manual de politicas y procedimientos financieros

Ministerio de Defensa Nacional
República de Colombia
Dirección de Finanzas
MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS
TABLA DE CONTENIDO
PAG.
PROCEDIMIENTO No. 43
“PROVISION DE FONDOS A LAS UNIDADES FUERA DE
LINEA A TRAVES DE ORDENES DE PAGO OAT”
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Continuación Manual de Políticas y Procedimientos Financieros
“Este documento es de propiedad del Ministerio de Defensa Nacional – Dirección de Finanzas.
Se prohíbe su reproducción total o parcial”.
PROCEDIMIENTO Nº 43
PROVISIÓN DE FONDOS A LAS UNIDADES FUERA DE LINEA A TRAVES DE
ORDENES DE PAGO OAT
Las Unidades Ejecutoras del Nivel Central que tienen Unidades Fuera de Línea
con el sistema SIIF Nación, realizan la ejecución presupuestal en el aplicativo de
Resolución 36, de acuerdo a la orden administrativa que contempla el presupuesto
aprobado tanto para recursos con como sin situación de fondos. Por lo tanto, las
Unidades Fuera de Línea deben informar al nivel central de las necesidades de
recursos para que se los provean, con el fin de realizar la ejecución presupuestal
en el aplicativo ya mencionado.
Con el propósito de unificar criterios a continuación se define el siguiente término:
Operación Auxiliar de Tesorería (OAT) Tipo Deudora: Es una transacción que
efectúa la Unidad Ejecutora del nivel central, para que la Dirección General de
Crédito Público y del Tesoro Nacional provea de fondos a las Unidades Fuera de
Línea en las cuentas autorizadas por dicha instancia. Las Operaciones Auxiliares
de Tesorería se asocian a un concepto del gasto (Gastos de Personal, Gastos
Generales, Transferencias, Inversión) así como por tipo de vigencia (vigencia
actual o rezago año anterior). Igualmente, comprende las Operaciones Auxiliares
de Tesorería por Seguridad Democrática por los diferentes conceptos del gasto.
El nivel central a través del perfil Pagador ingresa por la RUTA:
Egresos/Transacción OAT/Orden de pago OAT, el sistema despliega la siguiente
pantalla:
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Se prohíbe su reproducción total o parcial”.
Con fundamento en la anterior pantalla se deben diligenciar los siguientes
campos:
Año Fiscal: El Sistema SIIF Nación traerá el año de la vigencia actual.
Unidad Ejecutora: El Sistema SIIF Nación trae automáticamente la Unidad
Ejecutora nivel central de conexión.
Número OP OAT: Lo asigna el Sistema SIIF Nación en el momento de grabar la
transacción.
Fecha OP OAT: El Sistema SIIF Nación trae automáticamente la fecha del día en
que se está elaborando la OAT.
Valor Total a Pagar: Se diligencia el valor a girar de conformidad con la solicitud
realizada.
NOTA: Para el caso de la Dirección General de Sanidad Militar se diligenciará el
valor de acuerdo a las obligaciones pendientes de pago.
Caja Menor Nro: No aplica.
Fecha Límite de pago: Corresponde a la fecha máxima en que se van a girar los
recursos ya sea con o sin situación de fondos. Para la selección de esta fecha en
el caso de con situación de fondos, se debe tener en cuenta previamente la
disponibilidad de cupo PAC y el cupo de giro.
Valor deducciones: No aplica.
Confirmar Reversión: Se utilizan cuando se requiera efectuar alguna reversión.
Fecha de Giro: El Sistema SIIF Nación la asigna una vez se grabe la transacción.
Valor Neto: El Sistema SIIF Nación llena este campo automáticamente. Para este
caso será igual al valor total a pagar ya que no hay deducciones.
Estado: El Sistema SIIF Nación una vez se grabe la transacción la deja en estado
"generada".
Pago Seguridad Social: No aplica.
En la Carpeta Datos Financieros se deben diligenciar los siguientes campos:
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Asignación Interna: Se debe seleccionar la Asignación Interna a la cual se le va
a efectuar el giro.
Concepto OAT
Código: Se debe seleccionar de la grilla de consulta que se activa el código OAT
por el concepto del gasto que se vaya a provisionar.
Descripción: Esta información la trae automáticamente el Sistema SIIF Nación al
momento de seleccionar el Código.
Valor: se registrará el valor solicitado.
Carpeta Deducciones
No aplica.
En la Carpeta Datos Administrativos se deben diligenciar los siguientes
campos:
Beneficiario
Tipo Doc Id: Seleccione Nit Persona Jurídica de la Regional Fuera de Línea.
Número: Digite o seleccione el número de identificación tributaria de la Unidad
Regional Fuera de Línea.
Nombre/Razón Social: El Sistema SIIF Nación
automáticamente después de grabada la transacción.
llena
este
campo
Entidad Financiera
Nombre: Seleccione el Código del banco donde se encuentra la cuenta corriente
a la cual se le va a efectuar la provisión de fondos.
