MANUAL PROVEEDORES DEL ESTADO – Sistema Informático para la Gestión de las DGCP
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Administraciones Públicas MANUAL PROVEEDORES DEL ESTADO DGCP – Sistema Informático para la Gestión de las Compras y Contrataciones del Estado Dominicano Fecha: 30/06/2015 Teléfono: 809-682-7407 Fax: Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-MAN-Manual para Proveedores del Estado F01A-E4GC v02.00 Edic. /Rev.: v02.00 1 de 105 HOJA DE CONTROL DE DOCUMENTO DOCUMENTO / ARCHIVO: Título MANUAL DE USO DE PROVEEDORES Nombre Archivo DGCP-MAN-Manual para Proveedores del Estado F01A-E4GC v02.00 Fecha 30/06/2015 Versión v02.00 Cliente Dirección General de Contrataciones PúblicasDGCP Asunto / Detalle Manual para Proveedores del Estado Soporte lógico Microsoft Word Localización Santo Domingo- Republica Dominicana Versión Páginas Fecha Modificación Motivo del cambio v00.00 78 22/12/2014 Creación del documento V00.01 78 23/12/2014 Revisión del documento V00.02 95 09/01/2015 Adjuntar datos Dpto. Asistencia técnica V00.03 95 23/01/2015 Adecuaciones al formato DGCP V00.04 95 23/01/2015 Actualización con el nuevo sistema V01.00 100 29/01/2015 Revisión final del documento V0.01 107 05/05/2015 Actualización con el sistema de Producción v01.02 105 30/06/2015 Actualización del documento fase 1A v02.00 105 30/06/2015 Revisión del documento Fase 1A DISTRIBUCIÓN DEL DOCUMENTO: Nombre Área Jhonattan Toribio Tecnología George Slujalvkosky Tecnología Sandra Santana Tecnología Teléfono: 809-682-7407 Fax: Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-MAN-Manual para Proveedores del Estado F01A-E4GC v02.00 REGISTRO DE CAMBIOS 2 de 105 CONTROL DEL DOCUMENTO Este documento ha sido: Preparado por: Revisado por: Firma Ramy Garcia Bianessa Infante Damaris Martich Marianelly Aparicio Fecha 30/06/2015 Teléfono: 809-682-7407 Fax: Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. Aprobado por: DGCP-MAN-Manual para Proveedores del Estado F01A-E4GC v02.00 Nombre 3 de 105 CONTENIDO 1 INTRODUCCIÓN .......................................................................................................... 9 2 REQUISITOS TÉCNICOS DE ACCESO A LA PLATAFORMA ................................... 10 3 RECOMENDACIONES GENERALES DE USO .......................................................... 13 4 BUSQUEDA DE PROCESOS SIN REGISTRARSE .................................................... 14 5 ACCESO Y REGISTRO DE USUARIOS ..................................................................... 17 5.1 Registro de un nuevo usuario .............................................................................. 17 5.2 Validación de la unidad de compras / proveedora: ............................................ 23 6 ÁREA DE TRABAJO .................................................................................................. 25 7 CONFIGURACIONES DEL USUARIO ........................................................................ 28 8 TÉRMINOS Y CONDICIONES DE USO ...................................................................... 40 9 CONFIGURACIONES DE ENTIDAD ........................................................................... 41 MENÚ DE BÚSQUEDA ........................................................................................... 54 10.1 Menú oportunidades de negocio ...................................................................... 54 10.2 Búsqueda avanzada oportunidad ..................................................................... 55 10.3 Buscar procesos ................................................................................................ 57 10.4 Plan anual de compras y contrataciones ......................................................... 58 11 MENÚ MIS PROCESOS .......................................................................................... 60 11.1 Mis ofertas .......................................................................................................... 60 11.2 Mis contratos...................................................................................................... 64 12 MENÚ BÚSQUEDA GENERAL ............................................................................... 67 13 HERRAMIENTAS DE TRABAJO............................................................................. 68 13.1 Mensajes ............................................................................................................. 68 13.2 Tareas ................................................................................................................. 69 13.3 Alertas................................................................................................................. 70 13.4 Constancias del proceso ................................................................................... 71 14 PROCEDIMIENTOS RECIENTES............................................................................ 72 15 INDICACIÓN DE INTERÉS POR UN PROCEDIMIENTO ......................................... 73 15.1 Área de trabajo del expediente ......................................................................... 75 15.2 Mensajes ............................................................................................................. 77 Teléfono: 809-682-7407 Fax: Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-MAN-Manual para Proveedores del Estado F01A-E4GC v02.00 10 4 de 105 16 CREAR UNA OFERTA ............................................................................................ 80 16.1 Elaboración de la oferta..................................................................................... 80 16.2 Presentar una oferta .......................................................................................... 89 16.3 Firma de contrato ............................................................................................... 91 16.4 Consulta del contrato ........................................................................................ 92 16.5 Aceptar el contrato ............................................................................................ 93 16.6 Retirar una oferta ............................................................................................... 94 17 OTRAS FUNCIONALIDADES ................................................................................. 96 17.1 Exportar formulario de respuestas a Excel ...................................................... 96 17.2 Importar lista de precios en Excel .................................................................... 96 17.3 Búsquedas avanzadas ....................................................................................... 97 17.4 Mesa de ayuda ................................................................................................... 98 18 RECUPERACIÓN DE CONTRASEÑA..................................................................... 99 19 GLOSARIO DE TÉRMINOS .................................................................................. 102 Teléfono: 809-682-7407 Fax: Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-MAN-Manual para Proveedores del Estado F01A-E4GC v02.00 NOTAS ........................................................................................................................... 105 5 de 105 IMAGEN 1. COMPATIBILIDAD DE NAVEGADORES ......................................................................10 IMAGEN 2. COMPROBADOR DE JAVA ..........................................................................................11 IMAGEN 3. FLASH PLAYER .............................................................................................................11 IMAGEN 4. BUSCAR LICITACIONES ..............................................................................................14 IMAGEN 5. PANTALLA PROCESOS PUBLICADOS ......................................................................15 IMAGEN 6. PANTALLA INFORMACIÓN DE PROCESO .................................................................16 IMAGEN 7. PANTALLA ACCESO A LA OPORTUNIDAD ...............................................................16 IMAGEN 8. REGISTRO DE NUEVO USUARIO ................................................................................17 IMAGEN 9. FORMULARIO DE REGISTRO DE USUARIO ..............................................................18 IMAGEN 10. CONFIRMACIÓN DE EMAIL........................................................................................19 IMAGEN 11. ACTIVACIÓN DE SU REGISTRO EN DGCP. .............................................................19 IMAGEN 12. CORREO DE CONFIRMACIÓN DE USUARIO ...........................................................20 IMAGEN 13. PANTALLA DE LOGIN ................................................................................................21 IMAGEN 14. PRIMERA SESIÓN DE USUARIO. ..............................................................................22 IMAGEN 15. SOLICITAR ACCESO A UNA UNIDAD. ......................................................................23 IMAGEN 16. CONFIRMACIÓN NO EXISTENCIA DE ENTIDAD......................................................24 IMAGEN 17. ÁREA DE TRABAJO. ...................................................................................................25 IMAGEN 18. ÁREA DE TRABAJO ....................................................................................................26 IMAGEN 19. CONFIGURACIONES DE USUARIO ...........................................................................28 IMAGEN 20. INFORMACIÓN DEL USUARIO...................................................................................29 IMAGEN 21. PANTALLA EDITAR DATOS DE USUARIO ...............................................................30 IMAGEN 22. ENTRADA A CONFIGURACIONES DEL USUARIO ..................................................31 IMAGEN 23. PANTALLA BOTÓN EDITAR ......................................................................................31 IMAGEN 24. PANTALLA AÑADIR FOTO .........................................................................................32 IMAGEN 25. PANTALLA ANEXAR DOCUMENTO ..........................................................................32 IMAGEN 26. PANTALLA ANEXAR DOCUMENTO ..........................................................................32 IMAGEN 27. PANTALLA ANEXAR DOCUMENTO ..........................................................................32 IMAGEN 28. AÑADIR IMAGEN .........................................................................................................33 IMAGEN 29. BUSCAR NOTICIAS DGCP .........................................................................................33 IMAGEN 30. ACCESO A MIS REGISTROS......................................................................................34 IMAGEN 31. NUEVO REGISTRO ......................................................................................................34 IMAGEN 32. BUSCAR ENTIDAD ......................................................................................................35 IMAGEN 33. SOLICITAR ACCESO A OTRA ENTIDAD ..................................................................35 IMAGEN 34. PERSONALIZAR MI ESCRITORIO. ............................................................................36 IMAGEN 35. ACCESO AL USUARIO. ..............................................................................................37 IMAGEN 36. EDITAR NOMBRE DE USUARIO Y CONTRASEÑA ..................................................37 IMAGEN 37. EDITAR NOMBRE DE USUARIO Y CONTRASEÑA ..................................................38 IMAGEN 38. CREAR USUARIO DELEGADO ..................................................................................38 IMAGEN 39. BORRAR USUARIO DELEGADO ...............................................................................39 IMAGEN 40. HISTÓRICO DE ACCESOS .........................................................................................39 IMAGEN 41. TÉRMINOS Y CONDICIONES