloque 1 Información General Bloque 2 Información del contrato Bloque 3 Ubicación del contrato Bloque 4 Configuración del equipo y del flujo de aprobación Bloque 5 Documentos internos Bloque 6 Fase de Observaciones Bloque 1: Información general: en este bloque deberá completar las siguientes informaciones: Referencia del procedimiento: este paso esta completado automáticamente por el sistema. Título del proceso: nombre de la compra que se está realizando. Descripción: breve detalle del título de la compra. Relacionado con otro proceso: deberá elegir entre las opciones sí o no, si elige sí le aparecerá el siguiente campo: - Dossier Relacionado: podrá buscar a través de una lupa todos los procesos creados por la entidad y seleccionar un o más procesos que pretende asociar. Cuando relaciona otro procedimiento los datos no son sustituidos. Imagen 12. Bloque información general Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-GUI- Guía del Proceso de Compras por debajo del Umbral F01A-E4GC v02.00 3.1.1 12 de 56 3.1.2 Bloque 2: Información del contrato: este bloque se compone de la siguiente manera: Objeto: deberá seleccionar cuál es la modalidad del contrato, entre estas opciones por medio de una lista desplegable entre Bienes o Servicios. - Bienes: En caso de elegir bienes el sistema desplegará varias alternativas modalidad de la contratación, donde se deberá elegir entre: de la Decreto presidencial Resolución de la máxima autoridad Organismo de financiación externo - Servicios: Si la elección es Servicios aparecerá un subtipo de contrato, deberá seleccionar una de estas opciones: Servicios (aparece por defecto). Consultorías. Consultoría basada en la calidad de los servicios. En este paso se deberá elegir la justificación de la modalidad del contrato y la duración estimada del contrato como muestra en la imagen 14. Imagen 14. Justificación de la modalidad del contrato Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-GUI- Guía del Proceso de Compras por debajo del Umbral F01A-E4GC v02.00 Imagen 13. Bloque información del contrato 13 de 56 3.1.3 Bloque 3: Ubicación del Contrato: es la misma dirección de la unidad de requisición. Si se quita la selección, el sistema dará la posibilidad de definir una nueva ubicación. Esta ubicación se clasificará de acuerdo a los clasificadores geográficos. Imagen 15. Ubicación a definir del contrato Imagen 16. Ubicación del contrato seleccionado Bloque 4: Configuración de Equipos y Flujos de aprobación: en este paso el equipo y grupo de aprobación viene predeterminado, según como se ha configurado en la entidad. Imagen 17. Ubicación del contrato 3.1.5 Bloque 5: Documentos internos: se podrá adjuntar documentos internos, que estarán disponibles sólo para los usuarios de la entidad definidos en el Equipo del proceso. Imagen 18. Documentos internos Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-GUI- Guía del Proceso de Compras por debajo del Umbral F01A-E4GC v02.00 3.1.4 14 de 56 3.1.6 Bloque 6: Fase de observaciones: Este punto presenta la opción de decidir si creará o no una fase Borrador (Observación), si selecciona la opción “Sí” el procedimiento va a tener dos fases. Si el usuario selecciona “No” el procedimiento sólo va a tener una fase y no tiene etapa Borrador (Observación). Imagen 19. Configuración Fase Borrador Nota: Un procedimiento con fase de Borrador (observaciones) va a tener la posibilidad de hacer aclaraciones/observaciones y ningún proveedor va a poder presentar ofertas en esta etapa, solo se mostrará como interesado en el proceso. Imagen 20. Opción Guardar, cerrar expediente del proceso. Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-GUI- Guía del Proceso de Compras por debajo del Umbral F01A-E4GC v02.00 Después de añadir todos los datos el usuario tiene las opciones: “Guardar” o “Aprobar”. Al hacer clic en el botón “Aprobar” los pasos siguientes se quedarán desbloqueados. Todos los datos se quedarán editables hasta la publicación del procedimiento excepto el “Bloque Fase de Observaciones” que no se podrá editar. 15 de 56 3.2 Paso No.2 Configuraciones del procedimiento: En este paso se establecerá las fechas, hora, forma de pago si se limita o no a Mipymes y presupuesto del proceso de compras. El paso configuraciones del procedimiento estará dividido en ocho bloques que detallamos a continuación: Bloque 1. Cronograma Bloque 2. Mipymes Bloque 3. Pago de Anticipo y Solicitud de Garantia Bloque 4. Visita al Lugar de Ejecución Bloque 5. Lotes Bloque 6. Observaciones 3.2.1 Bloque 1. Cronograma: Fecha de publicación del aviso de convocatoria. Adquisición del pliego de condiciones específicas. Presentación de aclaración al pliego de condiciones / especificaciones técnicas / términos de referencia. Reunión aclaratoria. Plazo máximo para expedir emisión de circulares, enmiendas y /o adendas. Presentación de oferta económica. Apertura de oferta económica. Acto de adjudicación. Notificación de adjudicación. Constitución de garantía de fiel cumplimiento. Suscripción de orden de compras / Orden de servicios. Publicación de Orden de Compras / Orden de servicios. Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-GUI- Guía del Proceso de Compras por debajo del Umbral F01A-E4GC v02.00 Bloque 7. configuraciones avanzadas 16 de 56 Imagen 21.Bloque cronograma 3.2.2 Bloque 2. Mipymes: En este paso deberá elegir si quiere limitar el proceso de compras o no a Mipymes. • ¿Proceso limitado a Mipymes?: deberá elegir entre las opciones Sí o No. Imagen 22.Limitar el proceso a Mipymes Si elige la opción No, el proceso no quedará limitado a Mipymes. Imagen 23.No limitar el proceso a Mipymes 3.2.3 Bloque 3. Pago de Anticipos y Solicitud de garantía: En este paso se configurará el pago de anticipo del proceso y la solicitud de garantía. Imagen 24. Bloque Pago de Anticipos y Solicitud de Garantía Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-GUI- Guía del Proceso de Compras por debajo del Umbral F01A-E4GC v02.00 Si se elige Sí, el campo “Limitar este Proceso a Mipymes” va a quedar visible y el procedimiento va a ser público pero solo compañías clasificadas como Mipymes o Mipymes Mujeres podrán presentar ofertas. 17 de 56 El pago de anticipo tendrá dos opciones y deberá seleccionar si desea o no pagar anticipo. (Es un campo obligatorio). Si selecciona la opción Si llenará la fecha prevista del pago del anticipo y el porciento de anticipo tal cual se muestra en la imagen 23. - Fecha prevista de pago de anticipos: deberá seleccionar la fecha desde el calendario. - % del anticipo: el usuario deberá introducir el importe en una caja. (De 0 a 20%). Imagen 23.Pago de anticipo En el caso de seleccionar la opción No, el sistema le muestra la siguiente pantalla: En La solicitud de garantía procederá a seleccionar entre las opciones Si o No (campo obligatorio). Si selecciona “SÍ”, completará los siguientes campos (la opción “No” esta seleccionada por defecto). Imagen 26. Solicitud de Garantía Campos a completar: (Opción “SÍ”): - Cumplimiento: seleccionar entre las opciones Si o No (campo no obligatorio). La opción “Si” esta seleccionada por defecto. Si selecciona Sí, se presentarán los siguientes campos que puede seleccionar: Buen uso del anticipo: Cuando se seleccione este campo tendrá que llenar el campo “% del anticipo” (obligatorio) y los campos de “fecha de vigencia” (desde y hasta) son campos no obligatorios. Fiel cumplimiento del contrato: En el caso de seleccionar este campo tendrá que llenar el campo “% del valor del contrato” Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-GUI- Guía del Proceso de Compras por debajo del Umbral F01A-E4GC v02.00 Imagen 25.Pago de anticipo 18 de 56 (obligatorio) y los campos de “fecha de vigencia” (desde y hasta) que son campos no obligatorios. Garantía de vicios ocultos: si selecciona este campo va a tener que llenar el campo “% del valor del contrato” (obligatorio) y los campos de “fecha de vigencia” (desde y hasta) que son campos no obligatorios. Otro: cuando seleccione este campo va a tener que llenar los siguientes campos: campo para poner el nombre de la garantía (obligatorio); “% del valor del contrato”. 3.2.4 Bloque 4: Visitas al lugar de ejecución ¿Permitir las visitas al sitio de ejecución del contrato?: deberá elegir entre las opciones Sí o No. Si se elige Sí aparecen los siguientes campos: Imagen 27.Visita al lugar de ejecución 3.2.5 Bloque 5: Lotes: Definir lotes: podrá elegir entre las opciones Sí o No (campo obligatorio). La opción No estará marcada por defecto. Imagen 28.Bloque sin lotes Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-GUI- Guía del Proceso de Compras por debajo del Umbral F01A-E4GC v02.00 - Fecha límite para visitas: selección de la fecha y hora a través de un calendario. - Información Adicional: podrá indicar la dirección donde los proveedores deben hacer las visitas (campo texto, máximo 500 caracteres). 19 de 56 En caso de elegir la opción Si deberá definir la cantidad y nombre de los lotes. Imagen 29.Bloque con lotes 3.2.6 Bloque 6: Observaciones: Este bloque sirve para escribir cualquier observación relacionada con el proceso de compras. Imagen 30.Observaciones Bloque 7: Configuraciones Avanzadas: En caso de elegir la opción si el sistema le permitirá configurar número de decimales del precio de los artículos y el precio total, por igual se encontrará el modo de presentación de oferta. Imagen 31.Configuraciones avanzadas Imagen 32.Configuracion de decimales y presentación de oferta Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-GUI- Guía del Proceso de Compras por debajo del Umbral F01A-E4GC v02.00 3.2.7 20 de 56 Una vez completados todos los bloques del paso configuraciones del procedimiento deberá pulsar el botón 3.3 . Paso 3 Artículos y preguntas: Este paso se podrá agregar el registro de la descripción, cantidad, código UNSPSC, precio unitario estimado, cuenta presupuestaria, de igual forma el sistema da la posibilidad de crear tantas preguntas como la entidad necesite. Imagen 33. Editar artículos y preguntas - Código Artículo: rellenado automáticamente y editable. - Código UNSPSC: sub clase correspondiente al artículo que se solicita (debe tener la opción de utilizar las búsquedas dentro del clasificador UNSPSC, permitiendo seleccionar sólo el cuarto o quinto nivel). Esto campo debe ser llenado con el código escogido y su descripción. La descripción y el código no son editables sólo se deben cambiar dentro del clasificador UNSPSC. - Cuenta Presupuestaria: cuenta o cuentas presupuestarias correspondientes al código UNSPSC que se solicita. Cada código UNSPSC puede tener una o más que una cuenta presupuestaria asociada. Si el código UNSPSC escogido en el campo anterior tiene solamente una cuenta presupuestaria asociada, entonces el campo se va a quedar llenado automáticamente y no editable. Si el código UNSPSC escogido en el campo anterior tiene más que