Experiencia: Ventanilla Única de Comercio Exterior (VUCE)

Tramites de importación y exportación en línea
Experiencia: Ventanilla Única de Comercio Exterior (VUCE)
TEMAS CLAVE
Servicios
PALABRAS CLAVE
Comercio exterior, importaciones, exportaciones, automatización de trámites
LOCALIDAD, PAÍS REGIÓN
Colombia, Suramérica
ENTIDADES PARTICIPANTES
Ministerio de Comercio, Industria y Turismo de Colombia (MinCIT). Tipo de
Entidad: Nacional. Sector: Comercio, Industria y Turismo
Entidades adscritas: Ministerio de Minas y Energía, Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible,
Autoridad Nacional de Licencias Ambientales (ANLA), Ministerio de Transporte, Ministerio de Salud y
de la Protección Social, Ministerio de Relaciones Exteriores, Ministerio de Agricultura y Desarrollo
Rural, Ministerio de Defensa Nacional, Ministerio de Justicia y del Derecho, Superintendencia de
Industria y Comercio, Fondo Nacional de Estupefacientes (FNE), Autoridad Nacional de Acuicultura y
Pesca (AUNAP), Instituto Colombiano Agropecuario (ICA), Instituto Nacional de Vigilancia de
Medicamentos y Alimentos (INVIMA), Servicio Geológico Colombiano (SGC), Superintendencia de
Vigilancia y Seguridad Privada (Supervigilancia), Agencia Nacional de Minería (ANM), Industria Militar
De Colombia (INDUMIL)
Entidades vinculadas: DIAN, Dirección Antinarcóticos – Policía Nacional
ESTADO
Implementación
http://www.vuce.gov.co/
FECHA DE INICIO IMPLEMENTACION
2005
Por medio de la Ventanilla Única de Comercio Exterior (VUCE) las entidades
adscritas comparten la información pertinente y los usuarios realizan el trámite
electrónico de permisos, autorizaciones, certificaciones o vistos buenos previos
exigidos por las respectivas entidades del Estado para las operaciones de
comercio exterior, así como la consulta de información sobre los procedimientos
previos a la importación y exportación.
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Justificación, población, objetivo y contexto
LA OPORTUNIDAD QUE SE DESEABA
APROVECHAR:
El Ministerio de Comercio, Industria y
Turismo de Colombia (MinCIT) tenía la
necesidad de mejorar la competitividad del
comercio exterior en Colombia,
sistematizando y unificando los trámites
entre las entidades del sector, disminuyendo
la demora en los procesos y frenando la
corrupción en los trámites.
Puntualmente, se requería eliminar aspectos
negativos como lo son, los altos costos de
transacción que debían asumir las empresas,
las largas colas en los entes reguladores del
comercio, la pérdida de productos
perecederos mientras se realizaban los
tramites y el trato preferencial a ciertos
clientes.
Población que se buscaba impactar
Personas Naturales o Jurídicas que tramitan
autorizaciones, permisos, certificaciones o
vistos buenos previos exigidos por las
diferentes entidades competentes para la
realización de las operaciones específicas de
exportación e importación.
FACTORES IMPULSORES
En el año 2004, surgió el Programa de
Renovación de la Función Pública (PRFP) y se
estableció la Política de Facilitación y
Racionalización de Trámites, cuyos
lineamientos se establecen en el documento
de política CONPES 3292 del 2004
denominado “Proyecto de Racionalización y
Automatización de Trámites”.
LOS PRIMEROS PASOS
Es así como en el año 2004 surgió la iniciativa
de desarrollar una Ventanilla Única para
facilitar el comercio, a través de la
racionalización y automatización de los
trámites de comercio exterior.
Durante ese año, se realizó un diagnóstico de
las necesidades a las que se requería dar
respuesta. Para esto, se cuantificaron las
demoras en los trámites y se identificaron los
principales cuellos de botella relacionados, se
estudiaron las dificultades desde el punto de
vista de los usuarios y se analizaron las
deficiencias en el sistema de pagos, entre
otros.