DE USO. .....................................................................40 IMAGEN 42. CONFIGURACIONES DE ENTIDAD ESTATAL / PROVEEDOR ................................41 IMAGEN 43. FORMULARIO DE CONFIGURACIONES DE ENTIDAD ............................................42 IMAGEN 44. DATOS DE LA UNIDAD ...............................................................................................43 IMAGEN 45. BUSCAR POR INTERÉS. ............................................................................................44 IMAGEN 46. OPCIONES VER ...........................................................................................................44 IMAGEN 47. HERRAMIENTAS .........................................................................................................44 IMAGEN 48. CONFIGURACIÓN UNIDAD DE COMPRAS. ..............................................................45 IMAGEN 50. FORMULARIO CREAR USUARIO ..............................................................................47 Teléfono: 809-682-7407 Fax: Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-MAN-Manual para Proveedores del Estado F01A-E4GC v02.00 IMÁGENES 6 de 105 Teléfono: 809-682-7407 Fax: Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-MAN-Manual para Proveedores del Estado F01A-E4GC v02.00 IMAGEN 51. FORMULARIO CREAR USUARIO ..............................................................................47 IMAGEN 52. ACEPTAR SOLICITUDES DE ACCESO .....................................................................48 IMAGEN 53. ACEPTAR SOLICITUDES DE ACCESO .....................................................................48 IMAGEN 54. SOLICITUD DE ACCESO ACEPTADO .......................................................................49 IMAGEN 55. RECHAZAR USUARIOS ..............................................................................................49 IMAGEN 56. CANCELAR ACCESO DE USUARIO ..........................................................................50 IMAGEN 57. REVERTIR RECHAZO DE USUARIOS .......................................................................50 IMAGEN 58. PERFIL DE USUARIO ..................................................................................................51 IMAGEN 59. DEPENDENCIA ............................................................................................................51 IMAGEN 60. ADMINISTRACIÓN DE DEPENDENCIA .....................................................................52 IMAGEN 61. BIBLIOTECA DE DOCUMENTOS ...............................................................................52 IMAGEN 62. SUSCRIPCIÓN DE ALERTAS. ....................................................................................53 IMAGEN 63. GRUPOS DE USUARIOS.............................................................................................53 IMAGEN 64. OPORTUNIDADES DE NEGOCIO ..............................................................................54 IMAGEN 65. BÚSQUEDA DE OPORTUNIDADES ...........................................................................55 IMAGEN 66. BÚSQUEDA AVANZADA DE OPORTUNIDADES......................................................55 IMAGEN 67. ACCIONES DE BÚSQUEDA........................................................................................56 IMAGEN 68. BÚSQUEDA DE OPORTUNIDADES ...........................................................................57 IMAGEN 69. BÚSQUEDA DE TODOS LOS PROCESOS ................................................................58 IMAGEN 70. BUSCAR POR PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES. ................................................59 IMAGEN 71. CARGAR PACC ...........................................................................................................59 IMAGEN 72. MIS PROCESOS ..........................................................................................................60 IMAGEN 73. MIS OFERTAS ..............................................................................................................61 IMAGEN 74. OPCIONES DE MIS OFERTAS....................................................................................62 IMAGEN 75. CANCELACIÓN DE OFERTAS ...................................................................................63 IMAGEN 76. CANCELACIÓN DE OFERTAS ...................................................................................63 IMAGEN 77. MIS CONTRATOS ........................................................................................................64 IMAGEN 78. LISTADO CONTRATOS. ..............................................................................................64 IMAGEN 79. FILTRO DE CONTRATOS ...........................................................................................65 IMAGEN 80. FILTRO DE CONTRATOS ...........................................................................................66 IMAGEN 81. MENÚ DE BÚSQUEDA ................................................................................................67 IMAGEN 82. MENÚ DE BÚSQUEDA ................................................................................................67 IMAGEN 83. OTRAS HERRAMIENTAS DE TRABAJO ...................................................................68 IMAGEN 84. MENSAJES...................................................................................................................68 IMAGEN 85. OPCIONES ...................................................................................................................69 IMAGEN 86. TAREAS ........................................................................................................................69 IMAGEN 88. CONSTANCIA DEL PROCESO ...................................................................................71 IMAGEN 89. ESTADÍSTICA PAGINA INTELIGENTE. .....................................................................72 IMAGEN 90. INDICACIÓN DE INTERÉS. .........................................................................................73 IMAGEN 91. MANIFESTACIÓN DE INTERÉS O SUSCRIBIRSE. ...................................................73 IMAGEN 92. MUESTRA DE INTERÉS EN UN PROCESO ..............................................................74 IMAGEN 93. MUESTRA DE INTERÉS EN UN PROCESO ..............................................................74 IMAGEN 93. ÁREA DE TRABAJO DEL EXPEDIENTE. ..................................................................75 IMAGEN 94. ÁREA DE TRABAJO DEL EXPEDIENTE. ..................................................................76 IMAGEN 95. RELOJ CRONOMETRO ...............................................................................................77 IMAGEN 96. MENSAJES...................................................................................................................78 IMAGEN 97. FUNCIONALIDADES DE MENSAJES ........................................................................78 IMAGEN 98. FUNCIONALIDADES DE MENSAJES ........................................................................79 IMAGEN 99. OBSERVACIONES AL PROCESO ..............................................................................80 IMAGEN 100. CREAR OFERTA........................................................................................................80 IMAGEN 101. BLOQUE CREAR OFERTAS .....................................................................................81 IMAGEN 102. BLOQUE INFORMACIÓN GENERAL .......................................................................81 IMAGEN 103. BLOQUE LOTES ........................................................................................................81 7 de 105 Teléfono: 809-682-7407 Fax: Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-MAN-Manual para Proveedores del Estado F01A-E4GC v02.00 IMAGEN 104. BLOQUE CUESTIONARIO ........................................................................................82 IMAGEN 105. BLOQUE CUESTIONARIO/LISTA DE PRECIOS .....................................................83 IMAGEN 106. BLOQUE CUESTIONARIO/PREGUNTAS ................................................................83 IMAGEN 107. PROCESOS CON APERTURA DE DOS SOBRES. .................................................84 IMAGEN 108. BLOQUE DOCUMENTOS ..........................................................................................85 IMAGEN 109. ANEXAR DOCUMENTOS ..........................................................................................85 IMAGEN 110. BUSCAR DOCUMENTOS ..........................................................................................86 IMAGEN 111. BUSCAR DOCUMENTOS DE LA BIBLIOTECA .......................................................86 IMAGEN 112. BUSCAR DOCUMENTOS DE LA BIBLIOTECA. ......................................................87 IMAGEN 113. AÑADIR DOCUMENTOS DE LA BIBLIOTECA ........................................................88 IMAGEN 114. CARGAR DOCUMENTOS DE LA BIBLIOTECA ......................................................89 IMAGEN 115. PRESENTAR UNA OFERTA .....................................................................................89 IMAGEN 116. PRESENTAR UNA OFERTA .....................................................................................90 IMAGEN 117. BÚSQUEDA DE OFERTA PRESENTADA ................................................................91 IMAGEN 124. NOTIFICACIÓN DEL CONTRATO. ...........................................................................91 IMAGEN 118. ACTIVACIÓN DE CONTRATO ..................................................................................92 IMAGEN 119. CONSULTA DEL CONTRATO...................................................................................92 IMAGEN 120. DOCUMENTOS DEL CONTRATO. ...........................................................................93 IMAGEN 121. BÚSQUEDA DE MIS CONTRATOS. .........................................................................93 IMAGEN 129. ACEPTAR EL CONTRATO ........................................................................................94 IMAGEN 123. RETIRAR UNA OFERTA............................................................................................94 IMAGEN 124. RETIRAR UNA OFERTA............................................................................................95 IMAGEN 125. RETIRAR UNA OFERTA............................................................................................96 IMAGEN 126. IMPORTAR DESDE EXCEL .......................................................................................97 IMAGEN 127. IMPORTAR DESDE EXCEL .......................................................................................97 IMAGEN 130. PANTALLA DE ACCESO PARA RECUPERACIÓN DE CONTRASEÑA ................99 IMAGEN 128. PANTALLA PARA ENVIAR CORREO RECUPERACIÓN DE CONTRASEÑA .......99 IMAGEN 129. PANTALLA PARA ENVIAR CORREO RECUPERACIÓN DE CONTRASEÑA .......99 IMAGEN 130. ENLACE DE RECUPERACIÓN DE LA CONTRASEÑA .........................................100 IMAGEN 131. CAMBIAR CONTRASEÑA .......................................................................................100 IMAGEN 132. CAMBIAR CONTRASEÑA .......................................................................................100 IMAGEN 133. CONTRASEÑA CAMBIADA ....................................................................................101 8 de 105 1 INTRODUCCIÓN El presente documento tiene como objetivo orientar al usuario en el uso del Sistema Informático para la gestión de las compras y contrataciones del Estado Dominicano. Una plataforma Electrónica de Contratación Pública es un sistema logrado para que las instituciones del estado obtengan la mayor transparencia y eficientización de sus procedimientos y licitaciones, además de ser una solución para disminuir el gasto público y modernizar la gestión de procedimientos. Este sistema abarcara el proceso de compras desde la publicación o