GUIA DE COMPARACIÓN DE PRECIOS

GUIA DE COMPARACIÓN
DE PRECIOS
DGCP – Sistema Informático para la Gestión de las
Compras y Contrataciones del Estado Dominicano
Edic. /Rev.: 000
V02.00
Fecha: 02/07/2015
HOJA DE CONTROL DE DOCUMENTO
DOCUMENTO / ARCHIVO:
Título
GUÍA DE COMPARACIÓN DE PRECIOS
Nombre Archivo
DGCP-GUI-Guia de comparación de precios
F01A-E4GC v02.00
Fecha
30/06/2015
Versión
v02.00
Cliente
Dirección General de Contrataciones Públicas –
DGCP
Asunto / Detalle
Guía de comparación de precios
Soporte lógico
Microsoft Word
Localización
Santo Domingo- República Dominicana.
Páginas
Fecha
Modificación
Motivo del cambio
v00.00
17
15/12/2014
Creación del documento
v00.01
32
22/12/2014
Revisión del documento
v00.02
32
23/01/2015
Actualización al Formato DGCP
v00.03
53
28/01/2015
Actualización funcionalidad piloto
v01.00
53
06/05/2015
Actualización versión producción
v01.01
53
28/06/2015
Actualización funcionalidad Fase 1A
V02.00
76
02/07/2015
Revisión final del documento Fase 1A
Versión
DISTRIBUCIÓN DEL DOCUMENTO:
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Área
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Tecnología
George Slujalvkosky
Tecnología
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Bianessa Infante
Firma:
02/07/2015
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INDICE
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1. INTRODUCCIÓN ........................................................................................................ 5
2. OBJETIVO .................................................................................................................. 6
3. FASES DEL PROCEDIMIENTO ................................................................................. 7
4. CREACIÓN DE UN PROCESO COMPARACIÓN DE PRECIOS................................ 8
5. FASE OBSERVACIÓN ............................................................................................ 13
6. ÁREA DE TRABAJO DEL EXPEDIENTE ................................................................ 31
7. FASE PRE-CALIFICACIÓN..................................................................................... 33
8. PUBLICACIÓN DIFERIDA........................................................................................ 36
9. DECLARACIÓN DE DESIERTO DE UN PROCESO ................................................ 37
10. MENSAJES /ACLARACIONES ................................................................................ 39
11. MODIFICACIONES / ADENDAS .............................................................................. 41
12. FASE APERTURA DE OFERTAS- CREDENCIALES .............................................. 44
13. FASE APERTURA DE OFERTAS (SOBRE 2: ECONÓMICO) ................................ 56
14. FASE DE ADJUDICACIÓN (SELECCIÓN) .............................................................. 60
15. CREACIÓN DEL CONTRATO .................................................................................. 67
NOTAS ............................................................................................................................... 75
NOTAS ............................................................................................................................... 76
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1.
INTRODUCCIÓN
Este manual pretende ser una herramienta útil de consulta y aprendizaje, que pueda
orientar a los usuarios en la creación y publicación de los procedimientos que pueden
realizarse a través de la plataforma.
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Cada proceso se definirá e ilustrará por imágenes; tal como aparece en la plataforma para
mayor comprensión del usuario. Para facilitar la ubicación de cada herramienta; se estará
desplegando un índice de temarios con los tópicos que se explica en cada página y el
índice de imágenes con los títulos de la herramienta que se estará desarrollando.
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2.
OBJETIVO
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Presentar el Manual de Creación de Procesos como una herramienta útil para los usuarios
a la hora de crear un procedimiento, de manera que le sea posible y práctico realizar sus
labores diarias
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3.
FASES DEL PROCEDIMIENTO
Imagen 1. Fases de un procedimiento
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Un procedimiento consta de varias fases asociadas a la operación del mismo, a
continuación las fases que componen el proceso de creación en la plataforma.
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4.
CREACIÓN DE UN PROCESO COMPARACIÓN DE
PRECIOS
Para crear un proceso en el sistema tendrá que acceder con el usuario y contraseña
otorgado previamente por el administrador de la entidad.
Imagen 22. Entrada al sistema.
A continuación el sistema le presentará una ventana que le permitirá crear la carpeta del
expediente, donde tendrá que completar unos datos obligatorios que le darán apertura a la
configuración del proceso.
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El sistema le llevará al Área de trabajo donde tendrá acceso al menú procesos y deberá
seguir la siguiente ruta:
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Imagen 23. Creación carpeta expediente.
Los campos a completar son los siguientes:



Tipo de procedimiento: la plataforma rellena automáticamente este campo. No es
editable
Nombre: deberá introducir el título del proceso.
Unidad de requisición: deberá seleccionar la unidad de requisición entendida como
servicio o área de trabajo con poder de compra a la que pertenece este
procedimiento, dicha unidad de requisición debe ser creada antes de la creación del
procedimiento.
Nota: Para avanzar en esta pantalla deberá tener creados previamente la unidad de
requisición y el equipo.
Pasos Disponibles:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Información General
Configuraciones Del Procedimiento
Formulario De Respuesta
Evaluación
Documentos Del Procedimiento
Documentos Habilitantes
Invitación
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Una vez completados los campos, pulsar el botón
, el sistema muestra una
secuencia de pasos dividida en bloques de información referente al proceso que deberá
completar.
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Información General