Al mismo tiempo, se convocó a las entidades
del sector y se creó el marco normativo para
llevar a cabo la iniciativa. El MinCIT contó con
el apoyo de la Vicepresidencia de la República
para convocar a las entidades
correspondientes.
Inicialmente, se recopilaron los
procedimientos y la normatividad de todas
las entidades involucradas y, a partir de
éstos, se identificaron los trámites a unificar.
Este proceso también contó con el apoyo del
Departamento Nacional de Planeación (DNP)
y del Departamento Administrativo de la
Función Pública (DAFP).
Como resultado de este proceso, se emitió el
Decreto 4149 del 2004 “Por el cual se
racionalizan algunos trámites y
procedimientos de comercio exterior, se crea
la Ventanilla Única de Comercio Exterior y se
dictan otras disposiciones”, que soporta
normativamente el proceso de desarrollo de
la Ventanilla Única de Comercio Exterior
(VUCE)..
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Diseño, desarrollo y difusión
EL PROCESO LLEVADO A CABO Y LA
SOLUCIÓN
El proceso de construcción de la VUCE se
realizó a partir de tres elementos.
Inicialmente, la definición de un banco de
datos con la información de las diferentes
entidades que participan en las operaciones
de comercio exterior en Colombia.
En segundo lugar, la identificación de
procedimientos internos y externos de la
VUCE, con el fin de normalizar y racionalizar
los procedimientos de captura, envío e
integración de la información, y completar las
operaciones de comercio exterior. En tercer
lugar, el diseño de una infraestructura que
articula toda la información necesaria (DAFP
s.f.).
La implementación de la VUCE se inició en el
año 2004, a través del módulo de
importaciones que duró 8 meses y permitió
el trámite electrónico de los registros y
licencias de importación.
A partir de la implementación de este primer
módulo, que sirvió de prueba piloto, fue
necesario introducir cambios para el
desarrollo de la plataforma como el
mejoramiento del ancho de banda de la red,
la adquisición de hardware, la disposición de
una mayor cantidad de equipo humano y la
conformación de un call center.
Los siguientes módulos se fueron
desarrollando progresivamente en la medida
que mostraban buenos resultados y se iban
identificando nuevas necesidades a partir de
las solicitudes hechas por los usuarios.
La VUCE también ha evolucionado de
acuerdo con las exigencias del mercado, por
ejemplo, con los cambios en los cupos y
aranceles que implican los tratados de libre
comercio, se han debido adaptar y
sistematizar nuevos trámites.
En el segundo semestre del 2005, se amplió
la VUCE al módulo de exportaciones, para
canalizar las autorizaciones previas
establecidas por las autoridades
competentes a las exportaciones de
determinados productos.
La plataforma funcionó con el sistema de
trámites físicos de manera paralela durante
casi todo el 2005. A finales de ese año, se
volvió obligatorio el uso de la VUCE.
En el 2007, se implementó el desarrollo del
módulo de Formulario Único de Comercio
Exterior, que integra, los trámites de Registro
de Productores de Bienes Nacionales y las
solicitudes para los cupos de exportación.
Ya en el 2012, se implementó el módulo de
Inspección en Puerto (Sistema de Inspección
Simultanea), que integra los sistemas
informáticos de las entidades de control y los
puertos, de manera tal, que se genera una
agenda electrónica de inspección simultánea
y se permite a los actores acceder al sistema
para consultar el estado del proceso.
La Subdirección de Diseño y Administración
de Operaciones, de la Dirección de Comercio
Exterior del MINCIT, convoca y preside un
Comité de Gerencia cada 6 meses, al que
asisten los directores de todas las entidades
de la VUCE y representantes de algunos
gremios, como la Asociación Nacional de
Empresarios de Colombia (ANDI), la
Asociación Nacional de Comercio Exterior
(ANALDEX), la Federación Colombiana de
Agentes Logísticos en Comercio Internacional
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(FITAC) y la Federación Nacional de
Comerciantes (FENALCO), entre otros.
En cada Comité se señalan dificultades de la
VUCE y se definen las acciones a tomar. De
no ser posible resolver algún asunto en el
Comité, se lleva el caso al Departamento
Administrativo de la Función Pública.