presentación de pliegos hasta la adjudicación y firma del contrato con el proveedor. Esta Herramienta no solo beneficia al Estado Dominicano sino también a los proveedores y ciudadanos en general, pues se gestiona a través de internet y estará disponible 24/7, de manera que el usuario podrá acceder desde cualquier parte del mundo. Eliminación de barreras geográficas y temporales (24x7). Simplificación y agilidad en el acceso a los procedimientos de contratación de la administración pública. Reducción de costes en las gestiones. Mayor rapidez y agilidad en la celebración de los contratos y en sus fases. Ampliación de mercados. Seguridad y rapidez de las comunicaciones. Acceso permanente a toda la información del proceso en las distintas fases. Teléfono: 809-682-7407 Fax: Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-MAN-Manual para Proveedores del Estado F01A-E4GC v02.00 Con la lectura de este manual el usuario logrará aprender a utilizar el sistema con la destreza que requiere para su beneficio y valerse de las ventajas que detallamos a continuación: 9 de 105 2 REQUISITOS TÉCNICOS DE ACCESO A LA PLATAFORMA Imagen 1. Compatibilidad de Navegadores De la misma forma, para obtener un óptimo provecho de la plataforma el usuario también precisa tener instaladas en su computador las siguientes aplicaciones: JAVA (Oracle): se requiere para la firma y carga de documentos. Para cargar documentos, esta tecnología sólo es necesaria en Internet Explorer versiones 7, 8 y 9. Para confirmar la instalación de JAVA Oracle, puede consultarse la siguiente dirección: http://java.com/es/download/installed.jsp, la misma lo redireccionará a la siguiente pantalla donde pulsando el botón de Acepto Continuar, podrá realizar la verificación. Teléfono: 809-682-7407 Fax: Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-MAN-Manual para Proveedores del Estado F01A-E4GC v02.00 Compatible con todos los navegadores importantes del mercado como son: Internet Explorer (8 o superior), Firefox, Google Crome, Safari y Opera. 10 de 105 Imagen 2. Comprobador de Java Imagen 3. Flash Player Teléfono: 809-682-7407 Fax: Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-MAN-Manual para Proveedores del Estado F01A-E4GC v02.00 Flash Player (Adobe): para confirmar si lo tiene instalado visite: http://helpx.adobe.com/es/flash-player/kb/find-version-flash-player.html.Esta dirección lo redireccionará a la siguiente pantalla donde pulsando el botón Comprobar ahora podrá verificar si tiene instalada la aplicación. 11 de 105 Correo Electrónico : Será preciso que el usuario cuente con un correo electrónico activo que permitirá: Realizar el registro de ingreso a la plataforma. Recibir notificaciones y mensajes de oportunidades. Comunicación con las instituciones compradoras y otros proveedores. Teléfono: 809-682-7407 Fax: Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-MAN-Manual para Proveedores del Estado F01A-E4GC v02.00 12 de 105 3 RECOMENDACIONES GENERALES DE USO Para garantizar una obtención de resultados óptimos en la utilización se recomienda: 1. Comenzar a realizar el registro de usuario y de su empresa con tiempo. 2. Siempre que sea posible, deberá convertir sus documentos a PDF. El sistema aceptará archivos de cualquier tamaño aunque no se recomienda que superen los 15 MB. 3. En todos los archivos, y especialmente los Excel y DWF/DWG, deberá siempre definir el área de impresión para que el destinatario vea correctamente la información que quiere transmitir. Teléfono: 809-682-7407 Fax: Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-MAN-Manual para Proveedores del Estado F01A-E4GC v02.00 Si necesita cualquier aclaración sobre el uso, deberá ponerse en contacto con el Servicio de Atención al Usuario. 13 de 105 4 BUSQUEDA DE PROCESOS SIN REGISTRARSE Si no está registrado en la plataforma podrá visualizar a simple vista los procesos de contratación que se hayan publicado en el sistema y que sean de acceso público, deberá hacer clic en el menú Buscar procesos de contratación: A continuación el sistema le mostrará la siguiente pantalla donde deberá hacer clic en la opción detalle para poder visualizar los diferentes procesos de contrataciones que presentará el sistema. Teléfono: 809-682-7407 Fax: Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-MAN-Manual para Proveedores del Estado F01A-E4GC v02.00 Imagen 4. Buscar Licitaciones 14 de 105 Luego de haber ingresado en Detalle del proceso que seleccionó, la plataforma le mostrará tres opciones que podrá realizar: 1. Cerrar 2. Imprimir las informaciones 3. Acceder a la oportunidad Teléfono: 809-682-7407 Fax: Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-MAN-Manual para Proveedores del Estado F01A-E4GC v02.00 Imagen 5. Pantalla Procesos Publicados 15 de 105 Imagen 6. Pantalla información de proceso A. Ingresar como un usuario ya registrado B. Registrarse por primera vez en el sistema Imagen 7. Pantalla Acceso a la oportunidad Teléfono: 809-682-7407 Fax: Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-MAN-Manual para Proveedores del Estado F01A-E4GC v02.00 Si seleccionó la opción Acceder a la Oportunidad el sistema le mostrará dos acciones que podrá ejecutar: 16 de 105 5 ACCESO Y REGISTRO DE USUARIOS El acceso se hará a través de una ventana en la que se ofrecerá tanto la posibilidad de identificarse en el caso de tener un usuario ya creado, como la de solicitar el registro cuando este sea un nuevo usuario. En los siguientes apartados se indica cómo realizar estas acciones. 5.1 Registro de un nuevo usuario Imagen 8. Registro de Nuevo Usuario Esto le llevará a un formulario como el presentado en la siguiente imagen en el que le solicitará la información precisa del usuario (deberá tener en cuenta que todos los campos son obligatorios). Teléfono: 809-682-7407 Fax: Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-MAN-Manual para Proveedores del Estado F01A-E4GC v02.00 Los usuarios que todavía no estén registrados deberán pulsar en la opción Registro que aparecerá en la barra superior de la ventana. 17 de 105 Imagen 9. Formulario de Registro de Usuario Nombre y Apellido: Identificación completa del usuario País de la Entidad : Localización geográfica Nombre de la Entidad: Escriba el nombre de la entidad que quiere crear. Correo Electrónico: dirección de correo que se usará en cualquier comunicación con este usuario. Nombre de Usuario: nombre de usuario que se utilizará para su acceso. Contraseña / Confirmar contraseña: palabra clave que permitirá validar la identidad del usuario (debe tener un mínimo de ocho caracteres y combinar letras y números). Pregunta de seguridad: pregunta que elegirá de una lista, la que le permitirá recuperar su contraseña en caso que la olvidara. Respuesta a la pregunta de seguridad: contestación que debe dar el usuario a la pregunta de seguridad para confirmar su identidad. Teléfono móvil de recuperación de contraseña: número de teléfono que se usará para los procesos de confirmación de la identidad del usuario. Zona Horaria: Le permitirá ajustar el huso horario. Tras indicar y enviar esta información, se mostrará al nuevo usuario una ventana que le indicará que recibirá en la cuenta de correo que haya puesto antes un e-Mail para que confirme su solicitud: Teléfono: 809-682-7407 Fax: Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-MAN-Manual para Proveedores del Estado F01A-E4GC v02.00 La información solicitada se corresponde con: 18 de 105 Imagen 10. Confirmación de Email Imagen 11. Activación de su registro en DGCP. Teléfono: 809-682-7407 Fax: Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-MAN-Manual para Proveedores del Estado F01A-E4GC v02.00 El correo remitido tendrá una estructura y contenidos similares a la de la imagen mostrada a continuación: 19 de 105 Teléfono: 809-682-7407 Fax: Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-MAN-Manual para Proveedores del Estado F01A-E4GC v02.00 Imagen 12. Correo de confirmación de Usuario 20 de 105 Para activar el registro será preciso pulsar en el enlace contenido en el correo electrónico recibido e indicar los datos de autenticación de usuario y contraseña que fueron suministrados en el paso anterior. Imagen 13. Pantalla de Login Teléfono: 809-682-7407 Fax: Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-MAN-Manual para Proveedores del Estado F01A-E4GC v02.00 Deberá acceder con el usuario y contraseña definido, el sistema le presentara la siguiente pantalla, donde podrá validar sus datos y cambiar la contraseña. 21 de 105 Imagen 14. Primera Sesión de Usuario. Teléfono: 809-682-7407 Fax: Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-MAN-Manual para Proveedores del Estado F01A-E4GC v02.00 Una vez completados los datos hará clic en el botón Guardar y volver. 22 de 105 El sistema muestra una pantalla donde deberá confirmar que quiere asociarse a una empresa existente Imagen 15. Solicitar acceso a una Unidad. A seguidas podrá validar si la empresa a la que desea asociarse existe o no, completando los datos que se muestran en la pantalla 5.2 Validación de la unidad de compras / proveedora: País de mi entidad: Ubicación geográfica de la entidad o institución a la que pertenece el usuario. La misma será dada por defecto según lo que se definió en el Registro de Usuario. Nombre de la entidad: Nombre de la entidad o institución a la que pertenece el usuario (si es una persona independiente deberá colocarse los nombres y apellidos). El nombre de la entidad será el mismo que fue definido en el registro de usuario. RNC: Registro Nacional contribuyente de la unidad de compras o Proveedor. Completados lo datos deberá hacer clic en validad y el sistema buscara la información de la empresa, Si la entidad existe podrá solicitar acceso pulsando el botón Solicitar Acceso. Teléfono: 809-682-7407 Fax: Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-MAN-Manual para Proveedores del Estado F01A-E4GC v02.00 Se requiere completar la siguiente información que aparece en la pantalla: 23 de 105 Imagen 16. Confirmación no existencia de entidad Teléfono: 809-682-7407 Fax: Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-MAN-Manual para Proveedores del Estado F01A-E4GC v02.00 Si la entidad no existe: deberá comunicarse a la mesa de ayuda de la Dirección General de Contrataciones Públicas. 24 de 105 6 ÁREA DE TRABAJO La pantalla de acceso aparece cuando un usuario registrado entra al SISTEMA y es desde donde accede a las funcionalidades. La pantalla de acceso tiene cinco áreas: Identificación del usuario, funcionalidades de configuración, y salida de SISTEMA; Barra de inicio; Accesos rápidos; Atajos Escritorio. Imagen 17. Área de Trabajo. Teléfono: 809-682-7407 Fax: Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-MAN-Manual para Proveedores del Estado F01A-E4GC v02.00 1. 2. 3. 4. 5. 25 de 105 Para facilitar su uso se ha estructurado en las siguientes secciones: Imagen 18. Área de Trabajo b) Contadores de mensajes y tareas: haciendo clic en estos botones es posible conocer rápidamente el número de mensajes y tareas no leídos, sin tener que de abandonar el Área de Trabajo. c) Identificación: este cuadro informa acerca de la hora local, nombre de la entidad en la que está trabajando; además, pulsando sobre la foto de perfil se despliega un menú donde encontrará configuraciones de usuario, el nombre del usuario, las Configuraciones de entidad, Reportar un error, Acceder a la ayuda y la opción Salir, que permite cerrar la sesión de usuario. d) Menú inicio: menú en el que se encuentran disponibles diferentes módulos para poder desarrollar sus funciones dentro de la plataforma. Siempre y cuando tenga los permisos requeridos. e) Oportunidades recientes: Área que permite acceder rápidamente a las últimas oportunidades de las que se ha mostrado interesado. f) Bloques de Área de Trabajo: esta zona se divide en 3 bloques (superior, izquierdo y derecho) que permitirá el acceso a diferentes funcionalidades de la plataforma. Teléfono: 809-682-7407 Fax: Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-MAN-Manual para Proveedores del Estado F01A-E4GC v02.00 a) Botón inicio: pulsando sobre el mismo regresará siempre al Área de Trabajo. 