Referencia del procedimiento: (rellenado por defecto) de acuerdo con el código de
nombramiento de los expedientes de compras definidos por la dirección general de
contrataciones públicas.
Nombre: se rellena por defecto con la información colocada en la ventana anterior, es
editable.
Descripción: el usuario deberá introducir una descripción del título del procedimiento.
Relacionar con otro procedimiento: en este apartado podrá relacionar un
expediente anterior con el nuevo expediente, deberá elegir “si”o “no” en caso de
elegir si le apertura el siguiente campo:
O Proceso relacionado: el usuario podrá buscar a través de una lupa todos los
procedimientos creados por la entidad y seleccionar uno o más
procedimientos que pretenda asociar.
Imagen 24. Paso Información general.
Bloque información del contrato:
Objeto: deberá seleccionar el objeto del contrato entre estas opciones de una lista
desplegable:
- Bienes
- Servicios
-Obras
Si la selección es servicios aparecerá la opción subtipos y el usuario deberá seleccionar
una de estas opciones:
-Servicios (aparece por defecto)
- Consultorías
- Consultoría basada en la calidad de los servicios
Justificación de la modalidad de contratación: podrá seleccionar entre estas opciones
a través de un check box, varias alternativas, pudiendo adjuntar documentos de soporte
(utilizando el bloque “Documentos Internos”):
-Decreto Presidencial.
-Resolución de la máxima autoridad.
-Resolución del comité de Compras y Contrataciones.
-Organismo de financiación externo.
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1.
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Duración estimada del contrato: el usuario deberá introducir la duración del contrato en
una casilla y seleccionar en el desplegable entre días, semanas o meses.
Bloque Ubicación del Contrato
Traerá seleccionada por defecto la dirección de la unidad de requisición. Si el usuario
quita la selección, el sistema dará al usuario la posibilidad de definir una nueva ubicación.
Esta ubicación se realizara de acuerdo a los clasificadores geográficos de la República
Dominicana.
Imagen 25. Paso Información general.
Seleccione el equipo
El sistema traerá por defecto el equipo y flujos de aprobación configurados para el
proceso. Podrá cambiar la selección del equipo y usuario aprobador de los flujos de
aprobación siempre y cuando tenga los permisos correspondientes.
Imagen 26. Paso Información general.
Bloque Documentos internos
Ppodrá adjuntar documentos internos que estarán disponibles sólo para los usuarios de la
entidad definidos en el equipo del proceso. Los proveedores no tendrán acceso a esta
documentación.
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Bloque Configuración de Equipos y Flujo de aprobación
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Imagen 27. Paso Información general.
Bloque Fase de Observaciones
Imagen 28. Paso Información general.
Seleccionada la opción que desea, deberá pulsar el botón
para dar continuidad al proceso.
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En este bloque el sistema podrá definir si quiere configurar fase de observaciones al
proceso, el sistema hace la pregunta ¿Es un procedimiento con Fase de observación?
en caso de seleccionar “SI” el proceso tendrá una fase de borrador donde los
proveedores podrás realizar aclaraciones del proceso, en caso de seleccionar “No” el
proceso solo tendrá dos fases es decir pasará directamente a la Fase de Credenciales.
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5.
FASE OBSERVACIÓN
Esta fase estará disponible si en el paso anterior eligió Si, continuará completando los
datos en el paso 2 Configuración del proceso.
1. 1 Paso Configuraciones del procedimiento Contiene los siguientes bloques :
Bloque Cronograma
En este bloque se podrán definir las fechas relacionadas a la fase borrador del proceso.
Podrá definir el tiempo de duración para la presentación de observaciones por parte de
los proveedores.
Imagen 30. Configuración del procedimiento
1
Todos los datos serán editables hasta la publicación del procedimiento.
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Imagen 29. Pasos de configuración
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Bloque Mipymes
¿Limitar este proceso a Mipymes?
Si elige Sí la publicación de el procedimiento quedará visible pero solo las compañías
clasificadas como Mipymes en el directorio de empresas DGCP podrán participar.
¿Limitar este proceso a Mipymes mujeres?
Si elige Mipymes mujeres la publicación de el procedimiento quedara visible pero solo
las compañías clasificadas como Mipymes mujeres podrán participar.
Si elige No la publicación del procedimiento quedara pública para todos los proveedores
del estado.
Imagen 31. Configuración del procedimiento
En este bloque podrá definir si realizará pagos de anticipos al proveedor en caso de elegir
la opción “Si”, el sistema desplegara la opción para agregar la fecha en la que planea
efectuar dicho anticipo y el porcentaje del mismo, el cual deberá ser entre el rango de 0 a
20%. De igual forma podrá definir si solicitara garantías en función de los diferentes tipos
de garantía que define la ley de compras y contrataciones.
Imagen 32. Configuración del procedimiento
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Bloque Pago de Anticipos y Garantías
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Bloque Visitas al lugar de ejecución
El sistema hace la pregunta ¿Permitir las visitas al sitio de ejecución del contrato?
Deberá elegir entre las opciones Sí o No. Si se elige sí aparecen los siguientes campos: 

Fecha límite para visitas: podrá seleccionar la fecha y hora en las que será posible hacer
las visitas a través de un calendario.
Información adicional: el usuario podrá indicar la dirección donde los proveedores deben
hacer las visitas (campo texto, máximo 500 caracteres).
Imagen 33. Configuración del procedimiento
Bloque Lotes
Imagen 34. Configuración del procedimiento
Bloque Observaciones
Podrá agregar comentarios u observaciones acerca del proceso
Imagen 35. Configuración del procedimiento
Bloque Configuraciones avanzadas
En este apartado podrá seleccionar si editará las configuraciones avanzadas. Si presiona
el botón “Si” presentará una opción de configuraciones de decimales donde deberá
colocar el No. De decimales (precio del artículo) y No. Decimales (Precio total).
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En este bloque podrá definir si desea dividir el proceso en lotes
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Imagen 36. Configuración del procedimiento
Bloque Modo de presentación de ofertas
 Modo de presentación de ofertas: deberá elegir entre las opciones:


Plataforma y papel: los proveedores tienen la posibilidad de registrar sus ofertas a
través de la plataforma o entregarlas físicamente (Opción definida por defecto).
Plataforma: los proveedores solo podrán presentar oferta a través de la plataforma.
 Requiere el envío de muestras

¿Cuándo se requiere presentación de la muestra? deberá elegir entre las
opciones “con el envío de ofertas” o “con la aceptación del contrato”;
-Comentarios al envío de muestras: en este campo podrá indicar la dirección
donde los proveedores deben enviar las muestras. (Campo texto, máximo 500
caracteres).
Imagen 37. Configuración del procedimiento
Completados los datos de este paso, tendrá la opción de Guardar el proceso y continuar más
adelante o Cancelar el mismo, de lo contrario deberá continuar con el paso Artículos y
Preguntas.
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Deberá elegir entre las opciones Sí o No (la opción “No” viene seleccionada por
defecto). Si se elige sí aparecen los siguientes campos:
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2.
Paso Artículos y Preguntas:
Para facilitar el registro de condiciones de un proceso, la plataforma da la posibilidad de crear
tantas preguntas como la entidad necesite hacer al proveedor. Para el proceso Comparación
de precios el formulario presenta Dos sobres a completar, Sobre 1: Credenciales, Sobre 2:
Propuesta Económica.
Sobre 1: Credenciales
Imagen 38. Sobre Credenciales
Deberá pulsar el botón Editar para agregar la pregunta que contendrá este sobre, a seguidas
elegir la opción Agregar pregunta, el sistema desplegara una lista de opciones de preguntas
que podrá agregar.
Imagen 38. Sobre Credenciales
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En este sobre podrá solicitar documentos, credenciales que el comprador entienda sean
necesarios para realizar la precalificación.
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Imagen 39. Agregar pregunta
Una vez creadas todas las preguntas que requiera en el sobre de credenciales, podrá pasar
al sobre 2 (Económico).
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Deberá seleccionar una de estas opciones y escribir la pregunta o solicitud que quiera hacer
a los proveedores, luego pulsar el botón Confirmar.
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Sobre 2: Económico
En este sobre el sistema le muestra por defecto, la pregunta “Lista de articulos” plegada.
Donde podra colocar la lista de los articulos que desea comprar. Para poder trabajar en
ella, pulse el botón del desplegable ( ) para ver toda la información.
Imagen 40. Lista de precios
Tendra una primera barra de opciones donde podra:
Agregar pregunta: el sistema traerá la lista de preguntas que tiene como opciones para
realizar al proveedor.
Imagen 41. Agregar pregunta
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Agregar sección: entendido como un enunciado separador de un conjunto de artículos
dentro de la lista de precio.
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Borrar seleccionado: permite borrar preguntas así como artículos seleccionados.
Imagen 42. Borrar pregunta
Guardar plantilla: permite crear una plantilla de preguntas que podrá utilizar en otras
ocasiones, puede ser creada solo para el usuario o para la entidad completa.
Guardar PDF: permite guardar como archivo pdf el documento completo.
Imagen 43. Barra lista de artículos
Editar pregunta: permite cambiar el nombre de la pregunta.
Imagen 44. Editar pregunta
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A seguidas vera la segunda barra (lista de artículos) que tendrá las siguientes opciones
las mismas le permitirán editar preguntas, agregar artículos, borrar artículos, opciones
(importar y exportar a Excel).
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Agregar artículo: permite agregar un artículo a la lista de precios.
Imagen 45. Agregar artículo
Imagen 46. Borrar artículo
Opciones: permite importar o exportar la lista a Excel y agregar secciones.
Imagen 47. Opciones
La información para cada artículo es la siguiente:
 Cód. Artículo: Si el artículo contiene una codificación. Es un campo opcional.
 Código UNSPSC: código clasificador de bienes y servicios a adquirir.
 Cuenta Presupuestaria: deberá elegir la cuenta a la que será cargado esta
compra
 Descripción: Nombre del artículo que se solicita.
 Cantidad: Número de unidades del artículo que se solicita.
 Unidad: Unidad de medida de los artículos
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Borrar artículo: permite eliminar uno o varios artículos de la lista, seleccionando el check
box del artículo que desea borrar, a continuación pulsar el botón borrar artículo.
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

