SECRETARIA DE ESTADO DE FINANZAS Guía de Capacitación
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SECRETARIA DE ESTADO DE FINANZAS PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA INTEGRADA Guía de Capacitación SISTEMA DE COMPRAS Y CONTRATACIONES Solicitudes de Inscripción de Proveedor (Carga Manual) Julio, 2006 Guía de Usuario – Solicitud de Inscripción de Proveedores – Usuarios en general Sistema Integrado de Gestión Financiera (SIGEF) REGISTRO DE CAMBIOS Código Título 1 2 2.0 Versión Guía de Usuarios Sistema de Compras y Contrataciones –Solicitud de Proveedores Versión Fecha 0 0 20-01-2006 10-07-2006 Páginas Motivo de cambio Primera versión. Segunda versión. 1 Guía de Usuario – Solicitud de Inscripción de Proveedores – Usuarios en general Sistema Integrado de Gestión Financiera (SIGEF) Uso de Sistema Consulta de oferentes y proveedores 1. Ingrese al sistema al Menú de Proveedores opción Registro de Proveedores. 2. El sistema presenta una pantalla de búsqueda: 2 Guía de Usuario – Solicitud de Inscripción de Proveedores – Usuarios en general Sistema Integrado de Gestión Financiera (SIGEF) 3. Realice búsqueda usando uno o la combinación de varios de los parámetros indicados a continuación. El sistema desplegará la información dependiendo de los parámetros dados. Ordenamiento: Por Razón Social, Nombre comercial, Clave tributaria, Proveedor/Oferente Tipo de persona: Puede ingresar o seleccionar si se trata de persona jurídica o natural. Clave tributaria: Puede ingresar la clave tributaria del proveedor. Razón Social: Puede ingresar parte o el nombre de la razón social del proveedor. Nombre comercial: Puede ingresar parte o el nombre comercial del proveedor. Tipo documento: Puede seleccionar o ingresar el tipo de documento del proveedor. Número de documento: Puede ingresar el número del documento del proveedor. Tipo de empresa: Puede ingresar o seleccionar el tipo de empresa del proveedor. Unidad de compra responsable: Puede ingresar o seleccionar la unidad de compra responsable de la actualización de los datos del proveedor. País/Nacionalidad: Puede ingresar o seleccionar el país o nacionalidad del proveedor. Oferente: Puede indicar si se incluye o excluye, o no se tiene en cuenta alguna de estas características Proveedor: Puede indicar si se incluye o excluye, o no se tiene en cuenta alguna de estas características. Datos incompletos: Puede indicar si se incluye o excluye, o no se tiene en cuenta alguna de estas características. Habilitado: Puede indicar si se incluye o excluye, o no se tiene en cuenta alguna de estas características. Bienes: Puede indicar si se incluye o excluye, o no se tiene en cuenta alguna de estas características. Servicios: Puede indicar si se incluye o excluye, o no se tiene en cuenta alguna de estas características. Consultoría: Puede indicar si se incluye o excluye, o no se tiene en cuenta alguna de estas características. Obras: Puede indicar si se incluye o excluye, o no se tiene en cuenta alguna de estas características. Rango de fechas en las que se realizó el alta: Puede ingresar el rango de fecha en la que se dio alta al proveedor. Rango de fecha en las que se realizó la última actualización: Puede ingresar el rango de fecha en la que se hizo la última actualización a los datos del proveedor. Tipo de domicilio: Puede ingresar o seleccionar el tipo de domicilio del proveedor. País del domicilio: Puede ingresar o seleccionar el país de domicilio del proveedor Ciudad: Puede ingresar parte o el nombre de la ciudad del domicilio del proveedor Dirección. Puede ingresar parte o la dirección del proveedor u oferente a buscar Tel.: Puede ingresar el teléfono del proveedor a buscar Nombre Contacto: Puede ingresar puede ingresar parte o el nombre del contacto del proveedor a buscar Rubro: Puede ingresar el rubro asociado al proveedor Proveedor con el que está relacionado: Puede ingresar o seleccionar de la lista de valores el proveedor con el que está relacionado. 3 Guía de Usuario – Solicitud de Inscripción de Proveedores – Usuarios en general Sistema Integrado de Gestión Financiera (SIGEF) 4. Presione el botón buscar o solapa de Resultados. El sistema desplegará la información dependiendo de los parámetros dados. 