26 de 105 Bloque superior: Área con 6 categorías que permitirá al usuario tener una percepción rápida acerca de lo que está ocurriendo en la plataforma, tales como: Oportunidades con Interés, En Edición, Adjudicación Pendientes, Invitaciones Directas, Nuevos Informes y Observaciones al Proceso / Errores y Omisiones. Pulsando en cada uno de ellos se accede directamente a la información que muestran. Bloques izquierdo y derecho: pueden contener las siguientes aplicaciones en función de la personalización del Área de Trabajo de cada usuario. Teléfono: 809-682-7407 Fax: Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-MAN-Manual para Proveedores del Estado F01A-E4GC v02.00 I. Agenda: lista de actividades del usuario en formato calendario. II. Sugerencia del día en Smarty: alertas de la plataforma. III. Mensajes: lista de los últimos mensajes recibidos con indicación de cuales han sido leídos. IV. Oportunidades de Negocio: lista de las últimas oportunidades en proceso. 27 de 105 7 CONFIGURACIONES DEL USUARIO Es el área que le permitirá hacer las configuraciones relacionadas con el usuario de la empresa asociada. Para acceder a esta área, deberá hacer clic en el botón que se encuentra en la parte superior derecha del área de trabajo donde se encuentra la foto de perfil luego pulsar en “Configuraciones del usuario”. Teléfono: 809-682-7407 Fax: Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-MAN-Manual para Proveedores del Estado F01A-E4GC v02.00 Imagen 19. Configuraciones de Usuario 28 de 105 Se abrirá una nueva pantalla con las diferentes opciones de configuraciones disponibles de acuerdo con su perfil. Teléfono: 809-682-7407 Fax: Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-MAN-Manual para Proveedores del Estado F01A-E4GC v02.00 Imagen 20. Información del Usuario 29 de 105 Serán presentados los siguientes bloques: 1- Mis datos de usuario: Al hacer clic en “Mis datos de usuario”, el usuario accede al formulario de registro en sistema, en el cual puede actualizar periódicamente los datos y contactos del usuario, definir el idioma con el que se quiere usar el sistema y cargar una imagen del perfil. También es posible modificar la pregunta y respuesta de seguridad que son utilizadas para la recuperación de contraseña. Imagen 21. Pantalla editar datos de usuario Teléfono: 809-682-7407 Fax: Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-MAN-Manual para Proveedores del Estado F01A-E4GC v02.00 Para modificar sus datos el usuario debe hacer clic en “Editar”, a la izquierda del formulario y una vez actualice los datos debe hacer clic en “Guardar y volver”. 30 de 105 Anexar imagen de perfil Esta opción le permitirá agregar una foto al perfil de usuario, a través de los siguientes pasos: 1. Hacer clic en el menú configuración de usuario que se encuentra en la parte superior derecha. Imagen 22. Entrada a Configuraciones del usuario Imagen 23. Pantalla Botón Editar 3. Una vez en el formulario, Pulsar el botón Cambiar foto 4. Le aparecerá una pantalla en la que deberá hacer clic en el botón Teléfono: 809-682-7407 Fax: Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. . . DGCP-MAN-Manual para Proveedores del Estado F01A-E4GC v02.00 2. Pulsar el Botón Editar. 31 de 105 Imagen 24. Pantalla Añadir foto Imagen 25. Pantalla Anexar documento 6. Una vez elegido el archivo o imagen pulsar el botón . Imagen 26. Pantalla Anexar documento 7. El sistema le indicara que el documento ya está anexo y podrá cerrar la ventana. Imagen 27. Pantalla Anexar documento Teléfono: 809-682-7407 Fax: Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-MAN-Manual para Proveedores del Estado F01A-E4GC v02.00 5. Le abrirá la pantalla de Anexar documento, deberá pulsar la opción “Buscar Documento”, será re direccionado a su ordenador donde podrá elegir la imagen que necesite. 32 de 105 8. A contracción pulsar el botón Guardar. Imagen 28. Añadir imagen Finalmente pulsar el botón Guardar y volver para aceptar los cambios . En esta sección el usuario puede consultar las ventanas de mantenimiento del sistema, sus actualizaciones, mejoras, o novedades El usuario debe hacer clic en “Noticias DGCP”. Imagen 29. Buscar noticias DGCP El usuario puede consultar todas las noticias haciendo clic en “Todas” o las noticias recientes haciendo clic en “Recientes” o buscar una noticia especifica en “Buscar noticias DGCP”. El usuario debe hacer clic en “Detalle” a la derecha del título de cada noticia para leer los contenidos de una noticia. Teléfono: 809-682-7407 Fax: Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-MAN-Manual para Proveedores del Estado F01A-E4GC v02.00 2- Noticias DGCP 33 de 105 3- Mis Registros En Mis registros el usuario ve los Proveedores a los que está asociado como usuario y el estado de sus solicitudes para estar asociado a un Proveedor (aceptadas, pendientes, rechazadas). A través de esta opción podrá acceder a diferentes entidades con un único usuario. El administrador de cada entidad será el responsable de autorizar los accesos a la misma. Para solicitar acceso a otra entidad deberá seguir los siguientes pasos: Imagen 30. Acceso a Mis registros B- A continuación hacer clic en el botón Nuevo registro. Imagen 31. Nuevo registro Teléfono: 809-682-7407 Fax: Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-MAN-Manual para Proveedores del Estado F01A-E4GC v02.00 A- Deberá hacer clic en el menú Configuraciones del usuario que se encuentra en la parte superior derecha de la pantalla y a seguidas pulsar la opción Mis registros que se encuentra en el menú izquierdo. 34 de 105 El sistema presentará la siguiente pantalla donde deberá pulsar el botón Buscar para que muestre las diferentes entidades existentes, procederá a buscar por el nombre o por el RNC de la entidad a la que desea solicitar acceso. Imagen 32. Buscar entidad Imagen 33. Solicitar acceso a otra entidad Podrá verificar desde la pantalla principal del menú Mis registros el estado de la solicitud realizada. Teléfono: 809-682-7407 Fax: Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-MAN-Manual para Proveedores del Estado F01A-E4GC v02.00 C- Una vez encuentre la entidad buscada, deberá pulsar la opción Solicitar. 35 de 105 PERSONALIZAR ESCRITORIO: En esta opción se podrá definir la organización de los elementos del área de trabajo del sistema, tales como: Menú (Definición del Menú Inicio ) Zonas de Acceso Directo ( Áreas Rápidas ) Enlaces Rápidos ( Ir a ) Escritorio Usuarios ( Asignar a Dependencias ) Asignar a Usuarios Imagen 34. Personalizar mi escritorio. Teléfono: 809-682-7407 Fax: Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-MAN-Manual para Proveedores del Estado F01A-E4GC v02.00 36 de 105 4- ACCESOS DEL USUARIO . En esta opción podrá consultar y modificar nombres de usuarios, su contraseña y sus accesos; y agregar o borrar nombre de usuario y asignar usuarios delegados, en la misma encontrara dos opciones: Accesos e Histórico de Accesos. ACCESOS DEL USUARIO En la sección de “Accesos” será posible realizar las siguientes acciones: Consultar y modificar nombres de usuario y contraseña. Agregar o borrar usuarios delegados. Para consultar y modificar su nombre de usuario y contraseña deberá hacer clic en “Editar” Imagen 36. Editar nombre de usuario y contraseña A continuación le presentara una pantalla donde podrá modificar el usuario actual y la contraseña, a seguidas pulsar el botón “Guardar acceso”. Teléfono: 809-682-7407 Fax: Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-MAN-Manual para Proveedores del Estado F01A-E4GC v02.00 Imagen 35. Acceso al usuario. 37 de 105 Imagen 37. Editar nombre de usuario y contraseña A su vez en esta opcion podrá designar un usuario delegado que ejerza sus funciones tanto por un periodo de tiempo especifico como de manera permanente. Imagen 38. Crear usuario delegado A continuación, el sistema le presentara una pantalla donde deberá: A- Escribir el nombre y la contraseña del usuario delegado. B- Definir el tiempo de duración que tendrá el mismo, si elige “permanente” el usuario delegado tendrá acceso indefinidamente, si elige “definir la duración” le presentara dos cuadros para la asignación de fechas de inicio y finalización. C- Una vez completada esta información, deberá hacer clic en el botón “crear acceso”. Todos los usuarios delegados aparecerán en la sección de “Accesos”. También es posible borrar usuarios delegados seleccionando la casilla correspondiente al usuario delegado que se desea borrar y haciendo clic en “Borrar”. Teléfono: 809-682-7407 Fax: Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-MAN-Manual para Proveedores del Estado F01A-E4GC v02.00 Para crear usuarios delegados es necesario hacer clic en “Agregar”. 38 de 105 Imagen 39. Borrar usuario delegado HISTÓRICO DE ACCESOS Imagen 40. Histórico de accesos Teléfono: 809-682-7407 Fax: Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-MAN-Manual para Proveedores del Estado F01A-E4GC v02.00 Esta sección permite consultar la historia de accesos al sistema del usuario principal y de los usuarios delegados. El usuario puede visualizar la fecha y hora de sus últimos accesos y los de todos sus usuarios delegados. 39 de 105 8 TÉRMINOS Y CONDICIONES DE USO Imagen 41. Términos y Condiciones de Uso. Teléfono: 809-682-7407 Fax: Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-MAN-Manual para Proveedores del Estado F01A-E4GC v02.00 Donde podrá consultar las condiciones de uso del sistema, los términos legales y su adecuación a la normativa Dominicana, en materia de protección de datos de carácter personal así como otros avisos, como la condiciones de cancelación de un procedimiento, de emisión de certificados, etc. 40 de 105 9 CONFIGURACIONES DE ENTIDAD Es el área que le permitirá hacer las configuraciones de la entidad asociada. Para acceder a esta área, deberá hacer clic en “Configuraciones Entidad Estatal / Proveedor” en el menú de inicio. A continuación le presentará las diferentes opciones del menú configuración de la entidad: A- Datos de la Unidad de Compra / Proveedor: Comprenderá las informaciones generales de la entidad tales como nombre, dirección, contacto principal, correo, información financiera. Teléfono: 809-682-7407 Fax: Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-MAN-Manual para Proveedores del Estado F01A-E4GC v02.00 Imagen 42. Configuraciones de Entidad Estatal / Proveedor 41 de 105 Teléfono: 809-682-7407 Fax: Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-MAN-Manual para Proveedores del Estado F01A-E4GC v02.00 Imagen 43. Formulario de Configuraciones de Entidad 42 de 105 B- Áreas de interés: Las áreas de interés son los bienes o servicios que ofrece el Proveedor, los cuales deben expresarse utilizando el Clasificador de Bienes y Servicios. Para acceder a la sección de áreas de interés, el usuario debe ingresar al menú de “Configuración del Proveedor” y hacer clic en “Áreas de interés”. Opción para asociar a la Entidad o Unidad de Compra las categorías UNSPSC de forma que reciba alertas siempre que se publique un procedimiento para alguna de esas categorías. Además, permite diferenciar los procedimientos de su interés de lo demás, puesto que se quedan organizados en la opción oportunidades. Teléfono: 809-682-7407 Fax: Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-MAN-Manual para Proveedores del Estado F01A-E4GC v02.00 Imagen 44. Datos de la Unidad 43 de 105 Imagen 45. Buscar por Interés. Imagen 46. Opciones Ver Imagen 47. Herramientas Herramientas: a través de esta opción al hacer clic se podrá hacer lo siguiente: Teléfono: 809-682-7407 Fax: Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-MAN-Manual para Proveedores del Estado F01A-E4GC v02.00 De cara a la administración de las áreas de interés en ver encontramos los siguientes opciones: Últimas Modificaciones, Todos, Activos y no Activos que permite filtrar de manera rápida el estado de los bienes y servicios. 