Precio unitario estimado: es entendido como el objetivo marcado en cuanto al
precio al que se quiere comprar un artículo. El botón simbolizado a través de un
lápiz ( ) permite editar la información del artículo, facilitando añadir información
adicional al mismo en el campo Mis Observaciones. En esta etapa este precio
no será visualizado por el proveedor.
Precio total estimado: este campo vendrá calculado automáticamente.
En cada línea de artículo tendrá las opciones de Editar, duplicar artículo y borrar.



El botón simbolizado a través de una hoja ( ) permite editar el artículo.
El botón simbolizado a través de una hoja ( ) permite duplicar el artículo.
El botón simbolizado a través de un aspa ( ) permite eliminar el artículo.
A lo largo de este proceso tendrá la opción de Guardar el trabajo avanzado y continuar
luego o pasar al siguiente paso.
Paso Evaluación :
En este paso será posible definir una evaluación de criterios a las ofertas que se harán a
este proceso. El sistema hace la pregunta:
Definir un modelo de evaluación para este procedimiento:
Deberá elegir entre las opciones Si o No (elegido por defecto, editable).
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3.
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Imagen 48. Modelo de evaluación
Imagen 49. Modelo de evaluación
Para agregar los criterios que tendrá la evaluación en el área de configuración del modelo
de evaluación deberá pulsa el botón
, el sistema habilita los campos para
describir los criterios, podrá insertar los criterios de evaluación de manera manual
indicando el % de ponderación que dará a cada uno.
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En caso de seleccionar “Si” le desplegará las siguientes opciones con las que podrá
configurar la evaluación:
 Tipo de evaluación: Evaluación de varios criterios de selección (por
defecto, no editable).
 Método de evaluación: Manual (por defecto, no editable).
 Publicar modelo de evaluación: deberá elegir entre las opciones Si o No
(la opción “No” esta seleccionada por defecto). Si elige la opción si, significa
que los criterios de evaluación serán publicados al proveedor cuando se
muestre interesado.
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Imagen 50 Criterios de evaluación
Imagen 51 Criterios de evaluación
Imagen 52 Criterios de evaluación
Tendrá disponible las opciones de Comprobar suma, Borrar seleccionado y Agregar
criterio en toda la creación de la evaluación.
A lo largo de este proceso tendrá la opción de Guardar el trabajo avanzado y continuar
luego o pasar al siguiente paso.
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Deberá pulsar el botón Agregar criterio y el sistema le traerá una línea para escribir los
criterios con los que evaluara las ofertas a su vez tendrá el botón Borrar seleccionado
que le permitirá eliminar criterios ya creados y Comprobar suma que le validará el
porcentaje asignado a cada criterio este dentro del rango 100.
24 de 76
4.
Paso Documentos del procedimiento : Contiene los siguientes bloques
Bloque Comentarios externos
Imagen 53 Comentarios del proceso
Bloque Documentos
En este bloque será posible adjuntar los documentos necesarios para que el proveedor
pueda presentar su oferta, pliego de condiciones, anexos, catálogos etc., podrá adjuntar
documentos por tres opciones:




Crear desde documento tipo: opción para adjuntar plantillas de documentos.
Buscar en la biblioteca: son documentos que han sido cargados previamente en el
menú “documentos de la entidad” y podrá elegir alguno de ellos.
Anexar documento: adjuntar documentos que se encuentran en el ordenador.
Borrar seleccionado: podrá eliminar cualquier documento, seleccionando el
documento que desea borrar.
Imagen 54 .Adjuntar el documentos
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584
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Correo Electrónico: [email protected]
Teléfono: 809-682-7407, opción 2.
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En este bloque podrá añadir observaciones al procedimiento visibles para todos los
proveedores.
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A lo largo de este proceso tendrá la opción de Guardar el trabajo avanzado y continuar
luego o pasar al siguiente paso.
5.
Paso Documentos Habilitantes : Contiene los siguientes bloques
Bloque Documentos Habilitantes
Imagen 55 Documentos habilitantes
Bloque otros documentos
Otros Documentos requeridos para la presentación de la oferta: deberá elegir entre
las opciones Si o No (la opción “No” esta seleccionada por defecto). - Si el usuario
selecciona “sí” le aparecerá la opción agregar otro tipo de documento (Estos documentos
serán públicos).
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584
Asistencia Técnica
Correo Electrónico: [email protected]
Teléfono: 809-682-7407, opción 2.
Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío,
Santo Domingo, D.N., República Dominicana.
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En este bloque el sistema mostrará una lista con todos los tipos de documentos que se
solicitan a los proveedores en los procedimientos. Al seleccionar uno o varios de estos
tipos de documentos podrá definir el momento de entrega de los mismos, si en la
Adjudicación o en la oferta. Para seleccionarlos podrá filtrarlos por familia.
26 de 76
Imagen 56 Documentos habilitantes
y
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Una vez completados los primeros 6 pasos, deberá pulsar el botón
quedara desbloqueado el paso 7 de Invitación a proveedores.
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584
Asistencia Técnica
Correo Electrónico: [email protected]
Teléfono: 809-682-7407, opción 2.
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Santo Domingo, D.N., República Dominicana.
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6. Paso Invitación : contiene los siguientes bloques
Bloque invitación manual de proveedores
Imagen 57 Invitación
También podrá realizar una búsqueda manual de otros proveedores que requiera invitar,
el comprador podrá seleccionar los proveedores que desee .
Deberá pulsar el botón Buscar y el sistema traerá la lista de todos los proveedores
registrados, a continuación pulsara Seleccionar en los que considere debe invitar
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584
Asistencia Técnica
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Este paso quedara habilitado al pulsar el botón Finalizar consulta justo antes de publicar
en fase borrador, el sistema procederá a realizar la búsqueda de los proveedores que
cumplan con las categorías o rubros a comprar en función del código UNSPSC del artículo
que se está comprando, el comprador procederá a invitar un minino de 6 oferentes que
pueden ser elegidos de la lista sugerida por el sistema.
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finalmente hacer clic en el botón azul
derecha de la pantalla.
que se encuentra en la parte inferior
Estos proveedores podrán ser retirados de la lista de invitados en caso de que lo requiera,
seleccionando el check box que se encuentra al lado del nombre de la entidad proveedora
.
Imagen 58 Invitación
Una vez seleccionados los proveedores que invitará, pulsar el botón
y los
proveedores u oferentes seleccionados recibirán una notificación por correo electrónico y
dentro de la plataforma que le indica que está invitado a participar en la oportunidad.
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584
Asistencia Técnica
Correo Electrónico: [email protected]
Teléfono: 809-682-7407, opción 2.
Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío,
Santo Domingo, D.N., República Dominicana.
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y pulsando
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A continuación pulsar el botón publicar y el proceso quedará publicado en la Fase
Borrador- donde podrá recibir observaciones y preguntas al proceso.
Una vez publicado el proceso en Fase Borrador, deberá esperar que pase el tiempo
colocado en el cronograma para que los proveedores realicen las observaciones y
aclaraciones de lugar, pasado el mismo el comprador tendrá que responder dichas
observaciones si las hubiese, para continuar con la siguiente Fase(Credenciales o
Precalificación).
A lo largo de la creación del procedimiento, tendrá a su disposición las siguientes
opciones:






Guardar: el procedimiento se queda en estado borrador podrá seguir trabajando en
él posteriormente.
Editar: en esta etapa podrá realizar cambios al proceso.
Cancelar: podrá cancelar la creación del procedimiento, pero no eliminar la
información.
Finalizar: el sistema asume los datos y coloca visible la opción “Publicar si faltará
por completar algún dato el sistema emitirá una alerta indicando el campo que deberá
rellenar o corregir.
Si hay flujo de aprobación asociado: si hay un flujo de aprobación asociado a la
publicación en alguno de los pasos anteriores, tendrá que confirmar dicho flujo y cada
responsable de la aprobación recibirá una notificación para realizar la tarea.
- si el aprobador rechaza la acción, el usuario comprador recibirá una alerta en
la plataforma y podrá realizar las modificaciones y/o correcciones pertinentes;
- si el usuario aprueba la acción, el usuario podrá publicar el procedimiento.
Si no hay flujo de aprobación asociado: podrá pulsar la opción “Publicar”
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584
Asistencia Técnica
Correo Electrónico: [email protected]
Teléfono: 809-682-7407, opción 2.
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Imagen 59 Invitación
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6.
ÁREA DE TRABAJO DEL EXPEDIENTE
Imagen 60 Área de trabajo del expediente
A) Expediente: encontrará la referencia del expediente tanto de la entidad como del
sistema.
B) Proceso: en este apartado encontrara el tipo de proceso, referencia, estado
actual, total estimado y nombre de la unidad de requisición a la que pertenece el
proceso.
C) Fechas: Zona horaria y fechas principales del proceso
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Correo Electrónico: [email protected]
Teléfono: 809-682-7407, opción 2.
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El área de trabajo del expediente es donde se encuentra toda la información relacionada
con el proceso en cuestión.
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D) Línea de tiempo: es una representación gráfica de las diferentes actividades del
proceso, por ejemplo fecha de publicación del pliego de condiciones, plazo para
presentar observaciones.
E) Estatus: estatus actual de proceso
F) Fases: el sistema le muestra la fase en la que se encuentra el proceso.
G) Proveedores: muestra un gráfico con los proveedores interesados, invitados y
competidores.
I) Evaluación económica: área donde quedaran
realizadas a las ofertas.
registradas las evaluaciones
J) Informes proceso de selección: área donde se verán los informes de selección o
adjudicaciones.
K) Evaluación: área donde se verán las evaluaciones de criterios realizadas a las
ofertas del proceso.
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L) Contratos : área donde se verán los contratos realizados.
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7.
FASE PRE-CALIFICACIÓN
Una vez pasado el tiempo colocado en el primer cronograma quedara cerrada la fase de
borrador (observaciones), deberá pulsa la opción proceso que se encuentra en la parte
superior izquierda de la siguiente pantalla y esta lo llevará a la carpeta del expediente.
Imagen 61 Cierre fase de observación
Imagen 62 Finalizar etapa planeación
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El sistema habilitará la opción Finalizar Etapa de planeación
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Pulsada esta opción el sistema le trasladara nuevamente a los pasos de configuración del
proceso para completar o editar los datos y continuar con la siguiente fase, estos pasos
son los mismos que completó en la etapa de borrador, en este caso tendrá que asignar
en el paso Configuración del proceso –Bloque Cronograma, las nuevas fechas para la
fase de presentación de propuesta de credenciales y propuesta económica.
Luego de realizadas estas modificaciones deberá pulsar el botón
y
quedara desbloqueado el paso Configuración del presupuesto (Paso 8) que deberá
completar.
Imagen 63 Configuración del presupuesto
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Imagen 62 Cronograma
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Una vez completados estos datos pulsar el botón
, el proceso quedara publicado
en modo diferido hasta que se cumpla la fecha que coloco en el cronograma , en esta fase
los proveedores podrán presentar únicamente sus credenciales (Sobre 1 – Credenciales).
Imagen 64 Pre-calificación
Para regresar al área de trabajo del expediente deberá pulsar la opción proceso que se
encuentra en la parte superior izquierda de la siguiente pantalla
Imagen 65 Pre-calificación
2
El sistema no permitirá la publicación del procedimiento, si no cuenta con la reserva presupuestaria en base al valor
estimado.
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2
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8.
PUBLICACIÓN DIFERIDA
Al pulsar el botón Publicar una vez cumplimentados los pasos de la creación del
procedimiento, el sistema le mostrará la siguiente pantalla informativa, especificando el
día y la hora en la que se publicará el procedimiento ya programado en el cronograma, a
esto le llamamos “Publicación Diferida”, deberá hacer clic en confirmar.
Una vez publicado el procedimiento:
 Los proveedores que tengan interés informativo en una misma categoría del
procedimiento van a recibir un correo con la información de que un procedimiento en
esa categoría fue publicado.
 Cancelar procedimiento: el sistema obliga a que el usuario justifique la cancelación,
con comentario y adjuntando un documento justificativo (en el flujo de aprobación).
esta acción se registrará asociándole un flujo de aprobación. una vez cancelado, el
procedimiento quedará en estado cancelado.
Una vez realizada la publicación del procedimiento en la plataforma, éste estará disponible
para todos los proveedores que accedan a la plataforma a través de las opciones:
- “Consultas Activas” (sin login).
- “Búsqueda de procedimientos de acceso público” (con login).
- El Pliego de Condiciones Específicas podrá ser retirado por todo interesado a través de
la plataforma.
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584
Asistencia Técnica
Correo Electrónico: [email protected]
Teléfono: 809-682-7407, opción 2.
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Santo Domingo, D.N., República Dominicana.
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 El mismo será de acceso público y cualquier proveedor puede consultar la
información.
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9.
DECLARACIÓN DE DESIERTO DE UN PROCESO
Un proceso podrá ser declarado desierto en caso de no recibir ofertas en el tiempo
definido, esta acción podrá ser realizada siempre y cuando haya pasado el tiempo de
presentación de oferta y no se presentará ningún interesado.
Si quiere relanzar el procedimiento, el sistema le da opción de realizarlo , haciendo la
pregunta ¿Relanzar el proceso? En el caso de elegir si , el sistema creará una copia del
proceso y podrá realizar las modificaciones de lugar.
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584
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Correo Electrónico: [email protected]
Teléfono: 809-682-7407, opción 2.
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Imagen 50. Declaración de Desierto
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Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584
Asistencia Técnica
Correo Electrónico: [email protected]
Teléfono: 809-682-7407, opción 2.
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Santo Domingo, D.N., República Dominicana.
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10.
MENSAJES /ACLARACIONES
La entidad contratante podrá publicar aclaraciones al procedimiento, los proveedores
interesados pueden ponerse en contacto con la entidad para consultar dudas respecto al
pliego de condiciones o cualquier aspecto del procedimiento en cuestión.
1. Crear una aclaración/Mensajes

