(OAI) TRIBUNAL SUPERIOR ELECTORAL Oficina de Acceso a la Información

TRIBUNAL SUPERIOR ELECTORAL
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
Oficina de Acceso a la Información
(OAI)
ÍNDICE
Portada
Indice
1
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CAPÍTULO II
ESTRUCTURA Y FUNCIONES DE LA OFICINA DE ACCESO A LAINFORMACIÓN
2.1
2.2
2.3
2.4
Estructura
Organigrama de la OAI del TSE
Funciones Oficina de Acceso a la Información
Descripción de Puestos y Funciones
2.4.1 Encargado de la Oficina de Acceso a la Información
3
3
4
5-7
5
ESTRUCTURA DE LA OFICINA DE ACCESO A LA INFORMACIÓN (OAI)
ARTÍCULO 6: ESTRUCTURA
La oficina cuenta con un encargado Responsable de Acceso a la Información (RAI), quien
garantiza un servicio humano, eficiente y oportuno a las personas interesadas en obtener
información, y una secretaria asistente, que está a cargo del orden administrativo y funciona
como en la recepción de solicitudes de información, manejo de estadísticas y otras labores
secretariales.
El encargado de la OAI reporta directamente a la Presidencia del Tribunal Superior
Electoral el diseño del programa, y la puesta en ejecución del servicio de información
pública de este Tribunal es responsabilidad del Pleno, integrado por cinco jueces titulares
del organismo.
ARTÍCULO 7: ORGANIGRAMA
Pleno
Juez
Presidente
Responsable de
Acceso a la
Informacion (RAI)
Secretaria General
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ARTÍCULO 8: FUNCIONES
a)
Recolectar, sistematizar y difundir la siguiente información:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
Estructuras, integrantes, normativas de funcionamiento, proyectos, informes de
gestión, bases de datos del TSE;
Consultas, quejas y sugerencias de los usuarios;
Trámites y transacciones bilaterales;
Presupuestos y cálculos de recursos y gastos aprobados, su evolución y estado de
ejecución;
Programas y proyectos, sus presupuestos, plazos, ejecución y supervisión;
Llamado a licitaciones, concursos, compras, gastos y resultados;
Lista de asesores, funcionarios, empleados, categorías, funciones y remuneraciones, y
declaraciones juradas patrimoniales de los jueces del Tribunal;
Lista de beneficiarios de programas asistenciales, subsidios, becas, jubilaciones,
pensiones y retiros;
Estado de cuentas de la deuda pública, vencimientos y pagos;
Normativa en general;
Toda información cuya disponibilidad sea dispuesta por leyes especiales.
Proyectos de regulaciones que pretenden adoptar mediante reglamentos o actos de
carácter general;
Sentencias y decisiones tomadas por el Pleno del TSE;
índices, estadísticas y valores oficiales;
Proyectos de reglamentación, de regulación de servicios, de actos y comunicaciones
de valor general.
b)
Recibir y dar trámite a las solicitudes de acceso a la información.
c)
Auxiliar en la elaboración de solicitudes de acceso a la información y, en su caso, orientar a los
solicitantes respecto de otros organismos, instituciones o entidades que pudieran tener la
información que solicitan.
d)
Realizar los trámites necesarios para entregar la información dentro de los plazos establecidos.
e)
Efectuar las notificaciones correspondientes a los solicitantes.
f)
Proponer los procedimientos internos que pudieran asegurar una mayor eficiencia en la
gestión de las solicitudes de acceso a la información.
g)
Llevar un archivo de las solicitudes, sus antecedentes, tramitación, resultados y costos, y
asignarle un número a cada una.
h)
Elaborar estadísticas y balances de gestión en materia de acceso a la información.
i)
Poner a disposición de la ciudadanía una lista de los principales derechos que en materia de
acceso a la información asisten al ciudadano.
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j)
Elaborar, actualizar y poner a disposición de la ciudadanía un índice que contenga la
información bajo su resguardo y administración.
k)
Realizar las correspondientes tachas, en caso de solicitarse un documento que contenga
información parcialmente reservada.
I)
Realizar todas las tareas necesarias para asegurar el efectivo ejercicio del derecho de acceso a
la información, garantizar la mayor eficiencia en su misión y mantener la mejor comunicación
con organismos, instituciones o entidades y con los particulares.
ARTÍCULO 9: DESCRIPCIÓN DE PUESTOS Y FUNCIONES
La Oficina de Acceso a la Información cuenta con un encargado de Acceso a la Información y una
secretaria-asistente, que están a cargo del orden administrativo y actúan de auxiliar en la
recepción de las solicitudes de información, manejo de las estadísticas y otras labores
secreta ríales.
El Pleno, a través de la Presidencia, asignará los recursos humanos y logísticas conforme las
necesidades de la Oficina y las disponibilidades del presupuesto.
9.1 Encargado de la Oficina de Acceso a la Información
•
•
Titulo del puesto: Encargado de Acceso a la Información del TSE
Reporta a: Pleno del TSE
•
Supervisa a: Técnico de servicios de información y archivo de solicitud y a secretariaasistente.
Propósito del puesto: Supervisar, planificar y controlar las operaciones de la Oficina de
Libre Acceso a la Información Pública del TSE, a fin de que los interesados reciban servicios
oportunos y eficaces, conforme lo establece la Ley General, No. 200-04, de Libre Acceso a
la Información Pública y su Reglamento de Aplicación.
•
Funciones:
1) Cumplir las disposiciones de la Ley 200-04 y su Reglamento de Aplicación.
2)
Procurar la actualización permanente de información en el link de transparencia en la
página web del TSE, y así cumplir con la función del sistema de comunicación por internet
de libre acceso público.