5. Presione el icono consulta para ver en detalle los datos del proveedor: 4 Guía de Usuario – Solicitud de Inscripción de Proveedores – Usuarios en general Sistema Integrado de Gestión Financiera (SIGEF) 6. Presione la solapa para ver los domicilios del proveedor: 7. Presione el icono consulta para ver en detalle de los domicilios: 8. Desde la pantalla principal presione la solapa Contactos para ver los contactos del proveedor: 5 Guía de Usuario – Solicitud de Inscripción de Proveedores – Usuarios en general Sistema Integrado de Gestión Financiera (SIGEF) 9. Presione el icono consulta para ver en detalle de los contactos: 10. Desde la pantalla principal presione la solapa para ver los rubros del proveedor: 11. Presione el icono consulta para ver el detalle de los rubros. 12. Desde la pantalla principal presione la solapa historial para ver el historial del proveedor: 6 Guía de Usuario – Solicitud de Inscripción de Proveedores – Usuarios en general Sistema Integrado de Gestión Financiera (SIGEF) 13. Desde la pantalla principal presione la solapa beneficiario para ver los beneficiarios asociados al proveedor: 14. Seleccione beneficiario y presione el icono consulta para ver el detalle. 7 Guía de Usuario – Solicitud de Inscripción de Proveedores – Usuarios en general Sistema Integrado de Gestión Financiera (SIGEF) Solicitud de Inscripción de proveedor Estado de la Solicitud de Inscripción Aprobada Re-apertura Terminada Termina Confirmación Creada Anula Anulació n Modificación Anulada Alcance Abarca: o Solicitud de inscripción o Confirmación del responsable de R.N.P 8 Rechazada Reapertura Guía de Usuario – Solicitud de Inscripción de Proveedores – Usuarios en general Sistema Integrado de Gestión Financiera (SIGEF) Consulta de solicitud de inscripción de proveedor 1. Ingrese al sistema al Menú de Compras opción. 2. El sistema muestra una pantalla de búsqueda. 3. Realice búsqueda usando uno o la combinación de varios de los parámetros indicados a continuación. El sistema desplegará la información dependiendo de los parámetros dados. Ordenamiento: Por período, No. solicitud, Razón Social, nombre comercial, clave tributaria, tipo documento, tipo empresa o estado. Período: Puede ingresar el año en que se preparó la solicitud. Unidad de compra responsable: Puede ingresar o seleccionar la unidad de compra responsable de la actualización de los datos del proveedor. No. Solicitud: Puede ingresar el número de la solicitud de inscripción. Razón Social: Puede ingresar parte o el nombre de la razón social del proveedor. Nombre comercial: Puede ingresar parte o el nombre comercial del proveedor. Clave tributaria: Puede ingresar la clave tributaria del proveedor. Tipo documento: Puede seleccionar o ingresar el tipo de documento del proveedor. Documento: Puede ingresar el número del documento del proveedor. Tipo de Empresa: Puede ingresar el tipo de empresa. Estado: Puede ingresar el estado de la solicitud de inscripción. 9 Guía de Usuario – Solicitud de Inscripción de Proveedores – Usuarios en general Sistema Integrado de Gestión Financiera (SIGEF) 4. Presione el botón Buscar o la solapa Resultados. El sistema desplegará una pantalla de resumen de solicitud conforme los criterios de búsqueda ingresados. 5. Presione el icono modificar para ver en detalle la solicitud. 10 Guía de Usuario – Solicitud de Inscripción de Proveedores – Usuarios en general Sistema Integrado de Gestión Financiera (SIGEF) 6. Presione la solapa Datos de Proveedor para ver en detalle los datos del proveedor: 7. Presione la solapa Direcciones para ver en detalle la información de los domicilios y contactos: 11 Guía de Usuario – Solicitud de Inscripción de Proveedores – Usuarios en general Sistema Integrado de Gestión Financiera (SIGEF) 8. Presione la solapa beneficiario para ver el beneficiario asociado al proveedor: 9. Presione la solapa rubros para ver los rubros del proveedor: Ingresar una solicitud de compra 1. Ingrese al sistema al Menú de Compras opción Proveedores-Solicitud de Proveedor. El sistema muestra una pantalla de búsqueda. 