44 de 105 O O Exportar las diferentes plantillas de Excel de áreas de interés. Importar plantillas en Excel desde su ordenador hasta el sistema. C- Configuración unidad de compras / proveedor: Área donde se permitirá a los usuarios de la unidad; la configuración del escritorio. Esta opción permite cambios según el requerimiento del administrador de la unidad proveedor. D- Administración de usuarios: Área donde permitirá crear nuevos usuarios, aceptar o rechazar las solicitudes realizadas a la empresa por otros usuarios que desean acceder. Para ello deberá ir a la imagen de perfil colocada en la parte superior derecha y pulsa el menú Configuración de Unidad de Compras / Proveedor y en los bloques que se presentan en el lado izquierdo elegir Administración de usuarios. Teléfono: 809-682-7407 Fax: Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-MAN-Manual para Proveedores del Estado F01A-E4GC v02.00 Imagen 48. Configuración Unidad de Compras. 45 de 105 Imagen 49. Administración de Usuario. Crear usuarios y completar los datos solicitados. Teléfono: 809-682-7407 Fax: Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-MAN-Manual para Proveedores del Estado F01A-E4GC v02.00 Hacer clic en el botón 46 de 105 Imagen 50. Formulario crear usuario . Este Imagen 51. Formulario crear usuario Deberá pasar al nuevo usuario los datos para que acceda al sistema, el mismo procederá a realizar su primer acceso y cambiar su contraseña. ACEPTAR Para aceptar solicitudes de acceso de usuarios, se pulsará en la opción deseada, que le llevará a una página en la que aparece el listado de solicitudes. De ellas se seleccionará el usuario a aceptar y, por último, hará clic en el botón Aceptar usuarios. Es importante destacar que la aceptación se puede realizar tanto de forma individual como para grupos de usuarios. Teléfono: 809-682-7407 Fax: Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-MAN-Manual para Proveedores del Estado F01A-E4GC v02.00 Una vez completado los pasos solicitados deberá hacerle clic al botón le arrojará una pantalla como muestra la imagen50. 47 de 105 Imagen 53. Aceptar solicitudes de acceso Tras esto, los diferentes usuarios formarán parte de la entidad y estarán disponibles para poder ser asociados a los equipos de trabajo de la misma. Teléfono: 809-682-7407 Fax: Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-MAN-Manual para Proveedores del Estado F01A-E4GC v02.00 Imagen 52. Aceptar solicitudes de acceso 48 de 105 Imagen 54. Solicitud de acceso aceptado RECHAZAR. Para rechazar una solicitud de un usuario el proceso es similar a la de la aceptación, pero procederá a entrar en la opción Rechazar usuarios. Teléfono: 809-682-7407 Fax: Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-MAN-Manual para Proveedores del Estado F01A-E4GC v02.00 Imagen 55. Rechazar usuarios 49 de 105 CANCELAR. Para cancelar el acceso de un usuario, se pulsará la opción Cancelar usuarios. En la ventana que se muestra a continuación aparece un listado de los usuarios con acceso a la entidad. De ellas se seleccionará el o los que se desea cancelar, y por último se pulsará el botón Cancelar usuarios. Imagen 56. Cancelar acceso de usuario REVETIR RECHAZO DE USUARIOS. Imagen 57. Revertir rechazo de usuarios E- Perfiles de Usuarios. En esta área se podrá crear perfiles a usuarios concretos o a todos los usuarios asignados a una dependencia, grupo de usuarios o unidad de contratación. Estos perfiles servirán para definir qué tipo de actividades puede realizar el usuario en nombre de la Entidad Estatal. Teléfono: 809-682-7407 Fax: Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-MAN-Manual para Proveedores del Estado F01A-E4GC v02.00 Para revertir rechazo de usuarios, se muestra a continuación un listado, de ellas se seleccionará el o los que se desea revertir, y por último se pulsará el botón revertir rechazo de usuarios. 50 de 105 Imagen 58. Perfil de Usuario F- Dependencias: Imagen 59. Dependencia El administrador podrá actualizar los datos de la dependencia donde pertenece, dando clic en detalles, se desplegará la siguiente ventana con la opción de administración de dependencias donde realizará los cambios. Teléfono: 809-682-7407 Fax: Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-MAN-Manual para Proveedores del Estado F01A-E4GC v02.00 En esta área la unidad del proveedor podrá solicitar acceso a otras unidades de compras, buscar y Comprenderá las instituciones que está asociada o solicita acceso la unidad de compras. 51 de 105 Imagen 60. Administración de Dependencia G- Bibliotecas de documentos: Imagen 61. Biblioteca de Documentos Esta opción permite anexar documentos, importar archivos, borrar y descargar documentos. H- Suscripción de Alertas. El usuario puede gestionar las condiciones en que recibe las alertas de correo electrónico que envía el sistema. Para acceder a esta funcionalidad debe entrar en la sección “Configuración de Entidad Estatal / Proveedor” y hacer clic en “Suscripción a alertas”. • • Permite dentro de la cuenta crear conjuntos de usuarios dentro del sistema. Tendrá como opción; crear, activar, borrar, cancelar Teléfono: 809-682-7407 Fax: Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-MAN-Manual para Proveedores del Estado F01A-E4GC v02.00 En esta opción podrá almacenar la documentación o certificaciones generales de la unidad del proveedor para la presentación de ofertas dentro del sistema de compras. 52 de 105 Imagen 62. Suscripción de Alertas. I- Grupos de Usuarios. Imagen 63. Grupos de Usuarios Teléfono: 809-682-7407 Fax: Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-MAN-Manual para Proveedores del Estado F01A-E4GC v02.00 En esta opción el usuario podrá crear conjuntos de usuarios dentro de la unidad del proveedor dentro del sistema. Donde tendrá como opción; crear, activar, borrar, cancelar 53 de 105 10 MENÚ DE BÚSQUEDA En esta área, se ofrecerá acceso a la búsqueda de Oportunidades y de Procedimientos de acceso público. Imagen 64. Oportunidades de negocio Las oportunidades de negocio corresponden a los Procesos a los cuales el Proveedor ha sido invitado por la Entidad Estatal; el Proceso corresponde a productos o servicios relacionados con un código UNSPC establecido por el Proveedor como de su interés; o el Proveedor se ha suscrito a ellas. En esta opción accederá a los procedimientos públicos de licitación que se han cargado y cuya naturaleza de compra se corresponden con las categorías asociadas al perfil de negocio de la empresa. Al acceder a la sección se muestra un listado de los procedimientos que cumplen las condiciones indicadas antes. Junto a cada oportunidad aparecerá un enlace denominado Detalle que lleva a la página de consulta de expediente (descrita más adelante). Teléfono: 809-682-7407 Fax: Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-MAN-Manual para Proveedores del Estado F01A-E4GC v02.00 10.1 Menú oportunidades de negocio 54 de 105 Imagen 65. Búsqueda de oportunidades 10.2 Búsqueda avanzada oportunidad Recibidas Con Interés En Respuestas Respondidas Seleccionadas Perdidas Expiradas/Canceladas Favoritas Imagen 66. Búsqueda avanzada de oportunidades Teléfono: 809-682-7407 Fax: Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-MAN-Manual para Proveedores del Estado F01A-E4GC v02.00 Para facilitar la consulta se contará con un sistema de búsqueda por palabra clave, y será posible filtrar los elementos mostrados de forma que sólo aparezcan las oportunidades: 55 de 105 Recibidas: oportunidades recibidas por el usuario proveedor. Con Interés: lista de oportunidades las cuales mostró interés. En Respuesta: oportunidades a la espera de respuestas en el sistema. Respondidas: lista de oportunidades respondidas. Seleccionadas: oportunidades seleccionadas en el sistema. Perdidas: oportunidades perdidas en el sistema. Expiradas/ canceladas: lista de oportunidades expiradas y canceladas. Favoritas: lista de oportunidades seleccionadas como favoritas. Imagen 67. Acciones de Búsqueda. El sistema mostrará una ventana con una estructura y contenidos similares a los de la página de acceso. Teléfono: 809-682-7407 Fax: Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-MAN-Manual para Proveedores del Estado F01A-E4GC v02.00 Acciones Para rechazar o cancelar una oportunidad deberá hacer clic en el enlace Acciones dentro de la sección Oportunidades, que se encuentra en la parte inferior izquierda. 56 de 105 Imagen 68. Búsqueda de oportunidades 10.3 Buscar procesos En esta opción el usuario encontrará todos los procedimientos publicados, independientemente de su categoría de negocio. Además se mostrarán aquellos a los cuales fue invitado manualmente por la entidad contratante. A fin de facilitar la consulta de la información, esta sección contará con un servicio de búsqueda por palabra clave (simple y avanzada), y ofrecerá la posibilidad de filtrar los elementos mostrados atendiendo a si se han modificado recientemente o se han establecido como favoritos. Teléfono: 809-682-7407 Fax: Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-MAN-Manual para Proveedores del Estado F01A-E4GC v02.00 Para rechazar o cancelar una o más oportunidades se debe activar el checo-box correspondiente a cada una de ellas y pulsar el botón Rechazar o cancelar. 57 de 105 Imagen 69. Búsqueda de todos los procesos Junto a cada elemento del listado hay un enlace Detalle que lleva a la ficha detallada del procedimiento (descrita más adelante). El principal objetivo del Plan Anual de Compras y Contrataciones es permitir que la Unidad de Compras aumente la probabilidad de lograr mejores condiciones de competencia a través de la participación de un mayor número de operadores económicos interesados en los procesos de selección que se van a adelantar durante el año fiscal, y que el Estado cuente con información suficiente para realizar compras coordinadas. Esta sección permite a los usuarios consultar los planes anuales de adquisiciones publicados en el sistema. Estos planes corresponden a la programación de las necesidades en adquisición de bienes y servicios de las Entidades Estatales. Además comunican de forma anticipada dichas necesidades a los potenciales Proveedores para que estén preparados para participar en los Procesos que las Entidades convoquen para cubrir esas necesidades. Teléfono: 809-682-7407 Fax: Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-MAN-Manual para Proveedores del Estado F01A-E4GC v02.00 10.4 Plan anual de compras y contrataciones 58 de 105 Imagen 70. Buscar por Plan Anual de Adquisiciones. Para facilitar a los usuarios la localización del Plan Anual de Adquisiciones por el que tenga interés, el sistema incorpora una funcionalidad de búsqueda por diferentes criterios. Para mayor comodidad el usuario puede exportar estas búsquedas y guardarlas en su ordenador en formato Excel. Descargar el Plan Anual de Adquisiciones. Para ello el usuario debe hacer clic en “Descargar”, con lo que el SISTEMA generará un archivo ZIP en el que están incluidos dos archivos Excel que corresponden a las planificaciones de necesidades y de adquisiciones de la Entidad Estatal. Imagen 71. Cargar PACC Teléfono: 809-682-7407 Fax: Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-MAN-Manual para Proveedores del Estado F01A-E4GC v02.00 Además, el sistema ofrece la posibilidad de: 59 de 105 11 MENÚ MIS PROCESOS Sección en la que se podrá consultar todas las ofertas y/o adjudicaciones que las entidades presentaron (Mis ofertas) y/o ganó (Mis contratos). 11.1 Mis ofertas En este apartado se presentarán las ofertas de la empresa, tanto las que están en edición como las ya presentadas. Si todavía está abierto el periodo de presentación de ofertas es posible crear una propuesta nueva. Para ello el usuario debe hacer clic en “Crear”. Esto aplica si la oferta no está limitada a Mi Pymes. Mientras el usuario no ha presentado ninguna oferta el SISTEMA muestra un botón “Crear oferta”. 