El MinCIT juega un papel de
acompañamiento y apoyo técnico a las
entidades adscritas que, según las
necesidades de las entidades, puede incluir el
desarrollo de planes de contingencia,
capacitaciones en temas electrónicos y
apoyo en la solución de inconvenientes
técnicos relacionados con la VUCE.
Para el desarrollo de los distintos módulos de
la VUCE se requirieron hacer contrataciones
por medio de licitaciones públicas del MinCIT.
El costo total del desarrollo e
implementación de la plataforma, desde su
inicio en el año 2004 hasta la fecha, ha sido
de aproximadamente 5 millones de dólares
(incluyendo hardware y software)1, de los
cuales MinCIT aportó 2 millones de dólares
de su presupuesto y el resto, provino del
Programa de Gobierno en Línea del
Ministerio TIC de Colombia y del Banco
Mundial.
1
Este costo es mucho menor al desarrollo de plataformas
similares en otros países como México donde costó 70
millones de dólares, porque su creación también implicó
El costo anual para el soporte y ajuste de la
plataforma es de aproximadamente 250.000
USD. Actualmente, hay dos empresas
contratadas, una hace el soporte técnico al
módulo de Importaciones y la otra, al de
Exportaciones.
La plataforma se implementó como un
modelo de agencia hospedada en el que la
comunicación entre las entidades y los
usuarios se realiza a través de los canales de
internet de banda ancha.
Las conexiones son establecidas a través de
una Red Privada Virtual (VPN para darle
seguridad e integridad a los datos que se
transmiten al mismo tiempo que los
servidores de bases de datos están
asegurados con certificados digitales que
garantizan la confiabilidad de la información.
Los contenidos llegan a un solo repositorio
que es compartido y actualizado por las
entidades que intervienen en el trámite a
través de Internet, utilizando un intercambio
estándar de documentos a través del
formato XML.
Desde el inicio se incorporó, en la arquitectura
tecnológica, el Proveedor de Servicios
Empresariales (PSE), el Registro Único
Tributario (RUT), y el Registro Único
Empresarial (RUE).
La VUCE se desarrolló de manera tal que el
usuario hace su solicitud y automáticamente
la ventanilla le remite a todas las entidades
encargadas de aprobar las licencias
correspondientes.
La plataforma permite manejar trámites
complejos, ya que puede haber más de 700
ítems verificables por licencia, que pueden
ser de un mismo producto o de varios
productos mezclados. Si alguna entidad
niega la respectiva licencia, automáticamente
se cierra el trámite. Las subpartidas
arancelarias están muy claras y todas las
entidades manejan los mismos conceptos.
Hay tres tipos de usuarios. El primero,
corresponde a los importadores y
exportadores directos, las agencias de
aduanas, los usuarios “altamente
exportadores” y los usuarios aduaneros
permanentes. Este tipo de usuario tiene
firma digital y realiza trámites directamente
en la VUCE.
El segundo tipo de usuario, son quienes no
tienen firma digital y hacen trámites a través
de una agencia de aduanas o apoderados
especiales.
El tercer tipo de usuarios, denominado
“importadores esporádicos”, comprende a
quienes hacen solicitudes de importaciones
por un valor inferior a mil dólares.
una reforma en aduanas, y en Ecuador donde costó 45
millones de dólares.
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Estos usuarios pueden hacer sus trámites en
la VUCE de manera indirecta (a través de una
agencia de aduanas o apoderados
especiales) o de manera directa a través de
los computadores dispuestos para tal fin en
el MinCIT.
UTILIZACIÓN DE LA SOLUCIÓN
Al inicio de la implementación de la VUCE, en
los años 2004 y 2005, el MinCIT hizo
capacitaciones semanales sobre la
plataforma a los usuarios, en las diferentes
ciudades del país.
Así mismo, se realizó un Comité de Gerencia
con todas las entidades involucradas y con el
gremio importador y exportador (FITAC y
ANALDEX, respectivamente).
Se convocó a los potenciales usuarios y se les
explicó cómo era el proceso. Una vez los
usuarios comenzaron a utilizar la VUCE, en la
mayoría de los casos, tuvo una gran acogida.
