proyecto de creacion.. - Pontificia Universidad Javeriana, Cali

PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA CALI
COMITÉ INSTITUCIONAL DE
CALIDAD
Fecha: Septiembre 20 de 2006
ANTECEDENTES
Durante varios años las dependencias no académicas de la Universidad han tenido algunas
iniciativas de implementación de Sistemas de Calidad con el propósito de cumplir de manera
eficiente su función de apoyo a la academia.
En 1997 con el apoyo del Centro de Calidad y Productividad de la Facultad de Ingeniería, la
Dirección Administrativa y Financiara (DAF) definió su primera política de calidad e inició el
levantamiento de los procedimientos del Área.
En 1999, liderados por el padre Carlos Vásquez S.J., la Decanatura del Medio Universitario (hoy
Vicerrectoría del Medio Universitario VMU) y la DAF iniciaron el proceso de direccionamiento
estratégico, en donde se trabajó a nivel de las plataformas estratégicas y diagnostica, redactando
los desafíos, la misión y visión de las áreas, los macro objetivos y las estrategias.
Posteriormente, en el año 2002 la Decanatura del Medio Universitario inició el proceso de
implementación de un Sistema de Gestión de Calidad (SGC) basado en los requisitos y lineamientos
establecidos por la familia de Normas ISO 9000, para todos los servicios ofrecidos desde los
Sectores que conformaban esa Decanatura.
Igualmente en el mismo año, el Centro de Educación Continua inició con el asesoramiento del Ing.
Arturo Barba Ho, la implementación de otro SGC teniendo como alcance, los servicios de educación
no formal ofrecidos por esta dependencia.
En el segundo semestre de ese mismo año, las estudiantes Maria Teresa Ochoa Gallego y Maria
Elena Findlay Burbano de la Universidad del Quindío, elaboraron como trabajo de grado el “Diseño
e implementación de las bases de un SGC para la Biblioteca Universitaria” que fue dirigido por el
profesor de Ingeniería, Álvaro Figueroa Cabrera y contó con el apoyo y aval de la Dra. Gloria
Mariana Rojas, directora de la Biblioteca de la Seccional.
En Marzo de 2003, la Dirección Administrativa y Financiera (hoy Dirección General Administrativa
DGA) en cabeza del Dr. Álvaro Nakayama, inició con el asesoramiento del Ing. Arturo Barba Ho, la
implementación de otro SGC para las dependencias administrativas de la Universidad.
Finalizando el año 2004, algunas dependencias que cumplen funciones administrativas adscritas a
la Rectoría y a la Vicerrectoría Académica expresaron su intención formal de iniciar procesos de
implementación de SGC basados en ISO 9000. Entre estas dependencias se encuentran Registro
Académico, Oficina de Multimedios y Biblioteca; esta ultima expresó la intención de retomar,
mejorar y certificar el SGC planteado por el trabajo de grado mencionado.
Iniciando el año 2005, se realizó un proceso de articulación entre los SGC de la DGA y de la VMU
que produjo cambios muy importantes para ambos SGC, ya que se estableció una Política y unos
Objetivos de Calidad comunes para lo dos Sistemas y se presentó la propuesta ante la Rectoría
para que dicha Política y Objetivos tuviesen un alcance global y sirvieran como lineamientos
comunes para todas las dependencias de la PUJ Cali que tuvieran la intención de implantar algún
SGC.
En septiembre del año 2005 el Decano de la Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas,
Dr. Bernardo Barona expresó su deseo que la Facultad tuviera un manual de procedimientos para
una serie de funciones bajo responsabilidad de la secretaría de la Facultad.
El nuevo ciclo de planeación estratégica de la Universidad ha planteado como un área de desarrollo
la Calidad de la Actividad Universitaria dentro de la cual se ha establecido el objetivo de
macroproyecto “1.1.1.3 optimizar los procesos institucionales” y al cual han sido asignados los
proyectos de certificación de calidad de los procesos relevantes, a saber:










Certificación
Certificación
Certificación
Certificación
Certificación
Certificación
Certificación
Certificación
Certificación
Certificación
de
de
de
de
de
de
de
de
de
de
los procesos de calidad relevantes del CSI.
los procesos de calidad relevantes de la FING.
los procesos de calidad relevantes de la FCEA.
los procesos de calidad relevantes de la FHCS.
los procesos de calidad relevantes de Registro Académico.
los procesos de calidad relevantes de Multimedios.
los procesos de calidad relevantes del Medio Universitario.
los procesos de calidad relevantes de la DGA.
calidad de los procesos de Consultoría.
calidad de los procesos de Educación Continua.
Todas estas dinámicas alrededor de establecer sistemas de calidad que busquen el mejoramiento
de los servicios no académicos, han originado la propuesta, de establecer un órgano que dé
respuesta a estos requerimientos de las distintas dependencias de la Universidad.
CONSTITUCIÓN DEL COMITÉ INSTITUCIONAL DE CALIDAD (CIC) UNIVERSIDAD
JAVERIANA
De acuerdo con los antecedentes descritos se ha considerado necesario establecer una instancia
que coordine las acciones encaminadas a normalizar las actividades requeridas para lograr los fines
de los proyectos alineados al cumplimiento de la planeación estratégica de la Seccional, así como
para desarrollar las herramientas institucionales que permitan el logro del objetivo estratégico de la
planeación institucional “1.1 fortalecer los procesos institucionales de aseguramiento de la calidad”.
Por delegación del Rector, los Vicerrectores Académico y del Medio Universitario y el Director
General Administrativo, se ha designado a un empleado de cada una de estas grandes áreas que
componen la estructura organizacional del Universidad como miembros del Comité de Institucional
de Calidad de la Universidad Javeriana Cali.
OBJETIVO GENERAL DEL COMITÉ INSTITUCIONAL DE CALIDAD

Desplegar instrumentos que permitan la ejecución de proyectos enmarcados estratégicamente
en el objetivo de macroproyecto de la planeación institucional “1.1.1.3 optimizar los procesos
institucionales”
FUNCIONES DEL COMITÉ DE CALIDAD

Establecer lineamientos para la articulación entre los Sistemas de Gestión de Calidad existentes
en la Universidad.

Establecer de metodologías uniformes para la implementación estándares de aseguramiento de
calidad en las dependencias de la Universidad.

Desarrollar los proyectos de implementación de nuevos Sistemas de Gestión de Calidad de la
Universidad

Asesorar y apoyar el diseño, la caracterización, la estandarización y el mejoramiento de los
procesos de las dependencias de la Universidad.

Asesorar y apoyar a las dependencias en los procesos de certificación de los SGC.
PRODUCTOS / SERVICIOS OFRECIDOS DESDE EL CIC
El CIC ofrecerá a la Comunidad Educativa los siguientes productos o servicios











Política de Calidad de la Pontificia Universidad Javeriana Cali.
Objetivos de Calidad Generales para la Pontificia Universidad Javeriana Cali.
Caracterización, seguimiento, medición y mejora del Proceso de Gestión de Calidad de la
Pontificia Universidad Javeriana Cali.
Directrices y criterios generales para la Implementación de SGC en las dependencias de la
Universidad, basados en estándares de aseguramiento de calidad.
Estándares generales para la documentación de los procesos de las dependencias de la
Universidad.
Lineamientos, criterios y metodologías generales para el desarrollo e implementación de
Sistemas de Gestión Documental en los procesos de la Universidad.
Directrices y criterios generales de medición, evaluación y mejoramiento de los SGC de los
procesos de las dependencias de la Universidad.
Programación de la ejecución de proyectos de implementación de SGC en la universidad.
Programas institucionales de sensibilización en los procesos de implementación y mejora de los
SGC en la Universidad.
Programas institucionales para la formación de competencias en Auditorias Internas de Calidad.
Sistemas de Gestión de Calidad certificados y recertificados en la Universidad.
PERSONA DE APOYO PARA EL CIC
Para que el CIC desarrolle su razón de ser y alcance los objetivos planteados, se ha delegado en el
Director General Administrativo la contratación de una persona que desarrolle las actividades de
apoyo que el comité necesite y que se dedique tiempo completo a las actividades de planificación,
implementación, seguimiento y medición de los proyectos coordinados por éste órgano.
PRODUCTOS / SERVICIOS DE LA PERSONA DE APOYO DEL CIC
Esta persona ofrecerá al CIC y a la Comunidad Educativa los siguientes productos o servicios:







Propuestas de metodologías para la estandarización de procesos en la Universidad
Proyectos de implementación de SGC en la Universidad.
Informes de seguimiento de la implementación de los SGC en la Universidad.
Asesorías en la implementación de los lineamientos establecidos por el CIC.
Atención de las insatisfacciones o sugerencias que sean dirigidas hacia las actividades,
productos/servicios ofrecidos desde el CIC.
Comunicar a la Comunidad Educativa Javeriana el estado de implementación de los SGC en la
Universidad, así como cualquier información que el CIC considere pertinente.
Portal de Gestión de Calidad de la Universidad Javeriana, en el cual se integren los subsitios de
los SGC.
NOMBRE
CARGO
Elaboró
HERNANDO GARCÍA GÓMEZ
Auxiliar Administrativo
Revisó
ÁLVARO NAKAYAMA T
Director General Administrativo