1. ACCESO AL LISTADO DE MIS OFERTAS Al entrar en este apartado se muestra un listado con todas las ofertas de la empresa. Junto a cada elemento del listado se ofrecen dos enlaces: Detalle: lleva a una ficha con la información de las características de la oferta presentada. Editar: lleva al formulario de edición de la oferta Teléfono: 809-682-7407 Fax: Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-MAN-Manual para Proveedores del Estado F01A-E4GC v02.00 Imagen 72. Mis procesos 60 de 105 Imagen 73. Mis Ofertas 2. FILTRADO DE LOS ELEMENTOS MOSTRADOS Últimas modificaciones. Todas En edición. Esperando aprobación. Pendiente por presentar. Rechazada. Aceptada. Presentada. Revisada. Canceladas. Elaborada. Enviada. Retirada. Teléfono: 809-682-7407 Fax: Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-MAN-Manual para Proveedores del Estado F01A-E4GC v02.00 Para facilitar la consulta se cuenta con un sistema de búsqueda por palabra clave, y es posible filtrar los elementos mostrados de forma que sólo aparezcan las oportunidades: 61 de 105 Teléfono: 809-682-7407 Fax: Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-MAN-Manual para Proveedores del Estado F01A-E4GC v02.00 Imagen 74. Opciones de mis ofertas 62 de 105 3. CANCELACIÓN DE OFERTAS Para cancelar una oferta será preciso pulsar en el enlace Cancelar que aparece en el apartado Opciones en la parte inferior izquierda de la pantalla de mis ofertas. Imagen 75. Cancelación de ofertas Imagen 76. Cancelación de ofertas En el listado que se muestra se deberán elegir la o las ofertas a cancelar (para lo que es preciso activar el check-box que aparece junto a cada una de ellas) y pulsar el botón Cancelar. Teléfono: 809-682-7407 Fax: Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-MAN-Manual para Proveedores del Estado F01A-E4GC v02.00 Se accederá a un listado de todas las ofertas que por el estado en que están pueden ser canceladas. 63 de 105 11.2 Mis contratos Apartado en el que se tendrá acceso a las adjudicaciones recibidas por la entidad y consultar su detalle. Imagen 77. Mis contratos Acceso al listado de Mis Contratos Imagen 78. Listado contratos. Cada elemento de la lista tiene dos enlaces: Entidad contratante: si se selecciona lleva a la ficha de la organización en el directorio de entidades. Detalle: lleva a la ficha del contrato generado automáticamente. En ella es posible aceptar o rechazar las condiciones contractuales y enviar documentos. Teléfono: 809-682-7407 Fax: Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-MAN-Manual para Proveedores del Estado F01A-E4GC v02.00 Al entrar en este apartado se mostrará un listado con todas las adjudicaciones de la empresa. 64 de 105 1. FILTRADO DE LOS ELEMENTOS MOSTRADOS (MENU SELECCIONE). Para facilitar la consulta se cuenta con un sistema de búsqueda por palabra clave, y será posible filtrar los elementos mostrados de forma que sólo aparezcan las oportunidades: En aprobación. Rechazada. Esperando pago (no disponible). En aprobación Firmado y publicado por la Entidad Estatal. Firmado y enviado a la Entidad Estatal. Suspendidos. Cancelados. Proveedores seleccionados. Firmados y terminados anormalmente. Imagen 79. Filtro de contratos Teléfono: 809-682-7407 Fax: Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-MAN-Manual para Proveedores del Estado F01A-E4GC v02.00 65 de 105 2. OPCIONES Desde esta sección que se encuentra en la parte inferior del lado izquierdo, en la pantalla de administración de contratos, también será posible realizar otras acciones relacionadas con los contratos asociados a la entidad. Concretamente es posible: Aprobar los contratos. Rechazar los contratos. Suspender los contratos. Reactivar los contratos. Cancelar los contratos. Marcar como pagados. Imagen 80. Filtro de contratos Teléfono: 809-682-7407 Fax: Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-MAN-Manual para Proveedores del Estado F01A-E4GC v02.00 Para ello deberá pulsarse el correspondiente enlace en la sección Opciones. Esto llevará a una página en la que se mostrarán los contratos para lo que esa acción es posible. Se deberá seleccionar el o los check-box para los que se desea ejecutar la acción, y pulsar el botón de confirmación de dicha acción. 66 de 105 12 MENÚ BÚSQUEDA GENERAL En este menú se unificarán las opciones de Búsqueda y Mis Procesos, además se ofrecerá acceso al Directorio de empresas y al Plan Anual de Adquisiciones. Imagen 81. Menú de búsqueda Imagen 82. Menú de búsqueda A. BÚSQUEDA Estas opciones fueron descritas dentro de la sección Menú búsqueda. B. MIS PROCESOS Estas opciones fueron descritas dentro de la sección Menú Mis Procesos. C. REGISTRO DE PROVEEDORES Cuenta con un directorio de empresas donde las entidades podrán buscar proveedores para sus procedimientos de contratación. Teléfono: 809-682-7407 Fax: Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-MAN-Manual para Proveedores del Estado F01A-E4GC v02.00 Al seleccionar la opción Menú y luego Menú de Búsqueda se accederá a una página con las distintas opciones: 67 de 105 13 HERRAMIENTAS DE TRABAJO A través de esta opción podrá acceder a otras herramientas de trabajo del sistema, tales como: Mensajes y Constancias del DGCP. Imagen 83. Otras herramientas de trabajo 13.1 Mensajes Imagen 84. Mensajes De igual forma a través de Opciones podrá eliminar borrador, que hará referencia a los mensajes guardados como borrador en el sistema. Teléfono: 809-682-7407 Fax: Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-MAN-Manual para Proveedores del Estado F01A-E4GC v02.00 Mediante esta opción podrá visualizar los mensajes, nuevos, leídos, enviados y borrador. 68 de 105 Imagen 85. Opciones Desde la opción Filtrar mensajes el sistema le permitirá filtrar todos los mensajes, los nuevos, los borradores, los leídos, enviados y los favoritos. 13.2 Tareas Imagen 86. Tareas Teléfono: 809-682-7407 Fax: Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-MAN-Manual para Proveedores del Estado F01A-E4GC v02.00 Esta área permitirá administrar las asignaciones que se le indicarán a un usuario indicándole una acción específica en el sistema la cual le permite al administrador de la unidad; crea, borrar, cerrar, cancelar. 69 de 105 13.3 Alertas En esta opción podrá visualizar las notificaciones electrónicas que el usuario recibirá en las diferentes etapas de los procesos. Esta indicación se genera en el sistema automáticamente. Teléfono: 809-682-7407 Fax: Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-MAN-Manual para Proveedores del Estado F01A-E4GC v02.00 Imagen 87. Alertas 70 de 105 13.4 Constancias del proceso En esta área podrá hacer seguimiento de los intercambios de mensajes y comunicaciones entre las entidades contratantes y su empresa. Imagen 88. Constancia del Proceso Al entrar en la sección se muestra un listado de los recibos asociados a la entidad. De cada uno de ellos se indica: La referencia del recibo. El tipo de comunicación o documento, que puede ser: Además, cada elemento del listado tiene un enlace Detalle que lleva a una ficha pormenorizada de los datos y que puede ser descargada en formato PDF. Teléfono: 809-682-7407 Fax: Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-MAN-Manual para Proveedores del Estado F01A-E4GC v02.00 En "Constancias del Proceso" aparece la lista de las últimas constancias automáticas recibidas por el Proveedor ("Recientes") y haciendo clic en "Todos" el usuario ve todas las constancias de su actividad en el sistema. 71 de 105 14 PROCEDIMIENTOS RECIENTES Esta sección nos presentan la estadística de los procesos más usados, en cada indicador de uso como: Total de ventas, Bienes más vendidos y Proveedores más contratados. Teléfono: 809-682-7407 Fax: Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-MAN-Manual para Proveedores del Estado F01A-E4GC v02.00 Imagen 89. Estadística Pagina Inteligente. 72 de 105 15 INDICACIÓN DE INTERÉS POR UN PROCEDIMIENTO El sistema también ofrece varias funcionalidades en la ficha de la oportunidad. Estas funcionalidades varían dependiendo de si el usuario está o no suscrito al Proceso y según la fase en la que el proceso se encuentre. Para tener acceso a toda la información de un procedimiento, y poder realizar tareas sobre el mismo, se deberá pulsar el botón Oportunidades Recientes o Todos los procesos DGCP. 1- ) Elegir el procedimiento que interesa participar dando clic en detalles. Imagen 90. Indicación de Interés. 2- ) Indicar interés a un procedimiento. Suscripción / desactivar suscripción. En el caso de las oportunidades a las que el Proveedor ha sido invitado específicamente o que corresponden a un código UNSPSC de interés, el usuario debe suscribirse a ella para poder elaborar una propuesta en el SISTEMA. Para ello debe hacer clic en “Suscribirse” junto a “Detalle” y seleccionar la opción “Suscribirme”. Imagen 91. Manifestación de Interés o Suscribirse. Teléfono: 809-682-7407 Fax: Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-MAN-Manual para Proveedores del Estado F01A-E4GC v02.00 • 73 de 105 Para ello deberá buscar la oportunidad en la que está interesado y hacer clic en Detalle, a continuación el sistema le presentará un resumen de la información del proceso y le dará la opción de imprimir o Mostrarse interesado. Imagen 92. Muestra de interés en un proceso Imagen 93. Muestra de interés en un proceso Una vez confirmado el interés en el proceso se crea el expediente de la oportunidad. En él están organizados todos los ítems relacionados con una oportunidad o procedimiento (fechas, nombre del expediente, nombre de la entidad contratante, Fase actual del proceso, mensajes, ofertas, recibos, documentos, entre otros). IMPORTANTE: Para poder acceder a otras funcionalidades del procedimiento, descargar documentación adicional y poder enviar una oferta, es obligatorio confirmar interés en el procedimiento. Teléfono: 809-682-7407 Fax: Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-MAN-Manual para Proveedores del Estado F01A-E4GC v02.00 El sistema genera una casilla en la que podrá agregar algún comentario que quiera que el comprador visualice, a continuación pulsan el botón confirmar. 74 de 105 15.1 Área de trabajo del expediente Teléfono: 809-682-7407 Fax: Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-MAN-Manual para Proveedores del Estado F01A-E4GC v02.00 Imagen 93. Área de Trabajo del Expediente. 75 de 105 A) Proceso: encontrará el nombre del proceso y la referencia del mismo, así como el tipo de proceso al que está ofertando. B) Fases: el sistema le muestra la fase en la que se encuentra el proceso, este widget también lo verá el comprador, a su vez podrá cambiar el estado de interesado a desinteresado. C) Presentación de oferta: podrá visualizar la información de la unidad de contratación y el código UNSPSC, a su vez tendrá acceso al resumen del proceso y documentación pulsando el widget ver detalle. D) Reloj: Reloj cronometro que le permite visualizar el tiempo restante para presentar ofertas. Teléfono: 809-682-7407 Fax: Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-MAN-Manual para Proveedores del Estado F01A-E4GC v02.00 Imagen 94. Área de trabajo del expediente. 76 de 105 Imagen 95. Reloj cronometro E) Comprador: Nombre y logo de la entidad o institución contratante. F) Zona horaria: Información horario, fecha de presentación y apertura de la oferta. G) Línea de tiempo: es una representación gráfica de las diferentes actividades del proceso, por ejemplo fecha de publicación del pliego de condiciones, plazo para presentar observaciones. H) Mensajes: esta herramienta permite crear y enviar mensajes a la entidad contratante relacionados con el proceso en el momento que considera necesario. I) Observaciones a los documentos del proceso: esta opción solo es habilitada en la fase de observación de un proceso, permite enviar aclaraciones sobre el mismo. K) Lista de proveedores: habilita esta sección cuando la entidad estatal pública la lista de proveedores admitidos a participar en el proceso, en esta opción podrá descargar las ofertas y documentos de otros proveedores siempre y cuando no sean confidenciales. L) Observaciones: esta sección muestra las últimas observaciones enviadas por los proveedores al informe preliminar de selección y las respuestas recibidas. M) Notificaciones: esta sección muestra las últimas observaciones enviadas por los proveedores al informe preliminar de selección y las respuestas recibidas. N) Documentos oferta: presenta la lista de los documentos que el proveedor ha incluido en la oferta presentada en el proceso, el usuario podrá consultar, editar y descargar los documentos. 