2. Presione el botón Nuevo. El sistema muestra una pantalla para el ingreso de los datos cabecera de la solicitud: 12 Guía de Usuario – Solicitud de Inscripción de Proveedores – Usuarios en general Sistema Integrado de Gestión Financiera (SIGEF) Ingreso de datos de cabecera 3. Complete los campos de la cabecera de la solicitud (Datos Generales) ingresables: a. Período: No ingresable. El sistema despliega por defecto el año. b. Solicitud: No ingresable. El número de la solicitud el sistema lo asigna de forma automática tomando en cuenta el año y secuencial. c. Fecha de solicitud: El sistema despliega la fecha del día. Se puede modificar. d. Estado: No ingresable. El sistema despliega “Creado” al grabar. e. Unidad de compra solicitante: Obligatorio. Unidad solicita el ingreso del proveedor. f. Solicitante: Obligatorio. Nombre del responsable unidad que solicita el ingreso del proveedor. g. Motivo de la solicitud: Breve descripción de la justificación del ingreso del proveedor. h. Fch Aprobación: No ingresable. El sistema la asigna de forma automática con la aprobación de la solicitud. i. Fch Anulación: No ingresable. El sistema la asigna de forma automática con la anulación de la solicitud. j. Fch Rechazo: No ingresable. El sistema la asigna de forma automática con el rechazo de la solicitud. k. Motivo rechazo: Sólo ingresable si rechaza la solicitud. Ingreso de datos proveedor 4. Active la solapa Proveedor. El sistema presenta una pantalla para ingreso de datos del proveedor. 13 Guía de Usuario – Solicitud de Inscripción de Proveedores – Usuarios en general Sistema Integrado de Gestión Financiera (SIGEF) 5. Complete los campos ingresables: a. Tipo de persona: Campo obligatorio. Sólo admite los valores de la lista de valores. b. Clave tributaria: Obligatorio para persona jurídica Dominicana. Si es proveedor, es obligatorio para persona jurídica extranjera. Ingrese el Número del Registro Nacional de Contribuyente del proveedor. c. País/Nacionalidad: Debe indicarse si se trata de una persona o empresa nacional o extranjera. Si se trata de extranjeros se debe ingresar el nombre del país d. Tipo de documento: No ingresable. El sistema lo muestra dependiendo del tipo de persona y país. Si es persona natural dominicana, “CED”; si es persona natural extranjera, “PAS”; si es persona jurídica dominicana “RNC”, y si es persona jurídica extranjera, “CLT”. e. Número de documento: Número del documento según el tipo de persona. f. Razón social: Obligatorio. g. Nombre comercial: Opcional para empresa. No se requiere para persona natural. h. Marca Identificación en Internet: Opcional. Se debe activar si es un proveedor con acceso a la Página Web de compras. i. Usuario: Se debe ingresar la identificación del usuario. j. Clave: El sistema la asigna de forma automática cuando se realice la conexión con el portal, la clave de acceso al Internet. k. Rama de provisión: Obligatorio. Debe indicarse que se provee si bienes, servicios, obra y/o consultoría. l. Tipo de empresa: Obligatorio para persona jurídica. Sólo se pueden aceptar los valores de la lista de valores asociada a la entidad Tipo de empresa. m. Fecha de inicio de actividad: Obligatorio para personas jurídicas. Debe indicarse la fecha en que dieron inicio a sus actividades como empresa. Debe ser menor o igual a la fecha del día. 14 Guía de Usuario – Solicitud de Inscripción de Proveedores – Usuarios en general Sistema Integrado de Gestión Financiera (SIGEF) Ingreso de domicilios 1. Active la solapa Direcciones. El sistema presenta una pantalla para el ingreso de los domicilios y contactos del proveedor. 2. Complete los campos ingresables: a. Domicilio legal: - País Domicilio: Obligatorio. Seleccione la identificación el país del domicilio - Región: Obligatorio si se trata de domicilio local. Seleccione la región. - Provincia: Obligatorio si se trata de domicilio local. Seleccione la provincia. - Municipio: Obligatorio si se trata de domicilio local. Seleccione el municipio. - Ciudad: Obligatorio. Ingrese la ciudad o localidad donde está ubicado el proveedor. - Dirección: Obligatorio. Ingrese la dirección del proveedor. - Identificación: Obligatorio. Ingrese la identificación del domicilio del proveedor. - Teléfono: Opcional - Fax: Opcional b. Domicilio comercial: - País Domicilio: Obligatorio. Seleccione la identificación el país del domicilio - Región: Obligatorio si se trata de domicilio local. Seleccione la región. - Provincia: Obligatorio si se trata de domicilio local. Seleccione la provincia. - Municipio: Obligatorio si se trata de domicilio local. Seleccione el municipio. - Ciudad: Obligatorio. Ingrese la ciudad o localidad donde está ubicado el proveedor. - Dirección: Obligatorio. Ingrese la dirección del proveedor. - Identificación: Obligatorio. Ingrese la identificación del domicilio del proveedor. 