3)
Supervisar la recepción y tramitación de las solicitudes de acceso a la información.
4)
Realizar las gestiones pertinentes para localizar y recibir los documentos en los que conste
la información solicitada.
5) Supervisar que se entregue información a los ciudadanos, de conformidad con las normas,
trámites y procedimientos vigentes.
6) Mantener actualizadas las tarifas fijas y diferenciadas, cobradas por la institución para la
reproducción o costo del suministro de la información, procurando que se cumplan de manera
activa.
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medios
de
7)
Sistematizar las solicitudes tramitadas y rechazadas del ciudadano,
comunicación y entidades, acorde con los procedimientos de la OAI.
8)
Establecer comunicación y coordinar con los RAI de las instituciones del Estado.
9)
Velar porque el archivo de solicitud de información se mantenga actualizado, incluyendo
tramitación, antecedente y costo.
10) Participar en las actividades relacionadas con los temas de transparencia organizados por
las instituciones oficiales, las entidades de la Sociedad Civil y las OAI.
11) Enviar a las OAI correspondientes las solicitudes de información que no sean competencia
del TSE.
12) Presentar recomendaciones sobre la aplicación de la Ley 200-04 a la Presidencia y al Pleno
del TSE, con el propósito de garantizar un mejor desempeño de la OAI.
13) Tramitar al funcionario y/o departamento que reguarde información solicitada para lograr
que se atiendan las solicitudes de información dentro de los plazos de ley, y notificar a los
interesados.
14) Presentar al Pleno del TSE la memoria anual de las estadísticas y gestión de la OAI y velar
por su publicación oportuna.
15) Solicitar la colaboración de la Dirección de Tecnología de la Información del TSE, a los fines
de que las estadísticas e índice de archivos por área de trabajo sean actualizados y
publicados en la página web y demás medios de comunicación.
16) Comunicarle al solicitante, cuando el plazo de entrega de la información sea prorrogado
por quince (15) días hábiles.
17) Elaborar el presupuesto de la OAI y presentarlo al Pleno del TSE.
18) Difundir y publicar en el boletín y portal del TSE, así como en los medios de comunicación,
información actualizada sobre rendición de cuentas, planes de trabajo, proyectos, gestión
y administración de fondos y resultados obtenidos.
19) Elaborar, actualizar y difundir un servicio permanente de información pública del TSE a
través del link de transparencia de su página web.
20) El encargado de la Oficina de Acceso a la Información presentará al Pleno del TSE el
contenido del link de transparencia de la página web, para su aprobación. La Dirección
Financiera, Administrativa, Planificación, Recursos Humanos, Comunicación e Informática
auxiliarán a la OAI, a fin de que la Oficina y el portal de transparencia del TSE funcionen
con eficacia y de manera actualizada.
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Perfil del encargado de la Oficina de Acceso a la Información
Mayor de 25 años
•
Conocimiento
•
Conocimiento
•
Dos años de
•
•
de edad.
acerca de la estructura, organización, misión, funciones y procesos del TSE.
de las leyes 29-11, 275-97, 200-04 y afines.
experiencia mínimo en el manejo de la ley 200-04 y su Reglamento de
Aplicación.
Conocimiento en probidad y transparencia.
Experiencia en redacción de informes.
9.2 Técnico servicios de información y archivo de solicitud
•
•
•
Titulo del puesto: Técnico servicios de información y archivo de solicitud.
Reporta a: Encargado de la Oficina Acceso a la Información del TSE.
Propósito del puesto: Atender a los interesados con calidez y respeto, orientarlos para
que presenten sus solicitudes según las condiciones requeridas y asegurar que obtengan el
más amplio acceso a la información pública del TSE.
Funciones:
1. Realizar sus tareas bajo la dirección del encargado de la OA! del TSE.
2. Recolectar y sistematizar las informaciones disponibles tomando las medidas adecuadas
para asegurar el pleno ejercicio del derecho de acceso a la información tal como
establecen las leyes y los reglamentos.
3. Presentar a los ciudadanos información sistematizada relativa al TSE.
4. Mantener actualizado el link de transparencia del TSE.
5. Explicar a los ciudadanos los procedimientos para acceder a la información pública.
6. Organizar la divulgación de la información a través de la página web de la institución y del
correo electrónico del RAI para que cumplan con las funciones delegadas.
7. Preparar las estadísticas y registros de la atención a los ciudadanos y tramitación de sus
solicitudes.
8. Mantener el lugar de atención a los ciudadanos en condiciones óptimas de organización y
presentación, acorde a las necesidades que demanda la obtención de la información.
9. Orientar al ciudadano sobre la fuente, el lugar y la forma en que puede tener acceso a la
información publicada.
10. Recibir las solicitudes escritas de acceso a la información y funcionar como un centro de
atención al ciudadano mediante consultas, quejas y sugerencias.
11. Rendir un informe diario al encargado de la OAI del TSE, respecto a las solicitudes
recibidas, tramitadas, archivadas, rechazadas y pendientes de responder, así como de las
consultas, quejas y sugerencias.
12. Realizar las labores que sean necesarias para localizar los documentos en los que conste la
información solicitada para tramitar las solicitudes pendientes.
13. Organizar los archivos con documentos clasificados y conservarlos adecuadamente para
responder a las solicitudes de información.
14. Poner en conocimiento de la persona interesada las formas en que puede aclarar, corregir
o completar su solicitud de información para evitar el rechazo y notificarle las causas
establecidas del mismo cuando aplique.
Perfil del Técnico Servicios de información y archivo de solicitud
• Mayor de 20 años de edad.
•
Conocimi ento de la Ley 200 -04 y su Regla mento de Aplicación.
•
Un año de experiencia en procesamiento electrónico de datos, administración y diseño de página Web.