Cuenta No. Digite o seleccione el Número de la cuenta a la cual se le va a
efectuar la provisión de fondos. Es pertinente indicar, que cuando se realicen
provisiones de fondos con situación de fondos se harán sólo a las cuentas
autorizadas por la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional y
para sin situación de fondos en las cuentas de Fondos Especiales, de conformidad
con el concepto del gasto a afectar.
Pago
Cheque: No aplica.
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Se prohíbe su reproducción total o parcial”.
Cuenta: El Sistema SIIF Nación habilita esta única opción.
Objeto: El texto es libre, se recomienda escribir un texto que relacione la OAT con
el concepto del gasto utilizado.
Confirmación OAT: No lo activa el Sistema SIIF Nación.
NOTA: Las carpetas de deducciones, Anexo DIP otras monedas, Datos Contrato
previo desembolso no se deben diligenciar.
Una vez realizado lo anterior, se procede con la confirmación de la OAT con
situación de fondos la cual realizará la Dirección General de Crédito Público y del
Tesoro Nacional al efectuar el abono de los recursos a la cuenta corriente
autorizada.
Cuando los recursos son girados por el Tesorero (aplica para sin situación de
fondos) simultáneamente con el giro de los recursos deberá confirmarse la Orden
de Pago OAT, a través del Módulo de CUN - RUTA: Pagos – Confirmación
Ordenes de Pago Sin Situación de Fondos, para lo cual se debe dar clic en el
campo confirmación y grabar; de esta forma el estado de la Orden de Pago OAT
SSF quedará en estado "pagada".
REGISTRO CONTABLE
Recursos Con Situación de Fondos
CODIGO
NOMBRE DE LA CUENTA
CONTABLE
310501
Capital Fiscal
4705XX
Fondos Recibidos
DEBITO CREDITO
XXX
XXX
Recursos Sin Situación de Fondos
CODIGO
NOMBRE DE LA CUENTA
CONTABLE
310501
Capital Fiscal
111005050
Fondos no situados por DTN
DEBITO
CREDITO
XXX
XXX
Es necesario verificar que el estado de la Orden de Pago OAT sea “pagada”, a
través de la RUTA: Egresos – Procesos – Reportes – Registros de Ejecución –
Orden de Pago OAT, actividad que debe adelantar el Tesorero.
El Sistema SIIF Nación despliega la siguiente pantalla:
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Se prohíbe su reproducción total o parcial”.
Con fundamento en la anterior pantalla se deben diligenciar los siguientes
campos:
Asignación Interna: El Sistema SIIF Nación trae automáticamente la Unidad
Ejecutora de conexión.
Año Fiscal: Seleccione el año fiscal en el cual se va a efectuar la consulta.
Número de Orden de Pago OAT
Desde: Digite o seleccione el número de la Orden de Pago OAT que se desea
consultar.
Hasta: Digite o seleccione el número de la Orden de Pago OAT final.
Una vez diligenciados los anteriores campos, el Sistema SIIF Nación genera el
reporte que más adelante se presenta, el cual debe considerarse como soporte
para el giro de la provisión de fondos por el concepto requerido, debiéndose
confirmar que los recursos fueron situados en la cuenta.
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Se prohíbe su reproducción total o parcial”.
Con base en dicho informe, el Tesorero debe verificar que el estado de la Orden
de Pago OAT sea "pagada" en caso contrario, se debe determinar la causa de
dicha situación que podría obedecer básicamente a que la Dirección General de
Crédito Público y del Tesoro Nacional no la haya pagado o que la cuenta esté
bloqueada por parte de esa Dirección.
Así mismo, en el caso de recursos Sin Situación de Fondos si el estado de la
Orden de Pago OAT no es “pagada”, se debe entrar a determinar la causa, toda
vez, que podría ser que el Tesorero no ha confirmado el pago por el Módulo CUN.
NOTA 1: Es procedente indicar, que la Unidad Ejecutora nivel central debe
efectuar seguimiento a los recursos provisionados tanto con como sin situación de
fondos, con el propósito de que en el menor tiempo posible se carguen los
archivos planos del aplicativo de la resolución 036 frente a los pagos realizados
con el fin de disminuir el saldo pendiente por liquidar, el cual se puede observar en
el
reporte
obtenido
por
la
RUTA:
Egresos/Reportes/Listado
de
Operaciones/Operaciones Auxiliares de Tesorería.
NOTA 2: Teniendo en cuenta, que el cargue de la información puede
corresponder también a reintegros, se debe tener presente que la aplicación del
reintegro OAT con situación de fondos castiga el PAC de la vigencia enviándolo a
PAC rezago año siguiente, por lo que se recomienda efectuar esta operación sólo
a final de año. Si durante el transcurso del año se presenta esta situación, se debe
informar a la Unidad Ejecutora nivel central para no realizar el reintegro a la
Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional sino entrar a ajustar la
provisión del siguiente mes.