Sin embargo, durante la fase inicial, el MinCIT
tuvo que enfrentar la resistencia de quienes
en el sistema anterior hacían el papel de
tramitadores. Este grupo de personas puso
trabas al proceso de difusión de la VUCE
porque el cambio significaba para ellos, la
expulsión del sistema. Esta traba se
solucionó cuando la VUCE se volvió
obligatoria y se abolió el sistema anterior.
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Impacto, evolución y aprendizajes
PRINCIPALES LOGROS
La VUCE se ha configurado como un buen
ejemplo de gestión gubernamental a nivel
nacional e internacional.
Mediante la utilización intensiva de las
herramientas tecnológicas de la información
y la comunicación (certificados digitales de
servidor seguro, tecnologías de cifrado de
datos, Web Services, Formularios electrónicos
con intercambios de información en XML,
enlaces dedicados a través de INTERNET
establecidos a través de VPNs), ha logrado
unificar los procesos y procedimientos de las
21 entidades involucradas en el sector de
comercio exterior de Colombia (DAFP s.f.).
Las mejoras significativas en materia de
procedimientos se pueden ver en el módulo
de Importaciones, en el cual, 135
procedimientos distintos y 35 formas
diferentes se simplificaron en un solo paso
(MinCIT, 2013).
Con la implementación de la VUCE, el uso de
las tecnologías del comercio electrónico,
como el Certificado Digital de Firma y los
Pagos Electrónicos en el Gobierno, se
extendió a varias entidades del Gobierno
Colombiano, marcando un hito en el
desarrollo del comercio electrónico y el
gobierno electrónico en el país.
Antes de la VUCE ninguna entidad aceptaba
pagos electrónicos y sólo el Banco de la
República utilizaba la firma digital (DAFP s.f.).
Las entidades adscritas a la VUCE se han
beneficiado con ello debido a que han
desarrollado procesos de reingeniería de sus
operaciones y han mejorado su
infraestructura tecnológica, lo que repercute
en una mayor eficiencia.
Por ejemplo, ahora, las entidades pueden
realizar consultas electrónicas con otras
entidades u organismos como las Cámaras
de Comercio, erradicando así los tiempos de
los trámites asociados a los requerimientos
de documentos físicos a los usuarios.
Como resultado de estas mejoras, las
entidades cuentan actualmente con una
mayor capacidad para brindar una mejor
atención a sus usuarios. (DAFP s.f.).
Además, con la implementación de la VUCE
las entidades adscritas han podido reducir el
personal que se requiere para la prestación
de los servicios incluidos en la plataforma.
También, han aumentado el recaudo, a
través de la recuperación del dinero que en el
sistema anterior se dirigía a los tramitadores.
Por último, han logrado mayores niveles de
seguridad en los trámites, puesto que los
conceptos firmados se envían
electrónicamente entre las entidades,
evitando así su alteración y permitiendo el
seguimiento desde el momento en que se
radican.
Otro efecto relevante para las entidades ha
sido el ahorro en términos de papelería,
transporte y archivo de documentos (DAFP
s.f.).
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En cuanto a los usuarios, la VUCE cuenta con
58 mil de los cuales cerca de 15 mil son
permanentes y el resto fluctuantes;
diariamente se maneja entre 600 a 800
trámites.
han reducido los costos directos de los
usuarios entre un 40% y 50%. La reducción de
costos más importante se observa en los
traslados físicos, correo, papelería y el valor
de los trámites.
Además de la cobertura total a los usuarios,
la plataforma ha logrado disminuir de
manera significativa la duración de los
trámites: en el módulo de importaciones se
destacan la licencia automática, que pasó de
tardar 6 días a entre 10 a30 minutos, y la no
automática, que pasó de 8 días a 5 horas; en
el módulo SIIS la inspección a carga de
exportación en puertos pasó de hasta 3 días
a 1 día (MinCIT 2013).
