Anexo 7 Aspectos Mínimos del Programa de Actividades 1. Actividades de Evaluación Mensual 1.1. Evaluación de las operaciones de intermediación 1.1.1. Objetivos 1.1.1.1. Verificar que se cumplen los procedimientos operativos y de control establecidos en los manuales respectivos, en el Reglamento de Agentes y demás disposiciones aplicables, sobre la base de la muestra de operaciones. 1.1.1.2. Realizar pruebas y obtener evidencia que permita seguridad razonable para emitir conclusiones y recomendaciones respecto del cumplimiento o mejora en los procedimientos operativos y de control. 1.1.2. Base de Evaluación De las pólizas correspondientes a operaciones intermediadas mensualmente por el Agente en cada mercado, se seleccionará una muestra de operaciones por cada modalidad de operación. Para la selección de cada muestra se aplicará el método estadístico más apropiado que asegure que la muestra es representativa del universo. Se considerará que la muestra es representativa cuando considera como mínimo operaciones efectuadas por los diferentes tipos de clientes en función de su documento de identificación y operaciones efectuadas entre el Agente o sus vinculados y sus clientes. Asimismo, el monto totalizado de la muestra de pólizas de cada modalidad de operación no podrá ser inferior al 10% del total correspondiente 1.1.3. Procedimientos Sobre las muestras seleccionadas se aplicarán los procedimientos siguientes y se elaborará por cada uno de ellos la documentación o evidencia del trabajo efectuado: 1.1.3.1. Verificar que el contenido de las fichas de registro de los clientes se encuentre conforme con lo establecido en el Reglamento de Agentes y disposiciones aplicables. 1.1.3.2. Verificar la integridad y legalidad de los poderes de clientes que son representados por otras personas para ordenar operaciones. 1.1.3.3. Verificar que el contenido de las órdenes de las pólizas seleccionadas cumple con las disposiciones aplicables y con lo acordado en las correspondientes fichas de registro de los clientes. 1.1.3.4. Evaluar el sustento de las órdenes válidas que cuentan con modificaciones o correcciones. 1.1.3.5. Comprobar que la asignación de las operaciones correspondientes a las pólizas seleccionadas se haya efectuado de acuerdo con las disposiciones o políticas aplicables. 1.1.3.6. Revisar el proceso de asignación de operaciones de clientes vinculados al Agente o a sus representantes o que tengan relación laboral. 1.1.3.7. Verificar el cumplimiento de disposiciones aplicables a las operaciones efectuadas entre el Agente y sus clientes. 1.1.3.8. Verificar que el proceso de liquidación de operaciones con los clientes, haya sido oportuno y de acuerdo con las disposiciones establecidas. 1.1.3.9. Verificar que se ha cumplido con informar a los clientes sobre las operaciones efectuadas. 1.2. Evaluación de aspectos especiales 1.2.1. Base de Evaluación: Se seleccionará una muestra representativa del aspecto a evaluar. 1.2.2. Procedimientos 1.2.2.1. Verificar que los pagos anticipados de operaciones, recibidos por el Agente en favor de sus clientes, son informados oportunamente a éstos y debidamente registrados en sus estados de cuenta. 1.2.2.2. Verificar que los dividendos recibidos por el Agente en favor de sus clientes son oportunamente acreditados en sus estados de cuenta. 1.2.2.3. Verificar que no se hace uso de efectivo en las operaciones de intermediación. 1.2.2.4. Verificar el cumplimiento de los requerimientos de capital, patrimonio e indicadores, inclusive el adecuado proceso de cálculo. 1.2.2.5. Verificar el cumplimiento de los niveles de garantía exigidos. 1.2.2.6. Verificar el cumplimiento de las obligaciones de información. 1.2.2.7. Verificar los movimientos de las cuentas globales a que se refiere el presente Reglamento. 1.2.2.8. Verificar el cumplimiento de los requerimientos relacionados con la grabación de llamadas. (INCORPORADO POR RSMV 040-2012-SMV/01) 2. Actividades de Evaluación Semestral 2.1. Bases de Evaluación: Se seleccionará una muestra representativa del aspecto a evaluar, según corresponda. 2.2. Procedimientos 2.2.1. Verificar el cumplimiento de las condiciones de infraestructura física y capacidad tecnológica. 2.2.2. Verificar el cumplimiento de condiciones establecidas para ejercer cada función. 2.2.3. Verificar la actuación de representantes que desempeñan actividades fuera de la oficina o sede principal del Agente. 2.2.4. Verificar que los registros de operaciones y contables se mantienen actualizados, de conformidad con las disposiciones aplicables. 2.2.5. Verificar que la información que es remitida a CONASEV cumple con las condiciones establecidas. 2.2.6. Verificar el funcionamiento de los mecanismos y procedimientos para la administración y reserva de la información no pública. 2.2.7. Verificar que la información no pública sólo es accesible a aquellas personas que por sus funciones la requieren. 2.2.8. Verificar las medidas de seguridad para que la información del Agente no es difundida a otros miembros de su grupo económico. 2.2.9. Evaluación de la situación de reclamos o denuncias interpuestas en la vía judicial o administrativa. 2.2.10. Verificar el cumplimiento de las disposiciones relacionadas con la Unidad de Inteligencia Financiera. 2.2.11. Comprobar el cumplimiento y subsanación de las observaciones o recomendaciones formuladas por el Funcionario de Control Interno, por la sociedad de auditoría externa o por CONASEV. 3. Actividades de Evaluación Anual 3.1. Bases de Evaluación: Se seleccionará una muestra representativa del aspecto a evaluar, según corresponda. 3.2. Procedimientos 3.2.1. Verificar el cumplimiento de los manuales aprobados por el Directorio del Agente, así como de las normas y políticas internas. 3.2.2. Verificar el cumplimiento de los requisitos aplicables a los Representantes. 3.2.3. Verificar el cumplimiento de las disposiciones relativas al estado de cuenta de clientes. 3.2.4. Identificar debilidades o mejoras en los procedimientos operativos y en sus controles internos.