15.2 Mensajes En este módulo se puede acceder a los mensajes recibidos por el usuario. Asimismo, desde aquí podrá generar mensajes a la entidad convocante. Teléfono: 809-682-7407 Fax: Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-MAN-Manual para Proveedores del Estado F01A-E4GC v02.00 J) Mis ofertas: Lista donde muestra las ofertas realizadas. 77 de 105 Imagen 96. Mensajes Las funcionalidades ofrecidas incluyen: Muestra una lista de los mensajes recibidos y la fecha y hora de su recepción. Pulsando en el botón Nuevo se accede a un formulario con el que escribir mensajes a la entidad convocante. Imagen 97. Funcionalidades de mensajes En él se indica: La entidad remitente (no es editable). El nombre de quién envía el mensaje (no es editable). El destinatario (no es editable y tiene un enlace a la ficha de dicha entidad). Referencia del mensaje (campo obligatorio). Tipo de mensaje (no es editable). Asunto del mensaje (campo obligatorio). Posibilidad de anexar documentos desde el ordenador del remitente o desde los asociados a la entidad. Un desplegable en el que seleccionar una plantilla para el mensaje (si se han definido). Un editor de texto rico con el que se redacta el cuerpo del mensaje. Teléfono: 809-682-7407 Fax: Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-MAN-Manual para Proveedores del Estado F01A-E4GC v02.00 78 de 105 Imagen 98. Funcionalidades de mensajes Teléfono: 809-682-7407 Fax: Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-MAN-Manual para Proveedores del Estado F01A-E4GC v02.00 Además, mediante tres botones que aparecen en la parte superior e inferior del formulario, el mensaje puede: Guardarse como borrador. Enviarse al destinatario. 79 de 105 16 CREAR UNA OFERTA 16.1 Elaboración de la oferta La creación de una oferta requiere que previamente el usuario identifique el Proceso en el que quiere participar y se suscriba o interese en el mismo (Ver sección 14 Indicación de interés por un procedimiento). Una vez haya mostrado interés en el procedimiento deberá ir al área de trabajo del mismo, donde tendrá disponible los widget de mensajes y observaciones el procedimiento, podrá crear mensajes (ver sección 14.2) u observaciones del procedimiento siempre y cuando esté abierta la fase de observaciones. Imagen 99. Observaciones al proceso del expediente el sistema habilitará el botón .Deberá hacer clic en el mismo tomando en cuenta el tiempo restante para que termine la fase de presentación de ofertas el cual se muestra en la parte superior derecha del área de trabajo del expediente. Imagen 100. Crear oferta Teléfono: 809-682-7407 Fax: Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-MAN-Manual para Proveedores del Estado F01A-E4GC v02.00 Cerrada la fase de observaciones del lado de la entidad contratante, en el área de trabajo 80 de 105 Se accede así a un formulario con tres pasos a través del que se procede a la creación de una oferta. En el caso de que se trate de un procedimiento con lotes los pasos serían cuatro: Imagen 101. Bloque crear ofertas Imagen 102. Bloque información general Si se han definido Lotes para el procedimiento, surgirá un nuevo paso, donde deberá indicar a cuáles de ellos se presentará una oferta. Esto configurará el siguiente paso Formulario de respuesta de forma que sólo serán presentados los artículos correspondientes a los lotes seleccionados. Imagen 103. Bloque lotes Teléfono: 809-682-7407 Fax: Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-MAN-Manual para Proveedores del Estado F01A-E4GC v02.00 1 | Información General sólo será preciso ponerle un nombre a la oferta en el campo Titulo de la oferta. 81 de 105 2 | Cuestionario surgirán las preguntas creadas por la entidad pública. En caso de que el procedimiento tenga sobre se deberá pulsar en cada sobre. En esta página es donde se realiza la importación a una hoja de Excel con los precios, si fuera el caso. IMPORTANTE: En el Formulario de respuesta encontrará la lista de precios donde tendrá que poner los precios de su oferta. Para ver todas las preguntas se debe pulsar en el símbolo +. Para responder se pueden rellenar referencias, precios, texto, seleccionar opciones o definir fechas (según lo que corresponda). Una vez desplegada la lista de precios, deberá completar los campos de carácter obligatorio. En el campo Precio unitario se debe indicar el precio unitario sin impuestos del artículo o servicio solicitado. En el campo % descuento se debe indicar el descuento otorgado al artículo en caso que aplique. En el campo Monto Gravado se debe indicar el descuento otorgado al artículo en caso que aplique. En el campo % de Itbis se debe indicar el descuento otorgado al artículo en caso que aplique. En el campo % Impuesto se debe indicar el impuesto que se le calcula al bien o servicio. En el campo Precio Total es calculado automáticamente por el sistema. Teléfono: 809-682-7407 Fax: Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-MAN-Manual para Proveedores del Estado F01A-E4GC v02.00 Imagen 104. Bloque Cuestionario 82 de 105 Imagen 105. Bloque Cuestionario/Lista de precios Imagen 106. Bloque Cuestionario/preguntas (a) Sobres El SISTEMA muestra los requisitos de los sobres solicitados en el Proceso. El usuario debe seleccionar los sobres uno por uno para diligenciar las preguntas, documentos y la lista de precios que contiene cada uno de ellos. En la sección Sobres el Proveedor puede ver: 1. La identificación del sobre. 2. El número de preguntas del sobre, cuáles han sido contestadas (“Listo para enviar”) y cuáles están pendientes (“Incompleto”). 3. Si el Proceso tiene lotes, los requisitos de cada uno de ellos y su estado. Teléfono: 809-682-7407 Fax: Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-MAN-Manual para Proveedores del Estado F01A-E4GC v02.00 Luego de completada la lista de precios deberá responder algunas preguntas que el comprador podrá realizarle 83 de 105 Imagen 107. Procesos con apertura de dos sobres. Haciendo clic en “Editar” el usuario accede al cuestionario creado por la Entidad Estatal para cada uno de los sobres. El usuario puede exportar e importar en formato Excel la lista de precios del cuestionario para facilitar la tarea de diligenciamiento. Después de rellenar todas las cuestiones, deberá pulsar la opción validar y actualizar para guardar los datos, a continuación pasar al bloque Documentos. Se debe adjuntar la documentación requerida por la entidad pública así como otra que considere de interés y necesaria para la oferta. Teléfono: 809-682-7407 Fax: Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-MAN-Manual para Proveedores del Estado F01A-E4GC v02.00 4. Un botón “Editar” en el que el usuario debe hacer clic para diligenciar las preguntas, documentos y lista de precios correspondientes al sobre. 84 de 105 Imagen 108. Bloque documentos Si la entidad pública ha creado en el formulario de respuesta preguntas de anexos, estarán disponibles automáticamente la sección Anexos solicitados. En cada pregunta se deberá adjuntar la documentación solicitada: Pulsar el botón Anexar Documento y a continuación Anexar nuevo documento. Imagen 109. Anexar documentos Se accederá una ventana para buscar la documentación en el equipo del usuario. Se trata de una funcionalidad desarrollada en Java, por lo que se solicitará autorización para ejecutar esta tecnología. Se pulsa el botón Buscar documento y se navega hasta el archivo que se quiera anexar. Una vez que tenga el documento seleccionado, se pulsa el botón Anexar. Teléfono: 809-682-7407 Fax: Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-MAN-Manual para Proveedores del Estado F01A-E4GC v02.00 85 de 105 Imagen 110. Buscar documentos o Como alternativa se puede utilizar un archivo de la entidad ya cargado. En el desplegable que se muestra tras pulsar Anexar documento se elige Buscar en biblioteca de documentos. Se abre así un formulario en el que se elegirá la pestaña Biblioteca de documentos. Se muestra entonces un listado de los documentos asociados a la entidad y que, además, permite realizar búsquedas por palabra clave. Teléfono: 809-682-7407 Fax: Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-MAN-Manual para Proveedores del Estado F01A-E4GC v02.00 Imagen 111. Buscar documentos de la biblioteca 86 de 105 Teléfono: 809-682-7407 Fax: Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-MAN-Manual para Proveedores del Estado F01A-E4GC v02.00 Imagen 112. Buscar documentos de la biblioteca. 87 de 105 En este formulario es posible: Anexar nuevo documento: se abre la interfaz para carga de documentos desde el equipo local. Agregar a documentos oferta: se agregarán los documentos del listado que se hayan marcado activando el chek-box correspondiente a la oferta. Cerrar: cierra la ventana de selección de documentos. Imagen 113. Añadir documentos de la biblioteca Se buscará el documento que se desea adjuntar a la oferta (es posible seleccionar varios documentos). Una vez se tenga el documento seleccionado, pulsar el botón Cargar. En el caso de que se pretenda clasificar documentos, se deberá marcar la opción Confidencial. Teléfono: 809-682-7407 Fax: Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-MAN-Manual para Proveedores del Estado F01A-E4GC v02.00 Se pasará entonces a la pestaña Documentos de la oferta en la que se debe pulsar la opción Añadir selección. Si no se hace este último paso el documento no se cargará en la oferta y no será visible por el comprador. 88 de 105 Imagen 114. Cargar documentos de la biblioteca Una vez anexada la documentación requerida deberá hacer clic en el botón, el sistema le . Si existiera alguna pregunta sin responder o documentación pendiente de anexar, el sistema presenta una alarma y no permite cerrar la oferta hasta que el proveedor incluya toda la información solicitada por la entidad estatal. Cerrar la oferta no implica presentarla a la entidad estatal. La oferta puede guardarse sin cerrar o abrirse y modificarse tantas veces como sea necesario pulsando el botón , el usuario puede modificar sus ofertas desde el área de trabajo del proceso o desde la sección “mis ofertas”. 16.2 Presentar una oferta Finalizada la oferta deberá ser presentada para que esté accesible por el comprador. Para ello se deberá pulsar el botón presentar. Imagen 115. Presentar una oferta Teléfono: 809-682-7407 Fax: Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-MAN-Manual para Proveedores del Estado F01A-E4GC v02.00 habilitará el botón 89 de 105 Imagen 116. Presentar una oferta En ella se deberá: 1. Seleccionar en el menú desplegable que aparece a la derecha del título de la oferta la opción Presentar. 2. Confirmar activando el check-box correspondiente que acepta los términos y condiciones para el envío 3. Pulsar el botón confirmar envío que no se activará hasta que se cumplan los dos pasos anteriores. Hecho esto la oferta pasa a estar disponible para ser consultada por el comprador cuando se cierre el plazo de presentación de propuestas, dicha oferta estará disponible en el área de trabajo del expediente y podrá acceder a ella haciendo clic en la referencia de la misma. Tendrá la posibilidad de crear otra oferta y presentarla, en este caso la primera oferta presentada será descartada por el sistema y el comprador no podrá visualizarla, deberá Teléfono: 809-682-7407 Fax: Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-MAN-Manual para Proveedores del Estado F01A-E4GC v02.00 Se accederá así a una ventana del Panel de ofertas en la que se muestran los datos principales de la oferta y del oferente. 