Para los usuarios, la VUCE también ha
significado la eliminación de tratos
preferenciales, la reducción en los tiempos de
respuesta de sus solicitudes y en la
posibilidad de hacer seguimiento al estado de
su trámite al poder acceder al sistema las 24
horas los 365 días del año (DAFP s.f.).
Así mismo, ha logrado disminuir
significativamente los costos incurridos por
los usuarios, según la Oficina de Sistemas de
Información del MinCIT, se estima que los
módulos de importaciones y exportaciones
En el año 2006 la VUCE obtuvo el Premio a la
Mejor Solución Informática de la revista
Computer world, y en el año 2011 recibió el
Reconocimiento de la Organización Mundial
del Comercio (OMC) a la Solución de
Facilitación de Comercio en América Latina.
En el año 2013 figuró en el reporte Doing
Business 2014 del Banco Mundial como una
buena práctica a nivel mundial para facilitar el
comercio, junto con Singapur y Azerbaiyán.
El MinCIT ha realizado en dos ocasiones
(MinCIT 2011, 2013a) una encuesta de
satisfacción a usuarios a través del Centro
Nacional de Consultoría
(http://www.vuce.gov.co/index!.php?id_men
usub=50&id_menu=4 (ver Anexos 2 y 3). La
encuesta se aplicó en cada ocasión a más de
1000 usuarios.
En general, los resultados son positivos: en
ambos años los niveles de satisfacción de los
usuarios frente a distintos aspectos
estuvieron por encima del 65%. Se destacan
la integración de trámites de diferentes
entidades y la transparencia de los mismos
como los aspectos mejor calificados.
(Ilustración 1).
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El resultado de estas encuestas ha
permitido identificar oportunidades de
mejora de la VUCE tales como la mayor
difusión para usuarios esporádicos que
aún utilizan intermediarios, la generación
de guías virtuales, la disminución de
tiempos en algunas aprobaciones, la
difusión de datos de contacto de los
funcionarios para que los usuarios puedan
interactuar directamente con ellos en caso
necesario y la reducción del tiempo de los
trámites.
A partir de la última encuesta también se
concluyó que es importante seguir
desarrollando módulos que permitan
integrar todos los trámites de la cadena de
comercio exterior.
El Decreto 019 del 2012 establece los
tiempos de respuesta de la VUCE en un
máximo de 3 días. La Subdirección de
Diseño y Administración de Operaciones
del MinCIT es la encargada de hacer la
verificación del cumplimiento a través de la
revisión de las estadísticas registradas en
la plataforma.
Cada mes se monitorean los tiempos y se
consolidan informes que se comparten
con todas las entidades.
Actualmente, se está iniciando la
realización de un estudio pionero de
evaluación de impacto de la VUCE sobre el
comercio exterior. Para esto, se está
trabajando con el Banco Interamericano de
Desarrollo, tomando como punto de
partida todos los registros contenidos en
las bases de datos.
LO QUE SIGUE EN EL FUTURO
Dado que la VUCE ha logrado integrar de
manera segura y eficiente todos los
trámites relacionados con el comercio
exterior, y tiene una alta aceptación por
parte de los usuarios, se seguirá
implementando en el futuro.
La VUCE cuenta con la normatividad que
garantiza su permanencia, tales como el
Decreto 0925 del 2013 (Modificación
Decreto 3803 del 2006) que actualiza las
disposiciones relativas a los regímenes de
importación teniendo en cuenta los
compromisos internacionales asumidos
por Colombia y las nuevas prácticas de
comercio, la Resolución de Descripciones
Mínimas (0025 del 2013), la Circular Única
de Vistos Buenos de Importaciones (050
del 2012) y la Circular de Libre Plática (042
del 2012).
También, la VUCE es viable
financieramente pues el MinCIT tiene un
promedio de recaudo anual de servicios
por este medio de 9 millones de dólares
(MinCIT 2013).
Adicionalmente, la plataforma tecnológica
de la VUCE es funcional y flexible, está en
constante evolución y cuenta con el
recurso humano para su soporte y ajuste.
Como consecuencia del éxito de la VUCE,
se han adicionado recursos financieros,
principalmente por parte de Gobierno en
Línea, para implementar nuevas iniciativas.