En el widget Mensajes, dentro del área de trabajo del expediente pulse el botón
“Crear”.
Imagen 66 Mensajes
Deberá elegir a que publico ira dirigido el mensaje
Posteriormente, se tendrá que añadir un asunto. Se podrá adjuntar un documento y/o
utilizar una plantilla para el texto previamente creada.
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584
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Correo Electrónico: [email protected]
Teléfono: 809-682-7407, opción 2.
Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío,
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
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Imagen 67 Crear Mensajes
.
Contestar a una aclaración:
En el widget Mensajes, pulse el botón “Contestar”.
1. Seleccione la aclaración que desea contestar y que estará disponible para todos
los proveedores interesados.
2. Pulse el botón Contestar.
3. Posteriormente, se tendrá que añadir un asunto. Se podrá adjuntar un documento
y/o utilizar una plantilla para el texto previamente creada.
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584
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Correo Electrónico: [email protected]
Teléfono: 809-682-7407, opción 2.
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Una vez redactado el mensaje deberá pulsar el botón
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11.
MODIFICACIONES / ADENDAS
Una vez publicado el procedimiento, la plataforma permite hacer modificaciones o
adendas en el mismo.
Cuando se requiera realizar una modificación a los pliegos de condiciones específicas
(adendas
o
enmiendas),
éstas
se
podrán
hacer
desde
el
widget
Imagen 68 Modificaciones
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584
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Correo Electrónico: [email protected]
Teléfono: 809-682-7407, opción 2.
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. La plataforma permite definir dentro del Equipo del
procedimiento, qué usuarios podrán realizar Adendas , según los roles establecidos en la
consola de Administración y en las fechas contempladas en el cronograma del
procedimiento, salvo los casos que procedan de una suspensión. Siempre habrá que
justificar la modificación, que será visible para los proveedores interesados en el
procedimiento.
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Las modificaciones o adendas que podrán realizarse son las siguientes:





Modificación en las fechas del cronograma
Cambiar configuración
Cambiar el formulario de respuesta
Cambiar la evaluación
Cambiar pliegos y documentación
Deberá hacer clic en el bloque del proceso que quiere modificar, el sistema lo llevara a
ese bloque y podrá hacer la modificación, a seguidas pulsar el botón Confirmar.
Imagen 70. Modificaciones o adendas
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Correo Electrónico: [email protected]
Teléfono: 809-682-7407, opción 2.
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Imagen 69. Modificaciones o adendas
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A continuación deberá justificar la modificación en el campo llamado Modificación de la
oferta y pulsa el botón
.
Imagen 71. Justificación de modificación
Posteriormente, para que ésta se haga pública, habrá que pulsar el botón
.
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Los proveedores interesados serán notificados a través de una alerta automática de la
plataforma de la realización de las adendas o modificaciones.
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Teléfono: 809-682-7407, opción 2.
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12.
FASE APERTURA DE OFERTAS- CREDENCIALES
Las ofertas de los proveedores son recibidas en la plataforma con la información
encriptada sin posibilidad de conocer su contenido hasta que pase el tiempo definido en la
configuración del proceso. En la fecha de la apertura, deberá hacer clic en la opción
Apertura de ofertas del área de trabajo del expediente.
Una vez haga clic en el botón Apertura de ofertas el sistema muestra el sobre 1
(credenciales) encriptado con la ofertas, deberá hacer clic en el botón
Imagen 78. Apertura de sobre
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Teléfono: 809-682-7407, opción 2.
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.
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Imagen 77. Apertura de sobre
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A seguidas el sistema muestra una pantalla con las ofertas recibidas, si existiera alguna
oferta presentada fuera del plazo de presentación de ofertas deberá decidir si será
admitida o excluida antes de continuar con el proceso.
Imagen 79. Habilitar o excluir
.
Imagen 80. Habilitar o excluir
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Correo Electrónico: [email protected]
Teléfono: 809-682-7407, opción 2.
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Para continuar el proceso pulsar el botón
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Los sobres serán desencriptados.
Imagen 81. Desencriptar ofertas
Imagen 82. Evaluar ofertas
Debajo de las ofertas los evaluadores tendrán otro bloque para adjuntar informes
periciales o cualquier documentación que se entienda necesaria.
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584
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Correo Electrónico: [email protected]
Teléfono: 809-682-7407, opción 2.
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DGCP-GUI-Guia de comparación de precios F01A-E4GC v02.00
Una vez desencriptadas las ofertas, los peritos designados podrán acceder a la
información de las mismas, así como al contenido de la fase de credenciales y muestras a
través de la plataforma, posteriormente pulsando en la referencia de cada oferta podrá
validar la información y descargar documentos.
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Podrán hacer la evaluación desde los siguientes puntos:
- En la fase de apertura, pulsando el botón
- En el área de trabajo del proceso, en el apartado Evaluación de criterios.
Revisadas las ofertas deberá Habilitar o Excluir las mismas utilizando los botones Admitir
o excluir que se encuentran en cada una de las ofertas.
Mensajes de tipo o naturaleza Subsanables
• El comprador va a enviar un mensaje a través del apartado Mensajes en el área de
trabajo del procedimiento, para el proveedor que tiene en falta los documentos;
• El proveedor va a recibir el mensaje en el apartado y tiene la posibilidad de adjuntar
documentos al mensaje;
• El comprador va a recibir el mensaje con los documentos y tiene el botón “Añadir” para
poder añadir los documentos automáticamente a la oferta;
• El envío, recepción y lectura de los mensajes generan un recibo electrónico con la fecha
y hora en la que se realizó la acción.
Subsanación de credenciales
• Después de descargar la documentación aportada por el proveedor, se podrá hacer una
nueva evaluación en la plataforma o hacerla fuera de ella.
Podrá realizar la evaluación de las ofertas si así lo ha definido en la configuración del
que se encuentra en la parte inferior
Imagen 83. Evaluación
A seguidas el sistema presentara una pantalla donde deberá colocar la referencia y el
nombre de la evaluación a realizar, luego hacer clic en el botón
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584
Asistencia Técnica
Correo Electrónico: [email protected]
Teléfono: 809-682-7407, opción 2.
Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío,
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.
DGCP-GUI-Guia de comparación de precios F01A-E4GC v02.00
proceso, deberá hacer clic en el botón
derecha de la pantalla de apertura de sobres.
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El sistema crea la hoja de evaluación y habilita el bloque Análisis de la evaluación, deberá
hacer clic en el botón Crear análisis.
Imagen 84. Evaluación
Imagen 85. Evaluación
Seleccionada la opción Criterios de evaluación, se habilitara el bloque ofertas a comparar,
donde le mostrara los datos de los ofertantes participantes en el proceso, deberá
seleccionar haciendo clic en el check box y pulsar el botón crear.
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584
Asistencia Técnica
Correo Electrónico: [email protected]
Teléfono: 809-682-7407, opción 2.
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DGCP-GUI-Guia de comparación de precios F01A-E4GC v02.00
Una vez seleccionada esta opción, el sistema creara la hoja de análisis en la que deberá
completar la referencia del análisis y elegir el tipo de análisis.
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El sistema habilitara el paso Análisis de la evaluación
en este Paso
podrá introducir las puntuaciones de manera manual al Sobre Técnico de todas las ofertas
recibidas.
Imagen 87. Análisis evaluación
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Correo Electrónico: [email protected]
Teléfono: 809-682-7407, opción 2.
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DGCP-GUI-Guia de comparación de precios F01A-E4GC v02.00
Imagen 86. Análisis evaluación
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Haciendo clic en la imagen
le abrirá una ventana en la que podrá asignar las
puntuaciones a cada criterio definido por cada oferta y pulsar el botón Guardar y cerrar.
El sistema realiza el cálculo en porcentaje para cada oferta y presenta un informe con los
resultados tanto grafico como de lectura.
Si desea modificar la puntuación otorgada deberá pulsar el botón
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584
Asistencia Técnica
Correo Electrónico: [email protected]
Teléfono: 809-682-7407, opción 2.
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.
DGCP-GUI-Guia de comparación de precios F01A-E4GC v02.00
Imagen 88. Análisis evaluación
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Imagen 89. Análisis evaluación
En el widget evaluación el sistema muestra la clasificación final sugiriendo el estado de
cada oferta, dicha sugerencia podrá ser modificada y podrá admitir o excluir ofertas
técnicas.
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584
Asistencia Técnica
Correo Electrónico: [email protected]
Teléfono: 809-682-7407, opción 2.
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DGCP-GUI-Guia de comparación de precios F01A-E4GC v02.00
A seguidas hacer clic en guardar y luego Finalizar evaluación
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Imagen 90. Análisis evaluación
Nuevamente deberá pulsar el botón
, el sistema habilitara el botón
DGCP-GUI-Guia de comparación de precios F01A-E4GC v02.00
, deberá hacer clic en el mismo y pasara a realizar la selección de las
ofertas precalificadas, desde aquí podrá realizar comentarios al informe de selección, así
como agregar documentos.
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584
Asistencia Técnica
Correo Electrónico: [email protected]
Teléfono: 809-682-7407, opción 2.
Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío,
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Imagen 91. Análisis evaluación
Imagen 92. Informe final
Deberá agregar el documento de informe final y pulsar el botón confirmar.
Imagen 93. Informe final
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584
Asistencia Técnica
Correo Electrónico: [email protected]
Teléfono: 809-682-7407, opción 2.
Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío,
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, el
DGCP-GUI-Guia de comparación de precios F01A-E4GC v02.00
Una vez agregados los comentarios y documentos deberá pulsar el botón
sistema habilitará el paso Informe final
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A continuación el sistema habilita el botón Publicar
Imagen 94. Publicar Informe
Publicado el informe deberá volver al área de trabajo del expediente, haciendo clic en la
opción proceso que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla.
En el área de trabajo del expediente quedara habilitada la opción para crear la siguiente
Fase
Imagen 96. Fase siguiente
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584
Asistencia Técnica
Correo Electrónico: [email protected]
Teléfono: 809-682-7407, opción 2.
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DGCP-GUI-Guia de comparación de precios F01A-E4GC v02.00
Imagen 95. Publicar Informe
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Pulsado el botón Crear fase siguiente, el sistema le llevara a la pantalla de pasos que ha
completado previamente en las fases anteriores, en esta fase ningún paso es editable
A continuación pulsar el botón
y luego
.
El proceso quedara publicado para recibir las ofertas económicas de los proveedores
precalificados en la fase anterior.
DGCP-GUI-Guia de comparación de precios F01A-E4GC v02.00
Imagen 97. Publicar
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584
Asistencia Técnica
Correo Electrónico: [email protected]
Teléfono: 809-682-7407, opción 2.
Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío,
Santo Domingo, D.N., República Dominicana.
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13.
FASE APERTURA DE OFERTAS (SOBRE 2:
ECONÓMICO)
Las ofertas económicas de los proveedores son recibidas en la plataforma con la
información encriptada sin posibilidad de conocer su contenido hasta que pase el tiempo
definido para la apertura.
Imagen 98 Apertura de ofertas sobre económico
Apertura y evaluación de sobre económico
Deberá seleccionar el sobre 2 propuesta económica
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584
Asistencia Técnica
Correo Electrónico: [email protected]
Teléfono: 809-682-7407, opción 2.
Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío,
Santo Domingo, D.N., República Dominicana.
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En la fecha de la apertura, en la opción Fases de Apertura del expediente tendrá la
opción para iniciar el proceso de apertura del sobre económico , botón “Abrir”. Sólo se
tendrá acceso al contenido del Sobre Económico.
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Deberá hacer clic en el botón Iniciar a seguidas en Abrir sobres para desencriptar las
ofertas.
Imagen 99. Apertura de sobres
Una vez desencriptadas las ofertas podrá validar las mismas y descargar documentos
para la evaluación pulsar en el botón confirmar , desde esta paso podrá evaluar los
.
Imagen 100. Apertura de sobres
Tendrá la opción de realizar un estudio de precios que le permitirá evaluar la oferta
económicamente más ventajosa mejor oferta, podrá acceder al mismo por diferentes vías:
 En la fase de apertura, pulsando el botón estudio de precios. (Evaluación económica)
 En el área de trabajo del procedimiento, en el apartado Evaluación económica).
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precios presentados, pulsando en el botón
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Imagen 101. Evaluación Económica
Imagen 102. Análisis de precio
La plataforma indicará automáticamente el precio más bajo recibido, y se podrá generar
un archivo en formato Excel, que podrá ser adjuntado a los Documentos correspondiente
a la fase de apertura.
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Asistencia Técnica
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Seleccionados las ofertas a evaluar pulsar el botón Crear, el sistema genera el análisis de
precios destacando la oferta de menor valor, visualizado el reporte pulsar el botón finalizar
análisis.
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El sistema habilita el botón
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Imagen 103. Análisis de precio
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14.
FASE DE ADJUDICACIÓN (SELECCIÓN)
La adjudicación se podrá realizar desde diferentes opciones:
 A partir de la evaluacion economica de precios, es decir , tras el estudio de precios,
la entidad tiene la posibilidad de adjudicar con base en ese análisis.
 En el área de trabajo del procedimiento, en el widget seleccion.
Siempre que se crea una adjudicación, la plataforma le asigna una numeración única (ID
de la adjudicación).
Creación de una adjudicación
La creación de una adjudicación consta de varios pasos:
1. Paso Información General
•
•
•
Estado: campo rellenado automáticamente por la plataforma. no editable.
Tipo de adjudicación: campo rellenado automáticamente por la plataforma. no
editable.
Creado desde análisis comparativo: campo rellenado automáticamente por la
plataforma. no editable.
Bloque Resumen
•
•
•
•
•
Número de expediente: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No
editable.
Título: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable.
Descripción: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable.
Fase: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable.
Otras Referencias/Id: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No
editable.
Bloque Datos Generales
•
•
•
•
Número de expediente: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No
editable.
Título: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable.
Unidad de requisición: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No
editable.
Tipo de procedimiento: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No
editable.
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584
Asistencia Técnica
Correo Electrónico: [email protected]
Teléfono: 809-682-7407, opción 2.
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Bloque Título
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Bloque Información del Contrato
•
•
Local de ejecución/entrega: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No
editable.
Duración: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable.
Bloque Comentarios a la adjudicación
•
Comentario: casilla de campo libre donde se podrán añadir comentarios a la
adjudicación.
Bloque Anexos a la adjudicación
El usuario podrá adjuntar documentación a la adjudicación pulsando el botón “Añadir
Documento.”
Bloque Configuración del presupuesto
Valor estimado: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable;
Destinación del gasto: el usuario deberá seleccionar entre las opciones:



Funcionamiento o inversión
Origen de los recursos: el usuario deberá seleccionar la lupa y escoger del árbol
de origen de los recursos. ver tabla de origen de los recursos en archivo 1;
Código autorización de disponibilidad presupuestal: campo rellenado
automáticamente por la plataforma. no editable.
Bloque Información de la Unidad de compra
•
•
•
•
Entidad contratante: ya rellenado con la información definida en la creación del
expediente.
Dirección: ya rellenado con la información definida en la creación del expediente.
E-mail: ya rellenado con la información definida en la creación del expediente.
Teléfono: ya rellenado con la información definida en la creación del expediente.
Bloque Aprobadores de la apertura
•
Información sobre los usuarios que realizaron la apertura de ofertas, así como la
fecha y hora en la que se realizó dicha acción.
Bloque Clasificación
Lista de proveedores que enviaron sus ofertas. Aparecerá la siguiente información:
•
•
•
•
Posición: Se deberá indicar la posición en la que ha quedado el proveedor (1º, 2º, 3º,
etc.)
Orden de llegada: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable.
Referencia de la oferta: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No
editable.
Nombre del proveedor: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No
editable.
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584
Asistencia Técnica
Correo Electrónico: [email protected]
Teléfono: 809-682-7407, opción 2.
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•
•
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•
•
•
•
•
•
Tipo de entidad: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable.
Valor (precio ofertado): campo rellenado automáticamente por la plataforma. No
editable.
Intención de: el usuario deberá seleccionar entre las opciones Seleccionar, admitir o
excluir.
Puntuación: El usuario deberá indicar la puntuación obtenida por cada uno de los
proveedores.
Justificación: Pulsando en la opción “Añadir comentario”, el usuario podrá añadir un
comentario para una oferta en concreto.
Opción para ver el detalle de la oferta.
Bloque Selección de adjudicatarios
•
•
•
•
Adjudicado a: el usuario deberá seleccionar el proveedor seleccionado
(adjudicatario).
Una vez seleccionado el proveedor, el sistema presenta en este campo la lista de
artículos con las respectivas cantidades y valores.
Si es necesario adjudicar precios diferentes a los iniciales, éstos se podrán modificar
en la propia creación de la adjudicación.
Si es necesario adjudicar cantidades diferentes a las iniciales, éstas se podrán
modificar en la propia creación de la adjudicación.
El usuario deberá seleccionar los artículos a adjudicar y pulsar en la opción “Añadir
seleccionados”.
Bloque Artículos a adjudicar
Tras la selección de los artículos a adjudicar, el sistema presenta la lista final y el usuario
tendrá que pulsar en la opción “Confirmar” para seguir con la adjudicación.
Bloque Lista de Adjudicatarios
Una vez confirmados los artículos a adjudicar el sistema presenta la lista final de los
adjudicatarios, con la siguiente información:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Nombre del proveedor
Descripción de los lotes (si existen)
Nº de artículos adjudicados
Precio total de adjudicación
Precio base total
Contrato (el sistema genera automáticamente el contrato y al pulsar sobre su
referencia el sistema le re-direccionara a la pantalla de creación del contrato).
Opción para evaluar el proveedor
Opción para ver la lista de los artículos
Borrar.
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•
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Imagen 104. Selección /adjudicación
Una vez completados los pasos anteriores, el usuario deberá pulsar el botón “Confirmar”.
De esta manera, la plataforma habilitará el paso 2 “Informe final”.
Si el usuario no ha cumplimentado todos los pasos de la creación de una adjudicación, la
plataforma emitirá una alerta y no permitirá finalizar la adjudicación.
2. Informe Final
Existen varias opciones para generar un documento de la notificación de adjudicación:
- La plataforma propone una plantilla que contiene referencia del procedimiento y el
nombre del proveedor, además de otros datos.
- Se puede cargar en la plataforma una plantilla definida por la Entidad Contratante
con su imagen corporativa así como los campos del document.
- Cargar un documento alojado en el ordenador del usuario: se pulsará en la
opción” Añadir una nueva” y se cargará el mismo.
Se tendrá que pulsar el botón “Confirmar”
Imagen 105. Informe final
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584
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Correo Electrónico: [email protected]
Teléfono: 809-682-7407, opción 2.
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Si decide notificar a todos los proveedores que han enviado una oferta, la adjudicación (no
sólo al adjudicatario) en este paso se podrá adjuntar un documento de la notificación de la
adjudicación.
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A continuación, tendra que pulsar el botón “Publicar ”
Imagen 106. Contrato/Orden de compra
A lo largo de la creación de una adjudicación, el usuario tendrá a su disposición las
siguientes opciones:
 Guardar: la adjudicación se queda en estado borrador y el usuario podrá seguir
trabajando en él posteriormente;
 Cancelar adjudicación: si el usuario se hubiese equivocado en la adjudicación se
puede cancelar dicha adjudicación y crear una nueva. la cancelación de una
adjudicación ya notificada genera una alerta automática de la plataforma dirigida
todos los proveedores que han enviado una oferta;
 Finalizar adjudicación: el sistema asume los datos cumplimentados en la
adjudicación y hace visible el paso “notificación de la adjudicación”. si faltara por
cumplimentar algún dato, la plataforma mostrará un mensaje de alerta así como el
campo donde existe un error o no está cumplimentado;
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Correo Electrónico: [email protected]
Teléfono: 809-682-7407, opción 2.
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Con este paso quedara creada la referencia del contrato y podra acceder a El a traves de
el area de trabajo del expediente.
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 Si no hay un flujo de aprobación asociado a la adjudicación, el usuario podrá
pulsar la opción finalizar adjudicación;
 Si hay un flujo de aprobación asociado a la adjudicación, el usuario tendrá que
confirmar la adjudicación y cada responsable de la aprobación recibirá una alerta de
aprobación. una vez aprobado, el usuario podrá finalizar la adjudicación.
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Correo Electrónico: [email protected]
Teléfono: 809-682-7407, opción 2.
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15.
CREACIÓN DEL CONTRATO
Una vez creada la adjudicación (Selección) es posible crear el contrato con el proveedor o
proveedores adjudicados, de tal manera que los datos de la adjudicación seran
automaticamente completados en el contrato.
Imagen 107. Contrato /Orden de compra
A lo largo de la creación de un contrato, el usuario tendrá a su disposición las siguientes
opciones:


Guardar: el contrato se queda en estado borrador y el usuario podrá seguir
trabajando en él posteriormente;
Finalizar: el contrato se queda en estado pendiente de aprobación por el usuario
aprobador.
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Correo Electrónico: [email protected]
Teléfono: 809-682-7407, opción 2.
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Santo Domingo, D.N., República Dominicana.
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 Podrá acceder al borrador del contrato desde la propia adjudicación o desde el
apartado contratos en la carpeta del expediente , pulsando en la referencia interna del
contrato.
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Los estados del contrato son:






Creado (en edición)
Terminado(confirmado);
Aprobado (enviado para el proveedor)
Cumplido(cerrado)
Suspendido
Rescindido
Para realizar la creación de los contratos deberá realizar los siguientes pasos:
 Una vez adjudicado el proceso de compras se generará el contrato el cual tendrá los
siguientes pasos disponible:
Información general
Condiciones
Bienes y Servicios
Documentos de proveedor
Documentos del contrato
Configuración del presupuesto
Ejecución del contrato
Modificaciones del contrato
Incumplimientos
 Paso 1: Información General tiene cuatro bloques disponible que se desarrollará de
la siguiente forma:
 Bloque Identificación de Contrato:
 Id contrato: rellenado automaticamente.
 Estado de contrato: rellenado automaticamente; los estados son: creado (en
edición); terminado (confirmado); aprobado (enviado para el proveedor);
cumplido (cerrado); suspendido, rescindido, modificado.
 Fecha de generación del estado: rellenado automáticamente.
 Referencia del contrato: rellenado automáticamente.
 Descripción del contrato: campo texto libre.
 Tipo de contrato: campo rellenado automáticamente con la opción
seleccionada en el campo “tipo de contrato” que aparece en el paso de
creación de expediente.
 Fecha de inicio del contrato: Fecha en la que inicia la orden o contrato .
 Fecha de fin de contrato: Fecha de fin del contrato.
 Bloque Identificación de la Entidad Contratante
 Información general: rellenado automáticamente. No editable. Pulsando en el
nombre de la entidad se accederá al business card de la entidad.
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584
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Correo Electrónico: [email protected]
Teléfono: 809-682-7407, opción 2.
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Santo Domingo, D.N., República Dominicana.
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2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
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 Bloque Identificación del Proveedor
 Información general: rellenado automáticamente. No editable. Pulsando en el
nombre del proveedor se accederá al business card del proveedor.
Imagen 108. Contrato /Orden de compra
 Paso 2: Condiciones tiene cinco bloques disponibles que se completará de la
siguiente manera:
 Bloque Condiciones Ejecución y Entrega:
 Condiciones de entrega: el usuario deberá seleccionar la opción pretendida
del desplegable (transporte incluido, transporte a cargo del comprador, etc).
 Entrega / ejecución fecha de inicio: el usuario deberá seleccionar la fecha a
través del calendario.
 Entrega / ejecución fecha de finalización: el usuario deberá seleccionar la
fecha a través del calendario.
 Bloque Condiciones de Facturación y Pago:
 Forma de pago: el usuario deberá seleccionar la opción pretendida del
desplegable (cheque, metálico, transferencia, etc.).
 Fecha límite de pago de facturas: el usuario deberá seleccionar la opción
pretendida del desplegable (15 días, 60 días, 90 días, etc.)
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584
Asistencia Técnica
Correo Electrónico: [email protected]
Teléfono: 809-682-7407, opción 2.
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 Bloque Información del Contrato
 Tipo de proceso: rellenado automáticamente. No editable.
 Unidad de contratación: rellenado automáticamente. No editable.
 Proceso de contratación: rellenado automáticamente. No editable.
 Referencia de oferta: rellenado automáticamente. No editable.
 Valor del contrato: rellenado automáticamente. No editable.
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 Bloque Comentários
 Ref. Contrato: rellenado automáticamente. No editable;
 Proveedor: rellenado automáticamente. No editable;
 Creado por: rellenado automáticamente una vez que se crea el comentario.
No editable;
 Agregado en: rellenado automáticamente una vez que se crea el comentario.
No editable;
 Comentario: campo de texto libre donde el usuario podrá escribir información
adicional.
 Bloque Anexos del Contrato
 Opción para adjuntar documentos al contrato: El usuario podrá adjuntar el
documento generado con el pago de la garantía de fiel cumplimiento de
contrato por parte del/ los adjudicatario (s) u otros documentos, pulsando la
opción “adjuntar documento”.
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 Bloque Dirección del Contrato
 Dirección de ejecución del contrato: rellenado automáticamente. Editable.
El usuario podrá modificar la dirección de ejecución del contrato, pulsando la
opción “editar detalles de la dirección”. Esta ubicación se clasificará de
acuerdo a los clasificadores geográficos;
 Direcciones adicionales: el usuario podrá añadir direcciones adicionales,
pulsando la opción “añadir dirección”. Esta ubicación se clasificará de acuerdo
a los clasificadores geográficos.
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Asistencia Técnica
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Teléfono: 809-682-7407, opción 2.
Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío,
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 Paso 3: Bienes y Servicios por cada artÍculo adjudicado se tendrá que definir los
siguientes pasos:
 Cantidad prevista de entrega: llenado automáticamente del contrato/orden
de compras/servicio registrado.
 Cantidad: es la cantidad recibida o devuelta para cada artículo según el caso.
(siempre que hay una entrega el usuario puede actualizar este campo).
 Fecha real de entrega: fecha real de devuelta para la cantidad entregada
(llenado automático en la fecha de registro. Puede ser editable).
 Total de cantidad recibida: es la suma de todas las cantidades recibidas o
devueltas según la necesidad. (este campo no es editable).
 Total por recibir: (es igual a la cantidad adjudicada menos el total de
cantidad recibida) recepciones parciales del contrato.
 Observaciones: campo de texto libre donde el supervisor puede escribir
informaciones sobre la entrega para cada línea de entrega y adjuntar
documentos para cada línea de artículo). Adjunto de documento de recepción
conforme por unidad contratante o competente.
Imagen 110. Bienes y Servicios
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Imagen 109. Condiciones de pago
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 PASO 4: Documentos del Proveedor
 Lista de documentos que se piden a los proveedores en el momento de la
ejecución del anticipo y que sirven para habilitar el pago del mismo cuando
aplique. Garantías de buen uso del anticipo (es igual al mismo monto del
anticipo).
 Confirmación de pago de anticipo;
 Adjunto de documento de justificación de pago de anticipo o pago sin entrega
según contrato.
 Paso 5: Documentos del Contrato: en este apartado debera generar la plantilla del
contrato u orden de compra que enviara al proveedor.
Imagen 112. Documentos del proveedor
 Paso 6: Configuración del presupuesto : En este bloque deberá adjuntar el codigo
de compromiso del presupúesto asi como el documento que lo demuestra.
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584
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Teléfono: 809-682-7407, opción 2.
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Imagen 111. Documentos del proveedor
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Imagen 113. Configuración del presupuesto
Imagen 114. Plan de ejecución del contrato
 Paso 8: Modificaciones de contrato: este paso estará bloqueado hasta que el
contrato u orden de compra sea aprobado por ambas partes, en el mismo podra crear
modificaciones al contrato.
 Paso 9: Incumplimientos: este paso estará bloqueado hasta que el contrato u orden
de compra sea aprobado por ambas partes, en el mismo podra crear incumplimientos
de contrato.
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 Paso 7: Ejecución del contrato:en este apartado podra crear un plan de ejecucion
de entregas del contrato en caso de entregas parciales.
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Una vez completados cada uno de los pasos, deberá pulsar el boton
, a seguidas
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el sistema habilita la opción
, el sistema enviará al proveedor
seleccionado el contrato para que lo apruebe, una vez aceptado regresa al comprador
para aprobar.
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584
Asistencia Técnica
Correo Electrónico: [email protected]
Teléfono: 809-682-7407, opción 2.
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NOTAS
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