una cuenta presupuestaria asociada, entonces el campo va a ser una drop down con la opción Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-GUI- Guía del Proceso de Compras por debajo del Umbral F01A-E4GC v02.00 Se tendrá que crear el mapa de cantidades. Los campos son los siguientes: 21 de 56 “seleccione” por defecto y todas las otras cuentas presupuestarias disponibles para seleccionar. Si se borra el código UNSPSC, el campo “Cuenta Presupuestaria” debe ser borrado automáticamente. Si se modifica el código UNSPSC, el campo “Cuenta Presupuestaria” también debe ser modificado. - Descripción: descripción del artículo que se solicita. Esto campo se va a quedar en blanco y editable. - Cantidad: número de unidades del artículo que se solicita. - Unidad: unidad de medida de los artículos. - Precio unitario estimado: precio estimado de cada artículo (campo obligatorio). - Precio total estimado: rellenado automáticamente. • Al pulsar el menú “Opciones”, dentro del artículo, la plataforma permitirá exportar a Excel, importar desde Excel y añadir secciones, entendido como un enunciado separador de un conjunto de artículos dentro de un lote. Al hacer el importe, cuando uno de los campos no es llenado correctamente el sistema hace el importe pero ese campo quedará vacío. • En cada artículo, la plataforma da la posibilidad de adjuntar un documento específico para ese artículo. • La plataforma permite crear plantillas de formularios de respuesta que se podrán utilizar posteriormente en otros procedimientos y que pueden estar disponibles únicamente para el usuario que la creó o para toda la entidad. • Si el mapa de cantidades es muy extenso, permitirá su exportación desde formato MS Excel. Esta plantilla en formato Excel debe ser primero descargada de la plataforma y su configuración de columnas no es editable. Posteriormente debe ser importada a la plataforma. Al hacer el importe, cuando uno de los campos no es llenado correctamente el sistema hace el importe pero eso campo queda vacío. 3.4 Paso 4. Evaluación: En este paso será posible definir una evaluación de criterios a las ofertas que se harán a este proceso. El sistema hace la pregunta: Definir un modelo de evaluación para este procedimiento: Deberá elegir entre las opciones Si o No (elegido por defecto, editable). Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-GUI- Guía del Proceso de Compras por debajo del Umbral F01A-E4GC v02.00 Existe la posibilidad de añadir observaciones o más detalles en cada una de las líneas de la descripción del artículo, a través de la opción “Más descripción”. 22 de 56 Imagen 34. Evaluación respuesta que NO En caso de seleccionar “Si” le desplegará las siguientes opciones con las que podrá configurar la evaluación: Tipo de evaluación: Evaluación de varios criterios de selección (por defecto, no editable). Método de evaluación: Manual (por defecto, no editable). Imagen 35. Evaluación respuesta que SI Para agregar los criterios que tendrá la evaluación en el área de configuración del modelo de evaluación deberá pulsa el botón , el sistema habilita los campos para describir los criterios, podrá insertar los criterios de evaluación de manera manual indicando el % de ponderación que dará a cada uno. Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-GUI- Guía del Proceso de Compras por debajo del Umbral F01A-E4GC v02.00 Publicar modelo de evaluación: deberá elegir entre las opciones Si o No (la opción “No” esta seleccionada por defecto). Si elige la opción si, significa que los criterios de evaluación serán publicados al proveedor cuando se muestre interesado. 23 de 56 Imagen 36. Configuración del modelo de evaluación Deberá pulsar el botón Agregar criterio y el sistema le traerá una línea para escribir los criterios con los que evaluara las ofertas a su vez tendrá el botón Borrar seleccionado que le permitirá eliminar criterios ya creados y Comprobar suma que le validará el porcentaje asignado a cada criterio este dentro del rango 100. Imagen 38. Configuración del modelo de evaluación 3.5 Paso 5. Documentos del procedimiento: Contiene los siguientes bloques: 3.5.1 Bloque Comentario: En este bloque podrá añadir observaciones al procedimiento visibles para todos los proveedores. Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-GUI- Guía del Proceso de Compras por debajo del Umbral F01A-E4GC v02.00 Imagen 37. Reglas para el modelo de evaluación seleccionado 24 de 56 Imagen 39. Agregar comentarios del procedimiento. 3.5.2 Bloque Documentos : Crear desde documento tipo: opción para adjuntar plantillas de documentos. Buscar en la biblioteca: son documentos que han sido cargados previamente en el menú “documentos de la entidad” y podrá elegir alguno de ellos. Anexar documento: adjuntar documentos que se encuentran en el ordenador. Borrar seleccionado: podrá eliminar cualquier documento, seleccionando el documento que desea borrar. Imagen 40. Bloque documentos A lo largo de este proceso tendrá la opción de Guardar el trabajo avanzado y continuar luego o pasar al siguiente paso. Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-GUI- Guía del Proceso de Compras por debajo del Umbral F01A-E4GC v02.00 En este bloque será posible adjuntar los documentos necesarios para que el proveedor pueda presentar su oferta, pliego de condiciones, anexos, catálogos etc., podrá adjuntar documentos por tres opciones: 25 de 56 3.6 Paso 6. Documentos habilitantes : Contiene los siguientes bloques: Lista de Documentos: En este bloque el sistema mostrará una lista con todos los tipos de documentos que se solicitan a los proveedores en los procedimientos. Al seleccionar uno o varios de estos tipos de documentos podrá definir el momento de entrega de los mismos, si en la Adjudicación o en la oferta. Para seleccionarlos podrá filtrarlos por familia. Imagen 41. Definir documentos de la oferta Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-GUI- Guía del Proceso de Compras por debajo del Umbral F01A-E4GC v02.00 3.6.1 26 de 56 3.6.2 Bloque otros documentos requeridos para la presentación de la oferta: Otros Documentos requeridos para la presentación de la oferta: deberá elegir entre las opciones Si o No (la opción “No” esta seleccionada por defecto). - Si el usuario selecciona “sí” le aparecerá la opción agregar otro tipo de documento (Estos documentos serán públicos). Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-GUI- Guía del Proceso de Compras por debajo del Umbral F01A-E4GC v02.00 Imagen 42. Bloque otros documentos requeridos 27 de 56 Al seleccionar los documentos requeridos al proveedor, procederá hacer clic en Guardar y luego en Finalizar Consulta para que el sistema habilite el paso de invitación y configuración del presupuesto. 3.7 Paso 7. Invitación: Imagen 43. Invitación Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-GUI- Guía del Proceso de Compras por debajo del Umbral F01A-E4GC v02.00 En este paso el comprador procederá a invitar un minino de 1 oferente, procederá a realizar la búsqueda de los proveedores a invitar en función del código UNSPSC del artículo que se está comprando. 28 de 56 Imagen 44. Buscar y añadir proveedores y pulsando . Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-GUI- Guía del Proceso de Compras por debajo del Umbral F01A-E4GC v02.00 Estos proveedores podrán ser retirados de la lista de invitados en caso de que lo requiera, seleccionando el check box que se encuentra al lado del nombre de la entidad proveedora 29 de 56 3.8 Paso 8. Configuración del Presupuesto: Imagen 45. Configuración del Presupuesto • Origen de los recursos (obligatorio): por medio a un sub menú desplegable seleccionará entre: Fuente general, Fuentes con destino específico, Fuentes de recursos propios, Transferencias, Crédito interno, Fuentes de terceros, Comprobantes en proceso de pagos (pasivos financieros), fuentes contables, Crédito externo, Donación externa. Esta lista es parametrizable y homologada con el clasificador de fuentes presupuestarias de financiamiento. • Integración Manual: campo no editable. El sistema define automáticamente si es una integración automática o manual. Si hay una integración automática esto campo no se queda chequeado. Si el sistema no hace la integración automática o esa integración no existe entonces el sistema va a chequear el campo. • Código Autorización de Disponibilidad Presupuestal: si la integración manual, este campo es obligatorio y editable, este código es el código que justifica la disponibilidad de presupuesto para esta compra, (extraído del CIGEF). • Documento Justificativo: esto campo sólo es visible y obligatorio cuando la integración es manual. Se tendrá que añadir un documento para probar que tiene presupuesto para los artículos que va a comprar. Cuando la integración es automática esto campo no se queda visible. • Total Estimado: el valor presentado en este campo es copiado del valor presentado en el paso 2. Campo visible y no editable. Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-GUI- Guía del Proceso de Compras por debajo del Umbral F01A-E4GC v02.00 Destino del gasto (obligatorio): deberá seleccionar entre las opciones: - Funcionamiento. - Inversión. 30 de 56 • Grilla de las cuentas presupuestarias: los datos de la grilla no son editables. El sistema presenta en la grilla la información que fue cargada en la lista de precios. La grilla va a contener 3 columnas: Cuenta presupuestaria: número de la cuenta Valor: valor a ser consumido de la cuenta Estado: estado de la integración A lo largo de la creación del procedimiento, el usuario tendrá a su disposición las siguientes opciones: Si hay un flujo de aprobación asociado a la publicación, tendrá que confirmar el flujo y cada responsable de la aprobación recibirá una alerta de realización de la acción en su correo electrónico. Si el responsable de aprobar el flujo rechaza la acción, el usuario tramitador recibirá una alerta en la plataforma y podrá realizar las modificaciones y/o correcciones pertinentes. Si se aprueba la acción, se podrá publicar el procedimiento. Si no hay un flujo de aprobación asociado a la publicación, podrá pulsar la opción “Publicar”. Publicar: al pulsar esta opción, el sistema espera hasta que se cumpla la fecha marcada para publicación, según el cronograma registrado, el procedimiento queda publicado, pudiendo ser consultado por cualquier interesado. Nota: el sistema no permitirá la publicación del procedimiento si no cuenta con la reserva presupuestaria en base al valor estimado. Nota: a medida que se van realizando acciones en la plataforma (apertura, análisis, adjudicación, etc.), el estado del procedimiento va cambiando. La plataforma tiene un módulo que agrupa los procedimientos por estado para facilitar su búsqueda. Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-GUI- Guía del Proceso de Compras por debajo del Umbral F01A-E4GC v02.00 Guardar: el procedimiento se queda en estado borrador y podrá seguir trabajando en él posteriormente. Cancelar procedimiento: podrá cancelar la creación del procedimiento. el sistema obliga a que justifique con un campo para observaciones. esta acción se puede realizar antes de finalizar la creación del procedimiento. una vez cancelado, el procedimiento quedará en estado “cancelado”. Finalizar creación: el sistema asume los datos cumplimentados en todos los pasos de creación del procedimiento y hace visible la opción “publicar”. si faltara por completar algún dato, la plataforma mostrará un mensaje de alerta así como el campo donde existe un error o no está cumplimentado. 31 de 56 3.9 Publicación Diferida: Al pulsar el botón Publicar una vez completados los pasos de la creación del procedimiento, el sistema le mostrará la siguiente pantalla informativa, especificando el día y la hora en la que se publicará el procedimiento, a esto le llamamos “Publicación Diferida”, deberá hacer clic en confirmar. Imagen 46. Publicación Diferida. El mismo será de acceso público y cualquier proveedor puede consultar la información. Los proveedores que tengan interés informativo en una misma categoría del procedimiento van a recibir un correo con la información de que un procedimiento en esa categoría fue publicado. Cancelar procedimiento: el sistema obliga a que el usuario justifique la cancelación, con comentario y adjuntando un documento justificativo (en el flujo de aprobación). esta acción se registrará asociándole un flujo de aprobación. una vez cancelado, el procedimiento quedará en estado cancelado. Una vez realizada la publicación del procedimiento en la plataforma, éste estará disponible para todos los proveedores que accedan a la plataforma a través de las opciones: - “Consultas Activas” (sin login). - “Búsqueda de procedimientos de acceso público” (con login). - El Pliego de Condiciones Específicas podrá ser retirado por todo interesado a través de la plataforma. Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-GUI- Guía del Proceso de Compras por debajo del Umbral F01A-E4GC v02.00 Una vez publicado el procedimiento: 32 de 56 3.10 Declarado Desierto: Imagen 47. Declarado Desierto. Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-GUI- Guía del Proceso de Compras por debajo del Umbral F01A-E4GC v02.00 En caso de que ningún proveedor presente oferta mediante el sistema, ni tampoco se presentará a retirar los Pliegos de Condiciones Específicas, el proceso deberá ser declarado desierto, deberá hacer clic en opciones, y luego en Declarar Desierto. A continuación el sistema le muestra la pantalla siguiente: 33 de 56 Procederá a confirmar la declaración de desierto y si desea o no relanzar el proceso nuevamente, adjuntar un documento justificativo esta declaración de desierto y agregar comentarios internos o externos. En la declaratoria de Desierto, la Entidad Contratante podrá reabrir el proceso dando un plazo para la presentación de propuestas de hasta un 50% del plazo del proceso fallido. Se hará cancelando el procedimiento y haciendo una copia del mismo o creando uno nuevo dentro de la carpeta del procedimiento. Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-GUI- Guía del Proceso de Compras por debajo del Umbral F01A-E4GC v02.00 Imagen 48. Declarado Desierto. 34 de 56 3.11 Adendas: Las adendas que se podrán realizar son: Modificación en las fechas del cronograma Cambiar configuración Cambiar el formulario de respuesta Cambiar la evaluación Los proveedores interesados serán notificados a través de una alerta automática de la plataforma de la realización de las adendas o enmiendas, estas serán incorporadas a la opción de enmiendas. Esta lista de proveedores podrá ser exportada a formato MS Excel en la sección de reportes y estadísticas. Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-GUI- Guía del Proceso de Compras por debajo del Umbral F01A-E4GC v02.00 Cambiar pliegos y documentación 35 de 56 4. APERTURA DE OFERTA (SOBRE ECONÓMICO) : Imagen 49. Paso apertura de oferta Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-GUI- Guía del Proceso de Compras por debajo del Umbral F01A-E4GC v02.00 El sistema mostrará la siguiente pantalla: 36 de 56 A continuación el sistema le muestra la siguiente pantalla: Imagen 51. Adjuntar documentos internos. El sistema presentará la opción de documentos internos, en donde podrá adjuntar cualquier tipo de documentación relacionada con la apertura de la oferta tales como son las actas firmadas y escaneadas, entre otros documentos. A seguidas el sistema muestra una pantalla con las ofertas recibidas, si existiera alguna oferta presentada fuera del plazo de presentación de ofertas deberá decidir si será admitida o excluida. En esta pantalla deberá seleccionar la opción abrir sobres y luego abrir. Las ofertas de los proveedores son recibidas en el sistema con la información encriptado sin posibilidad de conocer su contenido hasta que el o los usuarios asignados para la apertura de ofertas realicen la acción. En la fecha de la apertura, en la opción fases de apertura del expediente, habrá la opción para iniciar el proceso de apertura, botón “abrir”. Se accederá al contenido de las ofertas a través del sistema, accediendo por la opción fases de apertura, posteriormente pulsando en la referencia de cada oferta y descargando la documentación en el paso documentos y pudiéndose consultar el precio de la oferta. Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-GUI- Guía del Proceso de Compras por debajo del Umbral F01A-E4GC v02.00 Imagen 50. Paso aperturas sobres 37 de 56 Se podrá hacer una evaluación de criterios, según lo establecido en la fase de creación del proceso, en el paso evaluación o se podrá hacer un mapa comparativo de precios en el sistema. Para poder hacer la apertura de ofertas el usuario tiene que pulsar el botón “Iniciar” o “Abrir Sobres”. Después de pulsar el botón “Abrir”, se accederá al contenido de las ofertas a través del sistema, accediendo a la casilla Fases de Apertura, posteriormente pulsando en la referencia de cada oferta y descargando la documentación en el paso Documentos y pudiéndose consultar el precio de la oferta. Imagen 52. Habilitar o excluir ofertas Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-GUI- Guía del Proceso de Compras por debajo del Umbral F01A-E4GC v02.00 Luego de consultar el precio de la oferta deberá seleccionar la opción habilitar o excluir ofertas. 38 de 56 Evaluación de Oferta Económica: Se podrá realizar la evaluación en la plataforma o fuera de la plataforma. Una vez desencriptadas las ofertas podrá validar las mismas y descargar documentos para la evaluación, desde esta paso podrá evaluar los precios presentados, pulsando en el botón . Imagen 53. Análisis de precios Imagen 54. Evaluar precios En esta pantalla se contemplará un mapa comparativo con los diferentes precios recibidos mediante las ofertas y analizados por el sistema. Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-GUI- Guía del Proceso de Compras por debajo del Umbral F01A-E4GC v02.00 A seguidas el sistema mostrará la siguiente imagen: 39 de 56 Para ver detalladamente el análisis de comparativa de precios que el sistema elabora procederá hacer clic en la opción “Ver Detalle”. El sistema da la posibilidad de que las ofertas recibidas sean ordenadas por importe o valor de la oferta de mayor a menor o viceversa, dentro del área de trabajo del procedimiento en la opción Ofertas. Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-GUI- Guía del Proceso de Compras por debajo del Umbral F01A-E4GC v02.00 Al consultar el detalle de la oferta, la entidad tiene la opción para hacer la evaluación manual de la oferta de acuerdo con los criterios definidos en la creación del proceso. Se podrá realizar la evaluación en el sistema o fuera del sistema. 40 de 56 5. SELECCIÓN O ADJUDICACION La adjudicación se podrá hacer desde cuatro puntos: En la fase de apertura, pulsando el botón adjudicación. A partir del mapa comparativo de precios, o sea, tras el estudio de precios, la entidad tiene la posibilidad de adjudicar con base en ese análisis. A partir de la evaluación, la entidad tiene la posibilidad de adjudicar con base en ese análisis. En el área de trabajo del procedimiento, en la opción adjudicación. siempre que se crea una adjudicación, la plataforma le asigna una numeración única (id de la adjudicación). Siempre que se crea una adjudicación, la plataforma le asigna una numeración única (ID de la adjudicación). Creación de una adjudicación La creación de una adjudicación consta de varios pasos detallados a continuación: 5.1 Paso 1. Información general: Bloque Título: Estado: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. Tipo de adjudicación: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. Creado desde análisis comparativo: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. Imagen 55. Bloque título Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-GUI- Guía del Proceso de Compras por debajo del Umbral F01A-E4GC v02.00 El paso información general está compuesto por varios bloques que son los siguientes: 41 de 56 Bloque Resumen: Referencia del procedimiento: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. Título del proceso: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. Descripción: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. Fase: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. Otras Referencias/Ids: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. Imagen 56. Bloque Resumen Referencia del procedimiento: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. Título del proceso: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. Unidad de requisición: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. Tipo de procedimiento: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. Imagen 57. Bloque Datos Generales Bloque Información del Contrato: Tipo de contrato: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. Local de ejecución: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. El contrato puede ser prorrogado: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-GUI- Guía del Proceso de Compras por debajo del Umbral F01A-E4GC v02.00 Bloque Datos Generales: 42 de 56 Imagen 58. Bloque Información del Contrato Bloque Comentarios a la adjudicación o Selección: Comentario: caja de campo libre donde se podrán añadir comentarios a la adjudicación. Imagen 59. Bloque Comentarios a la Adjudicación o Selección Bloque Anexos a la adjudicación Se podrá adjuntar documentación a la adjudicación pulsando el botón “Añadir Documento.” Imagen 60. Bloque Anexos a la Adjudicación Bloque Configuración del presupuesto: Destinación del gasto: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. Origen de los recursos: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. Integración Manual: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. Código Autorización de Disponibilidad Presupuestal: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. Documento Justificativo: esto campo sólo es visible cuando la integración fue manual. El usuario podrá descargar el documento añadido. Total Estimado: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. Grilla de las cuentas presupuestarias: datos rellenados automáticamente y no editables. Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-GUI- Guía del Proceso de Compras por debajo del Umbral F01A-E4GC v02.00 43 de 56 Imagen 61. Bloque Configuración del Presupuesto Bloque Información de la Unidad de Compras o Entidad Contratante: Entidad contratante: ya rellenado con la información definida en la creación del expediente. Dirección: ya rellenado con la información definida en la creación del expediente. Correo electrónico: ya rellenado con la información definida en la creación del expediente. Teléfono: ya rellenado con la información definida en la creación del expediente. Bloque Aprobadores para la apertura: Información sobre los usuarios que realizaron la apertura de ofertas, así como la fecha y hora en la que se realizó dicha acción. Imagen 63. Bloque Aprobadores para la Apertura Bloque Clasificación: En la lista de proveedores que enviaron sus ofertas, aparecerá la siguiente información: Posición: Se deberá indicar la posición en la que ha quedado el proveedor (1º, 2º, 3º, etc.). Orden de llegada: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. Nombre de la oferta: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. Proveedor: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. Tipo de entidad: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-GUI- Guía del Proceso de Compras por debajo del Umbral F01A-E4GC v02.00 Imagen 62. Bloque Entidad Contratante 44 de 56 Valor total de la oferta: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. Resultado: deberá seleccionar entre las opciones adjudicar, admitir o excluir. Puntuación: indicar la puntuación obtenida por cada uno de los proveedores. Justificación: Pulsando en la opción “Añadir comentario”, se podrá añadir un comentario para una oferta en concreto. Opción para ver el detalle de la oferta. Imagen 64. Clasificación Bloque Selección de adjudicatarios Proveedor: deberá seleccionar el proveedor adjudicatario. Una vez seleccionado el proveedor, el sistema presenta en este campo la lista de artículos con las respectivas cantidades y valores. De igual forma seleccionar los artículos a adjudicar y pulsar en la opción “Añadir seleccionados”. Imagen 65. Selección de Adjudicatarios Bloque Artículos a adjudicar Tras la selección de los artículos a adjudicar, el sistema presenta la lista final y tendrá que pulsar en la opción “Agregar Seleccionados” y luego “Confirmar” para seguir con la adjudicación. Esto valor va a ser cruzado con el valor del umbral. Imagen 66. Selección de Adjudicatarios Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-GUI- Guía del Proceso de Compras por debajo del Umbral F01A-E4GC v02.00 45 de 56 Bloque Lista de Proveedores Adjudicados Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-GUI- Guía del Proceso de Compras por debajo del Umbral F01A-E4GC v02.00 Una vez confirmados los artículos a adjudicar el sistema presenta la lista final de los adjudicatarios, con la siguiente información: • Nombre del proveedor • Descripción de los lotes (si existen) • Nº de artículos adjudicados • Precio total de adjudicación • Precio base total • Contrato (el sistema genera automáticamente el contrato y al pulsar sobre su referencia el sistema direcciona el usuario para la pantalla de creación del contrato). • Opción para ver la lista de los artículos. • Borrar. 46 de 56 Imagen 67. Información general de selección Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-GUI- Guía del Proceso de Compras por debajo del Umbral F01A-E4GC v02.00 Información General de Selección: 47 de 56 5.2 Paso 2. Informe Final: Opción 1: La plataforma propone una plantilla que contiene referencia del procedimiento y el nombre del proveedor, además de otros datos. Opción 2: Se podrá cargar en la plataforma una plantilla definida por la Entidad Contratante con su imagen corporativa así como los campos del documento. Opción 3: Cargar un documento alojado en el ordenador del usuario: se pulsará en la opción” Añadir una nueva” y se cargará el mismo. Imagen 68. Crear Informe Final. Una vez generado el documento de la notificación de la adjudicación se tendrá que pulsar el botón “Confirmar”. A continuación, se habrá de pulsar en el botón “Publicar” para ponerlo a disposición de los proveedores que han presentado una oferta. A lo largo de la creación de una adjudicación, el usuario tendrá a su disposición las siguientes opciones: - Imprimir: la adjudicación se podrá imprimir en cualquier estado. - Cancelar adjudicación: Si se hubiese equivocado en la adjudicación se puede cancelar dicha adjudicación y crear una nueva. La cancelación de una adjudicación ya notificada genera una alerta automática de la plataforma dirigida todos los proveedores que han enviado una oferta. - Finalizar adjudicación: el sistema asume los datos completados en la adjudicación y hace visible el paso “Informe Final”. Si faltara por completar algún dato, la plataforma mostrará un mensaje de alerta así como el campo donde existe un error o no está completo. - Si no hay un flujo de aprobación asociado a la adjudicación: podrá pulsar la opción Finalizar adjudicación. Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-GUI- Guía del Proceso de Compras por debajo del Umbral F01A-E4GC v02.00 Existen varias opciones para generar un documento de la notificación de adjudicación: 48 de 56 7. CREACIÓN DEL CONTRATO Después de crear la Adjudicación será posible crear el Contrato con el proveedor o proveedores adjudicados. Solo podrá crear el contrato una vez creada la adjudicación, de tal manera que los datos de la adjudicación se volcarán automáticamente en el mismo. Se podrá acceder al borrador del contrato desde la propia adjudicación o desde la opción contratos, pulsando en la referencia interna del contrato. 7.1 Pasos del Contrato: Paso Condiciones Compuesto por el bloque Configuración del presupuesto, el cual contiene las siguientes informaciones: 1. Destino del gasto: campo rellenado automáticamente por la plataforma. no editable. 2. Origen de los recursos: campo rellenado automáticamente por la plataforma. no editable. 4. Código autorización de disponibilidad presupuestal: automáticamente por la plataforma. no editable. campo rellenado 5. Documento justificativo: esto campo sólo es visible y obligatorio cuando la integración es manual. Tendrá que añadir un documento para probar que tiene presupuesto para los artículos que va a comprar. cuando la integración es automática esto campo no se queda visible. 6. Total estimado: el valor presentado en este campo es copiado del valor presentado en el paso 2. campo visible y no editable. 7. Grilla de las cuentas presupuestarias: los datos de la grilla no son editables. El sistema presentará en la grilla la información que fue cargada en la lista de precios. Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-GUI- Guía del Proceso de Compras por debajo del Umbral F01A-E4GC v02.00 3. Integración manual: campo rellenado automáticamente por la plataforma. no editable. 49 de 56 La grilla de las cuentas presupuestarias va a contener 5 columnas: Cuenta Presupuestaria: número de la cuenta Valor: valor a consumido de cuenta Saldo Comprometido: presenta el saldo ya consumido en otros contratos ser la Estado: estado de la integración Saldo a Comprometer: saldo que se va a gastar en este contrato A lo largo de la creación de un contrato, el usuario tendrá a su disposición las siguientes opciones: Guardar: el contrato se queda en estado borrador y el usuario podrá seguir trabajando en él posteriormente; Finalizar: el contrato se queda en estado pendiente de aprobación por el usuario aprobador. Los estados del contrato son: Creado (en edición) Terminado(confirmado) Aprobado (enviado para el proveedor) Cumplido(cerrado) Suspendido Rescindido Una vez creado el contrato, se pulsará el botón “Enviar al proveedor” para que éste reciba dicho documento. El proveedor tendrá la opción de aceptar el contrato. Si hay un flujo de aprobación asociado al envío del contrato, antes del envío, el usuario aprobador recibirá una alerta para que apruebe el contrato y este quedará en estado “Aprobado”. Después del proveedor aceptar el contrato el comprador tendrá las opciones de rechazar o aprobar contrato. Una vez estando el contrato aprobado tendrá la opción de hacer modificaciones al contrato y crear incumplimientos. (Ver en el manual Gestión de Contratos). Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-GUI- Guía del Proceso de Compras por debajo del Umbral F01A-E4GC v02.00 50 de 56 8. GERENCIAMIENTO DEL CONTRATO Ejecución del contrato: se deberá crear un plan de cómo quiere que le entreguen los artículos comprados, con las fechas y las cantidades establecidas, como muestra en la pantalla siguiente, luego deberá pulsar la opción guardar. Imagen 69. Ejecución contratos Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-GUI- Guía del Proceso de Compras por debajo del Umbral F01A-E4GC v02.00 Una vez aceptado y publicado el contrato por el comprador, se abrirá los últimos pasos de creación del contrato, pasos números 6, 7 y 8, llamados gerenciamiento del contrato. 51 de 56 Imagen 70. Crear plan Imagen 71. Modificaciones del contrato Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-GUI- Guía del Proceso de Compras por debajo del Umbral F01A-E4GC v02.00 Modificaciones del contrato: una vez creado el contrato se podrá crear modificaciones al mismo, a través de la siguiente pantalla se muestra los pasos a seguir para hacer las modificaciones. 52 de 56 Imagen 72. Lista de modificaciones El sistema no le permitirá finalizar la modificación hasta antes no justificar el porqué de dicho cambio. Para finalizar tendrá la opción de: Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-GUI- Guía del Proceso de Compras por debajo del Umbral F01A-E4GC v02.00 Las modificaciones que se podrán realizar son: 53 de 56 Incumplimientos: En esta parte existirá la posibilidad de modificar el contrato, si el proveedor no cumple con su parte en el tiempo establecido, se podrá multar a dicho proveedor. Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-GUI- Guía del Proceso de Compras por debajo del Umbral F01A-E4GC v02.00 Imagen 73. Incumplimientos 54 de 56 Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-GUI- Guía del Proceso de Compras por debajo del Umbral F01A-E4GC v02.00 NOTAS 55 de 56 Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-GUI- Guía del Proceso de Compras por debajo del Umbral F01A-E4GC v02.00 NOTAS 56 de 56