Entre los proyectos en curso se encuentra
la Red VUCE del BID, que en 2014 iniciará
un piloto de interoperabilidad con México
para eliminar el uso del papel en los
trámites internacionales.
Con los países de la Comunidad Andina
(CAN) se están llevando a cabo
negociaciones para implementar el
intercambio de certificados de origen
digital.
También se están realizando estudios de
factibilidad de la Implementación del
Módulo de Logística, con el fin de
cuantificar los trámites de trasporte entre
los puertos y el destino final.
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Esta iniciativa enfrenta la dificultad de
involucrar a transportadores del sector
privado, a quienes, quizá, no les interesa
rendir cuentas de sus procesos a través de
la VUCE. No obstante, el Conpes 3779 del
2013 ampara el desarrollo de este módulo
por parte del MinCIT y se estima más o
menos un año para su implementación.
PRINCIPALES APRENDIZAJES
Principales obstáculos y forma como se
sortearon
En la fase inicial hubo obstáculos con
algunas entidades por la resistencia al
cambio de algunos funcionarios y por su
falta de familiarización con los medios
electrónicos, aunque esta situación no fue
muy acentuada. Esta dificultad se resolvió
nivelando tecnológicamente a todas las
entidades involucradas y capacitándolas
en el uso de lenguajes estandarizados.
Durante la fase de implementación se
presentaron dificultades relacionadas con
caídas del sistema por el peso de los
archivos y fallas de la firma digital.
Para enfrentar estos problemas fue
necesario que las entidades adscritas
estuvieran en permanente contacto con
MinCIT para reportar fallas de este tipo con
el fin de que desde la Oficina de Tecnología
del Ministerio se hicieran los ajustes
técnicos necesarios a la plataforma.
Además, para algunos funcionarios fue
difícil acostumbrarse al sistema y se
requirió un esfuerzo importante de
capacitación.
Los tramitadores o mensajeros, es decir
gente cuyo oficio consistía en hacer filas y
radicar documentos, se opusieron a la
implementación de la VUCE. Su
inconformidad se debía a que la VUCE
eliminaba su participación en los trámites,
por lo cual, trataron de defenderse diciendo
a sus clientes que la herramienta VUCE no
era confiable.
Sin embargo, a medida que los usuarios
conocieron el sistema entendieron que era
más seguro que el método físico
tradicional.
Hoy en día, la VUCE enfrenta el reto de que
sus procedimientos se debilitan si las
entidades no tienen buenos sistemas de
información.
Las entidades adscritas trabajan a través
de RAVEC y dependen del funcionamiento
de este sistema para poder aprobar los
trámites. Por esta razón, cuando se
presentan fallas en el sistema central de
RAVEC los procedimientos que adelantan
las entidades se ven afectados.
Ante esta situación, para el buen
funcionamiento de la VUCE las entidades
requieren de planes de contingencia, es
decir, un protocolo establecido que permita
generar trámites manuales.
Sin embargo, no todas las entidades
cuentan con ese plan. El plan de
contingencia de MinCIT consiste en unos
servidores espejos y un plan de
contingencia para puerto, cuyo protocolo
está en la página web VUCE.
Por otra parte, para el buen
funcionamiento de los procedimientos de
la VUCE es un inconveniente que algunas
entidades adscritas aún no están
completamente automatizadas.
Otro reto que enfrenta la plataforma en
materia de la agilidad de sus
procedimientos tiene que ver con los
horarios que manejan las entidades para
firmar los trámites de la VUCE.
Algunas veces las entidades adscritas
firman los trámites a las 7 pm, hora en la
cual ya no hay servicio en el MinCIT y el
trámite se retrasa un día entero. Esta
dificultad ha tratado de resolverse
llamando la atención en los Comités de
Gerencia, aunque no siempre ha sido un
mecanismo efectivo.
La VUCE enfrenta inestabilidad en
términos de recursos humanos de las
entidades adscritas. Esto se debe
principalmente al esquema de
contratación por prestación de servicios
que manejan las entidades, que hace que
en los meses de enero y diciembre haya
mucha rotación de personal y por ende, la
plataforma se desestabilice.