90 de 105 pulsa la opción crear y realizar el mismo proceso con una referencia diferente de la oferta anterior. Imagen 117. Búsqueda de oferta presentada 16.3 Firma de contrato Imagen 124. Notificación del Contrato. Cuando la Entidad Estatal elabora el contrato, en el Área de trabajo del Proceso del Proveedor ganador el SISTEMA activa la sección “Contratos”. Teléfono: 809-682-7407 Fax: Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-MAN-Manual para Proveedores del Estado F01A-E4GC v02.00 Una vez la Entidad Estatal elabora el informe de selección, los Proveedores reciben un mensaje en la sección “Notificaciones”. Este mensaje incluye la indicación de quién o quienes han sido seleccionados. 91 de 105 Imagen 118. Activación de Contrato 16.4 Consulta del contrato Al hacer clic sobre la Referencia del contrato el Proveedor ve la siguiente pantalla: 1. Información general: Objeto del contrato, número y tipo del mismo, fecha de firma y finalización, estado (contrato pendiente por firmar; contrato firmado y enviado a la Entidad Estatal; contrato firmado y publicado por la Entidad Estatal), nombre y logo de la Entidad Estatal y el Proveedor, nombre del usuario del SISTEMA que firma el contrato en la Entidad Estatal y en el Proveedor, Unidad de Contratación encargada en la Entidad Estatal, título de la oferta y cuantía del contrato. 2. Condiciones: Condiciones de entrega, fecha de firma y finalización del contrato, posibilidad de prórroga (Si o no), lugar de ejecución, forma de pago, plazo de la factura, comentarios y anexos del contrato. 3. Bienes y servicios: Productos o servicios que el Proveedor debe entregar a la Entidad Estatal. 4. Documentos del proveedor: Garantías y otros documentos solicitados al Proveedor por la Entidad Estatal para su ejecución. 5. Documentos del contrato: El texto del contrato. Adicionalmente, el usuario puede descargar el contrato haciendo clic en “Descargar”. Teléfono: 809-682-7407 Fax: Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-MAN-Manual para Proveedores del Estado F01A-E4GC v02.00 Imagen 119. Consulta del Contrato 92 de 105 Imagen 120. Documentos del Contrato. Imagen 121. Búsqueda de Mis Contratos. 16.5 Aceptar el contrato Para firmar el contrato, el Proveedor debe hacer clic en “Aceptar contrato”. Teléfono: 809-682-7407 Fax: Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-MAN-Manual para Proveedores del Estado F01A-E4GC v02.00 Como alternativa el usuario también puede llegar a la pantalla del contrato seleccionando la opción “Mis contratos” del menú “Mis procesos”. En la pantalla que muestra entonces el SISTEMA, debe hacer clic en “Detalle” del contrato por el que tenga interés. 93 de 105 Imagen 129. Aceptar el Contrato Una vez terminado este Proceso, SISTEMA cambiará el Estado el Proceso en “Mis contratos” de “Contrato pendiente por firmar”, a “Contrato firmado y enviado a la Entidad Estatal”. Una vez que la Entidad Estatal también acepta el contrato, este pasa al estado de “Contrato firmado”. Imagen 122. Contrato Firmado. Una vez presentada una oferta es posible retirarla, siempre y cuando no haya terminado el plazo de presentación de ofertas. Para retirar una oferta ya presentada el usuario deberá acceder a la sección “Mis ofertas” en el área de trabajo del expediente y hacer clic en “Lista de ofertas”. Imagen 123. Retirar una oferta Una vez en él: Se despliega el menú que hay junto a la oferta y se selecciona Retirar. Teléfono: 809-682-7407 Fax: Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-MAN-Manual para Proveedores del Estado F01A-E4GC v02.00 16.6 Retirar una oferta 94 de 105 Confirmar activando el check-box correspondiente que acepta los términos y condiciones para el envío. Pulsar el botón confirmar envio que no se activará hasta que se cumplan los dos pasos anteriores. Teléfono: 809-682-7407 Fax: Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-MAN-Manual para Proveedores del Estado F01A-E4GC v02.00 Imagen 124. Retirar una oferta 95 de 105 Imagen 125. Retirar una oferta Existen otras funcionalidades disponibles para ayudar el proveedor en algunos procesos. La lista es: 17.1 Exportar formulario de respuestas a Excel Cuando el proveedor crea una oferta, tiene la opción para descargar en formato Excel el formulario de respuesta. 17.2 Importar lista de precios en Excel El proveedor a través de una plantilla en Excel puede cargar de forma masiva los precios por artículo. En la fase “Formulario de respuesta” durante la creación de una oferta. Teléfono: 809-682-7407 Fax: Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-MAN-Manual para Proveedores del Estado F01A-E4GC v02.00 17 OTRAS FUNCIONALIDADES 96 de 105 Imagen 126. Importar desde Excel 1. Seleccione Opciones. Imagen 127. Importar desde Excel 3. En la ventana, pulse en Examinar y seleccione el archivo de Excel del directorio de su servidor. 4. Seleccione Cargar. 5. Los precios son automáticamente importados a los respectivos campos. 17.3 Búsquedas avanzadas Además de la búsqueda sencilla, está disponible la búsqueda avanzada en todas las pantallas donde esta opción exista. Teléfono: 809-682-7407 Fax: Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-MAN-Manual para Proveedores del Estado F01A-E4GC v02.00 2. Pulse en Importar desde Excel (sustituir datos actuales). Una nueva ventana se presenta al utilizador. 97 de 105 17.4 Mesa de ayuda Teléfono: 809-682-7407 Fax: Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-MAN-Manual para Proveedores del Estado F01A-E4GC v02.00 DGCP tiene a su disposición una Mesa de Servicio a la cual los usuarios del sistema pueden solicitar información, aclaraciones, hacer consultas e informar sobre incidentes. 98 de 105 18 RECUPERACIÓN DE CONTRASEÑA Si olvidara o perdiera la contraseña se deberán seguir las siguientes instrucciones para su recuperación: Acceder a la plataforma. Imagen 130. Pantalla de Acceso para recuperación de contraseña Hacer clic en la opción derecha de la pantalla principal. La plataforma solicitará el nombre de usuario que se encuentra en la parte superior Imagen 128. Pantalla para enviar correo recuperación de contraseña Hacer clic en el botón enviar correo. Imagen 129. Pantalla para enviar correo recuperación de contraseña El sistema enviará un correo electrónico con el enlace que permitirá al usuario recuperar su contraseña. Teléfono: 809-682-7407 Fax: Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-MAN-Manual para Proveedores del Estado F01A-E4GC v02.00 99 de 105 Imagen 130. Enlace de recuperación de la contraseña Una vez se hace clic en el enlace anterior, se visualiza la siguiente pantalla: Imagen 131. Cambiar Contraseña A seguidas, deberá recordar la respuesta a la pregunta de seguridad colocada en el registro de usuario, procederá a completar los datos que solicita el formulario, finalizado este proceso hará clic en el botón cambiar contraseña y realizara el registro de entrada con la contraseña actualizada. Imagen 132. Cambiar Contraseña Teléfono: 809-682-7407 Fax: Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-MAN-Manual para Proveedores del Estado F01A-E4GC v02.00 100 de 105 Teléfono: 809-682-7407 Fax: Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-MAN-Manual para Proveedores del Estado F01A-E4GC v02.00 Imagen 133. Contraseña cambiada 101 de 105 19 GLOSARIO DE TÉRMINOS 1. ADENDAS: conjunto de textos que se añaden a una obra escrita ya terminada o a una de sus partes para completarla y actualizarla. 2. ADJUDICACIÓN: es la acción y efecto de adjudicar o adjudicarse (apropiarse de algo, obtener, conquistar, declarar que una cosa corresponde a una persona u organización). 3. AGENDA: lista de actividades del usuario en formato calendario. 4. APLICACIÓN: es una herramienta informática que permite realizar de manera automática diferentes procesos de trabajos. 5. ÁREA DE TRABAJO: es la entrada a la plataforma, en ella, están disponibles varias aplicaciones que ayudan al usuario, de una forma rápida a trabajar en 6. BÚHO: es el tutor de ayuda en línea en el área de trabajo de la plataforma. 7. CHECK BOX: permite al usuario hacer selecciones múltiples de un conjunto de opciones. 8. CONTRATO: documento suscrito entre la institución y el adjudicatario elaborado de conformidad con los requerimientos establecidos en el pliego de condiciones específicas y en la ley. 9. CREDENCIALES: documentos que un oferente/proponente presenta en la forma establecida en el pliego de condiciones específicas, para ser evaluados y calificados por el comité de compras y contrataciones con el fin de seleccionar los proponentes habilitados, para participar en el proceso de licitación. Teléfono: 809-682-7407 Fax: Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-MAN-Manual para Proveedores del Estado F01A-E4GC v02.00 procedimientos y a establecer mecanismos de trabajo a través de la plataforma. 102 de 105 10. DARSE DE ALTA: es la instrucción que permitirá iniciar el Registro de Usuario. 11. DESENCRIPTADO: abrir texto que estaba encriptado. 12. DROPDOWN: lista desplegable que deberá activar para ver el contenido. . 13. ENCRIPTADO: convertir un texto normal en un texto codificado de forma que las personas que no conozcan el código sean incapaces de leerlo. 14. ENTIDAD CONTRATANTE: el organismo, órgano o dependencia del sector público, del ámbito de aplicación de la ley 340-06, que ha llevado a cabo un proceso contractual y celebra un contrato. 15. ENTIDAD: es la empresa o institución estatal. 16. EVALUACIÓN DE CRITERIO: son los principios, normas o ideas de valoración a tomar en cuenta para evaluar una propuesta. las ventajas y desventajas asociadas a la inversión de la compra . 18. MENÚ DE INICIO: menú en el que se encuentran disponibles diferentes opciones para trabajar en la plataforma. 19. MIPYMES: son las micro, pequeñas y medianas empresas con características distintivas, y tienen dimensiones con ciertos límites ocupacionales y financieros. 20. NAVEGADOR: es el software que permite acceder al internet . 21. NOMBRE COMERCIAL: es el nombre, denominación, designación o abreviatura que identifica a una institución, empresa o establecimiento. 22. NOMBRE LEGAL: es el nombre de la razón social bajo la cual la institución lleva a cabo sus operaciones Teléfono: 809-682-7407 Fax: Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-MAN-Manual para Proveedores del Estado F01A-E4GC v02.00 17. EVALUACIÓN ECONOMICA: la evaluación económica tiene por objetivo identificar 103 de 105 23. OFERENTES: un oferente es un agente que ofrece un bien o servicio en un mercado. 24. OFERTAS: es una propuesta que se realiza con la promesa de ejecutar o dar algo. 25. PLATAFORMA: es un sistema que sirve de base para hacer funcionar un conjunto de módulos informáticos compatibles. 26. PLIEGOS DE CONDICIONES: documentos que contienen las bases de un proceso de selección y contratación, en las cuales se indican los antecedentes, objetivos, alcances, requerimientos, planos para el caso de obras, especificaciones técnicas o términos de referencia, y más condiciones que guían o limitan a los interesados en presentar ofertas. 27. RNC: registro nacional de contribuyentes. 28. SOBRE ECONÓMICO: sobre contentivo de las propuestas u ofertas económicas del 29. SOBRE TÉCNICO: sobre contentivo de las credenciales y propuestas técnicas del oferente/proponente. 30. SUBSANACIÓN: Procedimiento mediante el cual la Entidad Contratante le da la oportunidad al Oferente para corregir cualquier error u omisión que no altere o modifique el objeto de la compra o contratación, en la presentación de su propuesta técnica. 31. SUGERENCIAS DEL DIA DE BÚHO: ALERTAS de la plataforma. 32. USUARIO: es el individuo que tendrá autorización de utilizar la plataforma. 33. WIDGET: es una pequeña aplicación o programa, usualmente presentado en archivos o ficheros pequeños .Entre sus objetivos están dar fácil acceso a funciones frecuentemente usadas y proveer de información visual. Teléfono: 809-682-7407 Fax: Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-MAN-Manual para Proveedores del Estado F01A-E4GC v02.00 oferente/proponente. 104 de 105 Teléfono: 809-682-7407 Fax: Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. DGCP-MAN-Manual para Proveedores del Estado F01A-E4GC v02.00 NOTAS 105 de 105