15 Guía de Usuario – Solicitud de Inscripción de Proveedores – Usuarios en general Sistema Integrado de Gestión Financiera (SIGEF) - Teléfono: Opcional - Fax: Opcional o Contacto: - Nombre: Obligatorio. Ingrese el nombre del contacto principal - Puesto: Obligatorio. Ingrese el puesto del contacto. - Teléfono: Obligatorio. Ingrese el teléfono del contacto. - Mail: Obligatorio. Ingrese la dirección de correo electrónico del contacto. Ingreso de beneficiarios 3. Active la solapa Beneficiario. El sistema presenta una pantalla con el resumen de los rubros del proveedor. 4. Complete datos siguientes: a. Tipo de beneficiario: Ingrese o seleccione el tipo de beneficiario del proveedor. b. Tipo de documento: Ingrese o seleccione el tipo de documento del beneficiario del proveedor. c. Beneficiario: Ingrese el documento del beneficiario y refresque o seleccione el beneficiario del proveedor haciendo uso de la facilidad de la búsqueda. 16 Guía de Usuario – Solicitud de Inscripción de Proveedores – Usuarios en general Sistema Integrado de Gestión Financiera (SIGEF) Ingreso de rubros 5. Active la solapa Rubros. El sistema presenta una pantalla con el resumen de los rubros del proveedor. 6. Presione el icono insertar. El sistema presenta pantalla para el ingreso de los rubros del proveedor. 7. Complete datos siguientes: d. Rubro: Ingrese o seleccione el rubro del proveedor. e. Active marca de principal, si el rubro es principal1. 1 El sistema solo admite un rubro como principal. 17 Guía de Usuario – Solicitud de Inscripción de Proveedores – Usuarios en general Sistema Integrado de Gestión Financiera (SIGEF) 8. Para ingresar otro rubro repita los pasos anteriores. 9. Presione el botón “Grabar”. Confirme. El sistema asigna número a la solicitud. Modificación de solicitudes previo a la aprobación 1. 2. 3. 4. Mientras la solicitud esté en estado creado pueden ser modificados sus datos de cabecera excepto los relacionados con el número de la solicitud y estado. Para realizar los cambios requeridos proceda según lo explicado a continuación: Localice la solicitud a modificar. Presione el icono modificar. Realice cambio requerido. Grabe para que el sistema reconozca las modificaciones realizadas. Modificación de datos de proveedor 1. 2. 3. 4. Ingrese a la solapa proveedor Realice modificación requerida. Presione el botón confirmar. Grabe para guardar los cambios Modificación de domicilios 1. 2. 3. 4. Ingrese a la solapa domicilios Realice modificación requerida. Presione el botón confirmar. Grabe para guardar los cambios Insertar nuevo rubro 1. Desde la solapa de rubro, oprima el ícono Insertar y siga los pasos explicados para el ingreso de rubro. 2. Presione el botón confirmar. 3. Grabe para guardar los cambios. Borrar rubro 1. 2. 3. 4. Active la solapa rubro Seleccione el rubro a borrar y oprima el icono Borrar Presione el botón confirmar. Grabe para guardar los cambios. Anulación de solicitudes previo a la aprobación Mientras la solicitud esté en estado creado puede ser anulada. 1. Localice la solicitud a modificar. 2. Presione el icono modificar. 3. Presione el botón Anular.. 4. Confirme. El sistema: Actualiza la fecha de anulación con la fecha del día. La solicitud cambia de estado “Creado” a “Anulado”. 18 Guía de Usuario – Solicitud de Inscripción de Proveedores – Usuarios en general Sistema Integrado de Gestión Financiera (SIGEF) Resumen gestión de solicitud inscripción de proveedor Acción Botón Finalizar ingreso TERMINAR Pre-condición Efecto Solicitud en estado Creado y tal que: Cambia a Se han completados los datos “Terminado” obligatorios Al menos se ha incluido un rubro principal Volver a atrás DEVOLVER Solicitud en estado Terminado Cambia a “Creado” solicitud en estado terminado Rechazar la RECHAZAR Solicitud en estado Terminado Cambia a solicitud Hay que ingresar el motivo del rechazo “Rechazado” Volver a atrás DEVOLVER Solicitud en estado rechazado Cambia a solicitud en “Terminado” estado rechazado Aprobar solicitud APROBAR Solicitud en estado Terminado Cambia a “Aprobado” (Estado final) El Sistema ingresa proveedor con datos incompletos en el Registro de Proveedor. 19