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Esto se acentúa en algunos casos en los
que no hay transferencia de conocimiento
en las entidades, entonces, las personas
que quedan a cargo de VUCE no están en
capacidad técnica de hacerlo. Para resolver
esta dificultad en el corto plazo, MinCIT
tiene que hacer la reinducción del
funcionario mediante visitas de
capacitación a las entidades o ayuda en
línea para funcionarios nuevos por medio
de programas como Team Viewer y Skype.
Principales factores de éxito
Para la efectiva articulación entre los
actores de la VUCE, fue clave contar con el
apoyo de la Vicepresidencia de la
República, el Departamento de la Función
Pública y la Agenda de Conectividad, lo que
facilitó e impulsó el proceso de
implementación, en tanto que garantizó el
compromiso de las entidades
involucradas.
De la mano de este hecho, la consolidación
normativa de la VUCE permitió la unión de
todas las entidades y la estandarización de
sus procesos.
Durante la implementación, fue un acierto
el haber implementado la VUCE por fases
porque así se fue probando su eficacia, se
identificaron las necesidades del sector y
se difundieron los nuevos módulos entre
los usuarios.
A nivel tecnológico, el éxito radica en que se
trata de una arquitectura de nube y no un
software en cada entidad.
Ideas para potenciar los resultados
positivos
Para potenciar los resultados positivos de
la VUCE es necesario tener una mayor
estabilidad en los recursos humanos en
las entidades adscritas.
Una posible medida en este sentido sería la
asignación de recursos para que haya dos
personas por entidad exclusivamente
dedicados a la VUCE, que se puedan cubrir
entre sí.
Además, las entidades se deben apropiar
del tema mediante la inclusión en sus
Manuales de Procesos y la debida
preparación de los funcionarios previo a su
desempeño en el cargo. Se debe tomar
conciencia de que la VUCE es un elemento
crítico que necesita un alto requerimiento
técnico.
Recomendaciones para otras entidades
implementadoras
De acuerdo con la Oficina de Sistemas de
Información del MinCIT, a nivel tecnológico
“ya todo está inventado”.
Por tanto, para transferir la experiencia de
la VUCE, lo más importante es el
compromiso de alto nivel en el gobierno
para que las entidades que participan
tengan la directriz de adoptar el sistema y
haya coordinación entre equipos
funcionales y técnicos.
Además, es importante que exista una
visión compartida entre todas las
entidades, que se dispongan recursos para
su creación y se haga una adecuación
normativa.
COMPARTIENDO LA EXPERIENCIA
A nivel nacional, la VUCE ha apalancado
varias nuevas experiencias, como la
expedición del Certificado de Tradición
mediante la Ventanilla Única de Registro
(VUR) de la Superintendencia de Notariado
y Registro, el Registro Único Nacional de
Tránsito (RUNT) del Ministerio de
Transporte y la Planilla Integrada de
Liquidación de Aportes (PILA) entre otras.
A nivel internacional, muchos países de
América Latina han hecho pasantías o
visitas de cooperación técnica en el MinCIT,
para aprender sobre la VUCE.
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Dentro de los países que han hecho estas
visitas se encuentran Panamá, Bolivia,
Ecuador, Guatemala, México, Uruguay y
Argentina. Actualmente, se cursan
propuestas para hacer estas pasantías por
parte de Costa Rica, Perú y Canadá. Rusia
invitó a Colombia a hacer una presentación
sobre este tema en el 2014.
La VUCE tiene un potencial de
transferencia alto debido a su flexibilidad
metodológica aplicable a otros trámites,
entidades, o países, respetando las
especificidades técnicas de cada uno; esto
se debe a que tecnológicamente, la
solución se puede actualizar
dinámicamente de acuerdo con las
necesidades de otras organizaciones.
Además, la VUCE cuenta con un personal
técnico altamente capacitado para adaptar
el modelo implementado a otros
escenarios.
El equipo tiene la capacidad de responder
con flexibilidad ante las necesidades que el
desarrollo impone en materia de
coordinación de varias entidades y
asimilación de las particularidades en los
temas propios de cada adaptación (DAFP
s.f.).
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Información adicional
CONTACTE CON LOS PROMOTORES
Edgar Carrillo,
Jefe de Oficina de Sistemas de Información
MinCIT,
6067676 ext. 1298,
[email protected]
Ángela Ospina,
Subdirectora de Diseño y Administración
de Operaciones,
Dirección de Comercio Exterior del MinCIT,
6067676 ext. 1572,
[email protected].
FUENTES:
 Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP) (s.f.).. Ventanilla Única de
Comercio Exterior. Banco de Éxitos de la Administración Pública Colombiana.
http://www1.dafp.gov.co/Sitios/banexitos/Consultas.asp
 Entrevista realizada el 4 de marzo de 2014 a Edgar Carrillo, Líder GEL, Ministerio de
Comercio, Industria y Turismo (MinCIT)
 Entrevista realizada el 6 de marzo del 2014 a Ángela Ospina, Subdirección de diseño de
operaciones de la Dirección de Comercio, Ministerio de Comercio, Industria y Turismo
(MinCIT)
 Ministerio de Comercio, Industria y Turismo (MinCIT) (2011). Encuesta de Satisfacción de
Usuarios de la Ventanilla Única de Comercio Exterior de Colombia.
 Ministerio de Comercio, Industria y Turismo (MinCIT) (2013). Avances y desafíos pendientes
de la Ventanilla Única de Comercio Exterior de Colombia. Presentación de la Subdirectora
de Administración de Operaciones del MinCIT en Ciudad de México.
 Ministerio de Comercio, Industria y Turismo (MinCIT) (2013a). Encuesta de Satisfacción de
Usuarios de la Ventanilla Única de Comercio Exterior de Colombia.
ANEXOS:
Anexo 1: MinCIT (2013). Avances y desafíos pendientes de la Ventanilla Única de Comercio
Exterior de Colombia. Presentación de la Subdirectora de Administración de Operaciones del
MinCIT en Ciudad de México.
Anexo 2: MinCIT (2011). Encuesta de Satisfacción de Usuarios de la Ventanilla Única de
Comercio Exterior de Colombia.
Anexo 3: MinCIT (2013). Encuesta de Satisfacción de Usuarios de la Ventanilla Única de
Comercio Exterior de Colombia.
Anexo 4. MinCIT (2014). Pendón de reconocimientos VUCE.
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LOS ARTÍFICES
Estos son los agentes que han hecho parte del proyecto y su contribución.
NOMBRE
ROL
Ministerio de Comercio Industria y Turismo (MINCIT)
Dirección del proyecto
Oficina de Sistemas de Información, del MINCIT
Aspectos técnicos de la Ventanilla
Subdirección de Diseño y Administración de Operaciones
(Dirección de Comercio Exterior), MINCIT
Coordinación de las entidades adscritas y vinculadas. Divulgación de las
políticas relacionadas con la Ventanilla.
Departamento Administrativo de la Función Pública
Apoyo en coordinación de entidades
18 Entidades Adscritas
Participación, dado que emiten los conceptos a las Licencias de
Importación
2 Entidades Vinculadas
Participación, dado que sirven como entidades de control
Ventanilla Única de Comercio Exterior (VUCE)
Tramites de importación y exportación en línea
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LOS HITOS
Los momentos clave de la experiencia presentada son los siguientes:
AÑO
2004
FASES
Diseño, Desarrollo e Implementación
2005
Desarrollo e Implementación
2006
Implementación
2007
Desarrollo e Implementación
2008-2011
Implementación
2012
Desarrollo e Implementación
2013- 2014
Implementación
HITOS
Se sanciona el Decreto 4149 de 2004, por el que se crea la VUCE
Se desarrolla e implementa el módulo de Importaciones
Se desarrolla e implementa el módulo de Exportaciones
Se hace obligatorio el uso de la VUCE
Se desarrolla e implementa el módulo de Formulario Único de Comercio Exterior
Se desarrolla e implementa el módulo de Inspección en Puerto
Ventanilla Única de Comercio Exterior (VUCE)
Tramites de importación y exportación en línea
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